INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SKARSDALEN VEL ONSDAG 7. MARS 2012 KL NB! NYTT MØTESTED: EDB ErgoGroup, Nydalsveien 28, Oslo

Transkript

1 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SKARSDALEN VEL ONSDAG 7. MARS 2012 KL 1830 NB! NYTT MØTESTED: EDB ErgoGroup, Nydalsveien 28, Oslo SAKSLISTE: 1. GODKJENNING AV INNKALLING 2. KONSTITUERING 3. ÅRSBERETNING FOR PERIODEN TIL REGNSKAP FOR KONTINGENT FOR 2013 OG BUDSJETT FOR INNKOMNE FORSLAG 6.1. Vedtektsendringer 6.2. Retningslinjer for ny veiavtale 7. VALG I HENHOLD TIL VEDTEKTENE Viktig melding: Et styremedlem går ut og skal erstattes. Interessante arbeidsoppgaver kan være webredaktør, fiskegruppe, Harehopp og annet som er til nytte og glede for hyttefolket i Skarsdalen. Vi trenger også medlemmer til valgkomitéen. Interesserte kan kontakte Lars Bjørnstad, mob NB! Dette dokumentet ligger i sin helhet på velets nettside Til velets medlemmer sendes bare denne forsiden, på e-post der det er mulig, med brevpost til andre medlemmer KLIPP HER Adgangstegn med stemmerett ved generalforsamlingen. Stemmerett forutsetter at det er betalt medlemskontingent til Skarsdalen vel for Slippen leveres til styret ved fremmøte. Det forenkler registreringen av fremmøtte og opptelling ved valg. Gnr: Bnr.: Fnr: Navn på hytteeier: e-postadresse på hytteeier: Navn på den som møter på GF: 1 av 13

2 Sak 3 Årsberetning for perioden til Velmedlemmer Pr hadde styret oversikt over 250 hytter i Skarsdalen. Av disse hadde 171 hytteeiere betalt medlemskontingent for 2012, og 79 sto til rest med betalingen. Av de 79 restansene er 7 hytteeiere oppført som ikke medlem, derav et utmeldt tidligere medlem. Pr hadde 186 hytteeiere betalt kontingent for Styret (valgperiode 2 år): Leder Ketil Omberg Kolsås Ikke på valg Sekretær Hans Jørgen Mikkelsen Asker Ikke på valg Kasserer Ketil Omberg / Fridtjov Tjemsland Kolsås / Oslo Ikke på valg Styremedlem Viggo Henriksen Jar Ikke på valg Styremedlem, webredaktør Erik Frode Hansen Drøbak På valg Av praktiske grunner har Ketil Omberg tatt kassererjobben i Fridtjov Tjemsland overtar i februar / mars Andre på valg: (valgperiode 1 år): Valgkomité Lars Bjørnstad Oslo På valg Liv Jacobsen Asker På valg Ove Steinar Soltvedt Kolsås På valg Kjetil Gamre Oslo På valg Revisor Ulf Terje Olsen Drøbak På valg 2 av 13

3 Grupper og komitéer mv: Styret oppfordrer alle som har interesse av å bidra i en eller flere av velets grupper og komitéer om til å ta kontakt med styret. Fiskegruppe Tore Axelson Drammen Karstein Helge Mevik Slemmestad Roar Haaland Johansen Lier Andreas Åsheim (ny) Oslo Skirennkomité Familie Jan Melvik Oslo Løype- og turstikomité Arne Rødland (kontaktperson) Oslo Steinar Schou Haslum Øystein Valdal Blommenholm Rolf Syvertsen (ny) Hokksund Viggo Henriksen Høvik Harehoppkomité Bjørn Axel Gran (leder) Halden Steinar Schou Haslum Horst Vogel Rykkinn Ketil Omberg Kolsås Aktivitetskalender Aktivitetskalender for Skarsdalen Vel Forslag til behandling på GF sendes styret innen Styremøte 6: Arbeidsplan mot GF i mars Styremøte 1: Årsmeldinger, komitéer og budsjettskisse Innbetaling av Kontingent og veiavgift Okt Sep Nov Aug Des Juli Jan Skarsdalen Vel Aktivitetskalender Juni Mai Feb Mar Apr Styremøte 2: Innkalling til GF Generalforsamling Styremøte 3 GF referat på webside Påskeskirenn Styremøte 5 Styremøte 4 Eventuell sommeraktivitet Møte med veilaget 3 av 13

