Driftsenhetenes årsmeldinger Vedlegg til årsmelding 2014

Transkript

1 Driftsenhetenes årsmeldinger 2014 Vedlegg til årsmelding 2014

2 Grimstad kommune Postadresse: Postboks Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 2

3 1. Økonomiavdelingen HR-avdelingen Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen Sosial- og barnevernstjenesten NAV Grimstad Boveiledertjenesten Hjemmetjenesten Berge gård Frivolltun Feviktun bo- og omsorgssenter Bestillerenheten Kjøkkentjenesten Kulturtjenesten Biblioteket Kvalifiseringstjenesten Veilednings- og utviklingstjenesten Eide barnehage Tønnevoldskogen barnehage Storgaten barnehage Hausland barnehage Grimstad barnehage Fevik skole Holviga skole Landvik skole Eide skole Grimstad ungdomsskole Fjære barneskole Fjære ungdomsskole Frivoll skole Jappa skole Langemyr skole Plan-, miljø- og landbruksenheten Byggesaksenheten Oppmålingsenheten Bygg- og eiendomstjenesten Brann- og feiertjenesten Kommunaltekniske tjenester Vann- og avløpstjenester Feiertjenesten Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 3

4 Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 4

5 1. Økonomiavdelingen Økonomisjef: Helge Moen Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Opper Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk 22,0 22,2 0,2 0,9 Brutto årsverk 24,2 24,0-0,2-0,8 Nærværsprosent 97,4 95,3-2,1 - Innledning Økonomiavdelingen ble etablert for å bedre den økonomiske styringen i kommunen. I 2015 vil virksomheten inngå som en del av enhet for virksomhetsstyring. Avdelingen er delt inn i tre seksjoner, kemner (skatteoppkreving), regnskap og faktura/gebyr. Avdelingen har også fire økonomirådgiverstillinger som støtter hver sin sektor, samfunns- og miljøsektoren, kultur- og oppvekstsektoren, helse- og omsorgssektoren og fellesområdet/støttefunksjoner. Det er 23 årsverk i avdelingen, hvorav 22,2 er besatt. Det er 0,8 årsverk i vakant stilling. Regnskapsseksjonen er overført til AKST 1. januar Hovedaktivitetene i 2014 var å forberede etableringen av AKST (Agder kommunale støttetjenester), som er et samarbeid mellom Arendal og Grimstad kommune. Videre var eiendomsskattetakseringsprosjektet i sluttfasen i Dette har vært et omfattende prosjekt som avdelingen har brukt mye ressurser på. Prosjektet vil bli evaluert høsten og aktiviteter Økonomiavdelingen drives i henhold til budsjett, det er et negativt avvik på 0,5 % i forhold til budsjett. Hovedleveransen innenfor budsjettarbeid og tertialrapportering har en økende leveransekvalitet. Det er fortsatt forbedringspunkter som vil bli løpende forbedret. Eiendomsskatteprosjektets oppgave er en ny alminnelig taksering av alle eiendommer i kommunen. Det er mer en eiendommer som er besiktiget og taksert. Dette skal gjøres innenfor lave økonomisk rammer. Prosjektet drives av økonomiavdelingen og rådmannen leder styringsgruppen. Høsten 2014 var det en intern omorganisering i økonomiavdelingen. Det ble etablert et kemnerkontor for Lillesand og Grimstad, lokalisert i Grimstad underlagt økonomiavdelingen. Denne avdelingen har nå ansvaret for all kommunal innkreving for Grimstad kommune. Helse- og omsorgssektoren hadde en stor omstilling knyttet til hverdagsrehabilitering i Økonomiavdelingen ble engasjert sommeren 2014 til å ha en gjennomgang av prosjektet. Dette er en strategisk viktig omstilling som nå har et stort fokus på resultater og oppfølging av disse. Ressursbruk Netto utgifter utgjorde 15,7 mill. kroner i Dette var en økning på 1,4 mill. kroner i forhold til 2013, eller 8,9 %. Årsaken til denne kostnadsveksten er at inntektsrefusjonen for arbeid i forbindelse med selvkostområdene er redusert, og dette utgjør ca. 1 mill. kroner. Kostnadsveksten justert for inntektsavviket er 3,2 % som er normalvekst og i tråd med deflator. Avvik i forhold til budsjett er kroner, og knyttet direkte opp til økte utgifter til eiendomsskatteprosjektet. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 5

