Transkript

1 O B C H O D N Í A K A D E M I E O R L O V Á O B C H O D N Í K O R E S P O N D E N C E U Č E B N Í T E X T P R O D I S T A N Č N Í F O R M U V Z D Ě L Á V Á N Í M I R O S L A V A Š R O M K O V Á J A N A O L C H A V O V Á ORLOVÁ 2006

2 Na této stránce mohou být základní tirážní údaje o publikaci.

3 1 O B S A H MÍSTO ÚVODU VSTUP DO PROBLEMATIKY ZÁKLADNÍ POJMY DRUHY DOPISŮ ÚPRAVA DOPISU PÁSMA DOPISU ÚPRAVA DOPISŮ DO ZAHRANIČÍ ADRESA SLOH ÚŘEDNÍCH A OBCHODNÍCH DOPISŮ DOPISY OBCHODNÍ POPTÁVKA NABÍDKA OBJEDNÁVKA ODBĚRATEL ODVOLÁVÁ OBJEDNÁVKU DODAVATEL ODMÍTÁ OBJEDNÁVKU PÍSEMNOSTI PŘI PLNĚNÍ OBCHODNÍCH SMLUV EXPEDICE, PÍSEMNOSTI DOPROVÁZEJÍCÍ ZÁSILKU DODACÍ LIST FAKTURA NEPRAVIDELNÝ PRŮBĚH UZAVÍRÁNÍ A PLNĚNÍ KUPNÍCH SMLUV URGENCE ODPOVĚĎ NA URGENCI REKLAMACE ODPOVĚĎ NA REKLAMACI UPOMÍNKY ODPOVĚDI NA UPOMÍNKY SDĚLENÍ, OZNÁMENÍ PERSONÁLNÍ PÍSEMNOSTI PŘIJÍMÁNÍ PRACOVNÍKŮ NABÍDKY VOLNÝCH MÍST, MOTIVAČNÍ DOPIS, ŽIVOTOPIS PRACOVNÍ SMLOUVA SKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU DOPISY OBČANŮ JEDNODUCHÉ PRÁVNÍ PÍSEMNOSTI PLNÁ MOC POTVRZENKA (STVRZENKA, KVITANCE) DLUŽNÍ ÚPIS (DLUHOPIS) ODVOLÁNÍ PROTI ROZHODNUTÍ ROZHODNUTÍ OSOBNÍ DOPISY ZÁVĚR... 85

4 2

5 Obsah může přetéci i na tuto (sudou) stranu. 3

6

7 Místo úvodu 5 Psaní dopisů pokládá se obecně za jednu z největších životních nepříjemností, nemluvíme-li o zubních lékařích anebo úřadech první stolice. Nutnost napsat dopis vrhá stín na naši duši a uvádí v temnou hněvivost. Proklínáme svůj bídný úděl majíce napsati dopis, dobře vědouce, že nikdy nenakupí se tolik překážek jako v tuto chvíli. Karel Poláček: Život ve filmu: O humoru v životě a umění Praha, Československý spisovatel 1961, s. 60 MÍSTO ÚVODU Vážení čtenáři, tento studijní text je základem a výchozím materiálem pro vaše samostudium. Předpokládá základní znalost psaní na klávesnici a práce s textovým editorem. Jde o text, který je určen převážně k samostatnému studiu a předpokládá tvůrčí přístup a pevnou vůli. Předkládaný text je zaměřen na zvládnutí odborné terminologie potřebné pro písemný styk a pro porozumění smyslu obchodní korespondence. V této studijní opoře se dozvíte: jak psát dopisy správně po formální stránce jaké jsou druhy písemností jaká jsou pravidla stylizace Budete umět: pojmenovat, definovat a analyzovat části obchodních dopisů charakterizovat uvedené druhy obchodních dopisů a orientovat se v jejich struktuře samostatně stylizovat různé typy dopisů podle zadané předlohy používat základní frazeologii, vyskytující se v obchodní korespondenci Nudné texty = nudné studium = neefektivní studium. Studijní texty by měly být jasné a snadno pochopitelné. Proto jsme se snažily text doplnit i o příklady, které by vám měly pomoci snadněji zvládnout probíranou látku. Ve struktuře jednotlivých kapitol jsme se držely schématu: Průvodce studiem - nastíní obsah a zaměření kapitoly Výklad - nabízí sumu teoretických informací a poznatků Příklad odkaz na vzorový příklad k prostudování Shrnutí - sumarizuje nejdůležitější poznatky kapitoly

8 Místo úvodu 6 Korespondenční úkoly - vytvářejí zpětnovazebné informace o tom, jak jste předpokládaný okruh problémů zvládli. Jak již bylo uvedeno, je text určen k samostatnému studiu. Proto je text upraven tak, aby byla navozena atmosféra dialogu. Učivo je dávkováno a text proložen řadou cvičení, otázek, úkolů, shrnutím a průvodcem studia. Významnou částí jsou korespondenční úkoly, tzv. POT (práce opravované tutorem). Tyto písemné úkoly vám mají pomoci při získávání zpětné informace o vašem studijním pokroku a zároveň vás budou nutit k pravidelnému studiu. Tyto zvláštnosti mají napomáhat lepšímu zvládnutí učiva a slouží vám zároveň jako kontrola pochopení obsahu. Celý text je rozdělen do 13 kapitol, přičemž každá z nich vyžaduje určitý čas k prostudování. Ten je uveden vždy na jejím začátku a je pouze orientační. Kompletně byste měli tuto studijní oporu zvládnout při intenzivnějším studiu včetně plnění úkolů a dalších aktivit v čase cca 40 hodin - včetně zpracování zadaných úkolů. K aplikaci je ovšem zapotřebí jako v jiných případech i určitá praxe a určité zkušenosti. Teprve pak lze využít všechny poznatky, které vám v této studijní opoře nabízíme. Jako doplněk k tomuto textu přikládáme v závěru seznam nejčastěji používaných zkratek, příklady přepravních dokumentů a vysvětlivky k používaným symbolům. Pevně věříme, že čas věnovaný studiu nebude ztracený a poskytne vám dostatek informací, podnětů, motivace, inspirace a především splní vaše očekávání. Přejeme vám hodně úspěchů při studiu a úspěšné zvládnutí tohoto textu. Zejména vám přejeme, aby získané poznatky byly pro vás vodítkem ve vaší praxi. Čas potřebný k prostudování učiva předmětu: hodin (teorie + řešení úloh) Úkoly k textu: 1) Prolistujte si celý text, seznamte se s jeho strukturou a odhadněte, kolik času budete potřebovat k jeho prostudování. 2) Zamyslete se nad tím, jaké jsou vaše osobní cíle pro práci s tímto textem, co vás zvláště zajímá a co je pro vás potřebné. 3) Zjistěte si, kde se vám nejlépe studuje a ve kterou dobu dosahujete nejlepších studijních výkonů. Vytvořte si časový plán svého studia. POKYNY PRO PRÁCI S HYPERTEXTOVÝM ODKAZEM Hypertextový odkaz (hyperlinkový odkaz, hyperlink) Základní součást internetových prezentací a elektronických dokumentů. Hypertextový odkaz umožňuje po jeho odkliknutí, přesun na odkazovanou prezentaci, resp. adresu (URL).

9 Vstup do problematiky základní pojmy 7 1. VSTUP DO PROBLEMATIKY ZÁKLADNÍ POJMY Cíl: Po prostudování této části byste měli vědět: kdy proč jak a jaké druhy dopisů píšeme Budete schopni: - najít si informace o normách pro úpravu písemností a jazykových normách Získáte: - přehled o základních principech ideálního psaní dopisů Klíčová slova: - písemná a ústní komunikace - ČSN ČSN hlavičkové dopisní papíry Průvodce studiem: Milí čtenáři, jistě s námi budete souhlasit, že znalost základních pojmů je nezbytná pro studium a seznámení se s každou teorií. V dalším textu se seznámíte s několika hlavními pojmy, které se týkají písemné komunikace a její aplikace v praxi. Upozorňujeme vás, že řada pojmů je vám již známa. Musíme je však uvést proto, že půjde o pojmy, se kterými budete v dalších kapitolách pracovat. Hlavním zdrojem informací budou v této kapitole webové stránky které použijete ke svému samostudiu. Nepřeskakujte přitom známější pojmy. Přejeme vám dostatečné soustředění. Dobu studia předpokládáme na 3 hodiny. V úvodu jsme si položili tři otázky. První z nich zněla: Kdy psát dopisy a kdy postačí pouze osobní komunikace? Psané slovo zůstává, je trvalé a má hluboký význam. Písmo je mladší sestra řeči. Vzniklo tehdy, když lidé pocítili potřebu předávat si informace zprostředkovaně. A korespondence je důležitým nástrojem písemného styku. Písemná komunikace slouží k získání nebo předání informací, často je nutné ústní dohody písemně zaznamenat, protože se tak zabrání jejich nepřesné reprodukci či při množství a rozmanitosti jednání prostému zapomenutí. Písemnosti tedy zpřesňují a dokumentují výměnu informací. Začneme od Adama Odpovídáme proto jednoduše. Písemnou komunikaci doporučujeme použít v případě získání nebo předání informací, případně k zaznamenání ústních dohod. U některých úkolů se bez písemných dokumentů neobejdeme. Písemnosti tedy zpřesňují a dokumentují výměnu informací. Odpověď na druhou otázku proč psát dopisy - je rovněž jednoduchá:

10 Vstup do problematiky základní pojmy 8 Dopisy, zvláště pak obchodní dopisy, píšeme především proto, abychom měli závazný doklad, potvrzení s podpisem partnera, s datem a přesnými údaji. Můžeme si jej založit a vrátit se k němu kdykoliv zpátky. Dalším důvodem, proč píšeme dopisy, je fakt, že korespondence je vlastně dialogem mezi partnery, systémem otázek a odpovědí. Často zvažujeme, zda je nutné na dopis odpovědět, či na něj jinak reagovat. V případech, kdy váháme, je lepší poslat aspoň stručný dopis (poděkování, omluvu apod.). Jak psát dopisy? Ustanovení, jak stylizovat a graficky upravovat text písemností, jsou obsažena v normách, tj. v pravidlech (vzorech) které přijímáme jako závazné. Norma nepřikazuje, ale užívá výrazů doporučuje se nebo připouští se. V současné době je u nás v platnosti ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem (listopad 2002). Pro obchodní a úřední korespondenci se nejčastěji používají dopisní papíry formátu A4. Rozměry a úpravu dopisních papírů stanoví norma ČSN Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci (březen 1998). Druhy dopisních papírů: - dopisní papíry s předtištěnými odvolacími údaji se záhlavím Postup při práci s hypertextovými údaji: blok, pravé tlačítko, otevřít hypertextový údaj.. Příklad 1 předtisk se svislými odvolacími údaji Ukázka obchodního dopisu je na straně 7 Příklad 2 - předtisk s vodorovnými odvolacími údaji, který norma sice připouští, ale v praxi se již používá málo. - hlavičkové dopisní papíry - dopisní papíry bez předtištěných odvolacích údajů se záhlavím. Pod záhlavím se obvykle uvádí spis. značka, číslo jednací i kdo dopis vyřizuje, spojení, např. Ko/432/67. Používají právnické osoby, instituce, úřady. Ukázka obchodního dopisu je na straně 9.. Dopisy se obvykle vkládají do obálek třetinových (DL), které mohou mít okénko pro adresu vpravo nebo vlevo. Nově byly zavedeny obálky C5/C6 pro automatické vkládání písemností. Obě uvedené normy souvisí s vnější úpravou dopisu a na rozdíl od nich jsou jazykové normy obecnějšími typy norem, jejichž předmětem je způsob užívání spisovného jazyka. Jmenujme například Pravidla českého pravopisu, která by měla být součástí knihovničky každého vzdělaného člověka. Nespoléhejme vždy na počítačovou kontrolu pravopisu, protože není dostatečně přesná. Úkol k zamyšlení: Prostudujte si příklad a obě ukázky a zamyslete se nad jejich rozdílnými formami a možností použití v praxi. Zdůvodněte rozdílné umístění adres.

11 Vstup do problematiky základní pojmy 9 Ukázka obchodního dopisu právní porady, reality Kotěrova 1b, BRNO VÁŠ DOPIS ZN.: 1972/2006-Sp ZE DNE.: NAŠE ZN.: 017/06-Btk Mistral, spol. s r. o. pí Milada Sponerová VYŘIZUJE: Heřmanová Antonínská 18 TEL.: BRNO FAX: stamped@telecom.cz DATUM: 13. října 2006 Objednávka č. 09/200. Vážená paní Sponerová, na základě Vaší nabídky objednáváme kancelářský nábytek řady MONTE v barevném provedení šedý melanin v kombinaci s antracitem: Typ nábytku Cena za 1 ks (Kč) Množství (ks) Stůl 130 x ,00 1 Stůl 160 x ,00 3 Stůl pod psací stroj 2 178,00 1 Kontejner 4 zásuvky 5 804,00 3 Kontejner 3 zásuvky 4 778,00 2 Rohový prvek 1 163,00 1 Skříň v. 80 dvoudveřová 4 450,00 6 Potvrzení naší objednávky očekáváme obratem. S pozdravem Ing. Alena Butková jednatelka BANKOVNÍ SPOJENÍ: ČSOB Brno IČ: REGISTRACE / KS Brno, Obch. rejstřík A/1455

12 Vstup do problematiky základní pojmy 10 Ukázka obchodního dopisu ISOL, Kolín, a. s., Pod Hroby 130, Kolín Koliba Spol. s. r. o. Husitská BRNO Urgence výměny oken Vážený pane Nováku, nemile nás překvapilo, že jste nedodrželi termín výměny oken v naší zaměstnanecké kuchyni podle potvrzené objednávky č. 155/05 ze dne 5. června 200. Naši pracovníci se nyní musejí stravovat v nevyhovujících prostorách a městský hygienik nám hrozí pokutou. Žádáme Vás proto o urychlené dokončení prací. Současně Vás upozorňujeme, že Vám budeme muset vyúčtovat případné peněžní sankce, které nám městský hygienik uloží. S pozdravem (vlastnoruční odpis) Radoslav Jemnický obchodní ředitel BANKOVNÍ SPOJENÍ IĆ ZÁPIS v OR TELEFON/FAX KB Praha KS PRAHA, odd B, /0100 vl. 125 isol@volny.cz

13 Vstup do problematiky základní pojmy 11 Několik rad pro psaní dopisů Neobratnost v psaní dopisů stojí například britské firmy ročně až šest miliard liber. Naštěstí existují pravidla pro psaní dopisů, kterými se většina populace musí teprve naučit řídit. Jediný způsob, jakým je možno zajistit, že dopis bude mít požadovaný účinek, je uposlechnout tato pravidla a přenést na papír i trochu jiskry. Pamatujte na to, že dopisy nahrazují osobní styk lidí, často stojí na počátku vzájemné spolupráce; jsou to první ukázky, z kterých příjemce usuzuje na řízení, organizaci a úroveň práce firmy, která písemnost odeslala. Tady máte návod, jak na to. Dopis musí být krátký! Maximálně tři až čtyři odstavce. Pokud potřebujete napsat něco delšího, napište shrnutí do jednoho odstavce a zbytek uveďte do přílohy, jinak váš text nebude nikdo číst! Jasné stanovisko, co od adresáta chci! Je nutné, aby se v uctivosti a náznacích neutopilo to, co se chce napsat. Musí to být jasné a srozumitelné v první nebo poslední větě. Orientujte se na to, komu píšete. Nepište univerzální zprávy o tom, jak je váš produkt skvělý. Pište o tom, proč by konkrétní příjemce vaší nabídky měl váš produkt chtít. Vmyslete se do příjemce. Ten se určitě sám sebe zeptá: "Co z toho budu mít?" Pokud si odpoví, že nic, dopis skončí v odstraněné poště. Používejte často druhou osobu množného čísla (Vy, Vám, Vás, Váš). Zlidštěte úřední dopis! Nepoužívejte byrokratický jazyk, kterému adresát nerozumí a odrazuje ho od dalšího čtení. Dopis je vizitkou pisatele Buďte přirození, struční a lehce stravitelní! Vašim partnerům pište stejně, jako kdybyste s nimi mluvili. Zkuste si sami přečíst svůj dopis nahlas. Během takového čtení totiž odhalíte nepřirozené pasáže textu. Nebojte se neformálních frází, jako např. "A teď přijde to hlavní!" nebo "Podívejte se, jak to funguje." Snažte se používat krátká, jednoduchá slova, vyvarujte se vět delších než dvacet slov. Na začátku textu použijte zbraň nejtěžšího kalibru - hlavní výhodu nebo přednost vašeho produktu. Neriskujte otálením ztrátu zájmu příjemce! Buďte opatrní s používáním odborných slov a žargonu! Pokud to jde, nepoužívejte cizí slova ani profesní žargon vaší firmy. Představte si, že kopii dopisu bude číst vaše babička. Myslíte si, že by vašemu dopisu porozuměla? Potom zjednodušujte a objasňujte. Toto pravidlo však nelze uplatňovat vždy - hladinu odbornosti volte podle toho, komu píšete. Zde je obvykle žargon zcela zásadní věcí. Vždy však dbejte na to, aby jím příjemce nebyl zahlcen. Ideálně papírový dopis! Jeden papírový dopis, ideálně psaný čitelně rukou, vydá za 20 přijatých ů.

14 Vstup do problematiky základní pojmy 12 Vyplatí se poděkovat! Vaše dopisy by měly říkat to, co byste řekli, kdybyste mluvili přímo se zákazníkem. Slušnost se vyplácí i v písemném styku. Vyjadřujte se korektně a zdvořile. Používejte výrazy prosím, děkuji, dovolte mi, s potěšením, bohužel apod. Zkontrolujte si své dopisy! Opravdu pečlivě zkontrolujte gramatiku a pravopis svého výtvoru. Můžete napsat sebelepší dopis o sebelepším produktu, pokud to však bude "dopys", zesměšníte sebe, firmu i práci všech, kteří se na daném produktu podíleli. Úroveň znalostí české gramatiky a pravopisu není dnes příliš vysoká, na to však v žádném případě nesmíte hřešit. Předpokládejte, že příjemcem vašeho dopisu je osoba se znalostí mateřštiny na úrovni učitelky českého jazyka. Podpisem říkáte, kdo jste! Pro posílení komunikace použijte na konci dopisu ve svém podpise vždy i další kontaktní údaje - jméno firmy, její internetové stránky, váš telefon a adresu. E- mail používat nemusíte, obchodní dopis byste měli poslat ze své adresy, na kterou stačí jen odpovědět. S výhodou můžete použít i krátký reklamní slogan, příp. internetový odkaz na akční slevu nebo výhodnou službu. Škoda napáchaná špatně formulovaným dopisem může být obrovská! Ostatní rady Následující rady nejsou tak důležité jako ty předcházející, ale je dobré na ně brát zřetel: Pište správně jméno, své i jméno příjemce. V dopise by mělo zaznít osobní svědectví. Neoperujte teoretickými radami - nepůsobí to přirozeně a nemáte šanci oproti sice "prodejným", ale přeci jen odborníkům honosícím se tituly. Dopis musí být lidský, ale ne příliš familiérní. Je dobré nepřehánět "květnatý" sloh. Používejte v textu ustálená slovní spojení zjednodušíte si napsání písemnosti. Kontrolní otázky: Uveďte příklad, kdy, proč a jak napsat dopis, který byste mohli odeslat. Průvodce studiem První kapitolu máte za sebou. Nebyla příliš obtížná, spíše šlo o zobecnění základních pravidel psaní dopisů, ale také o pokus vyvolat u vás zájem o podrobnější analýzu problému, který je zdánlivě jednoduchý. Snad se to podařilo. Bylo by dobré, kdybyste si uvědomili, že obchodní korespondence vyžaduje velmi podrobnou přípravu a že nejvíce faktorů působí právě v teorii. Snažíme se vám přiblížit obecný pohled na psaní dopisů, protože konkrétní práce může nastat až při přípravě konkrétního dopisu. Je to tedy obecné, neboť Od pradávna nic stálého není.

