STYRINGSKORT FOR RÅDMANNENS STAB 2013

Transkript

1 STYRINGSKORT FOR RÅDMANNENS STAB 2013 STATUS PR. MAI 2013 PRIORITERTE HOVEDMÅL FRA KOMMUNEPLANEN: OPPDRAG FOR 2013 Samfunn: innbyggere innen 2018 (oppnådd pr , ytterligere vekst er imidlertid fortsatt et mål) 2. Sikre livskvalitet, naturressurser og livsgrunnlag både i dag og for kommende generasjoner 3. Rask og sikker kommunikasjon i kommunen og med regionen Bruker/ Tjeneste: 1. Rask og god saksbehandling i samsvar med gjeldende lovverk 2. Tilgjengelige kommunale tjenester Organisasjon og medarbeider: 1. Være en effektiv og oversiktlig organisasjon 2. Legge til rette for trivsel og lavt sykefravær Økonomi: 1. Sikre god økonomistyring 2. Forvalte kommunale eiendeler i et langsiktig perspektiv

2 Perspektiv Mål 2013 Suksesskriterier Tiltak Måleparameter og resultatmål Tid Ønsket oppnådd innen Resultat SAMFUNN Mål 1 Fellesmål: Rådmannens stab skal bidra til at kommunens omdømme opprett-holdes og styrkes A Positive hendelser og suksesshistorier i enheten legges merke til og blir registrert. B God service til innbyggere, politikere og medarbeidere C Markedsføring, informativ og god hjemmeside A.1. Ny fast post på stabsmøter med tema Hva har vi gjort bra siden sist? A.2. Invitere journalist til å besøke staben. (tema) A.3. Sende meldinger til Tvedestrandsposten om positive saker B 1. Registrere antall tilbakemeldinger i Servicetorg C.1. Oppdatert og informativ hjemmeside C.2. Sørge for å ha medarbeidere med rett kompetanse. C.3. Legge til rette for innføring av intranett C.4. Markedsføring også utover Vegårsheis grenser (delta på utvandringsmesse) Positive medieoppslag Registrere antall tilbakemeldinger i Servicetorg Brukerundersøkelser Hjemmesida (div. kåringer) Minst 2 positive medieoppslag relatert til stabens virksomhet Minst 4 positive tilbakemeldinger til servicetorg Minst 1 familie som flytter til Vegårshei med hjelp av markedsføringsmidler Innen Medieoppslag: Folkemøter Bibliotek Veinavnsak Skøytebane Næring/planlegging Deltatt på Messe i Nederland Besøk av to nederlandske fam.

3 Mål 2 Vegårshei skal tilrettelegges for videre befolkningsvekst og næringsutvikling Gode bo-tilbud til flere målgrupper og tilgjengelig næringstomter Planarbeid: Vurdering av botilbud i tettstedene og i kretsene Vurdere utvikling av næringshage etc Tatt med i rullert kommuneplan Økt innbyggertall Arr. Folkemøter Arb. med kommuneplan Avventer reg. plan (kapasitet) Interkom. samarb. på næring

4 BRUKER / TJENESTE Mål 1 Rask og god saksbehandling for innbyggerne, folkevalgte og medarbeidere A Brukerne skal få behandlet sine saker innen gitte frister B Brukerne skal oppleve service, veiledning og rask tilbakemelding C.1. Flere elektroniske tjenester tilgjengelige for innbyggerne C.2. Nye systemer og/eller metoder tas fortløpende i bruk D Nødvendig ressurser A.1. Behandle sakene fortløpende A.2. Gi tilbakemelding / svar dersom saken ikke kan behandles innen fristen / eller blir liggende i kø B 1. Registrere antall tilbakemeldinger i saksbehandlingen C 1. Ta i bruk nye dataverktøy etter hvert som disse er tilgjengelige, eks. Visma bhg/skole system. Saksbehandlingstid Antall restanser Antall klager Antall avvik Minst 5 tilbakemeldinger på saksbehandlingen Iverksatt bruk av nye dataverktøy Iverksatt bruk av nye styringssystemer Gi brukerne en foreløpig tilbakemelding Innen Få klager Gode tilbakemeldinger Tatt i bruk Visma Mål 2 God tilgjengelighet A Brukerne skal treffe den de ønsker / søker, enten fysisk, pr. tlf. eller e-post B Nødvendige ressurser A 1. Sørge for at alle som trenger har mobiltelefon og bærbar PC med nødvendig nettilgang. A 2. Fortsette bruk av fleksitid A.3. Servicetorget skal være betjent i hele den satte åpningstiden. (rulleres etter egen liste) Antall klager / purringer Mindre enn 5 klager Innen I løpet av våren 2013 Flere saksbehandlere har mobiltlf. og pc Mottar personer på tiltak flere til å betjene publikum

