Styringsdokument for strategiske tiltak i handlingsplanen

Transkript

1 Dokumentasjon fra Skate Veikartarbeidet Strategi og handlingsplan for nasjonale felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor Styringsdokument for strategiske tiltak i handlingsplanen Tiltaksområde 4 Etablere forutsetninger for deling og gjenbruk av data og informasjon mellom offentlige virksomheter ST 4.2 Felles datakatalog v

2 Contents 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Bakgrunn og formål - Skate Strategien Handlingsplanen (tiltaksbeskrivelse) Nåværende situasjon Fremtidig situasjon Prosjektets formål Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Mål Rammebetingelser Prosjektets produkter Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Avgrensninger Avhengigheter og forutsetninger Vurdering av prosjektets usikkerheter Nytte/kost-vurderinger Nytteeffekter og gevinstrealisering Prosjektplan Prosjektets produkter Produktbeskrivelser Produktnedbrytningsstruktur Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Periodisert budsjett og investeringsplan Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Rollebeskrivelse Interessenter/målgrupper Kommunikasjonsstrategi Strategi for gjennomføring/prosjekttilnærming Konkurransestrategi Utviklingsstrategi/valg av metode Kvalitetsstrategi Strategi for implementering og overføring til linjen Usikkerhetsstrategi Gjennomføringsstrategi Budsjett Finansiering Planlagte prosjektkostnader

3 13. Toleranser Vedlegg Listen over figurer og tabeller i dokumentet Figur 1: Veikart for nasjonale felleskomponenter og -løsninger Figur 2: Ambisjonsnivå (Kilde: Skate foranalyse informasjonsforvaltning og -utveksling) Figur 3 European Interoperability Framework. En av katalogene som vises her er en oversikt over informasjonskilder (datasett), som tilsvarer dette tiltaket Figur 4 Illustrasjon av deler av søketjenesten.... Feil! Bokmerke er ikke definert. Figur 5 Noen av prosjektets avhengigheter Figur 6 Produktnedbrytningsstrruktur Figur 7 Prosjektets faser Figur 8 Gant diagram felles datakatalog gjennomføringsfasen.... Feil! Bokmerke er ikke definert. Figur 9 Leveranseplan gjennomføringsfasen Tabell 1: Tiltaksbeskrivelse Felles datakatalog... 8 Tabell 2: Mål Tabell 3 Avhengigheter Tabell 4 Vurdering av prosjektets usikkerheter Tabell 5 Kvalitative gevinster Tabell 6 Ikke-prissatte virkninger Tabell 7 Produktbeskrivelse Tabell 8: Milepælsplan for gjennomføringsfasen Tabell 9 Periodisert budsjett Tabell 11 Rollebeskrivelser Tabell 12 Øvrige roller i prosjektet Tabell 13 Direkte interessenter til prosjektet

4 Versjon Dato Endring Skrevet av Godkjent av Første versjon David Norheim SKATE Div. oppdateringer Claire Czternasty Hembre

5 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Det følger med Digitaliseringsrundskrivet 1 at offentlige virksomheter i størst mulig grad skal gjenbruke informasjon som allerede finnes. Det mangler imidlertid en felles datakatalog som gir oversikt over data som finnes i offentlig sektor. En felles oversikt over data i offentlig sektor er et viktig startpunkt for en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlige sektorer. Dette tiltaket omhandler etablering av en felles datakatalog, og er et første av flere tiltak for å legge til rette for gjenbruk. For begrunnelse for prosjektet se også forøvrig prosjektforslag 2 fremlagt for Skate i september Se også tildelingsbrev til Brønnøysundregistrene, kap 4.6 Informasjonsforvaltning: Brønnøysundregistrene skal gjennomføre et forprosjekt for å opprette en felles datakatalog i forvaltningen med sikte på å starte opp etableringen av datakatalogen i Bakgrunn og formål - Skate Skate har lagt ned betydelig innsats i sitt arbeid med de nasjonale felleskomponentene, og har tatt et strategisk styrende ansvar for å lykkes med den digitale infrastrukturen. Dette gjøres ved å sikre at felleskomponentene fungerer i sammenheng, og ved å legge helhetlige rammer for forvaltning og videreutvikling av felleskomponentene. For å få til dette er det jobbet fram et felles veikart, for å synliggjøre sammenhenger, og for å skape forutsigbarhet for alle offentlige virksomheter som ønsker å bruke felleskomponenter til å lage gode digitale tjenester for sine brukere. Veikartet skal blant annet gi en helhetlig oversikt over behov, sammenhengen mellom disse behovene, og om de kan dekkes av eksisterende felleskomponenter, eventuelt hvilke nye felleskomponenter som trengs. Veikartet for nasjonale felleskomponenter og løsninger består av alle fire elementene i Skates kunnskapsgrunnlag, illustrert i figuren under: _prosjektforslag.pdf

6 Figur 1: Veikart for nasjonale felleskomponenter og -løsninger. Strategien angir både hvor vi skal, og omfang og rammer for Skates arbeid på dette feltet. Behovskatalogen gir en samlet oversikt over alle identifiserte behov for felleskomponenter og -løsninger i forvaltningen, og hvordan disse skal håndteres. Handlingsplanen gir oversikt over strategiske tiltak og andre tiltak som skal dekke behovene for felleskomponenter og -løsninger. Systemet for oppfølging av prioriterte behov og tiltak er en kontinuerlig prosess som munner ut i en oppdatert behovskatalog og handlingsplan, basert på «halvårsleveransen» fra Skates arbeidsutvalg. Dette tiltaket ST 4.2 Felles datakatalog er ett av de strategiske tiltakene i handlingsplanen, og følgelig et overordnet formål å bidra til å realisere Strategi for nasjonale felleskomponenter og -løsninger. Dette dokumentet er styringsdokumentet for gjennomføringen av tiltaket, og beskriver både bakgrunn og forutsetninger for gjennomføringen av tiltaket (dette kapitlet) og det omforente planverket (øvrige kapitler). Planverket er utarbeidet av prosjektledelsen for tiltaket i samarbeid med øvrige deltakere og Skates arbeidsutvalg. Det er forutsatt at planleggingen tar utgangspunkt i de intensjonene og føringene som er nedfelt i strategien og handlingsplanen, jamfør innholdet som er kopiert inn i etterfølgende avsnitt Strategien og Handlingsplanen Strategien Dette tiltaket faller inn under mål og tiltaksområde 4 i strategien, som er beskrevet som følger 4 : Mål 4: Felleskomponentene og -løsningene legger til rette for å utløse de muligheter og besparelser som ligger i økt deling av informasjon mellom offentlige virksomheter 4 Kilde: Skate, Strategi for felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor - Strategiperiode , versjon 1.0, ,

7 Strategi Felleskomponentene og -løsningene skal legge til rette for økt deling av data, med gode beskrivelser av dataene som kan benyttes. Strategiske prinsipper SP 4.1. Offentlige virksomheter skal organisere egen informasjon systematisk, og på en slik måte at den henger sammen med arbeidsprosessene SP 4.2. Offentlige virksomheter skal så langt som mulig gjenbruke data og informasjon fra andre virksomheter Strategiske tiltaksområder og strategiske tiltak i handlingsplanen Tiltaksområde 4: Etablere forutsetninger for deling og gjenbruk av data og informasjon mellom offentlige virksomheter Handlingsplanen (tiltaksbeskrivelse) Beskrivelsen av tiltaksområdet er som følger 5 : Dette tiltaksområdet omfatter både å etablere felleskomponenter og -løsninger som gir oversikt over data, tjenester og beskrivelser av begreper, samt å legge grunnlaget for at informasjon fra felleskomponenter og -løsninger og grunndata for øvrig gjøres tilgjengelig og tilrettelegges for gjenbruk. Foranalysen Informasjonsforvaltning og -utveksling vurderte behovet for felleskomponenter og -løsninger, og konkluderte med et behov for å etablere et felles nasjonalt rammeverk for informasjonsforvaltning, en felles nasjonal oversikt over data, felles oversikt over tjenester, tilgjengeliggjøring av grunndata og etablering av prinsipp «gjenbruk som hovedregel», også kjent som «kun én gang» eller EU-prinsippet «once only» 6. Det første steget er å etablere et rammeverk med organisering og prosess for videre arbeid. Herunder prioritering (forslag: Skate), koordinering og forvaltning (forslag: Difi), standardisering (forslag: Standardiseringsrådet), og en videreføring av det tverretatlige fagmiljøet fra foranalysen i form av en faggruppe for informasjonsforvaltning som en del av Skates foreslåtte styringssystem. Faggruppen skal bidra til intensivering av standardisering og utvikling av veiledere. Virksomhetenes innsats inn i fellesaktivitetene opprettholdes og benyttes til utarbeidelse av veiledere og standardisering. Herunder styrkes også Standardiseringsrådet med utførende ressurser på begrepsområdet og i arbeidet med felles informasjonsmodeller. 5 Kilde, med små redaksjonelle justeringer: Skate, Handlingsplan for felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor - Første halvår 2016, versjon 1.0, , Malmö MinisterialDeclarationon egovernment - 7 -

