Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd

Transkript

1 Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd Hensikt Bestemmelsene skal sikre at Forskningsrådets tilsatte, eksperter og medlemmer av rådets styrende og rådgivende organer er habile og oppfattes som habile. Videre skal bestemmelsene medvirke til at omverden har tillit til Forskningsrådets beslutninger. Bestemmelsene er fastsatt på grunnlag av Forvaltningsloven og anbefalingene i rapportene "Habilitet og tillit i Norges forskningsråd" fra 1993 og Forskningsrådets legitimitet Habilitet og kvalitet i søknadsbehandlingen fra februar Habilitetskrav og avgjørelse av habilitetsspørsmålet Forvaltningslovens kapittel II Om ugildhet (vedlegg 1) gjelder for tilsatte, eksperter og medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer. I hvert enkelt tilfelle/sak skal både de skjønnsmessige og de automatiske habilitetsforhold vurderes. Tilpasset de lokale forhold er bestemmelsene som følger: 1.1 Inhabilitet etter skjønn Tilsatt, ekspert eller medlem av styrende og rådgivende organer i Forskningsrådet er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en sak når det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes upartiskhet. 1.2 Automatisk inhabilitet Tilsatt, ekspert eller medlem av styrende og rådgivende organer i Forskningsrådet er i alle tilfelle inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en sak a) når han eller hun selv er part i saken b) når han eller hun er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nært som søsken c) når han eller hun er eller har vært gift med eller er forlovet med, eller samboer med, eller partner med, eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part. d) når han eller hun er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte e) når han eller hun leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styringsorgan eller bedriftsforsamling for en offentlig eller privat virksomhet, eller er overordnet en som er part i saken f) når han eller hun er, eller for mindre enn 3 år siden har vært, veileder for en part med sikte på doktorgrad g) når han eller hun selv er part i en sak som står i et direkte konkurranseforhold til den sak som er oppe til behandling. (se nærmere i momentsamlingen under konkurranseinhabilitet) Side 1 av 7

2 Er en tilsatt i Forskningsrådet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en tilsatt i Forskningsrådet som er direkte underordnet den inhabile. Kommentarer til pkt 1.1 og 1.2 Bestemmelsene om habilitet og tillit kommer i utgangspunktet til anvendelse i forbindelse med enhver tilretteleggelse eller avgjørelse i en forvaltningssak. I Forskningsrådet treffes det i hovedsak to typer avgjørelser: strategiske vedtak og enkeltvedtak. Bestemmelsene får anvendelse på begge disse typer vedtak. Forskningsrådets valg av f.eks. særlig satsningsområder det enkelte år, vil betegnes som et strategisk vedtak. Det samme vil normalt være tilfellet for tildeling av ressurser fra et divisjonsstyre til et programstyre. Enkeltvedtak gjøres ved tilsagn eller avslag på en søknad om støtte. Mens de strategiske vedtak har mer generell og indirekte betydning for den enkelte søker, vil enkeltvedtakene direkte og konkret være avgjørende for utfallet for de som søker om støtte fra Forskningsrådet. Uansett om man står overfor et enkeltvedtak eller et strategisk vedtak, vil man normalt måtte anvende bestemmelsene om habilitet og tillit. Samtidig vil dette skillet få betydning for om det foreligger særegne forhold eller tilknytningen som vil medføre inhabilitet. Dess større betydning den avgjørelse man er med på å fatte har for den endelige tildelingen av støtte fra Forskningsrådet, jo større er behovet for å anvende bestemmelsene strengt. Dette betyr med andre ord at en tilknytning som vil føre til inhabilitet i et programstyre ikke nødvendigvis vil få samme utfall for et medlem i et divisjonsstyre. En annen viktig forskjell mellom enkeltvedtak og strategiske vedtak, er at pkt. 1.2 om automatisk inhabilitet normalt ikke kommer til anvendelse i forbindelse med de strategiske vedtak idet disse ikke retter seg mot eller direkte gjelder en søker, jf. partsbegrepet under. Begrepet Part i forvaltningsloven gjelder etter sin ordlyd den som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder, jf. forvaltningsloven 2 e. Dersom et strategisk vedtak f.eks et budsjettvedtak i divisjonsstyret om fordeling av midler til de forskjellige programstyrer etter omstendighetene får direkte betydning for en søkers mulighet til å få sin søknad innvilget, vil søkeren kunne anses som part. Et medlem av divisjonsstyret vil etter omstendighetene også kunne anses som part i slike tilfeller. Når det gjelder vurderingen av inhabilitet etter skjønn tilsvarer det som står i pkt 1.1 deler av forvaltningslovens 6 andre ledd, med presiseringen fra 6 første ledd og 10 om hvem inhabiliteten gjelder for. Utgangspunktet for vurderingen er om det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til upartiskheten. Det avgjørende er med andre ord ikke om det er grunn til å anta at medlemmet vil opptre partisk, men om tilliten blir svekket. Vurderingen må skje med utgangspunkt i hvordan omverdenen vil kunne vurdere dette. Til støtte for habilitetsvurderingen etter den skjønnsmessige hovedregelen, er det utarbeidet en momentliste med noen eksempler. Listen (vedlegg 2), som er tilpasset Forskningsrådets virksomhet, må IKKE oppfattes som et regelverk, men som et hjelpemiddel for å sikre en god vurdering. Når det gjelder automatisk inhabilitet tilsvarer det som står i pkt 1.2 forvaltningslovens 6 første, tredje og fjerde ledd bortsett fra at det i bokstav: c) er presisert at samboerskap og partnerskap er likestilt med ekteskap Side 2 av 7