6 Brutto årsverk er redusert med 0,2 årsverk, eller 1%, og avdelingen har en vakant stilling på 0,8 årsverk. Dette forklarer lønnsavviket på kroner i forhold til budsjett. Avdelingen har vært bemannet med 24 årsverk i 2014, dette er 1,8 årsverk ekstra i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet. avdelingens ansatte ble langtidssykemeldt. Disse fraværene kan ikke knyttes opp til arbeidsforhold. Sykefraværet er på 4,7 % i 2014, og det er en forverring på 2,1 prosentpoeng i forhold til Økningen i fravær kom i 3. tertial, da flere av Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Arbeidet er påbegynt men utsatt på grunn av eiendomskatteprosjektet og etableringen av AKST 2 Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til fravær i Ta initiativ til minst to driftsgjennom-ganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. 4 Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i Videreutvikle tertialrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. 6 Videreutvikle budsjettarbeidet for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Sykefraværet var 6,2 % i 2012, i 2014 var fraværet 4,7 % dette er en forbedring på 1,5 prosentpoeng. Avdelingen har tatt initiativ til driftsgjennomgang innen pleie- og omsorgstjenester. Arbeidet er utsatt som følge av etablering av enhet for virksomhetsstyring Tertialrapportene er forbedret i forhold til apporteringen Budsjett 2015 og handlingsprogram er forbedret som dokument i forhold til budsjett 2014 og handlingsprogram Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 6

7 2. HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Opper Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk 10,0 10,2 0,2 0,0 Brutto årsverk 28,3 29,8 1,5 0,1 Nærværsprosent 93,5 95,5 2,0 - Innledning HR-avdelingen har fortsatt det gode arbeidet med teknologisk organisasjonsutvikling. Avdelingen har brukt mye tid i prosjektarbeid sammen med de andre kommunene i IKT Agder-samarbeidet for å få frem alle løsningene. I tillegg er det brukt mye tid på opplæring av ledere og merkantile. Fullintegreringen av ulike IKT-systemer er nærmest fullført, og det siste er et verktøy for personaloppfølging. I tillegg har avdelingen hatt mange oppgaver knyttet til både etableringen av AKST, og med oppgaver knyttet til endringer i kommunens organisasjon, spesielt forberedelse til enhet for virksomhetsstyring. og aktiviteter Det meste av arbeidstiden til alle medarbeiderne i HR-avdelingen brukes til driftsoppgaver. Rådgiverne driver utstrakt lederstøtte, som delvis er systematisert gjennom jevnlige møter med enhetsledere og bruk av Dialogplassen. Lederstøtte innebærer blant annet faglige råd og praktisk bistand i forbindelse med ansettelsesprosesser, oppfølging av medarbeidere på bakgrunn av helse eller manglende tilpasning til arbeidet, omplasseringer, nedbemanninger, omstillinger og avslutning av arbeidsforhold. Lederstøtten innebærer også rådgivning og veiledning i forbindelse med rapportering, medarbeiderundersøkelse og oppfølging av denne, samt arbeidsmiljøprosesser og tilsyn. Kommunen har og får gode IKT-verktøy som bidrar til bedre systematikk og logistikk i arbeidet. Den faglige støtten fra HR-rådgiverne blir likevel ikke mindre, men den blir annerledes. Lederstøtten vil vri seg fra hvordan og hvorfor et arbeid praktisk skal utføres, til mer å dreie seg om hva som er de kvalitativt beste løsningene og fremtidige konsekvenser av ulike beslutninger. Sagt med andre ord er det et skifte over mot mer analyse, veiledning og coaching for å oppnå bedre styring et skifte vi allerede er i gang med. Avdelingen vil også se på innføring av ulike arenaer og møteplasser for bedre systematikk. Ressursbruk Det er et overforbruk i HR-avdelingen på rundt kr i løpet av året. Av disse utgjør bruk av overtid i lønningsavdelingen, med tilhørende poster for pensjon og forsikring, over halvparten av overskridelsen. Det har ikke vært mulig å kjøre organisasjonsendringen over til AKST, sammen med lovpålagte endringer med A-melding i tillegg til skifte av lønningsleder og skifte av lønnsmedarbeidere, uten bruk av overtid. I tillegg har det vært leid inn lønnskonsulent en periode, og det har vært overlapp mellom avtroppende og påtroppende medarbeidere. Lønningskontoret har vært kjørt helt på tålegrensen av hva som er forsvarlig. Det er, i tillegg til overtiden, en overskridelse på fastlønn, som muligens henger sammen med en feilføring på tillitsvalgte, siden det på det ansvaret er et underforbruk. For å sikre relevant kompetanse i HR-avdelingen er det et overforbruk på kurs og fagmøter. Det er viktig å forstå at det er budsjettert med et minimum av kostnader som det ikke har vært mulig å overholde i et år med endringer innenfor både lov- og avtaleverk som fordrer mer opplæring. Det er også et overforbruk på kontorinventar og utstyr, i og med at kontorstoler og datamaskiner har en begrenset levetid og må byttes ut år om annet. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 7