15 Druhy dopisů 2. DRUHY DOPISŮ 13 Cíl: Po prostudování této části byste měli vědět: jaké druhy dopisů píšeme Budete schopni: - zvolit si podle zaměření dopisu i jeho formu - rozlišit obchodní a úřední dopisy Průvodce studiem Tato kapitola je zařazena proto, že nám umožní seznámit se s rozdílem mezi dvěma formáty dopisů formální obchodní dopis, který se používá ve většině případů, a neformální vzkaz, který je submisivní a taktní. Ačkoli se strukturou mohou lišit v závislosti na počítačových šablonách, vycházejí obvyklé obchodní dopisy, které se sekretářky učí již po celá desetiletí, z unifikovaného stylu, jehož ukázku naleznete níže. U neformálního vzkazu prostě napište své jméno, adresu a datum do levého horního rohu, níže napište oslovení Vážený pane Nováku,. Jsme přesvědčeny, že jste se již setkali s těmito formami dopisu, jen jste je nedovedli správně zařadit. Jde o krátkou kapitolu. Předpokládám, že k jejímu prostudování budete potřebovat necelou hodinu. Dopisy a písemnosti rozdělujeme podle toho, jaký problém chceme písemností vyřešit, a rovněž podle toho, komu ji adresujeme. 1. Dopisy obchodní, úřední. Jsou ukázkou stavebnicové korespondence s faktografickým a spisovným vyjadřováním bez subjektivity. Patří sem dopisy organizace organizaci, organizace občanovi (odpověď na žádosti a stížnosti, sdělení, výzvy, protokoly, zprávy, oznámení). 2. Dopisy občanů organizacím (přihlášky, žádosti, objednávky, reklamace aj.). Styl je méně úřední a jednodušší, protože občané nepoužívají stavebnicovou korespondenci a ustálené úřední obraty. 3. Jednoduché právní listiny potvrzenka; potvrzení; plná moc osobní, podniková, procesní a prokura; dlužní úpis. 4. Písemnosti při organizaci a řízení firmy, podniku příkazy, směrnice, oběžníky, pokyny, písemnosti při pracovních cestách, organizaci porad a jednání (pozvánky, prezenční listiny, zápisy porad, žádost o místo, životopis, personální písemnosti atd.) 5. Dopisy soukromé, které píší občané jednotlivcům známým nebo méně známým (učitel rodičům, odpovědi na inzeráty aj.). 6. Dopisy soukromé, které píšeme příbuzným a přátelům a mají charakter ryze osobní. 7. Dopisy osobní, které píší vedoucí pracovníci (ředitelé, předsedové, starostové aj.) v oblasti společenského styku (gratulace, poděkování, pozvánky aj.). Patří sem i dopisy se zaměřením pracovním (doporučení, žádosti o sponzorství, mimořádné podmínky smlouvy aj.). Tyto dopisy mají pečlivé vyjadřování, slavnostní tón a vyznačují se vysokým stupněm empatie. Dopis musí být přesně specifikován

16 Druhy dopisů 14 Úkol k zamyšlení: Jaké dopisy řadíme mezi oficiálně věcně zaměřené dopisy a mezi neoficiálně zaměřené dopisy? Zdůvodněte jejich zařazení. Klíčová slova: Dopisy: obchodní, osobní, soukromé, personální písemnosti, jednoduché právní listiny, dopisy občanů

17 Úprava dopisu ÚPRAVA DOPISU Cíl: Po prostudování této části byste měli vědět: jak se rozděluje plocha písemností do tří pásem co je obsahem každého pásma Klíčová slova: - pásma dopisu - předtisk - adresa, adresové pole - odvolací údaje - text dopisu - podpis, přílohy - bloková úprava Průvodce studiem Předpokládáme, že jsme vás teoretickými pasážemi dosud neodradili. Teprve nyní se seznámíme s formální úpravou dopisu a přistoupíme ke konkrétnímu rozboru dopisu. Při studiu této kapitoly vám doporučujeme průběžně nahlížet do studijního materiálu ČSN , který byl obsahem 1. kapitoly. Věnujte se této části s plným nasazením a zájmem, tato informace bude dobrým základem pro další studium. Dobu studia odhadujeme na 3 hodiny. 3.1 Pásma dopisu Odpovídají přeložení listu papíru na tři třetiny. Do prvního pásma dopisu (předtisk), které bývá graficky upraveno, patří záhlaví dopisu název firmy, její sídlo, příp. značka atd. Uspořádání záhlaví dopisu není normou stanoveno, je však nutno pamatovat na prostor pro umístění prezentačního razítka v pravém horním rohu. Druhé pásmo (vnitřní adresa) Adresa se v dopisech umisťuje vpravo nebo vlevo. Na dopisních předtiscích je místo adresního pole na úrovni údaje Naše značka. Podle typu okénkové obálky je častěji vpravo. Nad adresovým polem v pásmu 10 mm se nesmějí uvádět žádné údaje. Proto se přepravní údaje S doručenkou apod. píší 10 mm nad adresovým polem ve svislici s řádky adresy. Název adresní pošty v adresách je doporučeno psát velkými písmeny. Adresa musí obsahovat jednoznačné označení adresáta dopisu i přesné a úplné místní údaje. 1. Údaje o příjemci fyzická osoba: oslovení, jméno, příjmení, vysokoškolský titul hodnost, vědecký titul, právnická osoba: přesný název organizace, právní norma, 2. Místní údaje stejné pro fyzickou i právnickou osobu - ulice, číslo popisné popř. orientační, místo, PSČ - v některých případech se ještě do místních údajů uvádí místo dodávací pošty pro psaní adres platí: - všechny údaje v adrese v prvním pádě - v adrese neškrtáme, nepřepisujeme, nevpisujeme

18 Úprava dopisu 16 - používáme pouze spisovnou češtinu a slova citově neutrální - používáme klasické barvy ne červenou, světélkující popisovače, V dopisech fyzickým osobám se uvádí v prvním řádku oslovení pan, paní, slečna, často ve spojení vážený, vážená, titul, hodnost, jméno a příjmení adresáta, funkce Příklad Firma Václav Hampl, železářství Obchodní zástupce J. Stejskal Vážená paní Ing. Lenka Daňková nám. Pražského povstání PRAHA SMÍCHOV Městský úřad Velká Bystřice personální odbor, pí Lakosilová tř. Míru VELKÁ BYSTŘICE Karosa, s. r. o. Slečna odbytové oddělení Lucie Fischerová U Trati 69 Lipová 245/1a CHÝNOV PŘEROV Údaje Doporučeně (vnitrostátní zásilka), Recommande (do zahraničí) se píší s počátečním velkým písmenem, nezvýrazňují se a nedělá se za nimi žádné interpunkční znaménka. Poznámky: - Je-li v adrese uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby a na druhém místě označení právnické osoby, za adresáta se považuje fyzická osoba. - Je-li v adrese na prvním místě právnická osoba a na druhém místě fyzická osoba, za adresáta se považuje právnická osoba. - Je-li v adrese namísto jména a příjmení určité fyzické osoby uvedena pouze její funkce v právnické osobě, za adresáta se považuje právnická osoba Třetí pásmo (odvolací údaje) Odvolací údaje slouží k bližší identifikaci písemnosti. Uvádějí se buď ve sloupcové nebo řádkové úpravě. Sloupcové odvolací údaje jsou tištěny vlevo od adresového pole, méně často vpravo. Člení se do tří skupin: 1. Vaše značka, Ze dne, Naše značka (čj.) 2. Vyřizuje, Telefon, Fax, , Internet 3. Datum Nejdůležitějším odvolacím údajem je datum: - vzestupné datum: den měsíc rok běžně užíván v ČR = sestupné datum: rok měsíc den používají firmy při zpracování písemností počítači

19 Úprava dopisu 17 Platí: - používáme pouze arabské číslice, ne římské, ani vzájemná kombinace - za volně položeným datem se nepíše tečka - u zvlášť důležitých dat se měsíc vypisuje slovně Čtvrté pásmo (vlastní text dopisu) Druhou část dopisu uvádí heslovité vyjádření věci, tj. specifikace předmětu dopisu. Začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou. Zvýrazní se tučným písmem. Formální úprava textu Začátky odstavů se píší od levé svislice bloková úprava, nebo se odrážejí. První řádek odstavce začíná od levé svislice nebo se od ní odráží (zpravidla o 5 úhozů). V obchodní a úřední korespondenci má přednost bloková úprava levého okraje textového sloupce. Výjimkou jsou osobní dopisy. Následuje text dopisu, který se člení do odstavců. Začátek odstavců musí být v celém textu písemností jednotný. Při jednoduchém řádkování se mezi odstavci řádkuje 2x. Při řádkování číslem 1,5 (v osobních dopisech) se při blokové úpravě řádkuje 2x nebo se zvětší meziodstavcové mezery. Pravý okraj píšeme nezarovnaně nebo se automaticky zarovnává. Při blokové úpravě automatickém zarovnávání musíme zkontrolovat, zda nedošlo k chybám, např. na konci řádku je uveden titul, až na dalším řádku jméno, rozděleno datum atd. nebo jestli nezůstala na konci řádku neslabičná předložka s, k, v nebo z. Vlastní text dopisu tvoří oslovení důvod, proč píšeme co potřebujeme a navrhujeme závěrečná zdvořilostní věta a pozdravná formule Oslovení uvádíme na začátku dopisu, je to projev zdvořilosti. Mezi vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky (podle zvolené hustoty řádkování a délky sdělení). Začíná se vždy od levé svislice, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Příklad Nejčastější způsoby oslovení v obchodních a úředních dopisech (5. pádem): Vážený pane řediteli, Pane Nováku, Vážení přátelé, Vážení obchodní přátelé, Vážené paní a pánové Poznámka: Máli adresát titul, řídicí či jinou funkci, dáváme přednost při volbě oslovení funkci před jménem. Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Může být také součástí poslední věty či souvětí. Příklad Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem S pozdravem S přátelským pozdravem Se srdečným pozdravem

20 Úprava dopisu 18 Páté pásmo (podpis, přílohy) Zde uvádíme náležitosti dopis ukončující: vlastnoruční podpis, vytištěné jméno a funkci pisatele, Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka vytiskne s poznámkou v. r. (vlastní rukou) za jménem, neodděluje se čárkou. Zkratku v z. (v zastoupení) uvádíme před jménem pracovníka, který má podpisové právo a písemnost podepsal. Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší. Příklad podpisu v elektronické poště ( ) Josef Novák ředitel Personální agentura Novák & spol tel.: (069) , fax: (069) Novák & spol., Alžírská 13, Ostrava, nejnovější nabídka volných míst Otisk razítka: 1. kulatá razítka se státním znakem: - umísťujeme je na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru, disponovat jím mohou instituce a osoby, které k tomu pověřil stát (všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení, rozsudky všech stupňů soudů, zákony, rozhodnutí, usnesení vlády, ministerstev a orgánů státní správy) - razítka umístíme nejméně tři řádky pod text doprostřed a podpisy ve vodorovné ose razítka vpravo - toto pravidlo neplatí u předtisků 2. razítka různých tvarů firemní, podniková; jsou úsporou času, nemají právní dopad - na písemnosti běžného každodenního charakteru a styku - razítka umístíme pod text vpravo a podpisy pod razítko Příklad V blokové úpravě se první podpis umístí od levé svislice: (podpis) Ing. Radim Kutílek ředitel a. s. Přílohy, které k dopisu přikládáme, se uvádějí od levé svislice po vynechání 2-4 řádků. Mohou se uvést počtem (pokud je vyjmenujeme v textu), nebo slovem Příloha (pokud je v textu citovaná). Více příloh můžeme také vyjmenovat pod nadpisem Přílohy, ten zvýrazníme, ale jednotlivé přílohy již ne. Příklad Příloha 2 přílohy Přílohy Prospekt Životopis Pracovní hodnocení

21 Úprava dopisu 19 Pod přílohami se po vynechání dvou prázdných řádků uvádí Rozdělovník, Na vědomí nebo Kopie, nedělá se za nimi dvojtečka. Šesté pásmo Je umístěno 10 mm od dolního okraje papíru a zahrnuje zápatí, kde jsou uvedeny doplňující údaje: bankovní spojení, IČ, údaj o registraci v obchodním rejstříku včetně spisové značky. Příklad Zapsána v OR u KS Praha, D/7777 BANKOVNÍ SPOJENÍ IČ dvěma formáty DIČ 3.2 Úprava dopisů do zahraničí V obchodní korespondenci se v zahraničí používá bloková úprava levého okraje textového sloupce. Používá se jednoduché řádkování. Ostatní odvolací údaje se zpravidla píší rovněž od levé svislice. Norma doporučuje úpravu na hlavičkový papír bez předtištěných odvolacích údajů nebo na dopisní papír s předtiskem, v němž jsou odvolací údaje přeloženy do příslušného jazyka. Adresy zásilek do zahraničí Na zásilce do ciziny se adresa píše jazykem známým v zemi určení nebo francouzsky. Některé odchylky se řídí zvyklostmi v zemi určení, např. umístění čísla domu, členění PSČ apod. V adresách do Velké Británie se nepoužívá interpunkce. Název dodávací pošty se vždy píše velkými písmeny. V posledním řádku se latinkou uvádí velkými písmeny země určení. Profesor Derek Roberts University of Technology 45 Richmond Road CAMBRIDGE PB2 6EF GREAT BRITAIN Messrs J Barker & Sons Ltd. 74 Thomas Street LIVERPOOL L6 5BJ GREAT BRITAIN Messrs Coverdale & Co 235 Gosford BLVD NORT YORK ONTARIO M3A 2WS CANADA Herrn Dipl. Ing. Wolfgang Schulze Breite str. 34 D DORTMUND DEUTSCHLAND (Poznámka: Anglická a německá cizojazyčná korespondence je součástí samostatných studijních opor Korespondence ANJ a Korespondence NJ)

22 Úprava dopisu Adresa Adresa odesílatele na obálkách Umísťuje se do levého horního rohu adresní strany obálky, na obálkách DL (třetinových) a na obálkách C6 (kancelářských) smí být spodní okraj adresy nejdále 40 mm od horního kraje obálky a pravý okraj nejméně 74 mm od pravého kraje obálky. Na obálkách C5 (půlkových) a C4 (listových), které nemají vyznačenou adresovou oblast, se umísťuje adresa rovněž do levé horní čtvrtiny adresní strany. Adresa adresáta na obálkách Na obálkách DL a C6 j vzdálena 40 mm od horního kraje obálky a 27 mm od dolního kraje obálky. Adresa adresáta má vymezený prostor v pravé polovině oblasti, u okénkových obálek se připouští umístění také v levé polovině. Na obálkách C5 a C4 se umísťuje v pravé dolní čtvrtině rovnoběžně s delší stranou obálky, na obálkách C4 též rovnoběžně s kratší stranou obálky. Adresa odesílatele na dopisních papírech se adresa odesílatele uvádí v záhlaví dopisního papíru. Spodní hranice pro hlavičku dopisu je (30±1) mm od horního kraje papíru. Korespondenční úkol č. 3: Zamyslete se nad těmito otázkami a odpověď zašlete tutorovi. 1. Co je to VĚC? 2. Co je to závěr dopisu, co by měl obsahovat, aby zákazník pochopil, jaké kroky dále následují? 3. Proč máte psát někomu, nikoli všem? 4. Jak má dopis vypadat po formální stránce, jaký typ písma použít, jaké nadpisy atd.?

23 Sloh úředních a obchodních dopisů SLOH ÚŘEDNÍCH A OBCHODNÍCH DOPISŮ Cíl: Po prostudování této části byste měli vědět: jak přistupovat k formulování myšlenek, aby vaše dopisy byly dostatečně přesvědčivé jak je důležitá psychologie dopisu Průvodce studiem V této kapitole se zaměříme na umění stylizace. Správně nastylizovaný dopis musí být pečlivě naplánovaný a zorganizovaný, jeho argumenty důkladně uspořádané. Tak tomu musí být, protože dialog mezi čtenářem a autorem samozřejmě není konverzací, ale krátkým monologem. Nejlepší dopisy bychom mohli považovat za organizovanou řeč. Když je přečteme nahlas, znějí, jako by k nám promlouval přítel. To vás natolik odzbrojí, že je jednodušší vás přesvědčit. Dozvíme se, jak psát, aby nám příjemce dopisu vyhověl, přijal omluvu, navrhnul spolupráci apod. Obrazně řečeno, když píšete reklamní dopis, je to jako byste přesvědčovali někoho, kdo sedí za oponou, nikdy neodpovídá, a potom se má rozhodnout. Vzhledem k nestandardnímu obsahu kapitoly doporučujeme jí věnovat cca 3 hodiny času. Sloh obchodních a úředních dopisů můžeme zařadit do jazykového stylu prakticky odborného. Je: pravdivý: dosáhneme tím, že v textu uvádíme věcně správné (ověřitelné) údaje logický: jedna myšlenka navazuje na druhou, logicky z ní vychází, vždy musíme dojít k jasnému a konkrétnímu závěru přehledný: text dopisu členíme na odstavce, dodržujeme zásadu; 1 odstavec = 1 myšlenka srozumitelný: snažíme se vyjadřovat myšlenky jednoznačně, zbytečně nezdůvodňujeme, nezabíháme do jiných problematik věty a souvětí se snažíme psát kratší stručný: píšeme pouze podstatné, snažíme se vyhnout rozvláčnosti a mnohomluvnosti stručnost však nesmí být na úkor srozumitelnosti přirozený: snažíme se o nestrojené vyjadřování, snažíme se psát tak, jako bychom s adresátem hovořili osobně, ale s dodržením všech zásad administrativního stylu. Slovesa a zájmena užíváme většinou v 1. osobě množného čísla my píšeme za podnik), adresáta oslovujeme nejčastěji zájmenem Vy (v jednotném i množném čísle píšeme velké písmeno). Stylizace a volba slov nemusí být úplně nesprávná, ale jen neobratná: Použijeme slovo z jiného funkčního stylu, které se do textu nehodí, např.: a vracíme Váš mizerný (lépe vadný) výrobek. Psychologické zásady v podnikových dopisech - obchodní a podnikové dopisy mají za úkol ovlivnit a přesvědčit adresáta, proto se v nich používají poznatky a zásady z psychologie

24 Sloh úředních a obchodních dopisů 22 - hlavní psychologickou zásadou je vytvářet v celém dopise u adresáta kladný vztah a kladné stanovisko k podpoře této zásady nám slouží: již na začátku dopisu se krátce zmíníme o něčem, co je pro adresáta lichotivé při stylizaci dopisu přihlížíme k případnému negativnímu postoji adresáta a podle toho volíme vhodná slova a argumenty dopis by měl být zdvořilý, vždy vykáme, používáme děkuji, prosím svá stanoviska vyjadřujeme důrazně, ale uhlazeně a zdvořile nepoužíváme formulace v podmiňovacím způsobu (chtěl bych, měl bych ) jestliže známe jméno pracovníka, který náš dopis dostane k vyřízení, nebo do rukou, můžeme jeho jméno již napsat do oslovení tím vzbudíme jeho zvědavost a dosáhneme přátelštějšího přístupu Shrnutí Stylizace je umění vybrat vhodná a správná slova k přesnému a přesvědčivému vyjádření skutečnosti. Proto všechny obchodně-úřední písemnosti musí být zpracovány podle zásad administrativního stylu. Jedná se o dodržování určitých zásad při výběru slov, sousloví a vět. 5 znaků administrativního stylu: 1. vždy používáme pouze slova spisovné češtiny 2. pouze slova citově neutrální 3. používáme v textu odborné názvy, termíny a cizí slova 4. v textu používáme kratší věty a větná spojení, tím dosáhneme srozumitelnosti jak pro adresáta, tak i pisatele 5. v textu používáme ustálená slovní spojení Kontrolní otázky 1. Proč a jaké úvody dopisů dokáží zaujmou, které naopak propadnou? 2. Jaká slovní spojení již není vhodné v současné korespondenci používat? Průvodce studiem Jak se vám líbil výklad o administrativním stylu? Jistě si určité zásady zapamatujete a budete je aplikovat při stylizaci dopisů. Nyní se protáhněte a na chvíli relaxujte. Určitě pak se s chutí ponoříte do studia obchodních dopisů.

