OPPGAVER OG ANSVAR SKIRENN

Transkript

1 OPPGAVER OG ANSVAR SKIRENN Arrangementsansvarlig (Styret) 1. Søke om renn på vegne av klubben (mot kretsen/forbundet) 2. Sørge for reservasjon av stadion og Bestemorstua 3. Sørge for reservasjon av arena når rennet er terminfestet 4. Rekruttere følgende funksjoner for sesongen: a. Rennledere (1 for hvert renn) b. Ass rennleder (1 for hvert renn) c. Rennsekretær/kasserer (1 for sesongen) d. Tidtakere (4 for sesongen) e. Premiesjef (2 for sesongen) f. Spakere (4 for sesongen) g. Startere (4 for sesongen) h. Serverings, garderope og evt overnattingsansvarlig i. Sjef oppfølging egne løpere Løypesjef og arenasjef rekrutteres fra Løypeutvalget i klubben. Utpeking av person avklares mellom Rennleder og Løypeutvalget i klubben. 5. Sette opp oversikt over utøvere for de enkelte renn, med personer som rennleder disponerer for dugnad til hvert enkelt renn. 6. Sørge for at det utarbeides programhefte før hver rennsesong. 7. Informere alle foreldrene i klubben om hvilke renn de er satt opp på. 8. Sørge for at styret vurderer budsjett for premiering. 9. Kontakt med kretsen ang. formelle forhold 10. Være tilgjengelig på alle renn, for spørsmål og kunne gå inn i oppgaver som dukker opp renndagen 11. Sørge for evaluering av alle renn i klubben 24. februar

2 RENNLEDER 1. Påse at rennet avvikles på en god måte og etter reglementet (se: 2. Sjekke at reservasjon av arena og Bestemorstua er gjort. 3. Sørge for eventuell reservearena 4. Sikre at kretsen/td er kjent tid og sted for rennet 5. Sørge for at det settes jury for rennet ( TD, Ass TD eller Løypesjef og Rennleder) 6. Innkalle hovedfunksjonærer utnevnt av Rennansvarlig og Løypeutvalg til møte minst 8 uker før rennet skal gjennomføres 7. Gå gjennom instrukser med den enkelte funksjonær og avklare/omfordele oppgaver og evt uklarheter i forhold til gjøremål 8. Fordele grupper/aktuelle personer til dugnad mellom hovedfunksjonærene 9. Sende ut eventuelle innbydelser i samarbeid med rennsekretæren 10. Sjekke sponsorlista i forhold til innkjøp, deltakelse, premiering, profilering på stadion og annet 11. Ved større renn ta kontakt med Røde Kors/Norsk Folkehjelp slik at noen er utplassert eller tilgjengelig i tilfelle uhell 12. Legge løyper i samarbeid med løypesjef 13. Sørge for at det blir lagt ut nyhet og løypekart for rennet på nettsiden i god tid før påmeldingsfristen går ut. 14. Gå gjennom ferdige løyper med løypesjef på ski i god tid før rennstart på renndagen 15. Gå gjennom arrangementet med TD 16. Sørge for medieomtale i forkant og i forbindelse med gjennomføring av renn (Avisa Nordland, NRK) 17. Samle/kontakte alle hovedfunksjonærer umiddelbart etter rennet for avklaring av at alt er i orden 18. Innkalle til evalueringsmøte med hovedfunksjonærene maks 2 uker etter rennet og sørge for at erfaringene blir skrevet ned og formidlet til leder i langrennsgruppa og at dette dokumentet evt revideres ved behov LØYPESJEF 1. Legge løyper og utarbeide løypekart i samarbeid med rennleder og overlevere disse til rennsekretær 2. Avtale kjøring av løypene med OK-avd i kommunen (Jan Arne Johansen), senest 4 uker før rennet og følge opp direkte mot Bodø Bydrift som kjører løypene etter at avtale er gjort med Johansen 3. Avtale backup på tråkkemaskin fra andre nærliggende kommuner/klubber ved større renn (KM eller større). 4. Avklare nødvendige løypetraseer på reservearena ved fare for flytting 5. Være med i løypemaskinen ved første gangs kjøring av løype(ne) 6. Sørge for forarbeid og oppkjøring der kommunen evt ikke kan/vil kjøre løyper 7. Etablere et testspor for skismørerne i Bestemorstua og i nærheten av stadion 8. Sørge for oppmerking og skilting av løypene (både fargekoding og km-angivelse i viktige kryss). Merkingen bør foretas i god tid før rennstart (to timer på kretsrenn ettermiddagen før hvis mulig på større renn) 9. Sørge for nødvendig løypevakthold under renn 10. Sørge for nødvendig antall drikkestasjoner om aktuelt 11. Sørge for løypepatrulje ved fare for dårlig vær 12. Gå gjennom ferdig løype med rennleder på ski i god tid før rennstart 13. Dele ut løypekart, startliste og blyant(fås av rennsekretær) til løypevaktene 14. Sørge for opprydding i løypene etter rennet RENNSEKRETÆR (slås sammen med rennkasserer på kretsmesterskap og mindre) 1. Sekretær for rennkomiteen 2. Sende ut innbydelser i samarbeid med rennleder og motta påmeldinger 3. Lage rennprogram om aktuelt 4. Ajourføre protokoll for rennet 5. Organisere rennkontoret, skaffe kontorrekvisita og nok blyanter til løypevakter og startere 6. Sørge for at 1.hjelpsutstyr er tilgjengelig på rennkontoret 24. februar