8 Videre skal det etableres en oversikt over data med publisering av begrepsbeskrivelser, hjemler og bruk. Dette tiltaket er igangsatt med et forprosjekt (planlegging) for felles løsning for informasjonsforvaltning oversikt over data (september april 2016). Her må også styringsvedtak/hjemmel utredes av f.eks. KMD. Oppstart av hovedprosjekt (utvikling) i mai Til sist skal det etableres en oversikt over tjenester i form av en tjenestekatalog som er koblet til datasettbeskrivelsen og som beskriver hvordan dataene kan aksesseres. Et sentralt tiltak og en forutsetning for å operasjonalisere prinsippet «gjenbruk som hovedregel» eller «kun én gang» er å starte tilgjengeliggjøring av grunndata. Dette tiltaket omfatter etableringen av felles datakatalog med mål om å realisere denne i løpet av Beskrivelsen av dette tiltaket er som følger 7 : Tabell 1: Tiltaksbeskrivelse Felles datakatalog ST 4.2 Felles datakatalog Tiltakseier og deltakere Brønnøysundregistrene Under planlegging Status og prioritet Planlegges 1 Merknader Skate besluttet planlegging september 2015, sammen med tiltak ST 4.1 over. Planverk for gjennomføring fremmes i Skate april 2016 Aktuell tidsramme Om tiltaket Tiltaket skal etablere en fellesoffentlig datakatalog der ulike brukere kan få oversikt over datasett, hvem som forvalter dem, hva de 7 Kilde: Skate, Handlingsplan for felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor - Første halvår 2016, versjon 1.0, ,

9 betyr, hvorvidt det kreves hjemmel for å bruke dem, og hvem som bruker dem. Tiltaket skal samle datasett fra hele offentlig sektor og utveksle beskrivelser med sektorielle kataloger eller kataloger for bestemte målgrupper (f.eks. data.norge.no, Geonorge, Oppgaveregistere t, Arkivverkets oversikt). Brukerne av katalogen skal kunne 1) oppdage informasjon og 2) evaluere om informasjonen er mulig å bruke i egen tjenesteutvikling Nåværende situasjon Nåværende situasjon er beskrevet utførlig i tre foregående rapporter: Samfunnsøkonomisk analyse (2015), DNV GL og Menon Economics 8 Brønnøysundregistrene og Difi (2015) «Sluttrapport utredning informasjonsforvaltning i offentlig sektor» 9 Skate rapport (2015) «Foranalyse informasjonsforvaltning og -utveksling»

10 Oppsummert er nåsituasjonen at det mangler helhetlig styring med informasjonen det offentlige forvalter. Det mangler en oversikt over hvilken informasjon som finnes i offentlig sektor, hvor den blir behandlet, hva den betyr, hvem den kan deles med, og hvordan den kan deles. Det blir derfor, etter beste evne, forsøkt å skape digitalisering uten å ha kjennskap til eksisterende produkter som kan gjenbrukes Fremtidig situasjon Målbildet som beskrevet i Skate-arbeidet er «Data skal skapes én gang, forvaltes i én kilde for så å kunne gjenbrukes. Gjenbruk er hovedregel ved utvikling av nye digitale offentlige tjenester. Dette gjelder gjenbruk av tjenester, data og beskrivelser av begreper. Alle grunndata, ikke bare grunndata fra felleskomponentene, bør underlegges et felles rammeverk for informasjonsforvaltning.» Målsetningen er i tråd med EU-prinsippet «Once only», som også er forslag til prinsipp i Digital Agenda 2. En felles datakatalog er starten på dette målbildet. Det henvises til Foranalyse informasjonsforvaltning og -utveksling, der det bl.a. ble foretatt en gapanalyse (gap mellom dagens og ønsket situasjon) som bekreftet behovet for en oversikt over data gjennom etablering av en felles datakatalog Prosjektets formål Tiltaket støtter i hovedsak tre sentrale politikkområder 1. Digitalisering i offentlig sektor Innovasjon Jakta på tidstjuvene i forvaltningen 13 (herunder regelverksforenkling) Fra Sundvolden-plattformen 14 Regjeringen vil bygge sin politikk på målet om en mest mulig effektiv bruk av fellesskapets ressurser. [ ] Regjeringen vil motarbeide sløsing med offentlige midler, og prioritere økt gjennomføringskraft høyt

11 Det tiltaksutløsende behovet er å øke gjennomføringsevnen til digitaliseringsprosjekter gjennom etablering av en felles nasjonal oversikt over data det offentlige besitter dvs. felles datakatalog. Digitalisering er et nødvendig tiltak for økt produktivitet i offentlig sektor, redusert belastning på innbyggere og næringsliv og økt innovasjon for næringslivet. Det skjer en utvikling på området, og det bevilges stadig penger til ulike digitaliseringsprosjekter. Til tross for dette er forventningene langt i fra innfridde; digitaliseringen tar for lang tid og koster for mye. Mange av prosjektene er fortsatt basert på en sektorvis tilnærming og rettet mot avgrensede fagområder. De få større samhandlingsprosjektene tar lang tid å realisere og medfører høye kostnader. Behovet er altså rettet mot å gi offentlige virksomheter støtte til å kunne drive bedre og raskere digitalisering. Prosjektet dekker ambisjonsnivå 1 (figur 2 Ambisjonsnivå ) på veien mot realiseringen av målbildet for informasjonsforvaltning og vil ha som resultat at det blir etablert funksjonelle komponenter for å oppnå en felles: oversikt over data i offentlig sektor gjennom datakatalog (inkl. felles kodeverk), hvem som bruker disse, kvalitet og hvordan de kan deles. forståelse av hva data og tjenester betyr gjennom felles begrepsbeskrivelser. Figur 2: Ambisjonsnivå (Kilde: Skate foranalyse informasjonsforvaltning og -utveksling). Dette betyr at offentlig sektor og tjenesteeiere får mulighet til å beskrive den informasjonen de forvalter, gjøre beskrivelsene tilgjengelige for andre og derved legge til rette for gjenbruk. Det skaper et helt annet grunnlag for samhandling enn hva som er tilfelle i dagens situasjon; med manglende beskrivelser, oversikter og tilgang - og hvor løsningene ikke er basert på standarder, felles metodikk, retningslinjer eller funksjonalitet Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Dagens situasjon viser en negativ trend på flere områder