8 Kostnadene for vernetjenesten og hovedverneombudet er sannsynligvis beregnet noe for lavt, slik at også dette ansvaret har et overforbruk. Oppsummert har HR-avdelingen igjen hatt en nøktern drift. Avdelingen har hatt samme ramme på faste årsverk som foregående år. Brutto årsverk består også av lærlinger og frikjøpte hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Sistnevnte i 2014 i en økt stilling. Enheten har noe lavere sykefravær enn foregående år, noe som blant annet skyldes personalsammensetningen. Det er interessant at lærlingene ikke trekker opp sykefraværet like mye som tidligere år. Det jobbes meget godt med lærlingene. Vurderinger Lønningskontoret arbeider med å høyne kvaliteten på sitt arbeid. Dette skjer parallelt med egenopplæring for å sikre overlappende kompetanse. Det foregår et stadig forbedringsarbeid i arbeidsprosesser og dermed også i lønnssystemet. Lønningskontoret har opplevd et skifte fra mye punching av data til mer å utføre kontrollarbeid, uten at den totale arbeidsbyrden har blitt redusert. Dette skiftet betinger og muliggjør bedre opplæring av ledere og merkantile, for stadig riktigere og mer fullstendig lønnsarbeid. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 8

9 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. 2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HRtall. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HRutfordringer. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Revidere Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i våren Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKT-system for sykefraværsoppfølging. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 9

10 3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Opper Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk 14,0 13,6-0,4 0,0 Brutto årsverk 15,6 17,6 2,1 0,1 Nærværsprosent 96,9 97,2 0,4 Innledning Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) hadde i 2014 en fast stillingsramme på 1520 % (15,2). Dokumentsenteret hadde en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet hadde 365 %, politisk sekretariat 245 %, rådgivere 200 %, IKT-leder 100 % og kommunikasjonssjef 100 %. AKA hadde ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, lederstøttefunksjon, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomheten, innkjøpsavtaler, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. og aktiviteter AKA har videreført arbeidet med å redusere kostnader. Blant annet jobber man med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, med i hovedsak å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere utskrifter og henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter, m.m. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Det har gjennom året vært systematisk jobbet med forberedelse til det planlagte samarbeidet med Arendal kommune om dokumentsenter, lønnsog regnskapsavdelinger. (AKST). Blant annet har det vært jobbet med å få ryddet i gamle arkiver og forberede avlevering av alle kommunens papirarkiv, samt planlegging av sentralisering av postmottak. I forbindelse med omtakseringen av eiendommer i Grimstad var arbeidsmengden særdeles krevende for både dokumentsenter og sentralbord. Dokumentsenteret journalførte og håndterte over 3000 klagehenvendelser uten ekstra ressurser våren AKA hadde ansvaret for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved Universitetet i Agder, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for universitetet. Tre velkomstarrangement for studenter ble høsten 2014 arrangert i kommunens regi under studiestartfestivalen, samt at det ble organisert utdeling av kommunens vannflasker på Pubræset. AKA har også hatt samarbeid med studenter på IKT-fag som har jobbet med studentoppgaver med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. I tillegg har det vært jobbet med bredbåndsutbygging i hele kommunen, samt nettdekning i sentrum, rundt Sorenskrivergården og Torvet for fri benyttelse av studenter, innbyggere og besøkende Kommunens Språkveileder har blitt ferdigstilt og godkjent i rådmannens ledergruppe. Det øvrige klarspråkarbeidet består blant annet av formidling av språkveilederens innhold, samt kurstilbud. Ressursbruk Sykefraværet i enheten er svært lavt; 2,8 %, og avdelingen har vært nominert til IA (inkluderende arbeidsliv)-prisen i Aust-Agder Avdelingen har et underforbruk på kr som blant annet skyldes at stillingen som arkivleder ble holdt delvis vakant. Jobben har likevel blitt utført ved hjelp av dyktige hospitanter og ekstra innsats fra de resterende Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 10

