KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale på levering av møteromstoler Til Oslo tinghus

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale på levering av møteromstoler Til Oslo tinghus Oslo tinghus ønsker rammeavtale på møteromstoler Oslo, J.nr ADM Dok 1

2 1. INNLEDNING Orientering om oppdragsgiver Orientering om anskaffelsen Generelt Oppdragets omfang Type stoler Leveringsbetingelser Kravspesifikasjon Minstekrav knyttet til produktene hvis det ikke tilbys Gate Garanti Oversikt over de produkter som skal prises av tilbyderne Anskaffelsesprosedyre Det skal inngås avtale med én leverandør Henvisning til kunngjøringen TILBUDSREGLER Tilbudsregler Endringer Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Lønns og arbeidsvilkår Obligatoriske dokumentasjonskrav: Lovlig etablert foretak: Kvalitetskrav til leverandøren: Kontaktperson Elektronisk fakturering Miljøkrav TILBUDET Innhold og organisering Alternative tilbud Språkkrav Vedståelsesfrist Tildelingsprosessen og tildelingskriterier INNLEVERING AV TILBUD Leveringsadresse Merking Tilbudsfrist OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUD Tildelingen Avslutning av konkurransen Orientering om innstilling Kontrahering Øvrige tilbud VEDLEGG Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Avtaledokument Side 2 av 12

3 1. INNLEDNING 1.1 Orientering om oppdragsgiver Oslo tinghus er lokale for Oslo tingrett og Oslo byfogdembete. Det er totalt på m2 og i tillegg til kontorer og møterom, rommer huset 59 rettssaler, 16 meklingsrom, undervisningsrom og seremonirom m.m. Totalt er det ca. 300 ansatte. Tinghuset ligger på C. J. Hambros plass 4 i Oslo. Mer informasjon om Oslo tingrett finnes på: og Oslo byfogdembete: Orientering om anskaffelsen Oslo tinghus sto ferdig i 1994 og stolene i møterommene er nå over 20 år. Vi ønsker å skifte ut stolene i en del av rommene og ber i den forbindelse om tilbud på nye stoler. Møterommene skal møbleres med 14 til 18 stoler med krysstag og vipp i tillegg til ca. 4 til 6 stablestoler pr. rom. Det skal minimum anskaffes 84 stoler (type A) med krysstag og 28 stablestoler (type B) i 2016 og så er det avhengig av budsjettsituasjonen hva som skal anskaffes i årene etterpå. Maksimalt antall vil være ca. 160 stoler med krysstag og vipp og ca. 50 stablestoler. Type stol Minimum antall Maksimum antall A B Avtalen skal inngås for en periode på 2 år, med opsjon på ytterligere 2 år (1+1) på samme vilkår, men med mulighet for prisjustering i henhold til endringer i konsumprisindeksen Generelt Oppdraget omfatter ytelser som beskrevet i dette dokument: Rammeavtale på levering av møteromstoler til Oslo tinghus, C. J Hambros plass 4, 0164 Oslo Oppdragets omfang Rammeavtale på møteromstoler. Forventet kontraktsverdi i løpet av hele rammeavtalens varighet (2+1+1): kr eks. mva. Side 3 av 12

4 1.2.3 Type stoler Vi ønsker pris på to type stoler: Type stol og stoff Bilde Vekting Type A: Gate 2000 eller tilsvarende. Stoff: Steelcut Trio 2 eller tilsvarende. Kriterier: Krom krysstag med vippefunksjon. Uten armlener. Høy rygg. 75 % Mål: Fra gulv til topp ca. 95 cm Bredde toppen av ryggen ca. 38 cm Bredde forkant sete ca. 42 cm Dybde inkl. bein ca. 53 cm Setehøye ca. 46 cm Type B Gate 7000 eller tilsvarende. med filtglidere Stoff: Steelcut Trio 2 eller tilsvarende. Kriterier: Krom meistel. Uten armlener. Høy rygg. 25 % Mål: Fra gulv til topp ca. 95 cm Bredde toppen av ryggen ca. 38 cm Bredde forkant sete ca. 42 cm Dybde inkl. meistel ca. 53 cm Setehøye ca. 46 cm Stofftype skal være type Steelcut Trio 2, eller et tilsvarende stoff med 90 % ull og 10 % nylonlysekthet 5-7 (ISO 1-8), Slitestyrke Martindale. Hvis man ikke kan levere møbler med samme mål som oppgitt, kan vi akseptere mindre avvik i størrelse. Målene oppgis i tilbudet. Side 4 av 12

