Informasjonsinnhenting 10/2014. Nytt forvaltningssystem for Sivilforsvaret

Transkript

1 Informasjonsinnhenting 10/2014

2 Innhold 1 Innledning 1 2 Generelt om Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Sivilforsvarets oppgaver Sivilforsvarets organisering Sivilforsvarets beredskap og kompetansesenter Sivilforsvarets sentrallager DSBs internasjonale engasjement (NST og NUS) 3 3. Dagens forvaltnings systemer i Sivilforsvaret Generelt 3 4. Ledelses og styringsinformasjon 5 5. Funksjonsbeskrivelser Personell forvaltning Materiell forvalting Varslingsanlegg, tilfluktsrom og kjøretøy 7

3 Side 1 av 8 1 Innledning Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) søker informasjon om system/systemer som kan erstatte dagens kjernesystemer hos Sivilforsvaret. Formålet med denne RFIen er å få et innblikk i hvilke tekniske løsninger som finnes ute i markedet pr i dag, og å få innspill og bakgrunns materialet, som kan hjelpe DSB i den videre prosessen med konseptfasen og planleggingsfasen i prosjektet. Informasjonen vil bli brukt som delgrunnlag for å beslutte anskaffelsesprosess for nytt/nye system som skal håndtere de ovennevnte områder. DSB følger prosjektveiviseren fra DIFI til prosjekt gjennomføringen, og har som intensjon å anskaffe nytt/nye system innen utgangen av Leverandører som bare kan levere deler av systemer som beskrevet under, er likevel velkommen til å presentere disse. Det viktigste er integrasjonsmulighetene for de systemene som presenteres. Beskrivelsen i RFIen beskriver hovedprosessene i nåsituasjonen, det er ønskelig at leverandører synliggjør effektiviseringsmuligheter i forbindelse med prosessene. DSB og Sivilforsvarets virksomhet er beskrevet i de påfølgende kapitler. Informasjon om mulige løsninger kan formidles til DSB på følgende måter: a) Overendelse av beskrivelser, systemdokumentasjon, brosjyrer o.l. på e-post til adressen som er angitt nedenfor b) Presentasjon av mulige løsninger for DSB i DSBs lokaler i Tønsberg c) En kombinasjon av a) og b) Dersom en ønsker et møte i DSBs lokaler i Tønsberg for å formidle informasjon må DSBs kontaktpersoner kontaktes enten på tlf eller e-post for å avtale tidspunkt for slikt møte. Slik kontakt må tas innen Møter vil fortrinnsvis søkes gjennomført i uke 47 og 48. For ordens skyld vil DSB opplyse om at de som ønsker å formidle informasjon i et møte må kunne vise til at de har mulige løsninger i sin portefølje før DSB bekrefter møte. Dette kan f.eks være å vise til tilgjengelig informasjon på internett. DSB ønsker at informasjon som formidles også inneholder informasjon om pris og prismodeller for mulige løsninger, både i forhold til å anskaffe løsningen og i forhold til å drifte/vedlikeholde løsningen. Frist for å formidle informasjon om løsninger settes til For ordens skyld gjøres det spesielt oppmerksom på at DSB ikke har til hensikt å inngå kontrakt på grunnlag av denne henvendelsen. Vi har heller ikke anledning til å gi leverandørene kompensasjon for gitte opplysninger. Kontaktinformasjon Pr. e-post: Pr. telefon (for å avtale møte): mona.berg-henry@dsb.no Generelt om Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har sitt hovedkontor på Kaldnes i Tønsberg. DSB er fagmyndighet for brannvesenet og fylkesmennenes beredskapsarbeid og har ansvaret for å lede og videreutvikle Sivilforsvaret som statlig forsterkningsressurs. I tillegg har DSB oppfølgingsansvar for brann- og

