Del 5 - Aktivitetstabell

Transkript

1 Del 5 - Aktivitetstabell Aktivitet Beskrivelse Status Ferdig dato Ansvarlig Utarbeidelse av aktivitetsplan OK Uke 6 Fak.dir / Ann- /ledelsen Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet OK og Fak.dir ORGANISASJON/ BEMANNING Prosess for org.- og bemanningsplan Sentraladministrasjon AFH Flytting av fagmiljø Oppstartseminar for seksjonsledere og kontorsjefer OK Fak.dir Behandling i interimsstyret av plandokumentet: På vei mot det OK Fak.dir/ helsevitenskaplige fakultet Interimsstyret Avklare om stillinger/oppgaver skal overføres til OK Ann- sentraladministrasjon, f. eks. arkiv. sende brev til univ.dir Avklaring fra sentraladministrasjonen Univ.dir Sammen med Avdeling for helsefag (AFH) avklare ny rolle som kontinuerlig Kontinuerlig Dekan/adm. leder institutt og overføring av personell AFH Prosess avklares i lederteamet: Arbeidsgruppe for nytt OK Stig forvaltningsnivå: Stig Ørje (fak dir), Ann- Rydningen (seks.leder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Arnfinn Andersen (dekan AFH). Oppnevnt innen 6.2 Frist for arbeidsgruppens levering Arbeidsgruppen Informere og avklare flytting av fagmiljø mellom institutt: Instituttleder på -Tannpleier (deltagere: ) IKO ansvar nytt institutt og -Bioingeniør (deltagere: ) IMB ansvar instituttleder på -AAB (deltagere: ) avventer inntil videre gammelt institutt -ASH (deltagere: ) Avdeling for helsefag ansvar (dekan el. På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

2 -RBUP/BUS (deltagere: ) universitetsdirektøren ansvar - deler bioteknologi? (deltagere: ) avventer inntil videre RBUP / BUS Arbeidsgruppe oppnevnes av universitetsdirektøren. Gruppens sammensetning blir fastsatt Rapport fra arbeidsgruppen Psykologi Overføring av psykologi til Det helsevitenskaplige fakultet. Egen arbeidsgruppe oppnevnes sentralt Rapport fra sentral arbeidsgruppe Arbeidsgruppe ved fakultetet: Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Magne Arve Flaten (Inst.leder IPS), Stig Ørje (fak.dir), Trond (ass.fak.dir) Indre organisering pr Hver seksjon og institutt må ha egen prosess for å utarbeide enhet forslag til indre organisering. - Inst. for psykologi: Magne Arve Flaten, Svein Are Tjeldnes og Liv Isaksen Etablering av gode prosesser og informasjon ved de enkelte enheter Medbestemmelse Møter med tillitsvalgte / vernetjenesten i prosessen OK OK Faglige fellesavdelinger Plan for overføring av faglige fellesavdelinger til instituttene. Etablering av prosess med forankring i lederteamet. Arbeidsgruppe: Arnfinn Sundsfjord (prodekan forskning DMF), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Roy Bremnes (nestleder IKM), Thrina Loennechen (inst.leder IFA), Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Stig Ørje (fak.dir), Anders Ågmo (IPS) og Bjørn Straume (inst.leder ISM) studieledere?) Koordineres med fak.adm v/ Ann- OK Univ. dir Univ. dir OK POA Avventer sentral arbeidsgruppe Rapport som for bemanningsplan Kontinuerlig kl kl 10 Flere hvis behov OK Stig POA Arbeidsgruppen Enhetslederne Enhetsledere Fak.dir og Ann- På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

