Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referent: Jenny Kakemor: Tone Referat Hovedstyremøte Info fra leder Redaksjonelle endringer Endringene er offentliggjort og lagt til på Github. Fått forslag om å legge til siste del av statutt i tilsvarende punkt (9.2) i fondets statutter. Litt diverse her og der. Mail for det meste og dill og dall Snart medarbeidersamtaler/spørreundersøkelse. Woho! Planer om å ha dette snart. Kommer til å lage en anonym spørreundersøkelse, likt som Kristine hadde i fjor. Indøks kjeller-taskforce Har snakket med en fra Indøk sin kjeller-taskforce. De har satt ned en gruppe for å se hvordan de skal løse det uten kjeller framover. Dette er ikke for å konkurrere med reddkjellerne, men for å se på eksempelvis mulighetene for langtidsleie, likt som Omega har hatt med Intimen. Runde rundt bordet Nestleder Svart på litt mail Bakt kake, tror den var god (alle på møtet er enige) Webkom Vi har hatt workhsop forrige fredag. La mange planer til LEGO. Valgt ny nestleder som ble Tiril. Koskom Vi skal ha Netflix & Chill i dag Vi har valgt ny nestleder som ble Hanna-Kai Hadde TriKos med Online på søndag Skal ha workshop på tirsdag der vi skal jobbe med retningslinjer rundt bruk av kontoret Arrkom og PR hørte denne uken om de kunne ha vors på kontoret. Ønsker å lage noen permanente retningslinjer så man enklere kan ta stilling til sånne henvendelser. Arrkom & PR fikk avslag nå. Inntil videre er det no-go til vors på kontoret, men spør gjerne igjen etter retningslinjene er laget hvis de tilsier at det er mulig! Økonomi

2 Drevet med diverse Vært på kurs for moms for momsregistrerte studentorganisasjoner med Deloitte i regi av SiT Svart på mail Arrkom Frikk er valgt inn som ny nestleder Det blir ikke Oktoberfest med Online og Omega Skal ha workshop med PR på mandag angående Åre-film readme Har hatt arbeidsdag Valgt Baksida-kontakt Deadline for neste utgave er første søndag Bedkom Har hatt rollefordeling, alle i Bedkom har fått nye roller Har startet erfaringsoverføringen Hadde Facebook-bedpres på tirsdag Er i gang med bookingrunden Backup PR Vi hadde semesterets første backup-lunsj i dag Får mange søknader fra interessegrupper, som er positivt Har møte på mandag. I forbindelse med Baksida-prosjektet skal vi sende ut trivelsesundersøkelse til Abakom. Vi skal også diskutere om vi skal sende denne ut til hele Abakus. Gjort ferdig CV-bilder, redigert de og sendt de ut AbaGo har fått sendt utkast på plakat for å få medlemmer Sendt utkast til en Vipps-plakat til kontoret Fikk også Vipps-plakater fra DNB vi evt. kan bruke. Se litt på koden til denne plakaten, mye syntaksfeil. Har begynt på Safari-plakaten. Tror den blir sykt bra. Den er tegnet med tegnebrett Snakket med Nora om koordinering av blesting. Har laget autosvar på Abakus-pagen, slik at folk som sender melding der får beskjed om å sende mail Valgt ny Baksida-kontakt LaBamba Alle nye har fått stillinger Valgt ny nestleder, Janine Har hatt besøk av backup og valgt ny Baksida-kontakt Vurderer å dra til Budapest til våren og besøke Karl Ivar Internludøl må bli 4. november, så da må vi nok flytte komitéludøl til våren Diskutert tema til diskusjonkveld Thea har vært på Studiebykonferansen