3 e) ikke er begrenset til selskaper m.v. og slik at ledere i offentlig og privat virksomhet (for eksempel statsuniversiteter og private høyskoler) er likestilt. Er du medlem av et fakultetsstyre er du inhabil for samtlige søknader fra fakultetet. Tilsvarende gjelder for universitetsstyrer. I tillegg har Forskningsrådet gjort reglene kjønnsnøytrale samt tilføyd reglene som fremgår av bokstavene f) og g). Avslutningsvis presiseres at det ikke er kritikkverdig å være inhabil. Derimot er det kritikkverdig dersom man ikke tar konsekvensene av at man i enkelte sammenhenger har en så sterk tilknytning til en part at man ikke kan være med på å ta en avgjørelse som berører den parten. 2 Prosedyrer 2.1 Egenerklæring Forskningsrådets tilsatte skal som tidligere undertegne en habilitetserklæring ved tilsettelsen, jf. vedlegg 3. Eksperter skal erklære om de kjenner til forhold som gjør dem inhabile i forhold til den aktuelle søknaden de er blitt bedt om å vurdere. Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd skal sendes eksperter som plikter å sette seg inn i disse. Medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal i forbindelse med oppnevningen motta Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd. Vedkommende undertegner en sakkyndigerklæring på at han eller hun er kjent med og vil etterleve disse bestemmelsene. Denne erklæringen gjelder også andre forhold, jf. Medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal opplyse om verv m.v. av relevans for virksomheten i Forskningsrådet. 2.2 Saksbehandlingsprosedyrer Tilsatte, eksperter og medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre han/henne inhabil. Den overordnede avgjør om den tilsatte er habil. Om ekspertene er habile avgjøres av saksbehandlere i Forskningsrådet etter dialog med ekspertene. I styrende og rådgivende organer tas forholdet om habilitet opp med lederen av organet. Lederen samrår seg med administrasjonen. Det styrende og rådgivende organet avgjør spørsmålet om medlemmenes habilitet. I tilknytning til ethvert møte skal det være et fast punkt på dagsorden der forhold av betydning for medlemmenes habilitet blir reist. Dersom det i ett og samme sakskompleks oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet. Et medlem fratrer under behandlingen av spørsmålet om egen habilitet etter først å ha gjort rede for de faktiske forhold om habiliteten og sitt syn på disse. Organet fatter under dette punkt Side 3 av 7

