1. Intranett utvikling, fem faser

Transkript

1 Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Intranett utvikling, fem faser Arne B. Mikalsen, oppdatert av Ole Christian Eidheim Lærestoffet er utviklet for faget IINI2003 Lokale informasjonstjenester 1. Intranett utvikling, fem faser Resymé: I denne første leksjonen i faget skal vi forsøke å gi en definisjon på hva et intranett er, hvilke teknologiske forutsetninger et intranett bygger på og litt om de konsekvenser innføringen av intranett medfører for organisasjonen. Innhold INNLEDNING... 1 FEM UTVIKLINGSTRINN... 2 FØRSTE FASE NETTVERK... 3 ANDRE FASE SPRÅK... 3 TREDJE UTVIKLINGSTRINN - FORSØKSARENA OG VERKTØY... 3 Teknologisk bakgrunn... 3 FJERDE UTVIKLINGSTRINN - KULTURELL BEVISSTHET... 5 En ny markedsmodell... 5 Et virtuelt rom... 6 FEMTE UTVIKLINGSTRINN - GRADVIS FORVANDLING... 6 Hvilke konsekvenser får intranett for organisasjonen?... 6 En situasjonsbeskrivelse... 7 EN NY INFORMASJONSMODELL... 8 TEKNOLOGISKE FORUTSETNINGER HVORFOR INTRANETT? ULEMPER VED INTRANETT? HVEM SKAL ORGANISERE INFORMASJONEN? EN STEGVIS INNFØRING AV ET INTRANETT OPPSUMMERING Innledning Hensikten med første leksjon er å introdusere faget, og sentrale deler av det. Dette faget skal ikke være en teknologisk innføring i intranett. Vi skal i stedet behandle denne nettverksteknologien i en adferds-, organisasjons-, kultur-, økonomisk og kommunikasjonsmessig sammenheng. Dette høres kanskje voldsomt ut det vi egentlig prøver å si er at vi ikke skal se på teknologien slik vi gjerne gjør ved andre fag ved AITeL,

2 Intranett utvikling, fem faser side 2 av 13 men setter mennesket og informasjonen i sentrum. Så får vi la nettopp de andre fagene se på de tekniske aspektene ved dette. Bruk av webteknologi i en intranettkonfigurasjon knyttes til organisasjonens forretningsmål og hvor vi forsøker å understøtte påstanden om at det å bygge opp et funksjonelt intranett vil styrke organisasjonen som et levende fellesskap og en effektiv verdiskaper. Vi skal også se på noen teknologiske forutsetninger som intranettkonseptet bygger på, samt hvordan intranett vil påvirke organisasjonen og hvordan intranett kan innføres. I 2009 feiret vi 40 år med Internett (se oppslag i digi.no: aar-med-internett). Artikkelen oppsummerer kort utviklingen. Fem utviklingstrinn Som de fleste har forstått allerede før dere melder dere på faget, handler dette faget for en stor del om intranett. Vi skal definere intranett-begrepet litt senere i denne leksjonen. Før vi kommer dit, skal vi se litt på Internett og intranetts utvikling. Vi vil presentere innføringen av intranett i en organisasjon som en trinnvis prosess bestående av fem ulike utviklingstrinn: 1. Nettverk 2. Språk 3. Forsøksarena og verktøy 4. Kulturell bevissthet 5. Gradvis forvandling Vi skal se på disse fem trinnene på to forskjellige måter. 1. For det første viser de en del viktige utviklingstrekk i utviklingen av det vi i dag kjenner svært godt som Internett. Historien bak Internett begynte for drøyt 40 år siden. Selv om en kan si at utviklingen har gått fort, har den gått gjennom noen klare utviklingstrekk. Nå er ikke dette et IT-historiefag, men et fag om dagens moderne ITinformasjonssystemer. Det er da vi er inne på den andre måten å se på disse fem trinnene. 2. Vi kan se på utviklingen av et IT-basert informasjonssystem (i dette faget kaller vi det stort sett bare for intranett) som en prosess som ofte (eller gjerne) følger de samme utviklingstrekkene som de vi historisk har sett i Internetts utvikling opp gjennom årene. De 2 første trinnene, nettverk og språk, danner den nødvendige teknologiske forutsetningen for innføring av intranettet. Mye av denne forutsetningen er lagt i den historiske utviklingen av Internett i løpet av de siste tiårene. Det er ofte slik at det er viktig å kjenne historien slik at en vet hva en har å forholde seg til i forhold til dette. I boka "The 21 st century intranet" (Gonzalez) sier forfatteren (fritt oversatt): I følge min erfaring er enhver god entreprenør og oppfinner som jeg kjenner også en historiker uten å se på vår historie kjenner vi ikke oss selv. Historisk oversikt over sin egen situasjon er viktig, slik at en vet hvor en står og dermed kan bygge på flere tiår med vise mennesker.

