Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING. Med dette innkalles til møte på. Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag kl.

Transkript

1 Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag kl. 08:00-10:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl Møtet settes Saksbehandling i hht saksliste Roa, Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på Side 1 av 33

2 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/15 15/172 - Sak 2/15 11/634 - Sak 3/15 14/ Sak 4/15 14/646 - Åpen post - Trepartsorganet Utviklingsprogram "Saman om ein betre kommune" Årsrapport 2014 Evaluering av organiseringen i Lunner kommune Ansatte som i arbeidstiden deltar i søks- og redningsaksjoner som frivillige mannskaper Side 2 av 33

3 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/172-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 1/15 Trepartsorganet Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder ÅPEN POST - TREPARTSORGANET Under åpen post kan medlemmene fremme saker til informasjon og/eller diskusjon, enten forhåndsinnmeldte tema eller tema som blir fremmet i møtet. Innmeldte saker: - Skriv fra hovedtillitsvalgt Brita Bollum Mala, Utdanningsforbundet skrivet er vedlagt DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Skriv fra htv Brita Bollum Mala Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 3 av 33

4 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 11/ Ark.: 031 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 2/15 Trepartsorganet Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver UTVIKLINGSPROGRAM "SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE" ÅRSRAPPORT 2014 Rådmannens innstilling: Trepartsorganet tar årsrapporten 2014 til etterretning uten merknader. Side 4 av 33

5 Årsrapportering 2014 Siste frist for levering:16. januar Sendes: Kommune: Lunner kommune Dato: Prosjektleder: Ole Øystein Larsen, Hvorfor og hvordan rapportere? Rapporteringen er svært viktig for programmet. I programmets siste fase vil vi følge resultater i kommunene ekstra tett. Det er gjennom rapporteringen at programmet kan dokumentere resultater av arbeidet lokalt. Med resultater mener vi: Dokumentere bevegelse: Vi ønsker å vite hvordan situasjonen var da dere startet opp, hvordan den har utviklet seg og status. Tallfest så mye som mulig. Læring og ny praksis: Beskriv dette så godt som mulig. På hvilken måte har prosjektet bidratt til økt læring og endret praksis? Utfordringer: Beskriv dette så godt som mulig. Beskriv også hvordan dere har løst utfordringene. Har utfordringer medført at prosjektet har endret kurs underveis? Rapporteringen skal oppleves som en nyttig evaluering også lokalt. Derfor ønsker vi at prosjektleder utarbeider rapporteringen i samarbeid med Side 5 av 33

6 prosjektgruppe/styringsgruppe, eventuelt andre. Rapporteringen kan være et virkemiddel i arbeidet med å synliggjøre resultatene og i det videre oppfølgingsarbeidet. På siste side i skjemaet fyller dere inn hvilket organ rapporten er behandlet i. Dersom rapporten ikke er behandlet før 16.januar, sender dere inn rapporteringen med informasjon om når og hvor den endelig behandles. Rapporteringen er delt inn etter tema. Alle skal fylle ut punktene 1.3 og 1.4, deretter fyller dere ut for det temaet/de temaene dere jobber med. Det er ikke tilfredsstillende å vise til det som er rapportert eller sendt inn tidligere. Det kan legges og slettes rader ved behov. 1.2 Frist for rapporteringen Frist er 16. januar 2015 For at kompetansemiljøet skal klare å levere i tide er vi avhengig av at dere har rapportert innen denne fristen. Er noe uklart kan dere kontakte: Karin Dokken Austvik, Ina Kathrine Ruud, Ingebjørg Sørenes, Hvilket tema arbeides det med Jobbes det med flere av temaene i programmet, settes det flere kryss. Temaområde Nærvær Heltid Kompetanse-rekruttering Omdømme X X X X Innovasjon ( spesifiser også tema over) Side 6 av 33

7 1.4 Mål Her ønsker vi å dokumentere hovedbevegelsen i prosjektet og status i forhold til ønsket sluttresultat. Det er mulig å legge til flere linjer i fig Hovedmål/effektmål Beskriv hovedmålet/effektmålet for prosjektet. Dette målet skal beskrive hensikten med prosjektet. Det ønskede resultatet for effektmålet er ønsket status når prosjektet er over. Effektmål Nullpunkt (År) Resultat siste måling Når siste måling Ønsket resultat Kommentar 1 Forholdet mellom partene bygger på gjensidig respekt, åpenhet, dialog og forutsigbarhet i alle forhold og på alle nivåer Målemetode: Avviksmåling Kommunal hovedavtale del B Ingen klager Ingen formelle klager. DeFacto har gjort en case studie av Lunner kommune som synliggjør økonomiske gevinster av Trepartssamarbeidet. 2 Utvikle kulturen medarbeiderskap: Oppnå arbeidsglede gjennom å være aktiv, engasjert, reflektert, delaktig og medansvarlig. Målemetode: Årlig medarbeiderundersøkelse , Oppnå 5,1 i score innen Spørsmål: Hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? 3 Ta i bruk verktøyet lean i kontinuerlig forbedringsarbeid: Å foredle det bestående slik at våre arbeidsprosesser er forenklet og alltid har verdi for brukeren. Målemetode: Gjennomførte leanprosesser og tavlemøter Alle tjenestesteder som ikke var i gang med lean har nå gjennomført leanprosesser og etablert Kaizentavler Leanprosesser er gjennomført og etablert i alle deler av kommuneorganisasjonen og tavlemøter gjennomføres kontinuerlig innen Side 7 av 33

