Forsvarets logistikkorganisasjon

Transkript

1 Forsvarets logistikkorganisasjon KVALIFISERING FOR DELTAKING I KONKURRANSE OM LEVERING AV NAVIGASJONSUTRUSTING KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

2 Innhald 1 INNLEIING Oppdragsgivaren Føremål og omfang Kommunikasjon Organisering av kvalifikasjonsgrunnlaget Kunngjering av anskaffinga GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffingsprosedyre Tentativ framdriftsplan Retting, supplering og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Leverandøren sine deltakingskostnadar Offentleg innsyn Varsemd, teieplikt og habilitet Etisk ansvar Grunnleggjande samfunnsansvar KRAV TIL LEVERANDØREN KRAV TIL KVALIFIKASJONSSØKNADEN Strukturering av søknaden Formatering av søknaden Adresse og leveringsstad Frist for levering av kvalifikasjonssøknad Tilbakekalling eller endring av kvalifikasjonssøknad AVGJERD AV KVALIFIKASJONSSØKNAD Søknadsregistrering Avvising og avlysing Returnering av kvalifikasjonssøknadar Opplysningsplikt Konkurransegrunnlag OM DEN ENDELEGE KONTRAKTEN... 9

3 1 Innleiing 1.1 Oppdragsgivaren Oppdragsgivaren i denne anskaffinga er Forsvarets Logistikkorganisasjon, Divisjon for forsyning, Driftsanskaffingsavdelinga, Kontraktsseksjon sjø (FLO/F/DAA). 1.2 Føremål og omfang Oppdragsgivaren ønskjer å inngå ein avtale med ein leverandør om levering av navigasjonsutrusting for fire fartøy av typen Stridsbåt 90N. Konkurransen vil gjelde levering av nytt utstyr og prisar for levering av nye komponent som erstatning for delar som sluttar å fungere. Leverandøren vil bli valt basert på ei vurdering av tilbodet på levering av navigasjonsutrustinga og forventa kostnadar i utrustinga si levetid. Vurderinga av sistnemnte vil leggje til grunn eit scenario basert på leverandøren sin informasjon om forventa levetid, slik at kostnadane knytt til kvar komponent blir riktig i forhold til sannsynet for at komponenten må bytast. For å auke oppdragsgivaren sin kompetanse om systema, vil det bli stilt krav om at leverandøren brukar oppdragsgivaren sin verkstad som underleverandør for montering av minst éi av utrustingene. 1.3 Kommunikasjon All kommunikasjon i samband med denne anskaffinga skal skje på norsk, ved å sende e-post til merkantil kontaktperson, med mindre anna er avtalt. Interessentar skal ikkje kontakte andre personar hos oppdragsgivaren i samband med denne anskaffinga. Oppdragsgivaren sin kontaktperson for denne anskaffinga er: Merkantil: Torhild Nordtveit Telefon: Mobiltelefon: E-post: tnordtveit@mil.no Interessentar skal velje ut éin kontaktperson i sin organisasjon, som skal vere ansvarleg for all kommunikasjon med oppdragsgivaren i samband med dette oppdraget. 1.4 Organisering av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget er sett saman av dette dokumentet og følgjande vedlegg: Vedlegg A Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlegg B Leverandørens samfunnsansvar Vedlegg C HMS-erklæring Vedlegg D Eigenerklæring om kapasitet Vedlegg E Egenerklæring om oppfyllelse av offentligrettslige krav Vedlegg F Referanseliste Vedlegg G Etisk egenerklæring Vedlegg H Innsynsskjema Vedlegg I Eigenerklæring om sikkerheitsavtale og autorisasjon Vedlegg J - Egenerklæring om deponering av farlig avfall