25 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv DOPISY OBCHODNÍ Písemnosti při nákupu a prodeji Mezi kupujícím a prodávajícím dochází nejčastěji k této výměně písemností: Zapamatujte si směr přenosu informací! Dodavatel (prodávající, výrobce) 5.1 Poptávka poptávka < nabídka -----> objednávka (návrh kupní smlouvy) < potvrzení objednávky, uzavření kupní smlouvy > dodávka (dodací list) > faktura > převzetí zboží < zaplacení faktury < Odběratel (kupující, zákazník) Cíl: Po prostudování této části byste měli vědět: jak získat informace o možnosti dodávky výrobků nebo realizaci služby jak stylizovat poptávku Budete schopni: - formulovat dotaz na potenciálního dodavatele podle pravidel obchodní korespondence Získáte: - přehled o základních principech stylizace poptávky Klíčová slova: dotaz obecná a konkrétní (specifická) poptávka záporná odpověď na poptávku

26 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 24 Průvodce studiem V předchozích kapitolách jsme se seznámili s formální a obsahovou strukturou obchodních písemností. Objasnili jsme si i další pojmy, se kterými psaní dopisů souvisí a které mají bezprostřední vliv na psaní dopisů. Předpokládáme, že jste si uvedené pojmy patřičně osvojili a že vám tedy nebude obtížné pronikat hlouběji do problematiky stylizace a úpravy jednotlivých druhů obchodních dopisů. V této kapitole se zaměřujeme na poptávkové dopisy, které jsou zpravidla prvním kontaktem s budoucím klientem. Domníváme se, že na základě vašich dřívějších poznatků a zkušeností můžete prostudovat text této kapitoly zhruba za 2 hodiny.. V úvodu si položme otázku: Jak se zachovat v situaci, kdy nevíme, kdo nám může poskytnout určité služby, kdo vyrábí určitý výrobek nebo kdo prodává zboží, které právě potřebujeme? Odpověď je následující: Máme několik možností. Můžeme se zeptat známých, hledáme v telefonním seznamu a na internetu, v katalozích firem, čteme inzeráty apod. Tím získáme určité tipy, často si však nadále nejsme jisti, zda jsme na správné adrese. Tehdy se obracíme na příslušné výrobce, prodejce, instituce poskytující služby dotazem tzv. Poptávkou. Poptávku zasíláme písemně, případně se dotazujeme telefonicky nebo em. Vždy je třeba uvést co nejpřesněji a nejvýstižněji, o co se zajímáme, kdy to potřebujeme a za jakých podmínek. Pokud jsou pro nás nezbytné podrobnější informace nebo pokud chceme mít možnost výběru, žádáme o zaslání nabídky, katalogu apod. Pro případ, že adresát nemůže sám naše potřeby uspokojit, můžeme ho požádat, aby nám doporučil jiného dodavatele. V závěru každé poptávky žádáme o nabídku. V praxi stylizujeme 2 druhy poptávek: a) obecná poptávka: touto poptávkou získáváme první informace o zboží formou prospektů, katalogů, inzerátů a ceníků OBSAH - oslovení * - sdělení, odkud jsme získali informace o firmě, které píšeme * - žádost o katalogy, informační materiál, - prodejní a dodací podmínky, lhůty, slevy, vzorníky, ceníky - odkaz na možnosti dlouhodobé a vzájemné spolupráce - poděkování - pozdrav - podpis b) konkrétní poptávka: zde se již informujeme u jednoho dodavatele na jednu konkrétní službu nebo zboží - získáváme konkrétní informace o ceně, platebních podmínkách, dodacích podmínkách - musí být formulována přesně, aby se nemusely vznášet další dotazy

27 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 25 OBSAH viz a) * - výzva k zaslání nabídky - přesný popis zboží (kvalita, množství, barva, vlastnosti) - určení termínu obdržení nabídky - žádost o sdělení prodejních a dodacích podmínek - dotaz na dobu trvání dodávky - platební podmínky - odkaz na dlouhodobou spolupráci - pozdrav - poděkování - podpis Z následující ukázky bude patrné, jaké formulace jsou pro poptávku příznačné. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad POPTÁVKA 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad POPTÁVKA 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad POPTÁVKA Úkol: Po spuštění jednotlivých zadání si prohlédněte vzory dopisů Poptávka a Dotaz Na počátku užíváme věty jako: Z inzerátu (resp. katalogu, tisku, od našich partnerů ) jsme se dověděli, že vyrábíte, poskytujete, nabízíte Máme zájem o kvalitní zboží (služby), a proto Vás žádáme o nabídku Podle našeho včerejšího telefonátu Vás žádáme o písemnou nabídku Hledáme vhodného výrobce pro pravidelné dodávky.zajímáme se zejména o. V katalogu podnikatelů jsme našli jméno Vaší firmy. V závěru písemnosti pak např.: Sdělte nám, kdy, v jaké ceně, za jakých podmínek nám můžete dodat. Bude-li nám zboží vyhovovat, můžete očekávat, že ho budeme objednávat pravidelně. Sdělte nám prosím, s jakou slevou můžeme počítat při placení v hotovosti. Těšíme se na Vaši výhodnou nabídku a věříme, že navážeme dobré obchodní přátelství. Pokud byste nám nemohli požadované zboží nabídnou, rádi využijeme Vašich znalostí oboru a uvítáme doporučení jiného vhodného dodavatele Záporná odpověď na poptávku Litujeme, že nemůžeme vyhovět Vašemu přání ve lhůtě, kterou potřebujete. Požadované množství nemáme bohužel na skladě. Zboží, po kterém se poptáváte, jsme už stáhli z nabízeného sortimentu. Protože máme v současné době nedostatek výrobní kapacity, nemůžeme přijmout žádné další zakázky. Jakmile se situace zlepší, ihned Vám pošleme naši novou kompletní nabídku.

28 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 26 Shrnutí Poptávka je obchodní dopis, kterým hledáme vhodného dodavatele nebo projevujeme zájem o obchodní spojení. Píšeme ho tehdy, když chceme zjistit, kteří výrobci či prodejci požadovaného zboží nebo služeb nám mohou zaslat nabídku. Podle nabídnutých dodacích podmínek si pak vybíráme partnery. Kontrolní otázky Je podle vašeho názoru výhodnější poptávat se ústně, nebo napsat písemný dotaz? Uveďte klady i zápory obou forem. Korespondenční úkol č. 5.1: Zpracujte podle následujících dispozic a odešlete lektorce kurzu: Jste pracovnicí útvaru personálního rozvoje firmy REGAZ, s.r.o., ul.26.dubna 1917, Uherský Brod, IČ: , DIČ: CZ Pokuste se získat pro své zaměstnance, kteří se zabývají zahraničním obchodem, jazykové kurzy zaměřené na výuku anglického a ruského jazyka. Zajímají vás kurzy pro začátečníky i pokročilé. Požadujete pravidelnou výuku, případně intenzivní kurzy. Očekáváte zaslání cenové kalkulace při stanovení minimálního počtu účastníků ve skupiny. Značku dopisu tvořte tak, byste z ní poznali, kdo jej vyřizuje a kolikátá je v pořadí v konkrétním roce. Adresu libovolné společnosti zabývající se výukou jazyků najdete na internetu. 5.2 Nabídka Cíl: Po prostudování této části byste měli umět: popsat odpověď na poptávku vysvětlit rozdíl mezi vyžádanou a nevyžádanou nabídkou Budete schopni: Umět spojit věcný popis, informaci (o zaměření podniku, vlastnostech nabízených výrobků, rozsahu poskytovaných služeb) se snahou adresáta získat a přesvědčit (zdvořilým přístupem), ale hlavně pomocí vhodných argumentů dokázat výhodnost nabídky. Získáte: - přehled o spojitosti nabídky s reklamou a propagací Klíčová slova: nevyžádaná a vyžádaná nabídka reklama, propagace Průvodce studiem Domníváme se, že máte již z minulosti určité základy, týkající se výzkumu trhu. Přistupujeme tedy k následujícímu výkladu s vědomím existence určitých dílčích znalostí tohoto problému. Vzhledem k tomu, že poznávání trhu je nejdůležitější funkcí marketingu, chceme vám zdůraznit, co byste měli při přípravě nabídkového

29 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 27 dopisu udělat. Přesně to, co by udělal každý dobrý prodavač nebo obchodní cestující. Nejúčinnějším způsobem prodeje je vždy osobní kontakt. Bohužel je to zároveň způsob nejnákladnější a proto potřebujeme reklamní či nabídkové dopisy. V této části, které věnujte minimálně tři hodiny svého času, vás naučíme psát dopisy tak, aby byly stejně přesvědčivé jako dobrý prodavač - a pokud možno ještě lepší. Co všechno můžeme nabízet případnému zájemci? Zboží, služby, volná místa, skladovací či obytné prostory, pozemky, možnost rekreace atp. Vzhledem k její šíři se nabídka blíží svými rysy propagaci a reklamě. Prodavači si rychle všimnou snadného zákazníka, protože věnovali pozornost tomu, jaký typ lidí si nabízené zboží koupil v minulosti. Naučí se, s jakými námitkami lidé přijdou a jak je překonat a neustále hledají nové argumenty a způsoby, jak je uplatnit. Musí umět analyzovat výhody své nabídky ve srovnání s konkurencí. Krátce řečeno, prodavač, aby byl úspěšný, musí být skutečným profesionálem. Musí vědět o všem, i o maličkostech, které mohou znamenat rozhodující výhodu. Věnujte velkou pozornost nabídce! Nabídka je jednostranný právní úkon, jehož přijetím vznikne smlouva. Je vlastně návrhem na uzavření smlouvy. Obsahuje popis zboží, množství, cenu, dodací, přepravní a platební podmínky, často ji uzavírá výzva k objednávce Při psaní nabídky bychom měli především věnovat pozornost výstižné stylizaci a úměrnému rozsahu. Dnešní zákazník má většinou hodně možností výběru mezi nabídkami nejrůznějšího druhu a zároveň málo času, aby podrobně pročítal to, co ho na první pohled nezaujme. Proto dobře napsaná nabídka musí být především stručná. V dobré nabídce se téměř vždy spojuje věcný popis, informace (o zaměření podniku, vlastnostech nabízených výrobků, rozsahu poskytovaných služeb) se snahou adresáta získat a přesvědčit zdvořilým přístupem, ale hlavně pomocí vhodných argumentů dokázat výhodnost nabídky. Rozlišujeme nabídku nevyžádanou a vyžádanou. nevyžádaná nabídka Prodávající rozesílá nabídky bez předchozí poptávky širokému okruhu možných zájemců. Může mít formu individuálního dopisu (dnes již velmi málo) inzerátu a jiných propagačních písemností. Tento typ nabídky je dnes již málo účinný. vyžádaná nabídka Je přímá odpověď na předcházející poptávku. Zasílá se nejčastěji elektronickou poštou, faxem. V úvodní větě je vhodné poděkovat za poptávku. U nových zákazníků obsahuje podrobnější údaje a popisy, důležité je také uvedení termínu, do kdy je nabídka závazná. Měla by být obsáhlá, aby zákazník nemusel shánět další informace. Úprava nabídky

30 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 28 Někdy kupující požaduje výhodnější podmínky nebo žádá o snížení ceny. Pokud dojde k dohodě, nabídky se upraví, vypracuje se nový návrh na uzavření kupní smlouvy. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad NABÍDKA 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad NEVYŽÁDANÁ NABÍDKA, NABÍDKA Úkol: Po spuštění jednotlivých zadání si prohlédněte vzory dopisů Nabídka.. Než budete číst další text, pokuste se rozdíly mezi oběma druhy nabídek vypsat: OBSAH 1. uvedení do situace (u vyžádané nabídky se jedná o poděkování za zájem u nevyžádané se píše úvodní věta, která má případného zákazníka zaujmout a přimět k další spolupráci) 2. informace o zboží nebo službě, např. vlastnosti, množství, barva, cena, jakost apod. 3. způsob dopravy 4. platební podmínky termíny plnění, slevy, způsob placení (faktura, hotovostně) 5. prodejní a dodací podmínky 6. přílohy propagačního materiálu (vzorníky, ceníky) Ukázka vhodně stylizované úpravy nabídky a odpovědi na nabídku, která působí vyváženě a soustřeďuje se na prospěch toho, komu je adresována: S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVÉĎ NA NABÍDKU, ÚPRAVA NABÍDKY 2. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad ÚPRAVA NABÍDKY, ZÁPORNÁ ODPOVĚĎ NA NABÍDKU Značně se od sebe odlišují nabídky, v nichž se podnik a jeho činnost poprvé představují, od nabídek, které se na dříve navázaný pracovní styk odvolávají a které je tudíž možné napsat věcněji, bez rozsáhlejších rámcových (tj. úvodních a závěrečných) pasážích.

31 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 29 Nabídka nevyžádaná Na počátku užíváme věty jako: Od našeho obchodního zástupce jsme se dověděli, že máte zájem o Jako svému dlouholetému partnerovi Vám přednostně nabízíme. Jistě rádi uvítáte, že od příštího měsíce budeme dodávat na trh inovovaný sortiment našeho zboží. V závěru písemnosti pak např.: V příloze Vám posílám ceník přístrojů a nářadí. V příloze naleznete seznam zboží, které můžeme ještě letos dodat. S dodaným materiálem budete jistě spokojeni. Vaši objednávku vyřídíme pečlivě a co nejdříve. Rádi se Vašim požadavkům operativně přizpůsobíme. V případě Vašeho zájmu Vám poskytneme podrobnější informace. Věříme, že naše nabídka je pro Vás výhodná, a těšme se na Vaši objednávku Těšíme se na Vaši objednávku a věříme, že se stane základem trvalých obchodních vztahů mezi námi. Nabídka vyžádaná Na počátku užíváme věty jako: Děkujeme za Váš zájem a nabízíme Vám Děkujeme za Vaši poptávku a ujišťujeme Vás, že jsme schopni vybavit účastníky Děkujeme za Váš zájem o naše zboží. Nabízíme pravidelný odběr S radostí jsme uvítali Váš zájem o naše služby. Vítáme Vaše rozhodnutí využít našich zkušeností a nabízíme Vám. Připomínáme, že u všech dodávek hradíme přepravné až do cílové železniční stanice. Máte-li o naše zboží ještě zájem, zašleme Vám upravenou nabídku. Protože lhůta naší nabídky již prošla, zasíláme Vám novou. V závěru písemnosti pak např.: Věříme, že naše dnešní nabídka bude vyhovovat Vašim představám. Vaši závaznou objednávku očekáváme co nejdříve, nejpozději začátkem příštího měsíce. Věříme, že si z naší bohaté nabídky určitě vyberete, a očekáváme Vaši brzkou objednávku. Vaši objednávku vyřídíme co nejpečlivěji. Shrnutí Nabídka je jednostranný právní úkon, jehož přijetím vznikne smlouva. Je vlastně návrhem na uzavření smlouvy. Obsahuje popis zboží, množství, cenu, dodací, přepravní a platební podmínky, často ji uzavírá výzva k objednávce.

32 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 30 Kontrolní otázky Zamyslete se nad tímto satirickým příběhem a odpovězte na otázku, v čem vidíte smysl dobře napsané nabídky. Muž mlátil mezka po hlavě holí. K čemu se ho snažíte přinutit? zeptal se jeden z přihlížejících. K ničemu, odpověděl muž. Jenom se snažím upoutat jeho pozornost. Promyslete si odpověď na následující otázky: 1. Jak nahlíží průměrný zákazník na dopis s obchodní nabídkou? Jak to udělat, abyste se odlišili od konkurence a získali zákazníkovu pozornost? 2. Budete zpracovávat nabídkový leták sami nebo se rozhodnete jej zadat profesionálům? 3. Proč a které úvody dopisů dokáží zaujmou, které naopak propadnou? Korespondenční úkol č. 5.2: Zpracujte podle následujících dispozic a odešlete lektorce kurzu: 1. Jste jednatelem společnosti A-OKNA, s.r.o Kuřim, Tišnovská 47. Nabízíte bytovému družstvu ve vašem městě výrobu a montáž dřevěných EURO oken, balkónových dveří. Uvádíte, že vaše výrobky jsou odolné proti agresivnímu prostředí, mají výborné izolační vlastnosti tepelné a akustické, jsou odolné proti teplu i mrazu. Okna jsou zhotovena z kvalitních lamel, slepených do třívrstvého hranolu, co zajišťuje tvarovou stálost. Kování je celoobvodové, klika třipolohová. Sklo izolační dvojsklo, možnost výběru sklad podle přání zákazníka ornamentní, zrcadlové, kouřové, bezpečností. Povrchová úprava je prováděna vodou ředitelnými barvami. Zaručujete krátké dodací termíny, poskytnete mnostvní slevy do výše 10 %, možnost splátkového kalendáře. Další údaje si zvolte sami (tel., , fax.). 2. V dalším dopise odpovězte jako předseda bytového družstva a projevte zájem o nabízená okna. Požadujte specifikaci dodacích podmínek. 5.3 Objednávka Cíl: Po prostudování této části byste měli: rozlišovat mezi kupní smlouvou a objednávkou uvědomit si jednotlivé formální úpravy objednávky umět zdůvodnit význam závazné písemné formy objednávky Budete schopni: napsat individuální objednávku a orientovat se v dalších možnostech vyhotovení objednávky.