3 Fellesressurs adm/tek Rolledeling fakultet og institutt Oppnevnt innen 6.2 Frist for rapport fra arbeidsgruppen OK Arbeidsgruppen Arbeidsgruppe for å se på løsninger / forvaltning av adm og tek OK ressurser på inst. Deltagere: Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Arvid I. Paulsen (kontorsjef IKM) og Eli Berg, IMB (Wenche H. Bakkelund, IMB er vara) Oppnevnt innen 6.2 Frist for rapport fra arbeidsgruppen Mai 2009 Arbeidsgruppen Delrapport fra arbeidsgruppen som knyttes til bemanningsplan OK Arbeidsgruppen Arbeidsgrupper oppnevnes i lederteamet: OK Personal / økonomi inkl HMS: Ann- Rydningen (seksj.leder pers/øk), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Kirsten P. Amundsen (rådgiver IMB), Vibeke Guddingsmo (adm.leder AFH) - Utdanning: Elin Skog (seksjonsleder utdanning), Nils- Erik Huseby (prodekan utdanning), Stig Ørje (fak.dir), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Kristin Lagesen (kontorsjef ISM), Susanne Wiking (førsteam. IPS), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Kirsten Amundsen (rådgiver IMB), Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Hermansen (rådgiver IKM), Arne Eek (AFH) - Forskning: Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Magne Arve Flaten (inst.leder IPS) og Toril Agnete Larsen (prodekan AFH) Oppnevnt innen 6.2 Felles koordineringsmøte mellom arbeidsgruppene Ikke behov Uke 7 Stig / Ann- På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

4 Servicetorg Møter med instituttene Frist for rapportering fra arbeidsgruppene Personal- og økonomi Utdanning Forskning Egen arbeidsgruppe senere for implementering Fra Inst. for psykologi kan Hege Elise Tønsberg delta Oppstartsmøte med de enkelte instituttene: kontorsjef, instituttleder, fakultetsdirektør og seksjonsleder personal/øk OK OK OK IKO OK IFA OK IMB OK IKM OK ISM OK Arbeidsgruppene April/Mai Uke 7 Stig Fak.dir/ Ann- Oppfølgingsmøter med de enkelte instituttene (etter behov) Ikke behov Uke 8-10 Fak.dir/ Ann- og det enkelte institutt Adm lederteam Oppfølgingsmøte(-r) med adm. lederteam for avklaring av roller og ansvarsfordeling mellom nivåene o.a OK Foreløpig plan Instituttene oversender foreløpig plan til fakultetet. IKO OK ISM OK IFA OK IKM OK IMB OK IPS OK IHO OK Seksjonene oversender foreløpig plan fakultetet. PØ OK FORM OK UTD FORSK IKT OK Uke 8 (fra Fak.dir / Annons-) Institutt leder og Ann Seksjonslederne / Ann- Stillingsbeskrivelser Utarbeide stillingsbeskrivelser der det er behov Februar / mars Instituttene / seksjonene / Ann- AFH / IPS og Administrativ leder ved AFH og kontorsjef IPS inviteres til hver Februar Den enkelte På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

5 seksjonene Endelig plan Omstillingssamtaler og innplassering Oppstart Omstillingssamtaler (innplasseringssamtaler) seksjon for dialog om fremtidige tjenester/rollefordeling. IPS: Svein Are Tjeldnes og Frode Svartdal seksjonsleder i samråd med fak. dir / Ann Instituttleder / Instituttene oversender forslag til org.- og bemanningsplan til fakultetsadministrasjonen. Ann- Seksjonene oversender forslag org.- og bemanningsplan til Fak. dir. / Annfakultetsadministrasjonen. Saksframlegg til IH utarbeides Ann- / Eilif Interimsstyret behandler ny organisasjon og bemanningsplan Fak. dir./eilif Oversendelse til POA Fak.dir/Eilif Informasjonsmøte med berørte grupper Kontinuerlig Enhetsledere - enhetsvis Lage detaljert plan for omstillingssamtaler og innplasseringsarbeidet Mars Trond / Ann- / Stig Brev til enhetene med info om organisasjons- og bemanningsplan og informasjon om omstillingssamtaler / Etter Uke 11/12 Trond / Ann- innplasseringsarbeidet legge ved detaljert plan Oppstartsmøte med institutter og seksjoner: framgangsmåte og Uke 12 Trond tidsplan for omstillingssamtaler - fellesmøte Allmøte for teknisk og administrativt ansatte Uke 13 Stig / Trond / Ann- Møte med de enkelte institutt om omstillingsarbeidet, omstillingssamtaler, rettskravvurderinger, innplasseringer, tilbud om stilling osv Ved behov Instituttene / fakultetsadm. Omstillingssamtaler med instituttlederne Mars/April Dekan Omstillingssamtaler med kontorsjefene Mars/April Instituttledere Omstillingssamtaler med seksjonslederne Mars/ April Fak.dir Omstillingssamtaler med øvrige ledere Mars / April Nærmeste leder Identifisere hvilke ansatte som blir berørt av fusjonen, dvs hvem Mars/ April Instituttleder, som får vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområdet Senest uke 14 kontorsjef, På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