5 Det er anledning til å tilby flere typer stoler Leveringsbetingelser Prisene skal være fritt levert Oslo tinghus, C. J. Hambros plass 4. Oppdraget omfatter levering, montering og installasjon av stoler i lokalene i Oslo tinghus. Det er også et krav at leverandøren tar med emballasje uten ekstra kostnad for Oslo tingrett. 1.3 Kravspesifikasjon Dette avsnittet inneholder krav til leveransen. Noen krav er angitt som minstekrav. Tilbud som ikke oppfyller minstekravene, blir avvist Minstekrav knyttet til produktene hvis det ikke tilbys Gate a. Generelle krav til produktene: Møblene skal tilfredsstille krav fastsatt av deklarasjonsanvisningene fra Norsk møbel- og innredningskontroll eller annen likeverdig institusjon. Leverandøren må dokumentere at alle disse kravene er oppfylt. b. Spesielle krav til produktene: Møblene skal oppfylle kravene til Norsk møbel- og innredningskontroll. Leverandører som tilbyr møbler som er testet ved andre kontrollinstanser enn Norsk møbel- og innredningskontroll skal dokumentere og verifisere at møblene oppfyller tilsvarende krav. En slik dokumentasjon skal følge tilbudet. Manglende dokumentasjon vil føre til avvisning. c. Minstekrav til kvalitet: Brukerveiledningen skal være på norsk og følge produktene ved levering Garanti For produkter som leveres med garanti skal garantivilkår og betingelser spesifiseres. Leverandøren må da oppgi hvilke garantier som ytes, dette kan være: Fabrikasjonsgaranti fra produsent Levetidsgarantier Lakkgarantier Funksjonsgarantier Garantivilkårene skal ikke på noe tidspunkt være dårligere for Oslo tingrett enn det leverandøren til enhver tid tilbyr markedet for øvrig. Den eventuelle bedring i garantivilkår som leverandøren tilbyr kjøper, skal videreføres med tilsvarende bedring dersom leverandøren forbedrer sine generelle garantivilkår i markedet. Alle produkter skal innrømmes minst 2 års garanti mot material- og fabrikasjonsfeil. Side 5 av 12

6 1.3.3 Oversikt over de produkter som skal prises av tilbyderne. I punkt Type stoler gis en oversikt over de stolene leverandørene skal prise og som danner grunnlaget for vurderingen av tildelingskriteriet pris. Prisen på de to stoltypene er vektet utfra forventet andel av anskaffelsen, med henholdsvis 75 % og 25 %. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Rammeavtalen vil inngås i henhold Lov om offentlige anskaffelser m.v av 16. juli 1999 nr. 69, og gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser av 12. juni Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. 1.5 Det skal inngås avtale med én leverandør Oslo tingrett ønsker kun å inngå avtale med én leverandør. Det er således en forutsetning for å delta i konkurransen at tilbyderen kan levere tilbud på hele oppdraget. Det er således ikke anledning til å levere tilbud på deler av oppdraget. 1.6 Henvisning til kunngjøringen Konkurransen er kunngjort i DOFFIN med dokument ID nr TILBUDSREGLER 2.1 Tilbudsregler Som generelle tilbudsregler gjelder Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, samt tilhørende forskrift. Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokumentet inkludert 2 vedlegg. Disse konkurransebestemmelser supplerer forskriften, og skal i tilfeller av motstrid gjelde foran forskriftens bestemmelser. Hvor forskriftens bestemmelser ikke kan fravikes ved avtale, skal forskriftens bestemmelser legges til grunn. Inneholder konkurransegrunnlaget bestemmelser som strider mot hverandre, skal dette dokumentet gjelde foran vedleggene, og vedleggene i den rekkefølge som er angitt nedenfor under pkt Endringer Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurranseregler eller lignende, vil bli meddelt samtlige tilbydere og vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Side 6 av 12

7 2.3 Tilleggsopplysninger Spørsmål til mottatte konkurransegrunnlag skal gjøres skriftlig via Doffin. Frist for å sende inn spørsmål til konkurransegrunnlaget er onsdag Etter det tidspunktet kan ikke Oppdragsgiver garantere svar. Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, og spørsmål og svar vil bli lagt ut på Doffin. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.0 Generelt I dette kapittelet er det listet opp hvilke krav som stilles til leverandører som skal delta i konkurransen. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal angis i tilbyders tilbud, jf punkt 4.1 nedenfor. 3.1 Lønns og arbeidsvilkår Det skal dokumenteres at leverandøren tilfredsstiller de krav som fremkommer av FOR nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, jf avtaledokumentet punkt Obligatoriske dokumentasjonskrav: - Skatteattest for skatt og MVA (Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristen, være utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke.) 3.3 Lovlig etablert foretak: Dette dokumenteres gjennom fremleggelse av firmaattest. 3.4 Kvalitetskrav til leverandøren: Kontaktperson Oppdragsgiver ønsker en fast kontaktperson hos leverandør som skal håndtere bestillinger, bistand med oppmåling og forslag til møblering, og eventuelle reklamasjoner Elektronisk fakturering Alle domstoler forutsetter elektronisk faktura og kreditnota på standardformatet Elektronisk Handelsformat (EHF). ((Dette vil stå i avtalen)) ok Side 7 av 12

