Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester Fredrikstad kommune

Transkript

1 Bemanning og kompetanse i seksjon for omsorg og sosiale tjenester Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 7. november 2012 østfold kommunerevisjon iks 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier SYSTEM FOR REKRUTTERING OG OPPLÆRING Revisjonskriterier Fakta Vurderinger REKRUTTERING OG OPPLÆRING I PRAKSIS Revisjonskriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG Vedlegg 1: Utledning av revisjonskriterier Vedlegg 2: Resultater fra spørreundersøkelsen Vedlegg 3: Sjekklister og skjema fra kommunens opplæringssystem Østfold kommunerevisjon iks 2

3 1 SAMMENDRAG Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet vurdert om Fredrikstad kommune har et forsvarlig system for rekruttering og opplæring i seksjon for omsorg og sosiale tjenester. Vurderingene er gjort på bakgrunn av rådmannens ansvar for at forvaltningen av kommunale omsorgstjenester er underlagt betryggende kontroll. Rådmannens ansvar er utdypet i internkontrollforskriften, forarbeider og ulike veiledere. Prosjektet er avgrenset til å omhandle kommunens omsorgstjeneste. Praksisgjennomgangen er foretatt ved fire virksomheter, herunder to sykehjem og to åpen omsorg. Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av aktuelle planer og rutiner, samt intervju av fire av virksomhetslederne. Denne informasjonen er supplert med informasjon fra fagsjef omsorg og spesialkonsulent på området. Videre er det foretatt en mappegjennomgang ved de fire virksomhetene, samt sendt ut spørreundersøkelse til avdelingslederne ved de utvalgte virksomhetene. For at rådmannen skal sies å ha betryggende kontroll over omsorgstjenesten må det utarbeides et internkontrollsystem. Dette innebærer blant annet tiltak for å sikre rekruttering av personell med nødvendig kompetanse og sørge for at medarbeiderne får tilstrekkelig opplæring. Fredrikstad kommune har samlet sett utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Praktiseringen av systemet fremstår også som tilfredsstillende på flere områder. Systemet for rekruttering benyttes ved tilsettinger og alle undersøkte virksomheter har utarbeidet bemannings- og opplæringsplaner i tråd med overordnede føringer. Det fremstår også som om nødvendig opplæring og kompetansehevende tiltak gjennomføres i praksis. Revisjonen er imidlertid usikre på bemanningsplanens funksjon som styringsverktøy, når den ikke viser forholdet mellom virksomhetens faktiske kompetanse og kompetansebehov. For det andre registrerer ikke alle de ansatte egen kompetanse i Visma, slik som forutsatt. Dette medfører manglende oversikt over hvilken kompetanse kommunen innehar og eventuelle kompetansebehov, samt at det medfører unødvendig ressursbruk for å fremskaffe dette. For det tredje er det ikke fast praksis for å dokumentere gjennomført opplæring, eventuelle opplæringsbehov eller oppfølging. På dette grunnlag anbefaler revisjonen at kommunen bør: vurdere om bemanningsplanene utarbeides riktig hva gjelder kartlegging av kompetanse. vurdere om kravet til at ansatte skal registrere egen kompetanse i Visma er hensiktsmessig, gitt at systemet skal danne grunnlag for kompetansekartlegging. vurdere å innføre kontrollrutiner som sikrer at de ansatte foretar riktig registrering av kompetanse i systemet (anbefalingen forutsetter at kommunen opprettholder kravet om at de ansatte selv skal foreta registreringene og at Visma skal benyttes som kompetansekartleggingssystem). vurdere å gjøre opplæringssystemet mer anvendelig og/eller implementere systemet på en slik måte at opplæring og oppfølging i større grad dokumenteres. Østfold kommunerevisjon iks 3

4 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i bystyret 9. februar 2012 sak PS 12/4. I planen heter det: I handlingsplan er det påpekt et generelt kapasitets- og kompetanseproblem i seksjon for omsorg og sosiale tjenester. Dette skaper risiko for at kommunen ikke har tilstrekkelig kapasitet til å utøve tjenester i henhold til regelverket, og kan over tid føre til sykefravær som følge av merbelastning. Dette vil igjen ha negative konsekvenser for effektiviteten. Etter revisjonens vurdering forsterkes risikoen av Samhandlingsreformen, og skaper press innenfor sektoren. Konsekvensene vil være vesentlige for brukerne, medarbeidere og kommunens økonomi. Plan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt i kontrollutvalget 11. mai 2012, sak PS 12/12. Her ble bakgrunnen for revisjonens vinkling av prosjektet lagt frem. Revisjonen har i oppstartsmøte med administrasjonen fått fremlagt opplysninger om at hele seksjonen skal omorganiseres for å møte de utfordringene som er påpekt i handlingsplanen. Rutiner for rekruttering og opplæring forblir imidlertid uendret. Etterlevelse av disse vil være viktig for å sikre et tilfredsstillende tjenestetilbud, uavhengig av organisering. Kontrollutvalget sluttet seg til revisjonens forslag til vinkling av prosjektet og dette er bakgrunnen for revisjonens valg av problemstillinger. 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. Har Fredrikstad kommune et forsvarlig system for rekruttering og opplæring av nyansatte og vikarer? 2. I hvilken grad etterleves kommunens system for rekruttering og opplæring? Praksisgjennomgangen er avgrenset til fire virksomheter, herunder to sykehjem og to virksomheter knyttet til åpen omsorg. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse, intervju, mappegjennomgang og spørreundersøkelse. Revisjonen har blant annet gjennomgått handlingsplan, systemer og rutiner for rekruttering og opplæring. Dokumentanalysen er supplert med opplysninger fra fagsjef. Praksisgjennomgangen er gjennomført ved 4 av 20 virksomheter. På virksomhetsnivå har vi gjennomgått virksomhetsplaner, bemanningsplaner og opplæringsplaner fra de utvalgte virksomhetene. Informasjonen fra dokumentanalysen er så supplert med intervju av virksomhetslederne. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på østfold kommunerevisjon iks 4