6 Identifisere ansatte som ikke er direkte berørt av omstillingen Mars/ April Senest uke 14 Lage plan for omstillingssamtaler og gjennomføre samtaler. Mars/April Institutt/fak. adm. sender lister til Trond. Innplassering Bistå enhetene med rettskravvurderinger og innplassering Prosess som avsluttes i mai Sende info til alle ansatte om innplassering. Viktig også å gi April / mai informasjon til de som ikke er direkte berørt av omstillingen om videreføring av arbeids- og ansvarsområdet i informasjonsmøter eller i direkte kontakt Oppfølgingssamtaler Gjennomføring av oppfølgingssamtaler med de som foreløpig Mai står uten tilbud om innplassering i ønsket stilling Andre stillinger Instituttlederstillinger Interimsstyret skal lyse ut og innstille i instituttlederstillinger seksjonsleder i samarbeid med fakdir / dekan Instituttleder, kontorsjef, seksjonsleder i samarbeid med fakdir / dekan Trond Ann- / Trond / Stig Enhetsleder/ Ann- Nærmeste leder Ny dekan/ Fak. dir./ interimsstyre ( ) Prolongering av instituttlederstillingene (interimstyret) Ny dekan / Stig / Ann- Utlysingstekst i interimsstyret Ny dekan / Ann- Håndtering av søknadsprosessen, inkl oppnevning av bedømmelseskomite April Ny dekan / Ann- Innstilling i interimsstyret Ny dekan / Ann- Tilsetting i instituttlederstillingene Univ. styret Dekan Utlysing og tilsetting i stilling som dekan Univ. styre Prodekaner Utpeke prodekaner og fastsette betingelser for disse Mai Ny dekan På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

7 Lederteam Opprette lederteam ved instituttene Høst Ny inst. led ØKONOMI Fremme Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet OK Fak.dir økonomiprosesser for Interimsstyret igangsetter prosess for ny Trond interimsstyret budsjettfordelingsmodell Berede grunnen for felles regnskap ved å utarbeide ny Mai Trond kontostruktur med mer Budsjett 2009 Interimsstyret skal fastsette budsjett for det nye fakultet for Trond perioden og ut året (IH møte ) FORMELLE ORGAN/FULLMAKT ER Interimsstyret Innspill til medlemmer til interimsstyret OK Dekan Opprettelse av interimsstyret OK Universitetsstyret Konstituering av interimsstyret OK Dekan / fak.dir Behandling av plandokument prosessen mot Det OK helsevitenskaplige fakultet Fullmakter Fullmaktsstruktur og fullmaktsdelegering August Ann- Stillingsinstrukser: eks kontorsjefer, instituttstyrer kontra Stig / Ann- instituttleder Fakultetsstyre valg / Interimsstyret oppnevner valgstyre for FS og de institutt som Eilif oppnevning skal ha instituttstyre (se valgregler ) Valg til nytt fakultetsstyre Eilif Fastsetting av valgregler Universitetsstyret Oppnevning av eksterne styremedlemmer Univ.dir. Interimsstyret foreslår eksterne styremedlemmer 09.03/10.03 Eilif Frist for tilbakemelding til univ.dir er FS sekretariat Endringer i FS rolle og sakfremlegg knyttet til enhetlig ledelse IP Eilif Seminar nytt FS Ny dekan og ny styreleder Instituttstyrer Interimsstyret fastsetter prinsippvedtak om institutt skal ha styre eller ikke Eilif På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