33 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 31 Klíčová slova: logistika kupní smlouva forma a obsah objednávky obchodní a občanský zákoník Průvodce studiem Budete s námi patrně souhlasit, vážení čtenáři, že se nic neobjeví samo o sobě, že vše má hlubší či mělčí historické kořeny. Stejně je to i s logistikou, která se vyvíjela celou řadu let do své konečné podoby až do dneška. Vzpomeňme například vojenská tažení, realizaci vodních děl, chrámů či stavbu pyramid. Zde všude se vyvíjela logistika, tj. co možná nejdokonalejší příprava a zajištění každé činnosti dříve, než začne. Proto také logistika úzce souvisí s objednávkou a kupní smlouvou. Obě písemnosti jsou předmětem následující kapitoly, které věnujte přibližně 3 hodiny studia. Objednávka je obchodní písemnost, kterou sdělujeme dodavateli, že přistupujeme na podmínky nabídky. Je zpravidla návrhem kupní (obchodní) smlouvy objedná-li kupující např. podle inzertní nabídky. Kupní smlouva je dvoustranným aktem a vzniká podpisem obou smluvních stran na jedné písemnosti. Je závazná pro obě strany. Objednávka je aktem jednostranným. Pro objednávajícího je vždy závazná. Pro dodavatele se stane závaznou tím, že objednávku buď realizuje, nebo potvrdí ústně nebo písemně. Zavazuje se tím, že zboží či službu dodá. Osobně nebo telefonicky sjednaná objednávka má stejnou právní platnost jako objednávka písemná, hůř se ale dokazuje. Převážná část korespondence při nákupu a prodeji probíhá stále častěji prostřednictvím elektronické pošty. Formy objednávky Formulář - posíláme ve dvou exemplářích, na kopii obchodní partner potvrdí přijetí objednávky vždy obsahuje předtištěný název a adresu objednatele i dodavatele objednávané zboží se dopisuje Elektronické formuláře objednávky Příklad hledejte na této adrese: Objednávací lístek je určen zpravidla k maloprodeji pro fyzické osoby - platba prováděna většinou za hotové (dobírka) Pokud zveřejňujeme v novinách, časopisech nebo letácích předtištěné objednávky na své zboží, které má zákazník vyplnit, musí být text věcný a stručný. Zákazník pak pouze zaškrtne požadované zboží: Příklad: Na základě Vaší nabídky.u Vás objednávám náhrdelník v ceně Kč prsten v ceně Kč

34 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 32 náušnice v ceně Kč. Celou kolekci v ceně Kč. Individuálně stylizovaný dopis OBSAH - pořadové číslo objednávky - k čemu se objednávka vztahuje (z nabídky inzerátů ) - oslovení (pouze u dopisu) - objednávací věta objednáváme u Vás.. (u dopisu) - přesný popis zboží (název, objednací číslo, velikost, množství, hmotnost, cena ) - způsob dodání - způsob placení - termíny plnění - dodací a prodejní podmínky - způsob balení - pozdrav, podpis Ukázka individuálního způsobu stylizace objednávky: S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad OBJEDNÁVKA 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad OBJEDNÁVKA 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad OBJEDNÁVKA Dále pak si stejným způsobem prohlédněte ukázky individuálního způsobu stylizace potvrzení objednávky: 4. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY 5. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY 6. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY Ukázku předtisku si najdete na internetových stránkách: Ukázky vyjadřování v objednávkách: Záleží na tom, zdali se obracíme na stálého obchodního partnera, nebo píšeme dodavateli novému. V tomto případě můžeme podobně jako v poptávce uvést, kdo nám výrobce či dodavatele doporučil, nebo jakými cestami jsme se s jeho výrobky či službami seznámili (objednávka může být reakcí na nabídku zveřejněnou v podobě reklamy, inzerce apod.).

35 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 33 Na počátku užíváme věty jako: Na základě Vaší nabídky objednáváme tyto druhy zboží. Vzorky, které jste nám zaslali, jsme vyzkoušeli a objednáváme podle Vaší nabídky. Děkujeme za Vaši nabídku a objednáváme podle ní Potvrzujeme v plném rozsahu naši telefonickou objednávku. Podle ceníku, který jste přiložili k nabídce, objednáváme k brzkému dodání Závazně objednáváme.ks publikace.na dobírku. Uprostřed užíváme věty jako: Sdělte nám prosím obratem, můžete-li zboží dodat vlastní dopravou. Věříme, že nám dodáte zboží výborné kvality. Vaši dodávku očekáváme co nejdříve, nejpozději do konce týdne. Žádáme Vás o brzké potvrzení objednávky a jsme s pozdravem. V závěru písemnosti pak např.: Žádáme Vás o brzké vrácení potvrzené kopie objednávky. Zboží vyfakturujeme i s DPH a zašleme Vaši objednávku nemůžeme bohužel potvrdit, protože přišla po termínu, uvedené zboží již nemáme, naše výrobní kapacita je zadána na rok dopředu. V přepravním listu uvedeme, ve které bedně je dodací list. Vaší objednávce věnujeme maximální péči, s jejím vyřízením budete jistě spokojeni Kupní smlouva Výsledkem korespondování mezi firmami je zpravidla uzavření obchodní smlouvy, nejčastěji kupní smlouvy kde se zavazuje jednak prodávající, že dodá kupujícímu zboží určené co do množství a druhu a převede na něho vlastnická práva; jednak kupující, že bude spolupracovat při dodávce, zboží odebere a zaplatí sjednanou cenu. Podobně může být výsledkem např. smlouva o dílo, která se týká provedení určitého díla, např. výstavby tovární haly, údržby zařízení apod. Někdy někteří (dlouholetí) obchodní partneři sjednávají nejdříve smlouvu o uzavření smlouvy budoucí, kterou si vzájemně zajišťují perspektivu v podnikání. Vždy si pozorně prostudujte kupní smlouvu! OBSAH - číslo smlouvy, - kdo je prodávající, kupující, - předmět plnění - čas plnění - cena - dodací podmínky - platební podmínky - ostatní (zvláštní) podmínky - podpisy obou stran Obchodněprávní kupní smlouvu upravuje zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, Obsahem je úprava jiných druhů obchodních kupních smluv, tj. smlouvy o prodeji podniku a smlouvy o koupi najaté věci. Kupní

36 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 34 smlouva je smlouva, ze které vznikne prodávajícímu povinnost odevzdat kupujícímu předmět koupě a kupujícímu povinnost předmět koupě převzít a zaplatit za něj prodávajícímu dohodnutou cenu Obchodní zákoník najdete na internetových stránkách: Základní úprava občanskoprávní kupní smlouvy je obsažena v 588 a násl. zák. č. 40/1964 Sb., občanském zákoníku. Podle tohoto zákona je to smlouva, jíž se prodávající zavazuje dodat kupujícímu movitou věc (zboží) určenou jednotlivě nebo co do množství a druhu a převést na něj vlastnické právo z této věci a kupující se zavazuje zaplatit kupní cenu.

37 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 35 Příklad vzor kupní smlouvy uzavřené podle Občanského zákoníku Kupní smlouva uzavřená podle 588 a násl. zák. č. 40/1964 Sb. ve znění pozd. předpisů 1. Účastníci smlouvy Smluvní strany této smlouvy, kterými jsou : Prodávající : Jméno Příjmení, rodné číslo : /1234, trvalé bydliště : přesná adresa zastoupení) (v případě právnické osoby nutno uvést : název, sídlo, IČ, Kupující : Jméno Příjmení, rodné číslo : /1235, trvalé bydliště : přesná adresa se dohodly, že spolu uzavřou tuto kupní smlouvu a projevily vůli řídit se všemi jejími ustanoveními. Otázky touto smlouvou neupravené se řídí právním řádem České Republiky. 2. Předmět smlouvy Předmětem této smlouvy je osobní automobil Honda Accord, SPZ, objem motoru, rok výroby, výrobní číslo motoru, barva karoserie, seznam příslušenství : autorádio Panasonic, klimatizace, ABS, 4x airbag, Prohlášení prodávajícího I. Prodávající prohlašuje, že věc, která je předmětem podle této smlouvy, je v jeho výlučném vlastnictví. II. Prodávající prohlašuje, že na věci, která je předmětem podle této smlouvy včetně příslušenství, neváznou žádné právní vady, ani nemá žádné faktické ani skryté vady. 4. Prohlášení kupujícího I. Kupující prohlašuje, že mu je stav věci znám. II. Kupující prohlašuje, že včas zaplatí kupní cenu a převezme věc do svého výlučného vlastnictví. 5. Ujednání o ceně I. Kupní cena za věc, která je předmětem podle této smlouvy je Kč. II. Kupní cena bude prodávajícímu kupujícím uhrazena hotově a věc, která je předmětem podle této smlouvy, kupujícímu předána do 3 dnů od podpisu smlouvy.

38 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 36 III. Pokud nebude kupní cena zaplacena nebo věc předána do 3 dnů od podpisu smlouvy, sejdou se smluvní strany na místě podpisu smlouvy do 10 dnů od podpisu smlouvy a naplní obsah smlouvy. Strana, která nezpůsobila prodlení, je oprávněna od druhé strany požadovat náhradu ve výši 0,035 % z kupní ceny za každý započatý den prodlení po uplynutí 3. dne od podpisu smlouvy. 6. Závěrečná ustanovení I. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních; každé ze smluvních stran náleží jedno vyhotovení. II. Tato smlouva je účinná od okamžiku podpisu. III. Účastníci této smlouvy prohlašují, že si text smlouvy důkladně přečetli, s obsahem souhlasí a že tato smlouva byla uzavřena podle jejich skutečné, svobodné a vážné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz toho pod ni připojují své podpisy. V dne... Prodávající: Jméno Příjmení Kupující: Jméno Příjmení...podpis......podpis... Příklad vzor kupní smlouvy uzavřené podle obchodního zákoníku JURISNET, a. s., se sídlem v Teplicích, Škroupova 1, PSČ IČ DIČ Bankovní spojení... jako prodávající a BEST, s. r. o., se sídlem v Ústí nad Labem, Masarykova 1452, PSČ IČO DIČ Bankovní spojení... jako kupující uzavřeli níže uvedeného dne tuto Kupní smlouvu I. Prodávající se zavazuje, že dodá kupujícímu dále uvedené zboží a kupující se zavazuje, že zboží odebere a zaplatí kupní cenu. Zboží Počet kusů jednotková cena celkem......

39 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 37 II. Cena uvedená v čl. 1 neobsahuje DPH, a bude o ni zvýšena podle platných předpisů. Dodací lhůta... III. IV. Kupující zaplatí kupní cenu na základě faktury vystavené prodávajícím splatné do 14 dnů od vystavení a odeslání faktury na účet prodávajícího, který je uvedený v záhlaví této smlouvy. V. Vlastnictví k předmětu koupě přejde na kupujícího teprve úplným zaplacením kupní ceny, přičemž nebezpečí náhodné zkázy nebo škody na předmětu koupě přechází na kupujícího okamžikem jeho převzetí od prodávajícího, resp. okamžikem předání předmětu koupě dopravci k přepravě do místa určení. VI. Prodávající odešle zboží pro kupující prostřednictvím... Dodání zboží se uskuteční jeho předáním prvnímu dopravci k přepravě pro kupujícího. VII. Prodávající poskytuje kupujícímu záruku na jakost zboží v trvání..., počínající dnem splnění závazku z této smlouvy a po tuto dobu garantuje obvyklou funkčnost zboží. VIII. V případě prodlení se splněním peněžitého závazku zaplatí kupující prodávajícímu úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Práva a povinnosti smluvních stran výslovně v této smlouvě neupravená se řídí příslušnými ustanoveními Obchodního zákoníku. Tato smlouva je sepsána ve dvou vyhotoveních po jednom pro každou ze smluvních stran. Platnosti a účinnosti nabývá smlouva dnem podpisu obou stran. Účastníci si smlouvu přečetli, souhlasí s celým jejím obsahem, což stvrzují svým vlastnoručním podpisem. prodávající... kupující Odběratel odvolává objednávku Někdy se stane, že zákazník potřebuje objednávku pozměnit nebo zrušit (stornovat). Správně to lze učinit jen tehdy, když oznámení změny dojde k dodavateli dříve než objednávka nebo současně s ní. Proto se pro takové sdělení používá telefon, nebo fax. Je třeba uvést důvody, které vedly ke změně nebo zrušení. Jestliže dodavatel dostane storno až po obdržení objednávky, záleží na něm, zda zákazníkovi vyhoví; zpravidla ano, aby ho neztratil.

40 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 38 OBSAH - odkaz na objednávku - zdůvodnění změny nebo storna - omluva Ukázky vyjadřování: - Dne jsme u Vás objednali.., ale bohužel musíme tuto objednávku zrušit. - Při dodatečné kontrole objednávky...jsme zjistili, že v položce došlo k omylu - Náš zákazník zrušil objednávku. - Prosíme, abyste tento údaj opravili takto - Budeme Vám vděčni za pochopení a přikládáme opravené znění objednávky. 5.5 Dodavatel odmítá objednávku Zpravidla se dodavatel snaží uspokojit všechny zákazníky. Není však povinen vyřídit: - objednávku bez předchozí nabídky - objednávku na základě nezávazné nabídky - pozdě zaslanou objednávku - objednávku s údaji vzhledem k nabídce pozměněnými Objednávky, které jsou zcela v souladu se závaznou nabídkou a byly včas zaslány, může udavatel odmítnout jen tehdy, jestliže už zboží nevyrábí nebo protože se zvýšily ceny. OBSAH - poděkování za objednávku - odmítnutí objednávky a jeho zdůvodnění - nová nabídka Ukázky vyjadřování: - Děkujeme za Vaši objednávku - Kromě zboží, které Vám dnes zasíláme, jste objednali ještě - S politováním Vám sdělujeme, že po potvrzení objednávky došlo k nepředvídaným změnám v cenách. Prosíme proto, abyste naše potvrzení považovali za neplatné. - Dovolujeme si Vám zaslat novou nabídku - Přikládáme pro Vaši informaci prospekt Shrnutí Objednávka je buď návrhem kupní smlouvy, který zavazuje pouze kupujícího, když objednal bez závazné nabídky, např. podle inzerátu; prodávajícího zavazuje až potvrzení objednávky.

41 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 39 Nebo je uzavřením kupní smlouvy, která zavazuje obě smluvní strany, když kupující objednal podle nabídky, jež mu byla učiněna a obsahovala podstatné smluvní náležitosti. Na rozdíl od kupní smlouvy, která je aktem oboustranným, je objednávka aktem jednostranným. Kontrolní otázky: 1. Vysvětlete náležitosti objednávky a kupní smlouvy uzavřené podle obchodního a občanského zákoníku. 2. Musí být vždy objednávka v původním rozsahu potvrzena? Úkol k zamyšlení: Než budete řešit korespondenční úkol, najděte si na internetu příklad smlouvy o dílo a napište, v čem je odlišná od kupní smlouvy. Korespondenční úkol č. 5.5 zašlete lektorce kurzu: 1. Jako ekonomka Bioprodejny Albio Truhlářská 18, Praha 1, (tel., fax. si zvolíte sami), dnes objednáváte pro vaši prodejnu potravin zdravé výživy zboží u stálého dodavatele RACIO, s.r.o., Národních hrdinů 22, Břeclav. Potřebujete 20 balení sojových bobů po 500 g, 30 balen ovesných vloček po 450 g, 50 balení čaje zeleného sypaného po 40 g. Žádáte o připraví zboží na pátek příštího týdne (aktualizujte). Vyzvedne je řidič pan Jan Novotný. Zároveň si vyžádáte sezónní katalog pro příští měsíc. Písemnost odešlete pod spisovou značkou, kterou sami sestavíte. 2. Sestavte kupní smlouvu podle občanského zákoníku. Smluvní strany Alfa, s. r. o. se sídlem Praha 8, Karlín, Vyskočilova 215, PSČ , IČO , společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 25634, jednající Antonínem Marcipánem (dále jen Prodávající ) a Kupující Petr Mlynář, bytem Pod Jezem 658, Dolní Lhota, PSČ , r.č /8961. Prodávající je výlučným vlastníkem automobilu Škoda Felica, 1.3, rok výroby 2002, SPZ AK 28-44,č. karoserie: AIC453D678, č. motoru: (dále také Automobil ). Prodávající hodlá Automobil prodat Kupujícímu za podmínek stanovených v této smlouvě. Prodávající prodává Automobil uvedený v článku 1.1 této smlouvy se všemi součástmi a příslušenstvím. Kupující, který Automobil kupuje, přijímá ho do svého výlučného vlastnictví. Prodávající se zavazuje předat Automobil Kupujícímu, Kupující se zavazuje Automobil převzít a zaplatit kupní cenu specifikovanou v této smlouvě. Kupující a Prodávající se dohodli, že kupní cena za Automobil činí ,- Kč (slovy: sto dvacet tisíc korun českých). Tato smlouva, jakož i práva a povinnosti vzniklé na základě této smlouvy nebo v souvislosti s ní, se řídí zákonem č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů a souvisejícími předpisy.

42 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 40 Průvodce studiem Tato kapitola nebyla pro vás určitě náročná, i když se hemží spoustou odborných termínů. Bez problémů jste prokličkovali všemi nástrahami právnické mluvy a máte ze sebe dobrý pocit. Když teď půjdete něco nakupovat, případně něco objednávat, vzpomenete si na informace z obchodního nebo občanského zákoníku. Tak se teď na chvíli zastavte a poseďte nad šálkem dobré kávy nebo voňavého čaje.

