ratffçrrhffafsaisefiif

Transkript

1 Sk t t Saksbehandlar Dykkardato Vàrdato a ee a en Bjørg Riple Sandnes Direkte tlf Dykkar referanse Vàr referanse /86573 Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune Rådhuset 5470 Rosendal ratffçrrhffafsaisefiif 2 0 JUili 25:15 Saksnr U off: Saks - '- Korn p._3\k ' I Rapport frå stadleg kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune 2015 Vi viser til vårt kontrollbesøk den 28. april 2015 utført av Bjørg R. Sandnes frå Skatt vest. Til stades frå skatteoppkrevjarkontoret var skatteoppkrevjar Vibeke Skåla, Helga Fossheim og Grethe Richardsen. Kontoret var varsla om kontrollbesøket i våre e-poster av 13. mars og 24. april Vår kontroll byggj er på Instruks for skattekonlorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsett av Skattedirektoratet l. februar lnstruksen gjeld skattekontora sin kontroll av skatteoppkrevjarkontora sine oppgåver knytt til føring av skatterekneskapen, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll etter lov av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (Skattebetalingsloven). Føremålet med instruksen er å sikre at det vert gjennomført kontrollaktivitet som avklarar om den faglege utføringa av oppgåvene ved skatteoppkrevjarkontoret følgjer lover, føresegner, instruksar og regelverk elles. lnstruksen skal og sikre at skatteoppkrevjarane vert gjevne pålegg der den faglege utføringa ikkje er tilfredsstillande, og at pålegg og tilrådingar vert følgde opp. 1 Omfang og føremål med kontrollen Kontrollen har omfatta følgjande hovudområder: 0 skatterekneskapen 0 innkrevjingsarbeidet Skattekontoret har avgrensa kontrollen til å gjelde utvalde områder innanfor det einskilde hovudområdet. 2 Oppfølging av pålegg og tilrådingar frå kontorkontroilar Det er ikkje gjeve pålegg eller tilrådingar ved gjennomførte kontorkontroilar. Postadresse Njøsavegen Leikanger skatteetaten.no/sendepost Besøksadresse Sentralbord Sjà eller OOO ring gratis OOO Org. nr: : Telefaks Ol

2 2015/86573 Side 2 av 5 3 Oppfølging av pålegg og tilrådingar frå tidlegare kontrollar 3.1 Følgjande pålegg og tilrådingar gitt i rapport av august 2014 reknar vi som etterkomne: 0 Pålegg Nedsetjing pensjonsgjevande inntekt 0 Pålegg Betalingsordningar ~fullmaktsgrenser 0 Tilråding Manuelt registrerte bankkonti - upersonlige skattytarar 3.2 Følgjande pålegg og tilrådingar gitt i rapport av august 2014 reknar vi ikkje som etterkomne: Pålegg Intern kontroll, pålegget vert gjenteke i pkt 4.1. I. Pålegg l Betalingsordningar - dokumentasjonskrav, gjenteke i pkt Tilrådning Lokale rutineskildringar, sjå kommentareri pkt. 5 Tilrådning Innbetaling -identifisering av aktør, gjenteke i pkt Pålegg og tilrådingar som følgje av denne stadlege kontrollen 4.1 Pålegg Pålegg vert gjeve når kontrollen avdekker brot på lover, føresegner, instruksar og regelverk elles. Pålegga er anten krav om at eksisterande tilhøve skal rettast, eller om at kontoret sin praksis må endrast. Det vert forventa at skatteoppkrevjar rettar seg etter pålegga innan fristane som vert gjevne Intern kontroll Skatteoppkrevjaren skal sørge for at kontoret har ein tilfredstillande intern kontroll. Intemkontrolltiltaka skal sikre at verksemda planlegg, organiserer, utfører og kvalitetsikrar sine aktivitetar i samsvar med gjeldende regelverk og resultatkrav, og at dette vert gjort ut frå ein risikoog vesentligheitsvurdering, jf. Skatteoppkreverinstruksen 2-5. Ved vårt stadlege besøk i 2015 seier skatteoppkrevj ar at ho jobber med dette fortløpande, men at ho ikkje er komen i mål slik som var bebuda i sine svarbrev til Skatt vest etter kontrollar hhv i 2013 og Regional kontrolleining opprettholder tidligere pålegg om å syte for at det vert etablert ein tilfredstillande internkontroll og at denne vert gjennomført slik skatteoppkrevj ar finn det formålstenlig for dei ulike områda. I etableringa må det og inngå korleis interkontrollen skal dokumenterast og vidare oppfølging av fijnn som vert gjort. Vi syner til rapportane frå 2013 og 2014.

