Konkurranseregler Rammeavtale for kjøp av to veis SMS kommunikasjon Ver Nøtterøy kommune Med vind i seilene.

Transkript

1 Nøtterøy kommune Med vind i seilene Konkurranseregler Rammeavtale for kjøp av toveis SMS kommunikasjon for skolene i Nøtterøy Kommune Oppdragsgiver: Nøtterøy kommune Nøtterøy kommune Side:1 av 10 sider

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER Om oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson 3 2. OM ANSKAFFELSEN Formål og omfang Kontrakt og dokumentrekkefølge Kontraktens varighet 4 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Språk/rettsvalg Kunngjøring 4 4. ANBUDSKONKURRANSEGRUNNLAGET Omfang Utlevering / utsending av anbudskonkurransegrunnlaget Mangler i anbudskonkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer og endringer i anbudskonkurransegrunnlaget 4 5. TILBUD Form og innhold i tilbud Frist for å fremsette spørsmål til anbudskonkurransegrunnlaget Tilbudskonferanse Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Forbud mot tilbudssamarbeid Forbehold Deltilbud Alternative tilbud Priser, rabatter, gebyrer Tilbakekall eller endring Installasjonsfrist og frist for godkjent akseptansetest Vedståelsesfrist Ansvar for feil m.v OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsesprosedyre åpen anbudskonkurranse uten rett til forhandling Mottagelse og oppbevaring av tilbud Tilbudsåpning Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Retting av åpenbare feil Avlysing av tilbudskonkurranse Avvising og forkastelse av tilbud Retur av tilbud Opplysningsplikt Habilitet Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 8 7. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE Generelt Fase 1: Kvalifisering Fase 2: Evaluering av tilbud Karaktersetting og vekting KONTRAHERING Tildeling av kontrakt Melding om tildeling av kontrakt og klagefrist Iverksettelse av kontrakt TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 10 Nøtterøy kommune Side:2 av 10 sider

3 1. OPPDRAGSGIVER 1.1 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er Nøtterøy kommune. Nøtterøy kommune er en øykommune sentralt beliggende på Østlandet og omfatter Nøtterøy, Føynland, Veierland samt en stor og attraktiv skjærgård med ca 175 øyer og holmer. Nøtterøy består av tett og delvis spredt småhusbebyggelse, store sammenhengende skog-, jordbruks- og friarealer / dyrket mark med god bonitet som sammen med de klimatiske forhold gir noe av landets beste vekstvilkår for grønnsaksdyrking. Nøtterøy har ca innbyggere og et areal på totalt ca 61 km 2. Nøtterøy har fastlandsforbindelse til Tønsberg i nord og bruforbindelse til Tjøme i sør og grenser for øvrig til Oslofjorden i øst og mot Stokke i vest. På Nøtterøy er det attraktive bomiljøer, godt kulturtilbud og gode muligheter for friluftsliv. I kommunen er det 9 kommunale barnehager, 7 barneskoler, 2 ungdomsskoler, 3 idrettshaller, et helsehus og et sykehjem under oppføring. Det investeres mye i nye formålsbygg. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Kontaktpersoner for aktuell anskaffelse er: Kontaktperson: Andre Fürst Aune E-post: Andre.FurstAune@notteroy.kommune.no Telefon Eventuelle spørsmål eller merknader til tilbudsgrunnlaget skal rettes til kontaktpersonene per e-post. 2. OM ANSKAFFELSEN 2.1 Formål og omfang Nøtterøy kommune skal fornye rammeavtale for kjøp av to veis SMS kommunikasjon for skolene på Nøtterøy. SMS løsningen skal gjøre det mulig å foreta informasjonsutveksling mellom foresatte/elever og skole via mobiltelefon og loggføring av dette. Anskaffelsen omfatter kommunens skoler med opsjon for kommunale barnehager. Antall elever trinn, 2013/14 Antall barn i barnehager 2013/14 Barneskoler Føynland barnehage 54 Brattås skole 175 Gipø barnehage 28 Føynland skole 259 Herstadløkka barnehage 31 Herstad skole 171 Hårkollen barnehage 79 Oserød skole 371 Labakken barnehage 44 Teie skole 427 Oserød barnehage 60 Torød skole 134 Teiehøyden barnehage 101 Vestskogen skole 259 Torød barnehage 56 Ungdoms skoler Vestskogen barnehage 58 Teigar 412 Totalt 511 Borgheim 458 Totalt Nøtterøy kommune Side:3 av 10 sider