11 medarbeidere. Det har vært holdt et strengt fokus på å redusere kostnader i alle sammenhenger. Vurderinger Avdelingen er godt i gang med arbeidet med å hente inn gevinster fra digitaliseringsarbeidet. Noe av kostnadsbesparelsene kommer av at det ikke prioriteres å bruke midler på oppføringer i nettkataloger, telefonkataloger osv, i tillegg til andre tiltak. Arbeidet med digitalisering av tjenester og gevinstrealisering som en konsekvens av dette, er avdelingens viktigste oppgave. Det har vært jobbet målrettet for å knytte oss nærmere andre avdelinger for å komme tidlig inn i kommunikasjonsprosjekter i plansaker, store byggeprosjekter og omstilling i helsesektoren. I tilegg har avdelingen hatt hovedansvaret for utforming og produksjon av årsmelding og tertialrapporter, samt rådmannens forslag til budsjett. Disse retningene er også hovedfokus for den nye kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen (som ble etablert fra 1/1-15) som består av restene etter AKA, samt IKTrådgivere fra andre sektorer etter at AKST- omorganiseringen er gjennomført. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 11

12 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Ta i bruk teknologiske løsninger for alle ambulerende forhåndsstemmemottak slik at de er klare for valg 2015 Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte 2 Gjennomføre opplæring av folkevalgte i praktisk IKTbruk Bidra til at det blir en sikker og effektiv arkivdanning. i løpet av våren Avholde månedlige oppfriskningskurs/internopplæring i ephorte 4 Øke antall facebook-likere med 500 i løpet av 2014 Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen. 5 Etablere klarspråkprosjekt 6 Gjennomføre tre velkomstarrangementer for studentene Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UIA. ved UIA i forbindelse med Studiestartfestivalen. 7 Halvårlig gjennomgang av rutinedokument for arkiv og saksbehandling. Rutinedokumentet vil være oppdatert med siste endringer og vil være et oppslagsverk for saksbehandler i arkivdanningen i ephorte. 8 Gjennomgå og forbedre rutinebeskrivelser på oppgavene i politisk sekretariat i løpet av Forbedre interne rutiner for informasjonteamet i løpet av Gjennomføre minst to kommunikasjonsprosjekter i samarbeid med planavdelingen. 11 Utvikle kommunens juridiske ressurser Etablere juridisk fagforum Oppnå en nærværsprosent på 12 minst 95 Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader 13 med 30 % i forhold til Styrke ansattes kompetanse i basisprogramvare for å 14 øke effektivt bruk av disse. 15 Øke organisasjonens kompetanse innen lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt, samt si opp leie av en av avdelingens kopimaskiner. Gjennomføre en Office-opplæringsrunde kurs hvert halvår (Innovasjonskurs). Gjennomføre obligatorisk internkurs for ansatte med bestillermyndighet i løpet av Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 12

13 4. Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Oppr. Revidert Avvik % Inntekter ,6 Netto lønnsutg ,5 Andre utgifter ,6 Netto resultat ,3 Personaldata Faste årsverk 45,9 43,2-2,7-5,9 Brutto årsverk 59,9 57,1-2,8-4,7 Nærværsprosent 94,8 91,7-3,0-3,1 Aktivitetsdata Antall tiltak 201 Omsorgsovert. 8 Antall i FH* 70 Innledning I 2014 har det vært jobbet mye med forbedringsarbeid, omorganisering og bolig. Jobbsentralen ble overført til helsetjenesten fra , mens barneverntjenesten ikke ble egen enhet ved årsskiftet grunnet lederskifte. Ny enhetsleder tiltrer Vi har fått vedtatt tomter til både modulboliger og småhus; Sjef i egen bolig. Videre har nedbemanningsprosessen i arbeidet med enslige mindreårige flyktninger (EM) blitt gjennomført. I november ble begge boligene samlet til en felles bolig for alle ungdommene. I august ble arbeidet med å finne nødboliger til bostedsløse overført til NAV. I følge NAV-loven er det NAV som skal ha denne oppgaven. I løpet av høsten ble vedtaksmyndigheten for rustjenesten overført til bestillerenheten. og aktiviteter I barnevernet har det vært jobbet med ny organisering og opprettelse av Hjemme hos -tjenesten. På grunn av lederskifte og sykmeldinger har det ikke latt seg gjøre å gjennomføre denne omorganiseringen. Dette er begrunnelsen for at vi heller ikke har klart å gjennomføre en brukerundersøkelse i barnevernet i Brukerundersøkelsen er imidlertid påbegynt og vil bli ferdigstilt i Jobbsentralen har hatt som mål å skulle gi et arbeids- eller aktivitetstilbud for de som er i ettervern. Det er behov for en ekstra arbeidsleder på Jobbsentralen for å få det til, og det har enheten ikke hatt ressurser til. Det har vært jobbet med nærvær i arbeidet med EM. Grunnet nedbemanning, ny turnus og flytting til ny bolig, har dessverre nærværsprosenten ikke blitt økt i Arbeidet videreføres. Ressursbruk Sosial- og barneverntjenesten har et merforbruk i forhold til budsjett på kroner. Årsaken til merforbruket er hovedsakelig kjøp av private tjenester for rusmiddelmisbrukere, kjøp av private tjenester og juridisk bistand for barnevernet, egenandel for arbeidet med enslige mindreårige flyktninger og drift av Jobbsentralen. I 2014 ble det gitt et innsparingskrav på kjøp av private tjenester til rusmiddelmisbrukere på kr Det har ikke lykkes for enheten å redusere kjøp av disse tjenestene i denne størrelsesorden, og innsparingen er på kr Det er særlig behovet for flere boliger til rusmiddelmisbrukere som fører til et stort behov for kjøp av slike plasser. Merforbruk i barnevernet skyldes kjøp av private tjenester. Selv om kjøp av disse tjenestene er redusert med kr fra 2013 til 2014, ligger enheten Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 13