5 lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Videre har vi gjennomført en mappegjennomgang ved virksomhetene. Revisjonen har gjennomgått personalmappene til samtlige fast ansatte og vikarer som ble ansatt i perioden Det ble også foretatt stikkprøver i personalmappene til ansatte som er tilsatt på rammeavtale i samme tidsperiode. Revisjonen har også sendt ut en spørreundersøkelse til virksomhetenes avdelingsledere, som 10 av 12 besvarte. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Lene Brudal i perioden mai til september Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. Prop. 91 L ( ) Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). Helsedirektoratets veileder IS 1183 Hvordan holde orden i eget hus? Internkontroll i sosial- og helsetjenesten. KS rapport Strategisk kompetanseutvikling i kommunene. IS-1902 Gode rutiner -gode tilsettinger, Veileder for arbeidsgivere i helsetjenesten ved tilsetting av helsepersonell. KS hefte Oppfølging av nyansatte. Utledningen av revisjonskriterier til problemstilling 1 følger i vedlegg 1, samt punktvis i kapittel 3.1. Revisjonskriteriene til problemstilling 2 fremgår i kapittel 3.2. og følger punktvis i kapittel 4.1. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Lov av 25. september nr om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov av 24. juni 2011, nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). Lov av 2. juli 1999, nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven). Forskrift av 20. desember 2002, nr om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskrift i sosial- og helsetjenesten). Østfold kommunerevisjon iks 5

6 3 SYSTEM FOR REKRUTTERING OG OPPLÆRING 3.1 Revisjonskriterier Med bakgrunn i utledning av revisjonskriteriene i vedlegg 1 stilles det krav til kommunens internkontrollsystem. Systemet må sikre følgende: Rekruttering Kompetansebehov må kartlegges. Det må ansettes personell med nødvendig kompetanse. Opplæring og oppfølging Tilstrekkelig opplæring av fast ansatte og vikarer Tilstrekkelig oppfølging av fast ansatte og vikarer. 3.2 Fakta Omsorgstjenesten er organisatorisk plassert i seksjon for omsorg og sosiale tjenester. 1 Omsorgsetaten består av 21 virksomheter ledet av fagsjef omsorg. Fagsjef omsorg er direkte underlagt kommunalsjef. Videre har hver virksomhet sin virksomhetsleder. Virksomhetene er delt inn i fire kategorier: Boveiledningstjeneste Åpen omsorg Sykehjem Kjøkkentjeneste Virksomhetene er igjen delt inn i avdelinger avhengig av størrelse og intern organisering. Hver avdeling er ledet av avdelingsleder. Faktaboks 4: Omsorgstjenestens utfordringer Over 3600 ansatte, hvorav flere i turnus og en høy andel av disse i deltidsstilling (gjennomsnittlig stillingsprosent på 66,6 %). Mange arbeidstakere har en liten fast stillingsbrøk, som medfører en uforutsigbar lønns- og arbeidstidssituasjon og mangelfull 1 Fremstillingen bygger på seksjonens organisasjonsmodell slik den fremstår per juni 2012, og samsvarer ikke med dagens organisering. pensjonsopptjening. Arbeidsgiver har rekrutteringsutfordringer overfor enkelte yrkesgrupper. Mange ledere har oppfølgingsansvar for svært mange ansatte på grunn av små stillingsbrøker. Arbeidsgiver har store økonomiske utfordringer på grunn av høyt sykefravær og store variable lønnskostnader. Som en følge av dagens arbeidsorganisering og det høye fraværet er det et betydelig behov for vikarer. Brukere av seksjonens tjenester må forholde seg til mange tjenesteytere. Mange av vikarene har opparbeidet seg rettigheter til fast ansettelse etter 4- årsregelen. 2 Kommunen skal gjennom deltakelse i prosjekt Arbeidsorganisering 3 møte de utfordringene som er beskrevet i faktaboks 4 og legge til rette for at de ansattes kompetanse blir benyttet hensiktsmessig. Rekruttering I seksjonens handlingsplan setter kommunen som mål å ha en lønnsog rekrutteringspolitikk som gjør kommunen i stand til å rekruttere og beholde nødvendig og godt kvalifisert arbeidskraft. For å nå målet skissert i handlingsplanen skal alle virksomheter blant annet utarbeide en plan for opplæring og bemanning, og kartlegge behov for kompetanse som ikke kan dekkes av 2 Ifølge arbeidsmiljøloven 14-9 (5) skal arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt i mer enn fire år anses som fast ansatt slik at reglene om oppsigelse av arbeidsforhold kommer til anvendelse. 3 Prosjektet er en del av kommunens deltakelse i kommunal- og regionaldepartementets 5-årige utviklingsprogram Saman om ein betre kommune og KS-nettverket for strategisk kompetanseplanlegging. østfold kommunerevisjon iks 6

7 sentrale midler eller virksomhetens egne opplæringsmidler. Fagsjef omsorg informerer om at de benytter Visma Enterprise sitt dokumentasjonssystem for oversikt over de ansattes kompetanse. Videre, at hver virksomhet beskriver sine kompetansebehov i bemanningsplan, som er en del av virksomhetsplan. Kommunen har også satt seg som mål å redusere uønsket deltid gjennom å vurdere overdekningsmodell/vikartjeneste for seksjonen, og at vedtak om helgearbeid minimum hver tredje helg skal følges opp. Dette skal vurderes nærmere i prosjekt «Arbeidsorganisering». Omsorgsetaten har i flere år hatt en egen personalutviklingsgruppe (OPUS), som har arbeidet spesielt med rekrutteringstiltak innenfor tjenesteområdet. Gruppen består av fagsjef omsorg, flere virksomhetsledere, en personalkonsulent og hovedtillitsvalgt. Gruppen samles en gang i måneden og har blant annet: deltatt på karrieredager på høyskolen med profilering av Fredrikstad kommune som arbeidsplass arbeidet aktivt ut mot ungdomsskolene for å profilere helsefagarbeiderutdanningen iverksatt ulike tiltak for å sikre at fagutdannede søker, for eksempel gjennom høyere avlønning for nyutdannede sykepleiere som ønsker å jobbe i Fredrikstad kommune samarbeidet med høyskolen om 4-årig sykepleierutdanning støttet av Fylkesmannen Omsorgstjenesten følger Fredrikstad kommunes reglement og rutiner for tilsetting. Det følger av reglementet at fagsjef har myndighet til å tilsette virksomhetsledere i etaten. Tilsettinger på virksomhetsnivå foretas av virksomhetsleder. Endringer og uklarheter i reglementet tolkes av administrasjonsutvalget. I henhold til tilsettingsrutinen bør tilsettingsmyndigheten foreta en grundig analyse av kompetansekrav til stillingen. Dersom det er gjennomført sluttsamtale med tidligere stillingsinnehaver kan dette være grunnlag for videre vurdering av stillingens kompetansekrav. Tillitsvalgte skal medvirke i ansettelsesprosesser. Hovedregelen er at alle stillinger lyses ut eksternt. I særlige tilfeller kan det foretas intern utlysning. I samråd med tillitsvalgte skal tilsettingsmyndigheten vurdere om stillingen bør besettes, om den kan inndras, endringer i kompetansebehov og om det finnes ansatte som etter fireårsregelen ikke har fast stilling. Videre skal det vurderes om stillingen kan benyttes til omplassering av andre ansatte eller til å øke deltidsansattes stillingsprosent. Når personer med innvandrerbakgrunn søker stilling de er kvalifisert for skal minst en innkalles til intervju. Videre skal det innhentes minimum to referanser. Rutinen inneholder også bestemmelser om fortrinnsrett. Arbeidstakere som har fortrinnsrett etter arbeidsmiljøloven skal opplyses om dette ved varsel om opphør av stilling. I tillegg til midlertidig og tidligere ansatte, har også lærlinger fortrinnsrett når de har tre måneder igjen av læretiden. Fortrinnsretten gjelder i 12 måneder etter bestått eksamen. I tillegg til dette inneholder rutinen bestemmelser om annonseinnhold ved kunngjøring, registrering og tilrettelegging av søknadspapirer, intervju, innstilling, tilsettingsbrev, klageadgang, tilsettingsvilkår og oppsigelsesfrist. Opplæring og oppfølging I seksjonens handlingsplan setter kommunen som mål at ansatte skal inneha tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine arbeidsoppgaver. For å nå målet skal det blant annet gjennomføres nødvendige opplæringstiltak på alle nivåer i Østfold kommunerevisjon iks 7