12 Ingen vekst i utviklingen av tverrsektorielle tjenester 15 Norge faller etter på internasjonale undersøkelser over tilgjengelighet på offentlige tjenester digitalt 16,17 Norge rangerer bak land som Danmark, Finland, Estland og Nederland på avanserte tverrsektorielle tjenester (life events), men går forbi Sverige i Norge ligger middels i Europa på åpne data 19, og faller på internasjonale rangeringer 20, hvilket også bekreftes av at det er liten vekst i tilgjengeliggjøring av data for næringslivsutvikling. Manglende mulighet til å oppfylle politiske målsetninger Selv om det er politisk vilje for å unngå at innbyggere og næringsliv avgir samme informasjon flere ganger, gjennom EUs once only -prinsipp og Digital Agenda 2 som kommer vår 2016, vil lite oppnås dersom det ikke blir fremskaffet en oversikt over allerede eksisterende informasjon. 2. Mål Tabell 2: Mål Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Samfunnsmål Mer digitalisering. Tjenesteeierne vil bruke kortere tid på å gjennomføre digitalisering av en tverrsektoriell tjeneste. Innbyggere og næringsliv vil oppleve økt tempo i digitaliseringen og nye tjenester. Redusert belastning på innbyggere og næringsliv» fordi data gjenbrukes innhentes kun en gang For næringslivet vil tiltaket medføre økt næringsutvikling gjennom at mer data fra offentlig sektor vil være kjent i data.norge.no og at det tilrettelegges for næringsutvikling også på lukkede data gjennom samtykke. Bedre myndighetsutøvelse gjennom mer oversikt til kontrollformål og forenkling. Effektmål Økt tempo i digitaliseringen gir raskere gevinstrealisering Se for øvrig kapittel 7 Se for øvrig kapittel pdf

13 Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Økt tempo gir mer digitalisering Økt gjenbruk legger til rette for kun en gang Økt viderebruk (næringsutvikling) Økt viderebruk med brukers samtykke (næringsutvikling) Reduserte kostnader ved tjenesteutviklingen Økt kvalitet på datautvekslingen Økt evne til automatisering Forbedret regelverksutvikling Ivaretagelse av personvern og øvrig skjermingsverdig informasjon Redusert kostnader for den enkelte etat å holde oversikt over data Resultatmål Etablere en felles datakatalog som en felleskomponent Se også kapittel 4 3. Rammebetingelser Følgende føringer er identifisert gjennom planleggingsfasen: Nasjonalt: Den kommende stortingsmelding Digital agenda 2 Digitaliseringsrundskrivet 21 Lover og forskrifter, bl.a. Offentlighetsloven, e-forvaltningsforskriften, Forvaltningsloven, Personopplysningsloven, Statistikkloven SKATE - strategiske mål og prinsipper 22 Tildelingsbrev til Brønnøysundregistrene, kap 4.6 Informasjonsforvaltning: Brønnøysundregistrene skal gjennomføre et forprosjekt for å opprette en felles datakatalog i forvaltningen med sikte på å starte opp etableringen av datakatalogen i Internasjonalt: Felles europeisk interoperabilitetsprogram (ISA 2 ) 24 : EIS - European Interoperability Strategy 25, EIF - European Interoperability Framework 26, European Interoperability Skate, Handlingsplan for felleskomponenter og -løsninger i offentlig sektor - Første halvår 2016, versjon 1.0, , kap. 2,

14 Architecture (EIA) 27 og European Interoperability Reference Architecture (EIRA). Felles datakatalog er i EIF fremhevet som en sentral komponent i en felleseuropeisk arkitekture (Figur 3). Figur 3 European Interoperability Framework. En av katalogene som vises her er en oversikt over informasjonskilder (datasett), som tilsvarer dette tiltaket. 4. Prosjektets produkter Felles datakatalog består av produktene Søketjeneste - En sluttbrukerløsning (for tjenesteiere og andre) for søk i og oppslag over beskrivelser av hvilke typer opplysninger (datasettbeskrivelser) hver enkelt offentlig virksomhet besitter og forvalter (se illustrasjonen i figur 4 under som viser deler av søketjenesten). Innsamlingstjeneste - En tjeneste som samler inn beskrivelser fra alle offentlige virksomhetene og andre aktuelle datakataloger 28 Registreringsprodukt - Registreringsløsning som tilbys de offentlige virksomhetene som ikke selv har (eller har planer om å ha) løsninger som leverer datasettbeskrivelser I Funksjonell spesifikasjon vises det til noen slike kataloger, herunder data.norge.no, geonorge og Oppgaveregisteret

15 Analysetjeneste - Tilrettelegging for analyse ut over søketjenesten, f.eks. analyse av data som inngår i datasettene. Kapittel 8.1 beskriver produktinnholdet ytterligere. 5. Prosjektets avgrensninger og avhengigheter 5.1. Avgrensninger Prosjektet inkluderer ikke Portal for spesifikke formål. Felles datakatalog inneholder ikke portal skreddersydd for spesifikke brukergrupper, som næringslivs viderebruk (som for åpne data tilbys gjennom data.norge.no) eller geodata (som tilbys gjennom geonorge.no), men innsamlingstjenesten med felles lagring vil tilby innhold til disse portalene (se kapittel 5.2 Avhengigheter og forutsetninger). Tjenestebeskrivelser og distribusjon. Løsningen tilbyr ikke beskrivelser av distribusjonen eller de tekniske tjenestene som gir tilgang til de faktiske dataene. Det henvises til neste tiltak, ST 4.3 og ST 4.4 for dette (se kapittel 6.2 Avhengigheter og forutsetninger). En registrering i fellesløsningen. Registreringsproduktet vil tilbys som en tilrettelagt, men frittstående komponent som tilbys kun de offentlige virksomhetene. Etablering av en større forvaltningsorganisasjon for å kvalitetssikre hver offentlige virksomhet som tilbyr data i katalogen. Det vil etableres regler som validerer innholdet som publiseres fra de offentlige virksomhetene, men i den grad det skal følges opp vil det være et pådriveransvar under ST Avhengigheter og forutsetninger Tabellen under viser de viktigste interne og eksterne avhengigheter. Tabell 3 Avhengigheter Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Håndtering av avhengighet Skate ST 4.1 Felles rammeverk for informasjonsforvaltning 29 Et felles rammeverk for informasjonsforvaltning inkluderer veiledere, spesifikasjoner mv. innenfor informasjonsforvaltning. Dette skal sikre at de offentlige Difi Deltakelse. Inntil april 2016 er rammeverket underlagt det samme forprosjektet som felles datakatalog. Her er samarbeidet tett, og

16 Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ virksomhetene tilrettelegger for informasjonsutveksling på en ensartet måte. Tiltaket vil også videreutvikle veileder for datasettbeskrivelser som er etablert under planleggingen av felles datakatalog. systemeier Håndtering av avhengighet deltakelse fra BR i dette prosjektet og visa versa er nødvendig. Kvalitetsikring av innhold. Innholdsproduksjonen vil skje i de offentlige virksomhetene etter spesifikasjoner og veiledere utviklet av dette tiltaket. Felles datakatalog vil lage valideringsregler for import. Skate ST 2.2 Etablere enhetlige arkitekturrammeverk, med referansearkitekturer på ulike nivå 30 Prosjektet, som starter opp i april 2016, skal beskrive relevante byggeklosser som arkitekturprinsipper, standarder, avtaler, hvordan disse henger sammen, og hvordan sluttbrukertjenester skal implementeres. Et felles arkitekturrammeverk skal ivareta sammenhengene på tvers når offentlige virksomheter skal utvikle fremtidens felleskomponenter og -løsninger. Difi Koordinering. Felles datakatalog, som en felleskomponent, vil berøres av dette rammeverket. Det er derfor viktig å koordinere arbeidet med disse (nye) kravene. Felles datakatalog og informasjonsforvaltningsrammeverket (ST 4.1) vil levere bidrag inn til ST.2.2 fra informasjonsarkitektur. Skate ST 4.3 Felles tjenestekatalog 31 Strategisk tiltak i Skate som ennå ikke er prioritert. Tiltaket omhandler å etablere oversikt over IKT-tjenester og digitale tjenester. Tjenestekataloger knyttes sammen med datakataloger og begrepskataloger. Skate Deltakelse. Produkteier deltar i Skates arbeidsutvalg. Skate ST 4.4 Tilgjengeliggjøring 32 Strategisk tiltak i Skate som ennå ikke er prioritert. Tiltaket Skate Deltakelse. Produkteier deltar i Skates