8 4 Etablere den kontinuerlige prosessen strategisk kompetansestyring og delta i «Saman om ein betre kommune» i programperioden for «Lea`n i Lunner!» Å vite hva kommunen trenger av kompetanse Metode: Framskrive behovet gitt befolknings- og tjenesteutvikling og kompetansesituasjonen i dagens kommuneorganisasjon (volum/utdanningsgrupper). Å sikre utvikling av dagens medarbeidere og bruken av deres kompetanse Metode: Medarbeidersamtalen. Utvikle kompetanse-/karriereplaner. Styrke evnen til å rekruttere riktig kompetanse Metode: Utvikle kompetanseplaner. Ta i bruk rekrutteringsverktøy Kartlagt kommunens kompetanse beholdning unntatt uformell kompetanse, vurdert kompetanse gap og fremskrevet kompetanse -behov relatert til befolkningsutvikling Utkast til kompetanse styringsplan. Planlegging av pilot(er) for kompetanseplanlegging er igangsatt. Revidert medarbeider samtale er tatt i bruk. Antall dispensasjonssaker er redusert med Overordnet kompetanse- Kompetansekart -lagt alle fast ansatte. styrings-plan med underliggende bemannings- og kompetanseplaner. Realkompetanse vurdert ufaglærte. Til enhver tid riktig bemannet for løsning av definerte oppgaver med rett kvalitet til riktig tid. Avskaffe bruken av dispensasjonsadgangen for bemanning av stillinger med lovbestemt kvalifikasjonskrav. Revidert «Lønnspolitisk plattform er godkjent av «Trepartsorganet». Lønnspolitisk plattform er evaluert. Side 8 av 33

9 Har prosjektet endret mål i løpet av prosjektperioden? NEI Delmål/Resultatmål Beskriv ønsket resultat av selve prosjektet. Resultatmål Nullpunkt (år) Resultat siste måling Når siste måling Ønsket resultat (tall) Medarbeidertilfredshet 2011 Målemetode Medarbeiderundersøkelsen: Sikre medarbeiderne gode muligheter for kompetanseheving 4,4 4,4 4,5 - Sikre medarbeiderne kompetanseutvikling, læring i jobben 4,5 4,5 4,5 - Øke medarbeidernes tilfredshet med og stolthet over egen arbeidsplass Målemetode: Ansattsystemet/ Kvartalsvis rapport fra SPK/KLP - Få eldre arbeidstakere til å stå i arbeid til de når aldersgrensen 5,0 28 % 5,0 25 % ,0 Andelen som tar ut AFP 20 % av aldersgruppen Omdømme 2011 Målemetode: Registrere dispensasjoner. Stillinger med lovkrav til utdanning/offentlig godkjenning besettes med kvalifisert personell. 9 på disp 6 på disp % oppfyllelse av lovkrav Målemetode: Medarbeiderundersøkelsen - Sikre organisasjonen et godt omdømme som en god og attraktiv arbeidsgiver. - Framstå som en profesjonell informant, tjenesteyter og arbeidsgiver 4,7 4, ,0 Målemetode: Ansattsystemet/ Årlig rapport/ Regnskap/Årsmelding 4, ,9 Side 9 av 33

10 - Satse på yngre medarbeidere Skape en kommuneorganisasjon med sunn økonomi og økonomisk handlefrihet Målemetoder: Øke lærlinginntaket med 1/år til 12 i Prosentandel stemmer avgitt ved kommunevalg av antall stemme-berettigede Befolkningsutvikling i % - SSB 1,3 % 0,3 % ,0 netto driftsresultat - Styrke kommuneorganisasjonens legitimitet 65 % tom ,3 % ,5 % fom ,5 % tom ,25 % 0,5 % 1,5 % fom Myndiggjorte medarbeidere 2011 Målemetode: Medarbeiderundersøkelsen Motivere medarbeidere til å innta en aktiv, engasjert, selvstendig og medansvarlig rolle på arbeidsplassen 5,1 5,1 5,0 - Myndiggjøring av medarbeiderne i lys av deres erfaringer, holdninger, verdier, delegasjon og tillit 5,0 5,1 4,5 Medarbeidersamtalen: Prosentandel gjennomførte samtaler 64 % % 100 % - Medarbeidersamtalen en individuell og målrettet utviklingssamtale satt inn i en yrkes- Side 10 av 33

11 og livsfasetilpasset sammenheng Kommentarer Her kan det gis kommentarer til målene eller resultatet av målinger dere har foretatt. Dokumenter gjerne med tall. Effektmål: Å foredle det bestående slik at våre arbeidsprosesser er forenklet og alltid har verdi for brukeren. Lunner kommune gjennomfører brukerundersøkelser relatert til konkrete tjenester som for eksempel SFO, byggesak, barnehage, hjemmetjenester mm. For hver tjeneste utføres undersøkelsen hvert annet år, men slik at undersøkelsene fordeles med en halvpart hvert år. I 2014 er det gjennomført brukerundersøkelser for beboere i sykehjem, hjemmeboende med hjemmesykepleie og byggesaksbehandling. Endelig resultat fra disse foreligger ikke. Får derfor ikke tallfeste resultat/utviklingen av kvalitet/brukertilfredshet. 2. Heltid 2.1 Lokale data på prosjektet Mange har generelle mål for kommunen, men retter innsatsen/tiltakene inn mot spesifikke grupper/enheter. I denne delen ønsker vi å få listet opp tiltakene sammen med en oversikt over hvem og hvor mange ansatte/enheter innsatsen i prosjektet er rettet mot. Dette kan ha utviklet seg underveis, for eksempel ved at flere enheter er trukket med. 2.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå måloppnåelse Tiltak nr. Tiltak Navn på enhet Antall ansatte Status 1) Revidert rammeavtale om turnusordninger Inngått avtale om gjennomsnittsberegning av røde dager, turnus Helse, pleie og omsorgstjenestene 194 Iverksatt desember Antall fast ansatte i deltidsstilling. 2) Tilby heltid ved Hele kommune er deltidsansatte av Side 11 av 33