8 organisasjonen og alle medarbeidere skal ha tilbud om mål- og utviklingssamtale minimum en gang hvert år. Alle virksomheter skal ha en plan for opplæring. Seksjon for omsorg og sosiale tjenester har utarbeidet et opplæringssystem som er en del av kommunens kvalitetssystem. Systemet består av brukerhåndbøker som inneholder felles prosedyrer for seksjonens tjenester. Brukerhåndbok 13 inneholder prosedyrer som omhandler pleie- og omsorgstjenester, herunder også brukerhåndbok 13B som blant annet inneholder funksjons- og stillingsbeskrivelser og rutiner for introduksjon av nytilsatt. I tillegg er brukerhåndbok 11 med prosedyrer for legemiddelhåndtering relevant for de tjenestene som yter helsehjelp. Sammen med virksomhetsinterne prosedyrer, utgjør det ovennevnte systemet en samlet kvalitetsplattform for hele seksjonen. Kommunens system beskriver ulike aktørers deltakelse i virksomhetens opplæring av nytilsatte. Virksomhetsleder er ansvarlig for at oppdatert opplæringsplan finnes i virksomhetens brukerhåndbok. Kvalitetsansvarlig på virksomheten er ansvarlig for at nyansatte får innføring og nødvendig opplæring i kvalitetsutviklingsarbeidet og brukerhåndboken. Avdelingsleder er oppnevnt som ansvarlig for utførelsen av de ulike trinnene i kommunens opplæringsprosedyrer. Enkelte oppgaver er også lagt til fadder. Rutine for introduksjon og opplæring skiller mellom nyansatte og vikarer. Fagsjef omsorg informerer om at bakgrunnen for dette er at rutinen som var ment for alle nyansatte ikke viste seg å være egnet for ansatte i kortere arbeidsforhold, som for eksempel ferievikarer. I henhold til rutiner for introduksjon av nytilsatt i fast stilling skal følgende gjennomføres: Avdelingsleder skal oppnevne fadder. Fadderen skal blant annet sørge for tett personlig oppfølging og lære bort praktiske prosedyrer. Avdelingsleder skal ta i mot og presentere den nytilsatte i avdelingen og informere om plan for prøvetiden, herunder sjekkliste ved opplæring av nytilsatte. (heretter kalt sjekkliste 1 4 ). Sjekklisten skal gjennomgås etter 1, 3 og 5 måneder. Sjekklisten inneholder ulike opplæringstiltak og det skal fylles ut hvem som er ansvarlig for de ulike tiltakene, samt at nytilsatt og opplæringsansvarlig skal signere når tiltaket er gjennomført. Det skal skilles på hva som er gjort ved første, andre og tredje gjennomgang ved å sette tall i feltene. Avdelingsleder skal sørge for at nytilsatt går på topp sammen med fadder og at nødvendig opplæring gis. Skjema for Dokumentasjon på gjennomgått sjekkliste og opplæring etter ca. 1, 3 og 5 måneder (heretter kalt sjekkliste 2 5 ) skal fylles ut. Sjekklisten skal dokumentere om opplæring er gjennomført i henhold til sjekkliste 1 og eventuelt behov for ytterligere opplæring. Skjema skal arkiveres i personalmappen. Avdelingsleder skal sørge for at taushetserklæring er signert og arkivert i personalmappen. Avdelingsleder skal innkalle til og gjennomføre samtale med nytilsatt etter ca en og tre måneder. Avdelingsleder skal sørge for videre oppfølging av nytilsatt hvis det er nødvendig. Avdelingsleder skal innkalle til avsluttende evaluering av nytilsatt før prøveperioden er over. 4 Sjekklisten er vedlagt rapporten (vedlegg 3). 5 Sjekklisten er vedlagt rapporten (vedlegg 3). Østfold kommunerevisjon iks 8