3 Intranett utvikling, fem faser side 3 av 13 Første fase nettverk Første fase, nettverk, har med utviklingen av det fysiske nettverket som er den første forutsetningen for å kunne kommunisere elektronisk. Dette var ny og ukjent mark for drøyt 40 år siden. Selv om det er et fysisk nettverk mellom maskiner, hjelper ikke det stort i seg selv. Du kan jo prøve å henge en kabel mellom to maskiner uten å ha noe programvare som hjelper deg til kommunikasjon mellom dem. Andre fase språk Andre fase, språk, har med dette å gjøre. Her lages det systemer og regler for hvordan informasjon skal fremstå i nettverket. En viktig standard for dette er SGML (Standard Generalized Markup Language). SGML er et generelt språk for å markere informasjon med "tagger", for eksempel <H1>Overskrift</H1>. Vi kjenner igjen denne skrivemåten fra HTML (HyperText Markup Language) som er en spesialisering av SGML. Du finner mer informasjon om SGML på for de som er interessert i det. Vi bruker ikke så mye plass på disse første to fasene. De mest interessante refleksjonene finner vi i de tre siste fasene. Tredje utviklingstrinn - Forsøksarena og verktøy Teknologisk bakgrunn Når vi skal se på de tredje trinnet - Forsøksarena og verktøy skal vi altså vende tilbake til den nyere historien bak Internett og se litt nærmere på den. Det hele begynte i CERN 1 med bl.a. engelskmannen Tim Berners-Lee som en sentral person. Du finner en interessant biografi på finner du for eksempel det opprinnelige forslaget til å opprette et globalt hypertekst-prosjekt i CERN fra 1989 ("Information Management: A Proposal"). Drivkraften som lå bak, var et behov for å gjøre en stadig økende informasjonsmengde tilgjengelig for medarbeidere og ansatte som kom og gikk, og å ivareta en effektiv kommunikasjon mellom aktørene i organisasjonen. Berners-Lee uttrykker i notatet fra 1989 (som altså hele web-begrepet bygger på): CERN is a wonderful organisation. It involves several thousand people, many of them very creative, all working toward common goals. Although they are nominally organised into a hierarchical management structure, this does not constrain the way people will communicate, and share information, equipment and software across groups. Målet var å finne en enkel måte å lage referanser mellom dokumenter og et ønske om å lage en mal for hvordan en skulle kunne indeksere dokumenter og deler av dokumenter (f. eks. spesielle stikkord). Jeg anbefaler alle å lese dette dokumentet for å se på Berners-Lee's tanker 1 Council Européen pour la Recherhe Nuclér

4 Intranett utvikling, fem faser side 4 av 13 bak hypertekst-strukturer. Det ligger mye i dette notatet som (selvsagt) har stor relevans for det sentrale faginnholdet i Lokale informasjonstjenester. Det er ikke direkte pensum, men anbefalt tilleggslitteratur. Du finner notatet på I steden for å sette standarder for programvare og/eller maskinvare, ble standarden for data definert, HTML. Senere ble det utviklet et universelt adressesystem, URL 2. I tillegg ble det utviklet en kommunikasjonsprotokoll, HTTP, for å løse problemet med å sende hypertekst over Internett. Som alt ellers på Internett, skulle WWW være plattform- og operativsystemuavhengig. Tim Berners-Lee laget også den første vev-leseren. Denne hette opprinnelig "The WorldWideWeb browser", men navnet ble fort endret til Nexus for å slippe forvirringen med navnet på selve informasjonsrommet World Wide Web. Dette skjedde i 1990, og var på det tidspunket den eneste måten å lese hypertekst. Figuren nedenfor viser et skjermbilde fra denne første vev-leseren. Senere ble vev-leserprogrammet Mosaic, med grafisk grensesnitt utviklet ved NCSA 3 (en avdeling i CERN-systemet), sluppet ut. De som husker noe av dette vil helt sikkert huske Mosaic som en viktig vev-leser. En av studentene fra NCSA-prosjektet, Marc Andressen, hoppet av og var med på å danne firmaet Netscape, sammen med Jim Clarke, en av grunnleggerne av Silicon Graphics. 2 Universal Resource Locator 3 National Center for Supercomputer Applications