4 Møter Det har i perioden vært holdt 3 styremøter, 1 generalforsamling og 1 møte med grunneierne og Sørvestre Vassfaret vel (SVV) om løypekjøring. I tillegg har det vært mye kontakt via e-post og telefon, både i styret og med andre. Enkelte av møtene omtales nærmere under egne overskrifter nedenfor. Sørvestre Vassfaret Vel Styret har kontakt med SVV om løypekjøring mv. Samarbeidet forventes fortsatt videre i Skarsdalsveien Ny veiavtale for perioden ble underskrevet av velstyret og veilaget sommeren Avtalen bygger på tidligere opplegg med hovedvei og 3 sideveier. Alle andre veier er utenfor avtalen. Avtalen kan hentes her: Styret og veilaget er enige om å arbeide mot en ny veiavtale som omfatter flere veier. Innspill fra velets medlemmer om veistandard, vedlikehold, snørydding mv tas opp med Veilaget. Fiskegruppen Det har vært liten aktivitet i Løype- og turstikomitéen Det har vært holdt 2 møter med grunneierne og SVV om løypekjøring. På bakgrunn av tidligere års gode arbeid på dugnader for løyper og stier har det ikke vært behov for slik dugnad i Forbedring av merking av rundløype, spesielt i vindutsatte områder bør vurderes. Velet har foreløpig ingen bindende avtale om løypekjøring. Grunneierne har litt blandete erfaringer med løypemaskinen som ble innkjøpt i 2008, og har derfor ikke ønsket å binde seg til en avtale med velet. Velets mulige bidrag til støtte av driften ved dagens velkontingent vil ikke alene initiere en bindende avtale. Som følge av at vi ikke har hatt en bindende avtale er overføring for støtte av løypekjøring redusert noe i forhold til budsjett. Det er behov for en ny(ere) maskin, enten eie eller leie. På bakgrunn av et felles løypemøte mellom grunneierne og Skarsdalen vel og Sørvestre Vassfaret vel vil grunneierne ta initiativ til å danne et løypelag (andelslag) som skal stå for løypekjøring og finansiering. Laget vil bestå av representanter for grunneiere, vellene og andre. Forutsetningen for et slikt lag er at tilstrekkelig mange ønsker å være med i dette (SVV+SV+evt. andre områder som kan knyttes til løypenettet). Løypenettet ansees som felles interesse og ansvar. Med omtrent 150 andeler og engangs andel på 3000 kr og årlig tilskudd på 500 kr, vil et slikt lag være realistisk, da grunneierne er villige til å dekke en betydelig del av kostnadene. Flere andeler vil tilsvarende gi en lavere kostnad per løypelagsandel. Med en slik modell vil det være mulig å stille krav til løpekjøring. Forutsigbarhet når det gjelder løypekvaliteten vil bli forbedret. Utvidelse av løypenettet og bedre preparerte løyper enn ved scooterpreparering er også fordeler ved en slik endring. Styret bør støtte et løypelag og motivere velmedlemmer til å bli medlemmer av løypelaget. Skirennkomitéen Beretning for påskeskirennet 2011 står i vedlegg 3.2. Styret retter stor takk til skirennkomitéen med diverse hjelpere, som med stor innsats fikk preparert en løype halvveis opp i Damtjernhallin, i et tilnærmet snøbart landskap. Bra med deltakere og høy stemning, samt rapport i Hallingdølen. Neste påskeskirenn er planlagt holdt påskeaften, av 13

5 Det er plass til flere i skirennkomitéen. Styret håper derfor at flere kan melde seg til innsats for påskeskirennet. Det kreves litt innsats i påsken og påskeaften, ellers er det en relativ rolig gruppe. Harehopp Avtalen med Karsten Ekeren om bruk av Harehopp for velets medlemmer fortsettes. Skadene etter vinterens herjinger med vann og is førte dessverre til skader. Koia er ikke helt like god som før. Gulvet må isoleres og døra må byttes. Det anbefales også å bygge et vindfang Alle oppfordres til å stille opp på dugnad i Årsberetning fra Harehoppkomitéen i vedlegg 3.1 gir ytterligere omtale. WEB-sidene Det har ikke vært noen større endringer på hjemmesiden i Etter at websiden ble revidert og modernisert i 2010 er tilbakemeldingene fra medlemmene positive og besøkstallet godt. Websiden støtter de nyeste nettleserne og er enkel å vedlikeholde. Det er blant annet lansert funksjoner som gjestebok og annonser for kjøp og salg. I pakken vi har kjøpt