SLAMBEHANDLING FOSEN. Tiltak 1. kvartal kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal Tilbud slam behandling. 2.

Transkript

1

2 SLAMBEHANDLING FOSEN Tiltak 1. kvartal kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal Tilbud slam behandling 2. Antagelse tilbud 3. Anbud innsaml 4. Antagelse anbud innsamling 5. Oppstart ny inns./lev 6. Deltagelse Bekreftelse på deltagelse må forel. 7. Felles forskrifter/avt 8. Data fra kom.til Fo.R 9. Fos. Ren.overtar drift

3 Gjennomføring av alle punktene 1. Det er utarbeidet et tilbud av konsulent., RG prosjekt. Dette er utsendt. Administrativt arbeid og gjennomgåelse i arbeidsgruppa. Kostnadene fordelt på alle kommunene. 2. RG prosjekt går igjennom anbudene og anbefaler. Arbeidsgruppa må ha møte sammen med RG prosjekt for gjennomgåelse. Det må utarbeides et forslag til felles saksbehandlingsframlegg med lik anbefaling til vedtak. Hovedarbeidet på konsulent med tid for prosjektgruppa og også samling for alle kommunene. Fosen Renovasjon får arbeid med utarbeidelse av felles saksframlegg. (4 dagsv. totalt for Fosen Renovasjon inkl. møtene). 3. Dette blir en videreføring av pkt. 2. Hovedarbeidet på konsulent som må fordeles på deltagerne. Fosen Renovasjon får arbeid med møter, møtereferat og felles tekst til vedtak evt. at Fosen Renovasjon får myndighet til å anta anbyder på innsamling/transport til behandlingsanlegg. (10 dagsverk) 4. Se pkt Antagelse av transportanbud bør kunne delegeres til Fosen Renovasjon og det må evt. bakes inn i vedtaket kommunene gjør med å velge behandlingssted for slammet de neste årene. 6. En har pr. april fått bekreftelse fra 7 kommuner på at de vil delta. Osen og Roan har bekreftet dette muntlig, men vil om kort tid vil en få en skriftlig tilbakemelding. Verran er kontaktet og vil forhåpentligvis svare innen kort tid. 7. Dette er en arbeidskrevende og avgjørende prosess. For det første må det utarbeides helt forståelige og tydelige forskrifter som alle kommunene kan stille seg bak og forsvare. Både kommunene og Fosen Renovasjon må være klar på at det er forskriftene som er arbeidsordren fra kommunene til Fosen Renovasjon. I forbindelse med drift av slamordningen er det enda mer viktig at all henvendelse og spørsmål rettes til den som har/får ansvaret for driften Dette i første omgang for å stille de rette spørsmål og dernest er det der oversikten over utføringen av tjenesten ligger. Dette innebærer at det er avgjørende at den som har ansvaret for driften med innsamling og levering til mottak har ansvaret opp mot kunden en henter slammet fra. Fosen Renovasjon må derfor bli tildelt jobben med utkjøring av regningene. Det er her viktig å tilkjennegi at Fosen Renovasjon og Norsk navigasjon, sammen med Pro Aktiv, har en intensjonsavtale om å få til en integrert løsning for GPS mot ProAktiv. Dette vil gjøre det enklere med styringen av innsamling og videre transport og ikke minst utkjøring av fakturaer. Kundeopplysningene må være riktige og det kreves et betydelig arbeid i å kvalitetssikre de ulike kundeopplysningene på slam som en må få overført fra de enkelte kommunene. Det er vanskelig å stipulere tidsforbruket i mange av disse oppgavene, men det er utvilsomt viktig å sette av kapasitet til å besøke alle kommunene og bruke tilstrekkelig med tid for å gi informasjon og skape forståelse både for nye forskrifter og ikke minst avtalen og framtidig arbeidsdelingen mellom den enkelte kommune og Fosen Renovasjon. Det vil anslagsvis gå med ca to til tre månedverk til dette.