5 Intranett utvikling, fem faser side 5 av 13 Fjerde utviklingstrinn - Kulturell bevissthet Vi har sett at World Wide Web begynte som et utviklingsprosjekt hos CERN/NCSA. Etter hvert tvidet dette seg til å bli mye mer. I begynte det å bli tydelig at Internett/web ville få en betydelig plass i samfunnet de nærmeste årene. Mange flere grupper enn de rent akademiske miljøene begynte å ta dette i bruk: Forretningslivet, kunstnere, artister og myndigheter i tillegg til de som var tidligere ute - vitenskapsmenn og lærere. Vi bør ta med at vårt fjernundervisningstilbud vokste frem på denne tiden over Internett og web (i 1994). Fjerde utviklingstrinn handler altså om samfunnet som begynner å bli bevisst på dette nye mediet som begynner å komme. Det er flere elementer som er med på denne utviklingen, og vi skal se på noen slike i det etterfølgende. En ny markedsmodell Drevet av et generelt forretningskrav om å redusere kostnader, samle markedskunnskaper og å utvikle bedre relasjoner til kundene, har mange bedrifter mønstret en ny generasjon Internettfornuftige forretningsløsninger som makter å nyttiggjøre seg av billige telekommunikasjonstjenester og WWW. Disse pionerene har testet ut kjernen i elektronisk handel. De anstrengelsene de har lagt ned vil sannsynligvis forandre virksomhetens informasjonsbehandlingsmessige ansikt. Mange har altså tidlig sett en kommersiell nytteverdi i bruk av Internett selv om Internett ikke er en tradisjonell kanal for annonsering, markedsføring og direkte distribuering av produkter. Tradisjonelt kommuniserer bedrifter enten med sine kunder gjennom en annonse i et passivt massemedia, eller så tar en personlig kontakt på en-til-en-basis. Web har skapt en totalt ny måte for foretak å kommunisere med kundene sin på. Web tillater både kontroll og kommunikasjon begge veier og har i tillegg i seg et element av fornøyelse og underholdning for kundens egen del. Dette har vi sett en dramatisk endring på de siste årene, og Internett har vokst frem til å bli en av de store og tunge kanalene for markedsføring. Dette skal vi ta opp igjen som eget tema i de siste leksjonene i faget. Ulikt fra kommunikasjonsmetoder som tradisjonelle massemedia bygger på, tilbyr Webkundene en følelse av kontroll over det materialet de får adgang til. Bortsett fra ulik persontil-person kontakt, kan kunden hoppe fra emne til emne eller fra avdeling til avdeling. Kunder kan interaktivt velge den spesifikke informasjonen de er interessert i. Web tillater en bedrift å lage informasjon om hele sin virksomhet og gjøre den tilgjengelig on-line. Dette er ofte mer enn omfanget av kunnskapen til en hvilken som helst kundekonsulent i bedriften. En del av bildet blir nå er at kunden får en hittil ukjent utfordring det at han/hun må være i stand til å navigere på web for å lokalisere informasjonen han eller hun i interessert i. Klarer kunden å gjennomføre et vellykket informasjonssøk, så vil det resultere i en høy grad av tilfredsstillelse og glede for kundens egen del. Brukerne entrer en slags "flyt tilstand " hvor uvedkommende forstyrrelser blir ignorert, og kundens totale oppmerksomhet blir fokusert på samhandlingen med Web. For å konkurrere i dette interaktive og konsumentkontrollerte miljøet, må Websteder være informative og underholdende, med bare et minimalt antall med annonser. Det blir ofte hevdet at det bør være omtrent 80-90% med innhold og bare 10-20% med reklame. Ikke alle nettsteder etterlever en slik regel.