8 Interimsstyret oppnevner valgstyrer ved de institutt som skal ha et styre Eilif Programstyrer Forskningsutvalg Det nye fakultetet og UNN, operativt fra august Arnfinn/Ståle Ph. D. utvalg Arnfinn/Ståle Tilsettingsråd/ utvalg Opprettelse av nye råd / utvalg og fastsetting av rutiner, reglement for disse Mai UTDANNING Styring og ledelse av utdanningsprogrammene Ann- /interimsstyre Studieprogramporteføljen HMS Interimsstyret vedtar modell for styring og ledelse av studieprogrammene ihht vedtak i universitetsstyret Interimsstyret skal starte arbeidet med gjennomgang av studieprogramporteføljen, herunder gjennomgang av emneporteføljen med hensyn til nedleggelse og evt opprettelse av emner, jf SG Oppnevning av arbeidsgruppe for å gjennomgå ansvars- og oppgavefordelingen i det nye fakultetet, frist og mandat Stoffkartoteksystem i det nye helsevitenskaplige fakultet: rapport fra deltakere i prøveprosjekt og anbefaling fra interimsstyret Avventer sentralt vedtak alt Elin Elin Ann- / Thale Anne-Karin / Thale og Ann- Oversende anbefaling til stoffkartoteksystem til POA Thale AREAL Ombyggingsbehov Knyttet til fusjonen 15. mars Eilif HMS Gjennomgå HMS i ny organisasjon Høst Ann- FASE II PROSESS Iverksette egen prosess for utviklingsområdene, Pkt. 6 i univ. styrevedtaket Sak i interimsstyret om sammensetning av prosjektgruppe for fase II 20. mars Dekan DMF Dekan / Eilif INFORMASJON Allmøter, alle enheter Hver enhet avholder minst ett informasjonsmøte, gjerne flere. 1. mai Leder ved hver enhet På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

9 Møter med studentorganisasjoner Eksisterende møter Diverse etablerte møteforum på ulike nivå i organisasjonen videreføres, endres evt. ved nye føringer fra ny dekan. Lokale nettsider fusjon Lokale nettsider tilknyttet fakultetsstyrets sider, viktige dokumenter, lenker til nyhetssaker m.m. Nyhetsstoff om fusjonen Nyhetsartikler m.m. til fakultetets nyhetssider. Alle kan sende inn/skrive aktuelt stoff. Torgunn = redaktør. Profilmateriell m.m. Profilmateriell, presentasjoner, brosjyrer for Med.fak. (Ny grafisk profil UiT er under utarbeidelse sentralt) Info forskning Relevant og oppdatert info om forskning og om vitenskapelig + brukerrettet forskningsformidling via nettsidene (Tavla, enhetenes sider på nett, sidene om forskning m.m.). Info utdanning Info formidling Info personal Info støttefunksjoner Relevant og oppdatert info til studenter (via Classfronter primært + Tavla) og til potensielle studenter (via fakultetets nettsider + Tavla m.m.). Allmennrettet forskningsformidling og annen formidling via fakultetets nettsider, uit.no, Labyrint, forskning.no m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Juni Elin Skog/Nils- Erik Huseby Respektive ledere/ansvarlige Eilif Torgunn (og alle andre) Torgunn Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer Sentre: Faglig/adm.leder Elin Skog/Nils- Erik Huseby Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer Sentre: Faglig/adm.leder Torgunn Wærås Enhetslederne (og alle andre) Ann- Rydningen Ann- Rydningen På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret

10 Seminarserie - tiltak for forskning på tvers Festmarkering høst 2009 Seminarserie for å berede grunnen for forskning på tvers ved Det helsevitenskapelige fakultet. Gjennomføres fra og med høstsemesteret Markering av Det helsevitenskapelige fakultet som et bidrag til å bygge felles kultur m.m. Planlegges vår 2009 for gjennomføres høst 2009 Høst 2009 Enhetslederne Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord Fakultetsdirektør/ dekan Arbeidsmiljøtiltak, gjennomgang felles velferdstiltak m.m. August Ann- Rydningen Julefest 2009 Julefestkomiteen Oktober Trond Nylund m.flere På vei mot Det helsevitenskapelige fakultet - aktivitetsplan Interimsstyret