4 2.2 Kontrakt og dokumentrekkefølge For anskaffelsen benyttes Statens lille kjøpsavtale for IT-anskaffelser. Flg dokumentrekkefølge skal gjelde ved evt motstrid: 1. Anbudskonkurransegrunnlag, jfr kap Statens lille kjøpsavtale for IT-anskaffelser 3. Tilbud, jfr kap Kontraktens varighet Kontrakt inngås for 2 år med mulighet for prolongering i år, totalt 4 år. 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 3.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. Informasjon om utstyr og kommunikasjon med leverandørs teknikere kan være på engelsk. 3.2 Kunngjøring Anskaffelsen kunngjøres offentlig på DOFFIN 4. ANBUDSKONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Omfang Anbudskonkurransegrunnlaget består av kunngjøring (DOFFIN), Konkurranseregler, Tilbudsmappe og Kontrakt. Se kap 2.2 vedr angivelse av kontrakt. 4.2 Utlevering / utsending av anbudskonkurransegrunnlaget Anbudskonkurransegrunnlaget vil være tilgjengelig på DOFFIN og kan ved registrering av interesse lastes ned derfra. 4.3 Mangler i anbudskonkurransegrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i anbudskonkurransegrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Svar på spørsmål, avklaringer og presiseringer lastes opp på DOFFIN for nedlasting og med automatisk melding til samtlige registrerte interessenter. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 4.4 Rettelser, suppleringer og endringer i anbudskonkurransegrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta endringer, dvs rettelser, suppleringer og evt andre endringer i anbudskonkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige inntil tilbudsfrist. Endringer kan medføre utsettelse av tilbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere versjoner av anbudskonkurransegrunnlaget. Endringer som angitt lastes opp på DOFFIN for nedlasting som angitt i kap 4.3. Nøtterøy kommune Side:4 av 10 sider

5 5. TILBUD 5.1 Form og innhold i tilbud Tilbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i anbudskonkurransegrunnlaget. Tilbud skal være fullstendig inneholde alle de opplysninger og dokumentasjon som fremgår av tilbudsmappe. Poster i pristilbud som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Alle kostnader forbundet med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Dokumentasjon som fremgår av Tilbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Krav som fremgår av kontrakt skal tilfredsstilles senest ved kontraktsoppstart. 5.2 Frist for å fremsette spørsmål til anbudskonkurransegrunnlaget. Evt merknader og spørsmål til anbudskonkurransegrunnlaget, jfr kap 4.3 og 4.4, skal rettes til kontaktperson, se kap 1.2 og være fremsatt skriftlig pr e-post snarest mulig og senest fredag den 12. september 2014 kl 13: Tilbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført særskilt tilbudskonferanse. 5.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: Fredag 19. september 2014, kl For sent innkomne tilbud skal avvises, jfr kap Innlevering av tilbud Tilbudet skal innleveres skriftlig iht. Tilbudsmappe i lukket, anonym forsendelse og merket: Tilbud rammeavtale toveis SMS-kommunikasjon Forsendelsen skal inneholde et skriftlig eksemplar og en kopi på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, jfr Tilbudsmappen, kap 1. Er forsendelsen ikke lukket og merket skal tilbudet avvises. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Dato og tidspunkt for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale, jfr kap 7.3 om tilbudsåpning vedr bekreftelse på mottak av tilbud. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge forsendelsen. Tilbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post vedlagt kopi av kvittering for postforsendelsen med sporingsidentifikasjonsnummer for at tilbud er sent i posten. Tilbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen tilbudsfrist. Vedlegg til tilbud som angitt i Tilbudsmappe kap 5, skal innleveres sammen med tilbudet. Det kan innrømmes tilleggsfrist for oppdatert skatte- og HMS- iht Tilbudsmappe, kap 3.1. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen er tilbyders ansvar. Tilbud sendes: eller innleveres: Nøtterøy kommune Servicesenteret Postboks 250, Borgheim Tinghaugveien NØTTERØY 3140 NØTTERØY Nøtterøy kommune Side:5 av 10 sider

6 5.6 Forbud mot tilbudssamarbeid Tilbyder har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 5.7 Forbehold Med mindre det ikke er gitt uttrykkelig anledning, er det ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsgjennomføringskrav og andre absolutte krav i kravspesifikasjon eller annet sted. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist, jfr. FOA Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i konkurransegrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - være tatt inn i endringsprotokoll i tilbudsmappen for å være gyldige. Tilbyder skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt skjønnsmessig tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 5.8 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud. 5.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på prisskjema i Tilbudsmappen. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud Installasjonsfrist og frist for godkjent akseptansetest Installasjonsfrist forutsettes angitt av tilbyder. Frist for godkjent akseptansetest forutsettes angitt av tilbyder Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist: Torsdag den 28. februar 2015, kl Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og anbudskonkurransegrunnlaget. Nøtterøy kommune Side:6 av 10 sider

7 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 6.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni Anskaffelsesprosedyre åpen anbudskonkurranse uten rett til forhandling Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen anbudskonkurranse uten rett til forhandling, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser, kapittel I og II. Konkurransen skal for øvrig gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god tilbudsskikk. 6.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. Det utstedes kvittering for innlevering av tilbud på angitt innleveringssted. 6.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Protokollen gjøres tilgjengelig for registrerte interessenter, jfr kap Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert tilbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 6.7 Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 13-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering. 6.8 Avvising og forkastelse av tilbud Tilbud vil bli avvist dersom - tilbudet ikke er innlevert i samsvar med Tilbudsmappe med etterspurt dokumentasjon og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder - kvalifikasjonskrav ikke er dokumentert tilfredsstilt med flg unntak: Dersom skatteattest eller merverdiavgiftsattest ikke er levert innen tilbudsfristens utløp eller er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke evaluere tilbud før tilleggsfristen er utløpt. - Kontraktsgjennomføringskrav ikke aksepteres / tilfredsstilles - absolutte krav i kravspesifikasjon ikke bekreftes, evt dokumenteres tilfredsstilt. - tilbud som er for sent innlevert. Nøtterøy kommune Side:7 av 10 sider