12 ledig stilling til deltidsansatte. organisasjonen 701 fast ansatte per Med tiltak menes f eks x antall nye arbeidstidsordninger. Angi både innhold og mengde. 2.3 Resultater Bruk nummerering på tiltak fra forrige tabell Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i enheten/ gruppen ansatte som er med i tiltaket Tiltak nr. Navn tiltak Ved oppstart Revidert rammeavtale Gjennomsnittsberegning «Røde dager» 2. Tilby heltid ved ledig stilling til deltidsansatte. 48 % 55 % 54 % 55 % 53 % Antall ansatte i heltidsstilling Tiltak nr Antall i heltidsstilling Ved oppstart Kommentar/erfaringer: Nedgangen i gjennomsnittlig stillingsprosent for deltidsansatte skyldes i hovedsak gjennomførte nedbemanninger. Vi scorer fortsatt over landsgjennomsnittet i fornøydhet blant ansatte både hva gjelder arbeidstidsordningene og muligheten til å få en stillingsstørrelse tilpasset den enkeltes behov. Side 12 av 33

13 2.4 Utfordringer Programmet skal lære av de erfaringene som gjøres lokalt, og finne områder for forbedring. Kunnskap om utfordringer/hindringer er derfor viktig. Hindringene kan være forhold kommunen selv kan påvirke, eller hindringer som ligger utenfor kommunens kontroll (sentrale hindringer). Beskriv også hva som er gjort for å løse utfordringene. Beskrivelse Lokale utfordringer Sentrale utfordringer Av de 310 deltidsansatte arbeider 267 (86 %) innenfor turnusområdet (helse-, pleie og omsorgstjenestene). Mange små og geografisk adskilte enheter er en særlig utfordring. I tillegg noe negative holdninger knyttet til å arbeide ubekvemt særlig på søn -, helge og høytidsdager. Utfordringer er bla knyttet til: - Mange små stillinger er administrativt krevende og ineffektivt - Brukere av tjenester må forholde seg til flere ansatte går utover service/kvalitet - Medarbeidere som kun jobber ubekvemt, liten kontakt med leder og kollegaer - Samarbeid og kommunikasjon, arbeidsmiljø Lovbestemte begrensninger på anledningen til å arbeide lengre vakter. Hva er gjort for å løse utfordringene? Deltidsansatte arbeider ekstravakter/vikariater. Det betyr at deltidsansatte arbeider høyere stillingsprosent enn den faste ansettelsen. Avtale lengre vakter og gjennomsnittsberegning av arbeidstiden også for såkalte «Røde dager» innenfor Arbeidsmiljølovens rammer av det som kan avtales lokalt. Vurdere «fast ansettelse i vikarpoolordning», alternativer til gjeldene turnusplanlegging. Innføre elektronisk ressursstyring. 2.5 Andre resultater i arbeidet Beskriv eventuelle andre resultater i arbeidet. Antall fast ansatte i heltidsstilling har økt med 13 % totalt hos Lunner kommune fra Nærvær 3.1 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå måloppnåelse Tiltak Tiltak Navn på enhet Antall ansatte Status Side 13 av 33

14 nr 1 Avtale med jordmor som følger opp gravide medarbeidere - forebygging 2 Introduksjonskurs over 3 dager for alle nyansatte involvering/forebygging 3 Seniortiltak redusert arbeidstid med bibehold av lønn forebygging 4 Tilrettelegging alt omplassering til annet høvelig arbeid 5 Kompetansetiltak relevant etter-/videreutdanning - forebygging 6 «Lea`n i Lunner», kulturbygging/forebygging Hele kommuneorganisasjonen Hele kommuneorganisasjonen Hele kommuneorganisasjonen Hele kommuneorganisasjonen Hele kommuneorganisasjonen Hele kommuneorganisasjonen per år Gjennomføres per år Gjennomført fom per år Gjennomføres per år Gjennomføres 35 per år Gjennomføres 701 Gjennomføres Med tiltak som gjennomføres menes f eks. samarbeidsavtaler med fastleger, funksjonsskjema for x antall virksomheter, ansatt jordmor, x antall samtaler med gravide, etc. Angi både innhold og mengde. 3.2 Resultater Tiltak nr fast ansatte legemeldt sykefravær Herav i arbeidsgiverperioden Ved oppstart ,5 8,4 6,4 8,5 2,5 2,7 1,9 2,1 Kommentarer/ erfaringer: Resultat 2014 er per 1. desember. Trenden er at langtidssykefraværet øker igjen. Egenmeldt sykefravær ligger stabilt på 0,9 % per år. Våre erfaringer er at tidlig innsats, bli sett og fulgt opp gir resultater. Involvering og muligheten til å bruke evner og anlegg i jobbsituasjonen er viktig. Skape godt klima, positivitet og optimisme er av stor verdi. Også det å dele erfaringer, kunnskap og opplevelser. Side 14 av 33