4 1.5 Kunngjering av anskaffinga Anskaffinga er kunngjort i DOFFIN ( og Tender Electronic Daily ( 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffingsprosedyre Denne anskaffinga blir gjennomført som ein avgrensa anbodskonkurranse etter FOSA 1. Trinn 1 i prosessen er ein kvalifikasjonsfase. Dei som ønskjer å delta i konkurransen må sende ein kvalifikasjonssøknad basert på dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Etter at trinn 1 er gjennomført, vil konkurransegrunnlaget bli sendt til dei søkjarane som er kvalifiserte til å delta i konkurransen. Trinn 2 er ein tilbods- og tildelingsfase som blir gjennomført på grunnlag av eit eige konkurransegrunnlag. 2.2 Tentativ framdriftsplan Oppdragsgivaren vil søkje å gjennomføre anskaffinga etter følgjande framdriftsplan. Med unntak av dato for publisering i DOFFIN og fristen for levering av kvalifikasjonssøknaden er alle datoane tentative. Aktivitet Dato Kunngjering i DOFFIN Frist for levering av kvalifikasjonssøknad kl Utsending av konkurransegrunnlag Tilbodsfrist Evaluering av tilbod og forhandlingar veke 49 Kontraktstildeling veke 50 Kontraktssignering veke Retting, supplering og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Fram til fristen for å levere kvalifikasjonssøknad går ut kan oppdragsgivaren gjere rettingar, suppleringar og endringar som ikkje er vesentlege i kvalifikasjonsgrunnlaget. Rettingar, suppleringar og endringar i kvalifikasjonsgrunnlaget vil straks bli sende ut til alle søkjarar som har registrert si interesse i DOFFIN, og vil også bli kunngjort i DOFFIN. 2.4 Leverandøren sine deltakingskostnadar Kostnadar som søkjarane pådreg seg i samband med utarbeiding, innlevering eller oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikkje bli refunderte av oppdragsgivaren. 1 forskrift 4. oktober 2013 nr om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser

5 Oppdragsgivaren blir ikkje på noko vis forplikta til å inngå kontrakt eller involvert i økonomiske plikter overfor søkjarane som følgje av deira svar på dette kvalifiseringsgrunnlaget. 2.5 Offentleg innsyn Oppdragsgivaren er bunden av reglane om offentleg innsyn som følgjer av offentleglova 2. Etter at leverandør er valt, vil i utgangspunktet alle som ønskjer det kunne krevje innsyn i alle tilbod og protokollar, jf. offentleglova 23 tredje ledd, jf. FOSA Søkjarane sine forretningsløyndomar og annan informasjon som vert vurdert å vere femna av teiepliktreglane i forvaltningsloven 3 vil likevel ikkje bli gjort tilgjengeleg for utanforståande. Dersom søkjarane meiner deira kvalifikasjonssøknad inneheld opplysningar som skal vere unnatekne frå offentleg innsyn, skal dei opplyse om dette i vedlegg H. Oppdragsgivaren gjer merksam på at informasjonen frå søkjaren berre er rettleiande. Oppdragsgivaren pliktar å gjere ei sjølvstendig vurdering av innsynskrav, jf. offentleglova 29. Oppdragsgivaren må følgje reglane om meirinnsyn, jf. offentleglova Varsemd, teieplikt og habilitet I anskaffingsprosessen skal søkjaren ikkje involvere tidlegare tilsette i Forsvaret på ein slik måte at dei kan kome i konflikt med ei eventuell teieplikt dei har, eller på ein slik måte at det kan oppstå habilitetskonfliktar. Søkjaren skal informere oppdragsgivaren dersom han ser at dette kan skje. Oppdragsgivaren har rett til å be søkjaren om å gjere endringar i det personellet som har kontakt med Forsvaret i samband med anskaffinga og gjennomføringa av kontrakten. Oppdragsgivaren er bunden av habilitetsreglane i forvaltningsloven gjennom heile anskaffingsprosessen og etter at den er avslutta. For denne anskaffinga gjeld oppdragsgivaren sine retningslinjer om varsemd, teieplikt og habilitet, jf. vedlegg A. Sjå også ARF Etisk ansvar Ei signert eigenerklæring for etiske standardar skal følgje med søknaden, jf. vedlegg C. Søkjarar som opptrer i strid med punkt 2 i den etiske eigenerklæringa, eller gjev grovt misvisande eller feilaktige opplysningar eller unnlét å gje opplysningar som nemnde i punkt 3 i den etiske eigenerklæringa, kan misse retten til å levere tilbod til FD og underliggjande etatar. Dei etiske retningslinjene for næringslivskontakt mellom leverandørar i FD med underliggjande etatar er tilgjengelege på Grunnleggjande samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen må søkjarane oppfylle krava til samfunnsansvar som går fram av vedlegg B. 3 Krav til Leverandøren Søkjarane må oppfylle krava nedanfor for å bli rekna som kvalifiserte til deltaking i konkurransen. Berre søkjarar som oppfyller kvalifikasjonskrava får konkurransegrunnlaget. Søkjarane er ansvarlege for å levere all dokumentasjon som er spurd etter nedanfor som dokumentasjon på at krava er oppfylte. 2 lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd 3 lov 10. feburar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker 4 Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren

6 KVALIFIKASJONSKRAV DOKUMENTASJONSKRAV Ordna offentlegrettslege forhold Skatteattest Norske søkjarar skal følgje gjeldande reglar for innbetaling av skatt og meirverdiavgift. HMS-eigenerklæring Søkjarane skal ha eit velfungerande HMS-system. Attest for skatt og meirverdiavgift. Attestane må ikkje vere eldre enn seks månader på datoen for fristen for å levere kvalifikasjonssøknad. Signert vedlegg C. Organisasjon og økonomi Organisatorisk og juridisk stilling Alle søkjarane skal vere lovleg etablerte føretak. Gyldig firmaattest eller tilsvarande dokumentasjon som godtgjer at føretaket er gyldig registrert etter lovgjevinga i firmaet sin heimstat. Tekniske og faglege kompetansar og kapasitetar Kapasitet Føresett at kontrakten blir signert seinast 10. januar 2015, må selskapet kunne levere dei etterspurde systema slik at dei kan monterast innan utgangen av april ISO-sertifisering Selskapet må oppfylle krava for ISO 9000-sertifisering Krav frå Sjøfartsdirektoratet og DNV Selskapet må kunne levere eit system som oppfyller krava som følgjer av skipssikkerhetsloven 5 med tilhøyrande forskrifter, særleg navigasjonsforskrifta 6, og DNV sine utfyllande klassekrav. Systemtype Selskapet må kunne tilby navigasjonsutrusting tilpassa hurtigbåtnavigasjon, med harddiskar som kan takast ut av systemet. Erfaring/referansar Selskapet må ha erfaring med tilsvarande leveransar. Signert vedlegg D. Kopi av ISO-sertifikat. Signert vedlegg E. Informasjon om aktuelle utrustingar som søkjaren kan tilby, som godtgjer at søkjaren oppfyller kravet. Eitt til fem referanseprosjekt. Prosjekta skal førast inn i vedlegg F. Nærare informasjon kan førast inn i eit eige dokument. 5 lov 16. februar 2007 nr. 9 om skipssikkerhet 6 forskrift 5. september 2014 nr om navigasjons og navigasjonshjelpemidler for skip og flyttbare innretninger

7 Generelle krav Etisk eigenerklæring Leverandøren skal oppfylle Forsvaret sine etiske standardar. Offentleg innsyn Søkjaren må akseptere innsyn i alle dokument knytt til avtalen i den grad oppdragsgjevaren er pålagt å gje slikt innsyn etter offentleglova eller forvaltningsloven, og opplyse om kva informasjon han meiner er underlagd reglane om teieplikt. Sikkerheitskrav Søkjaren må kunne vere part i ein sikkerheitsavtale og klarerast som leverandør til Forsvaret, jf. sikkerhetsloven 7 kap. 7. Personell som skal utføre arbeid knytt til kontrakten må kunne sikkerheitsautoriserast i den grad det er nødvendig. Signert vedlegg G. Utfylt vedlegg H Innsynsskjema. Begge kolonnar må fyllast ut. Signert vedlegg I. FLO gjer merksam på at det vil vere vanskeleg å sikkerheitsautorisere personell som har statsborgarskap i ein stat som ikkje er medlem av NATO. Søkjarar som ikkje oppfyller alle krava over kan bli avviste frå konkurransen, jf. FOSA Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Strukturering av søknaden Søknaden skal innehalde dokumentasjonen som går fram under, med same nummerering: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Kvalifikasjonssøknad som skal innehalde følgjande: 2 Skatteattest og firmaattest 3 HMS-erklæring, vedlegg C referanse til kvalifikasjonsgrunnlagsnummer adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer til søkjaren kontaktperson hos søkjaren med direkte telefonnummer og e-postadresse forpliktande underskrift frå ein person med rett til å signere på vegne av søkjaren 4 Eigenerklæring om kapasitet, vedlegg D 5 Kopi av ISO-sertifikat 6 Egenerklæring om oppfyllelse av offentligrettslige krav, vedlegg E 7 Informasjon om systemtypar 7 lov 11. april 2008 nr. 9 om forebyggende sikkerhetstjenester