3 Fagkom Vi har hatt kurs med Visma, og hatt del to av kursserien med BEKK Valgt ny nestleder, Mikkel, samt den første personen til den nye stillingen bookingog utviklingsansvarlig, Caroline Arrangerte midtsemesterforelesning i DiskMat med Nils. Veldig bra oppmøte, og tilbakemeldingen har vært veldig bra! Ris og ros Ros til Abakus for å stille med flest til faddervaktordningen i høst Ris til Arrkom for å både ha avbestilt Aktivitetshuset med kort varsel og for å ikke fikse et alternativt arrangement Ros til Webkom for workshopen de hadde hvor de gikk igjennom BDB og alt sånt Ros til de som deltok på Studiebykonferansen Ris til at studenter ikke møter opp på Studiebykonferansen Ros til Hege for arbeid til Vipps Ris til DNB for at Gaute måtte registrere som kunde for å signere digitalt Ros til Gaute for å sitte gjennom masse signeringer Ris til Hege for å ikke føre opp todo s på Wiki Ros til Abarun som stilte mannsterke på linjeforeningsstafetten Ros til Nils for å holde midsemesterforelesning Ros til at mange kommer på kaketordag Ros til Abasmash med 60 påmeldte til ligaen Ros til alle nye nestledere og Baksida-kontakter Ros til backup for å delta på mange komitémøter Ris til at P15 stenges av for eksamener i desember Ros til PR for CV-bilder Dagsorden Sponsing av formatertdaljer Spørsmålet er om vi skal sponse formatertdaljer til alle nye som løper Listingløpet fra og med neste år. Vi snakket om dette på forrige møte. Beløpet på sponsinga er ca 4000 kr i året, og vi bestiller daljer for 5 år om gangen. Har avventet diskusjonen fordi vi ønsket tallene på hvor mange som har kjøpt det i år. Det er 83 daljer solgt totalt, dette tallet inkluderer noen som har løpt tidligere år. Omtrent 80% av de som har løpt i år har kjøpt dalje, i tillegg er det flere interesserte. Vil ikke prisen for disse daljene synke i og med at de allerede har laget formen? Mest sannsynlig vil den det, men vi vet ikke hvor mye. Får ikke vite før vi sender inn bestilling

4 Syntes det er veldig bra at vi gir daljer, men jeg føler at det at de må betale 40 kr ikke gjør noe, de som vil ha kjøper det. Føler vi kan bruke disse pengene på noe bedre, f.eks. til å dele ut noe på lesesaler Trenger det å være enten eller? Vi har mye overskudd som ikke blir brukt Det at vi tjener mye betyr ikke at vi ikke skal bruke pengene på best mulig måte. Man tar kanskje mer ansvar for en dalje man betaler for Folk mister komitédalje (som man får gratis) like mye som formatertdalje (som man nå har betalt for). Selv om folk nå kjøper dalje så viser ikke det at det er rett å få de til å betale. Når så mange er villig til å betale, så vil det være like mange som er glade for å få den gratis. Omega sin har kostet 85kr og nå gått opp til 100kr. I forhold er 40 kr en symbolsk sum - den er jo ikke dyr. Det gir daljen mer verdi at den koster litt - eller? Det at de som løper Listingløpet også skal betale for dalje minner litt om medlemsavgift. Du blir jo medlem uavhengig av at du kjøper daljen eller ikke Aldri tenkt at det er noe problem å betale 40 kr, de pengene går jo bare til å betale for produksjonen av daljen, ikke noe mer. Blir litt at du betaler for medlemskortet. Vil kanskje bli et sterkere skille mellom de som har dalje og de som ikke har det. De har mulighet til å kjøpe dalje når som helst. Finner man ut at den er viktig kan man kjøpe den senere. Tenker ikke det er noe problem at de ikke har råd, men er mer hyggelig at vi gir den etter de har vært gjennom dritt. Enig. Da vi fikk Abakom-daljen følte jeg større tilhørighet. Ingen jeg har snakket med synes det er et problem å betale for den. Daljen er et tegn på at du er formatert, ikke det at du er medlem. Alle er medlemmer av Abakus. En ting hadde vært om det var norm at daljer var gratis, men det er ikke normen. Det er vanlig å betale for dalje. Mange bruker argumentet at vi sponser komitédaljen i denne saken, men disse to er separate saker. Dersom man sponser én dalje må man ikke sponse alle daljer. Vi står i en posisjon hvor vi kan bryte tradisjonen/normen. Syntes det er en liten sum, 4000 kr, i forhold til den tilhørigheten det gir. Det blir penger hvis vi skal bruke det hele tiden. Kan bruke det på andre ting. Vi kan putte pizzapengene opp mot alle søknader vi får, men da ville vi sagt si ja til alt. Jeg vil være forsiktig med å sette ting opp mot hverandre. Spørsmålet er ikke: vi har 4000 kr, skal vi bruke det på formatertdaljer eller på noe annet?. Spørsmålet er om dette er noe vi har lyst til å bruke penger på.