15 3.3 Utfordringer Programmet skal lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Kunnskap om utfordringer/hindringer er derfor viktig. Hindringene kan være forhold kommunen selv kan påvirke, eller hindringer som ligger utenfor kommunens kontroll (sentrale hindringer). Beskriv også hva som er gjort for å løse utfordringene. Beskrivelse Lokale utfordringer Lunner kommune har nedbemannet de seineste 2 årene av økonomiske årsaker. Virkningene av dette begynner nå å bli synlige. Dette på tross av tidlig informasjon, bred involvering og god kommunikasjon har dette skapt utfordringer både i selve nedbemanningsprosessen og etter at bemanningen er redusert med økt sykefravær som en av virkningene. Særskilte utfordringer oppstår når tilrettelegging ikke fungerer og arbeidsutprøving må til for å avklare mulighetene til omplassering. Det går grenser for hvor mye omfordeling og merbelastninger som tåles i organisasjonen før det oppstår negative virkninger for bla sykefraværet. Full effekt av nedbemanningen får vi først i Sentrale utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Dialog med NAV, aktiv bruk av BHT, etablering av stillingsbank (ressursbank) og løsningsfokus for overtallige med oppsigelse som siste utvei. Involvering av verneombud. Karriereveiledning mm Vi har planlagt gjennomføring av nærværsprosjekt i kommunale barnehager i 2015 støttet av KLP. Vi planlegger nærværsprosjekt i pleieog omsorgstjenestene også i NAV er involvert. 3.4 Andre resultater i arbeidet Beskriv eventuelt andre resultater i arbeidet Utviklingen av det aktive medarbeiderskap hvor leder delegerer bidrar til å styrke nærværsfaktorer som fellesskap, arbeidsglede, brukerfokus og kreativitet. Det gir også motivasjon og pågangsmot også i «tøffe» tider. Side 15 av 33

16 4. Kompetanse/rekruttering 4.1. Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå måloppnåelse. Få inn så mange tiltak som mulig i oversikten. Tallfest utgangspunkt og resultat der dette er mulig. Med tiltak menes eksempelvis strategisk kompetanseplan, x antall kurs i xx for xx ansatte, rekrutteringsarbeid etc. Angi både innhold og mengde. Tiltak Navn på enhet Antall ansatte Status 1 Mobilisering: Oppdatert utdanningskoden i ansattsystemet for alle fast ansatte. Analyse ansattes alderssammensetting fordelt på yrker/grunnutdanning. Status. Kommuneorganisasjon 700 Gjennomført i 2014 MAS: Kompetanse og oppgaver som tema, vedlikehold CV « Gjennomføres årlig fom 2014 Intern overgang til annet yrke « Gjennomført 2 Rekruttering: Gapanalyse: Ansattes grunnutdanning, organisasjonens behov i dag og 10 år framover hensyntatt ansattes turnover og befolkningsutviklingen i kommunen « Under gjennomføring Øke lærlingeinntak til 12 per år « Gjennomført Fokus på å rekruttere «mangelpersonell» Gjennomført 3 Utvikling: - Vernepleiere - Sykepleiere - barnehagelærere Etter-/videreutdanning på fagskole- /høgskolenivå, (15 60) studiepoeng Pleie/omsorg Barnehager Kommuneorganisasjon Gjennomført Kultur for læring «Lea`n i Lunner» - Medarbeiderskap - Lean som metode/verktøy « Under gjennomføring Side 16 av 33

17 Ansatte som har fullført høgskoleutdanning: Gjennomført - vernepleie - sykepleie - barnehagelærer Lederutvikling samling - konflikthådtering Pleie/omsorg Barnehager - Kompetansestyring Kvalitetssystem « Under implementering Kommuneorganisasjon Gjennomført Medarbeidskapskurs introduksjonskurs for nyansatte over 3 dager ---« Gjennomført 4 Avvikling: Kommentarer/erfaringer: Kompetansestyring er helt avhengig av at ansattdataene er oppdatert til enhver tid. Uten vedlikehold av dataene og et godt rapporterings- og framskrivningsverktøy mister vi muligheten til en proaktiv kompetansestyring. Per dato er vi ajour. 4.2 Resultater Tiltak nr Ved oppstart Øke lærlingeinntaket til 12 per år Ekstern rekruttering «mangelpersonell»: - Vernepleiere - Sykepleiere - barnehagelærere 1 3 Etter-/videreutdanning - Vernepleiere - Sykepleiere - barnehagelærere Ansatte som har fullført høgskoleutdanning: - Vernepleie - Sykepleie Side 17 av 33

18 - barnehagelærere 1 1 Utvikling i grunnkompetansenivå: - Ufaglærte Andel ansatte Andel årsverk 20 % - Fagbrev eller tilsvarende Andel ansatte Andel årsverk 30 % - Høgskole- /Universitets- Utdanning Andel ansatte Andel årsverk 50 % 23 % 16 % 30 % 30 % 47 % 54 % Kommentarer/ erfaringer: Målrettet arbeid for å sikre nødvendig kompetanse for en kvalitativ god tjenesteproduksjon og forsvarlig myndighetsutøvelse begynner å gi resultater. Blant annet går antall dispensasjoner innenfor barnehageområdet ned. 4.3 Utfordringer Programmet skal lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Kunnskap om utfordringer/hindringer er derfor viktig. Hindringene kan være forhold kommunen selv kan påvirke, eller hindringer som ligger utenfor kommunens kontroll (sentrale hindringer). Beskriv også hva som er gjort for å løse utfordringene. Beskrivelse Lokale utfordringer Sentrale utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? En hovedutfordring er å få motivert ufaglærte til å ta Fagbrev. Ved nedbemanning er de ufaglærte mest utsatt for å bli overtallige. Dessuten er deltidsandelen for de ufaglærte høy. Dette svekker også motivasjonen. Hovedtariffavtalen gir liten økonomisk uttelling for ufaglært som rykker opp i stilling med krav til fagbrev. Forsterket fokus gjennom fokus i medarbeidersamtalen. Samarbeid med Karrieresenteret og andre for tilrettelegging av tilbud tilpasset ufaglærte som ikke kan tenke seg å gå inn i en «skolesituasjon. Side 18 av 33