43 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv PÍSEMNOSTI PŘI PLNĚNÍ OBCHODNÍCH SMLUV Cíl: Po prostudování této části byste měli: rozlišovat mezi písemnostmi určenými pro jednorázové plnění a písemnostmi určenými pro rozsáhlé obchodní smlouvy umět pojmenovat všechny činnosti, které souvisejí s expedicí Budete schopni: Vyhotovovat tiskopisy, ve kterém prodávající specifikuje dodané zboží či službu podle potvrzené objednávky nebo uzavřené kupní smlouvy. Klíčová slova: expedice odvolávka a přepravní dispozice návěští zásilky dodací list faktura Průvodce studiem Každý systém chce své. Tedy i systém plnění obchodních smluv požaduje vytvořit určité podmínky, které umožní bezproblémové naplňování dodavatelskoodběratelských vztahů. K jejich úspěšné organizaci je třeba vyhotovovat s maximální přesností písemnosti jako je především dodací list a faktura, jež jsou podkladem pro účetní evidenci, se kterou jste se již měli možnost seznámit v rámci studia účetnictví. Předpokládáme, že ke zvládnutí této části textu budete potřebovat zhruba 3 hodiny a zpracování písemného úkolu asi další 2 hodiny. 6.1 Expedice, písemnosti doprovázející zásilku Podle objednávky se zboží připraví k odeslání, zabalí se do spotřebitelských obalů a naloží na zvolený dopravní prostředek. Všechny tyto činnosti se nazývají expedice. Zákazník může určit bližší podmínky dodávky pokud nebyly uvedeny ve smlouvě v tzv. odvolávce. Tímto dopisem požaduje např. způsob balení, dílčí dodací lhůty nebo místo určení jednotlivých částí dodávky. Je-li třeba sdělit jen pokyny pro přepravu výrobků, např. způsob přepravy, stanici určení, adresy jednotlivých skladů, do nichž má být zboží dodáno, zasílá zákazník dodavateli tzv. přepravní dispozici. Někdy odběratel žádá, aby mu prodávající dodávku předem ohlásil telefonem, elektronickou poštou, faxem nebo dopisem. Zpráva o zásilce se nazývá návěští. V praxi se často odvolávky a přepravní dispozice spojují do jedné písemnosti. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor

44 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 42 zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad ODVOLÁVKA, PŘEPRAVNÍ DISPOZICE, NÁVĚŠTÍ ZÁSILKY Korespondenční úkol 6.1: Jako ekonom/ka restaurace Rybářská bašta, Šakvická 22, Strachotín, zasíláte dnešního dne svému dodavateli, akciové společnosti FISH MARKET, Veleslavínova 10, Strachotám, odvolávku na další čtvrtletí (uveďte konkrétní čtvrtletí) ke kupní smlouvě č. 89/200., ve které zpřesňujete dílčí dodávky krabích produktů. Každé pondělí očekáváte dodávku 2 kg filetů z candáta bez kůže, 3 kg filetů z lososa a 3 kg filetů z tuňáka na steaky. Vzhledem ke zvýšené návštěvnosti o víkendu dále očekáváte každý pátek dodávku 3 kg filetů z candáta bez kůže, 2 kg filetů z tuňáka na steak, 5 kg mražených loupaných krevet a 5 kg krabích lepíte. Dopis datujte dnešního dne, přidělte mu značku a adresujte jej Jana Lounské, referentce odbytu. Písemnost podepíšete. Přepravní doklady Při přepravě poštou se používá poštovní průvodka. Může být jednoduchá nebo dobírková. K dobírkové poštovní průvodce je připojen doklad k zaplacení. Drahou Spěšninový list - používá se k přepravě kusových zásilek Nákladní list - při přepravě hromadných vagónových zásilek Při přepravě prostřednictvím ČSAD Používá se přepravní list Letecky Letecký nákladní list Uveden příjemce a odesilatel, popis obsahu zásilky, množství, hmotnost, cena, u přepravy drahou stanice určení, 6.2 Dodací list Pro kontrolu obsahu zásilky odběru zboží vyhotovuje prodávající dodací list. Slouží ke kontrole úplnosti dodávky. Obsahuje seznam zaslaného zboží a jeho množství, číslo kupní smlouvy, datum vyskladnění zboží a datum odeslání dodacího listu kupujícímu. Kopie dodacího listu může sloužit jako přijímací list či propustka z prostoru firmy. Podle tohoto dokladu může odběratel provést přejímku zboží, tj. slouží pro prvotní evidenci. Tento doklad neslouží k úhradě a není účetním dokladem. Dodací list je odesílán: - samostatně jako dopis - nalepený ve vagónu - jako příloha nákladního nebo přepravního listu

45 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 43 OBSAH - číslo kupní smlouvy (objednávky) nebo odvolávky, které se dodávka týká - přesný popis zboží a jeho množství nebo hmotnost - přesné označení smluvních stran - den vyskladnění zboží - den odeslání dodacího listu - jméno a adresa odesilatel a jeho podpis Jeden z možných vzorů S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad DODACÍ LIST 2. dodlist2.xls další soubor balíček tiskopisů, DODLIST Korespondenční úkol č. 6.2: Paní Jana Králová, Masarykova 155, Karviná, provozuje kosmetické služby. Objednávkou číslo 20 z 15. minulého měsíce si u společnosti s ručením omezeným Tradetex, U Centrumu 749, Orlová-Lutyně, IČ , DIČ CZ , objednala 50 kusů froté ručníků, barva bílá; 10 kusů froté osušek, barva bílá;150 kusů lněných ubrousků o rozměru 25 x 25 cm, barva bílá. Tradetex účtuje za první typ zboží Kč 52/ks, za druhý typ zboží Kč 105/ks a za třetí typ zboží Kč 16 ks. Ceny jsou uvedeny bez 19 % DPH. Zboží bude odesláno jako profibalík na adresu paní Králové. Staňte se fiktivně pracovnicí/kem skladu Tradetexu a vystavte dnešního dne příslušný doklad s pořadovým číslem Vyplněný formulář bude vložen do balíku. 6.3 Faktura Faktura je obchodní písemnost, kterou prodávající (dodavatel) vyúčtovává dodané zboží nebo služby kupujícímu (odběrateli). V tomto daňovém (účetním) dokladu prodávající specifikuje dodané zboží a udává konečnou částku, kterou mu

46 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 44 kupující má zaplatit ve stanovené (dohodnuté) lhůtě. Musí odpovídat podmínkám uzavřené kupní smlouvy. OBSAH - název prodávajícího (dodavatele) a kupujícího (odběratele), jejich IČ a DIČ - peněžní ústav a číslo účtu prodávajícího (dodavatele) - číslo faktury - způsob úhrady bezhotovostně, hotovostně - datum vystavení, odeslání a splatnosti faktury - cena bez DPH, sazba DPH, celková částka DPH - údaje o zásilce vyplývající kupní smlouvy - datum vyskladnění zboží nebo dokončení prací - razítko a podpis prodávajícího Přílohou faktury je zpravidla kopie dodacího listu. Způsob fakturace upravuje kupní smlouva. Fakturu, pokud není odesílána přímo se zbožím, je vhodné zaslat spolu s průvodním dopisem. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 3. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad FAKTURA 4. faktura1.xls, faktura2.xls další soubor balíček tiskopisů, FAKTURA Úkol k zamyšlení: Jaké jsou vaše osobní zkušenosti s vystavováním faktur? Jaký je rozdíl mezi dodacím listem a fakturou (daňovým dokladem)? Které náležitosti jsou ve faktuře povinné a kde tyto informace zjistíme? Korespondenční úkol č. 6.3: Jste majitelem firmy, jejíž předmětem jsou malířské a natěračské práce (data si vyhledejte na internetových stránkách), odebíráte materiál ke své činnosti u firmy FRAMAR - Velkoobchod barev, laků a malířských výrobků, Barrandova 4, Praha 4 Modřany, IČO , DIČ CZ , spisová značka C vedená u rejstříkového soudu v Praze, peněžní ústav KB č. účtu /0100. Dnešního dne odběratel nakoupil toto zboží: barva S 2013 ind ,80 kg, množství 10 ks, cena za jednotku (CJ) Kč 90,-; ředidlo S litrů HK, 1 ks, CJ 236,- Kč, ředidlo S litrů HK, 1 ks, CJ 300,- Kč; špachtle 10 cm sádrokarton, 5 ks CJ 24,-. Cena je uvedena bez 19 % DPH. Dále budou fakturovány utěrky v rolích, 8 ks, CJ 17,-, DPH 5 %. Dodavatel zvýhodňuje zákazníky, kteří jsou stálými odběrateli a každý jejich odběr zboží převýší částku Kč 1 500,- Kč. Těmto kupujícím poskytuje slevu 5 % z celkové

47 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 45 částky k úhradě. Vystavte fakturu s číslem 78/200., splatnou za 10 dnů od data vystavení. Konstantní symbol je Průvodce studiem Určitě jste ocenili možnost vyplňování formulářů, které poskytují textové editory, případně použití formulářů z účetních programů. Ale přestože vám technika pomohla, dopřejte si chvilku oddechu před další prací. Pusťte si příjemnou hudbu a relaxujte.

48 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv NEPRAVIDELNÝ PRŮBĚH UZAVÍRÁNÍ A PLNĚNÍ KUPNÍCH SMLUV Cíl: Po prostudování této části byste měli: vyjmenovat písemnosti při porušování obchodních smluv definovat pojmy urgence a reklamace umět vhodně reagovat na jednání rozhořčeného klienta umět přiznat chybu a zjednat nápravu Budete schopni: napsat i negativní dopis tak, abyste dosáhli svého cíle a přitom byli zdvořilí a struční. Klíčová slova: urgence (upomínka) odpověď na urgenci reklamace odpověď na reklamaci Průvodce studiem Jak sami dobře víte, neprobíhá obchodní styk mezi firmami vždy bez problémů. Dochází k porušování smluvních povinností. Oprávněná strana může pak buď od smlouvy odstoupit, nebo požadovat správné splnění závazku. V písemné formě se jedná o reklamace při nesprávném plnění, o pobídky při opožděném plnění a o upomínky úhrady faktur. Tyto obecné typy dopisů bychom neměli psát v rozčilení a neměli bychom je zaměňovat s neomalenými výhrůžkami. Přesto však dejme vždy jasně najevo, že jsme si vědomi svých práv a partnerových povinností, jakož i sankcí, které je možno uplatnit. Této kapitole věnujte zvýšenou pozornost (minimálně 5 hodin), protože je náročná vzhledem k citlivému problému, jakým je nepravidelné plnění obchodních smluv. 7.1 Urgence Některé učebnice přísně rozlišují mezi urgencí a upomínkou. Vzhledem k tomu, že náš právní systém tyto pojmy nerozlišuje, považuje je za synonyma, nebudeme je rozlišovat ani my v tomto textu. Má-li kupující stále zájem o určité zboží nebo službu, pobízí neboli urguje prodávajícího, aby odpověděl na jeho poptávku, potvrdil mu objednávku, ale především, aby dodal zboží, (provedl práce), se kterými je proti sjednané lhůtě v prodlení. Méně často se stává, že urguje prodávající kupujícího, např. proto, že dosud neposlal objednávku, nevyzvedl si připravené zboží apod. Jde-li o první urgenci, bude dopis taktní, aby adresát viděl, že zákazník posuzuje situaci velkoryse. Může naznačit, že dříve byl vždy spokojen. Pro případ, že se ztratily doklady, přiloží kopii kupní smlouvy. Jestliže první urgence zůstala bez odezvy nebo už předcházely nepříliš dobré zkušenosti, bude druhá urgence rozhodná, nikoli však nezdvořilá. Zákazník má

49 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 47 právo požadovat penále a stanovit náhradní dodací lhůtu. Pokud udavatel nesplní svou povinnost ani v tomto termínu, je zákazník oprávněn dodávku odmítnou nebo odstoupit od smlouvy. OBSAH - upozornění, že prošla dodací lhůta; číslo a datum objednávky, druh zboží - vysvětlení těžkostí, které zákazníkovi vznikají - požadavek na rychlé jednání nebo stanovení náhradního termínu - upozornění, že bude požadováno penále, event. že bude kupní smlouva zrušena Na počátku užíváme věty jako: - Doposud nemáme od Vás zboží podle obchodní smlouvy č. - V minulosti jste vždy plnili své závazky včas, ve stanovené lhůtě. - Až doposud jsme neměli důvod stěžovat si na Vaše prodlení. - Podle naší objednávky, kterou jste potvrdli dne, jste nám měli dodat Uprostřed užíváme věty jako: - Nepravidelným zásobováním způsobujete obtížně řešitelné problémy v plynulosti naší výroby. - Opožděnými dodávkami ztrácíme důvěru našich zákazníků, a proto žádáme, abyste další objednávky vyřídili opět včas. - Očekáváme, že obratem oznámíte, kdy zboží dodáte. Na konci užíváme věty jako: - Pokud zboží do uvedeného termínu nedodáte, budeme požadovat penále a zrušíme kupní smlouvu odpovídá-li to kupní smlouvě nebo obch. zákoníku - Jestliže nedodržíte náhradní termín, odmítáme tuto dodávku přijmout. Ponecháváme si však právo požadovat odškodnění. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad URGENCE 2. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad URGENCE Korespondenční úkol č. 7.1: Stavební společnost Vestav Kladno plní zakázku pro bytové družstvo Domov Kladno, ul. Radlická 44.Pro dokončovací práci si objednala objednávkou číslo 331/200. ze dne t. r. u společnosti Collor, s. ro. O., Gen. Klapálka 1136, Praha 3, speciální fasádní barvu Duffiss. Podle písemného ujištění společnosti Collor ze dne t.r. č. 305/200. měla být barva dodána do 25. května t. r. Dodavatel svůj závazek nesplnil, proto jako vedoucí nákupu urgujete dodávku barvy. Upozorňujete, že společnost Vestav je smluvně vázána na termín předání prací družstvu Domov, a pokud nedodrží termín t. r., bude muset hradit penále z prodlení. Žádáte proto o urychlené dodání barvy, a to nejpozději do konce měsíce května. Dopis je odeslán pod vaší značkou.

50 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv Odpověď na urgenci V zájmu udržení dobrých obchodních vztahů je třeba, aby urgovaná strana obratem odpověděla na pobídku. Jestliže chce prodávající udržet dobré obchodní spojení se zákazníkem, od kterého obdržel urgenci, odpoví individuálním, velmi pečlivě stylizovaným dopisem. Omluví se, že zboží nedodal včas a způsobil tak partnerovi potíže. Vysvětlí, proč došlo ke zdržení, a sdělí, jakým způsobem záležitost vyřeší. OBSAH - omluva - vysvětlení - způsob nápravy - vyslovení důvěry v další spolupráci S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA URGENCI 2. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA URGENCI Na počátku užíváme věty jako: - Omlouváme se Vám za potíže, které jsme Vám opožděnou zásilkou způsobili ve výrobě. - Vaše stížnost na nedodržení termínu dodání je oprávněná, a proto ihned dáváme příkaz k expedici. - Litujeme, že jste museli urgovat naši dodávku Uprostřed užíváme věty jako: - Vaše zakázka bude připravena k převzetí tento týden. - Urgované výrobky odešleme zítra jako spěšninu. Na konci užíváme věty jako: - Věříme, že urychleným vyřízením Vaší zakázky napravíme alespoň část - Budeme se snažit, aby všechny další zásilky byly expedovány včas. Korespondenční úkol č. 7.2: Odpovězte obratem na oprávněnou stížnost z korespondenčního úkolu 7.1. jako důvod zdržení uveďte provozní potíže vzniklé při výrobě barvy. 7.3 Reklamace V Čechách je dobrým zvykem, že reklamace zůstávají bez odpovědi a televizní pořady, které "jsou na vaší straně", mají postaráno o dostatek alarmujících kauz. Přesto se vám ale může podařit, že vaší reklamaci někdo bude věnovat pozornost, a dokonce na ni i zareaguje.

51 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 49 Pokud prodávající dodá zboží (nebo provede práce) v rozporu s uzavřenou obchodní smlouvou, má kupující právo na reklamaci (výtku) podle reklamačního řádu obchodní organizace. Jejím předmětem nejčastěji bývá: - jiný druh zboží než sjednaný - jiné množství, kvalita či provedení - jiné zboží neoznačené apod. Je nutno ji uplatnit ihned po zjištění závady. V reklamaci se vždy odvoláváme na doklady (číslo objednávky, číslo dodacího listu apod.), přesně charakterizujeme reklamovanou závadu. Podkladem mohou být různé zápisy o vadách, komerční zápisy Českých drah, fotografie, vzorky apod., které se pak jmenovitě uvedou jako přílohy. OBSAH - odběratel dá organizaci na srozuměnou, že si je vědom svých práv - detailně popíše vadu - vysloví svůj konkrétní požadavek, co od reklamace očekává - požadavky musí být reálně splnitelné (výměna, oprava, sleva, náhrada škody, přezkoumání faktury, zrušení smlouvy) - stanovení termínu, který by měl být splnitelný S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad REKLAMACE 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad REKLAMACE 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad REKLAMACE Na počátku užíváme věty jako: - Vždy jsme si vážili Vaší přesnosti při plnění obchodních smluv. - Neradi Vám oznamujeme, že při kontrole poslední zásilky zboží jsme zjistili tyto nedostatky - Věříme, že jen nedopatřením jste nám zaslali zboží jiné jakostní třídy, než jsme sjednali kupní smlouvou č. Uprostřed užíváme věty jako: - Zboží bylo nedostatečně zabaleno a vlhkem se poškodilo. - Vaši dodávku jsme dostali sice včas, ale se značnými nedostatky. - Věříme, že příště budete věnovat expedici svých dodávek větší péči a my budeme opět spokojeni. - Budeme nuceni zrušit všechny objednávky a obrátit se ke konkurenci Na konci užíváme věty jako: - Věříme, že k porušení smlouvy došlo jen výjimečně a že v budoucnu podobné nedostatky nebudeme muset řešit. - Žádáme o výměnu celé zásilky. - Zboží nemůžeme použít, a žádáme proto o náhradu škody.