finnes det også utviklingsmuligheter som blant annet spørreundersøkelse, e-postlister og medlemsarkiv. Disse vil bli tatt i bruk etter hvert. Styret arbeider løpende med forbedring av innholdet på websiden, og ser gjerne at medlemmene bidrar med innspill til innholdet. Bilder, tekst eller annet som passer å legge ut på websiden kan sendes til post@skarsdalenvel.net. eller gis til styret på generalforsamlingen. Turkart for Skarsdalen Det ble solgt 20 kart i 2011, mot budsjettert 12. Så langt viser totalt kartsalg + inntekter fra annonser på kartet et overskudd på kr , dvs 29,5 % av produksjonsutgiftene. (Utgifter til porto og konvolutter for å sende kart til kjøperne er ikke med i dette overslaget.) Styret har 148 kart på lager for salg, herav ca 100 brettet og ca 50 ubrettet. Kartsalget ligger i snitt på i året. Lageret går derfor mot slutten i løpet av få år. Produksjon av nytt kart tar tid. Styret bør derfor undersøke mulighetene for nytt opplag eller ny produksjon til forslag for GF Utslipp i Damtjernhallin Saken ble behandlet av GF : I forbindelse med siste utbygging i Damtjernhallin ble det i henhold til brev av gitt utslippstillatelse for avløpsvann i Damtjernhallin hyttefelt. Det er i perioden etter at utslippstillatelsen ble gitt registret lukt og synlig avløpsvann i terrenget. Enstemmig vedtatt: GF henstiller til styret å ta dette opp med kommunen og at velet blir forelagt dokumentasjon fra tiltakshaver og offentlige myndigheter som viser at vilkårene for utslippstillatelsen er tilfredsstilt. Styrets formann drøftet saken med Karsten Ekeren høsten 2011, og fikk forståelsen av at saken var avklart mellom ham og VA-komitéen for H 11 H 12. I etterkant har hytteeiere i Damtjernhallin varslet kommunen om saken. Deretter startet kommunen sitt lovpålagte tilsyn med anlegget på møte med Karsten Ekeren Styret har fått tilsendt referat fra møtet. Det går blant annet fram at Karsten Ekeren skal ta vannprøver fra begge bekkene ved anlegget, og sende prøvene til kommunen. Videre vil kommunen ta befaring et par ganger i vinter når det er høy belastning på anlegget. Dessuten befaring på barmark (i midten av mai), for å avklare hva som skal gjøres videre. Gammelt og nytt renseanlegg skal settes i stand / bygges etter gitte utslippstillatelser. Styret tar til etterretning at kommunen nå har satt i gang sitt tilsyn med anlegget, og vil om nødvendig følge opp over for kommunen. 5 av 13

6 Sak 4 Regnskap for 2011 Regnskapet for 2011 viser et overskudd på kr 4901,33, mot budsjettert underskudd på kr Både inntekter og utgifter har blitt lavere enn budsjettert, men utgiftene mest. Lavere inntekter skyldes i det vesentlige tregere kontingentinnbetaling enn budsjettert. Lavere utgifter skyldes for det meste at velets utbetalte bidrag til løypekjøring var kr mindre enn budsjettert, og at det ikke ble betalt noe tilskudd til gruppene, samt at vi slapp kostbar reparasjon av Harehopp etter nedisingen i vinter. Det har ellers vært gjennomgående lavere utgifter enn budsjettert på de fleste utgiftspostene. Regnskapet står i vedlegg 4.1. Betalingsvarsel sendes som en fakturaside på e-post. Medlemmer som styret ikke har registrert e- postadresse på får fakturaen i brevpost. Det er derfor viktig at alle ser over alle sidene i informasjonen styret sender ut. Betalingsrestansene gir styret mye ekstra arbeid og påfører velet ekstra utgifter. Det innkreves derfor purregebyr på kr 50 for betaling etter tidsfristen. Manglende kontingentbetaling fører til at medlemskapet i velet opphører. Sak 5 Kontingent for 2013 og budsjett for 2012 Budsjettforslaget for 2012 viser et underskudd på kr 5 900, mot et overskudd på kr 4901 på regnskapet for Den store utgiftsposten er løypekjøring med