19 4.4 Andre resultater i arbeidet Beskriv eventuelle andre resultat i arbeidet 5.0 Omdømme Type omdømmeprosjekt Sett x Omdømme som sted Omdømme som arbeidsgiver Omdømme som organisasjon X X 5.1 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå måloppnåelse Tiltak nr Tiltak Eventuelt navn på enhet Eventuelt antall ansatte Alle Status 1 Lea`n i Lunner! Kommuneorganisasjon Under gjennomføring 2 Trepartssamarbeidet ---« Gjennomføres 3 Medarbeiderundersøkelse ---« Gjennomføres årlig 4 Evaluering ----«----- Gjennomført 2014 lønnspolitikken Med tiltak menes aktiviteter i programmet. Eksempelvis: Gjennomført div undersøkelser etc. Angi både innhold og mengde. Kommentarer/ erfaringer: 5.2 Resultater Tiltak nr Ved oppstart Målemetode: Medarbeiderundersøkelsen I hvilke grad er du stolt av arbeidsplassen? 4,8 5,1 5,0 2 Målemetode: Rapport fra ansattsystemet, Rapport fra DeFacto Turn-over fast ansatte 5,2 % 3 Tror du din arbeidsplass har 4,6 4,7 4,7 et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen? 4 Målemetode: Medarbeiderundersøkelsen Fornøyd med lønns- /arbeidstidsordning? 4,2 4,3 4,3 Side 19 av 33

20 Kommentarer/ erfaringer: Arbeidstakere som er stolte av arbeidsplassen bidrar til å gi arbeidsplassen et godt omdømme. Turn over hos Lunner kommune er på under halvparten av snittet i kommunesektoren. Er en sterk indikasjon på at ansatte trives. Er også økonomisk gunstig og bidrar til effektivitet. Resultat fra medarbeiderundersøkelsen ligger over landssnittet for kommunesektoren både på 1, 2 og Utfordringer Programmet skal lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Kunnskap om utfordringer/hindringer er derfor viktig. Hindringene kan være forhold kommunen selv kan påvirke, eller hindringer som ligger utenfor kommunens kontroll (sentrale hindringer). Beskriv også hva som er gjort for å løse utfordringene. Lokale utfordringer Sentrale utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Beskrivelse Ressurstilgangen for å få løst oppgavene reduseres. Omprioritering av ressurser. 5.4 Andre resultater i arbeidet Hva er oppnådd i prosjektet. Beskriv også hvordan dere vet at dere har oppnådd dette. Styrket evnen til å rekruttere kvalifiserte medarbeidere. Jf. Det som er dokumentert tidligere. 6. Evaluering av arbeidet Gjør kvalitative vurderinger av arbeidet så langt. Matrisen er hentet fra Innocos modell for vurdering av gode innovasjonstiltak: De fem fundamenter sannsynligheten for suksess, noe tilpasset. Denne finnes på programmets nettsider. Styringsgruppen/prosjektgruppen bør i felleskap diskutere seg gjennom hvert enkelt punkt, og gi punktet en score fra 1-6, der 1 er lavt og 6 er høyt. Side 20 av 33

21 Indikator Løsning (tiltak) Løser tiltakene det aktuelle behovet/hensikten? I hvilken grad har dere målt at løsningen/tiltaket dekker behovet? Beskriv hva som er gjort. Score Prosjektgruppa har vektlagt sammenhengene mellom utviklingsplattformen «Lea`n i Lunner» og utfordringer knyttet til heltid, nærvær, kompetansestyring og omdømme. Vi mener tiltakene støtter opp om hensikten og gjør at vi oppnår resultater relatert til mål. Viser til det som er sagt foran om hva som er gjort av tiltak og målemetoder som er benyttet. Prosjektledelse I hvilken grad har styringsgruppe/prosjektgruppe støttet opp om prosjektledelsen? Beskriv hva som er gjort. I 2014 har «Lea`an i Lunner» måttet konkurrere både med «Tjenesteoptimal, internkontroll/kvalitetssystem, nedbemanning og OU-prosess. Dette har medført omprioriteringer. På tross av dette har det vært framdrift selv om aktivitetsnivået har vært lavere enn i Team (prosjektgruppe/styringsgruppe) Hvordan har dere satt sammen prosjektgruppen/styringsgruppen? Viser til prosjektplanen. I hvilken grad har dere fått den kompetansen dere trenger i prosjektgruppe/styringsgruppe? Kompetansen er komplementær og tilfredsstillende. I hvilken grad har teamene støttet prosjektleder? Hvor mange møter har dere hatt? Beskriv. Veilederteamet og ressursgruppen har gitt god støtte i den løpende prosessen. Forankring Beskriv hva dere har gjort for å forankre prosjektet (medvirkningsprosesser/informasjonstiltak/rapporteringsmøter med kommuneledelse etc ). Beskriv og tallfest så langt som mulig. Hele prosessen er forankret i Trepartsorganet (5 møter i 2014) med rådmannen som prosjektansvarlig. Bred medvirkning fra ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud i det løpende arbeidet. Informasjon på nettet, i personalmøter og skriftlig målrettet ved planlegging/gjennomføring av aktiviteter. Endringer i forhold til prosjektplan siden forrige rapporteringstidspunkt Hvilke endringer er gjort siden forrige evaluering? Utkast til kompetansestyringsplan klar til behandling i prosjektgruppa medio februar måned. Forberedende arbeid i gang med pilot(er) for kompetanseplanlegging. Har dere sett behov for ytterligere endringer? Hva? Beskriv. Nei Dato: Sted: Roa Underskrift: Ole Øystein Larsen, Hovedprosjektleder Rapporten skal behandles i Lunner kommunes «Trepartsorgan» 5. februar Side 21 av 33