6 Intranett utvikling, fem faser side 6 av 13 Web tillater selv den minste av de minste bedrifter å bli globale. Distribusjonskanaler, leverandørlenker og kundeforventninger tilegner seg nye dimensjoner som virtuelle multinasjonale selskaper som oppdager nye måter å oppnå oppmerksomhet og markedsføre produkter. Et virtuelt rom Noe av det mest verdifulle Internett har bidratt med, med hensyn til utviklingen av intranettkonseptet, er ikke de kommersielle on-line tjenestene, men derimot det miljøet og "rommet" for kommunikasjon som e-post og diskusjonsgrupper har skapt. Med Internett kan du kommunisere med e-post til nær sagt alle PC-brukere som er tilknyttet forskjellige offentlige og private e-postssystemer. Internett har blitt et nytt rom og en ny verden for informasjon, kommunikasjon og meningsskaping. Og et allmennt kulturelt kjennetegn ved dette "rommet" har blitt fragmentering og pluralisme. Nettet har et høyt informasjonstempo, og det er lett å hoppe fra URL til URL. Det vi sitter igjen med kan lett bli fragmenter, både som data, informasjon og i den grad det gir kunnskap. Surfing på nettet gjør også mange mer opptatt av form enn av innhold, og nettet kan i stedet for å bli en vei til kunnskap, bli en ren informasjonslabyrint. Problemet kan da bli hvordan man unngår å vandre hvileløst omkring i informasjonslabyrinter og hvordan hindre informasjonskvelning (for stor informasjonsmengde presset på brukerne). Surfe betyr egentlig å bevege seg raskt og elegant på overflatene, og å la seg beruse av farten, formen og selve overflatene. Det som er mer interessant, er å bli nettdykkere; det i ro og mak å kunne bevege seg i tre dimensjoner, og å være nedsenket i det miljø man skal undersøke, med mulighetene til å være ett med det elementet du oppsøker. Femte utviklingstrinn - Gradvis forvandling Vi har nå kommet til femte fase i Internett/intranettutviklingen. Denne har fått navnet "gradvis forvandling". Vi har nå med oss hele utviklingen av systemene, og den interessen samfunnet og media har gitt utviklingen. Det som nå gjenstår er å la de nye systemene, rutinene og systemene bli en integrert del av informasjonssystemet. I samfunnet ser vi eksempelvis at dette skjer i dag ved at en betydelig del av norske bankkunder tar i bruk nettbanker. Dette fører til endringer i bankenes arbeidsrutiner. Mange filialer legges ned, og antall skrankepersoner reduseres. Vi ser det samme skjer med mange offentlige tjenester innlevering av selvangivelsen er et slik eksempel. Ved neste stortingsvalg vil vi kanskje se at vi kan stemme over Internett.. Denne forvandlingen er en tidkrevende prosess, og er på ingen måte fullført. Det vil gå en (eller kanskje flere) generasjon før vi kan si oss ferdige her. Hvilke konsekvenser får intranett for organisasjonen? Et intranett får store konsekvenser for organisasjonen. Med et intranettperspektiv kan vi se på den "lærende organisasjonen", hvor medarbeidere stadig utvider sin kunnskapshorisont og lærer i fellesskap det å lære. Vi bruker også gjerne begrep som "kunnskapsledelsen" ledere som tør å bryte ut fra gamle dogmer og er i stand til å vekke entusiasme for det å kunne hente mer informasjon. Intranett blir en viktig faktor når det gjelder å styre organisasjonen på nye måter. Å nytte fordelene av disse nye mulighetene krever en endring i vår måte å styre en organisasjon og

7 Intranett utvikling, fem faser side 7 av 13 bedrift på. Endringen går fra det å styre ting og gjenstander til å styre en kunnskaps- og informasjonsflyt. I denne endringsprosessen ligger det at vi nå må se på hele organisasjonen som en felles kunnskapsbase, og ikke bare på den informasjonen som ligger i applikasjoner og databaser. På arbeidsplassene rundt om i bedriften vil det foregå en kompleks deling av virksomhetskritisk informasjon og lokale aktiviteter som etter hvert vil forandre organisasjonens kunnskapsbase. I bedriftssammenheng vil vi få et skifte i operasjonell metafor, fra det å se på bedriften bestående av ulike produksjonsprosesser og deler, til å se på den bestående av objekter og aktører. I det den organisasjonelle metaforen skifter fra maskin til organisme, så vil det få konsekvenser for den kontrollen som må utøves for at bedriften skal fungere som enhet. Med innføring av intranett vil kontrollen ligge i hvordan vi løser problemet med stridende spenninger og ikke som tidligere hvor den lå i konstruerte løsninger. Ansatte blir nøkkelelementet, ikke som anvendbare maskiner, men som et viktig oppbevaringssted for sensitiv kunnskap som kan deles og blandes. I