52 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 50 Pro pobavení uvádíme jeden reklamační dopis : Adresa odesílatel Adresa příjemce Jiří Sedlář, U snědeného krámu 4, Praha-Žižkov, Česká republika Ahmedovo dromedárium Mohamedovo náměstí 14 Káhira EGYPT 21. června 200. Věc Deset velbloudů Vážený pane, Úvod Důvod, návrh Závěr dne 21. dubna jsem u Vaší společnosti zakoupil deset velbloudů pro svůj podnik (kurýrní služba). Již 22. dubna se někteří velbloudi ukázali jako závadní. Tři toho dne zemřeli, u dalších dvou se ukázalo, že jde o osly s přilepenými papírovými hrby, a zbytek byly jen papírové figuríny. Kromě toho mne jedno zvíře při předání zásilky ošklivě pokousalo. Podle zákona na ochranu spotřebitele nesete odpovědnost za nedostatečnou kvalitu prodaného zboží. Mám tudíž právo žádat po Vás vrácení částky Kč jako náhradu ušlého zisku v souvislosti s mým zraněním a jako náhradu za částku, kterou jsem za uvedené velbloudy zaplatil. Jsem však ochoten souhlasit s bezplatnou výměnou vadných velbloudů. Informujte mne prosím do čtrnácti dnů, jak hodláte vzniklou situaci řešit. Pokud nebudete ochoten se se mnou náležitým způsobem vyrovnat, budu nucen hledat jiná řešení, již bez Vaší účasti. S pozdravem (vlastnoruční podpis) Příloha 2 dodací listy

53 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 51 Korespondenční úkol č. 7.3: Alena Adamová je tajemnicí Městského úřadu v orlové. Dne 4. listopadu t.r. převzala podle objednávky č. 205/200. ze dne 26. září t. r. od společnosti s ručením omezeným Stavba Novák, Jarošova 299, Orlová, malířské práce v nově vybudovaném penzionu pro seniory POHODA, o. p. s. Neshledala žádné závady. Po týdnu se však malba v některých místnostech začala olupovat nebo byla popraskaná. Tajemnice proto písemně reaguje 11. listopadu t. r. a odesílá dopis zn...jednateli společnosti stavba panu Davidu Novákovi. V dopisu uvádí závady a upozorňuje, že dům by měl být zprovozněn již 1. prosince t. r. Žádá, aby si jednatel přijel reklamované závady prohlédnout a zjednal nápravu nejpozději do 21. listopadu t. r. Paní Adamová také informuje, že faktura č. 173/200., kterou společnost Stavba Novák vystavila, bude uhrazena až po odstranění závad. Písemnost podepíše paní Adamová. 7.4 Odpověď na reklamaci Uznaná reklamace Odpovídat na reklamaci není příjemné. Dodavatel napíše individuální dopis, ve kterém bude pečlivě volit slova. Omluví se nebo alespoň vysloví politování. Vysvětlí okolnosti, proč nedostatky vznikly, ale nesnaží se příliš ospravedlňovat (zachová si důstojnost). Navrhne, jak nedostatky napraví. Nebude říkat, že se to už nikdy nestane. Vhodnější formulace: Vynasnažíme se, aby se to neopakovalo. Vysloví přesvědčení, že obchodní spolupráce bude pokračovat. Neuznaná reklamace V případě, že prodávající reklamaci neuzná, odpoví, proč nemůže reklamaci přijmout. Žaloba Jestliže se obchodní partneři nemohou dohodnout, musí se obrátit na obchodní soud. Soudní jednání jsou nákladná a zdlouhavá, proto by si eventuální sporné případy měly vyřešit obě strany samy. OBSAH - omluva zákazníkovi - vysvětlení příčiny nedostatků - návrh na náhradu - vyslovení důvěry v další spolupráci S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA REKLAMACI 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA REKLAMACI 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA REKLAMACI

54 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 52 Na počátku užíváme věty jako: - Omlouváme se, že jsme Vám způsobili nepříjemnosti. - Litujeme, že jsme poslední zásilkou dali důvod k oprávněné stížnosti - Je nám nevysvětlitelné, jak mohlo k poškození dojít. Uprostřed užíváme věty jako: - Vada unikla pozornosti naší jakostní kontroly. - Na spolupráci s Vámi nám záleží, a proto navrhujeme toto řešení. - Zašlete nám prosím zásilku zpět, zboží Vám rádi vyměníme. - Proto musíme odmítnou odpovědnost za poškození dveří podle ustanovení.odstavce.vzniklou škodu nárokujte u Na konci užíváme věty jako: - Provedli jsme opatření, aby další dodávky byly v naprostém pořádku. - Ujišťujeme Vás, že se vynasnažíme, aby se nic podobného neopakovalo. - Na částku vadného plnění Vám vystavíme dobropis a náhradní dodávku budeme znovu fakturovat. Úkol k zamyšlení: Na internetových stránkách najděte ukázku žaloby k obchodnímu soudu a uveďte její hlavní náležitosti: Korespondenční úkol č. 7.4: Odpovězte jako jednatel/ka společnosti s ručením omezeným stavba Novák, registrace u KS v Ostravě, odd. A, vl dne t. r. doporučeným dopisem se značkou.na reklamaci tajemnice Městského úřadu v Orlové. V dopise uvádíte, že zaměstnanec společnosti se přijede na reklamované práce podívat 21. listopadu t. r. a na místě se s tajemnicí dohodne na dalším postupu. Dopis napište na čistý list A4 s blokovou úpravou, a to včetně záhlaví a doplňujících údajů (zvolte smi) umístěných v zápatí. 7.5 Upomínky Odesláním faktury vzniká věřiteli = prodávajícímu (tak jak to znáte z účetnictví) pohledávka za dlužníkem = kupujícím. Pokud faktura není uhrazena do konce lhůty splatnosti, je nutno ji upomínat. Jde tedy o specifický druh pobídek, zaměřený pouze na zaplacení faktur nebo dodání zboží či poskytnutí služby. Přestože se první upomínka často posílá jen jako vyplněný tiskopis, je lépe používat individuálně psané upomínky, protože mají větší váhu. Nejpozdější termín uplatnění nároku na platbu řeší obchodní zákoník. K tomu, aby soud zahájil řízení, je třeba dokázat, že došlo k závazku. Upomínky nejsou nutné. Dříve používané termíny první a druhá upomínka náš právní řád již nezná.

55 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 53 OBSAH - odkaz na splatnost faktury, dodávku zboží, poskytnutí služby - vyslovení předpokladu, že jde o přehlédnutí nebo že zákazník mezitím zaplatil, nebo zboží dodal Užíváme věty jako: - Při kontrole jsme zjistili, že jste dosud nezaplatil naši fakturu č. - Věříme, že se tak o stalo jen nedopatřením a že dlužnou částku ihned po obdržení tohoto dopisu uhradíte na náš účet č u.. - Prosíme, abyste zjistili, zda při placení nemohlo dojít k omylu. - Jestliže jste uvedenou částku již uhradili, sdělte nám prosím datum platby a přijměte naši omluvu. - Důrazně Vás žádáme o okamžité převedení výše uvedených dlužných částek na naše konto č u..tento návrh chápeme jako poslední pokus o smír před tím, než přistoupíme k sankčním opatřením zakotveným ve smlouvě.. - Ani po dvou upomínkách jste dosud neuhradili dlužnou částku - Zatím jste nereagovali na naše dvě upomínky ze dne - Jestliže pohledávku do uvedeného termínu nezaplatíte, předáme záležitost soudu. - Chceme Vám poskytnou poslední lhůtu a žádáme Vás, abyste dlužnou částku zaplatili nejpozději do - Tento návrh chápeme jako poslední pokus o smír před tím, než postoupíme vymáhání dlužné částky soudu. S následujícím příkladem pracujte takto: Na webových stránkách klikněte na nabídku Státní těsnopisný ústav a poté na odkaz Aktualizované soubory PEK a stáhněte si soubor aktualizace_pek2.zip (nejnovější verzi), rozbalte jej a spusťte soubor 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad UPOMÍNKA 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad UPOMÍNKA 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad UPOMÍNKA Úkol k zamyšlení: Zamyslete se a posuďte, jak budete odpovídat na upomínky, které byly uvedeny v jednotlivých příkladech: 1. upomínka 2. upomínka 3. pokus o smír 7.6 Odpovědi na upomínky Budeme-li svou agendu vždy vyřizovat rychle a korektně, vyhneme se upomínání. Jestliže nás však přece taková nepříjemnost jako upomínka postihne, budeme na

56 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 54 ni reagovat co nejrychleji se zdvořilou omluvou a s uvedením důvodů, které způsobily zdržení a oznámením, že ihned zaplatíme.v případě, že kupující fakturu uhradil, uvede den platby a číslo bankovního účtu prodávajícího. Dlužníkovi navrhneme možné varianty zaplacení, např. pozdější termín úhrady nebo ve splátkách. OBSAH - vysvětlení obtížné situace a platebních nesnází - závazek, že dlužná částka bude řádně zaplacena 1. zadani1.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA UPOMÍNKU 2. zadani2.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA UPOMÍNKU 3. zadani3.htm, ve kterém zvolíte příklad ODPOVĚĎ NA UPOMÍNKU Užíváme věty jako: - Dlužnou částku nemohu okamžitě zaplatit z těchto důvodů - Odpovídáme na Vaši upomínku ze dne a omlouváme se za to, že se proplacení Vaší faktury č na Kč ze dne neuskutečnilo ve stanoveném termínu. - Dovolujeme si Vás požádat o odklad splatnosti Vaší faktury č.z. - Zdržení bylo způsobeno obtížnou personální situací naší firmy. - Žádáme Vás o pochopení. - Zavazujeme se, že dlužnou částku uhradíme v uvedeném termínu.

57 Nepravidelný průběh uzavírání a plnění kupních smluv 55 Shrnutí Mají-li být zachovány dobré obchodní vztahy, měl by dodavatel i zákazník dodržovat podmínky stanovené v kupní smlouvě nebo v potvrzené objednávce. Pokud se některou ze stanovených podmínek nepodaří dodržet, píší se tyto písemnosti: urgence (pobídky), odpověď na urgenci, reklamace (výtka), odpověď na reklamaci, upomínka a odpověď na upomínku. Při psaní užívejte srozumitelných a adresných formulací typu částku zaplatíte, fakturu jste neuhradili; marně jsme Vás upomínali, abyste zaplatili částku, kterou nám dlužíte a kterou jste měli zaplatit do Chceme-li však adresáta oslovit a navázat s ním kontakt, je vhodné užít formulaci typu dovolujeme si Vám oznámit; rádi bychom Vás informovali ; další informace můžete získat. Kontrolní otázky: 1. Uveďte, jaký je rozdíl mezi urgencí a upomínkou. 2. Uveďte o jaké zásady se mají opírat dodavatelsko-odběratelské vztahy. Otázka k zamyšlení: Vysvětlete, proč je nutné všechny činnosti spojené s nepravidelnostmi při plnění smluv dokladovat. Korespondenční úkol č. 7.5: Jako účetní podniku Josef Veverka klempířství, telefonní a faxové spojení: , j.veverka@centrum.cz, upomínáte majitele domu Jana Kočku, Kramářova Havířov, o nezaplacenou fakturu číslo 789/200. na částku Kč,--, která byla splatná 22. října t. r. Podle smlouvy o dlo sjednané dne 1. srpna t. r. byly panu Kočkovi provedeny klempířské práce. Při předání prací obdržel majitel domu i fakturu. Dluh za provedené práce nebyl dosud uhrazen. Vy, jako účetní, odesíláte písemnost se zn...v dopisu žádáte o úhradu dlužné částky do 7 dnů od doručení. Upozorňujete také na úrok z prodlení ve výši 0,2 % za každý den prodlení, který byl ujednán ve smlouvě o dílo. Přikládáte kopii nezaplacené faktury. Dopis je odeslán 7. listopadu t. r., podepíše jej majitel podniku.

58 Sdělení, oznámení SDĚLENÍ, OZNÁMENÍ Cíl: Po prostudování této části byste měli: vědět, co to je informativní dopis vysvětlit, jaký má obsah a formu Budete schopni: najít rozdíly mezi obchodním dopisem a informativním dopisem. Klíčová slova: sdělení oznámení výzva Průvodce studiem Možná, že se vám již trochu zatočila hlava z tohoto množství odborné terminologie obchodních dopisů. Proto již tuto problematiku opustíme a předložíme vám krátkou kapitolu, která se týká oznámení, sdělení nebo poskytování informací. Tyto písemnosti jsou velice jednoduché, takže předpokládaný čas pro jejich nastudování je jedna hodina. Poměrně často dostáváme v současné době dopisy, kde nás jednotlivec nebo organizace, firma, instituce o něčem informuje (např. o určité aktivitě, propagační akci, ale i o změně adresy, telefonu), něco nám sděluje, oznamuje. Toto oznámení by mělo být skutečně informativní, tj. stručné, věcné a přesné. Informativní dopis může zároveň splnit i další funkce může být současně výzvou (přihlaste se, objednejte si ), nabídkou nebo pozvánkou k návštěvě. S oznámením se setkáváme i v soukromé korespondenci, např. oznámení o narození dítěte, uzavření sňatku apod. Užíváme věty jako: - dovoluje si Vám oznámit - s radostí Vám sdělujeme - rádi bychom Vás informovali - další informace můžete získat - věříme a těšíme se

59 Sdělení, oznámení 57 Příklad Obecní úřad Želiv Želiv 320, Želiv Želiv Radon informace pro majitele nově zkolaudovaných objektů Vážení občané, Státní ústav radiační ochrany namátkově zjistil, že v některých nově zkolaudovaných domech překračuje koncentrace radonu doporučenou hodnotu.tím dochází ke zbytečné radiační zátěži obyvatel domu. V zájmu ochrany obyvatel v domech zkolaudovaných od nabízí krajský úřad zcela zdarma zabezpečení ročního měření radonu pomocí detektorů RAMARN, jakož i zjištění obsahu radonu v pitné vodě dodávané do domu z individuálního zdroje-studny. Výsledky měření se dozví pouze zájemce a nemají žádný zpětný vliv na kolaudaci domu. Toto zjišťovací řízení je dobrovolné a provádí se za účelem ověření účinnosti protiradonových opatření v novostavbách. Zájemci o toto zjištění nechť kontaktují Krajský úřad kraje Vysočina, odbor životního prostředí, Žižkova 57, Jihlava, pan Novák, telefon: S pozdravem (vlastnoruční podpis) Karel Dvořák vedoucí odboru ŽP

60 Sdělení, oznámení 58 Shrnutí Oznámení a sdělení jsou psána zpravidla úředním stylem. Nemůžeme vyloučit ani jiná oznámení, která jsou formulovaná stylem, který může být bombastický a nabubřelý. Není ovšem vyloučeno, že na psychologii vašich klientů nejúčinněji zapůsobí takové sdělení, plné možností, šancí, výher a s množstvím vykřičníků. Korespondenční úkol č. 8: V Mateřské škole v Ostravě-Porubě, Jeremiášova 1000 složili zaměstnanci s. r. o. Domov objednaný zahradní nábytek pro děti. Nábytek není smontován. Ředitelka Bc, Karla Koloušková se proto rozhodla oslovit rodiče dětí, které navštěvují školku, aby pomohli nábytek smontovat. Ředitelka rodiče oslovuje a informuje, nebyl pro děti zakoupen nový, velmi pěkný a účelný zahradní nábytek. Dále ředitelka konstatuje, že nábytek je balen po jednotlivých dílech, a proto je třeba jej smontovat. Vyzývá rodiče, aby přišli pomoci nově zakoupený inventář zprovoznit a umožnili tak dětem co nejdříve si hrát. V dopisu ředitelka navrhuje dva termín (uveďte konkrétně podle vašeho uvážení). V závěru dopisu vyjadřuje přesvědčení, že rodiče pomohou a udělají radost dětem i učitelkám. Protože se nejedná o typický úřední dopis, píše jej ředitelka na čistý list A4. Poslední třetina formátu papíru bude oddělena čarou pro odstřižení (na PC symbol nůžek). Tuto třetinu listu upravte jak formulář, v němž se rodiče vyjádří, zda se zúčastní nebo nezúčastní brigády. Pokud ano, tak ve kterém navržených termínů. Nezapomeňte na kolonku pro jméno a příjmení rodiče a jeho podpis.

61 Personální písemnosti PERSONÁLNÍ PÍSEMNOSTI Úkol pro vás: Pokuste se nejprve napsat co nejpřesněji, co vše zahrnujeme do personálních písemností, a teprve potom čtěte další text: Cíl: Po prostudování této části byste měli: umět formulovat motivační dopis a životopis uvědomit si důležitost personálních písemností pro vaši praxi orientovat se v personální problematice Budete schopni: oslovit svého budoucího zaměstnavatele profesionálním motivačním dopisem. Klíčová slova: nabídka místa motivační dopis CV zákoník práce přijímání, průběh a skončení pracovního poměru Průvodce studiem Tato kapitola je pro váš profesní život jedna z nejdůležitějších. Obsahuje písemnosti obsahující doklady o začátku, průběhu a ukončení pracovního poměru. Mají formu individuálně stylizovaných písemností nebo vyplňovaných tiskopisů. V mnoha podnicích rádi archivují dopisy od uchazečů o zaměstnání, kteří mají buď nelichotivé IQ, nebo prostě neumějí psát dopisy. Buďte opatrní, aby se i váš dopis nestal ozdobou vánočního večírku osobního oddělení, a držte se osvědčené šablony. Prostudujte si pozorně následující text, který vás povede k profesionalitě při vyhotovování personálních písemností. Prostudování věnujte alespoň 5 hodin, procvičování dalších 5 hodin. 9.1 Přijímání pracovníků nabídky volných míst, motivační dopis, životopis Nabídky volných míst Informace o volných pracovních místech poskytují úřady práce, inzeráty, propagační dopisy, internet apod. Zaměstnavatelé mají v nabídce volných míst jasně uvést, co požadují a co nabízejí. Uchazeči by měli nabídky volných míst sledovat pozorně a nepřehlédnout žádné nároky nebo podmínky zaměstnavatele.

62 Personální písemnosti 60 Příklad Nabídka zaměstnání - rt= Žádost o místo Průvodní dopis (cover letter) je, spolu se životopisem, běžnou náležitostí písemné žádosti o zaměstnání. Potenciální zaměstnavatel se během jeho čtení rozhodne, zda vůbec otevře Vaše CV. Na půl stránce textu ho tedy musíte přesvědčit, že se na danou pozici hodíte. Tento dopis slouží k vyjádření zájmu o dané zaměstnání a upřesňuje informace, které jsou zmíněny v příloze, kterou je strukturovaný životopis. Na rozdíl od životopisu je motivační dopis psán ve větách a měl by mít maximálně jednostránkový rozsah, v praxi stačí i půl strany A4. Motivační dopis by měl dodržovat úpravu standardního oficiálního dopisu. Motivační dopis je Vaší vizitkou, proto by měl být především formální, oficiální a věcný. Při popisu vlastních schopností nebudeme nadsazovat. Formulaci volíme zdvořilou, ale ne prosebnou. V úvodu dopisu by měl uchazeč vysvětlit, proč píše, prostřední odstavec by měl vysvětlovat, proč se uchází o onu konkrétní práci a proč se žadatel domnívá, že by měla firma zaměstnat právě jeho. Závěrečný odstavec by měl naznačovat, jak by si uchazeč celou záležitost představoval, například: Jsem kdykoli k dispozici pro pohovor. Nebojte se napsat své přednosti! Hlavním účelem takového dopisu je přimět zaměstnavatele, aby si přečetl váš životopis. Každý dopis by měl být šitý na míru konkrétní firmě a pozici, o kterou se ucházíte. Jednoduše zkopírovat starý dopis a změnit v něm jméno firmy a pozici dle inzerátu v novinách nestačí. Rovněž nepoužívejte klišé jako: Dobře vycházím s lidmi. Váš dopis musí vystupovat ze šedi těch ostatních. Co se týká ování takových dopisů, není to špatná myšlenka, ale by neměl zcela nahradit poštou zaslaný dopis. Dnes řada firem přijímá jen ové žádosti o místo Měl by jen na něj upřít pozornost. To neplatí v případě, že vás tlačí čas a pošta by dopis nestihla doručit v požadovaném termínu. Příprava tohoto dokumentu není zcela jednoduchá, neboť pro jeho podobu neexistuje žádná ustálená forma. Je však doporučováno, aby byl motivační dopis psán pro každou společnost zvlášť, oslovil konkrétní osobu, která má na starosti pracovní pohovor, a aby čtenář tohoto dopisu byl schopen si zodpovědět otázky typu: Proč právě Vy a nikdo jiný? nebo V čem budete přínosem pro společnost? Přílohou žádosti a životopisu jsou kopie dokladů. Ty mají být v případě, že si to zaměstnavatel vyžádá, notářsky ověřené. OBSAH - odkaz na nabídku, důvod žádosti - zdůraznění schopností, které by uchazeč chtěl uplatnit - možný termín nástupu - žádost o pozvání k přijímacímu pohovoru