3 2015/86573 Side 3 av Betalingsordningar dokumentasjonskrav Skatte- og avgiftskrav skal som hovudregel betalast rettidig, men skattebetalingslova 15-1 og 15-2 opnar for anledning til å gi betalingsutsetting og betalingsnedsetting av omsyn til skuldnar eller av omsyn til det offentlege som kreditor på nærmare gitte vilkår. Det er gitt nærare reglar for lempning i SKD-melding nr. 3/12 av 8. februar 2012 og nr. 9/11 av 8. juni Ved vårt siste stadlege besøk vart det avdekka at det ikkje var tilfredstillande dokumentasjon i forbindelse med ein av dei to betalingsordningane som vart innvilga i Regional kontrolleining har i sine rapportar frå 2011, 2012, 2013 og 2014 gjeve skatteoppkrevjarkontoret pålegg når det gjelde lernpningsmeldingane ved behandling av betalingsordningar. Regional kontrolleining pålegg skatteoppkrevjaren å følgje sakshandsamingsreglane i samsvar med lempingsmeldingane ved innvilging av betalingsordningar. 4.2 Tilrådingar Skattekontoret kan etter instruksen og gje tilrådingar om tilhøve ved skatteoppkrevj arkontoret som bør betrast. Ved vårt besøk kjem det fram tilhøve som vi meiner bør betrast Innbetalingar - identifisering av aktør Sjå tidlegare tilrådning i vår rapport frå stadleg besøk Vedlegga er framleis noko mangelfull. Der var inga visning til vedleggsnummer i Sofie. Vi rår til å føre på vedleggsnummer frå reskontro (AUT) på dokumentasjonen frå banken eller ta ein skjerrndump av reskontrobillede i Sofie som vedlegg. Regional kontrolleining tilrår skatteoppkrevjaren til å syte for at vedlegg for identifiserte innbetalingar følgjer krava i retningslinene Oppfølging av ubenyttet grunnlag Etter at avrekning etter skattebetalingsloven 7-1 er gjennomført, vil det i nokre høver liggje att grunnlag som ikkje er teke med i avrekninga. Dette har ofte sammanheng med at grunnlaget ligg i ein annan kommune enn den skattytar er avrekna i, eller at det har blitt registrert løns- og trekkoppgåver manuelt etter at LTO-basen er stengt. I tillegg kan det liggje att grunnlag som følgje av at skattytar ikkje er avrekna i det hele teke. I forkant av kontrollen henta vi ut rapport "Avregning - ubenyttet grunnlag" for inntektsår For utan kva for inntektsår dette gjeld, gir rapporten informasjon om kva for grunnlag som står unytta, beløp, om skattytar er avrekna tidlegare og eventuelt kva for kommune skattytar er avrekna i. I etterkant av besøket er rapporten og henta ut for inntektsåra 2009 ( p). Rapporten for "Ubenyttet grunnlag" har imidlertid vore endra over tid og har ikkje alltid fungert som forutsatt. Det er derfor uklart i hvilken grad rapportar kjørt i 2015 for inntektsår 2009 gjengir