9 Avdelingsleder skal dokumentere at sjekkliste er gjennomgått og avsluttende evalueringer er utført, herunder skjema for Evaluering av nytilsatt etter 1, 3 og 5 måneder (heretter kalt sjekkliste 3). Sjekklisten inneholder fem deler, herunder en generell vurdering av medarbeideren, mangler ved arbeidsytelsen, mål for tilfredsstillende arbeidsytelse, den nytilsattes egen vurdering av prøvetiden og handlingsplan for oppnåelse av tilfredsstillende arbeidsytelse. Handlingsplanen skal arkiveres og resterende skal makuleres. Avdelingsleder skal avviksrapportere dersom punktene over ikke er fulgt. Det er utarbeidet egen rutine for avviksrapportering. Det fremgår blant annet av rutinen at virksomhetsleder skal gjennomgå avvik sammen med ledergruppa og det skal vurderes tiltak for å unngå lignende avvik. Opplæringssystemet for vikarer innebærer følgende: Avdelingsleder skal oppnevne fadder. Avdelingsleder skal legge frem informasjonsmappe til vikaren til første vakt. Vikaren plikter å sette seg inn i informasjonsmappens innhold i løpet av første måned. Avdelingsleder tar i mot og presenterer den nytilsatte i avdelingen og avtaler dato for opplæringsvakter. Avdelingsleder skal sørge for at taushetserklæring er signert og arkivert i personalmappen. Fadder/avdelingsleder er ansvarlig for å gi vikaren obligatorisk opplæring, herunder sjekkliste for vikar. 6 Sjekklisten innebærer ulike områder for opplæring og det skal dokumenteres når de ulike opplæringstiltakene er gjennomført. Sjekklisten skal være gjennomgått og signert før første 6 Sjekklisten er vedlagt rapporten (vedlegg 3). selvstendige vakt. Sjekklisten skal arkiveres i personalmappen. Avdelingsleder skal innkalle og gjennomføre oppfølgingsmøte med vikaren minst en gang per halvår. Avdelingsleder skal dokumentere at introduksjonsprogrammet er gjennomført på eget skjema 7 som skal arkiveres i personalmappen. Avdelingsleder skal avviksrapportere dersom punktene over ikke er fulgt. 3.3 Vurderinger Rådmannen er ansvarlig for å etablere et internkontrollsystem for omsorgstjenesten. Formålet er å sikre et forsvarlig tjenestetilbud som er underlagt betryggende kontroll. Dette innebærer blant annet å sikre rekruttering av personell med nødvendig kompetanse og sørge for at medarbeiderne får tilstrekkelig opplæring. Fakta viser at omsorgsseksjonen har flere utfordringer knyttet til bemannings- og rekrutteringssituasjonen. Det arbeides med flere av utfordringene gjennom prosjekt arbeidsorganisering, som også skal se på utnyttelse av eksisterende kompetanse i seksjonen. Etter revisjonens oppfatning inneholder kommunens system flere elementer som er egnet til å sikre rekruttering av personell med nødvendig kompetanse. Revisjonen viser til følgende: Alle virksomheter skal utarbeide bemanningsplaner som viser virksomhetens kompetansebehov. Kartlegging av virksomhetens faktiske kompetanse skal gjøres i Visma enterprise. Det er etablert en personalutviklingsgruppe (OPUS) som arbeider spesielt med rekrutteringstiltak. Det finnes rutiner og retningslinjer for tilsetting. 7 Skjema for Dokumentasjon på gjennomført introduksjonsprogram for vikarer (se vedlegg 3). Østfold kommunerevisjon iks 9

10 Hva gjelder elementer som er egnet til å sikre at medarbeiderne får tilstrekkelig opplæring og oppfølging viser revisjonen til følgende: Det skal utarbeides opplæringsplaner som viser den enkelte virksomhets opplæringsbehov. Det er utarbeidet et opplæringssystem for introduksjon av nytilsatte. Systemet skiller mellom fast ansatte og vikarer og inneholder blant annet: o Funksjons- og stillingsbeskrivelser. o Beskrivelse av ulike aktørers ansvar i opplæringen. o Fadderordning. o Sjekklister som viser hva det kreves opplæring i og når det er gjennomført. Nyansatte skal følges opp gjennom oppfølgingssamtaler etter en og tre måneder, samt evalueringssamtale før prøvetidens slutt. Gjennomført opplæring og eventuelle opplæringsbehov som ikke er tilfredsstilt, samt oppfølging, skal dokumenteres ved arkivering av skjema i den enkeltes personalmappe. Oppfølging av ansatte generelt skal sikres ved å ha mål- og utviklingssamtaler minst en gang i året. På dette grunnlag er det revisjonens oppfatning at kommunens system samlet sett fremstår som tilfredsstillende. Østfold kommunerevisjon iks 10

11 4 REKRUTTERING OG OPPLÆRING I PRAKSIS 4.1 Revisjonskriterier Med bakgrunn i beskrivelsen av kommunens system for rekruttering og opplæring i kapittel 3.2, kan følgende kriterier til kommunens praksis utledes: Rekruttering Kompetansebehov skal nedfelles i bemanningsplan. Ansattes kompetanse skal dokumenteres i Visma. Kommunens tilsettingsreglement skal følges ved nyansettelse. Opplæring og oppfølging Det skal utarbeides plan for opplæring. Nødvendige opplæringstiltak skal gjennomføres. Rutine for introduksjon av nytilsatt skal følges. Rutine for introduksjon av vikar skal følges. Avvik skal gjennomgås med ledergruppen og det skal vurderes tiltak for å unngå lignende avvik. Alle medarbeidere skal ha tilbud om mål- og utviklingssamtale minst en gang hvert år. 4.2 Fakta Samtlige av de utvalgte virksomheter beskriver i sine virksomhetsplaner at seksjonens økonomiske ramme er stram og at bemanningssituasjonen er utfordrende. Målene skissert i seksjonens handlingsplan finner vi igjen i samtlige av de undersøkte virksomhetenes virksomhetsplaner. Rekruttering Virksomhetslederne kjenner til OPUS. Gruppen oppleves som bidragsyter i kommunens rekrutteringsarbeid, og det nevnes flere av gruppens tiltak. Videre informerer virksomhetslederne om at de mottar møtereferater fra gruppen, og at disse videresendes og eventuelt tas opp i ledergruppemøter, avhengig av sakenes relevans for virksomheten. Samtlige av de utvalgte virksomhetene har utarbeidet bemanningsplaner. Planen viser antall årsverk på virksomhetene og endringsbehov fra år til år. Det fremkommer minimale behov for endringer i kompetanse 8. Virksomhetslederne opplyser om at de har full oversikt over virksomhetens kompetansebehov gjennom bemanningsplanen. Tre av virksomhetene har kun hjemler for fagstillinger. Imidlertid er flere av stillingene besatt av assistenter 9. I sykehjemmene utarbeides bemanningsplanen på bakgrunn av kommunens pleiefaktor 10. Avdelingsleder inngår også i pleiefaktoren på tross av mange administrative oppgaver. I åpen omsorg er grunnbemanningen konstant og uavhengig av pasientgrunnlag. Dette medfører, ifølge en av virksomhetslederne, at arbeidsbelastningen kan være ulik fra virksomhet til virksomhet og fra periode til periode. Det legges til at dette vil endres ved innføring av aktivitetsbasert finansiering hvor ressursene vil følge pasienten/vedtaket. Fagsjef informerer om at de ansatte selv skal registrere sin kompetanse i Visma.Virksomhetslederne bekrefter at ansvaret er lagt på de ansatte og at alle de 8 Det fremkommer behov for økning på 0,52 årsverk av vernepleier på et av sykehjemmene. 9 Henholdsvis 1,47, 1,6 og 3,5 årsverk. 10 Pleiefaktoren viser hvordan forholdet er mellom antall pasienter og pleiepersonell. Fredrikstad har en pleiefaktor i langtidsavdeling på 0,75. Det betyr at det er 0,75 årsverk per pasient. østfold kommunerevisjon iks 11