5 Vi diskuterte dette på backup-lunsjen, og samtlige er for. Vi snakker om inkludering på daglig basis - hva er ikke mer inkluderende enn å kunne gi daljen til de som har løpt kalde og halvnakne gjennom Trondheim og gjort masse dritt? Kan ha den på seg på immballet på kvelden. 40 kr er ikke mye, men det er snakk om 40kr opp mot gratis. Problemet er ikke prisen. Problemstillingen er om vi vil gi våre medlemmer noe gratis. Største delen rundt inkludering er problematikken er skillet mellom komité og ikke-komité. Viktig å tenke på dette argumentet. Du kan fortsatt si Så sykt flink - her kan du kjøpe denne daljen! Sammenlikning med komité-daljer: Du har kjøpt formatertdaljen, også får vennene dine en dalje som koster 100kr gratis. De som er i komité må også kjøpe formatertdaljen. Veldig få som ser på dette som et problem. Tenker denne sponsen går i glemmeboken. Mange argumenter som kom opp under genser-spons-diskusjonen kommer opp igjen her - skal vi gi ting gratis bare fordi vi kan? Genserene ville ikke blitt så mye billigere uansett. Større skille siden daljen enten er gratis eller så koster den. Tanken når vi innførte formatertdaljen var at de som har løpt tidligere kjøper daljen og de nye skulle få den gratis. Gaute kjenner ikke til dette. Konklusjonen fra HS-15 var at denne skulle koste 30-40kr. Står ingen ting om gratis. Konklusjon Mange forskjellige meninger. Vi kan konkludere dette ved en avstemming. Vi stemmer over om vi skal sponse daljer til alle nye formaterte (ca 4000 kr i året). 5 for, 4 i mot, 2 avholdene. Konklusjon: Sponser fra og med neste år. Opp mot søknaden - skal vi bestemme at dette er noe vi sponser i 5 år, eller skal neste HS ta opp denne saken på nytt? Har lyst til at vi søker om lån fra fondet, og setter opp budsjettpost at HS betaler tilbake 4000 kr fra vårt budsjett tilbake til fondet. Så kan neste HS ta opp saken igjen når vi har sett om det har en positiv effekt neste høst. Viktig å videreføre erfaringen fra denne saken til neste HS, slik at det ikke trenger å være en like omfattende diskusjon da. Tema til diskusjonskveld: Abakus' fond Fikk mail angående å diskutere Abakus fond på diskusjonskveld. Dette har vært tema ved tidligere diskusjonskvelder og har vært litt varierende hvor bra denne diskusjonen har gått. Har vi noen tanker om hvordan vi kan snakke om fondet på en konkret måte? Eksempelvis diskutere om vi burde ha pengene våre på bankkonto vs fond? Trenger ikke vente til diskusjonkveld, kan pushe på fondet og be de legge fram forslag.

6 Eventuelt kan fondet presentere noe på diskusjonskveld, også kan vi legge opp til at de får input på det de ønsker. Et lite problem: fondet har muligens ikke nok kunnskap om tingene vi vil diskutere og må ta kontakt med riktig folk. Tenker det kommer til å ta mer enn en måned til å finne løsninger. Kunne pushet det til våren hvor vi har fått mer tid til å finne en løsning. Enig, men at vi pusher på at de skal begynne jobbe med det nå. Kan gjøre det mulighet til at de kan få input hvis de ønsker det. De er litt i gang, har sett på muligheter til å bytte bank osv. Si at de trenger 10 min nå til å få input, og så kan de få mer, f.eks. en time, på diskusjonskveld før Genfors. Er dette noe som trengs å ta i plenum med 50 stykker? Viktig at folk skal kunne føle at de får si sin mening. Kommer an på om Fondet føler de har noe de ønsker å få input på. Konklusjon Tar kontakt med fondet og legger opp til at de skal få input fra abakuler på diskusjonskveld dersom de ønsker det. Tema til diskusjonskveld: tilbakemeldinger fra komiteene Tilbakemeldinger fra de forskjellige komiteene angående de temaene til diskusjonskveld HS har diskutert på tidligere møter. Er også snakk generelt om diskusjonskvelden. Tok de andre temaene som har vært diskutert med til komiteen. I Arrkom diskuterte de også andre temaer, og snakket om inkludering og spesifikt julebordet. Er det forsvarlig at det ikke er for alle? Vi har denne diskusjonen hvert år i Arrkom. Hvis vi tar dette opp på diskusjonskveld tror jeg folk selvfølgelig kommer til å si at alle burde få komme. LaBamba ville diskutere kontakt med HS og hvordan inkludere hele Abakus i saker HS diskuterer. Bedkom likte spons vs integretet. Vi syntes også paraplymodellen (kontakt med HS som hovedtema og så flere små undertemaer) er fin. Webkom likte også spons vs integretet Koskom +1 I fjor høst hadde vi ikke pizza på diskusjonskvelden. Da var det veldig få som møtte. Vi trenger pizza hvis vi skal trekke folk. Må vi søke om pizzapenger? Det er budsjettert 1500 kr til pizza vs 2000kr som var på våren Ta påmelding til diskusjonskvelden på abakus.no og bestill pizza basert på hvor mange som melder seg på. Bare å utvide budsjettposten hvis det blir nødvendig. Det er bare bra at folk kommer. Har vi satt dato?