14 over budsjett. Når det gjelder kjøp av juridisk bistand, har dette økt med kr fra 2013 til Barnevernet har hatt mange flere saker i fylkesnemda/tingretten i Dette skyldes at biologiske foreldre kan ta opp saken en gang i året. Dette medfører store kostnader til juridisk bistand. Når det gjelder arbeidet med enslige mindreårige flyktninger er den kostnaden som enheten selv må dekke på kr Kvalifiseringstjenesten har dekket resten av egenandelen med integreringstilskuddet. Jobbsentralen har et merforbruk på kr Dette skyldes at driften er dyrere enn budsjettert. Slik har det vært de siste årene. Jobbsentralen gjør et meget godt arbeid, og resultat for overgang til jobb og skole er på 60 %. Dette er et meget godt resultat når det gjelder denne målgruppen. Dette er et godt forebyggende tiltak. Vurderinger Oppfølging av rusmiddelmisbrukere fra kommunen før og under behandling i andrelinje-tjenesten (sykehuset), fungerer veldig godt. Tilbakemelding fra sykehuset er at rustjenesten gjør en meget god jobb. Det er mange bostedsløse i Grimstad, noe som øker presset i miljøet ved at de bostedsløse bor hos andre med rusrelaterte problemer. Konfliktnivået øker, og i flere tilfeller melder miljøtjenesten om at personer med egen bolig, blir sykere av å ha bostedsløse på overnattingsbesøk. I tillegg blir de bostedsløse sykere av ikke å ha trygge rammer rundt seg, og uroen i miljøet fortsetter på denne måten å eskalere. Det er en stor utfordring at enheten ikke har nok boliger til vanskeligstilte. Det er ca 30 bostedsløse i Grimstad. Det er behov for å bygge eller kjøpe flere boliger til denne målgruppen. Sykefraværet i 2014 er på 8,3 %, noe som er høyt. Fraværet skyldes tre langtidsfravær, samt mange sykmeldinger i EM. Videre var det mye sykefravær i barnevernet de siste månedene av Sykefraværsoppfølging har høy prioritet og fokus, og er et satsningsområde videre. Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Opprette miljøtjeneste i barnevernet innenfor egen ramme Ved å omdisponere midler brukt til å kjøpe private tjenester og ved å flytte to ansatte fra saksbehandling til miljøtjeneste. Barnevernet har i tillegg fått økning i ett årsverk til miljøtjeneste. Dette er et tiltak for å jobbe forebyggende og med tidlig innsats. Jobbsentralen vil gi et arbeids- eller aktivitetstilbud til de brukerne som har gjennomført rusbehandling i spesialisthelsetjenesten 2 Gi et arbeids- eller aktivitetstilbud for dem som er i ettervern 3 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet Det skal gjennomføres en slik undersøkelse i løpet av Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 14