12 ansatte er oppfordret til å registrere sin kompetanse. Det varierer fra virksomhet til virksomhet hvorvidt dette har vært et prioritert område. Det er også andre praktiske årsaker til at dette ikke alltid gjennomføres. Her nevnes eksempelvis at flere ansatte ikke har tilgang til systemet og at flere av de ansatte har små stillinger, og ikke prioriterer dette. I revisjonens gjennomgang av registreringer i Visma fant vi at 9 av 14 fast ansatte hadde registrert sin kompetanse i Visma. En av de fast ansatte manglet registrering, mens 4 av registreringene ikke var fullstendige. For vikarenes del viser tilsvarende tall at 13 av 36 vikarer hadde registrert kompetanse i Visma. 14 av vikarene hadde ikke registrert kompetanse og 9 av registreringene var ikke fullstendige. Administrasjonen har også etterspurt dokumentasjon på samtlige virksomheters kompetanse. Dette skal registreres manuelt i et Excel-skjema, og vil ifølge virksomhetslederne gi samme oversikt som fremgår av Visma. Virksomhetslederne stiller spørsmålstegn ved nytteverdien av Visma dersom systemet ikke kan benyttes til å gi slike oversikter og viser til at manuell kartlegging er svært ressurskrevende. Virksomhetslederne informerer om at tillitsvalgte alltid involveres i ansettelsesprosesser. Stillinger lyses som hovedregel ut eksternt. Men det vurderes alltid om det finnes deltidsansatte med ønske om større stillingsandel, om det finnes ansatte som har krav på fast ansettelse etter fireårsregelen eller om stillingen kan benyttes til omplassering. Videre vurderes det om stillingen kan inndras eller om det er endringer i kompetansebehov. Dersom det finnes ansatte med fortrinnsrett, får disse tilbud om stillingen. Innvandrere som er kvalifisert for stillingen, kalles alltid inn til intervju, men språkferdigheter hindrer i flere tilfeller ansettelse. Virksomhetslederne opplyser at de alltid etterspør to referanser, men at dette ikke oppnås i alle tilfeller. Det benyttes mal for referanseintervju og denne oppleves som et et nyttig verktøy. Funksjonsbeskrivelsen ligger til grunn for utlysningsteksten slik at riktig kompetanse etterspørres. En av virksomhetslederne opplever det imidlertid som noe uklart hva som skal fylles inn i malen for stillingsannonse, og opplyser at dette praktiseres ulikt fra virksomhet til virksomhet. Virksomhetsleder ønsker derfor at det utarbeides en veileder som viser hva som skal fylles inn i malens ulike felt. Overdekningsmodell ble prøvd ut på en av virksomhetene for seks år siden. Virksomhetsleder opplevde dette som en god måte å løse bemanningsutfordringer på. For det første medførte det at man alltid hadde noe å gå på ved uforutsett fravær. Videre brukte man ikke ressurser på å skaffe vikar. I testperioden var det også sjelden de faktisk var overtallige. De øvrige virksomhetslederne er enige i at overdekning kan være en god løsning på bemanningsutfordringer. Alle virksomhetene har ansatte med rettigheter etter fireårsregelen. Dette kan medføre at de til tider praktiserer overdekning. De overtallige blir så langt det er mulig plassert inn i vikariater. Det informeres om at dette er en krevende jobb, men at det er helt nødvendig, da de ikke har økonomi til å ha de overtallige på topp. Utover dette er ikke overdekningsmodell vurdert på virksomhetsnivå. En av virksomhetene har innført arbeid hver tredje helg. De øvrige virksomhetene praktiserer helgearbeid ulikt. En av virksomhetene praktiserer arbeid hver fjerde helg, mens en annen virksomhet praktiserer helgearbeid både hver andre, Østfold kommunerevisjon iks 12

13 tredje og fjerde helg. Flere av virksomhetslederne informerer om at de har fått tilbakemeldinger fra administrasjonen om å avvente med innføringen til ny arbeidsorganisering er på plass. Opplæring og oppfølging Utover kartlegging av behov for bemanning foretar virksomhetene kartlegging av kompetansebehov gjennom opplæringsplaner. Samtlige av de utvalgte virksomhetene har utarbeidet en opplæringsplan. Planene inneholder både tiltak som anses som nødvendig for å kunne tilby et forsvarlig tjenestetilbud, men også kompetansehevende tiltak som har til formål å øke kvaliteten på tjenestene.virksomhetene har også plan for internundervisning. Virksomhetslederne opplyser imidlertid om et stramt kursbudsjett, men opplæring som er nødvendig for at virksomheten skal kunne yte forsvarlige tjenester prioriteres og gjennomføres. Det presiseres at det ikke nødvendigvis er kursene i seg selv som er kostbare, men kostnadene knyttet til at det må settes inn vikar. Virksomhetslederne ønsker imidlertid å utvikle kvaliteten på tjenesten gjennom kompetansehevende tiltak. Flere av virksomhetslederne påpeker at mulighet for å tilby de ansatte kurs og videreutdanning vil bidra til å øke de ansattes jobbtilfredshet og påvirke sykefravær i positiv retning, samt bidra til å beholde godt kvalifiserte medarbeidere. Tre av virksomhetene har sykepleiere under videreutdanning i geriatri og akutt geriatri. Videre påpekes det behov for spisskompetanse innen aldersdemens og kreftsykepleie/palliativ omsorg. Tre av virksomhetene har dette som fokusområder i sin opplæringsplan, mens den fjerde virksomheten ikke har kompetanseheving innen demens i sin opplæringsplan. I 3 av 4 virksomhetsplaner for 2011 er kommunens opplæringssystem nevnt som et konkret tiltak for å sikre at ansatte får nødvendig opplæring. For 2012 er dette nevnt som tiltak hos en av virksomhetene. Det er en generell oppfatning blant virksomhetslederne at kommunens overordnede opplæringssystem er for omfattende og ikke tilpasset den enkelte virksomhet. Sjekklistene tar blant annet ikke høyde for at den nyansattes opplæringsbehov varierer avhengig av erfaring og kompetanse. Det er gitt tilbakemeldinger til administrasjonen på at systemet ikke egner seg i praksis, både i 2010 og i 2011, men det er ikke skjedd endringer av betydning de siste årene. En av virksomhetslederne legger til at rutinene har vært forenklet en gang, ved å skille ut opplæringen av vikarer. Virksomhetslederne viser til noe ulikt syn på opplæringssystemet for vikarer. Det fremstår også som noe uklart når dette systemet ble innført og tatt i bruk. En av virksomhetslederne informerer om at opplæringsprogrammet har vært i systemet i 1-2 år, mens en annen opplyser at det først ble tatt i bruk våren Flere av virksomhetslederne uttaler at systemet for opplæring av vikarer fremstår som et godt verktøy, at det fungerer fint og er mindre omfattende. En av virksomhetslederne mener imidlertid at også dette systemet er for omfattende. Østfold kommunerevisjon iks 13