kr Dette har vært en maksramme i flere år, men utbetalingen har vært mindre. Grunnen er at velet ikke har oppnådd å få til en løypeavtale med grunneierne. På bakgrunn av et løypemøte med berørte parter høsten 2011 regner styret med å få til løypeavtalen i løpet av I så fall vil hele det budsjetterte beløpet kunne utbetales. For å greie det, uten å gå med årlige underskudd, må kontingenten økes. Styret foreslår derfor å øke kontingenten fra kr 200 til kr 300 for Budsjettforslaget står i vedlegg 5.1. Medlemskontingent Forslag til vedtak: GF vedtar styrets forslag til budsjett for 2012 og medlemskontingent for 2013 på kr 300, med tillegg av purregebyr på kr 50 for betaling etter forfall. Sak 6 Innkomne forslag 6.1. Vedtektsendringer Forslag fra styret: Det er interesse fra lavereliggende hytteområder i Buvann- området for å bruke skiterrenget i Skarsdalen, både i og utenfor løypene. Som medlem i Skarsdalen vel vil de være med på å bidra til finansiering av løypekjøring gjennom medlemskontingenten og til veivedlikeholdet gjennom bompenger. En hytteeier derfra meldte seg inn hos oss i Vedtektene bør gjøre slikt medlemskap mulig. Forslag til oppdaterte vedtekter står i vedlegg 6.1. I forslaget er også tatt inn noen redaksjonelle endringer for å gjøre vedtektene tydeligere. Vedtektsendring må fattes med 2/3 flertall av de avgitte stemmer inklusive fullmakter, jf 6. Forslag til vedtak: GF vedtar endringer i vedtektene i samsvar med styrets forslag. Vedtektene legges ut på velets nettside Retningslinjer for ny veiavtale Forslag fra styret: Gjeldende veiavtale ble signert av partene sommeren 2011, og gjelder ut Avtalen bygger på tidligere opplegg med hovedvei og 3 sideveier. Finansieringen skjer med bompenger på kr 60 pr passering + årsavgift på kr 1500 pr hytte. Finansiering av veier utenom veiavtalen skjer gjennom individuelle avtaler mellom den enkelte hytteeier og Ingar Ekeren, for tiden ca 100 avtaler. 6 av 13

7 Ny veiavtale: Styret har i perioden 2011 arbeidet med ulike modeller for revidert veiavtale, ref. GF Følgende kriterier er lagt til grunn: 1) Avtalen skal omfatte alle veiene 2) Avtalen skal være enkel å administrere Det er ikke mulig å finne en 100 % rettferdig avtale for alle. Hyttefolket har forskjellig bruksmønster både med hensyn til bruksfrekvens av hyttene og intern kjøring på veiene. Tilsvarende vil alle nye avtaler være mer gunstig for noen og dårligere for andre enn dagens ordning. Dette er konsekvensen av en ny avtale, uansett utforming. Styret regner med at bomavgiften på kr 60 beholdes. Det vi kan oppnå med en eventuell ny veiavtale kan derfor være ny fordeling mellom hyttene av de faste årsavgiftene. Disse er for tiden på ca kr pr år og består av 2 deler: Årsavgift: kr x ca 250 hytter ca kr Private brøytekontrakter, ca 100 stk ca kr I en avtale der alle veiene er med blir det derfor ca kr å fordele på ca 250 hytter, dvs i gjennomsnitt snaut kr pr hytte. Mange hytteeiere betaler i dag langt mer enn det, mens hytteeiere med p-plass langs en av veiene i veiavtalen bare betaler kr Nedenfor er kort omtalt de løsningene styret foreslår for å fordele årsavgiftene. 1) Dagens løsning med todelt veinett (A og B). En felles del (A) i henhold til veiavtalen, med årsavgift kr pr år, samt en individuell del utenom veiavtalen (B) for ca 100 hytter. Fordeler: Ordningen er vel kjent og er grei å administrere. Ulempe at ca 100 hytter må ha tilleggsavtaler, dvs økte avgifter og mye bokholderi. 