5 Mål 3 Flere brukere og utvidelse av bibliotekets tjenester A.1. Gjøre brukerne i stand til / kunne bruke nettstedet A.1. Legge ut en veiledning på hjemmesiden A.2. Gi veiledning og opplæring når låneren har tid og er innom biblioteket Årsstatistikken Flere brukere av bibliotekets nettsted Kontinuerlig B.1. Tilrettelegge for prosjektarbeidet B.1. Arbeid med prosjektet Når vertinnen har gått hjem 2014 Startet prosjekt C.1. I større grad koordinere andre kulturtilbud / tiltak C.2. Økt ressurs - ny medarbeider starter i mars 2013 Utgangen Ny medarbeider Mål 4 Gode internkontrollsystemer A Medarbeiderne får mulighet til kartlegge tilbakemeldinger B Nye systemer og/eller metoder tas fortløpende i bruk C Nødvendige ressurser A 1. Iverksette bruk av QM+ A 2. Tydeliggjøre oppfølgingsansvar også på tvers B 1. Ta i bruk nytt styringsverktøy og sørge for oppfølgingsansvar Registrere antall tilbakemeldinger i qm+ og i annet egnet system (regneark etc. må lages) Iverksatt bruk av enklere styringsverktøy (bl.a. styringskort) Kontinuerlig gjennom året QM+ tatt i bruk Interkom. samarbeid Enhetsvis styringskort

6 ORGANISA- SJON OG MEDARBEIDER Mål 1 Fellesmål: Rådmannen stab skal bidra til kommunens målsetting om maks 6,0 % sykefravær innen av 2013 A.1. Fokus på sykefraværsoppfølging A.2. Forebygge sykefravær A.3. God tilrettelegging A.4. HMS på alle stabsmøter Alle må delta A 1-4. Fortsette å ha fokus på sykefravær og oppfølging både i stabsmøter og med enkeltmedarbeidere B 1. Kultur bygging på tvers trivsel og glede C 1. Legge til rette for nærvær ved individuell arbeidstilpasning D1. Legge til rette for min. fysisk akt. hver dag Øvelser nakke / skuldre mm. (Evt. opplæring av fysioterapeut) Sykefraværsstatistikk Sykefravær i enheten skal være maks 1,5 % Innen Prosjekt: Temadag Nettverk Kartlegging 1. kv. 2013: 3 % Tilrettelegging imøtekommes

7 Mål 2 Godt arbeidsmiljø A.1. Opparbeide god relasjon mellom leder og medarbeider A % oppslutning om medarbeiderundersøkelsen A 1. Gjennomføre medarbeider / utviklingssamtaler A.2. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse og følge opp resultatene av fra denne Fra 2012: fokus på mål og etikk Dokumentasjon gjennomføres for: Medarbeidersamtaler Medarbeiderunder søkelser Innen Gjennomført med 100 % oppslutning B Påvirkning av egen arbeidssituasjon, riktig fokus B 1. Gjensidig oppfølging av avtale punkter i medarbeider / utviklingssamtaler Positive tilbakemeldinger fra kollegaer (den enkelte) C Konstruktive gjensidige tilbakemeldinger til alle medarbeidere D Skape rom for sosiale arenaer, tiltak og aktiviteter C 1. Alle skal gi sine medarbeidere i staben minst 2 positive tilbakemeldinger i halvåret!! D1. Sosialkomiteen og andre arrangerer ulike aktiviteter / turer / tiltak som skaper glede, samhørighet og som bidrar til at man har det gøy på jobb. D2. Ledelsen må gi mulighet/aksept for å bruke noe tid på sosiale tiltak. D3. Ledelsen må prioritere å selv delta Antall arrangementer Antall forslag Antall kurs / fagdager o.l. Høyere score på medarbeiderunder søkelsen enn ved forrige måling Positivt og effektivt arbeidsmiljø Fornøyde medarbeidere Skøytedag Fredagssamlinger Temadag Høyere score på Mål og etikk Høy score på trivsel Lavere score på tid