4 Side 2 av 8 elsikkerhet, farlige stoffer og produktsikkerhet. DSB har også ansvar for Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Norges brannskole. DSB hovedkontor består av 4 fagavdelinger og 4 stabs- og støtteavdelinger. For ytterligere detaljer, se DSBs hjemmeside Sivilforsvarets oppgaver Sivilforsvaret skal bistå nød- og beredskapsetatene ved store ulykker og spesielle hendelser som bla store branner, flom og ras. Sivilforsvaret driver i tillegg landsomfattende varslingstjeneste og inngår i atomulykkesberedskapen. Sivilforsvarets hovedoppgaver fremgår av lov 25. juni 2010 nr 45. om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 1-4, som hjemler Sivilforsvarets forpliktelser knyttet til beskyttelse av sivilbefolkningen ved bruk av ikke-militær makt når riket er i krig, når krig truer, når rikets selvstendighet eller sikkerhet er i fare, og uønskede hendelser i fredstid. Sivilforsvarets samfunnsoppdrag er dermed tredelt: Forsterke nødetatene og samfunnet for øvrig ved uønskede hendelser i fred, krise og krig Beskyttelse av sivilbefolkningen Samvirke og samfunnssikkerhetsarbeid Hovedtyngden av den operative innsatsstyrken i Sivilforsvaret har tverrfaglig kompetanse innen førstehjelp, utvendig brannslokking, søk og redning, ledelse og organisering. Sivilforsvarets lokale ledelse er representert i lokal redningssentral, fylkesberedskapsråd og andre lokale/regionale råd og utvalg. Det er også innsatsstyrker som har kompetanse innen rens av forurenset personell og måling av radioaktiv forurensing. For ytterligere detaljer, se Sivilforsvarets hjemmeside Sivilforsvarets organisering Sivilforsvaret er en statlig forsterkningsressurs underlagt DSB. Regionalt nivå omfatter 20 sivilforsvarsdistrikter og følger i hovedtrekk fylkesgrensene i Norge. Sivilforsvarsdistriktene har den operative ledelsen av Sivilforsvarets ressurser. Fra 2010 består Sivilforsvarets operative styrke av tjenestepliktige fordelt på en førsteinnsatsstyrke på tjenestepliktige, og en forsterkning for førsteinnsatsstyrken på tjenestepliktige Sivilforsvarets beredskap og kompetansesenter Sivilforsvarets kompetansesenter er lokalisert ved Starum i Oppland. Kompetansesenteret håndterer alt innenfor kurs, opplæring, kursadministrasjon, booking, ressursallokering, bevertning og innkvartering /overnatting Sivilforsvarets sentrallager Sivilforsvarets sentrallager (SFSL) er organisert i Sivilforsvarsavdelingen i enhet for Logistikk og beskyttelse(lob) i DSB. SFSL er lokalisert ved Starum i Oppland. SFSL skal være et operativt beredskapslager som har som hovedfunksjon å distribuere utstyr til/fra sivilforsvarets 20 distrikter etter behov, og til Norwegian support team (NST) ved øvelser og større katastrofer internasjonalt. SFSL skal forsterke Sivilforsvarets avdelinger med materiell og vedlikeholdsstøtte ved omfattende uønskede hendelser.

5 Side 3 av DSBs internasjonale engasjement (NST og NUS) DSB har siden slutten av 1990-tallet hatt to humanitære konsepter, med finansiering fra Utenriksdepartementet. Norwegian Support Team (NST) leverer komplette teltleirløsninger for hjelpearbeidere i felt. Løsningene kan leveres alene eller sammen med søsterorganisasjonene i International Humanitarian Partnership (IHP). NST består av en mannskapspool på rundt 100 personer, to komplette teltleire (som hver kan huse 50 hjelpearbeidere og 14 support staff), samt en mindre øvingsleir. Norwegian UNDAC Support (NUS) består av små team (inntil to personer om gangen) som leverer feltmessige IKT-tjenester, hovedsakelig for FNs UNDAC-team i en tidlig fase av en katastrofehendelse. 3. Dagens forvaltnings systemer i Sivilforsvaret 3.1 Generelt I utgangspunktet skal de fleste av Sivilforsvarets prosesser omfattes av en ny løsning. Dagens applikasjonsportefølje for Sivilforsvaret er fragmentert og det er minimalt med integrasjoner mellom de enkelte applikasjonene og mot DSBs øvrige applikasjonsportefølje. (Se skisse over eksisterende systemlandskap). De sentrale applikasjonene hos Sivilforsvaret er: LOGRE Sivilforsvarets materiell og lagerstyringssystem. Egenutviklet løsning basert på Microsoft-plattform. Kun begrenset integrasjon med WebRulle. Støtter blant annet prosessene for anskaffelse/innkjøp, mottak av varer, lagerstyring og fordeling/utlevering.

6 Side 4 av 8 WebRulle Sivilforsvarets løsning for rekruttering og håndtering av tjenestepliktige. Enveis integrasjon med SAP og ephorte. Begrenset integrasjon med Logre. Egenutviklet løsning basert på Microsoft-plattform. Støtter blant annet prosessene for rekruttering, utdanning, øvelser, innsatser og godtgjørelse. STD Sivilforsvarets tekniske database. Oversikt over relevant materiell og installasjoner (f.eks. tilfluktsrom, varslingsanlegg, etc.). Ingen integrasjoner. Egenutviklet løsning basert på Foxpro og SQL-database. Støtter prosessen for vedlikehold. NST Løsning som benyttes av Norwegian Support Team. Ingen integrasjoner. Egenutviklet løsning basert på Foxpro. Støtter flere prosesser hos Norwegian Support Team. Andre applikasjoner Omfatter blant annet løsning for rapportering av Sivilforsvarets innsatser. I utgangspunktet ser en for seg at alle disse applikasjonene erstattes ved etablering av ny løsning. Når ny løsning for Sivilforsvaret skal etableres er en av de overordnede målsettingene en bedre integrasjon innad i løsningen og med DSBs øvrige applikasjoner.

