Styret Helse Sør-Øst RHF 20. desember 2012

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 20. desember 2012 SAK NR ETABLERING AV NY PENSJONSKASSE STATUS Forslag til vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om etablering av ny pensjonskasse til orientering, og ber administrerende direktør arbeide videre i tråd med de linjer som er skissert i saken. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å utlyse nødvendige anbudskonkurranser og inngå nødvendige avtaler med eksterne leverandører for oppsett av pensjonskassen, innenfor de rammer som fremkommer av foretaksmøtets oppdrag av Hamar, 13. desember 2012 Peder Olsen administrerende direktør Side 1 av 7

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Styret er som del av driftsorienteringer fra administrerende direktør i styremøtene 24. mai 2012 og 21. september 2012 tidligere informert om arbeidet med organisering av prosjekt og prosess for å gjennomføre foretaksmøtets oppdrag av 30. september 2011 om etablering av egen pensjonskasse for helseforetakene i hovedstadsområdet. Administrerende direktør vil i denne saken orientere styret om prosessen og status i prosjektet, forhold i prosjektet som styret bør være informert om, samt hvordan styret tenkes involvert i arbeidet i det følgende. Av hensyn til nødvendig fremdrift i forhold til frist for etablering av pensjonskassen, bes det også om styrets fullmakt til å gjennomføre nødvendige konkurranser for anskaffelse av de tjenester og leveranser som pensjonskassen ikke skal levere i egenregi. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Helse Sør-Øst RHF ble i foretaksmøte med Helse- og omsorgsdepartementet 30. september 2011 bedt om å gjennomføre en prosess, med sikte på å etablere en egen pensjonskasse for helseforetakene i hovedstadsområdet. Foretaksmøtet forutsatte at oppdraget skal gjennomføres med nødvendig involvering av de ansattes organisasjoner og i henhold til de rammer og krav protokollen beskriver. Under driftsorienteringer fra administrerende direktør på styremøtet 21. september 2012, ble styret orientert om prosjektets organisering og sammensetning. 2.2 Organisering av prosjektet Igangsettelse av prosjektet ble forsinket. Bakgrunnen for forsinkelsen er at hovedorganisasjonene i Spekter Helse i brev 10. november 2011 til Spekter ba om at Helse Sør-Øst RHF stilte arbeidet med styringsgruppe i bero til saken var drøftet. Helse Sør-Øst RHF har etterkommet denne anmodningen. Som følge av dette har det vært behov for å revurdere oppstartstidspunktet for den nye pensjonskassen pr. 1. januar Helse- og omsorgsdepartementet har i brev av 27. november 2012 skjøvet fristen for opptart til 1. januar Prosjektet er organisert med en bredt sammensatt styringsgruppe, der både de involverte helseforetakene og de ansattes organisasjonene er representert. De ansattes organisasjoner er i tillegg til ordinær deltakelse gitt anledning til å delta med en observatør hver, disse har talerett med ikke stemmerett. Styringsgruppen ledes av det regionale helseforetaket, som også har nestleder. Prosjektgruppen består så langt av prosjektleder innleid fra Mercer (Norge) AS og interne ressurser fra Helse Sør-Øst RHF. I tillegg hentes det eksterne ressurser fra Mercer (Norge) AS (finansiell rådgivning) og advokatfirmaet Wikborg Rein. Side 2 av 7