15 5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Oppr. Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk 7,8 8,7 0,9 11,5 Brutto årsverk 9,1 9,4 0,3 3,2 Nærværsprosent 86,5 94,8 8,3 - Aktivitetsdata Innkomne ,2 Behandlede Ferdig beh Ventetid aktive Ventetid ferdig 18,77 16,75-2,02-10,8 Innledning Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. og aktiviteter Saksbehandlingstiden er redusert med 10,8 % sammenlignet med I 2014 er nærværsprosenten på 94,8 %. Dette er en positiv utvikling sammenlignet med 2013 hvor nærværsprosenten var 86,5 %. Medarbeiderundersøkelsen for alle medarbeidere i NAV Grimstad viser for 2014 et meget godt resultat. Vi scorer høyest i Aust-Agder med en score på 26,3 poeng av 30 oppnåelige. Alle medarbeidere svarte på undersøkelsen. Ressursbruk Utgiftene til sosialhjelp viser et overforbruk på kroner for Opprinnelig budsjett i 2014 ble redusert i forhold til revidert budsjett 2013 med ca kroner. Videre har vi valgt å overføre kroner til en ekstra arbeidsleder på Jobbsentralen i Dette har vi gjort for å kunne innfri vilkår om arbeidsplikt til brukere på økonomisk sosialhjelp. Dette er hovedårsaken til vårt merforbruk i Per har vi 10 kommunale årsverk ved NAV Grimstad. Vi har økt antall årsverk fra 8,2 til 10 i løpet av året. Økningen gjelder en stilling til introduksjonsprogrammet grunnet økt antall nyankomne flyktninger og økt stilling til gjeldsrådgiver fra 0,2 til 1,0 årsverk. Fra har NAV Grimstad overtatt totalansvaret for midlertidige boliger. Det ble ikke gitt ressurser til totalansvaret for midlertidige boliger. Vurderinger NAV Grimstad har meget gode resultater på introduksjonsprogrammet med overgang til arbeid/utdanning. Vi har nedgang i antall innkomne saker i 2014, og vi har og redusert behandlingstiden i 2014 sammenlignet med NAV Grimstad har hatt tilsyn fra Fylkesmannen innenfor kvalifiseringsprogrammet. Det ble avdekket to avvik, og begge avvikene er lukket innenfor fastsatt tidsfrist. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 15

16 Det er gjennomført en medarbeiderundersøkelse også i 2014 for både statlige og kommunale medarbeidere ved NAV Grimstad. Vi scorer 26,3 poeng av 30 oppnåelige. Alle medarbeidere har svart på undersøkelsen og resultatet er best i NAV Aust-Agder. Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Vårt mål er å opprettholde nivået på antall brukere ved Jobbsentralen fra 2013 til Tiltaket krever en ekstra arbeidsleder på Jobbsentralen og finansieres med overføring av midler fra NAV Grimstad til Sosialtjenesten. 2 Raskt tilbud om gjeldsrådgivning. Det er i dag 12 måneders ventetid på nye saker. Vi har 23 ubehandlede saker og videre 26 saker hvor vi har bedt kreditor stille kravet i bero i inntil ett år. Ved å øke stillingen fra 20 prosent til 100 prosent vil bruker få raskt tilbud om gjeldsrådgivning, tidlig avklaring av brukers økonomiske situasjon, reduksjon av økonomisk sosialhjelp og bedre service og mer fornøyde brukere. 3 Andel deltakere på introduksjonsprogram med overgang til arbeid eller utdanning skal være over 60 prosent ved utgangen av året. Gjennomgang av deltakere minimum hvert kvartal med tanke på aktivitet mot arbeid og utdanning. 4 Godt arbeidsmiljø og et nærvær på minimum 95 %. Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Snakk til og ikke om Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter. Medarbeidersamtaler gjennomføres i løpet av andre halvår. 5 Energisparing Lys ved NAV Grimstad skal være avslått i tidsrommet i ukedager. Den medarbeider som går sist har ansvar for slukking i sin avdeling, alternativt innkjøp av tidsbryter. 6 Reduksjon i forbruk av papir Alle skrivere innstilles for dobbeltsidig utskrift. Oppfordre alle til kritisk vurdering av behovet for nødvendige utskrifter. Tas opp med alle medarbeidere i kontormøte Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 16