22 DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: 11/4535 Invitasjon til å delta i programmet "Saman om ein betre kommune". 14/6121 FLYTTET TIL SAK 11/ RDSTIDLIGERE LØPENUMMER 7363/11. 14/6122 FLYTTET TIL SAK 11/ RDSTIDLIGERE LØPENUMMER 8952/11. 14/6123 FLYTTET TIL SAK 11/ RDSTIDLIGERE LØPENUMMER 9027/11. 12/6628 Svar - Tilsagn om støtte til "Lea`n i Lunner"Oppstartsrapport per 1. mai /13381 Utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune - Melding om opptak. 12/6627 Svar - Tilsagn om støtte til "Lea`n i Lunner"Prosjektplan "Lean i Lunner" per /14262 Inndeling og etablering av nettverk knyttet til programmet - Saman om ein betre kommune. Avsender:Kommunal- og regionaldepartement Avsender: Avsender: Avsender: Avsender:Kommunal- og regionaldepartement Avsender:Kommunal- og regionaldepartement Avsender:Kommunal- og regionaldepartement Avsender:KS 12/5236 Tilsagn om støtte til "Lea`n i Lunner". Avsender:Kommunal- og regionaldepartement 11/7058 Søknad om deltagelse i utviklingsprogrammet "Sammen om en bedre kommune"underskrevet. Avsender:Kommunal- og regionaldepartementet 11/13065 Utviklingsprogrammet Saman om ein betre Avsender:Kommunal- og kommune - Melding om opptak. regionaldepartement 12/10313 Invitasjon til å delta i programmet "Saman Avsender:Kommunal- og om ein betre kommune". regionaldepartement 11/13226 "Saman om ein betre kommune" - Avsender:KS velkomstbrev. 11/13840 Svar - Utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune - Melding om opptak. Avsender:Kommunal- og regionaldepartement 12/14205 Bedre kommuner gjennom likestilling. Avsender:Likestillingssente ret 13/1633 Prosjektskjønn Saman om ein betre Avsender:Kommunal- og kommune. regionaldepartement 12/15797 Saman om: Anmodning om utbetaling av tilskudd. Avsender:Kommunal- og regionaldepartementet 12/12115 Saman om: Tilbakemelding om bruk av tilskudd og fortsettelse i Avsender:Kommunal- og regionaldepartementet 12/14452 Saman om: Anmodning om utbetaling av tilskudd. Avsender:Kommunal- og regionaldepartementet 13/7797 Svar - Utviklingsprogram "Saman om ein betre kommune"oversendelse av Avsender:Kommunal-og regionaldepartementet Side 22 av 33

23 revisorgodkjent regnskap for /1157 Tilskuddsbrev for deltakelse i Saman om ein betre kommune /15896 Saman om: Anmodning om utbetaling av tilskudd. 14/11335 Tilskudd til deltakelse i programmet - prosjektet "lea'n i Lunner". 14/10568 Utviklingsprogram "Saman om ein betre kommune"sak 12/3118: saman om: Revisorbekreftet regnskap tilskudd Avsender:Kommunal- og moderniseringsdeparteme nt Avsender:Kommunal- og regionaldepartement Avsender:Innlandet Revisjon IKS Avsender:Kommunal- og moderniseringsdeparteme ntet Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 23 av 33

24 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/ Ark.: 034 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 3/15 Trepartsorganet / Kommunestyret 10/15 Formannskapet Saksbehandler: Bente Rudrud, kommunalsjef EVALUERING AV ORGANISERINGEN I LUNNER KOMMUNE Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Side 24 av 33

25 Sammendrag: I Lunner kommune sier vi at det «aldri er for sent å gjøre det som klokt er». Det gir blant annet at vi stadig jakter på bedre praksis, klokere svar og kontinuerlig forbedring. Prosessen knyttet til å redusere rammene for tjenesteytingen både i 2014 og for 2015 aktualiserer behovet for å snu alle steiner på nytt. Inspirert fra en rekke besøk hos andre kommuner endrer vi vår egen praksis til det som vi tror vil være bedre for våre brukere. Lunner kommune har vært organisert som i dag siden Med bakgrunn i overnevnte er det i dag en god anledning til å spørre om en annen måte å organisere seg på er bedre for tjenesteytingen i Lunner. Rådmannen har invitert til en prosess hvor deltagerne gjennomførte en analyse av dagens organisering med vekt på dens sterke og svake sider. I tillegg ble det gjort en betraktning om dagens praksis, arenabruk og delegering. Forslaget til justert organisering mener vi er den klokeste organisering, den beste for i dag, og for dagene som kommer, gitt dagens forutsetninger og kjent fremtid. På denne måten vil brukerfokus styrkes, strategisk styring forankret i linja og mulighetene for læringsimplementering økes gjennom en tydeligere 2.nivåmodell. Saksutredning: Mandat Dagens organisering ble evaluert i forhold til: Reduserte økonomiske ressurser o Finnes det løsninger eller endringer som vil løse ytterligere økonomiske utfordringer gjøres dette også som del av OU-prosessen Endret fokus i Lunner i to-tre år Styring, innsikt og oversikt Jakt på bedre praksis, og dens implementering Samsvar mellom gitt ansvar og graden av involvering Dynamikk, kraft til endring Lederstøtte, tettere kobling mellom linjeansvaret, utvikling og fag Klarere sammenhenger mellom brukernes rettighet og nivå på levert tjeneste Økt samarbeid, mellom tjenester, frivillige, pårørende Mer samhandling og tverrfaglighet se utover egne områder Organisasjonslikhet med kommuner i omstilling Målsettingene er å bevare det gode vi har samtidig som vi endrer på svakhetene. Vi ønsker en organisasjonsklarhet som bidrar til en effektiv, endringsvillig og robust organisasjon, hvor vi gir godt koordinerte tjenester. Side 25 av 33