2) Ny løsning, der alle veiene A + B er med i en felles avtale. Her er det flere muligheter: a. Samme avgift for alle, uansett hvor hytta ligger og uansett kjøreavstand fra bommen. Tilsvarende statens årsavgift for biler mv. Årsavgift ca kr pr hytte. Fordel: Enkel og grei administrasjon. Fanger opp både kjøring til hytta og intern kjøring i hele hytteområdet. Ulempe: Hytter med kort kjøreavstand og p-plass ved hovedveien må subsidiere hytter med lengre kjøreavstand og kostbare adkomstveier. b. Sonedelt avgift med 5 soner etter avstand fra bommen i Gulsvik. Den midterste sonen kan ha gjennomsnittsavgift på ca kr Mindre for soner nedover i dalen og mer for de øvre sonene. Fordel: Fanger opp noe av distanseforskjellene og noe av intern kjøring, men vil likevel være grei å administrere. Ulempe: Har fortsatt en del av subsidieproblematikken i løsning 2a. Styrets forslag til vedtak: Generalforsamlingen ber styret fremforhandle en revidert veiavtale i detaljer etter løsning 2a) eller 2b) ovenfor. Må vedta en av disse. GF voterer over løsningene slik: Første votering: Enten: Vi beholder dagens veiavtale med et felles veinett og alle andre veier utenfor avtalen. Hvis dette får flertall, er det ikke mer å votere over. Eller: Vi går for en ny veiavtale som omfatter alle veiene. Hvis dette får flertall, går vi til andre votering. Andre votering: Enten: Løsning 2a) med lik årsavgift for alle hyttene, uansett hvor i Skarsdalen hytta ligger. Eller: Løsning 2b) med årsavgift pr hytte gradert i fem soner etter avstand fra bommen i Gulsvik. Sonegrensene og de tilhørende avgiftene fastsettes etter nærmere avtale mellom velstyret og veilaget. 7 av 13

8 Forslag fra Ulf Terje Olsen: Styret eller et utvalg som styret oppretter utreder alternative forslag til framtidig ordning for vedlikehold og brøyting av de veiene som betales gjennom den felles betalingsordning. Det skal legges vekt på brukshyppighet, hvilke veier som er av allmenn interesse og andre forhold som fører til en rimelig fordeling av kostnadene. Det er flere grupper av interessenter i saken, blant annet eiere av veigrunn, de som i dag har en gunstig ordning og de som i dag betaler vedlikeholds- og brøyteutgiftene selv. Forslag som framkommer sendes ut på høring blant medlemmene i god tid før behandling på GF Styrets forslag til vedtak: Forslaget vurderes som ledd i arbeidet med ny veiavtale. Forslag fra Svein Fossheim: Vellet skal samtidig som brøyteavtalen for hovedveinettet utformes og framforhandles, heretter kalt Hovedavtalen, framforhandle en generell, fast løpemeterpris for brøytingen av alle de private veiene som har individuelle brøyteavtaler. Oppgjør relatert til de private brøyteavtalene foregår direkte mellom avtalepartene - utenom velet. Konsekvenser ved brudd på de private brøyteavtalene fra entreprenørens side inntas i Hovedavtalen. Styrets forslag til vedtak: Forslaget vurderes som ledd i arbeidet med ny veiavtale. Sak 7 Valg i henhold til vedtektene Vedtektene 3: Foreningen ledes av et styre på 5 medlemmer. Foreningen velger leder og 4 styremedlemmer for 2 år, samt revisor for 1 år. Styret konstituerer seg selv. Vedtektene 7: Generalforsamlingen velger valgkomité, som har som oppgave å innstille til neste års generalforsamling, leder og styremedlemmer som er på valg. Medlemmer på valg (forslag meldes til Lars Bjørnstad, mob ): Til styret: Erik-Frode Hansen er på valg og stiller ikke til gjenvalg. Revisor: Ulf Terje Olsen Stiller til gjenvalg som revisor. Til valgkomitéen: 1) Lars Bjørnstad 2) Liv Jacobsen 3) Ove Steinar Soltvedt 4) Kjetil Gamre. 8 av 13