63 Personální písemnosti 61 Užíváme věty jako: - Inzerátem v MF Dnes, uveřejněném dne., hledáte sekretářku do obchodního oddělení. - Po maturitě jsem pracovala v. - Dovedu pracovat samostatně a se zájmem, na nabízeném místě bych chtěla uplatnit své znalosti Příklad Motivační dopis - Korespondenční úkol č : Stylizujte vlastní žádost o místo firmě, kterou jste si sami vybrali. Odkažte personalistu na přílohu u či dopisu, kde si prohlédne Váš životopis. Hodí se také vstřícná věta typu: Velmi rád si s Vámi o svých zkušenostech pohovořím, pokud Vás má odpověď zaujala. V závěru zdůrazněte, co Vám na společnosti učarovalo, proč zrovna v ní chcete pracovat a podílet se s ostatními zaměstnanci na dosažení společného cíle Životopis (Curriculum vitae, CV) Zaměstnavatel si podle něho udělá představu o uchazeči, získá první dojem. Žadatel by neměl zapomenout na nic, co hovoří v jeho prospěch. Všechny údaje musí být pravdivé. Forma může být různá: životopis se píše nejčastěji přehledným (strukturovaným) způsobem, který usnadňuje orientaci v uvedených údajích. Píšeme-li vypravovací formou, řídíme se ukázkou přehledného životopisu jako osnovou. Životopis musí být opatřen datem a vlastnoručním podpisem. Podrobnější informace o tom: jak vypadá správný životopis jak vytvořit životopis krok za krokem jak napsat průvodní dopis a rovněž příklady průvodních (motivačních) dopisů a životopisů si prostudujte na tomto odkazu: Životopis isu/ Forma vypravovací: Je souvislým textem, někdy navíc zahrnuje i údaje o rodinném stavu, rodinných příslušnících, o zájmech a zdravotním stavu. Forma strukturovaná: Je přehlednější a usnadňuje i případné strojové zpracování údajů. Text má heslovitou podobu (vyplněný formulář), pisatel jej úhledně zpracuje na PC. Životopis Zadost_o_zamestnani/Zivotopis.doc Životopis 3 -

64 Personální písemnosti 62 Životopis Korespondenční úkol č : Vaším úkolem bude vyhotovit svůj vlastní životopis, a to ve strukturované formě. Tyto zpracované CV zašlete nám zašlete. 9.2 Pracovní smlouva Zákoník práce platný od 1. ledna 2007 č. 262/2006 Sb. Zákoník práce - ow&id=15 Před uzavřením pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen seznámit fyzickou osobu s právy a povinnostmi, které by pro ni z pracovní smlouvy, popřípadě ze jmenování na pracovní místo, vyplynuly, a s pracovními podmínkami a podmínkami odměňování, za nichž má práci konat, a povinnostmi, které vyplývají ze zvláštních právních předpisů vztahujících se k práci, která má být předmětem pracovního poměru. Pokud tak stanoví zvláštní právním předpis, je zaměstnavatel povinen zajistit, aby se fyzická osoba před uzavřením pracovní smlouvy podrobila vstupní lékařské prohlídce. Pracovní poměr, pracovní smlouva ( 34 ZP) a vznik pracovního poměru Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, není-li v zákoně stanoveno jinak. Jestliže zvláštní právní předpis nebo stanovy vyžadují, aby se obsazení pracovního místa uskutečnilo na základě volby příslušným orgánem, považuje se zvolení za předpoklad, který předchází sjednání pracovní smlouvy. Jmenováním se zakládá pracovní poměr pouze u vedoucích organizačních složek a jednotek státu v případech v zákoně přesně vymezených. OBSAH - druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat - místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce vykonávána - den nástupu do práce Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Zaměstnavatel je povinen uzavřít pracovní smlouvu písemně. Jedno vyhotovení písemné pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci. Zákoník práce upravuje povinnost informování o obsahu pracovního poměru tak, že pokud neobsahuje pracovní smlouva údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, je zaměstnavatel povinen zaměstnance o nich písemně informovat, a to nejpozději do 1 měsíce od vzniku pracovního poměru.

65 Personální písemnosti 63 Informace musí obsahovat 1. jméno, popřípadě jména a příjmení zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo jméno, popřípadě jména a příjmení a adresu zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou 2. bližší označení druhu a místa výkonu práce 3. údaj o délce dovolené, popřípadě uvedení způsobu určování dovolené 4. údaj o výpovědních dobách 5. údaj o týdenní pracovní době a jejím rozvržení 6. údaj o mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy nebo platu, termínu výplaty mzdy nebo platu, místu a způsobu vyplácení mzdy nebo platu 7. údaj o kolektivních smlouvách, které upravují pracovní podmínky zaměstnance, a označení účastníků těchto kolektivních smluv Platový výměr je formulář, ve kterém je zapsána konkrétní odměna za sjednanou práci. V následujících odkazech uvádíme vzory pracovních smluv, které však nejsou univerzálně použitelné - jsou určitým vodítkem pro zaměstnance i zaměstnavatele, na co by neměli zapomínat. Tyto vzory je třeba uzpůsobit konkrétní situaci. Pracovní smlouva va Pracovní smlouva Dohoda o provedení práce ( 75 ZP) Rozsah práce, na který se dohoda o provedení práce uzavírá, nesmí být větší než 150 hodin v kalendářním roce. Do rozsahu práce se započítává také doba práce konaná zaměstnancem pro zaměstnavatele v témže kalendářním roce na základě jiné dohody o provedení práce. Dohoda o provedení práce - xt&id=318 Dohoda o pracovní činnosti ( 76 ZP) Dohoda o pracovní činnosti je vedle dohody o provedení práce dalším způsobem, jakým může zaměstnavatel ve výjimečných případech zajistit plnění svých úkolů mimo pracovní poměr. Tato dohoda se uzavírá na práci, která má opakující se charakter. Dohoda o pracovní činnosti - xt&id= Skončení pracovního poměru

66 Personální písemnosti 64 Pracovní poměr sjednaný na dobu neurčitou lze ukončit dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením nebo zrušením ve zkušební době. Pracovní poměr dohodnutý na dobu určitou končí po uplynutí této doby. Ve všech případech rozvázání pracovního poměru se musí organizace i pracovník řídit ustanovením zákoníku práce Skončení pracovního poměru (ttp:// t&id=317), který určuje důvody, pro které je možno pracovní poměr ukončit, výpovědní dobu a písemnou formu výpovědí. Dohodu o rozvázání pracovního poměru ( 48 ZP) uzavírají zaměstnavatel a zaměstnanec písemně. Důvod skončení pracovního poměru se uvádí jen na žádost pracovníka. Termín ukončení pracovního poměru si obě strany nejprve dojednají. Příklad Obchodní společnost: Rotaflex, s. r. o., se sídlem Mohučská 32, Benešov, zastoupená panem Ing. Janem Novákem, jednatelem společnosti (dále jen zaměstnavatel") a Eva Procházková, RČ /0698, bytem Benešov, ul. U Baráčníků 21 (dále jen zaměstnanec ) uzavírají tuto dohodu o rozvázání pracovního poměru. Na základě pracovní smlouvy pracuje zaměstnanec u zaměstnavatele jako samostatná referentka účetnictví od Tento pracovní poměr končí dohodou dnem K rozvázání pracovního poměru došlo na žádost zaměstnance. Dohoda byla sepsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno převzal zaměstnavatel a jedno zaměstnanec. V Benešově dne zaměstnanec za zaměstnavatele Eva Procházková Ing. Jan Novák, jednatel Výpovědí ( ZP) může ukončit pracovní poměr pracovník i zaměstnavatel. Ten ve výpovědi uvádí důvod, zaměstnanec může dát výpověď bez uvedení důvodu. Výpověď musí být dána písemně a doručena druhému účastníku. Pracovní poměr skončí uplynutím výpovědní doby (2 měsíce).

67 Personální písemnosti 65 OBSAH VÝPOVĚDI DANÉ ZAMĚSTNAVATELEM - důvod výpovědi - číslo a datum pracovní smlouvy - výpovědní doba a datum skončení pracovního poměru - výše odstupného a termín vyplacení (je-li na ně nárok) - poděkování za dosavadní práci Pokud budete výpověď dávat někomu do ruky, určitě si nechte jednu kopii podepsat abyste měli doklad o převzetí. Pokud posíláte poštou, pošlete ji s doručenou abyste měli doklad. Pokud totiž takový doklad mít nebudete, je možné, že by se mohla vaše výpověď ztratit, a vy byste tak nemohli odejít v termínu se kterým počítáte. Jak by tedy výpověď mohla vypadat Příklad Výpověď z pracovního poměru ze strany zaměstnance Rotaflex, s. r. o. Mohučská BENEŠOV Rozvázání pracovního poměru výpovědí U společnosti s ručením omezeným Rotaflex pracuji na základě pracovní smlouvy jako samostatná referentka účetnictví od Ve smyslu ustanovení 51 zákoníku práce dávám výpověď z pracovního poměru. Pracovní poměr skončí uplynutím výpovědní doby dvou měsíců, tj. dnem V Benešově dne Eva Procházková Benešov, U Baráčníků 21 Poznámka: Zaměstnanec může uvést důvod výpovědi nebo může dát výpověď bez uvedení důvodu.

68 Personální písemnosti 66 Výpověď z pracovního poměru ze strany zaměstnavatele Pan František Černý Údolní CHOTIŠOVICE Výpověď z pracovního poměru podle 52 písm.c) zákoníku práce V souvislosti s Rozhodnutím generálního ředitele č.7/2000 ze dne o snížení počtu údržbářů v provozu montážní dílny bylo zrušeno Vaše pracovní místo. Vzhledem ke zrušení Vašeho pracovního místa a protože jste odmítl nabízené zařazení v profesi skladník, nemá zaměstnavatel možnost Vás dále zaměstnávat. V souladu s ustanovením 52 písm.c) zákoníku práce Vám dáváme výpověď z pracovního poměru z důvodu nadbytečnosti. Výpověď byla projednána s odborovým orgánem dne Váš pracovní poměr končí uplynutím tříměsíční výpovědní doby, tj. ke dni Odstupné ve výši dvojnásobku průměrného výdělku Vám bude vyplaceno po skončení pracovního poměru ve výplatním termínu za měsíc březen 200. V Benešově dne ABBA, a. s. Poznámka: Výpověď se zasílá s doručenkou. Okamžité zrušené pracovního poměru ( ZP) je spíše výjimečné. Důvodem bývá nejčastěji porušení pracovní kázně zvlášť hrubým způsobem. Pracovník může pracovní poměr okamžitě ukončit, je-li vážně ohroženo jeho zdraví nebo nedostal-li vyplacenou mzdu do 15 dnů od uplynutí její splatnosti. Ve zkušební době ( 66 ZP) může jak zaměstnavatel, tak zaměstnanec zrušit pracovní poměr z jakéhokoli důvodu nebo bez uvedení důvodu. Výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru je zaměstnavatel povinen předem projednat s příslušným odborovým orgánem, pokud na pracovišti existuje. Úkol k zamyšlení: Kdy a proč je výhodné uzavřít dohodu o provedení práce? Uveďte, které údaje považujete v pracovní smlouvě za nezbytné a které doporučené?

69 Personální písemnosti 67 Korespondenční úkol č. 9: Zpracujte podle následujících dispozic Společnost PPD Services s.r.o. hledá kandidáty na pozici Account Assistant Požadujeme: -zodpovědnost -výbornou znalost práce na PC -komunikační a organizační schopnosti -minimální ukončené SŠ vzdělání s maturitou -chuť učit se novým věcem -minimálně mírně pokročilá znalost angličtiny -asistovat Account Coordinatorovi Nabízíme: -HPP -dobré finanční hodnocení -práci v mladém kolektivu s dalším rozvojem pracovní pozice -firemní zázemí -nástup možný ihned Více informací o naší firmě naleznete na Své životopisy zasílejte na brozova@ppd.cz.vybraní kandidáti budou pozváni k osobnímu pohovoru. Kontakt: PPD Services s.r.o. Marie Vojkovská Modřanská 307/98, Praha Česká republika Tel: Shrnutí Personální písemnosti vyžadují jak víte z předchozího textu podrobnou profesionální přípravu, pokud se mají setkat s úspěchem. Je nežádoucí, aby se improvizovalo, protože základem je znalost některých paragrafů zákoníku práce, který je od novelizován. Bylo by dobré, kdybyste si rovněž uvědomili, že stylizace písemností souvisejících se vznikem a skončením pracovního poměru je zpravidla kompilací již vytvořených vzorů a předloh, které pouze podle potřeby upravujeme.

70 Dopisy občanů DOPISY OBČANŮ Cíl: Po prostudování této části byste měli: znát, jak lze komunikovat s úřady písemně pochopit úřednický styl dopisů Budete schopni: napsat jakýkoliv dopis na úřad. Klíčová slova: žádost stížnost sdělení, oznámení Průvodce studiem Ke zvládnutí této kapitoly potřebujete zhruba 2 hodiny studia, ke kterému je zapotřebí připočítat i určitý čas, potřebný ke zpracování zadaného úkolu (asi další 2 hodiny). Ovšem POZOR! Uvádíme pouze obecné informace a obecné postupy při psaní dopisů občanů organizacím. V praxi bude velice záležet na vaší iniciativě, tvůrčím přístupu a na řadě zkušeností, které získáte postupem času. Uvádíme pouze návod, praxe je v tomto případě nejlepším učitelem. Ale to jistě víte. Každý potřebuje během svého života občas napsat dopis úřadu, organizaci, podnikatelské firmě apod. Úřadům píšeme nejčastěji tzv. podání, tj. žádosti o povolení nebo schválení návrhů, o zajištění změn, úprav nebo výjimek, adresujeme jim stížnosti apod. Na podnikatelské firmy se obracíme s objednávkami řemeslnických prací, rekreačních pobytů, reklamace apod. Takové dopisy se upravují na čistý list formátu A4 (nepředtištěné dopisní papíry) a mají podobné náležitosti jako dopisy obchodní. To znamená, že: dopis začíná vlevo nahoře úplnou adresou odesílatele (včetně PSČ) úprava adresy odesílatele se normou nestanoví. Lze ji napsat do jednoho nebo více řádků po několikerém zařádkování napíšeme opět od levé svislice adresu adresáta mezerou oddělíme napsání místa a data a posuneme je k pravému okraji datum se píše v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem mezerou oddělíme heslo věci, tj. čeho se žádost týká, které napíšeme vlevo a zvýrazníme podpis je vlastnoruční Dopis na městský (obecní) úřad Pokud slušné upozornění, že sousedovi jeho hlasité nové stereo narvete do patřičného tělního otvoru, nefunguje, nezbývá než se obrátit na příslušný úřad. Jenže dopisy na úřady se nevyhnutelně musí ztratit ve složitém byrokratickém systému, takže se raději nejdříve telefonicky poraďte, na které oddělení máte dopis adresovat. Všeobecný dopis na městský úřad může skončit u kohokoli. Úřady mají sice zákonem stanovenou lhůtu na odpověď, ale existují metody, které

71 Dopisy občanů 69 vám zajistí lepší výsledek. Odborníci radí: Předem si zjistěte, na kterého konkrétního úředníka byste se měli obrátit. Dodržujte oficiální postup pro stížnosti, pokud takový existuje. Dopis by měl vyjadřovat názor většího počtu lidí (celého domu, celé ulice). Uveďte jasně důvod svého dopisu, krátce vysvětlete důsledky problému pro místní obyvatele a navrhněte možné řešení. Používejte krátké, stručné věty, nepřehánějte a nesnažte se vyjadřovat svou naději, že vše bude vyřešeno k vaší spokojenosti. Je nutné si dávat pozor na typické nešvary administrativního slohu, např. na různá vydání povolení k provedení a podobné shluky podstatných jmen slovesných, nebo na přehnaně složitá, nesrozumitelná souvětí. Zvláštní pozornost zasluhují žádosti a stížnosti. Patří mezi nejčastější úřední písemnosti, které lidé v životě píší. Obracejí se na úřady s žádostí o povolení nebo schválení nejrůznějších návrhů, opatření, o vyřešení stížností, o zajištění úprav, změn, popř. výjimek. Podniky a firmy podávají tato oznámení na dopisních předtiscích nebo na hlavičkovém firemním papíře. Občané píší své žádosti na čistých listech formátu A4. U písemností, které se nevkládají do okénkových obálek, lze psát adresu příjemce vlevo od svislice. Žádosti se stylizují věcně, neosobně, stručně a přehledně. Nemají obsahovat jazykové prostředky citově zabarvené. Na závěr je vhodné vyslovit přesvědčení, že očekáváme včasné (brzké, kladné) vyřízení. Není na škodu, jestliže se zamyslíme nad tím, jak si představujeme odpověď na svou žádost (jak by mělo znít rozhodnutí adresáta). Je možné v žádosti použít přímo návodné formulace, v níž vlastně navrhneme řešení (tedy např. žádám o povolení přidělení a vystavení ).

72 Dopisy občanů 70 Příklad Bonka, s. r. o. Nádražní 7, Praha 5 Úřad městské části Úsek dopravy Štefánkova PRAHA 5 Žádost o povolení změny záboru Praha 18. října 200. Vážení přátelé, naše společnost provádí rekonstrukci domu č. p v ulici v Praze 5. Ke dni jsme obdrželi od Vás povolení záboru uliční plochy. Dosavadní zábor se však ukázal být nedostatečný, proto Vás nyní žádáme o jeho změnu. Potřebovali bychom zábor rozšířit o plochu 25 m 2 (pro dva kontejnery). Z toho plocha 2,5 m x 5 m zasahuje do vozovky (viz situační plánek). Není však zapotřebí zvláštního dopravního opatření, neboť vozidla v ulici parkují šikmo k chodníku a zábor nepřesahuje limit parkujících vozidel. Nový zábor požadujeme od do Investorem rekonstrukce je Techona, a. s., dodavatelem Bonka, s. r. o. S pozdravem (vlastnoruční podpis) Ing. Jan Tlustý provozní náměstek Přílohy Plánek situace Rozhodnutí o povolení původního záboru OBSAH - popis skutkové podstaty, situace - důvod žádosti, uvedení všech důležitých okolností - žádost formulovaná tak, jak by mělo znít rozhodnutí - vyslovení naděje, že žádost bude vyřízena kladně

73 Dopisy občanů 71 Příklad Jiřina a Pavel Liškovi Kodaňská Praha 10 Vážený pan Dr. Petr Lopata ředitel školy Slovenská PRAHA 2 Praha 29. května 200. Žádost o uvolnění žáka Vážený pane řediteli, prosíme Vás o uvolnění našeho syna Jakuba Lišky, žáka třídy 5. A, který se ve své kategorii kvalifikoval k účasti na přeboru Prahy v šachu. Přebor se koná ve dnech Přikládáme potvrzení, kterým účastníky přeboru vybavil Pražský šachový svaz. Děkujeme za pochopení a jsme s pozdravem (vlastnoruční podpis) Potvrzení Úkol k zamyšlení: Pokuste se vyhodnotit své vlastní dosavadní zkušenosti se stylizací dopisů občana organizaci. Kde jste podle vašeho názoru chybovali? Z uvedených ukázek odvoďte zásady formulace žádostí a odpovědí na ně. Korespondenční úkol č. 10: Zpracujte podle následujících dispozic..