17 6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Marit Henriksen Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Oppr. Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg Andre utgifter Netto resultat Personaldata Faste årsverk 87,2 79,9-7,3-8,4 Brutto årsverk 126,5 122,7-3,8-3,0 Nærværsprosent 87,1 85,7-1,4 - Aktivitetsdata Utviklingshemmede med tjenester u 16 år tjenester o 16 år støttekontakter Omsorgslønn Innledning Boveiledertjenesten er en stor enhet. Antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift. Slik beskriver Deloitte boveiledertjenesten etter sin gjennomgang i Man står årlig overfor nye utfordringer og oppgaver som skal håndteres. Også i 2014 har det vær tilsig av brukere, med behov for omfattende tjenester. Man har blant annet brukt høsten til å organisere opp et nytt enetiltak. og aktiviteter Det har vært jobbet målrettet med gjennomgang og rutineforbedrende tiltak i bolig som har vært utsatt for mye negativ omtale, blant annet gjennom mediene. Dette har vært en positiv opplevelse på mange måter, og man høster nå resultater som følge av godt samarbeid og konstruktiv dialog mellom pårørende, verge, habiliteringstjenesten og kommunen. Tidligere kommunalsjef tok i høst initiativ til å etablere en samarbeidsgruppe bestående av pårørende, politikere og ledere. Gruppen har gjennom høsten hatt flere innholdsrike og nyttige møter, der mye av fokuset har vært på erfaringsutveksling og dialog rundt hvordan man kan bruke erfaringene inn i forbedringsarbeid i ulike tjenestetilbud i boveiledertjenesten. Det er også, som følge av erfaringer gjort i 2014, initiert en grundig gjennomgang av hele boveiledertjenesten. Dette arbeidet vil starte opp tidlig i 2015, og fokusområdene vil være knyttet til de ulike tjenestetilbudene, fag, kvalitet og bemanning. Av organisatoriske endringer må det nevnes at det ble konstituert ny enhetsleder i november og at det er tilsatt ny fagleder ved Landviktun. Vedkommende tiltrer på nyåret i Det ble i høst politisk besluttet å øke timelønnssatsen for støttekontaktordningen. Denne endringen trådte i kraft fra oktober og har fått meget god mottakelse fra vår støttekontakter. Man opplever allerede effekt i form av at man nå lettere rekrutterer personell til denne viktige oppgaven. Aktiviteten i 2014 har vært økende, men man har etter beste evne forsøkt å løse nye oppgaver innenfor eksisterende rammer. I tillegg til nye brukere, øker behovet for tjenester hos etablerte brukere. Vi begynner nå å få en del eldre utviklingshemmede som har behov for oppfølging for ulike geriatriske lidelser, som kommer på toppen av grunndiagnosene. Dette utfordrer tjenestetilbudet både faglig og bemanningsmessig. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 17

18 Man har i siste halvdel av 2014 registret økt søkermasse til dagaktivitetstilbudet på Dømmesmoen. Dette har medført at vi i høst, grunnet bemanningssituasjonen og de fysiske begrensingene på Aktivitetshuset, har måtte sette inntaksstopp. Dette bidrar til at ikke alle brukere som har fått innvilget tjenesten, får et tilbud. Det jobbes med å finne løsninger av mer permanent karakter, da vi vet at det også vil komme flere nye brukere i Det er en utfordring at antallet VTA-plasser (varig tilrettelagt arbeid) er lavt, og at bedrifter som organiserer slike ordninger stadig øker kravet til brukers funksjonsnivå grunnet behov for høyere profitt. Ressursbruk Enheten har en reduksjon i faste årsverk, dette er primært knyttet til avvikling av et avlastningstilbud. Det er også en reduksjon i brutto årsverk, dette til tross for at sykefraværet er noe høyere i 2014, sammenliknet med foregående år. Sykefraværsandelen fordeler seg ulike på ulike boliger, men ledelsen har god oversikt på hvor det er viktig å prioritere forebyggende tiltak og god oppfølging av ansatte med høyt sykefravær. De mest utsatte boligene får stort fokus også i kommende år, og det jobbes iherdig med å få besatt ledige stillinger for å dempe slitasje og høyt arbeidspress. Enheten er dessverre ikke i nærheten av å oppnå ønsket mål for reduksjon av sykefravær i Enhetens sluttregnskap viser et negativt resultat på 2,1 millioner. Det negative avviket kan i hovedsak knyttes til merforbruk på lønn. Det er særlig én bolig og ett enetiltak som utmerker seg, der høyt fravær og mange vakante stillinger har bidratt til økt behov for innleie og bruk av overtid. Enheten har hatt stort fokus på forbedringsarbeid, dette vil også fortsette i Hovedmålsetningen er å få bemannet opp i henhold til bemanningsplaner, samt sikre god tilgang på kompetente vikarer, slik at man får kontroll på merforbruket. Vurderinger Som tidligere nevnt er det initiert en grundig driftsgjennomgang av hele boveiledertjenesten i Denne gjennomgangen blir viktig med tanke på å identifisere forbedringsområder og utarbeide gode strategier for å møte fremtidige behov. Det er imidlertid viktig å poengtere at det skjer utrolig mye bra i tjenesten hver eneste dag. Mange dyktige medarbeidere og fagledere gjør en formidabel innsats for å møte brukene på en respektfull og faglig god måte, i den hensikt å levere tjenester i henhold til de vedtak som brukerne har fått. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 18