9 Ønsket tilbakemelding om eierskifte: Det er nødvendig at medlemslistene til velet er løpende oppdatert. Styret bruker gårdsnummer (Gnr), bruksnummer (Bnr) og festenummer (Fnr) som entydig identifikasjon av den enkelte eiendom. Styret bør få bedre informasjon ved eierskifte, og oppfordrer alle hytteeiere til å melde fra til både velstyret og veilaget om både gammel og ny eier ved slikt skifte. Medlemsopplysninger kan gis med dette skjema: Skjema for å melde inn medlemsopplysninger til styret Eiendom Gnr: Bnr: Fnr: Eier Gammel eier Ny eier Etternavn Fornavn Gateadresse Postnr. Poststed E-postadresse Telefon Opplysningene ovenfor sendes til VEDLEGG 3.1 ÅRSBERETNING FRA HAREHOPPGRUPPEN Harehoppgruppen ble opprettet i 2008 med Bjørn Axel Gran (koiesjef), Horst Vogel, Steinar Schou og Ketil Omberg. I tillegg har informasjon blitt formidlet til Steinar Steinarsson (grunneierlag). Hytteboka viser at koia er godt besøkt i de perioder hvor hytta er åpen, og at den dekker et viktig behov for et enkelt utfartssted inne på vidda. Det er derfor viktig at det blir satt i gang reparasjoner og forbedringer på dugnad, slik at Harehopp igjen blir i god stand etter skadene i forrige vinter. Vinteren var Harehopp stengt i perioden desember påske. Grunnen var at koia var oppfylt av is og vann til ca 40 cm over gulvet. På grunn av streng barfrost gikk bekken langt ut over sine bredder på svabergene, og en del vann fløt inn i koia. Vannet frøs til is både i og utenfor hytta. Til påske lyktes personer fra Harehoppkomitéen å fjerne isen utenfor døra, og å fjerne store mengder av isen inne på hytta. Utover sommeren var håpet at hytta ville tørke opp. Det skjedde også langt på vei, men ikke helt. Tidlig på høsten ble derfor gulvet brutt opp fra undersiden under hovedrommet, og gjennomvåt isolasjon og asfaltplater, samt flere liter vann, ble fjernet. For utstyrsrommet, hvor det ikke er plass til å krype under, ble isolasjon fjernet ved å bryte opp to av gulvbordene. Våt isolasjon langs veggene i nord og sør har ikke vært mulig å fjerne. En del av stokkene har merker av mugg. Som en del av vannskadene, samt slitasje gjennom de siste år har også inngangsdøra og dørkarm fått betydelige skader som ikke lar seg fikse på stedet. Dette medfører at det ikke er mulig å stenge hytta uten bruk av redskap. Som konsekvens er døra nå stengt med et spikret bord som dog kan fjernes ved nødssituasjoner. Et tredje problem er at det nå ikke er noen vind- eller snøisolasjon under koia. Således har snø og kulde trengt inn i hytta, og den framstår relativt kjølig og nedrimet. I 2011 har det ikke vært noen felles dugnad, utover løpende vedlikehold og reparasjoner ved medlemmene i Harehoppgruppa. En del forbipasserende har også bidratt med å bære ned våt isolasjon. For at hytta igjen skal kunne være et viktig krypinn om vinteren, og et yndet turmål for barnefamilier og andre turgåere, er det høyst nødvendig å utføre reparasjoner og utbedringer i Harehoppgruppen er i dialog med Karsten Ekeren om transport av materialer med snøskuter i vinter. Gulvet må tettes og om nødvendig isoleres, og inngangsdøra må byttes. Dessuten anbefales både å bygge på et 9 av 13

10 vindfang med inngang mot vest, og vind- og snøbeskyttelse mot sør. Medlemmer av Skarsdalen Vel oppfordres til å delta på dugnad. Bjørn Axel Gran Gruppeleder Ketil Omberg Styrets kontakt i Harehoppgruppen VEDLEGG 3.2 ÅRSBERETNING FRA SKIRENNKOMITÉEN Påskeskirennet i Skarsdalen 2011 Skirennet i Skarsdalen påsken 2011 ble noe utenom det vanlige. Etter en vinter med lite snø i Skarsdalen, en varm vår med dagtemperaturer på ca 15 grader hele påsken og påskeaften så sent som 23. april, var hele Skarsdalen så godt som fri for snø under rennet. Ved befaring nede ved Damtjern et par dager før var det kun noen små flekker med gjenværende snø som var omgitt av særdeles fuktig myr. Arrangementkomiteen opplevde dette faktum som ganske dramatisk og mange ville nok da ha valgt å avlyse rennet. Jakten på snøen ble likevel fortsatt og naturlig nok lagt til høyere strøk. Et mulig sted for rennet ble etter hvert lokalisert godt oppe i Damtjernhallin, ca 15 minutters