7 Side 5 av 8 Merk at det ikke er lagt føringer for hvordan den fremtidige applikasjonsporteføljen for Sivilforsvaret skal se ut. En overordnet målsetting er å begrense antall applikasjoner. I den grad en ny løsning for Sivilforsvaret også kan bidra til at øvrige av DSBs eksisterende applikasjoner kan fases ut, er dette en gevinst for DSB. Hvor mange forskjellige applikasjoner vi trenger for å dekke behovet vil ikke besluttes før tidligst i neste fase. Dialogen med markedet vil være en viktig premissgiver i så henseende. DSB gjennomfører for tiden et prosjekt knyttet til etablering av integrasjonsplattform. Det er ennå ikke besluttet teknologi for denne plattformen. Fremtidig løsning vil måtte forholde seg til integrasjonsplattformen. For fremtidig løsning vil DSB legge vekt på at løsningen på en god måte forholder seg til DSBs arkitekturprinsipper. Noen av de viktigste prinsippene er: Åpenhet (knyttet til at løsningen skal være enkel å kommunisere med) Tilgjengelighet (spesielt i forhold til å være tilgjengelig for ulike brukergrupper på ulike plattformer, samt at løsningen skal være brukervennlig) Sikkerhet (både i forhold til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet) Fleksibilitet (løsningen skal kunne håndtere endringer i prosesser, organisasjon og omkringliggende teknologier) Skalerbar Prinsippet om at data kun skal registreres og vedlikeholdes ett sted er også sentralt. 4. Ledelses og styringsinformasjon DSBs ledelse, Sivilforsvarets ledelse, politisk ledelse og andre etterspør informasjon i forbindelse med Sivilforsvarets virksomhet. Relevant informasjon fra de enkelte datasystemer må kunne trekkes ut for rapportering og/eller videre behandling. Dette er informasjon som skal danne grunnlag for styring og ledelse og som skal gi status på områder knyttet til Sivilforsvaret ved behov. Informasjon må kunne fremskaffes på forespørsel/bestilling eller som fast rapportering. Det ønskes bidrag til systematisering av ledelses og styringsinformasjon for Sivilforsvaret, hvor statusmålinger kan effektiviseres, bli mer tilgjengelig, og etter hvert også vise utviklingstrekk for virksomheten over tid. Det er ønskelig å kunne rapportere status på mål jevnlig hvor resultater blir sammenstilt og synlig for alle i Sivilforsvaret. Dette for å stimulere til opplevelse av èn virksomhet og for å styrke resultatoppnåelsen i Sivilforsvaret. Hva som etterspørres av ledelses og styringsinformasjon er ikke statisk og kan variere over tid. 5. Funksjonsbeskrivelser Beskrivelsene under gjenspeiler noen av dagens prosesser, og er lagt ved for å illustrere hvilke oppgaver som søkes løst med nytt/nye systemer. Enkelte prosesser kan være unødvendige kompliserte og det er ønskelig at leverandører synliggjør effektiviseringsmuligheter i forbindelse med disse. Generelt for alle dagens kjerne systemer er at de er lite brukervennlig, har dårlige integrasjons og rapporteringsmuligheter, noe som gjør det vanskelig for brukerne å finne rett informasjon og å jobbe effektivt i systemene. 5.1 Personell forvaltning Følgende prosesser utføres i forbindelse med rekruttering og forvaltning av personell, samt operative hendelser Mottak av persondata fra ekstern leverandør (fra Forsvarets personell- og verneplikts senter) Personopplysninger mottas elektronisk fra ekstern leverandør. Muligheter for retur av det personell som ikke benyttes.