74 Dopisy občanů 72 Shrnutí Situací, v nichž jsme nuceni o něco žádat, nebo v nichž naopak je naším úkolem na žádost písemně odpovědět, je tedy velké množství. Žádost podává jedna instituce druhé, velmi často občan organizaci, ale se žádostí se může obrátit i organizace na občana. Kromě výše uvedených příkladů korespondence existuje ještě celá řada písemností, které stylizujeme obdobně. Různé podniky žádáme o zaslání nabídkových katalogů a propagačních materiálů; cestovní kancelář můžeme žádat o stornování služeb, o zrušení přihlášky na zájezd; svého zaměstnavatele žádáme o úpravu platu, o úpravu pracovní doby, o převedení na jinou práci, o dovolenou; obecní úřady žádáme o různá povolení, o sociální dávky; peněžní ústavy o zřízení konta či úvěrového účtu apod. Všechny tyto písemnosti formulujeme velmi pečlivě, vyvarujeme se zbytečných chyb a neobratností..

75 Jednoduché právní písemnosti JEDNODUCHÉ PRÁVNÍ PÍSEMNOSTI Cíl: Po prostudování této části byste měli: umět formulovat plnou moc, potvrzenku a dlužní úpis pochopit nutnost dokladovat jednotlivé právní akty Budete schopni: Klíčová slova: potvrzenka plná moc dlužní úpis odvolání rozhodnutí Průvodce studiem V praxi často nastává situace, kdy nebudete mít k dispozici právníka a budete nuceni si některé právní úkony doložit písemně, aby byly průkazné a závazné. V následující kapitole vám poradíme, jak si některé písemnosti můžete vyhotovit sami, protože často vyplňujeme jen formuláře. Při stylizaci však musíme dbát na to, abychom přesně a jasně vyjádřili vůli toho, kdo listinu vydává. Domníváme se, že na základě vašich předchozích znalostí, případně zkušeností, můžete zvládnout text této části zhruba za 3 hodiny. Další 4 hodiny věnujte příkladům. Pokud to zvládnete v kratším termínu, tím lépe. Přejeme hodně zdaru! 11.1 Plná moc Každá osoba (fyzická i právnická), se může nechat ve svém právním jednání zastoupit. Smyslem zastoupení je to, aby někdo činil právní úkony za osobu, která k nim sama není způsobilá, nebo aby za způsobilou osobu mohl činit právní úkony někdo jiný. Plná moc je jednostranný právní úkon, který je adresovaný třetím osobám. Plnou mocí se buď určitému adresátovi, nebo komukoliv jinému dává na vědomí, že určitá osoba je oprávněna zastoupeného zastupovat a jaký rozsah toto oprávnění má. Plnou moc tak můžeme nazvat osvědčením o existenci práva určité osoby zastupovat osobu jinou. Plná moc musí být ve většině případů písemná. Zaniká většinou provedením úkonu, na který byla omezena, odvoláním, nebo výpovědí. Na to nepotřebujete právníka! Plná moc osobní (při výběru výplaty) podniková (zastoupení u obchodních jednání) procesní zvláštní obchodní = prokura, nejvyšší plná moc (u soudu) OBSAH - nadpis Plná moc - osobní údaje zmocnitele (jméno, příjmení, adresa, datum narození)

76 Jednoduché právní písemnosti 74 - osobní údaje zmocněnce - konkrétní účel zmocnění - datum a místo - doba platnost - vlastnoruční podpis obou stran Příklad Všeobecná (generální) plná moc Já, níže podepsaný, zmocňuji tímto.. (datum narození:. ), bytem, aby mě v plném rozsahu bez jakéhokoli omezení zastupoval(a) a činil(a) za mě mým jménem všechny právní úkony kromě těch, které ze zákona vyžadují zvláštní plnou moc. V dne.. Podpis: (zmocnitel) Příklad Potvrzenka (stvrzenka, kvitance) Tímto dokladem potvrzujeme převzetí peněžní částky nebo nějaké věci, např. splnění závazku dlužníka vůči věřiteli ( 569 občanského zákoníku). Musí být vlastnoručně podepsaný příjemcem. U velkých částek je vhodné jej doplnit ověřovací doložkou notářství. Potvrzenku vystavuje dlužník. OBSAH - označení, že jde o Potvrzenku - jasné vyjádření o převzetí určité částky peněz číslicemi i slovy, nebo přesný popis přijaté věci - účel platby nebo převzetí věci - jméno a adresa platícího nebo předávajícího - místo a datum vyhotovení (měsíc slovy) - jméno, adresa a datum narození, podpis příjemce peněz - označení, že jde o potvrzenku

77 Jednoduché právní písemnosti 75 Příklad Potvrzenka Potvrzuji, že jsem dnešního dne přijala od paní MUDr. Jany Dolejší, bytem v Mostě, Husova 27, datum narození Kč , slovy Sedmdesátosmtisíckorun českých, které mi zaplatila při prodeji starožitné jídelny. Na důkaz toho přikládám ověřený vlastnoruční podpis. V Podbořanech 20. září 200. (vlastnoruční podpis) Jana Nováková Dvořákova Podbořany Ověřovací doložka notářství 11.3 Dlužní úpis (dluhopis) Písemné prohlášení o dluhu vystavené dlužníkem s dohodnutým termínem vrácení dlužné částky a bez úroků, resp. písemného potvrzení o uzavření smlouvy o půjčce. Realizuje se v případě zapůjčení většího finančního obnosu nebo cenné věci. Smlouvou o půjčce přenechává věřitel dlužníkovi věci určené podle druhu, zejména peníze, a dlužník se zavazuje vrátit po uplynutí dohodnuté doby věci stejného druhu. Při půjčce peněžité lze dohodnout úroky a při půjčce nepeněžité lze ujednat místo úroků plnění přiměřeného většího množství nebo věcí lepší jakosti. Smlouva nemusí být písemná, ale pokud nebude existovat ani písemné potvrzení o uzavření smlouvy o půjčce (dlužní úpis), bude se existence půjčky obtížněji prokazovat. OBSAH - nadpis Dlužní úpis - potvrzení dlužníka o zapůjčené částce nebo věci číslem i slovy - jméno, datum narození adresa věřitele - závazek, kdy bude věc vrácena popř. obnos + splátkový kalendář - datum a místo vystavení - vlastnoruční podpis dlužníka, jeho jméno a adresa

78 Jednoduché právní písemnosti 76 Příklad Dlužní úpis Potvrzuji, že jsem si dnešního dne půjčil od Josefa Smolíka, bytem Horní 12, Teplice částku Kč (slovy Čtyřicettisíckorun českých). Uvedenou částku se zavazuji vrátit k rukám Josefa Smolíka nejpozději do 31. prosince 200. V Teplicích 2. května 200. (vlastnoruční podpis) Petr Zelený Bytem Rovná 6, Teplice 11.4 Odvolání proti rozhodnutí Tímto opravným prostředkem můžeme podle občanského, trestního nebo správního řádu žádat o přezkoumání rozhodnutí a jejich opravu, pokud jsou v rozporu se zákonem, a to ještě dříve, než nabudou právní moci. Odvolání má formu podobnou jako žádost. OBSAH - jméno a adresa odesílatele vlevo nahoře - místo a datum - označení adresáta vlevo - zvýrazněný obsah dopisu Odvolání, Žádost o přezkoumání rozhodnutí Příklad Příklad Rozhodnutí Je výrokem správního orgánu, kterým se zakládá, mění, ruší nebo zjišťuje určitý společenský stav. Správní řád - zákon č. 500/2004 Sb. upravuje řízení, v němž orgány státní správy rozhodují o právech, právem chráněných zájmech nebo povinnostech občanů a organizací. Zákon definuje především vlastní řízení - podání; protokol; doručení do vlastních rukou; lhůty; podklady pro rozhodnutí (mj. svědci, znalci, listiny); průběh řízení; rozhodnutí (náležitosti, oznámení, právní moc, vykonatelnost, lhůty, smír). Dále upravuje postup při přezkoumávání a výkonu rozhodnutí (odvolací řízení; postup při vymáhání uložených plnění). Příklad 1 -

79 Jednoduché právní písemnosti 77 Příklad olniapravni/20336.aspx Shrnutí Jednoduché právní listiny slouží k zajištění jednoduchých právních úkonů, občané si je mohou vyhotovit sami bez pomoci právníků. Vždy je třeba, aby v nich byla přesně vyjádřena vůle toho, kdo právní listinu vydává, a obsah závazku, který vzniká. Mají často podobu formuláře. Vyhotovujeme je zpravidla písemně, aby byly závazné a průkazné. Je vhodné uvádět na důležitých písemnostech právně relevantní údaje, co nejvíce identifikačních znaků. Doporučujeme úřední ověření podpisu. Korespondenční úkol č. 11: Zpracujte podle následujících dispozic..

80 Osobní dopisy OSOBNÍ DOPISY Cíl: Po prostudování této části byste měli: pochopit rozdíl mezi stylizací a formou úřední a osobní korespondence umět nalézt hranici mezi oficiálním a přátelským osobním dopisem, aby vaše oficiální dopisy nebyly příliš servilní Budete schopni: využívat bohatství českého jazyka právě při psaní osobních dopisů. Klíčová slova: osobní dopis blahopřejný dopis, kondolence, děkovný dopis, pozvánka Průvodce studiem Domníváme se, že máte již z minulé kapitoly určité základy, týkající se dopisů občanů. Přistupujeme tedy k tomuto textu s vědomím existence dílčích znalostí o těchto písemnostech. Rozšíříme je o písemnosti, které mají výjimečný charakter. Proto doporučujeme věnovat této kapitole značnou vzornost. Jde totiž o náročnější stylizaci dopisů, která vyžaduje váš kreativní přístup při využít bohatství českého jazyka. A nejen to, protože si musíte ještě nechat záležet na výběru kvalitního dopisního papíru a obálky. Vzhledem k náročnosti na stylizaci potřebujete ke zvládnutí této kapitoly zhruba 4 hodiny studia a 5 hodin na procvičování. Při zvláštních příležitostech píší vedoucí pracovníci tzv. osobní dopisy, které mají výjimečný charakter, používají se např. při jmenování do funkce, pro blahopřání, kondolence, pozvání, poděkování a jiné společenské příležitosti. Převažují dopisy společenského styku. V posledních letech se objevily i osobní dopisy se zaměřením pracovním, např. doporučení, žádosti o obchodní jednání na vyšší úrovni, o sponzorství, poskytnutí mimořádného termínu pracovních schůzky, o mimořádné podmínky smlouvy atd. Nehodí se pro vyřizování běžných úředních nebo obchodních záležitostí. Slohové vyjadřování v osobních dopisech souvisí s tím, kdo komu píše. V dopisech neznámému adresátovi bude vyjadřování zdvořilé a věcné. Z dopisu by měl jeho příjemce poznat, že ho vedoucí pracovník zná, že si ho váží. Text vyznívá slavnostně, bez frází, taktně a upřímně. Čím je vztah mezi pisatelem a adresátem přátelštější, tím bude sloh dopisu srdečnější. Jejich tón musí být nekonvenční, osobitý, jiný než citově neutrální administrativní styl. Na situaci, na tom, komu a proč píšeme, také záleží, co adresátovi přejeme, zda spíše zdraví, štěstí, spokojenost, radost, životní pohodu, nebo spíše další pracovní úspěchy. Osobní dopisy rozdělujeme na: 1. Blahopřejné životní jubileum, sňatek, pracovní jubileum, získání významného postavení, titulu, dosažení mimořádného pracovního,

81 Osobní dopisy 79 vědeckého či uměleckého výsledku, ukončení studia. Gratulaci je možno pokládat především za zdvořilostní akt. 2. Děkovné vyjadřuje se uznání a pochvala za dobrou práci a spolupráci. Nadřízený má povinnost poděkovat za dlouholetou činnost ve firmě při odchodu pracovníka do jiné funkce nebo do důchodu, také za úspěšnou spolupráci firem. Poděkovat je třeba i za zdařilé uspořádání mimořádné akce. 3. Omluvné - vedoucí pracovník se písemně omlouvá, že se nemůže účastnit významné akce. 4. Pozvání významné osobnosti nestačí pozvat k účasti jen tištěnou pozvánkou, přikládá se k ní pozvání formou osobního dopisu. 5. Soustrastné - nadřízený projevuje svou soustrast s úmrtím pracovníků, členů jejich rodiny. Snaží se zmírnit důsledky, zármutek a nabízí pomoc při likvidaci škod a při řešení vzniklé situace. Úprava osobních dopisů Podobu předtisku upravuje ČSN Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory. Na dopisním papíru je vlevo nahoře uvedeno jméno a příjmení pracovníka, jeho funkce, název organizace a sídlo organizace. Údaje bývají tištěny ve výrazné, ozdobné grafické úpravě. Místo a datum odeslání se píše v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem, celé datum se přisunuje k pravému okraji. Je-li třeba, uvede se pod datem spisová značka odesílatele. Dopis začíná vždy oslovením, umístěným od levé svislice. Při psaní textu se používá řádkování 1 ½. Mezi oslovením a textem, mezi odstavci, mezi posledním řádkem textu a pozdravem se řádkuje dvakrát. Nové odstavce se zpravidla odsazují od levé svislice za pomoci tabulátoru o 1,25 cm, je možné však použít i blokovou úpravu. Úplná adresa příjemce se píše od levé svislice pod textem dopisu, nejlépe asi v polovině zbývajícího místa tak, aby spodní okraj byl minimálně 2,5 cm 3 cm. Neuvádí se v ní směrovací číslo. Buďte kreativní! Průvodce studiem V následujícím textu jsme si dovolili převzít úryvek z knihy Ladislava Špačka: Etiketa. Nepatří jednoznačně do této kapitoly, je zařazen především pro vaše pobavení. Na jeho pročtení budete potřebovat pouze několik minut a nejsou zde žádné úkoly. Smyslem jeho zařazení je, abyste si uvědomili, jaký význam může mít ve vašem životě vhodná stylizace vaší korespondence. Úřední dopis L. Špaček: Copak Petře, co je? Petr: Ale, já mám depresi, já tady píšu dopis a nejde mi to. A pořád musím myslet na svýho bratrance. L. Špaček: Co se mu stalo? Petr: On byl úředník a psal dopis Bratranec: Jejda, to jsem tam dneska udělal chyb. Musím to rychle smazat, než přijde šéf. Tak a teď jsem to odeslal. Ano? Cože? Padáka?

82 Osobní dopisy 80 Petr: Vyhodili ho za chyby v dopisu. L. Špaček: Při troše pečlivosti to je úplně zbytečné. Navíc počítačové programy dnes umožňují automatické korekce pravopisných chyb. Ale chyby nejsou jenom pravopisné. Mohou to být překlepy nebo chyby tvaroslovné nebo stylistické. Tak podíváme se na ten tvůj dopis, co říkáš? Petr: To budu rád. L. Špaček: Jsem bývalý pedagog. Začneme adresou. Adresa odesílatele se píše vždy doleva nahoru. Pod ní je adresa adresáta. Datum v soukromých dopisech píšeme tak, že měsíc vždy vypisujeme slovem, nikoliv číslicí. Pozor na oslovení, oslovujeme vždy pátým pádem, nikoliv tedy Vážený pane ministr, ale Vážený pane ministře. A oslovení oddělujeme vždycky čárkami, na obou stranách. Věřím, čárka, vážený pane ministře, čárka a tak dál. Odstavce zarovnáváme s okrajem. Kterým? Petr: Doprava? L. Špaček: Ne. S hranou levého okraje. Petr: Doleva. L. Špaček: Pět odklepů na začátku každého odstavce. A pozor na výraz úcty. Zájmena Vás, Vašemu, Vaším, píšeme s velkým V. A ještě poslední věc, pod vlastnoručním podpisem u osobních dopisů už netiskneme jméno a příjmení. Petr: Tak já to škrtnu. Bych to moh rovnou vopravit, ne? Je! L. Špaček: Petře, tys to odeslal. Petr: Jako bratranec. No. Tak teď už je to jedno, ale myslíš, že bys mi moh poradit ještě se soukromým dopisem? Soukromý dopis L. Špaček: To píšeš firmě? Petr: Soukromě. L. Špaček: No. Tak adresu máš v pořádku. Datum, říkali jsme, že raději měsíc Petr: Slovem. L. Špaček: Ano. Ještě je praktické, Petře, do adresy uvést i ovou adresu. Bylo by rychlejší, kdyby ti odpověděli em a ta věc by se vyřídila pružněji.

83 Osobní dopisy 81 Chybí ti tady oslovení, i firmu musíme nějak oslovit. Jak bys ji oslovil, když nemáš vlastně nikoho konkrétního, komu to píšeš? Petr: Vážená firmo? L. Špaček: Spíš Vážení nebo Vážené dámy, vážení pánové. A ještě jedna věc, závěr. Máš tady Na shledanou. To se hodí spíše do osobního styku, při osobním rozloučení. Sem bych raději napsal třeba S pozdravem, S úctou a podobně. Ale jedna věc je důležitá. Všimni si, že používáš v jednom jediném dopise tří různých typů písma. Vždycky by dopis měl být psán jedním typem písma. Pokud potřebuješ zvýraznit nějaký výraz, nějaký údaj, budiž, můžeš ho napsat tučně nebo kurzívou, ale v žádném případě nesmíš propadnout jakési umělecké tvořivosti a nadšení z toho, kolik najdeš v počítači různých typů písma. Petr: Tam je jich hodně, no. Osobní dopis (kamarádovi) L. Špaček: A tady máš ještě něco, co to je? Petr: To je dopis kamarádovi. A asi jsem ho taky pokazil. L. Špaček: Tak takový velmi soukromý, osobní dopis kamarádovi, nemůžeš moc pokazit. Tady můžeš použít výrazy jako tady čtu třeba fajn a podobně a je to velmi neformální. Ale pozor, i soukromý dopis musíš členit na odstavce, tak jako všechny ostatní dopisy musí mít svůj úvod, hlavní stať, závěr, a to se projeví i v grafickém členění. A ještě jedna věc: post scriptum, PS, je opravdu už jenom taková douška na závěr, neměla by obsahovat žádný důležitý údaj, ten by měl být spíš uprostřed textu. Tak já myslím, že teď už budeš psát dopisy úplně bez chyby. Petr: Haló? K panu řediteli. Ihned. Ano. Mám jít k panu řediteli. Ihned. L. Špaček: To bude v pořádku. Petr: Já tam nepudu! L. Špaček: Vzmuž se! Nepodceňujme korespondenci jako jednu z důležitých forem komunikace mezi lidmi. Jakkoliv nám dnešní moderní technika usnadňuje vedení písemností, způsob, jakým korespondujeme, hodně vypovídá o tom, jaký je náš vztah k ostatním lidem. L. Špaček: Tak co?