gange på bar mark fra 1000meter-veien. En lang renne i terrenget (heretter kalt Påskerenna ) holdt fremdeles ganske godt med snø, og det ble besluttet at rennet skulle holdes der. Flyttingen av rennet påførte arrangementkomiteen, bestående av familiene Mikkelsen, Berg, Blikken/Halfdansen og Melvik, samt andre frivilllige, en del ekstra arbeid med bæring av utstyr og ikke minst opparbeiding av løypetrase, siden forholdende ikke gav mulighet for bruk av løypemaskin. Den begrensende snømengden gjorde det nødvendig med en del måking for å gjøre traséen brukbar. Påskeaften var preget av sol og godt og varmt vær. Det antas at det var i underkant av 100 personer til stede under rennet, hvorav 27 deltok i konkurransene. Den ekstra spaserturen som rennet påførte folket ble betydelig lettet av at Skarsdalen Snerk og Rust, ledet av Svein Erik Hansen, spilte langs stien oppover. Med sine harmoniske toner og skinnende instrumenter blinkende i solen var det en opplevelse for seg. Påmeldingen til rennet ble foretatt som vanlig med fem forskjellige klasser. Det var valgt en løypetrasé som delvis gikk i terreng uten snø, og deltagerne måtte dermed også løpe med skiene i hendene et lite stykke. De minste deltagerne (0-5 år) slapp imidlertid dette og kunne gjennomføre hele rennet med ski på bena. Tilskuerne rigget seg godt til langs løypa med god oversikt over hele løypetraseen og hele hallin forøvrig. Stemningen var meget god og folk hygget seg med konkurransen, musikk fra Snerk og Rust, god mat og muntre tilrop. For arrangementkomiteen ble selve rennet også mere avslappet enn vanlig, siden det var langt færre deltagere enn det pleier. I klassen år var det imidlertid kun 2 deltagere som var med, og disse berømmes forøvrig for sitt sportslige bidrag. Ut i fra aldersfordelingen for tilskuerne kunne man kanskje ha håpet på å få med flere i denne klassen. Etter rennet fikk alle deltagerne gullmedalje med tildeling i forhold til idealtid samt saft og sjokolade. Siden antall de l- tagere var lavere enn det var tatt høyde for ble det også delt ut sjokolade til tilskuerne. Selv om vi nok ønsker oss noe mere snø til neste år ble det hele alt i alt et meget vellykket arrangement på vinterens aller siste skidag i Skarsdalen. Rennet ble også omtalt i Hallingdølen. Jan Egil Melvik 10 av 13

11 VEDLEGG 4.1 REGNSKAP FOR 2011 Merknad til kontoklasse 300: Postbanken gikk i løpet av 2011 inn i DNB. 11 av 13

12 VEDLEGG 5.1 BUDSJETTFORSLAG FOR 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Konto Post Antall Stk. pris Beløp Antall Stk. pris Beløp B 2011 RESULTAT , INNTEKTER , Medlemskontingent (restanseinnbet. vår) , Medlemskontingent (ordinær innbet. høst) , Medlemskontingent for neste år , Salg turkart , Renteinntekter , Sponsorinntekter 0 0, UTGIFTER , Porto for utsending til medlemmene , Kopiering for utsending til medl. 0 0, Kontorutgifter (Konvolutter mv.) , Finansutgifter (Kontogebyr mv.) 100 8, Utgifter til generalforsamling og styremøter , Reiseutg. til møter m. Flå kom. + Veilaget , Abonnement og medlemsskap , Nettside , Løypekjøring uten avtale årets sesong , Skilting av stier og løyper , Påskeskirenn , Bidrag til komitéene (inkl. drift Harehopp) , Harehopp: Årsavgift etter avtale med eier , DNB konto Saldo pr , Resultat , Saldo pr ,54 Postmerknader 110 Samlekonto for restanser. Stykkpris kr 250 inkl. purregebyr kr Det er ca 250 hytter i Skarsdalen. Det antas velkontingent for 220, derav 170 om høsten. Kontingentøkning fra kr 200 til kr Konto for å fange opp medlemmer som betaler 2x for samme år. Nr 2 bokføres på neste år. 120 Antar 12 solgte kart. 130 Renteinntekten er lav på foreningskonto. Høyere rente krever personlig konto, noe som ikke er aktuelt for velet. 