14 Tabell 1: Benyttes følgende skjema i kommunens opplæringssystem (brukerhåndbok 13b) i opplæringen av nyansatte i fast stilling? Skjema: Alltid I stor grad Sjekkliste 1: Sjekkliste for opplæring av nytilsatt Sjekkliste 2: Dokument asjon på gjennomgåt t sjekkliste og opplæring etter ca 1, 3 og 5 måneder Sjekkliste 3: Evaluering av nytilsatt etter 1, 3 og 5 måneder I noen grad I liten grad Aldri Tabellen ovenfor viser at flertallet i stor eller noen grad benytter sjekklisten for fast ansatte. Flertallet benytter imidlertid aldri eller i liten grad de øvrige skjemaene. Tabell 2: Benyttes følgende skjema i kommunens opplæringssystem (brukerhåndbok 13b) i opplæringen av nyansatt vikar? Skjema: Alltid I stor grad Sjekkliste for introduksjon av vikar Dokumentasjon på gjennomført introduksjonsprogram for vikarer I noen grad I liten grad Aldri Tabellen viser at flertallet aldri eller i liten grad benytter skjemaene for vikarer. Revisjonens gjennomgang av personalmapper viste at systemet ikke følges i praksis når det gjelder arkivering av dokumentasjon på gjennomført opplæring. Ingen av skjemaene som skal arkiveres var arkivert. En av virksomhetene har i noen tilfeller arkivert sjekkliste 1, men ingen er fullstendig fylt ut. Samtlige virksomhetsledere er imidlertid sikre på at nyansatte, både fast ansatte og vikarer, får nødvendig opplæring i alt som er relevant for å arbeide i den enkelte virksomhet. Flertallet 11 av avdelingslederne mener at de nyansatte alltid eller i stor grad får tilstrekkelig opplæring. Avdelingslederne svarer at det i stor grad eller alltid gjennomføres opplæring på de fleste områder. 12 Alle nyansatte, både fast ansatte og vikarer, får opplæringsvakter. Virksomhetene praktiserer imidlertid ikke begrepet fadder, men den nyansatte går på topp sammen med veileder, kontaktperson eller annen ansatt på samme vakt, avhengig av turnus. Antall opplæringsvakter varierer mellom to og syv avhengig av vedkommendes kompetanse og erfaring. Virksomhetsleder informerer om at taushetserklæring skal signeres og arkiveres personalmappen i alle tilfeller. Revisjonens gjennomgang av 14 personalmapper viste at taushetserklæring var arkivert i 12 av personalmappene til fast ansatte. I personalmappene til vikarene er taushetserklæring arkivert i Fast ansatt: 9/10 avdelingsledere mener dette er tilfellet i stor grad. 1/10 avdelingsledere mener dette alltid er tilfellet. Vikar: 5/9 avdelingsledere mener dette er tilfellet i stor grad. 1/9 mener dette alltid er tilfellet. 12 Se vedlegg 2 for nærmere opplysninger om hvilke områder som er undersøkt og hvordan svarene fordeler seg. Østfold kommunerevisjon iks 14

15 av 36 tilfeller. I spørreundersøkelsen opplyser flertallet 13 av avdelingslederne at opplæringen alltid omfatter taushetsplikten. Virksomhetslederne informerer om at avdelingsleder er ansvarlig for å avholde oppfølgings- og evalueringssamtale med nyansatt. De ulike avdelingene praktiserer dette ulikt hva gjelder hyppighet og grad av formalitet, men den daglige dialogen mellom avdelingsleder og nyansatt oppleves som god. Flertallet 14 av avdelingslederne opplyser at oppfølgingssamtaler i opplæringsperioden gjennomføres i noen grad. Ifølge 4 av 10 avdelingsledere gjennomføres evalueringssamtaler før prøvetidens slutt i liten grad eller aldri overfor fast ansatte av 9 svarer det samme hva gjelder vikarer. 16 Virksomhetslederne informerer om at det ikke avviksrapporteres dersom systemet ikke følges. To av virksomhetene har utarbeidet informasjonsbrosjyre om sin virksomhet som del av sitt opplæringsprogram. En av virksomhetene har også utarbeidet egne opplæringsrutiner tilpasset sin virksomhet i form av en forenkling av kommunens overordnede system. Virksomhetslederne legger til at når en ansatt ikke fungerer tilfredsstillende i stillingen, blir det dokumentert at vedkommende er fulgt opp. I disse tilfellene gjennomføres det samtale med vedkommende, hvor det blir skrevet et referat og/eller utarbeidet en 13 En av respondentene besvarte spørsmålet med i stor grad, de resterende svarte alltid. Se vedlegg 2 for nærmere opplysninger om hvordan svarene fordeler seg. 14 Fast ansatt: 6/10. Vikar: 6/9. 15 Fast ansatt: 2/10 svarer aldri og 2/10 svarer i liten grad. De resterende svarer i noen grad. 16 Vikar: 4/9 svarer i liten grad og 1/9 svarer aldri. De resterende svarer i noen grad. forventningsavtale som følges opp. I disse tilfellene blir oppfølgingen dokumentert ved at referat og eventuell forventningsavtale arkiveres i personalmappen. Avdelingslederne bekrefter i spørreundersøkelsen at det ved faste ansettelser avholdes samtaler, som dokumenteres ved referat eller forventningsavtale som arkiveres i personalmappen. Hva gjelder vikar er svarene varierende. Avdelingslederne opplyser å avholde samtaler, men det er ulikt hvorvidt dette dokumenteres og arkiveres. 17 Virksomhetslederne informerer om at det tilstrebes å gjennomføre medarbeidersamtaler årlig. En virksomhetsleder legger til at dette varierer fra avdeling til avdeling og at dette arbeidet tar mye ressurser og at det vurderes alternative løsninger, for eksempel å ha samtaler i grupper på fire. En virksomhetsleder uttaler også at det av ressursmessige årsaker ikke alltid prioriteres studenter og ansatte med små stillingsbrøker. 4.3 Vurderinger Som det fremgår av kapittel 3.3 er det revisjonens oppfatning at kommunens system for rekruttering og opplæring er tilfredsstillende. Samtidig må systemet være tilstrekkelig implementert og fungere tilfredsstillende i praksis for å ivareta kravet om betryggende kontroll. Revisjonens gjennomgang viser at dette bare delvis er tilfellet i kommunen. Som et generelt rekrutteringstiltak i kommunen, viser fakta at personalutviklingsgruppen (OPUS) 17 Eksempler på tilbakemeldinger fra avdelingslederne: Ingen dokumentasjon, men innkalt til samtale som førte til flere opplæringsvakter. Ble dokumentert og lagt i min personlige mappe på pc. Østfold kommunerevisjon iks 15