26 Målsetningen kan oppnås gjennom å foredle eller forandre. Uansett vil det være avgjørende viktig at Lunner kommune viderefører og utvikler: Kontinuerlig utviklingsarbeidet Lea n i Lunner Parts og Trepartsarbeidets forankring i linjeorganisasjonen/hovedtillitsvalgt samarbeidet Arbeidsgiverdokumentets holdninger og verdier Tverrfaglighet Myndiggjorte medarbeidere Ansvar og myndighet på lavest mulig effektive nivå Tydeliggjøre roller og ansvar Arenabruk og deltakelse Tidsbruk Matrisearenaer, henter inn de som er relevante Organiseringen av Lunner kommune har hatt og vil ha som formål og kjennetegn: o Åpen og tydelig kommunikasjon mot medarbeidere, innbyggere og omverden for øvrig for å sikre reel medvirkning o Tilgjengelighet for de som har behov for kommunens tjenester o Innovativ, endringsorientert og samfunnsaktiv o Effektiv og kvalitet i tjenesteutførelse o Tilgjengelig og likeverdig i vårt møte med innbyggerne o Attraktiv arbeidsgiver med myndiggjorte ledere og medarbeidere Deltakere i utredningsgruppen Rønnaug Braastad Tjenesteleder Eiendom&Infrastruktur Hege Brenna Tjenesteleder ØPS Eva Dahl Tjenesteleder Kalvsjø barnehage Ingvill Alisøy Tjenesteleder Flyktningtjenesten Ole Øystein Larsen Rådgiver arbeidsgiverpolitikk Jan Christensen Tjenesteleder IKT og Info Gunn Elin Rudi Tjenesteleder Areal Side 26 av 33

27 Brita Mala Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Anne Berit Stavenes Tjenesteleder Malmgruben barnehage Kari Marie Engnæs Tjenesteleder Lunner barneskole Tore M. Andresen Rådmann Janicke Brechan Tjenesteleder Familie og oppvekst Ann Herborg Fagerli Tjenesteleder Tilrettelagte tjenester Bente Rudrud Kommunalsjef Wenche Smedsrud Tjenesteleder tildelingskontoret Kristin Haslestad Tjenesteleder LOS Hans Ivar Gustavsen Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Prosess Fremdriften i arbeidet foregikk slik: 22/9 Mandatavklaring, rammeverk og planlegging/oppgavefordeling ABC 7/10 Tverrfaglige diskusjoner, kartlegging og innspill arbeid i grupper 13/10 Tverrfaglige diskusjoner, kartlegging og innspill arbeid i grupper 5/11 og 18/11 Kreativ fase, analyse av mulige alternativer arbeid i grupper og plenum, anbefalinger 19/11 Lederkonferanse felles diskusjoner, anbefalinger om veien videre til rådmannens ledergruppe. desember Høring og involvering av alle berørte. Drøftingsmøter med tillitsvalgte Merknadsbehandling og prosjektgruppas anbefaling til rådmannen 15/12 Januar Konklusjon og plan for implementering Hvordan skal vi lykkes med dette i ny organisasjon? Forutsetninger 5 styrker som videreføres i ny organisasjon Tjenestelederne har fått delegert rådmannsmyndighet til seg, med fullt ansvar for personal, økonomi og strategi Ansvarliggjøringen av tjenestelederne gir muligheter for raskt og effektivt å tilpasse driften Tjenestelederne har kompetanse på fagområdet de er satt til å lede Tjenestelederne/avdelingslederne har nærhet til de som skal ledes, og kan fremme medarbeiderskapet på en effektiv måte Spisskompetanse sentralt i organisasjonen Side 27 av 33

28 5 tema som er bedre ivaretatt i ny organisasjon Bedret mulighet for koordinering og informasjonsflyt mellom tjenestene og tjenestetilbudet Organisering som bidrar til likt nivå innenfor samme type tjeneste Større fagkompetanse ute tjenestene gjennom at rådgiverne er knyttet tettere opp til driften Ledere som har tydelig ansvar for både drift og utvikling - koordinering Klarere beslutningslinjer og ansvarsområder Det fremheves at Trepartssamarbeidet er en kritisk suksessfaktor, som videreføres uavhengig av ny organisasjon/modell. Arbeidet har også avdekket et behov for tydeligere rolleavklaringer og avstemming av disse gjennomgående i organisasjonen. For å lykkes i en stadig mer krevende og kompleks virksomhet er en tett kobling mellom rådmannens ledergruppe og tjenestelederne sentralt. Til dette grensesnittet hører oppmerksomhet på både drift og utviklingsaktiviteter, noe som er søkt løst i de organisasjons-modellene som er skissert. Lunner kommune har mange og godt kompetente ledere. For å sikre prioritering og gjennomføringsevne er godt lederskap i hele organisasjonen avgjørende. Organisering fra 1. mars 2015 Side 28 av 33

