Prosjektforslag (mandat) for digitalisert forvaltning av HR og lønn

Transkript

1 Prosjektforslag til godkjenning av prosjektoppstart og planleggingsfasen Beslutningspunkt 1 (BP1) Prosjektforslag (mandat) for digitalisert forvaltning av HR og lønn Denne malen brukes til alle forslag til prosjekter som skal opp til beslutning i hhv. Rektors ledermøte eller fakultetsvise lederfora. Dette dokumentet skal gi en kortfattet beskrivelse av prosjektforslaget. Øvrig dokumentasjon kan vedlegges. Prosjektopplysninger: Prosjekt-tittel (maks 20 tegn): Avdeling/Fakultet/Enhet: Prosjekteier: Forslagstiller: Prosjektleder: E-HR (Elektronisk HR og lønnsforvaltning) Avdeling for ressursutvikling og infrastruktur (HR og økonomi) Geir Haugstveit (Avdeling HR) Avdeling HR (Geir Haugstveit), Avdeling økonomi (Torill Eriksson) Joakim Fredriksen (avdeling HR) Nåsituasjon utfordringer og prosjektet går ut på: Nåsituasjon på området: Administrasjon av arbeidstakeres arbeidstidsføring og fraværsføring er i dag delvis digitalisert. Fravær føres i HiOAs lønns- og personalforvaltningssystem (SAP) av HRmedarbeidere eller Økonomiavdelingen. Prosessen frem til registrering i SAP er imidlertid papirbasert. Arbeidstid registreres av den enkelte TA-ansatte i excelskjema. Medarbeideren må skrive ut skjemaet og sende til leder for signering. Leder må så sende skjemaet til HRmedarbeideren/eller vedkommende som fører fravær, som puncher fraværet i SAP. Excelskjemaet fungerer greit for heltidsstillinger, men dårlig for deltidsstillinger. Det kan oppstå regnefeil i skjemaet dersom en deltidsstilling har fravær, som kan føre til overdreven plusstid eller overdreven negativ tid. Det kan ta mellom 1-3 uker før HR-medarbeidere mottar skjemaene og får fraværet registrert riktig hver måned. Det finnes ingen andre oversikter over medarbeideres arbeidstid utover excelskjemaet. Excelskjemaene må derfor oppbevares fysisk i permer o.l. En leder som ønsker oversikt over medarbeideres arbeidstid må da kontakte HR-medarbeider for innsyn skjemaene. Det hender at det oppstår feil i excelskjemaet. Den ansatte må da kontakte HR for hjelp med å finne ut hvor feilen ligger. Alt fravær skal registreres i excelskjemaet. I tillegg benytter man egne søknadsskjema for egenmelding, permisjoner og ferie. Medarbeider må fylle ut skjemaene, ta utskrift, sende til leder for signering, som oversender til HR-medarbeider for punching. Registreringer som påvirker lønnsutbetaling kan kun registreres av saksbehandlere i Økonomiavdelingen. Det er opptil tre steder (arbeidstidsskjema, fraværsskjema og kalender) en medarbeider registrerer fravær. Det hender at man oppdaterer kun ett sted, uten å oppdatere andre steder. Dette innebærer oppfølgingsarbeid fra HR-medarbeidere, og usikkerhet for ledere. Ved nytilsettinger og endringer i tilsatteopplysninger (slik som permisjoner, eller at en ansatt slutter) må man i dag taste inn samme data i ulike systemer (BAS og SAP). Det er ulike personer som taster inn i systemene, og det hender relativt ofte at data ikke samstemmer. Da er det vanskelig å vite hva som er riktig. Dette er en av grunnene til at fakultetene operer med skyggearkiv på feltet. Saksbehandlere gir utrykk for at det er uklart hvor integrert BAS og SAP er. Videre fører et grensesnitt mellom Berg-Hansen og BAS til at uriktige opplysninger blir brukt i reisebestillinger. Det kan ha store konsekvenser om den tilsattes