7 Vi burde sette dato så folk kan sette av datoen. Få opp arrangement på abakus.no PR: Bleste for DK. Her har vi tenkt at video-ukesmailen kan komme. Skal også bleste i forelesning til førsteklasse. Stenging av saler på P15 Vi fikk mail om at salene i 4. etasje stenges 1. desember, og at de i 5. etasje stenges 21. november. Dette er ikke like ille som i våres, stenger det ikke over like lang periode pluss at vi har fått tidlig beskjed. Thor Håkon, leder av Online, har sendt mail for å høre om hvilke alternative rom vi kan bruke. Komtek har en del alternative rom, men pusher også til ITEM for å få flere. Syntes det er veldig dårlig. Vi burde pushe på dette i løpet av året, og gjøre det klart at det ikke er greit. Er det mulig å flytte kaffemaskinen vekk fra kontoret når salene er stengt? Får stygge blikk ved slenging av dører. Har fått tilbud av Online, men vi vil beholde kontoret og vise de at det er mye folk der. Er kaffetrakter på drivhuset. Vi burde kontakte Online og legge en plan hvordan vi pusher og hvem som jobber med dette videre framover Er det en idé å sende ut spørreundersøkelse så vi får tall på hvor sure folk er slik at vi har noe som backer argumentene? Ta det opp på semestermøtet om en måned. Ha bak øret at vi er i en særstilling at vi har disse rommene, resten av Gløs står i kø halv åtte for å sitte på lesesal. Konklusjon Gaute tar kontakt med Thor Håkon fra Online angående samkjøring opp mot IDI. Studiebykonferansen Hege og Thea (Reddkjellerne) var på studiebykonferansen. Det var mange representanter fra kommunen, SiT osv, men dessverre få studenter tilstede. Kort oppsummert ble det holdt noen debatter og presentasjoner om hvordan campus burde utformes for å nå målet om å skape et levende og attraktivt bycampus. Det var bra at mange fokuserte på hvor viktig frivillighetskulturen er for å oppnå dette. Konferansen ble avslutttet med en WS om dette temaet med mye fokus på behovet for arealer, støtte og studenters medvirkning i prosessen. Det er masse politikere som drar på konferanser for å vite hvordan de skal fokusere arbeidet med campusutvikling. Kjellerne kommer til å kjøre et eget løp uansett da tidsperspektivet for campusutvikling er for stort. Mye store ord og tanker, men lite som blir gjort i praksis. Møtte en del av de som sitter i konsernstyret - vi har samme tankegang. Positiv for oss er at vi viser at vi bryr oss om hele byen, ikke bare kjellerne.

8 Syntes det er synd at vi ikke får mobilisert flere studenter. Viktig at studentene kommer og gir input på hvordan vi vil at vår studentby skal være. Eventuelt Momskurs m/kasserere (Hege) Økonomiansvarlig har gitt oss en oppdatering situasjonen rundt moms, og moms-kursing for de nye kassererne. Hovedstyret støtter økonomiansvarliges tanker, og Hege jobber videre med dette. Baksida-kontakter og kontrakt (Hege B) Alle må huske å oppdatere kontaktinfo om Baksida-kontakter og gi de nyevalgte kontrakten. Når denne er signert, gi denne til backup. Skal ledere signere denne kontrakten? Nei Skal vi på samme kurs som de nye Baksida-kontaktene skal? Nei, det er for få plasser. Hvis mange vil på dette trekker vi angående hvem som kan dra på kurset.