4 I /86573 Side 4 av 5 eit oppdatert bilete, men våre stikkprøver for inntektsår 2009 indikerer at det fins ein reell førekomst av unytta grunnlag. Skattebetalingsloven 7-3 (2) regulerer dei tilfella der skattytar kan få tilbakebetalt forskuddstrekket når han ikkje blir teken opp til skattlegging i vedkomande kommune for det inntektsåret trekket gjeld. Skattytar har likevel ikkje eit ubetinga krav på å få utbetalt inneståande forskuddstrekk, sjølv om han ikkje blir teken opp til skattlegging i den aktuelle kommune for det inntektsår trekket gjeld. De tilfella der skattytar kan krevje tilbakebetaling av forskuddstrekk framgår av sktbl 7-3 (2) bokstav a til c. I Retningslinjer for korrigering og tilbakebetaling av forskuddstrekk av er situasjonen der skattytar ikkje er teke opp til ligning omtalt. Dersom spørsmålet om og erkjennelse av manglande skatteplikt først dukkar opp etter at det ordinære skatteoppgj ør er gjennomført, bør tilbakebetaling av trekk som hovedregel skje med grunnlagi avregning. Etter bestemmelsen i sktbl 8-2 (3) skal forskuddstrekk som ikke tilbakebetales skattyter etter 7-3 annet ledd overføres til staten etter tre år etter utløpet av det inntektsår trekket er foretatt. Regional kontrolleining ber i etterkant av kontrollbesøket skatteoppkrevj ar om å gjennomgå rapport over ubenytta grunnlag for inntektsåra 2009 (p) og 2013(u). Trekkbeløpa må vurderast både som aktuelle for ny likningshandsaming hos Skatt vest, flytting til avrekning i annan kommune, eventuell tilbakebetaling til skattytar eller handsaming som herrelause beløp Foreldelse I Instruks om føring av skatteregnskapet fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember punkt l, blir det stilt krav om at "Skatteoppkrever skal registrere alle opplysninger som har betydning for skatteregnskapet uten ugrunnel opphold". Ved vår kontroll ble det sett på Discoverer-rapport "Restanseliste - forelda krav" for perioden fra til På listen kjem det fram at 7 krav fremstod som forelda. Regional kontrolleining rår skatteoppkrevj aren til å gå gjennom lista. Dersom restansane er forelda, må korrekte prosedyrar for avskriving setjast i verk, eventuelt med søknad til skattekontoret i dei sakene skatteoppkrevj ar ikkje kan utgiftsføre krav innanfor eiga fullmakt. Dersom restansen ikkje er reelt forelda, må det relevante fristavbrytande tiltaket og korrekt foreldingsdato registrerast i Sofie. 5 Tilbakemeldinger i avslutningssamtalen 5.1 Lokale rutineskildringar Sjå punkt i vår rapport frå stadleg kontroll i 2014, datert den Under stadleg kontroll i 2015 mottok vi siste utgåve av rutineskildringane og vi fann at skatteoppkrevjarkontoret i all hovedsak hadde utfyllande skildringar og at dei mest sentrale områda var dekka. Vi fann likevel at nokre område framleis var svake. Rutineskidringane må oppdateres og utdypast meir slik at det henvises til ny instruks og nye retningslinjer. Det manglar f. eks. rutine for korleis ein ryddar opp i Discoverer-rapport over foreldelse. Lite er skrevet om oppbevaring av manuelle vedlegg. Vi fann ikkje rutine for ajourhold av rutineskildringane. Skatteoppkrevjar må

5 Z å 2015/86573 Side 5 av 5 gjere naudsynte oppdateringar på desse punktar. Det er viktig at det er samsvar mellom rutineskildringane og praksis på kontoret. 5.2 Ressursar Skatteoppkrevj ar opplyste ved besøket at kontoret har fått redusert sine eigne kontrollressursar. Dersom krava til kontrollomfang ikkje kan løysast lokalt, vil skatteoppkrevj ar kjøpe fleire kontrollar frå Hordaland kommunale rekneskapskontroll under kemneren i Bergen. 6 Skatteoppkrevjarkontoret si tilbakemelding på rapporten Dersom noko er uklart eller misforstått frå vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan De venda Dykk til underteikna. Vi ber om skriftleg tilbakemelding på dei tiltaka skatteoppkrevjar vil sette i verk vedkomande pålegg og tilrådingar som er gjevne i rapporten punkt 4. Vi ser fram til å få tilbakemelding innan 19. juni 2015, og vi ber om at den vert merka med Saksnummer 2015/ Vi takkar for god hjelp i samband med vårt kontrollbesøk fram. og håpar at det gode samarbeidet held Med helsing ( f. an åres É(&\ - Q 9.1:! i underdirektør ' Regional kontrolleining Bjørg R. Sandnes Skatt vest kontroll Kopi: Skatt vest, Avdeling innkreving v/ Styringsgruppen