8 3.4.3 Miljøkrav Leverandøren skal redegjøre for eksisterende rutiner som dokumenterer at leverandøren har relevant miljøkompetanse, alternativt Svanelisens eller tilsvarende miljømerkeordninger. Med relevant miljøkompetanse menes rutiner som sikrer at de tilbudte produktene ikke inneholder forbudt stoff eller stoffblandinger, eller ulovlig høye konsentrasjoner av strengt regulerte stoffer i henhold til forskrift av nr. 922 (produktforskriften) eller stoffer oppført på Miljødirektoratets prioritetsliste. Leverandøren skal ha returordning for emballasje. 4. TILBUDET 4.1 Innhold og organisering Leverandøren skal ved utarbeidelse av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende innholdsfortegnelse: 1. Tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattest kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger Navn Selskapsform Offisielt registreringsnummer i det norske foretaksregisteret Gateadresse Postadresse Telefon, telefaks og e-postadresse Kontaktperson på vegne av tilbyder med telefon og e-postadresse 2. Pris Prisen skal oppgis i vedlagte prisark (vedlegg 1). 3. Dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner på a. Kvalitet og brukervennlighet hvis det tilbys andre stoler en Gate. b. Miljøhensyn jfr pkt c. Service, herunder leveringstid 4. Obligatoriske dokumentasjonskrav a. Skatt- og mva attest ikke eldre enn 6 måneder b. Firmaattest 5. Leverandørens spesifikasjoner Underskrevet tilbud sendes elektronisk på epost til nina.gulbrandsen@domstol.no innen mandag kl Side 8 av 12

9 Vedlagt prisskjema skal benyttes, vedlegg 1. Hvis det tilbys andre stoler enn Gate, må det dokumenteres at de tilfredsstiller kriteriene i punkt type stoler samt at tilbyder på oppfordring må kunne låne ut en stol for testing på kort varsel. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Det gjøres oppmerksom på at det i åpne anbudskonkurranser er forhandlingsforbud. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget i god tid før tilbudsfristen. Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 4.2 Alternative tilbud Det gis adgang til å levere alternative tilbud. 4.3 Språkkrav All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk Vedståelsesfrist Leverandøren forplikter seg til å opprettholde sitt tilbud i 30 dager etter tilbudsfristens utløp Tildelingsprosessen og tildelingskriterier Utvelgelsen foretas i to omganger. Oppdragiver tar først et valg på hvilken type stoler som skal anskaffes ut fra: 1. Opplevd komfort, design og estetikk. Så velges tilbyder utfra: 2. Pris (vektet jfr. punkt 1.2.3) 3. Leveringstid Den tilbyder som tilbyr lavest pris etter utvelgelsen i pkt 2 vil få leveransen. Leveringstid vil bli tillagt vekt hvis det tilbys samme pris. Side 9 av 12

10 5. INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes elektronisk til: 5.2 Merking Oversendelses e-post merkes med "Tilbud på møteromstoler i Oslo tinghus" i overskriften. 5.3 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: Mandag kl Tilbud må være kommet frem til oppdragsgiver innen utløpet av fristen. 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUD 6.1 Tildelingen Den leverandøren som har inngitt det laveste tilbudet på de valgte stoltypene vil få tildelt kontrakten. 6.2 Avslutning av konkurransen Orientering om innstilling Oppdragsgiveren vil skriftlig orientere samtlige tilbydere om sin innstilling på valg av leverandør i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunktet for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for valget. Tilbyderne kan innen 10 dager fra dato på oppdragsgiverens orienteringsbrev, fremme innsigelser mot oppdragsgiverens innstilling. Innsigelsene skal begrunnes Kontrahering Det tas sikte på å inngå kontrakt i løpet av januar Orientering om innstilling etter punkt ovenfor og/eller innkalling til kontraktsmøte, er ikke å betrakte som antakelse av tilbudet og skaper ikke rettigheter for vedkommende leverandør eller andre rettsvirkninger. Avtale er inngått når det foreligger kontrakt undertegnet av begge parter. Side 10 av 12

11 6.2.3 Øvrige tilbud Når det foreligger undertegnet kontrakt med en leverandør, opphører de øvrige tilbudene å være bindende. Oppdragsgiver vil gi øvrige tilbydere melding når avtale er inngått. 7. VEDLEGG Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Avtaledokument Side 11 av 12

12 Vedlegg 1 Prisskjema, møteromstoler Oslo tinghus, jfr. punkt i konkurransegrunnlaget av Type stol og stoff Pris pr. stol eks mva Vektet pris (fylles ut av oppdragsgiver) Gate 2000 Stoff: Steelcut Trio % Eventuell tilsvarende Type: Stoff: Gate 7000 med filt glidere Stoff: Steelcut Trio % Eventuell tilsvarende Type: Stoff: Leveringstid i uker:.. Leverandør:.. Dato og underskrift: Side 12 av 12