3 2.3 Oppdragets omfang I henhold protokoll fra foretaksmøtet 30. september 2011, skal pensjonskassen omfatte alle nyansatte ved Oslo universitetssykehus HF, Vestre Viken HF, Akershus universitetssykehus HF og Sunnaas sykehus HF, med unntak av sykepleiere og apotekansatte som har egne lovfastsatte ordninger. Foretaksmøtet forutsatte videre at alle eksisterende medlemmer i Akershus fylkeskommunale pensjonskasse skal overføres til den nye pensjonskassen, med unntak av sykepleiere som, om mulig, skal overføres til den lovfastsatte ordningen. Tilsvarende skal alle eksisterende medlemmer i Vestre Viken pensjonskasse overføres til den nye kassen. Helse Sør-Øst RHF ble videre gitt i oppdrag å vurdere om andre avtaler om pensjonsordninger inngått fra 1994 og senere også skal inngå i pensjonskassen. Oppdraget innebærer at det må vurderes om avtaler inngått etter EØS-avtalens ikrafttredelse er lovlige i henhold til de krav EØSavtalen og anskaffelsesreglene fastsetter. Foreløpige vurderinger tilsier at dette i første rekke dreier seg om avtaler med KLP som ble inngått i 2002 til avløsning av ordningene i Oslo Pensjonsforsikring AS som da ble lukket for nye medlemmer. Videre er det aktuelt å inkludere Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner i den nye pensjonskassen. Foretaksmøtet ga videre Helse Sør-Øst RHF i oppdrag å vurdere om medlemmer fra Oslo pensjonsforsikring AS skal inngå i pensjonskassen. Begrunnelsen for eventuelt å inkludere medlemmene i Oslo Pensjonsforsikring AS, er ikke knyttet til EØS-avtalen og anskaffelsesreglene, men hensynet til å få en felles pensjonsleverandør for helseforetakene i hovedstadsområdet. 2.4 Rammer for oppdraget Foretaksmøtet har i protokollen av 30. september 2011 oppstilt enkelte krav til organisering av pensjonskassen som prosjektet må ivareta. Kravene innebærer at Helse Sør-Øst RHF ikke står fritt til å konkurranseutsette alle funksjoner i pensjonskassen, men at som et minimum [skal] ledelsen av pensjonskassen og kontakt mot medlemmene ivaretas av pensjonskassen selv, mens administrasjons- og forvaltningsoppgaver kan konkurranseutsettes. Hensynet bak dette er å sikre at medlemmenes og foretakenes behov for nær kontakt med pensjonskassen når det gjelder service og oppfølging ivaretas. 2.5 Handlingsalternativer og hovedpunkter Oppdraget gitt i foretaksmøtet 30. september 2011 om å etablere en egen pensjonskasse i Helse Sør-Øst definerer og avgrenser omfanget av den nye pensjonskassen. Det legges imidlertid opp til at Helse Sør-Øst RHF må gjøre en rekke vurderinger før pensjonskassen kan etableres. Prosjektet er nå i en fase der behovet for kapital, alternativer for pensjonsordninger etablert etter 1994, hvorvidt Oslo Pensjonsforsikring AS skal inngå i pensjonskasen, organisering av pensjonskassen og tilhørende anskaffelser er til vurdering. Side 3 av 7

4 2.5.1 Kapital Pensjonskassens behov for kapital beregnes med utgangspunkt i dagens regelverk for pensjonskasser, inkludert kravene for kapital. Regelverket definerer et egenkapitalkrav, kapitaldekningskrav og solvensmarginkrav. For å drive en pensjonskasse forsvarlig vil det ikke være tilstrekkelig å oppfylle de lovmessige minimumskravene til egenkapital. Behovet for bufferkapital må derfor også beregnes. Kapitalbehovet vil være avhengig av om medlemmene i Oslo Pensjonsforsikring AS skal inngå i den nye pensjonskassen. Samtidig som det kan være nødvendig med et oppstartstilskudd av kapital, må det, på samme måte som i forhold til andre leverandører, påregnes at det årlig vil være behov for kapitalinnskudd i pensjonskassen da det antas at veksten i kassen vil være på tilsvarende nivå som øvrige offentlige pensjonskasser. Administrerende direktør mener det er viktig at den nye pensjonskassen kapitaliseres på en slik måte at den blir konkurransedyktig med øvrige pensjonsleverandører i spesialisthelsetjenesten. Hvis den ikke blir det vil helseforetakene som har medlemmer i pensjonskassen få en kostnadsulempe sammenlignet med andre helseforetak i foretaksgruppen. Administrerende direktør har således innledet dialog med eier rundt disse problemstillingene Avtaler inngått etter 1994 og Oslo Pensjonsforsikring AS I vurderingen av pensjonsordninger etablert etter 1994 vil prosjektet vurdere dette i lys av den interdepartementale rapporten som konkluderer med at EØS-avtalens ikrafttredelse påvirker handlingsalternativene. Vurderingene er i hovedsak knyttet til ansatte på Oslo universitetssykehus HF med medlemskap i KLP, samt ansatte i Helse Sør-Øst RHF inkludert Sykehuspartner. Administrerende direktør vil påse at de juridiske forholdene knyttet til hvem som må inngå i den nye pensjonskassen blir ivaretatt. Prosjektet har satt i gang en vurdering av hvorvidt helseforetakenes medlemmer i Oslo Pensjonsforsikring AS skal inngå i den nye pensjonskassen. Pensjonsordningen i Oslo Pensjonsforsikring AS er en såkalt brutto 70 %-ordning, men øvrige ordninger er 66 %- ordninger. Administrerende direktør er opptatt av at en vurdering av en eventuell flytting av Oslo Pensjonsforsikring AS s medlemmer i helseforetakene er gjenstand for en helhetlig og grundig vurdering der blant annet økonomiske forhold, risikoaspekter og muligheten til å håndtere ulike ytelsesplaner blir ivaretatt Organisering Foretaksmøtet legger føringer i forhold til organisering av pensjonskassen. Helse Sør-Øst RHF står likevel overfor flere valg i organiseringen av pensjonskassen. Det gjelder både valg av type pensjonskasse og selve organiseringen av pensjonskassen. Det er to typer pensjonskasser, fellespensjonskasse og konsernpensjonskasse. Fellespensjonskasse er ment for foretak uten konsernstruktur og er således ikke et naturlig valg for Helse Sør-Øst. Det kan imidlertid søkes om konsesjon om å opprette dette hvis dette likevel skulle anses formålstjenelig. Etter det administrerende direktør er kjent med, er det så lang ikke etablert noen fellespensjonskasser i Norge. En konsernpensjonskasse er som navnet tilsier ment for foretak som tilhører en konsernstruktur. Det er noen regulatoriske forskjeller mellom fellespensjonskasse og konsernpensjonskasse. Prosjektet arbeider med vurderinger av hvilken type pensjonskasse som bør etableres. Side 4 av 7