dette ligger den spennende muligheten vi får ved et skifte i perspektiv, fra den Industrielle Revolusjon som en gyllen tid for individualisme og utnyttelse av fysisk arbeidskraft, til Informasjonsrevolusjonen som en gyllen tid for utvikling av fellesskap basert på individuelle kunnskaper. En situasjonsbeskrivelse Mange norske bedrifter innfører intranett uten å ane hvorfor de gjør det, viser en undersøkelse utført av Norsk Statistikk blant 200 norske bedrifter med mellom 100 og 1000 ansatte, der mer enn 50 prosent av de ansatte bruker datamaskin til daglig. Undersøkelsen ble gjennomført i form av et sett med spørsmål til en leder i bedriften med beslutningsmyndighet ved ITinvesteringer. Undersøkelsen gir et lite flatterende bilde av måten norske bedrifter investerer i intranettteknologi. Norske bedrifter bruker intranett for å dele informasjon effektivt, men oppfatter det som umulig å måle nytten av det. Da er det paradoksalt at så få bedrifter sørger for at informasjonen deles effektivt. Blant norske bedrifter som har intranett, er det i liten grad de som lager informasjonen som eier den på intranettet. Hos de fleste eier it-avdelingen eller ledelsen informasjonen, og må inn i bildet hvis den skal endres. Sjekkliste "Alt for mange ser på intranett som et punkt på en sjekkliste - noe de må ha for å være konkurransedyktige. De som installerer intranett for å ha det, ender alt for ofte opp med en oppslagstavle med statisk informasjon", sier Jorulf Beitland, tidliger teknisk sjef for Lotus i Norden. Beitland mener nytteverdien av et intranett blir vesentlig redusert dersom det eneste som finnes er statisk informasjon som for eksempel personalhåndboka. Han får støtte av tidligere markeds-sjef Olav Folkestad fra New Media Science. Folkestad mener leverandørene også må ta sin del av skylden for bedriftenes holdning til intranett. "Man har solgt et ferdig svar på et åpent spørsmål. Intranett er blitt lansert som en

8 Intranett utvikling, fem faser side 8 av 13 teknologi for intern informasjonsflyt og så har man hoppet over målet med investeringen. Uten å ha gjort seg opp en mening om hvor man vil, er det vanskelig å evaluere hva man har fått", mener han. I blinde I undersøkelsen svarer hele 14 prosent av de som har installert intranett at de ikke vet hvorfor de gjorde det, mens de aller fleste oppgir det planke-svaret "bedre informasjonsflyt". Tilsynelatende er det mange som vet at intranett ikke er et entydig teknologisk begrep som for eksempel en tekstbehandler eller et faks-program. Den lave interessen i å måle nytteverdi av investeringen kan også godt forklares med manglende forståelse av hva man faktisk får. "Mange vi har vært i kontakt med sier det ikke lar seg gjøre å måle nytten av investeringene i intranett. Det er grunnen til at beregningen ikke foretas. Ikke mangel på vilje", sier Beitland. Med it-avdelingen som informasjonseier bruker de fleste intranett som et verktøy for å bedre informasjonsflyten uten å gjøre endringer i hvordan folk jobber. Med andre ord, intranett for intranett sin skyld. "Dette forklarer den høye viljen til å investere mer blant de som har investert allerede. De ser at teknologien har noe for seg, men har en løsning som gir liten nytte", sier Beitland som også tror tallene skjuler mislykkede prosjekter. Endres Beitland tror på at markedet er i ferd med å endres, og at mangelen på nyttevurderinger skyldes mangel på kunnskaper i et foreløpig umodent marked. "Vi ble overrasket over at så mange som 46 prosent av de spurte allerede har intranett. Det viser at markedet er i en enorm utvikling. De som har skaffet seg erfaring vil ha lettere for å vite hva de ønsker av veien videre", mener Beitland. Han tror at kundene vil ha et mye mer modent syn på teknologien allerede om et halvt år. Folkestad fra New Media Science mener at bedriftene har kommet lenger enn han hadde ventet. Nyttevurderinger "Vi fokuserer veldig på nyttevurderinger i våre prosjekter. Selv om det ikke er en eksakt vitenskap, er det en nyttig øvelse å gjøre. Om ikke annet for å klare å sette noen målbare kriterier for investeringen", mener Folkestad. Han tror at det foreløpig er flest testprosjekter som er initiert av it-avdelingen. I den neste fasen vil ledelsen bli involvert, og prosjektet vil få klarere mål. En ny informasjonsmodell Vi skal nå se på noen av de teknologiske komponentene som danner forutsetningene for å implementere intranett. Vi synes også at det nå er på sin plass å komme med en presis definisjon på hva et intranett er (det finnes mange slike definisjoner, og vi må velge). Vi vil også se på hvordan denne plattformen påvirker organisasjonen og dens bruk av informasjon og litt om hvorfor intranett har blitt en "megatrend". Internetts historie er godt dokumentert på nettopp Internett. To slike presentasjoner kan finnes som History of the Internet på URL