16 oppleves som en bidragsyter i rekrutteringsarbeidet. Fakta viser at de utvalgte virksomhetene følger rutiner og retningslinjer for tilsetting. Videre har samtlige av de undersøkte virksomhetene utarbeidet bemanningsplaner. Revisjonen er imidlertid usikre på bemanningsplanens funksjon. Som eksempel vises det til at flere av virksomhetene kun har hjemler for fagstillinger, mens flere av stillingene i realiteten er besatt av assistenter. I bemanningsplanen står disse årsverkene oppført som hjelpepleiere uten at endringsbehov fremkommer. Etter revisjonens vurdering vil dette kunne redusere bemanningsplanens funksjon som styringsverktøy hva gjelder kartlegging av virksomhetens faktiske kompetanse i forhold til kompetansebehovet. I tillegg til at bemanningsplanene ikke fullt ut viser den kompetansen virksomhetene reelt sett besitter, viser våre funn at kravet om registrering av de ansattes egen kompetanse ikke etterleves. De ansatte har selv et ansvar for å registrere sin kompetanse i Visma. Revisjonens gjennomgang viste manglende eller ufullstendige registreringer hos flertallet av de som er ansatt de siste tre årene. Resultatet av dette er at det ikke kan hentes ut oversikt over virksomhetenes eller kommunens samlede kompetanse. Dette bekreftes ved at virksomhetslederne har blitt bedt om å utarbeide manuelle oversikter over den kompetansen virksomheten innehar. Etter revisjonens oppfatning representerer dette en dårlig utnyttelse av systemet, og medfører økt arbeidsbelastning på virksomhetslederne. Hva gjelder systemet for opplæring og oppfølging viser fakta at samtlige av de undersøkte virksomheter har utarbeidet opplæringsplaner. Virksomhetslederne informerer imidlertid om begrensninger i opplæringstilbudet av ressursmessige årsaker, men at opplæring som er nødvendig for å yte forsvarlige tjenester prioriteres. Fakta innhentet gjennom intervju og spørreundersøkelse viser at virksomhetsleder og avdelingsleder mener at tilstrekkelig opplæring av nytilsatte, både vikarer og fast ansatte, gis i stor grad. Samtidig er praktiseringen av opplæringssystemet etter revisjonens vurdering mangelfull. For det første viser mappegjennomgangen at skjemaene som skal dokumentere at opplæring faktisk er gitt og eventuelle opplæringsbehov, ikke arkiveres. Videre foreligger det heller ikke dokumentasjon på at oppfølgings- og evalueringssamtaler er gjennomført. Manglende praktisering begrunnes med at systemet er for omfattende, samt at det ikke tar hensyn til den ansattes kompetansenivå ved ansettelse. Det uttrykkes i stor grad behov for forenkling og tilpasning av systemet på virksomhetsnivå. Kravet til forsvarlige tjenester forutsetter at den enkelte medarbeider har nødvendige kvalifikasjoner og kompetanse til å utføre oppgavene de blir tildelt. Vi har ikke fakta som tilsier at opplæringen som gis på den enkelte virksomhet er mangelfull. Revisjonen er i utgangspunktet enige i at opplæringssystemet kan fremstå som omfattende. Det er imidlertid vår oppfatning at opplæring og oppfølging må dokumenteres i større grad slik at rådmannen oppnår betryggende kontroll. En mer effektiv bruk av systemet vil ivareta dette. Med dette mener vi ikke at det nødvendigvis må gis opplæring i et område hvor medarbeideren vurderes til å ha tilfredsstillende kompetanse, men at dette må dokumenteres i sjekklisten/skjema. Østfold kommunerevisjon iks 16

17 5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Som det fremgår av revisjonskriteriene er rådmannen ansvarlig for å etablere et internkontrollsystem for omsorgstjenesten. Formålet er å sikre et forsvarlig tjenestetilbud som er underlagt betryggende kontroll. Dette innebærer blant annet å sikre rekruttering av personell med nødvendig kompetanse og sørge for at medarbeiderne får tilstrekkelig opplæring. Det er revisjonens oppfatning at kommunen samlet sett har utarbeidet et forsvarlig system som ivaretar kravene til internkontroll i forbindelse med rekruttering og opplæring. Men dersom et internkontrollsystem skal ha en reell funksjon må systemet være tilstrekkelig implementert og fungere tilfedsstillende i praksis. Etter revisjonens oppfatning viser fakta at kommunens praksis fremstår som tilfredsstillende på flere områder. Våre funn viser at systemet for rekruttering benyttes ved tilsettinger. Videre har alle undersøkte virksomheter utarbeidet bemannings- og opplæringsplaner i tråd med overordnede føringer. Det fremstår også som om nødvendig opplæring og kompetansehevende tiltak gjennomføres i praksis. Samtidig har revisjonen avdekket enkelte forhold som bør påpekes. For det første er vi usikre på bemanningsplanens funksjon som styringsverktøy, når den ikke viser forholdet mellom virksomhetens faktiske kompetanse og kompetansebehov. For det andre registrerer ikke alle de ansatte egen kompetanse i Visma, slik som forutsatt. Dette medfører manglende oversikt over hvilken kompetanse kommunen innehar og eventuelle kompetansebehov, samt at det medfører unødvendig ressursbruk for å fremskaffe dette. For det tredje er det ikke fast praksis for å dokumentere gjennomført opplæring, eventuelle opplæringsbehov eller oppfølging. Revisjonens har undersøkt praksis ved 4 av 20 virksomheter. Funnene på disse virksomhetene og de tilbakemeldingene revisjonen har fått er entydige. Gitt at bemannings- og ressurssituasjonen ved øvrige virksomheter er som for disse fire, kan det derfor være grunn til å anta at tilsvarende praksis kan forekomme også på andre virksomheter. På dette grunnlag anbefaler revisjonen at kommunen bør: vurdere om bemanningsplanene utarbeides riktig hva gjelder kartlegging av kompetanse. vurdere om kravet til at ansatte skal registrere egen kompetanse i Visma er hensiktsmessig, gitt at systemet skal danne grunnlag for kompetansekartlegging. vurdere å innføre kontrollrutiner som sikrer at de ansatte foretar riktig registrering av kompetanse i systemet (anbefalingen forutsetter at kommunen opprettholder kravet om at de ansatte selv skal registrere og at Visma skal benyttes som kompetansekartleggingssystem). vurdere å gjøre opplæringssystemet mer anvendelig og/eller implementere systemet på en slik måte at opplæring og oppfølging i større grad dokumenteres. Rolvsøy, 7. november 2012 Lene Brudal (sig.) forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 17