5 Når valget av type pensjonskasse er tatt må selve organiseringen av kassen vedtas. Foretaksmøtet har bestemt at daglig leder og nødvendig bemanning for å ivareta medlemsservice skal være ansatt i pensjonskassen. Utover det må det vurderes hvilke tjenester som bør ivaretas av egne ansatte i pensjonskassen og hvilke som bør settes ut på anbud. Det redegjøres for anskaffelsesprosess i punkt 4 nedenfor. Foretaksmøtet har videre bestemt at pensjonskassens daglige leder skal være ansatt i pensjonskassen. Daglig leder rapporterer til styret. 3. Pensjonskassens oppgaver Pensjonskassens oppgaver kan illustreres ved følgende figur: Aktuar Styret Revisor Daglig leder Internrevisor Medlemsservice Investeringsvirksomhet Medlemsadministrasjon Pensjonsutbetaling Regnskap Risikoavdekning Pensjonssystem Som det fremgår av figuren ovenfor, består en pensjonskasse av en rekke ulike funksjoner og oppgaver. Innenfor enkelte områder må det påregnes at pensjonskassen enten må bygge opp egen kompetanse eller kjøpe de aktuelle tjenestene i markedet. Nedenfor er det gjort en kort gjennomgang av enkelte sentrale funksjoner: Investeringsvirksomhet Pensjonskassen vil forvalte mellom 15 og 30 milliarder kroner, avhengig av om Oslo Pensjonsforsikrings medlemmer skal inkluderes i den nye pensjonskassen. Det er derfor av vesentlig betydning at disse midlene blir forvaltet på en mest mulig optimal måte. Det er lite sannsynlig at pensjonskassen skal bygge opp sitt eget forvaltermiljø, men det vil være behov for en funksjon som ivaretar investeringsstrategien som er vedtatt av styret. Pensjonskassen kan velge om denne funksjonen skal ivaretas av en investeringsdirektør i pensjonskassen eller settes ut til eksterne på anbud. Medlemsservice Foretaksmøtet har bestemt at medlemsservice skal ivaretas av pensjonskassen selv. Denne funksjonen skal være en førstelinjetjeneste ut mot medlemmene av pensjonskassen. For at de ansatte skal kunne yte nødvendig service til medlemmene bør de ha oppslagsmuligheter i pensjonssystemet. Samtidig er det viktig at de ansatte besitter god kompetanse om medlemmenes pensjonsrettigheter. Side 5 av 7