17 Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ omhandler å tilgjengeliggjøre gjenbrukbare tjenester mot grunndata basert på felles informasjonsmodeller. Det vil være naturlig å starte med de nasjonale felles grunndataregistrene (DSF, ER, Matrikkelen, KRR), og deretter etablere gjenbrukbare tjenester mot andre grunndata basert på felles informasjonsmodeller (f.eks. Aa-registeret, Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret). systemeier Håndtering av avhengighet arbeidsutvalg. Dokumentasjonsforvaltning og elektronisk arkiv Skates behov 37 omhandler funksjonsområdet dokumentasjonsforvaltning og funksjonalitet for elektronisk arkiv. Behovet blir sannsynligvis fremmet for en foranalyse i Skates aprilmøte. Arkivverket Deltakelse. Produkteier deltar i Skates arbeidsutvalg Grenseoppgangen mellom oversikt over dokumenter og oversikt over strukturerte datakilder (felles datakatalog) må følges opp. Offentlig elektronisk postjournal og einnsyn Difi gjennomfører en ny løsning for einnsyn. Samarbeid med Difi. Data.norge.no 33 I Norge utgjør fellesføringene for statlig sektor i 2011 det formelle startskuddet for arbeidet med åpne data. Disse sier at etatene, så langt det lar seg gjøre, skal tilgjengeliggjøre sine rådata i maskinlesbare format. Målet er at hele forvaltningen skal være med. Data.norge.no er et register over åpne data i Norge. Difi Styring. Det foreslås i kapittel 9 en styringsmodell der i likhet med forprosjektet, Brønnøysundregistrene og Difi begge er med i styringsgruppen. Felles løsning. Styringsgruppemøtet 29. februar 2016 besluttet en

18 Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Håndtering av avhengighet felles innsamlings- og lagringsløsning for felles datakatalog og data.norge.no. Se mer informasjon i dokumentet Teknisk spesifikasjon. Standardisering. I forprosjektet er det drevet fram en spesifikasjon på beskrivelse av datasett. Spesifikasjonen vil ligge til grunn for alle katalogene. Geonorge 34 Geonorge er stedet for oversikt over og tilgang til offentlige kartdata i Norge. Geonorge er en del av Norge digitalt; et samarbeid mellom offentlige virksomheter med ansvar for å etablere og forvalte kartdata og annen stedfestet geografisk informasjon. Geonorge.no utvikles og driftes av Kartverket på vegne av partene i Norge digitalt samarbeidet og er under utvikling som en del av prosjektet "Ny nasjonal geoportal". Kartverket Styring. Det foreslås i kapittel 9 en styringsmodell. Standardisering. I forprosjektet er det drevet fram en spesifikasjon på beskrivelse av datasett. Spesifikasjonen vil ligge til grunn for alle katalogene. Oppgaveregisteret 35 Oppgaveregisteret (OR) holder løpende oversikt over næringslivet sine oppgaveplikter, og dermed data som innhentes til offentlig sektor. De har også en egen oversikt over kommunenes oppgaveplikter mot stat. Analysefunksjonen i datakatalogen vil være svært viktig for å ivareta OR sitt mandat. Brønnøysundregistrene Standardisering. I forprosjektet er det drevet fram en spesifikasjon på beskrivelse av datasett. Spesifikasjonen vil ligge til grunn for alle katalogene. Altinn Altinn er den primære plattformen for utvikling av digitale sluttbrukertjenester og dermed vil brukerne av Altinn overlappe med brukerne av felles datakatalog. Brønnøysundregistrene Felles eierskap

19 Figur 4 Noen av prosjektets avhengigheter 6. Vurdering av prosjektets usikkerheter Tabell 4 Vurdering av prosjektets usikkerheter Trusler Innhold Usikkerhetsverdi (S*K)=X (S og K: 1-10) Reduserende tiltak Eventuelt pris fra Prosjektbegrunnelse 1. Usikkerhet i omfang Det er gjort en grundig jobb for å kartlegge hvilken funksjonalitet løsningen må inneholde og således er funksjonelt omfang rimelig godt avklart. 2. Usikkerhet i kostnader Estimat kostnader omfatter kostnadene Estimatene er gjort på et tidlig tidspunkt i prosjektet. Kostnadsestimatene er bygget opp basert Konsekvensene kan være både positive og

20 Trusler Innhold Usikkerhetsverdi (S*K)=X (S og K: 1-10) Reduserende tiltak Eventuelt pris fra Prosjektbegrunnelse knyttet til utvikling og innføring av systemet. på konsulenttimer, og usikkerhet er knyttet til timepris. Prosjektets omfang har beveget seg lite fra estimeringen gjort i november Kravene har imidlertid blitt mye mer detaljerte, og derfor er det ønskelig å gjennomføre følgende tiltak Re-estimering basert på detaljerte krav negative avvik fra budsjett. Timepris har en betydelig usikkerhet her. Vi anslår usikkerheten i kostnadene til å være +/- 5% 3. Usikkerhet i nytte Estimat nytte omfatter beregnede nytteeffekter og omfatter også flere elementer, for detaljer se kapittel 7. I forkant av planleggingsfasen er det gjort en samfunnsøkonomisk analyse av DNV GL og Menon for hele informasjonsforvaltningsområdet. I ettertid har Brønnøysundregistrene selv laget en vurdering for felles datakatalog. I planleggingsfasen er det allerede igangsatt følgende tiltak Konsekvensene ligger i lønnsomheten e av prosjektet uavhengig vurdering av samfunnsnytten 4. Forankring i IKT-politikk Tiltaket må prioriteres ved at det stilles krav til virksomhetene og ellers legges til rette for etablering av en felles løsning. 25 (5*5) I planleggingsfasen er allerede følgende tiltak igangsatt IKT-politikk. Det jobbes med å synliggjøre at dette er et krav i Digitaliseringsrundskrivet 5. Evne virksomhetene har til å etablere beskrivelser av egne data (juridisk, organisatorisk, semantisk) Dersom det ikke kommer bidrag fra virksomhetene eller eksisterende oversikter vil ikke felles datakatalog gi verdi. 20 (2*10) I planleggingsfasen er allerede følgende tiltak igangsatt Et betydelig arbeid rundt involvering og forankring av de store virksomhetene i Skate med bl.a. kommunikasjons

21 Trusler Innhold Usikkerhetsverdi (S*K)=X (S og K: 1-10) Reduserende tiltak Eventuelt pris fra Prosjektbegrunnelse materiale. Sikre felles forståelse for hva et datasett er. Det kjøres også betydelig pilotering for å sikre at alle vet hva som forventes. Det gjøres en prioritering av datasettene som skal beskrives slik at vi oppnår å beskrive de mest nyttige datasettene først. Oppnå kritisk masse raskt. 6. Evne virksomhetene har til å tilby egne beskrivelser (Teknisk) Dersom det ikke kommer bidrag fra virksomhetene eller eksisterende oversikter vil ikke felles datakatalog gi verdi. Samarbeidende etater vil få nye grensesnitt mot et nytt system. Usikkerheten består i disse etatenes evne til å tilpasse seg nye grensesnitt. 8 (1*8) I planleggingsfasen er allerede følgende tiltak igangsatt Det er igangsatt betydelig innsats i å standardisere utvekslingsformater før løsningen etableres. Arkitektur. Automatisk innhøsting reduserer manuelle operasjoner og det som finnes i dag blir med Det kjøres også betydelig pilotering for å avdekke eventuelle utfordringer. 7. Evne ST rammeverk for informasjonsforvaltning- har til å gjennomføre tilstrekkelig standardisering Dersom standardiseringen ikke kommer tilstrekkelig i havn vil prosjektet bli forsinket eller levere dårligere kvalitet. 5 (1*5) I planleggingsfasen er det allerede arbeid i gang med Spesifikasjonsarbeid sammen med deltakerne i prosjektet Ambisjonsnivået er senket til å lage felles spesifikasjoner til felles nytte, og ikke avvente full standardisering som vil kreve mer tid. Oppfordre