8 på aktivitetene, f.eks. turer D4. Følge seriøst opp alle forslag som de ansatte gir via forslagskassa. En utferd hvert semester. Aktivt bruk av forslagskassa E. mulighet for kompetanseheving E1. Det bør tilstrebes å sette av midler øremerket kurs/seminarer for de ansatte. E2. Årlige kurs og fagsamlinger spilles inn i budsjettprosessen, slik at midler kan avsettes i årsbudsjettet E3: Det lages kompetanseplan for Staben X antall eksterne kurs X antall interne kurs X antall samlinger Ikke midler for 2013 Deltatt på interne kurs / kurs i regionen Ikke kapasitet

9 Mål 3 Rådmannens stab skal gjennomføre månedlige personal / stabsmøter A God deltakelse og involvering B Interessant og relevant agenda for alle C Opplevelse av å være viktig for og i gruppa D. En lærende arena, skape forståelse / innsikt i hverandres arbeidsoppgaver A 1. Fortsette med stabsmøter jobbe for å gjøre denne arenaen enda bedre B 1. I enda større grad, utfordre til innspill til agenda og innhold for møtene. Relatere agenda til resultater/funn i medarbeiderundersøkelsen(e) C 1. Tilstrebe at alle medarbeidere i staben i løpet av året har minst ett innlegg på stabsmøtene D.1. Alle deltar Dokumentasjon gjennomføres. Positivt arbeidsmiljø Fornøyde medarbeidere Gode relasjoner mellom medarbeiderne. Økt forståelse av helhetstenkning og hverandres oppgaver Faktisk, og opplevd, effektivitet Kontinuerlig i løpet av Intern statusrapportering Pr Antall faginnlegg på stabsmøtene Pr : ca. 6 Mål 4 Gode integrasjoner på IKT systemer Nettverksløsninger som kommuniserer Bistå andre enheter Synliggjøre behov Etterspørre Antall nye integrasjoner Minst 1 Forenklet arbeidssituasjon Visma bhg

10 Mål 5 Oppleve hverdagsgleder Trivsel på jobb Ønske og vilje til å se det positive Rett fokus Legge merke til / oppdage positive opplevelser og hendelser i hverdagen Fokusere på mulighetene Telle hverdagsgleder (helt subjektivt) 50 innen innen Utgangen Mange??? ØKONOMI Mål 1 Fellesmål: Rådmannens stab skal bidra til at kommunen når sin målsetting om positivt netto driftsresultat i 2013 A medarbeiderne må holde seg innenfor tildelt ramme på egen tjeneste B Rådmannens stab må unngå uheldige ytre påvirkninger (kan ha liten påvirkning på dette) C Evne og vilje til å sideforskyve på tvers av enhetene underveis A 1. Sørge for forståelse og involvering i kommunens totale økonomi A 2. Arbeide for stadig å få bedre og bredere involvering i budsjettprosessen B 1. Bidra til økt politisk kunnskap om økonomiske forpliktelser som kommunen har overfor eksterne aktører, samt økt forståelse for at slike utgifter /kostnader er en del av totalkostnadene i rådmannens ramme (staben) B 2. Bidra til at politikerne får et reelt beslutningsgrunnlag Regnskapstall Regnskap i balanse Kontinuerlig fokus, dvs periodisk, men endelig resultat ved Pr. 1. tert. = ok Overskridelse på spes. hjelp og felles