29 Side 29 av 33

30 Organisasjonsforedling hva vil vi får til? Gjennom foredlet organisasjon og tydeligere ledelse vil vi få til økt brukerfokus, bedret styring og sikrer implementering av bedre praksis. Vi mener at den justerte organisasjonsmodellen vil vi en bedre samordnet tjeneste til det beste for tjenesteytingen og brukerne. Jakten på stadig bedre praksis er viktig for utvikling av kommunen. I den justerte modellen mener vi det er lagt til rette for bedre læring, økt deling og tydeligere eierskap i linjen, både til drift og utvikling. Særlig er behovet for og forventingene til eierskap til strategisk utvikling i linjeorganisasjonen avgjørende for organisasjonsjusteringen. Ny organisering vil bety behov for tydeligere tverrfaglig samarbeid og deling av kunnskap på tvers av linjeorganisasjonen. Til dette blir relevante samhandlingsarenaer viktig. Det har lenge vært tema at psykiatri trenger annen organisering enn i dag. Dette ivaretas nå samtidig som helseområdet samordnes med resterende pleie og omsorg. Vi vil få en 2.nivåmodell som fremstår enklere for ansatte, brukere og ledere. Arenakart Det vil bli utarbeidet etter valg av organisering. Arenakartet vil i større grad være dynamisk, dvs settes sammen i forhold til det behovet som til enhver tid eksisterer. Slik vil noen arenaer være faste mens andre vil være midlertidig. Videre prosess Ledelse og organisering Lederrollene i organisasjonen vil bli håndtert først. Så langt det er mulig vil stillinger føres videre og ledere plasseres inn direkte. Stillingen som barnehageleder og barnehagefaglig rådgiver lyses ut internt. Når lederne for de respektive enheter er på plass vil øvrig organiseringsjusteringer gjennomføres. Politisk sekretariat og utviklingskoordinator organiseres direkte under Rådmann. Felles administrasjon Det foreslås opprettet en felles administrativ enhet, som inneholder blant annet personal, økonomi, IKT, arkiv og skatt. Enheten vil ligge som en stab/støttefunksjon under Rådmann, men følges opp driftsmessig av en kommunalsjef/ass. Rådmann. Organisering av felles administrativ enhet ferdigstilles innen utgangen av februar, og implementeres fra 1. mars. Bibliotek følges opp som i dag. Rådgiver Arbeidsgiverpolitikk organiseres under HR, og rapporterer i direkte linje til rådmann. Side 30 av 33

31 Det iverksettes en egen aktivitet for gjennomgang av merkantile funksjoner i PLO og skole i etterkant av organiseringsprosjektet. TT/LOS Det etableres en felles stab for TT og LOS. Innholdet og organiseringen av Stab PLO utredes i løpet av februar, men implementering fra 1. mars Det forutsettes at staben organiseres som grupper med fagledere, som rapporterer til tjenesteledere/avdelingsledere. Oppfølgning av helsetjenester(lege/legevakt/fysio) er lagt til disse områdene, sammen med oppfølgning av kommuneoverlege. Oppvekst og integrering Voksenopplæringen (VO) og Flyktningtjenesten (FT) organiseres under «Oppvekst og Integrering». Får ansvar for oppfølgning av interkommunalt samarbeid Kultur. Skole Skolene organiseres videre som i dag. En rektor får plass i rådmannens strategiske ledergruppe, som deres representant. Denne rollen vil gå på omgang, og sirkuleres hvert 2. år. Barnehage Området er foreslått organisert i henhold til hovedtrekkene fra barnehageutredningen. Tverrfaglige arenaer og samhandling Arenakart, mandat og deltagere etableres av strategisk ledergruppe i mars med virkning fra 1. april. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 31 av 33

32 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/646-5 Ark.: 400 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 4/15 Trepartsorganet Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver ANSATTE SOM I ARBEIDSTIDEN DELTAR I SØKS- OG REDNINGSAKSJONER SOM FRIVILLIGE MANNSKAPER Lovhjemmel: Reglement for Trepartsorganet Rådmannens innstilling: Trepartsorganet tar rådmannens avgjørelse til etterretning. Side 32 av 33

33 Rådmannens avgjørelse i saken: Følgende bestemmelse innarbeides i Lunner kommunes permisjonsreglement kap. 3 med virkning fom 1. mars 2015: «DELTAKELSE I REGISTRERTE BEREDSKAPS- OG ETTERSØKINGSGRUPPER I RØDE KORS HJELPEKORPS, NORSK FOLKEHJELP OG ANDRE ORGANISASJONER I DEN FRIVILLIGE BEREDSKAPEN TILKNYTTET FORF (frivillige organisasjoners redningsfaglige forum)» Arbeidstakere som er knyttet til nevnte organisasjoners beredskaps- og ettersøkingsgrupper innvilges permisjon i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte. Nærmeste overordnede avgjør etter vurdering, varigheten i hvert enkelt tilfelle. Permisjonen innvilges med full lønn (inkludert faste og variable tillegg). Rådmannens beslutning har som forutsetning at berørt tjenestested/avdeling dekker kostnadene ved permisjonsordningen. Saksutredning: DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Drøftingsnotat Referat fra drøftingsmøte 21. januar 2015 Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Elin Skovly Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 33 av 33