9 Intranett utvikling, fem faser side 9 av 13 og den kjente Hobbes Internet Timeline på Vi henviser derfor interesserte lesere til disse presentasjonene, og går ikke videre inn på historikken til Internett her. Internett og intranett er det nye senter for aktivitet i de organisasjoner som ivrer for å bringe sine medarbeidere online og inn i en virkelighet hvor tilkoplingen mellom datamaskiner blir like vanlig som tilkoplingen mellom telefonapparater. En definisjon på intranett kan være (Gonzalez, 1997): "Et nettverk basert på TCP/IP 4 som støtter Internettapplikasjoner, i hovedsak HTTP, men også andre applikasjoner, slik som FTP 5. En annen, grundig og god definisjon er hentet fra whatis.com ( An intranet is a private network that is contained within an enterprise. It may consist of many interlinked local area networks and also use leased lines in the wide area network. Typically, an intranet includes connections through one or more gateway computers to the outside Internet. The main purpose of an intranet is to share company information and computing resources among employees. An intranet can also be used to facilitate working in groups and for teleconferences. An intranet uses TCP/IP, HTTP, and other Internet protocols and in general looks like a private version of the Internet. With tunneling, companies can send private messages through the public network, using the public network with special encryption/decryption and other security safeguards to connect one part of their intranet to another. Typically, larger enterprises allow users within their intranet to access the public Internet through firewall servers that have the ability to screen messages in both directions so that company security is maintained. When part of an intranet is made accessible to customers, partners, suppliers, or others outside the company, that part becomes part of an extranet. Ut fra dette kan vi si at intranett ganske enkelt er: "Interne Internettapplikasjoner, vanligvis lokalisert bak en brannvegg, designet for å tilby ansatte, samarbeidspartnere og til og med kunder, lett aksess til informasjonsressursene som tilhører organisasjonen". Altså, " et bedriftsnett som bruker Internett-metoder for å dele informasjonen i en organisasjon". Nå er ikke et intranett bare et sett med websider som inneholder organisasjonens personalhåndbok og en oversikt over hvem som er inne og hvem som er ute. Det er et verktøy for å understøtte den enkeltes arbeidsoppgaver og et internt informasjonssystem. For å si det enkelt: Det er en måte å få folk i organisasjonen til å arbeide sammen på, mer effektivt og raskere. Målet med Internett-/intranettparadigmet er ikke bare å gjøre eksisterende applikasjoner tilgjengelige på Web, men å bruke Internett for å skape en ny type informasjonssystem som vil gjøre bedrifter i stand til å utvide sine forretningsapplikasjoner til å inkludere samarbeidende bedrifter og kunder over et universelt WWW. Dette vil muliggjøre et 4 Transport Control Protocol/Internet Protocol 5 File Transfer Protocol

10 Intranett utvikling, fem faser side 10 av 13 elektronisk-økonomisk felleskap, hvor aktivitetene tilhørende den enkelte bedrifts kunder, leverandører og medspillere, blir knyttet tett sammen i et nettverk av online forretningsprosesser. Teknologiske forutsetninger Vi har sett at intranett bygger på en todeling med hensyn til teknologiske forutsetninger, nemlig nettverk og språk. Når det gjelder nettverk, så vil det bestå av grunnleggende teknologier som pakkesvitsjing, nettverksnoder, en klient-tjener-arkitektur og en rekke nettverksprotokoller. Dette er tekniske grunnkomponenter i nettverksteorien. Det er ikke dette fagets oppgave å gi en fullstendig oversikt over dette, men en skal ha en viss peiling på hva det innebærer. Andre fag hos AITeL eller i studiet der dette faget inngår 6 tar for seg disse teknologiene. Språk, som teknologisk forutsetning, vil danne et fundament for en plattformuavhengig avlesing av blant annet elektroniske dokumenter. Eksempler på slike språk er SGML 7, HTML, og JavaScript. I tillegg er intranett gjort mulig gjennom to sidestilte teknologiske tilnærmelser. På den ene siden et utbredt og sterkt subsidiert offentlig datanettverk, og en eksplosjon