3 7. Sørge for god informasjon på stadion, til speaker og Bestemorstua (oppslag med klasseinndeling, startlister, arrangementsplan, arenakart, løypekart osv) 8. Pakke startnummer, programhefte og startlister lagvis i poser 9. Dele ut Startnr mv til lagene. Rennsekretær avklarer med tidtakerteamet en siste frist for avhenting av nummer. 10. Foreta nødvendig skilting/informasjon knyttet til rennkontor 11. Foreta etteranmeldinger. Frist for etteranmelding avklares med tidtakerteamet 12. Kontrollere resultatliste 13. Rigge ned og rydde rennkontoret RENNKASSERER (slås sammen med rennkasserer på kretsmesterskap og mindre) 1. Ved større renn sette opp budsjett for arrangementet 2. Skaffe eventuelle sponsorer for rennet 3. Skaffe kasse og nødvendige vekslepenger til rennet 4. Innkreving av startkontingent, samt utlevering av startnummer lagvis evt enkeltvis 5. Betale utgifter som vedrører rennet 6. Etter rennet samle inn kassene fra rennet og sette opp et regnskap som overleveres langrennsgruppas kasserer etter 1 uke TIDTAKERSJEF 1. Å skaffe tilveie nødvendig EDB-utstyr, klokke etc. 2. Sammen med rennleder foreta trekking av startliste 3. Levere ut startlister (rangerte hvis finale) til startere, løypevakter og for oppslag 14. Overlevere resultatliste til rennsekretær for kontroll, oppslag etc. 15. Utdeling av resultatliste til lagledere og oppmann 16. Oppslag og evt. salg av resultatlister 4. Oversende resultater til avisene og sørge for utlegging på nett 5. Oversende komplette deltakerlister og resultater til kretsen og TD 6. Rigge ned og rydde tidtakerbua etter rennet ARENASJEF 1. Sørge for at det utarbeides arenaplan med kart, herunder plan for merking og gjerding på større renn (Nordlandscup, KM eller større) 2. Foreta inngjerding av oppløp og målområde alt etter rennets størrelse. 3. Sørge for avgjerding av område etter målgang som er stort nok for målgang i de aktuelle erenn 4. Sørge for at det brøytes ut en passasje fra parkeringsplass ved tidtakerbua, slik at det kan etableres en passasje lenger vekk fra bua. 5. Sørge for tilstrekkelig skilting, kart og informasjon på stadion 6. Sørge for oppsetting av start- og målsegl, samt oppmerking inne på arenaen 7. Sørge for oppsetting av boder og telt, evt avsetting av plass dersom dette er aktuelt 8. Sørge for flagging (nasjonsflagg og klubbflagg) 9. Hente sponsorseil og bringe dem tilbake på plass etter arrangementet. 10. Evt reklametransparentene henges opp på arenaen i god tid før start 11. Sørge for søppelhåndtering 12. Organisere vakthold inne på arenaen 13. Organisere vakthold og drikke ved målgang 14. Samle inn startnummer, henge dem opp til tørk og/eller legge dem på plass i nummerorden. Når de er tørre, legges de pent bort. 15. Det må gjerdes i god avstand fra tidtakersystemet, for å unngå forstyrrelse på systemet 16. Ved større renn bør det etableres sluser/inngjerding inn til/rundt start-/skibytte-/vesklingsområdet. 17. Det bør være poser og hentestativ for klær ved start. Posene bringes til målområdet på større renn. 18. Sørge for parkering og parkeringsvakter 19. Sørge for nedrigging og oppryddingen på stadion etter avsluttet renn PREMIESJEF 1. I samarbeid med rennleder å skaffe tilveie premier (Maks pris vurderes i forhold til type renn og økonomien i arrangementet) 2. Organisering av premieutdeling, herunder sørge for at pallen er tilgjengelig ved behov 3. Opprydding etter premieutdeling og eventuell retur av premier 24. februar