22 Trusler Innhold Usikkerhetsverdi (S*K)=X (S og K: 1-10) Reduserende tiltak Eventuelt pris fra Prosjektbegrunnelse til å publiserer noe uten å kreve at de er perfekt. 8. Interessent konflikter Det oppstår uenigheter mellom interessentene som påvirker prosjektets prioritering og evne til å levere 10 (2*5) Forankre prosjektet sterkt til Skate-arbeidet Etablere en styringsgruppe på tvers av interessentene Bemanne prosjektet med deltakelse fra interessentene Tydelig ansvar- og rolleavklaring mellom Difi og BR 9. Egen gjennomføringse vne En utvikling med flere delleveranser vil redusere usikkerheten i gjennomføringen. Det vil være fokus på at disse ikke strekkes ut i tid. Maksimal varighet for hver hovedleveranse blir to år eller mindre 10. Teknisk løsning Usikkerheten i forhold til tekniske muligheter omfatter både muligheter for enklere løsninger som kommer i løpet av prosjektperioden og risiko for dobbeltarbeid knyttet til nye tekniske krav/behov. Noen positive muligheter som bør følges opp er nevnt i tabellen under. Tabell 5. Vurdering av prosjektets muligheter

23 Muligheter Innhold Usikkerhetsverdi (S*K)=X Tiltak Eventuelt pris fra Prosjektbegrunnelse Digital agenda Det er gitt innspill til den kommende Stortingsmeldingen Digital agenda 2.0 (arbeidstittel) at den skal ha kun én gang ( once only ) som et av hovedprinsippene. Et slikt IKT-politisk signal vil forsterke behov for en felles oversikt over data som det offentlige besitter. Bruker Stortingsmeldingen i kommunikasjons- og forankringsarbeidet. Oppgaveregisteret Mer effektiv samordning og forenkling gjennom en bedre oversikt over offentlige informasjonskilder og informasjon som kan gjenbrukes og viderebrukes. Herunder en bedre forståelse for den kontekst informasjonen oppstår i og blir brukt innenfor Søke- og analysefunksjonalitet. Nødvendige funksjoner for å dekke behovet innen forenklingsog samordningsarbeid. Det er spesielt analysefunksjonaliteten i oppgaveregisteret som vil kreve noe mer av felles datakatalog, og denne fremheves derfor i en egen fase i gjennomføringen. Data.norge.no Det er store synergier mellom åpne data og en felles datakatalog for gjenbruk i offentlig sektor Difi og Brønnøysundregistrene har i styringsgruppemøte for felles datakatalog besluttet at det skal etableres en felles back-end til portalen data.norge.no og felles datakatalog

24 7. Nytte/kost-vurderinger DNV GL på oppdrag fra Brønnøysundregistrene og Difi gjennomførte en samfunnsøkonomisk analyse 36 i 2015, der de konkluderte med at det for en analyseperiode på 15 år er et gevinstpotensial på 13 mrd kroner, ved å ha felles metoder og standarder for beskrivelser og informasjonsforvaltning og ved også å legge til verktøystøttet informasjonsforvaltning økes potensiale til 31 mrd kroner. Rapportens verktøystøttet informasjonsforvaltning dekket bl.a. felles datakatalog, men inkluderte ytterligere elementer som tjenestekatalog, begrepskatalog, informasjonsmodellkatalog og kodeverkskatalog. Brønnøysundregistrene har siden gjort en egen vurdering av kost/nytte kun for den felles datakatalogen. Denne oversendes til ekstern samfunnsøkonomisk kvalitetssikring i april Nytteeffekter og gevinstrealisering Felles datakatalog er en IT-infrastrukturkomponent og kjennetegnes av at effektene 1) kommer for andre aktører enn den som realiserer komponenten, og 2) er basert på mange og forutsetninger utenfor egen kontroll 3) kommer ganske langt ut i kjeden Gevinstpotensialet i tabellen nedenfor er dokumentert basert på et antall kjente digitaliseringsprosjekter 37. Tabell 5 Kvalitative gevinster Økonomiske hovedtall eller kvalitative gevinster Usikkerhetsjustert Ikke usikkerhetsjustert Best case Worst case Prosjektutgifter Bruttogevinster Nettogevinster Tabell 6 Ikke-prissatte virkninger Navn på virkning Omfang Betydning Konsekvens Beskrivelse av virkningen, hvorfor/hvordan virkningen oppstår og forutsetninger Hvem oppstår nyttevirkningen for? 1. Økt tempo i Stort Stor ++++ Økt tempo vil gi raskere Private 36 DNV GL: Gevinstpotensialet i et felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor, v.1.1, 22. oktober 2015, _a.pdf 37 Brønnøysundregistrenes egen kost-/nyttevurdering av felles datakatalog

25 Navn på virkning Omfang Betydning Konsekvens Beskrivelse av virkningen, hvorfor/hvordan virkningen oppstår og forutsetninger Hvem oppstår nyttevirkningen for? digitaliseringen gir raskere gevinstrealisering positivt omfang gevinster for prioriterte tverr-sektorielle tjenester. Det vil også gi mer digitalisering gjennom å frigjøre ressurser tidligere. Se også prissatt virkning. virksomheter, Innbygger, Offentlige virksomheter 2. Økt tempo gir mer digitalisering Stort positivt omfang Stor ++++ Med økt tempo får man samtidig digitalisert mer enn før gjennom å frigjøre ressurser som kan starte på neste problemstilling. Denne gevinsten vil igjen påvirke virkning 1. Offentlige virksomheter 3. Økt viderebruk (næringsutvikling) Stort positiv omfang Stor ++++ En oversikt over alle data vil synliggjøre de dataene som kan gjøres åpne. Presset vil øke på å gjøre dataene tilgjengelig, og dermed næringsutvikling. Se også prissatt virkning. Private virksomheter 3. Økt viderebruk med samtykke (næringsutvikling) Middels, positivt omfang Stor +++ Effektivisering for næringslivet og mindre grad av innbygger som «brevdue». Se også prissatt virkning.) Private virksomhet, Innbygger 4. Reduserte kostnader ved tjenesteutviklingen Middels, positivt omfang Middels ++ Frigjort tid i forprosjekter hvor man har grunnlag til å gjøre reasearch av hvem som har data, hva de betyr og hvorvidt man kan benytte dem for egne tjenester. Se også prissatt virkning. Offentlige virksomhet 5. Økt kvalitet på datautvekslingen Stort positivt omfang Middels +++ Langt mer kjente data (kvaliteten er kjent) vil bli brukt i prosessene, mindre tid går med til å kartlegge om dataene er egnet. Offentlige virksomhet, Privat virksomhet, Innbygger 6. Økt evne til automatisering Stort positivt Middels +++ Som konsekvens av økt datakvalitet, kan dataene i Offentlige virksomheter

26 Navn på virkning Omfang Betydning Konsekvens Beskrivelse av virkningen, hvorfor/hvordan virkningen oppstår og forutsetninger Hvem oppstår nyttevirkningen for? omfang større grad brukes i automatiserte prosesser. 7. Forbedret regelverksutvikling Lite, positivt omfang Stor ++ Kjennskap til hvilke data og dermed prosesser som blir påvirket av regelverksendringer. Eller motsatt, hvordan bruk av data kan kreve regelverksendring. Offentlig sektor 8. Forbedret ivaretagelse av personvern og øvrig skjermingsverdig informasjon Middels, Positivt omfang Middels ++ Katalogen vil skape en oversikt over hvem og hvor man finner personopplysninger og sensitive personopplysninger. Gir en økt evne til å ivareta personvern. Innbygger, Offentlig sektor 9. Økte kostnader for den enkelte virksomhet å holde oversikt over data Lite, negativt omfang Middels - Virksomhetene er pålagt dette i dag, men få gjør det systematisk. Det er først og fremst kostnadene med tilgjengeliggjøringen av denne informasjonen som kommer i tillegg. Offentlig sektor Realiseringen av disse gevinstene er dermed også tildels utenfor egen kontroll. Det vil derfor i stedet for en tradisjonell gevinstrealiseringsplan, men istedet dokumentere gevinstene i en gevinstdokumentasjonsplan. Denne etableres ved gjennomføringsfasens oppstart. 8. Prosjektplan Prosjektet vil kjøres etter Prosjektveiviseren, som bygger på PRINCE Prosjektets produkter I forprosjektet er det blitt utarbeidet både funksjonelle og tekniske krav til en felles datakatalog, som direkte gir et grunnlag for utvikling av katalogen. Dette ligger til grunn for inndeling i produkter Produktbeskrivelser Tabell 7 Produktbeskrivelse