150 Det budsjetteres ikke med sponsorinntekt i år. Inntekten på kr i 2010 antas som engangstilfelle foreløpig. 201 Tar ut fra erfaring høyde for noe utsending med papirpost. Tilsvarende for postene 202 og Fanger opp eventuell moderat gebyrøkning. 205 Tar høyde for eventuelle utgifter i Tilsvarende for post Hallingdølen og Norges hytteforbund. Fanger opp en viss økning i abonnementsprisene. 225 Utgifter til full omlegging ble tatt i Antar bare løpende utgifter i år. 230 Maksimal beløpsramme. Styret kan betale for løypekjøring innenfor denne rammen etter nærmere vurdering etter sesongen. 232 For å dekke opp eventuell supplering av skiltingen samt reparasjon av skadete skilt. 235 Premier mv. Tar høyde for flere deltakere og tilhørende kostnadsøkning. (For 2011 gikk kr 4500 til startnummer). 260 Fiskegruppen, løype- og turstigruppen og Harehopp-gruppen (drift og vedlikehold). 261 Årsavgift kr 1000 etter bruks- og vedlikeholdsavtale mellom velet og eieren av Harehopp. 12 av 13

13 VEDLEGG 6.1 STYRETS FORSLAG TIL OPPDATERTE VEDTEKTER (Gjeldende vedtekt er vist med gul kursiv skrift) VEDTEKTER FOR SKARSDALEN VEL 1 Skarsdalen vel er en forening av hytteeiere i Skarsdalen og andre faste brukere av veiene i dalen. Andre hytteeiere kan også være medlem i foreningen for å støtte opp om foreningens formål i 2. Skarsdalen Vel er en forening dannet av hytteeiere og andre faste brukere av veien Gulsvik? Damtjern. Foreningen ledes i samsvar med vedtekter og beslutninger i henhold til disse. 2 Foreningens formål er å verne om og fremme felles interesser for hyttefolket i Skarsdalen. 3 Foreningen ledes av et styre på 5 medlemmer. Foreningen velger leder og 4 styremedlemmer for 2 år, samt revisor for 1 år. Styret konstituerer seg selv. Styret fører protokoll over sine møter, forhandlinger og beslutninger. Styret er meddelt prokura. 4 Medlemskontingenten og andre avgifter fastsettes av generalforsamlingen og betales årlig, forskuddsvis innen utgangen av oktober. Medlemskontingent og andre avgifter gjelder pr. hytte. 5 Generalforsamling holdes hvert år innen utgangen av april måned, og er velets høyeste myndighet. Forslag eller saker som ønskes behandlet av generalforsamlingen må være styret i hende innen utgangen av desember. Generalforsamlingen innkalles av styret med 2 ukers varsel. En lovlig innkalt generalforsamling er beslutningsdyktig med de medlemmene som møter. Generalforsamlingen avholdes hvert år innen utgangen av april måned og er velets høyeste myndighet. Forslag eller saker som ønskes behandlet på generalforsamlingen må være styret i hende innen utgangen av desember. Generalforsamlingen innkalles av styret med 2 ukers varsel. En lovlig innkalt generalforsamling er beslutningsdyktig med de medlemmer som er fremmøtt. Generalforsamlingen velger møteleder. På den ordenære generalforsamling skal følgende saker behandles: 1. Årsberetning. 2. Regnskap. 3. Fastsetting av kontingent og budsjett for kommende år. 4. Innkomne forslag. 5. Valg i følge vedtekter. Valg skal foregå skriftlig hvis det foreligger flere forslag og leder eller flertallet krever det. 6 Generalforsamlingen velger møteleder. Den ordinære generalforsamling skal behandle følgende saker: 1. Årsberetning. 2. Regnskap. 3. Fastsetting av budsjett og kontingent for kommende år. 4. Innkomne forslag. 5. Valg i henhold til 3 og 7. Valg skal foregå skriftlig hvis det foreligger flere forslag og leder eller flertallet krever det. 7 Generalforsamlingen velger valgkomité som skal innstille til neste års generalforsamling leder og styremedlemmer som er på valg. 8 Vedtektsendringer kan bare vedtas av generalforsamlingen med 2/3 flertall. Forslag sendes medlemmene sammen med innkallingen. ( 6 i gjeldende vedtekt) 13 av 13