4 8. For å få til dette for alle de kommunene som ønsker å delta vil Fosen Renovasjon må kjøpe slammodulen i ProAktiv, utvide med de nye kommunene utenom eierkommunene, samt kjøpe kart og GAB tjenester for disse kommunene. Dette vil kreve en investering i nye EDB løsninger/programpakker på ca. kr ,- Data må enten overføres elektronisk eller pr. papir. Etter så langt/kort vi er kommet i forberedelsene og drøftingene omkring dette nå vil en signalisere at det kanskje er riktigst å få dataene på papirlister idet en ønsker å kvalitetssikre hver enkelt avtale. Dette blir en rimelig stor arbeidsoppgave, men sannsynligvis vil det lønne seg å være meget grundig i nettopp dette arbeidet. Det er vanskelig å beregne tidsforbruket på dette, men skal en ha full tillit til de innlagte dataene, er dette en arbeidskrevende operasjon og en ser for seg et tidsforbruk på ca. 3 månedsverk.. Det er viktig samtidig å være klar over at dette er en jobb som gir klart best resultat når den blir utført av personer som kan ProAktiv. Vårt mål er å knytte alle abonnentene opp mot GPS integrert i ProAktiv så det blir en ytterligere jobb på ca. 1 månedsverk å stopp-punktene og slamavskillerene lagt inn på ruter/områder. 9. Overtagelse av driften er vil utvilsomt medføre mye arbeid, spesielt i oppstartsfasen. Det blir kanskje nye innsamlere (ukjente). Det er videre kanskje vedtatt nye forskrifter i kommunene med noen nye måter/rutiner for gjennomføring av tjenesten. Sist, men ikke minst, er det nye leveringssted og ny behandlingsmåte av slammet som høyst sannsynlig vil medføre høyere gebyrer for å dekke alle utgiftene. Det er en stor og vanskelig oppgave å nå fram til alle med informasjon og forklare dette på en så god måte at folk aksepterer dette. Fosen Renovasjon må sette av mye kapasitet til å orientere/besvare publikum og ikke minst til oppfølging av innsamlerne og transportørene av slammet. Vi snakker her om en halv til et årsverk. OPPSUMMERING. Arbeidsbelastningen ved overtakelse av jobben med slamordningen for åtte kommuner blir betydelig. Dette er en todelt oppgave med å få alt på plass, da tenker jeg avtaler kommuner Fosen Renovasjon, nye forskrifter og ikke minst få lagt inn alle dataene om slam i ProAktiv for alle kommunene. Den endre delen av dette blir i gangskjøringsfasen. Her vil vi oppleve for det første at vi beveger oss i et nytt fagområde, men også det at vi kan påregne å få jobben med oppstart av helt nye og ukjente innsamlerer, det vil bli et nytt og sannsynligvis dyrere behandlingssted for slammet og regningene til kundene vil komme fra Fosen Renovasjon. Denne i gangskjøringsfasen vil vare rimelig lang tid fordi tankene blir ikke tømt hvert år. Det blir størst belastning i 2009, men det må også påregnes ekstra belastning i Alle disse oppgavene kan vi ikke klare med den arbeidstyrken vi har i dag. Samtidig må vi klare å bruke den kunnskapen /erfaringen vi har internt omkring ProAktiv til å sørge for at de dataene vi legger inn om slam blir kvalitetssikret så nøye som mulig. Det innebærer at dette ikke er en tjeneste vi kan kjøpe ved ekstrahjelp, men må frigjøre intern kapasitet slik at dette gjøres av våre egne med erfaring/kunnskap om ProAktiv. I denne perioden fra september 2008 til september 2010 vil det bli et klart behov for ekstra kapasitet i administrasjonen i Fosen Renovasjon. Det blir utvilsomt størst trykk det første året, men hvor arbeidskrevende dette blir når driften går greit med erfarne innsamlere og enkel levering av slammet er det vanskelig å ha noen klar formening om. Hvis en ser på sammenligningen m ed renovasjonsordningen er det enklere med slamtømming for det første ved at det er færre kunder, langt sjeldnere tømminger og ikke noe jobb med kjøp, utsett bytte av dunker.

5 Slamavskillerene er det som kjent eierne som har alt ansvaret med både hva bygging og vedlikehold av. Dette skulle tilsi at selve driften av slamordningen blir enklere en driften av renovasjonsordningen. I den aktuelle perioden september er det utvilsomt behov for ekstra ressurser i administrasjonen i Fosen Renovasjon med størst press det første året. Dette kan løses på ulike måter: 1. Ansette en person i en prosjektstilling i perioden Hovedarbeidsområdet i den stillingen vi bli sentralbord og betjening av kundespørsmål, bestillinger og andre enkle kontoroppgaver. Dette vil avlaste de øvrige i administrasjonen slik at eksempelvis jobben med kvalitetssikringen av dataene som legges inn i ProAktiv om slam blir så rett som mulig, og at informasjonsarbeidet opp mot kommunene med nye forskrifter og avtaler kan prioriteres. I løpet av det siste året i prosjektperioden vil en høste erfaring for å kunne fastsette behovet for ressurser ved vanlig drift av slamordningen. 2. Lyse ut en fast stilling med hovedarbeidsområde sentralbord og kundeservise. Dette vil kunne være med å muliggjøre i gangkjøringsprosessen, men vil samtidig være et minus i forhold til det å høste erfaring å lære hvordan den reelle driften av slamordningen vil bli før en låser opp framtidig bemanning. Dette låser også for medvirkning fra ny daglig leder. 3. Prøve og kjøpe prosjekthjelp fra noen av medlemskommunene. Dette er ikke undersøkt og det er derfor høyt usikkert om det i hele tatt er realistisk. 4. I denne vurderingen må den avtalen styret og daglig leder har inngått om, nedtrapping og ikke minst at i første havdel av 2010 bør ny daglig leder være på plass, taes inn i vurderingen. En tenkbar løsning er at ny daglig leder rekrutteres så snart som mulig og at undertegnede får som hovedarbeidsområde å jobbe med igangsetting av slamordningen. Dette vil kunne ha en klar minus i forhold til alternativ 1 og 2, fordi det er stor fare at det ikke vil bli frigjort nok arbeidsoppgaver fra de som har langt bedre kunnskap om ProAtiv og innleggelse av dataen om slamkundene slik at de kan gjøre den jobben. Fordelene er selvfølgelig at dette i mindre grad vil låse opp en ny daglig leder slik at den personen vil ha innflytelse på den framtidige bemanningssituasjonen i administrasjonen i Fosen Renovasjon. Det vil uansett bli en relativt tung å tidkrevende prosess å få fram gode avtaler og gode forskrifter og ikke minst få forståelse i kommunene på disse forholdene. Dette er en oppgave det er naturlig at nåværende daglig leder tar. Rissa Kjell-Roar Larsen