4 SPEAKER 1. Skaffe til veie og kontrollere det utstyr som trengs (mikrofon, høytaleranlegg, musikkanlegg, ). Ved bestilling av lydanlegg fra andre, må den være klar til bruk senest to timer før rennstart 2. Sørge for musikk og evt fanfarer til premieutdeling 3. Det er en fordel om speaker er kjent med flest mulig løpere 4. Speaker må sørge for å ha tilgang på kikkert 5. Vurdere å utstyre en sentral løypevakt eller annen person med kommunikasjon for innmelding av løpere 6. Speakertjeneste før og under rennet 7. Speakertjeneste under premieutdeling 8. Til- og nedrigging av utstyr 9. Nedrigging og opprydding i speakerbua STARTER: 1. Sette seg inn i reglene for start. Disse finnes på: 2. I samarbeid med tidtakersjef sørge for at startklokke er på plass og i orden 3. Få blyant, startliste og løypekart fra rennsekretær og gå gjennom disse i god tid før start 4. Organisere løperne til start og orientere dem om løypa dersom de ønsker det 5. Organisere utlevering og påsetting av brikker dersom dette skal benyttes 6. Merke av på startlisten løpere som ikke møter til start, og overlevere denne til tidtaker 7. Rigge ned og rydde ved starten GARDEROBE/KAFE/KJØKKENANSVARLIG 1. Innkjøp av mat/varer i hht. liste og sponsoravtaler (i utgangspunktet COOP) 2. Tilbereding av mat og organisering av eventuell kakedugnad 3. Ordne drikke til løperne (Arenasjef har ansvaret for organisering av dette på stadion) 4. Salg av kioskvarer/mat/drikke 5. Vurdere egen salgsbod for mat på stadion 6. Ordne eventuelt loddsalg 7. Oppsetting av bord/stoler til bespisning og premieutdeling 8. Se til at garderober er i orden 9. Nedrigging, vasking og rydding av kafe, kjøkken og garderobe SJEF OVERNATTING 1. Avtale overnatting (fortrinnsvis med Universitetet) 2. Sørge for bespisning Gi nødvendig informasjon til egne løpere 3. Støtte og motivere egne løpere i forbindelse med rennet 4. Sørge for at nødvendig smurning er tilgjengelig for egne løpere SJEF FOR OPPFØLGING EGNE LØPERE 5. Sørge for utdeling av startnr til egne løpere 6. Gi nødvendig informasjon til egne løpere 7. Støtte og motivere egne løpere i forbindelse med rennet 8. Sørge for at nødvendig smurning er tilgjengelig for egne løpere 9. Sørge for smurning av ski for egne løpere som trenger oppfølging (Fortrinnsvis i kjeller på Bestemorstua) 10. Skaffe rekvisisjoner for innkjøp fra IIL-kontoret når det er påkrevd/ønskelig FELLES FOR ALLE HOVEDFUNKSJONÆRENE 11. Skaffe nødvendig antall medhjepere (gruppevis, avklares med rennleder) 12. Skaffe rekvisisjoner for innkjøp fra IIL-kontoret når det er påkrevd/ønskelig 13. Dokumentere personlige utgifter og få refundert beløpet fra rennkasserer så raskt som mulig etter rennet (senest 1 uker etter renndagen) 14. Dokumentere og fakturere utgifter knyttet til rennet dersom fristen for direkte oppgjør med rennkasserer overskrides 24. februar