8 8 Referanseliste, vedlegg F 9 Etisk egenerklæring, vedlegg G 10 Innsynsskjema, vedlegg H 11 Eigenerklæring om sikkerheitsavtale og autorisering, vedlegg I 12 Egenerklæring om deponering av farlig avfall, vedlegg J 13 Eventuell annan relevant informasjon 4.2 Formatering av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leverast i eitt (1) eksemplar i ein perm eller liknande med merking: «Kvalifikasjonssøknad navigasjonsutrusting, S90N» og søkjaren sitt namn. Arka i permen skal ikkje vere stifta. I tillegg skal det leverast éin CD/DVD-rom med komplett tilbod. Filene skal være i MS Office-format eller i PDF-format. Ved motstrid går papirversjonen føre den digitale versjonen. Minnepenn er ikkje tillate. All etterspurd informasjon skal være vedlagt. Manglar kan føre til avvising. Kvalifikasjonssøknaden skal vere utforma på norsk. Kvalifikasjonssøknaden skal leggjast i konvolutt merka «Kvalifikasjonssøknad » og adressert i samsvar med punkt Adresse og leveringsstad Postadresse for kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden skal sendes til: FLO F DAA Kontraktsseksjon Sjø Att: Torhild Nordtveit Postboks 3 Haakonsvern, K Bergen Leveringsadresse for kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan også leverast direkte til merkantil sakshandsamar, dersom dette er avtalt i god tid på førehand. Direkte levering må skje på kvardagar mellom 9.00 og til følgjande adresse: FLO F DAA/Kontraktsseksjon Sjø Administrasjonsbygget Haakonsvern Orlogsstasjon 5173 Loddefjord Det er ikkje tillate å levere kvalifikasjonssøknaden på e-post. Søknadar som blir sende på e-post blir rekna som ikkje mottekne. ***** Kvalifikasjonssøknadar som kjem inn for seint, blir avviste, jf. FOSA første ledd. Kvalifikasjonssøknadar som ikkje oppfyller krava som er nemnde over kan bli avviste frå konkurransen, jf. FOSA

9 4.4 Frist for levering av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgivaren i hende seinast 21. oktober 2015 klokka 14.00, norsk tid. Leverandøren ber risikoen for at kvalifikasjonssøknaden blir motteken innan fristen. 4.5 Tilbakekalling eller endring av kvalifikasjonssøknad Søkjarar kan kalle tilbake eller endre kvalifikasjonssøknaden fram til fristen for levering. Endringar og tilbakekall skal skje skriftleg. Endring av kvalifikasjonssøknaden blir rekna som ein ny kvalifikasjonssøknad. 5 Avgjerd av kvalifikasjonssøknad 5.1 Søknadsregistrering Kvalifikasjonssøknadane blir registrerte og påførte mottakstidspunkt når dei blir mottekne av oppdragsgivaren. 5.2 Avvising og avlysing Avvisingsreglane i FOSA og gjeld for denne konkurransen. Oppdragsgivaren oppmodar søkjarane til å setje seg inn i desse reglane. Oppdragsgivaren reserverer seg retten til å avlyse konkurransen og å forkaste alle kvalifikasjonssøknadane dersom det ligg føre ein sakleg grunn. 5.3 Returnering av kvalifikasjonssøknadar Kvalifikasjonssøknadane vil ikkje bli returnerte til leverandørane. 5.4 Opplysningsplikt Oppdragsgivaren vil gi skriftleg melding til søkjarane dersom søknaden blir avvist. Meldinga vil innehalde grunngjeving for avvisinga. 5.5 Konkurransegrunnlag Leverandørar som er kvalifiserte etter kriteria i dette kvalifikasjonsgrunnlaget vil få konkurransegrunnlaget. 6 Om den endelege kontrakten Avtalen vil bli inngått på norsk. Han vil vere regulert av norsk rett.