8 Det vises til kap 5.4 og 5.5 om korrekt og rettidig innlevering av tilbud. For øvrig vises til Forskrift om offentlige anskaffelser: (Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen) (Avisning på grunn av forhold ved anbudet) (Avvisning av unormalt lavt anbud) (Fremgangsmåten ved avvisning) For nærmere informasjon om forskriften vises det til Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i tilbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av tilbyder er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 og Forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Nøtterøy kommune Side:8 av 10 sider

9 7. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 7.1 Generelt Evaluering foretas i 2 faser. Fase 1: Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder er kvalifisert for deltagelse I anbudskonkurransen. Fase 2: Kvalifiserte tilbydere får sitt tilbud evaluert iht anvendte tildelingskriterier med underliggende kravspesifikasjon. 7.2 Fase 1: Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller anvendte kvalifikasjonskrav. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i tilbudskonkurransen. 7.3 Fase 2: Evaluering av tilbud Det foretas evaluering av tilbud i samsvar med Tilbudsmappe. Evalueringen danner grunnlag for evt avvisning av tilbud og tildeling av kontrakt. Tilbud som ikke i samsvar med Tilbudsmappe, er mangelfullt mht besvarelse og / eller etterspurt dokumentasjon eller som innebærer at kontraktsgjennomføringskrav eller absolutte krav i kravspesifikasjonen ikke bekreftes / tilfredsstilles, skal avvises. Besvart kravspesifikasjon for evaluerbare krav og løsningsbeskrivelse sammenholdt med innlevert dokumentasjon og referanser dersom slike innhentes, danner grunnlag for karaktersetting av disse. 7.4 Karaktersetting og vekting Ved karaktersetting av kravspesifikasjon og tildelingskriterier, benyttes en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som ikke har besvart aktuelt punkt evaluerbare krav i kravspesifikasjon og beskrivelser mht kontraktsgjennomføring, gis karakteren 0. Tilbyder som har innlevert beste tilbud iht resp krav gis karakteren 10 tilbud fra andre leverandører gis relativ karakter. Oppnådd karaktersum på kravspesifikasjon og løsningsbeskrivelse danner grunnlag for karaktersetting av tildelingskriteriet kvalitet, evt delkriterier under dette tildelingskriteriet. Tildelingskriteriet beregnet avtaleverdi over 4 år omfatter for denne anskaffelsen: - Tilbudt pris for etterspurte leveranser / ytelser o Pris pr SMS o Vedlikehold / service avtale pr år pr skole o Eventuelt andre lisenser pris pr enhet pr år o Eventuelt lisenser totalpris pr år o Installasjonskostnad (må dokumenteres) - Opsjon: Andre installasjoner - Verdi av forbehold og evt følgekostnader - Dersom etterspurte enhetspriser ikke er oppgitt, benyttes ved utregning av avtaleverdi høyeste tilbudte pris + 20 %. - Fradrag for verdi av evt definerte ikke-betalbare verdiøkende tjenester. Karakter på tildelingskriterier fastsettes iht lineær metode: x (A B) / B der A = tilbudt pris / oppnådd karakter og B = best pris / oppnådd karakter. Nøtterøy kommune Side:9 av 10 sider

10 Tildelingskriteriene for denne anskaffelsen vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. Sum oppnådde poeng gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Karak- Delvekt vekt Total- Tildelingskriterier ter 1 Avtaleverdi 40% Kvalitet 60% 2 - Produkt 70% - Gjennomføringsevne 30% SUM 100% 100% Poeng (K x V) 7.5 KONTRAHERING Tildeling av kontrakt Kontrakt tildeles kvalifisert tilbyder som har det økonomisk og kvalitetsmessig mest fordelaktige tilbud, dvs tilbyder som oppnår høyest score, jfr kap Melding om tildeling av kontrakt og klagefrist Melding om tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg av tilbyder sendes uten ugrunnet opphold til samtlige kvalifiserte tilbydere. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valg av tilbyder og 8 dagers frist for tilbyder til å klage på tildeling Iverksettelse av kontrakt Kontrakt iverksettes etter nærmere avtale etter tildeling av kontrakt og evt klagebehandling, jfr tentativ fremdriftsplan, kap TENTATIV FREMDRIFTSPLAN Det er med basis i frister som angitt foran, fastsatt fremdriftsplan med milepæler som fremgår av nedenstående. Det tas forbehold om endringer i angitte milepæler. Prosess: Milepæler Kunngjøring 6. Frist for spørsmål / merknader til anbudskonkurransegrunnlaget 2014 Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb 12. Tilbudsfrist 19. Evaluering Tildeling av kontrakt 01. Klagefrist 13. Kontraktsinngåelse m/ forbehold om evt klagebehandling Vedståelsesfrist Nøtterøy kommune Side:10 av 10 sider