19 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal dagaktivitet en eller flere dager i uka. vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. 3 Lavest mulig sykefravær - max 10 %. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. 4 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak men det mangler støttekontakt) 5 Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. 90 % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Opplæring i medikament-håndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. 6 Arrangere 2 åpne møter med faglig innhold for foresatte. 7 Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Timelønna blir økt med virkning fra 1. oktober. Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. Igangsatt Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Det er i første omgang satt i system samarbeid på systemnivå mellom pårørende, administrasjon og politisk nivå. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontroll systemene vi har. Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 19

20 7. Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari Anne Johnsen Tall i tusen kr. Regnskap Budsjett Budsjett Oppr. Revidert Avvik % Inntekter Netto lønnsutg ,5 Andre utgifter ,2 Netto resultat ,5 Personaldata Faste årsverk 25,1 24,6-0,5-2,0 Brutto årsverk 39,9 41,1 1,2 3,0 Nærværsprosent 86,2 90,3 4,2 - Aktivitetsdata Antall vedtakstimer Innledning Virksomheten omfatter Fevik og Frivoll hjemmebaserte tjenester. Tjenesten består av hjemmesykepleie, praktisk bistand, turnusbemannet leilighet for ressurskrevende bruker og brukerstyrte personlige assistenter. Tjenesten har til sammen ca.74,75 faste årsverk med et totalt budsjett på 58 millioner. I tillegg drives enheten med omtrent 30 årsverk med timeinnleide og midlertidig ansatte. Inkludert i faste årsverk er 7,22 årsverk brukerstyrte personlige assistenter som betjener 17 brukere. Hjemmesykepleie har 55,23 årsverk og betjener 500 brukere. Praktisk bistand har 2,6 årsverk hjemmehjelpere som betjener 150 brukere. På Fevik er det 2,9 årsverk som betjener én ressurskrevende bruker. 350 brukere har trygghetsalarm, en del av disse har ikke andre tjenester. 13 brukere får avlastningstjeneste i hjemmet. Enheten blir administrert av 3,8 årsverk fagledere, 1 årsverk sykepleiekonsulent og 1 årsverk enhetsleder. Formålet er gi brukere hjelp til å være hjemme så lenge som det er mulig og tilrådelig. og aktiviteter Hjemmebaserte tjenester er en tjeneste som har økt mye, og kommer til å øke ytterligere, som en følge av en ønsket omstilling innen helse- og omsorgstjenestene. Tjenesten har fått flere nye oppgaver: avlastningsoppdrag og kartlegging av demente, økning i fastvaktbruk på natt til terminale kreftpasienter samt hverdagsrehabilitering, der målet er å bidra til økt mestring hjemme. Gerica mobil pleie ble innført i løpet av 2014, slik at nå har alle ansatte i hjemmesykepleien tilgang til dokumentasjonssystem for alle 500 brukere tilgjengelig på smarttelefoner. Det ble oppstart av Helsedirektoratets pasientsikkerhetskampanje med innsatsområde medisinbruk i Denne kampanjen har nå gått over til å bli et program i Internundervisning med faglig kompetanseheving er kjørt med gratis undervisere, og om mulig, i deler av arbeidstiden eller på personalmøter. Slik er målet med kompetansehevende tiltak oppnådd. Det har vært gjennomført ombygginger i desember av lokaler på Frivoll og på Fevik, dette for å tilpasse lokaler til flere grupper på Frivoll og utvide areal til medisinrom på Fevik. Siden ombygging og tilpasning av lokaler først skjedde i desember og på grunn av betydelig aktivitetsøkning i vedtakstimer i 2014, har arbeidet med oppstart av en sykepleiepoliklinikk blitt utsatt til Grimstad kommune driftsenhetenes årsmeldinger 2014 side 20