i sammenkoplete offentlige og privateide Webtjenere. Denne infrastrukturen skaper en virtuell og en nærmest ubegrenset kilde av informasjon og tjenester tilgjengelig via standard HTTP kommunikasjon og HTML 8 skjermprotokoller. Alt en arbeidsstasjon behøver for å tappe en omfattende verden av online tjenester, er en nettleser. Den enkle arkitekturen til de ulike nettleserne gjør dem meget flyttbare. De presenterer et enhetlig grensesnitt, uavhengig av hvilket operativsystem den enkelte datamaskin måtte ha. Hvorfor intranett? De bedriftsinterne tjenestene som vil ligge i intranettet, vil sørge for informasjonsflyt, interne funksjoner, arbeidsdokumenter, maler, prosjektinformasjon, osv. Intranettet vil også gi tilgang for bedriftens ansatte, enten de er på kontoret, jobber hjemmefra eller er på reise, tilgang til disse tjenestene. De ansatte har flere fordeler ved innføring av intranett i organisasjonen, enn kun tilegnelsen av og innsikt i en ny teknologisk plattform. Det er viktig at de ansatte blant annet: Kan delta i en mediarevolusjon som får betydning for vår måte å oppfatte og bruke informasjon på Kan delta i en prosess som forbedrer måten folk i en organisasjon kommuniserer på Kan delta i utviklingen av et medium som utvider kunnskapene og tilfører organisasjonen større verdier Dersom en ser på innføringen av intranett i et mer teknologisk perspektiv, vil det få mange konsekvenser for de ansatte som jobber i en bedrift som allerede i dag har et funksjonelt lokalt 6 Dette faget inngår som en del av flere ulike studier, og det er derfor ikke mulig å være spesifikk her. 7 Standard Generalized Markup Language 8 HyperText Markup Language

11 Intranett utvikling, fem faser side 11 av 13 nettverk. Her ser en for seg at det finnes et mylder av felles kataloger hvor det blir lagt dokumenter som alle skal ha tilgang til. Et intranett vil gjøre det lettere å lagre slike dokumenter på fornuftige steder, og finne dem raskt fram igjen. Et annet aspekt ved innføring av en intranettplattform er at dersom du jobber med webbasert hypertekst, så kan du opprette lenker som gjør at du kan hoppe direkte fra ett dokument til et annet som hører til fra markedsplanen til markedsundersøkelsen, fra fakturagrunnlaget til ordrebekreftelsen, fra prosjektplanen til ferielisten, osv. Dette vil lette tilgangen til virksomhetskritisk informasjon betraktelig. I tillegg vil vi si at det er fire svært viktige funksjonaliteter i mange bedrifter, som vil bli meget godt ivaretatt av et intranett. Vi tenker her på: en prosjekt og ressursoversikt et kompetansearkiv en telefonliste over organisasjonens ansatte, kunder, leverandører etc et virksomhetskritisk informasjonsarkiv Også sett fra en økonomisk-teknisk synsvinkel kan det være flere fordeler ved å ta i bruk intranett. Dette kan være fordeler som: lavere driftskostnader enklere i bruk enn tidligere plattform(er) dynamisk plattform som støtter en raskere utviklingstakt egenskaper som gjør det mulig å kunne bruke eksisterende maskinvare en mer enhetlig nettverksinfrastruktur muligheten for hurtige søk forenkle gjenfinningen av informasjon oppnå en effektivitetsøkning ved kun å ha én sentral informasjonskilde en mer effektiv strukturering av bedriftsinformasjon og gjøre felles filer tilgjengelige med museklikk og med det redusere de store vedleggene med e-post til mange brukere (som er med på å knekke mange e-postsystemer) å se på intranett som en verdiøkende tjeneste som gjør at bedriftene ser nytten i å integrere sitt lokalnett mot Internett Ulemper ved intranett? I mange organisasjoner har en så langt i stor grad sett svært isolert på selve Internetttilknytningen, og derfor har denne ikke blitt en integrert nok del av lokalnettet. Den har dermed ikke blitt virksomhetskritisk nok. Beslutningstakerne har også vært redde for at ansatte skulle kaste bort tid på surfing på nettet. Et annet problem som fort vil oppstå etter implementeringen av et intranett i en større bedrift, er det samme en sliter med på Internett. Problemet er ikke å få tak i informasjonen, men å få hjelp til å sile informasjon. Ofte er det slik at en føler at en ikke har tilgang på riktig informasjon, selv om en har tilgang til nærmest talt alt. Implementeringen av intranett kan ofte være mer komplisert enn det som går fram av den mer overfladiske beskrivelsen en ofte finner av situasjonen. Det som da ikke blir like grundig behandlet, er problemene som kan oppstå når mennesker blir involvert i prosessen. Her kan