18 6 RÅDMANNENS KOMMENTARER Østfold kommunerevisjon iks 18

19 VEDLEGG Vedlegg 1: Utledning av revisjonskriterier Ifølge kommuneloven skal Rådmannen ( ) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er utarbeidet forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. I tillegg til dette har Helsedirektoratet og Kommunenes sentralforbund (KS) utgitt ulike retningslinjer på området. Disse anses å være synonymt med god praksis. I henhold til internkontrollforskriften 2, jf. helsetilsynsloven 3, er kommunen pålagt å etablere et internkontrollsystem for omsorgstjenesten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. I henhold til forskriftens 4 innebærer dette blant annet at kommunen må iverksette kontrolltiltak i form av nødvendige prosedyrer, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av loven. Dette er ifølge Helsedirektoratets veileder den største delen av internkontrollsystemet og bør inneholde administrative og faglige rutiner, samt rutiner for avvikshåndtering. 19 Internkontroll innebærer også å sikre at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdighet i tilknytning til kommunens kontrolltiltak, samt aktuelt fagområde. Dette forutsetter at virksomheten kartlegger kompetansebehov og rekrutterer personell med nødvendig kompetanse, samt sørger for at alle medarbeidere får tilstrekkelig opplæring. Ressursbehovet 18 Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september nr IS-1183 Hvordan holde orden i eget hus, Internkontroll i sosial- og helsetjenesten. kan tydeliggjøres gjennom opplæringsplaner og opplæringsbudsjett. Opplæringstiltak kan være kurs, veiledning og mentorordninger. Det faglige kravet til kommunenes omsorgstjenester er at de skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 4-1. I henhold til lovens forarbeider er kravet om forsvarlighet en rettslig standard og innebærer at innholdet bestemmes av normer utenfor loven, herunder anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige etiske normer. 20 Disse normene danner grunnlag for å fastlegge god praksis, og hvor grensen til det uforsvarlige går. For å oppfylle forsvarlighetskravet må tjenestene ha en tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i tilstrekkelig omfang. Videre beskriver forarbeidene at en avgjørende faktor for å kunne yte forsvarlige tjenester er den ressursen personalet 21 utgjør. Virksomheten må sørge for tilstrekkelig bemanning og at personalet har nødvendige kvalifikasjoner og kompetanse til å utføre oppgavene de blir tildelt. Det er kommunen som er ansvarlig for å sikre tilstrekkelig fagkompetanse og tilrettelegge helse- og omsorgstjenestene slik at personalet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter, jf. helse- og omsorgstjenesteloven Prop.91 L ( ) Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). 21 Tjenester på sykehjem og i virksomhet åpen omsorg utføres av helsepersonell, jf. helsepersonelloven 3. Det vil si personer med autorisasjon/lisens etter lovens 48 og 49, eller personell i omsorgstjenesten som utfører handlinger med pleie- og omsorgsformål. Østfold kommunerevisjon iks 19

20 KS har gitt Asplan Viak AS og Fafo 22 i oppdrag å utrede enkelte aspekter ved kommunesektorens strategiske kompetansearbeid. Rapporten beskriver at riktig og god kompetanse sikrer kommunen kvalitet i tjenestene, effektiv ressursutnyttelse, innovasjon, utvikling og et godt omdømme som en attraktiv arbeidsplass. 23 Dette krever strategisk planlegging og forutsetter at kommunen har kartlagt hvilken kompetanse kommunen trenger for å nå sine mål. Videre må kommunen analysere den kompetansen den allerede innehar for å identifisere om nødvendig kompetanse kan fremskaffes gjennom mobilisering av egne medarbeidere, gjennom utvikling av medarbeiderne eller om kompetansen må skaffes gjennom rekruttering eller samarbeid med andre. Helsedirektoratet har utgitt veileder for gode tilsettinger. Det følger av denne at arbeidsgiver er ansvarlig for å ha gode rutiner ved tilsetting av helsepersonell. 24 Rutinene må være en del av virksomhetens kvalitetssystem. Helsedirektoratet anbefaler at arbeidsgiver alltid gjennomfører intervju, kontakter minst to referanser, inkludert siste arbeidsgiver, ber om dokumentasjon på tidligere arbeidsforhold, er oppmerksom på opphold i CV en, kontrollerer helsepersonellregisteret og undersøker eventuelle begrensninger i lisens. Anbefalingene gjelder også helsepersonell rekruttert gjennom vikarbyrå. Arbeidsgiver bør sikre at den som tilsettes har tilstrekkelig språkferdighet og kommunikasjonsevne for stillingen, anses som personlig egnet og har faglige kvalifikasjoner for stillingen. KS har i samarbeid med arbeidstakerorganisasjoner utarbeidet veileder i oppfølging av nyansatte. 25 Her oppfordres kommunene til å ha fokus på oppfølging av nyansatte. Det er opp til kommunen selv hvordan man ønsker å introdusere den nyansatte. Arbeidsgiver er ansvarlig for å gjennomføre nyansattsamtale, gjerne med oppfølgingssamtaler. Introduksjonen kan også inneholde fadderordning og nyansattdag i kommunen. Videre beskriver KS det som nyttig å benytte seg av sjekkliste for å kartlegge opplæring, tidsforløp og ansvarsforhold. Sjekklisten bør tilpasses virksomhetens art. I tillegg til dette kan det innføres veiledning for nyutdannede og uerfarne medarbeidere. KS beskriver fast veiledning som en god investering, da dette øker sannsynligheten for at medarbeideren vil stå i jobben over tid, i tillegg til å forebygge sykefravær og utbrenthet. Internkontrollen må dokumenteres i den grad det er nødvendig i forhold til virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, jf. forskriftens 5. Videre skal internkontrollen til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. Dette kan ifølge Helsedirektoratet eksempelvis gjøres gjennom funksjonsbeskrivelser, ansettelsesavtaler, kompetanseoversikter, kartleggingsskjema for kompetansebehov og oversikter over gjennomførte opplæringstiltak og deltakere Institutt for arbeidslivs- og velferdsforskning. 23 KS rapport Strategisk kompetanseutvikling i kommunene. 24 IS-1902 Gode rutiner -gode tilsettinger, Veileder for arbeidsgivere i helsetjenesten ved tilsetting av helsepersonell. 25 KS hefte Oppfølging av nyansatte. 26 IS-1183 Hvordan holde orden i eget hus, Internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Østfold kommunerevisjon iks 20