6 Medlemsadministrasjon Denne funksjonen ivaretar saksbehandling, for eksempel behandling av uføretilfeller. Denne funksjonen kan i følge foretaksmøtet konkurranseutsettes. Prosjektet vil ta stilling til om dette er ønskelig. De som driver saksbehandling må ha tilgang til pensjonssystemet. Pensjonsutbetaling Pensjonskassen må ha et sikkert system og ressurser som ivaretar at pensjonskassens pensjonister får riktig utbetaling til riktig tid. Utbetalingssystemet kan enten være en del av pensjonssystemet eller integreres med dette. Prosjektet må ta stilling til hvorvidt denne funksjonen skal konkurranseutsettes, om den kan ivaretas av Sykehuspartner eller om pensjonskassen kan ivareta denne tjenesten selv. Regnskap Pensjonskassen må fremlegge regnskap. Dette kan ivaretas av pensjonskassen selv eller settes ut på anbud. I vurderingen av dette må det legges vekt på at regnskap for pensjonskasser skiller seg vesentlig fra regnskap fra øvrige virksomheter. 4. Anskaffelsesprosesser Administrerende direktør har i brev av anmodet Helse- og omsorgsdepartementet om at foretaksmøtets beslutning om at det tas sikte på at pensjonskassen skal tre i funksjon fra 1. januar 2013, forlenges til 1. januar Eier bekrefter i brev datert 27. november 2012 at de er innforstått med endret oppstartstidspunkt. Også med utvidelse av pensjonskassens ikrafttredelse til 1. januar 2014, er tiden knapp sett i forhold til alle prosesser og funksjoner som må være på plass for å sike forsvarlig og sikker drift. En av de mer tidkrevende prosesser som må igangsettes umiddelbart på nyåret, er konkurranseutsetting av pensjonssystem og tilhørende tjenester. Dette for å sikre ivaretakelse av frister og prosesser som følger av anskaffelsesreglene, samtidig som system og tilhørende tjenester må være på plass senest 1. juli 2013 for å sikre forsvarlig oppstart av pensjonskassen til I og med pensjonskassen ikke vil være etablert på tidspunktet for utlysning av konkurransen, vil Helse Sør-Øst RHF måtte konkurranseutsette system og tjenestene, og deretter overdra avtalene til pensjonskassen nå denne er stiftet og har rettslig handleevne. Dette innebærer at juridisk ansvarlig for konkurransene og avtalene frem til dette tidspunkt, vil være Helse Sør-Øst RHF. Anskaffelse av passivasiden, dvs pensjonssystem, medlemshåndtering, aktuar, NRS-beregninger (regnskapsberegninger etter norsk regnskapsstandard), pensjonsutbetaling og regnskap må kunngjøres senest medio januar 2013 for å sikre oppstart Den ytre rammen for hva som ikke kan konkurranseutsettes fremgår av foretaksmøtets protokoll av , og det nærmere omfanget av hvilke tjenester som skal etterspørres eksternt og hvilke som skal leveres av pensjonskassen selv vil behandles i styringsgruppen for prosjektet 19. desember Side 6 av 7

7 Av hensyn til nødvendig fremdrift for å sikre forsvarlig oppsett av pensjonskassen, foreslås det at styret gir administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre nødvendige anskaffelser innenfor de rammer som foretaksmøtet har fastsatt og de beslutninger som blir fattet av den partssammensatte styringsgruppen for prosjektet. Administrerende direktør vil informere om styringsgruppens vedtak i styremøte 20. desember Videre prosess Administrerende direktør ser det som naturlig at styret involveres i de beslutningspunkter som gjelder det økonomiske fundamentet for pensjonskassen. Det innebærer at administrerende direktør vil komme tilbake med egen sak knyttet til kapitalbehov i pensjonskassen, samt driftsmessig konsekvenser for foretakene ved ulike kapitalsituasjoner. Videre vil det være styret som formelt stifter pensjonskassen sammen med de involverte helseforetakene. I og med oppdraget fra Helse- og omsorgsdepartementet er gitt Helse Sør-Øst RHF i foretaksmøte, er det naturlig at også de involverte helseforetakene gis et oppdrag med hensyn til å bidra til etablering av pensjonskassen, overføring av de angjeldende medlemmer, samt overføring av eksisterende tilknyttet kapital. Det legges opp til at dette blir innarbeidet i oppdrag- og bestillingsdokumentet for 2013 som blir behandlet i foretaksmøtene i januar Trykte vedlegg: Brev til involverte helseforetak Organisering av prosjekt Etablering av ny pensjonskasse i hovedstadsområdet med vedlegg Organisering av prosjekt ny pensjonskasse pr Utrykte vedlegg: Ingen Side 7 av 7