12 Intranett utvikling, fem faser side 12 av 13 det være snakk om motstand fra ledelsen og de ansatte, og problemer med å bestemme hvilken profil en skal ha på selve håndteringen av innføringen. Skal en jobbe med en sentralisert modell hvor en lokaliserer utviklingen til en bestemt avdeling etc., eller skal utviklingen baseres på en desentralisert modell, hvor ansvaret for utviklingsarbeidet blir spredd ut over i organisasjonens ulike avdelinger og nivå? I dette faget skal vi forsøke å ikke se lettvint på oppgaven med å innføre intranett. Som følge av dette, kan det også skapes en viss usikkerhet med hensyn til spørsmål som: Hvordan organisere ressurser? Hvem skal ha ansvar for vedlikehold? Hvem skal være informasjonsansvarlig? Derfor blir utfordringene ved etableringen av intranett: Å finne støttespillere i organisasjonen Å måle resultater Sentralisering versus desentralisering Sikkerheten ved prosessering av transaksjoner er et annet problemområde. Mange selskaper sitter på gjerdet i påvente av at transaksjoner mellom kjøpere og selgere på nettet kan foregå på en sikker og effektiv måte. Andre venter på at det skal dukke opp standarder for en enhetlig autorisasjon for sluttbrukere. Andre igjen strir med problemer som stammer fra dagens førstegenerasjons webapplikasjoner, hvor de fleste mangler en nødvendig og gjennomført løsningsstrategi for databasetransaksjoner. Hvem skal organisere informasjonen? Det å ha effektiv informasjon tilgjengelig for alle i bedriften betyr ikke at alle skal ha tilgang til alt. En må kunne segmentere, og sørge for at de som virkelig trenger en type informasjon, får den. Derfor er det et behov for å implementere et gjennomtenkt systemdesign på linje med det vi finner i tradisjonelle systemer. Systemansvarlig blir sentral i denne sammenheng gjennom det å gi både kontrollert tilgang til Internett og forvaltning av den enkelte medarbeiders "informasjonsportefølje". Etter hvert som intranettet kommer i bruk, vil både kunder, leverandører og medarbeidere se at informasjonen og organisasjonen av denne, er vel så viktig som teknologivalgene og brukergrensesnittet. En stegvis innføring av et intranett En hensiktsmessig måte å etablere et intranett på, er å se på hele etableringen som en stegvis prosess fordelt på 5 ulike trinn: 1. Få en full oversikt over den allerede eksisterende nettverksarkitekturen (LAN, WAN) og hvem av kollegaene som kan delta i utviklingen av intranettet. 2. Finne ut hvilket programmeringsspråk og utviklingsverktøy som er anvendbart til formålet. Hvordan må du forholde deg for å involvere andre i organisasjonen i prosjektet? 3. Du må velge en passende forsøksarena. Hvor kan du prøve ut de ulike verktøyene som er valgt og om hvor egnet de er til formålet? Hvordan vil du evaluere de ulike verktøyene?

13 Intranett utvikling, fem faser side 13 av 13 Hvem skal sette i gang testprosessen? Hvordan skal den nye kunnskapen formidles videre? 4. Hvordan vil du spre den nye kunnskapen slik at det bygges opp en kulturell bevissthet rundt de nye mulighetene den nye teknologien gir? La folk få tilgang til det som blir gjort og på den måten bli i stand til å utveksle meninger og gi tilbakemelding. Se på retningslinjer for brukerne. 5. Hvilke konsekvenser får den nye nettverksarkitekturen for organisasjonen og de ulike ansatte? Hva vil innføringen av intranett kreve av de ansatt i organisasjonen både med hensyn til det kunnskapsmessig og av endrete rutiner? Oppsummering Denne leksjonen er en innledningsleksjon. Innledningsvis er det hensiktsmessig å skaffe seg oversikt over den teknologiske plattform og utviklingen av den som ligger til grunn for etableringen av en lokal informasjonstjeneste. I forbindelse med intranett har vi sett på Internetts utvikling. Det er en spennende historie, og det er skrevet mange bøker rundt dette. Det er viktig å forstå sine røtter for å vite hvem en er, og dersom en skal utvikle et godt og effektivt informasjonssystem er det en stor fordel å vite litt om hva som ligger til grunn for det i tidligere tider. På denne måten kan en bygge videre på det som er gjort før i stedet for å finne opp hjulet på nytt eller enda verre, gå i feil retning. Vi har videre sett på etablering av et intranett. Før vi kan begynne med selve etableringen er forarbeidet av vital betydning. Det skal vi gjenta mange ganger utover i faget planlegging, planlegging og planlegging det er de tre viktigste aktivitetene i forbindelse med etablering av intranett. Videre fremover i faget skal vi nå se nærmere på hva intranett er, og hvordan en kan gå frem for å etablere et intranett i egen bedrift.