27 Produkter (leveranser) Søketjeneste Beskrivelse En sluttbrukerløsning for søk i og oppslag over beskrivelser av hvilke typer opplysninger (datasettbeskrivelser) hver enkelt offentlig virksomhet besitter og forvalter, hva de betyr (begrepsbeskrivelse), og hvilke restriksjoner som ligger på gjenbruk (klassifisering og formål). Søketjenesten er beskrevet i dokumentet funksjonell spesifikasjon gjennom EPOS- 1 (første versjon) og EPOS-2 (avansert søketjeneste) og tilhørende brukerhistorier. Innsamlingstjeneste En tjeneste til felles datakatalog som samler inn informasjon fra alle virksomhetene og andre datakataloger (f.eks. geodatakatalog), en løsning for felles lagring, og å gjøre dem tilgjengelige for en felles datakatalog søketjeneste og åpne data katalog (data.norge.no). Innsamlingstjenesten er beskrevet i dokumentet funksjonell spesifikasjon gjennom EPOS-3 og tilhørende brukerhistorier i dokumentet funksjonell spesifikasjon. Registreringsprodukt Registreringsløsning som tilbys de offentlige virksomhetene som ikke selv har (eller har planer om å ha) løsninger som leverer datasettbeskrivelser. Registeringsløsningen er beskrevet i dokumentet funksjonell spesifikasjon gjennom EPOS-4 og tilhørende brukerhistorier i dokumentet funksjonell spesifikasjon. Analysetjeneste Tilrettelegging for analyse ut over søketjenesten. Skal understøtte analysebehov for regelverksutvikling, begrepsharmonisering og uttrekk for å f.eks. se hvor det finnes personvernopplysninger. Analysetjenesten er beskrevet i EPOS-5 og tilhørende brukerhistorier i dokumentet funksjonell spesifikasjon. Funksjonelle krav til produkter er beskrevet på et overordnet nivå i form av mål for hva programvaren skal gjøre og beskrivelser av hvilke behov den skal oppfylle gjennom brukerhistorier. Rollen Produkteier har myndighet til å ta beslutninger på vegne av Kunden når det gjelder Funksjonelle krav. Funksjonelle krav er beskrevet ved hjelp av EPOS og brukerhistorier i Vedlegg 2 Funksjonell spesifikasjon. Ikke-funksjonelle krav til produkter er beskrevet på et overordnet nivå i form i Vedlegg 3 Teknisk spesifikasjon Produktnedbrytningsstruktur Hovedproduktet Felles datakatalog er nedbrutt i mindre produktelementer som følger

28 Figur 5 Produktnedbrytningsstrruktur 8.2. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Det foregår pilotering på DCAT 38 i prosjektet under Difis ledelse. 1. teste DCAT-AP som standard for datakataloger (og beskrivelse av datasett) og 2. teste en infrastruktur for automatisk innhøsting av beskrivelser av datakataloger og datasett til en sentral katalog. Resultater fra begge piloter vil gi direkte erfaring til dette hovedprosjektet. SERES ble opprettet i 2009 som en sentral løsning for å modellere begreper, informasjonsmodeller og spesifikasjon av tjenester i Altinn. SERES har brøytet vei for informasjonsforvaltning i Norge, og vært med på å bygge opp kompetansen i offentlig sektor. Videreutviklingen av prosjektet ble stoppet i 2014 da det var tekniske utfordringer ved plattformen, og et behov for å se på behovene igjen. Erfaringene fra SERES taes med i det videre arbeidet Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Prosjektplan Prosjektet er inndelt i fire faser. 1. Første fase etabler en fullt fungerende løsning for datasettbeskrivelser, inkludert høsting som samler beskrivelser fra virksomhetene, og en søkeløsning i første versjon. Her vil katalogen fylles av eksisterende kataloger ved at disse publiserer til DCAT formatet. Videre vil felleskomponentene bli beskrevet i henhold til standarden. 2. Neste fase har fokus på fylling av katalogen, og vil inkludere et registreringsverktøy sik at de mindre offentlige virksomheter har et tilbud. Det vil også legges opp til at flere av de store virksomhetene nå publiserer datasettbeskrivelser fra egne virksomhetsarkitekturverktøy. 38 DCAT er generell standard for datasettbeskrivelser fra W3C. En profil som er laget spesifikt for bruk i offentlig sektor kalles DCAT-AP og forvaltes av EU. Det er denne prosjektet bygger på

29 3. I denne fasen vil søkeverkøyet utvidelse med maskinlesbar begrepskatalog og ytterligere fokus på beskrivelser av kvalitet, formål og hjemmel. 4. Siste fase i gjennomføringen vil legge til rette for analyse. Figur 6 Gjennomføring - faser Figur 7 Leveranseplan gjennomføringsfasen. Milepælsplan

30 Tabell 8: Milepælsplan for gjennomføringsfasen MP Beskrivelse Måned/år MP0/BP3 Når styringsdokumentasjon er godkjent av Prosjekteier, Faseplan for Gjennomføringsfasen Gevinstrealiseringsplan er utarbeidet 09/2016 MP1 Når prosjektet er etablert, oppstart gjennomføringsfase 10/10/2016 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 Delleveranse av fase 1 søketjeneste og høstningsløsning Delleveranse av fase 2 - registreringsløsning Delleveranse av fase 3 utvidelser av søketjeneste med strukturerte beskrivelser av begreps, formål og distribusjon Delleveranse fra fase 4 - analyse Når prosjektets gjennomføringsfase er avsluttet og sluttrapport er levert, leveringsdag 12/ Periodisert budsjett og investeringsplan Tabell 9 Periodisert budsjett Periodisering Oppstart gjennomføringsfase Sum Fase Fase Fase Fase Avslutning gjennomføringsfase

31 Kostnadene er estimert ved hjelp av en nedenfra-og-opp tilnærming med noen hovedprinsipper basert på erfaringstall. Konstruksjon utgjør 50% av totalkostnadene. Bygg utgjør 50% av disse igjen og de resterende konstruksjonskostnadene er test, administrasjon, analyse og design Behovsanalyse, kravspesifisering, løsningsbeskrivelse og godkjenning utgjør 35% av de totale kostnadene Aktiviteter knyttet til varighet (innføring, ledelse, stab, teknisk støtte osv.) utgjør de resterende 15% Planning poker er brukt for å estimere bygg av funksjonelle komponenter. Estimatene er gjort for hver brukerhistorie etablert (som de da forelå) Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Prosjektleder er ansvarlig for rapportering av framdrift, kostnader, kvalitet og usikkerhet til prosjekteier og styringsgruppe en gang pr. måned og ellers når det oppdages avvik. Prosjektet har under planleggingsfasen vært innom Digitaliseringsrådet for kvalitetssikring. Prosjekteier vurderer om videre ekstern kvalitetssikring gjennom Digitaliseringsrådet er ønskelig. I såfall produserer også prosjektleder materiale for denne kvalitetssikringen. Prosjekteier rapporterer usikkerheter og framdrift til Nærings- og fiskeridepartementet (i henhold til det som NFD beslutter). Når det gjelder oppfølging av framdrift, tidsbruk og øvrige kostnader vil det i tillegg være kontrollers ansvar og oppgave å rapportere til prosjektleder, prosjektstyre og prosjekteier. 9. Organisering, roller og ansvar 9.1. Prosjektorganisering Overordnet organisering: (Også grensesnitt rundt prosjektet er dels søkt vist i figuren)