8 Side 6 av 8 Registrering/oppdatering av persondata Rutiner for å kvalitetssikre data (eks mot Folkeregister mv). Oversikt over alt tilgjengelig personell og deres kompetanse/historikk. Oversikt over avvik (rapporterte uønskede hendelser). Kompetanseoversikt Samlet oversikt over alle aktiviteter (kurs, øvelser og innsatser) knyttet til den enkelte person. Kommunikasjon med tjenestepliktige Saksgang knyttet til forvaltning av tjenestepliktige. Integrasjon med arkivsystem. Innkalling til kurs/øvelser/innsatser Alt personell skal kunne kalles inn til ulike aktiviteter (planlagte og ikke-planlagte). Utkalling av personell til innsats I dag gjøres dette via Thames. Styrkeoversikt (organisasjonsoversikt) Organisasjonsstrukturen må være fleksibel og kunne endres av sentralt nivå. Eksempel antall avdelinger og deres plassering. Oppfyllingsgrad i avdelingene, hvilket personell mangler i avdelingene, fordeling av kvinner og menn i avdelingene, antall øvet personell, øvingsgrad knyttet til de enkelte avdelinger. Aktivitetsoversikt Hvilke aktiviteter er gjennomført, statistikk knyttet til disse (oppfyllingsgrad). Oversikt over antall tjenestedøgn Hvor mange dager tjeneste er knyttet til den enkelte tjenestepliktige. Utbetaling av lønn og godtgjørelser Generering av grunnlagsdokumenter for utbetaling av lønn og godtgjørelser. Oversikt over personellets status til enhver tid (operativt/udisponibelt/statuskoder) Alt personell skal «tagges» med en status (eks operativ eller ulike permisjonskoder). Statushistorikk skal også inkludere materiell knyttet til personen (personlig utrustning). Når koden opphører skjer en varsling til saksbehandler. Avlevering av data til arkivverket Alle data skal avleveres til arkivverket etter nærmere bestemmelser 5.2 Materiell forvalting Generelt: Fleksibel lagerstruktur, med mulighet for mange lager og under lager som enkelt kan flyttes/om lokaliseres ved behov. Systemet må støtte muligheten til å ha sammensatte artikler/pakkede enheter for eksempel telt (selve teltet, kabiner til å ha inni teltet, kompressor, presenning, lampe +++) Støtte for håndtering av tollfrie varer og ivareta tollmyndighetenes bestemmelser All kommunikasjon mot leverandør skal arkiveres i Ephorte Registering/oppdatering av grunndata Grunndata og priser blir oppdatert ved behov Anskaffelse Mottak Bestilling av varer mot leverandører som ligger inne med avtale registreres

9 Side 7 av 8 Bestillinger bekreftes i system og av leverandør med leveringsdato. Bestillingen blir senere brukt ved mottakskontroll Varene kommer inn, mottaks kontroll blir foretatt og varene blir plassert på lager. Forvaltning/Bruk (aksjon, øvelse) Stauts på materiell (Utlånt, Utleid, Uttak (kan være ute i forbindelse med aksjon eller levert på verksted osv)) Materielloversikter/beholdnings oversikter Personlig Utstyr (PU) PU-materiell (bekledning, verneutstyr og hjelpemidler som den enkelte trenger i tjeneste) blir registret på den enkelte person. Dette utstyret følger personen helt til han leverer inn ved endt tjeneste Vedlikehold Materiell som ligger på lager vedlikeholdes etter gitte rutiner Flytting Materiell kan flyttes mellom de forskjellige lagrene i sivilforsvaret. All flytting blir loggført. Utfasing Materiell som ikke lengre dekker sivilforsvarets behov, blir avhendet. Dette kan skje ved salg eller kassasjon. Forbruk/Tap Materiell som er utslitt, ødelagt eller mistet blir ført ut av regnskapet Spesielt for NST (Norwegian support team) Punktene under noe spesiell håndtering knyttet mot NST. Innkjøp Innkjøp til NST (Norwegian support team) foretas uten toll og mva. Lageret som forvalter NST-materiell er definert som Toll-lager og er underlagt tollmyndighetenes bestemmelser. Varene mottas, pakkes i moduler og merkes med innhold. Kolli merkes også i forhold til om de inneholder Farlig gods. Dette er svært viktig i forhold til transport. Utsending Materiellet blir klargjort for utsendelse. Når materiellet er klargjort kan vi ta ut alle dokumenter og oversikter som er nødvendig for å transport og oppfølging på hendelsesstedet. Donering Materiell som ikke forbrukes under hendelsen, doneres til oppdragsgiver Unntak (datautstyr og kommunikasjonsutstyr) dette returneres til lager Avskriving Når materiellet er forbrukt /donert blir det avskrevet i vår database Varslingsanlegg, tilfluktsrom og kjøretøy Registering/oppdatering av grunndata Grunndata, oppdateres og vedlikeholdes ved behov Dokumentasjon knyttet til vedlikehold og status på anlegg og tilfluktsrom lagres.

10 Side 8 av 8 Saksbehandling Lagring av dokumenter vedrørende behandling av søknader relatert til: Sletting av tilfluktsrom, Dispensasjoner og bruk av frikjøps midler. Varsel om tilsyn Klagebehandling på vedtak. Oversikt over status Systemet skal til enhver tid kunne gi oss en status på anleggene Øvelse/MBK(Materiell beredskapskontroll) For varslingsanlegg kjøres det 2 øvelser og 2 MBK er årlig, status og dokumentasjon relatert til disse legges inn i databasen.