4 endelig vedtak i alle spørsmål vedrørende inhabilitet/plikt til å fratre (jf. Forvaltningsloven 8, 2. ledd). Organet er beslutningsdyktig hvis ikke mindre enn halvparten er til stede og de er habile. Dette gjelder både i forhold til vurdering av habilitetsforhold og andre beslutninger. Under dette punktet i møtet skal det kortfattet protokolleres at spørsmålet om inhabilitet har stått på dagsorden, hvilke forhold som har vært drøftet, samt organets beslutning. Der det er konstatert inhabilitet/plikt til å fratre, skal vedkommende medlem forlate rommet under forberedelsen og sluttbehandlingen av vedkommende sak(er). Et medlem med partsinteresse i saker organet har til behandling, skal ikke gis anledning til å ivareta sine partsinteresser på annen måte enn andre parter (tilleggsopplysninger, presiseringer m.v.) Dersom habilitetsforholdet er vanskelig å avgjøre tar administrasjonen opp spørsmålet med Habilitetsutvalget, jf. utvalgets mandat. 2.3 Partenes rett til innsyn i saksbehandlingen Navnene til de ekspertene som er benyttet ved den enkelte utlysning skal offentliggjøres etter endt søknadsbehandling. Navnelistene legges ut på nettet. Det opplyses ikke hvem som har vurdert den enkelte søknad. Hvis søknadene er vurdert av et ekspertpanel vil det etter endt søknadsbehandling opplyses om navn på ekspertene ved forespørsel. Navn på medlemmer av styrende og rådgivende organer skal offentliggjøres. 3 Habilitetshensynet mht oppnevning i og sammensetningen av styrende og rådgivende organer 3.1 Ved oppnevning av medlemmer til styrende og rådgivende organer bør en så langt mulig oppnevne medlemmer uten partsinteresser som medfører plikt til å fratre i noen sak organet har til behandling. Hensynet til at styremedlemmer kan bli inhabile i enkeltsaker må avveies i forhold til behovet for faglig kompetanse slik at styret oppnår størst mulig legitimitet. 3.2 Det bør unngås at en oppnevner medlemmer som åpenbart vil komme til å måtte fratre i mange og/eller særlig viktige enkeltsaker organet har til behandling. I de tilfeller da dette først blir klart i etterhånd, skal det i forbindelse med planleggingen av saksbehandlingen vurderes om det er hensiktsmessig å erstatte medlemmet, supplere organet med nytt medlem eller innkalle et varamedlem etc. Side 4 av 7

5 4 Tillit og åpenhet i saksbehandlingen 4.1 Bruk av eksperter Tilsatte i Forskningsrådet, herunder programkoordinatorer skal finne eksperter til de enkelte søknadene. For eksperter gjelder de samme kriterier for inhabilitet/plikt til å unnlate å medvirke i behandlingen som beskrevet overfor. 4.2 Dokumentasjon Et hvert organ med ansvar for å fordele forskningsmidler skal redegjøre for de overordnede mål og kriterier som skal legges til grunn i behandlingen. Slike redegjørelser er offentlige, og vil finnes på Særskilt om Forskningsrådets administrativt tilsatte Tilsatte i rådets administrasjon skal ikke oppnevnes i styrer for institusjoner/ institusjoner, stiftelser m.v. som har relasjoner til FoU-aktivitet. (Jf vedtak i Forskningsrådets Hovedstyre, sak 60/93). Administrasjonen skal ha kjennskap til bestemmelser om habilitet og tillit, og gi råd i alle saker som styrende og rådgivende organer plikter å behandle i henhold til disse bestemmelsene. 4.4 Gjennomgående representasjon i Forskningsrådets styrende og rådgivende organer Iht. vedtak i Hovedstyret den sak 16/04 skal det ikke være gjennomgående representasjon (f.eks medlem på både 2. og 3. styringsnivå) i de styrende og rådgivende organene i Norges forskningsråd. Dette samme gjelder for eksperter. Dette betyr at en og samme person ikke kan være oppnevnt som styremedlem på flere styringsnivåer. En som fungerer som fagekspert kan heller ikke samtidig sitte i programstyret som fatter vedtak der han har vært ekspert. Et unntak fra denne bestemmelsen er hjemlet i Forskningsrådets vedtekter 4.1 hvor det står at Kongen blant hovedstyrets medlemmer skal utpeke ledere for divisjonsstyrene. Side 5 av 7

6 Forvaltningslovens Kapittel II. Om ugildhet. Vedlegg 1 Overskriften endret ved lov 27. mai 1977 nr (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 27. mai 1977 nr (foreløpig avgjørelse). Uansett om en tjenestemann er ugild, kan han behandle eller treffe foreløpig avgjørelse i en sak dersom utsettelse ikke kan skje uten vesentlig ulempe eller skadevirkning. 8. (avgjørelse av habilitetsspørsmålet). Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse. Side 6 av 7

7 I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. Endret ved lov 27. mai 1977 nr (oppnevning av stedfortreder). Når en tjenestemann er ugild, skal om nødvendig oppnevnes eller velges stedfortreder for vedkommende. Dersom det er forbundet med særlig ulempe å få oppnevnt stedfortreder, kan Kongen for det enkelte tilfelle beslutte at saken skal overføres til sideordnet eller overordnet forvaltningsorgan. Endret ved lov 19. juni 1969 nr (hvem habilitetsbestemmelsene gjelder for). Foruten for offentlige tjenestemenn gjelder bestemmelsene i kapitlet her tilsvarende for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan. Bestemmelsene gjelder ikke statsråd i egenskap av regjeringsmedlem. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1. april 1995). Side 7 av 7