32 Nærings- og Fiskeridepartementet Prosjekteier Direktør for Brønnøysundregistrene Styringsgruppe Prosjektleder Referansegruppe Prosjektstøtte Team Utvikling Team Caser Team Funksjonelt Team Innføring Prosjekt Rammeverk for Informasjonsforvaltning (Difi) Figure 8 Overordnet prosjektorganisering Vi legger til grunn at prosjektet som utgangspunkt bør organiseres i en sterk matrise, med samlokalisering av vitale funksjoner, dedikerte fulltidsengasjement på personellsiden mv. Ekstern deltakelse i styringsgruppe er ønskelig utfra råd i PRINCE2 metodikken 39. Men en felles styringsgruppe følger ikke av linjeprinsippet. Forprosjektet har kjørt etter denne modellen allerede, med Difi og Brønnøysundregistrene i felles styringsgruppe. Etter at tiltaket nå splittes i rammeverk for informasjonsforvaltning (4.1) og etablering av felles datakatalog (4.2) er det utfra Difis premissgiverrolle og et ønskelige tett samarbeidet på informasjonsforvaltningsområdet ønskelig at avhengighetene ivaretas av deltakelse i hverandres styringsgruppe. 39 Managing a sucessfull project with PRINCE2-32 -

33 Referansegruppe For å sikre involvering av relevante aktører utover Skate representanter ønsker prosjektet å opprette en referansegruppe. Referansegruppens hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres i prosjektet forblir relevant, faglig forankret og riktig prioritert i forhold til prosjektets mål. Ekstern utviklingsdeltakelse Et tett samarbeid betraktes som svært viktig for å oppnå kvalitet i felles datakatalog. Det er derfor ønskelig at All programvare som utvikles deles og videreutvikles av hele offentlig sektor etter modell av åpen kildekode. Dette vil medføre at miljøene rundt data.norge.no, Oppgaveregisteret, Geonorge, felles datakatalog osv. kan nyttiggjøre seg av løpende utvikling. Selve gjennomføringen av prosjektet gjøres tett på virksomhetenes egne ressurser. Ved tett deltakelse vil evnen til å tilgjengeliggjøre egne beskrivelser av datasett fra virksomhetene styrkes. Det er ønskelig at innsats fra virksomhetene kommer gjennom utlån av ressurser. For å ikke legge til ytterligere kompleksitet foreslåes det at internfaktureringen følger konsulentpriser. Det gjør at ressursene kan erstattes av konsulenter i egen virksomhet. For Brønnøysundregistrene vil kostnadene for prosjektgjennomføringen i det vesentlige komme fra innleide konsulenter. Modellen nevnt her vil derfor ikke endre kostnadsbildet Rollebeskrivelse Tabell 10 Rollebeskrivelser Rolle Ansvar Prosjektledelsen Prosjekteier Prosjekteier er direktør for Brønnøysundregistrene. Prosjekteier ivaretar - med støtte fra styringsgruppen - prosjektets styrende funksjon. Den styrende funksjonen har ansvaret for de overordnede forretningsmessige og nyttemessige sider av prosjektet. Prosjekteier rapporterer usikkerheter og framdrift til Nærings- og fiskeridepartementet, i henhold til nærmere beslutning fra departementet. Styringsgruppe Styringsgruppen skal bistå prosjekteier i arbeidet med å: Legge til rette for

34 Rolle Ansvar gjennomføringen av prosjektet, redusere eller fjerne hindringer, forankre prosjektet hos ulike interessenter, følge opp prosjektets resultater og medvirke ved prioritering av ressurser. Styringsgruppen skal også bidra til at produksjonen i linjen ikke blir skadelidende som følge av prosjektet. Styringsgruppens arbeid ledes av Prosjekteier. Prosjektleder Prosjektleder har hovedansvar er å sikre at prosjektresultatet leveres innenfor de definerte mål for kvalitet, kostnad og tid som er satt. Prosjektleder er ansvarlig for rapportering av framdrift, kostnader, kvalitet og usikkerhet til prosjekteier og styringsgruppe periodisk i etterkant av hver sprint, og ellers når det oppdages avvik. Prosjektstøtte Kontroller Kontroller har ansvar for og oppgave å rapportere oppfølging av framdrift, tidsbruk og øvrige kostnader til prosjektledelsen Prosjektdeltagere Produkteier Produkteier har ansvar for å kontinuerlig beskrive, vurdere og prioritere kravene. Forankring hos mottakerne (linjeorganisasjonen) underveis er en suksessfaktor for å sikre at leveransen dekker behovene og at leveransen kan tas i bruk som forutsatt. Ansvar for planlegging og gjennomføring av akseptansetester Proxy produkteier Representerer produkteier når den ikke er tilgjengelig Sikrer koordinering mellom utviklingsteamet og fagsiden Løsningsarkitekt Løsningsarkitekten har ansvaret for at det velges og bygges løsninger som møter krav og understøtter behov fra fagsiden Løsningsarkitekten har ansvaret for at en velger teknologier og løsninger som er fremtidsrettet og sørger for at systemene blir effektive og at de kan skaleres, endres og videreutvikles etter behov Informasjonsarkitekt Informasjonsarkitekten har ansvar for at informasjonen er modellert og dokumentert på en systematisk måte Informasjonsarkitekten har ansvar for å utarbeide de informasjonsmodeller og dokumentere dem i modelleringsverktøy Informasjonsarkitekten har ansvar for å lage begrepsliste og sørge for avklaringer Informasjonsarkitekten har ansvar for at informasjonsmodeller er publisert på egnede steder Konfigurasjonsansvarlig Konfigurasjonsansvarlig har ansvar for å planlegge, koordinere og kvalitetssikre leveranser av applikasjoner og infrastruktur i prosjektet, samt å forvalte endringer gjennom hele prosjektperioden

35 Rolle Ansvar beskrive prosjektets konfigurasjonsstyringsprosess overvåke status, sporbarhet og integritet knyttet til alle konfigurasjonsenheter som skal produseres eller brukes av prosjektet Brukskvalitetsansvarlig Sørge for at brukerperspektivet ivaretas Benytte metodikk for brukskvalitet og sørge for leveranser i tide Testleder planlegging, forberedelse og gjennomføring av hele leveransen å overvåke og styre testingen, og rapportere testresultater og kvalitet på leveransen til prosjektledelsen, produkteier og kvalitetsansvarlig at testmiljø, testverktøy og testdata er tilgjengelig til riktig tid Scrumleder å optimalisere produktutviklingen og sikre at smidig metodikk følges. Dersom teamet selv ikke rask løser utfordringer er scrumleder ansvarlig for at det løftes til neste nivå. Utvikler Utvikler er ansvarlig for Programvaredesign Utvikler er ansvarlig for Programmering Utvikler er ansvarlig for Enhetstester Utvikler er ansvarlig for Integrasjon av systemkomponenter Utvikler er ansvarlig for Dokumentasjon av punktene over Teamleder Teamleader er ansvarlig for rapportering av framdrift, kostnader, kvalitet og usikkerhet til prosjektleder Sikrer toveis kommunikasjon mellom prosjektledelsen og teamet Opplæringsansvarlig Ansvarlig for opplæring av linjeorganisasjonen og brukere av katalogen Prosjektstyre (styringsgruppen) Det er som tidligere nevnt et ønske om en bred sammensetning av prosjektstyret. I tillegg til prosjekteier (direktør ved Brønnøysundregistrene) skal styret bygges opp av seniorbruker/kunde, seniorleverandør og andre roller. Videre forslås det at seniorleverandør her oppfattes som Avdeling Altinn og SERES (AAS) i Brønnøysundregistrene, og representeres ved avdelingsdirektør i AAS. Til sist er det ønskelig å ha Difi som representant i styret. Dette både ut fra premissgiverrollen, men ikke minst koblingen til rammeverket for informasjonsforvaltning (Skate Strategisk Tiltak 4.1). Tabell 11: Styringsgruppe Rolle Navn Tittel