5 Generelt for renn 1. Renndatoene bør terminfestes før sesongen starter (før evt. kunstsnøanlegg bør disse legges i februar eller mars på Bestemorenga) 2. Endelige dugnadslister bør være ferdige senest tre uker før renndagen 3. Det er et mål å blande nye og erfarne funksjonærer ved gjennomføring av renn 4. Nettpåmelding bør avsluttes ett døgn før rennet (om vi har påmelding via egen side) 5. Det må settes av noen frie nr i hver klasse for etteranmelding (antall må vurderes ut fra størrelse og type renn) 6. Etteranmelding må skje elektronisk i et exel-ark eller via nettpåmeldingsløsningen på rennkontoret for rask innlegging i tidtakingssystemet 7. Det børe være tilgang på betalingsterminal på rennkontor/kafe 8. Etteranmelding må avsluttes senest en time før rennstart av hensyn til tidtaking og resultatservice. Dette må det gis tydelig beskjed om i all informasjon før rennet 9. I renn med prolog og finale, bør det settes av en time (av hensyn til tidtakerne) 10. Det er en fordel om målgang kan filmes med kamera som viser tid for etterkontroll 11. Det er viktig med god merking på stadionområdet for å unngå forvirring 12. Alle funksjonærer bør møtes kvelden før for gjennomgang av oppgaver og utveksling av kontaktinformasjon, slik at alle kjenner arrangementet og kan svare på spørsmål 13. Det bør lages en telefonliste for alle hovedfunksjonærene under rennet som distribueres på møtet og henges opp på rennkontoret 14. Det er bra om vi kan arrangere barneskirenn i samband med alle kretsrenn IIL arrangerer. Det er bra for å trekke publikum og for rekruttering. Påmelding, start, målgang og premiering kan med fordel, legges til samme sted. Pris 2 x premie eller mellom 30 og 50 kr 15. Det er lurt å gå gjennom lageret og få oversikt over premier før man går ut for å skaffe nye 16. Bål med matservering på stadion selger bra og skaper god stemning Antallet personer til ulike funksjoner (veiledende Områder Coopcup Telenorkarusell Barneskirenn Kretsrenn Soløyv. rundt KM/ Nordl. cup Arena * Løyper Tidtaking Kafé Startere Speaker Rennkontor Oppfølging egne løpere Premiering Overnatting SUM *skibytte gir stort behov for folk 24. februar

6 Temperaturgrenser ved gjennomføring av renn Juryen skal klargjøre og beslutte om konkurransen skal utsettes, avbrytes eller avlyses hvis temperaturen er under: minus 15 Cº for klassene 16 år og yngre minus 18 Cº for junior og senior minus 15 Cº for junior og senior ved distanser lengre enn 15 km målt på kaldeste sted i løypa, skal konkurransen utsettes eller avlyses av juryen. Ved vanskelige værforhold (f.eks. sterk vind, høy luftfuktighet, tungt snøfall eller høy temperatur) kan juryen i samråd med laglederne for de deltakende lag og rennets lege, evt. sanitetssjefen, utsette eller avlyse konkurransen. Smøretips og smørehjelp Det skal legges ut smøretips før alle renn på klubbens nettside (uten noe ansvar for den som legger det ut ). Rennleder skal sørge for at det er en person som veileder folk som ønsker smørehjelp i forbindelse med renn. Spesielt for ulike rennkategorier Duatlon Det bør etableres et eget, kart avgrenset spor for runding ved skibyttesonen. Skibyttebåser avgrenses med løypeskillere og nummereres med startnr. Funksjonærer ved skibytte, bør ha startlister for å kunne krysse ut ski som mangler i båsene i god tid før start (for å kunne varsle speaker for etterlysning) Det kan settes puljevise frister for innlegging av ski i båsene for å sikre oversiktlighet og at alle får lagt skiene på plass. Sprint I sprinter med finale må det legges inn god tid mellom prolog og finale av hensyn til tidtakerne og startere. I store renn bør det settes av en time. Fellesstart Det skal være fire parallelle spor de siste 100m inn til mål ved fellesstart Forsikring for klubben: IF forsikring, polise nr Vedlegg: Tilleggsinstruks for Cup-renn Kart over sprintløyper Kart Kretsrenn-løyper (mangler) Kart over Duatlon Kart over Cup-renn 24. februar

7 Løypekart Bestemorenga Sprint 24. februar

8 Normaldistanser 24. februar

9 Duatlon 24. februar

10 Cuprenn 24. februar