36 Prosjekteier Cathrine Holten Avdelingsdirektør, BR Seniorbruker / kunde Olav Petter Aarrestad IKT direktør, Kartverket Seniorbruker / kunde Karl Olav Wroldsen(?) IKT Direktør, Skattedirektoratet Seniorleverandør Lars Peder Brekk Direktør, Brønnøysundregistrene Premissgiver Grete Orderud Avdelingsdirektør, Difi Øvrige roller og bemanning etableres som følger Tabell 12 Øvrige roller i prosjektet Prosjektledelsen/Prosjektstøtte Heltidsekvivale nt I/E Navn Prosjektleder 100% Ekstern Claire Czternasty Hembre (Capgemini) Kontroller 10% Intern Ståle Rundberg, Brønnøysundregistrene Testleder 100% Intern N.N. Kommunikasjon eksternt 75% Intern Espen Slotvik, Brønnøysundregistrene Produktteamet Produkteier* 20% Intern Jan Erik Nerdal, Brønnøysundregistrene Proxy Produkteier 75% Intern David Norheim, Brønnøysundregistrene Deltager i case-teamet 75% Intern Terje Bertelsen, Brønnøysundregistrene Scrum team (utvikling) Scrummaster * 20% Ekstern David Skogan (Acando) Løsningsarkitekt* 40% Ekstern David Skogan (Acando) Informasjonsarkitekt* 40% Ekstern David Skogan (Acando)

37 Heltidsekvivale nt I/E Navn Utvikler* 300% Intern Mads Sørhaug (?),Brønnøysundregistrene Bjørn Grøva, Brønnøysundregistrene N.N. Testleder 100% Intern NN Øvrig Brukskvalitetsansvarlig* 25% Intern N.N., Brønnøysundregistrene Funksjonelt ansvarlig 40% Intern Joachim Mørk-Eidem, Brønnøysundregistrene Konfigurasjonsansvarlig 25% Intern N.N., Brønnøysundregistrene Opplæringsansvarlig Intern N.N., Brønnøysundregistrene * del av scrum team 10. Interessenter/målgrupper Kommunikasjonsstrategi Direkte interessenter Skrive om arbeidsutvalget/rapportering SKATE IKT Leverandørene - Tabell 13 Direkte interessenter til prosjektet Interessent Mål Budskap Kommunikasjonsform Milepæl Ansvarlig Virksomhetsledelsen i Sikre prioritet Ansvar for etablering

38 Interessent Mål Budskap Kommunikasjonsform Milepæl Ansvarlig Brønnøysundregistrene og forankring og forvaltning av løsningen. I tillegg er BR en virksomhet som i stor grad bidrar til å fylle katalogen gjennom eget innhold (registre) og har selv kataloger (Oppgaveregisteret og Kommunalt Rapporteringsregister). BR vil også representere en stor brukergruppe gjennom Altinn. Skate Forankring Har initiert prosjektet og har et ønske om at tiltaket blir satt ut i livet. Representasjon Skates arbeidsutvalg (AU) Rammeverk for informasjonsforvaltning under Skate ved Difi Standardiseringsrådet Arkitekturgruppe under Difi Skate virksomhetene (og andre grunndataeiere) Offentlige virksomheter som tjenesteeiere Understøtte rammeverket med løsninger. Etablere forslag til standarder for datasett og veiledere. Sikre godt forankrede standarder slik at de enkelte virksomhetene jobber likest mulig. Sikre at løsningene følger (ny) fellesoffentlig arkitektur Skal levere innhold til felles datakatalog Primærbrukere av felles datakatalog. Og skal levere innhold til felles datakatalog Representert i Referansegruppen Representert i Referansegruppen

39 11. Strategi for gjennomføring/prosjekttilnærming Konkurransestrategi Prosjektet har til hensikt å levere løsning i form av en felles datakatalog. Basert på prosjekts vurderinger - og kjennskap til det norske markedet - er det vurdert at løsningen ikke kan etableres som et hyllevareprodukt. Det kan inngå som en funksjon i produkter innen virksomhetsarkitektur, men er ikke frittstående komponent. Det anses derfor ikke som et alternativ at man kan kjøpe et ferdig produkt på markedet. Et alternativ er å la markedet levere hele løsningen som skreddersøm. Vurderingene her er at det er mer hensiktsmessig å etablere løsningen i samarbeid med markedet enn å sette hele oppgaven ut til markedet. Løsningen vil derfor kreve anskaffelser i form av personell til utviklingsteamet, se kapittel 9.2. Disse anskaffelsene vil avropes på Brønnøysundregistrenes e-forvaltningsavtaler. Kundeside-kompetanse For å dekke prosjektets behov for kompetanse og kapasitet vil det være behov for bistand innenfor følgende kunde-/fagroller: Prosjektledelse Løsningsarkitektur Informasjonsarkitektur Testledelse Dette anskaffelsesområdet antas å kunne dekkes innenfor eksisterende og/eller nye rammeavtaler. Standard maskinvare og standard programvare Det vil være et mindre behov for kjøp av rene standard produkter som ikke krever tilpasninger Maskinvare, som for eksempel nye servere og utvidelse av kapasitet på eksisterende maskinvare osv. Programvare som ikke krever tilpasninger for eksempel utviklingsverktøy osv. Dette anskaffelsesområdet antas å kunne dekkes innenfor eksisterende og/eller nye rammeavtaler Utviklingsstrategi/valg av metode Brønnøysundregistrene har valgt smidig utviklingsmetodikk av følgende hovedgrunner

40 Endringstilpasning. Metodikken legger til rette for korrigeringer etter hver iterasjon på bakgrunn av testresultater og tilbakemeldinger. Det å tilstrebe at en får testet alle lag (grensesnitt, forretningslag, database, infrastruktur, osv.) i hver iterasjon gjør at en tidlig kan vise funksjonalitet som er forståelig for brukere, slik at endringsønsker kan avdekkes og vurderes så tidlig som mulig. Krav og prioritering. Smidig metodikk gjør det enklere å justere krav og funksjonalitet til løsningen ettersom en erfarer og får tilbakemeldinger fra hver iterasjon. Den gir dermed større fleksibilitet i forhold til endringer av krav og prioritering av krav slik at prosjektet til enhver tid leverer tilpasset funksjonalitet basert på krav med høyest verdi. Redusert usikkerhet. Ved å dele gjennomføringen av et prosjekt inn i iterasjoner oppnår en redusert usikkerhet ved at teknologier og infrastruktur blir testet i mindre skala og en kan avdekke problemer tidlig i utviklingsfasen. Samtidig samler man tidlig inn måleparameter som kan brukes for bedre planlegging og estimering av gjenstående prosjektarbeid. Tverrfaglig samarbeid. Når sluttbrukeren, utviklere og testere sitter i samme team opparbeides en felles forståelse for krav og ønsket funksjonalitet gjennom muntlig kommunikasjon, fremfor at utviklere og testere skal tolke alle krav fra fagsiden basert på skriftlige spesifikasjoner. Dette gir mer presise og riktige formuleringer av krav og løsningsforslag. Utviklere kan få umiddelbare tilbakemeldinger fra fagsiden og testere etter hvert som de utvikler. Det er også en viktig faktor at teamet opparbeider en felles forståelse for både metodikk i prosjektet og selve leveransen. Brønnøysundregistrene har innarbeidet kompetanse og erfaringer på smidig metodikk ved bruk av Scrum. Difi har beskrevet hvordan gjennomføringsfasen kan kjøres med smidig tilnærming

41 Figure 9 Det legges opp til 3 ukers sprinter, hvor siste uke brukes til seremonier og akseptansetesting. Delleveransene, fra hver sprint, aksepteres altså etterhvert, men Produksjonsettes samlet. I forbindelse med modernisering av registerforvaltning i Brønnøysundregistrene (BRSys) har det blitt videreutviklet utviklingsmetodikk, se vedlegg 14, BRsys Utviklingsmetodikk v Denne vil bli benyttet i gjennomføringsfasen. Hver konstruksjonsfase vil dermed bestå av 4 steg som vist i figuren og tabellen under. Figure 10 Tabell 14 Aktivitetene i sprintgjennomføringen Prosess Aktiviteter Kravspesifisering Utforming og detaljering av krav ved bruk av brukerhistorier Spesifisering av akseptansekriterier Prioritering av oppgaver og administrering av produktkø