2 Prosjektforslag for E-HR Side 2 av 7 navn på passet og flybilletten avviker. Funksjonalitet for reiseregninger er implementert i SAP, men det mangler en omforent arbeidsprosess. Dagens prosess er uklar, og vi ser at det fortsatt sendes bilag per internpost som fysiske vedlegg. Det må redegjøres om dette bør sendes som elektroniske bilag i SAP. Det sendes ut flere tusen arbeidskontrakter for timelærere årlig. Dette fordrer mye papirarbeid, scanning og utskrifter med signatur. Det kan oppnås store gevinster i å innføre digital signatur for mottaker. Prosjektet skal også kartlegge mulige gevinster ved å la timelærere registrere arbeidstid direkte i SAP portalen. Rapporteringsmulighetene i SAP oppleves som mangelfulle. Det vil bli iverksatt arbeidsgrupper for å vurdere behov og drøfte løsningsforslag. Sykefraværsoppfølging er i dag en manuell prosess hvor det forekommer forsinkelser i oppfølgingen. DFØ har nylig lansert sykefraværsoppfølging som funksjonalitet i deres standard SAP løsning. Prosjektet vil følge piloteringen av denne modulen og utlede forslag til implementering av funksjonaliteten i HiOA. Videre mangler det en langsiktig digitaliseringsstrategi på områder innen kompetanseutvikling. Herunder; karriereplaner, bemanningsplaner, plattform for e-læring, og medarbeidersamtaler. E-HR vil gjennomføre utredninger via arbeidsgrupper (workshops) på området og utlede behov og løsningsforslag. Utfordringer: Avklaringer knyttet til skillet mellom UF-tilsatte og TA-tilsatte grunnet ulike regler for arbeidstid. Det må avklares hva som er minstekravet for å etterleve regelverk. Det finnes ikke et eksklusivt autoritativt system for HiOA. BAS og SAP er autoritative på hver sine områder. Det er behov for å avklare policy på området, samt å sette opp et grensesnitt mot folkeregisteret for å bedre kvalitet på personaldata. Motvilje i organisasjonen mot å ta i bruk et nytt system. Motviljen kan være av både organisatorisk («enda ett nytt system vi blir pålagt») og politisk (man kan motsette seg motivasjonen for systemet) karakter. Dersom ikke SAP møter HiOAs krav til selvbetjeningsløsning for tidregistrering må det implementeres et nytt system hvor DFØ er avskrevet et hver ansvar for drift og videreutvikling. Prosjektet har identifisert 7 hovedprosesser som skal følges opp, og vil ha ca 50 leveranser. Bemanningen i prosjektet er kritisk, og fremdriften avhenger av at det kan allokeres ressurser til prosjektet. Denne allokeringen er bindene og prosjektdeltageren må fritas fra sitt daglige arbeid for å kunne arbeide med sine leveranser. Prosjektet går ut på: 1. Arbeidstid og fravær a. Det skal implementeres en selvbetjeningsløsning for digital tidregistrering. Scope og løsningsleverandør avklares innen DFØ er foretrukken samarbeidspartner, og SAP er foretrukken løsning. Beslutning vil tas på bakgrunn av løsningsdemonstrasjon fra DFØ den 14. oktober. Denne prosessen har prioritet. b. Det må innføres MSS (portalfunksjonalitet for leder). Dette er en forutsetning for å ta i bruk tidsregistrering i portal dersom SAP velges. c. Det skal vurderes om timelærere skal bruke tidregistrering i portal

3 Prosjektforslag for E-HR Side 3 av 7 2. Datakvalitet a. Denne hovedprosessen vil kjøres av IT, men eies av E-HR prosjektet. Det skal settes opp et grensesnitt mellom BAS og folkeregisteret for å kvalitetssikre personaldata. Det må videre bestemmes om SAP eller BAS skal være autoritativ kilde for denne type personaldata, og en prosess for dataregistrering og datavask må etableres. b. Ideell løsning omfatter at DFØ setter opp grensesnitt mellom SAP og folkeregisteret. Dette er etterspurt tidligere uten effekt. Vi forventer ingen umiddelbar løsning fra DFØ på området, men ønsker å fremme forslaget på nytt via SAP-HRs arbeidsutvalg. 3. Reiseregninger a. Det skal utarbeides en entydig prosessbeskrivelse for refusjon av reiseutlegg. Prosjektet skal også ta stilling til om vi kan effektivisere dagens prosess ved å sende bilag elektronisk i SAP. I dag er det svært ulik praksis for registrering av reiseregninger. Det finnes heller ingen klar prosess for hvordan reiser skal forhåndsgodkjennes. Denne funksjonalitet finnes allerede i SAP og krever ingen videre utvikling. 4. E-signatur a. Særlig innen timekontrakter ser vi store gevinster ved å innføre digital signatur. Det finnes funksjonalitet for e-signatur i P360, men ikke for mottaker. Det utstedes rundt 3200 timelærerkontrakter på årlig basis. Denne prosessen vil kunne forenkles betydelig ved innføring av juridisk godkjent e-signatur. 5. Sykeoppfølging a. DFØ piloterer sykeoppfølgingsmodul i SAP på HiNT. E-HR prosjektet ønsker å trekke på erfaringer fra HiNT og vurdere behov og gevinstrealisering av tilsvarende løsning i HiOA. Denne SAP modulen fordrer i likhet med tidregistrering i SAP at det finnes portalfunksjonalitet for leder (MSS). 6. Kompetanseutvikling a. HiOA mangler i dag en langsiktig strategi for å digitalisere utviklingsarbeid innen HR. Her finnes det mange muligheter for økt bruk av digitalisering, men DFØ har per i dag ingen forpliktelser eller planer om å tilby denne typen løsning. E-HR vil gjennomføre utredninger via arbeidsgrupper (workshops) på områdene; kompetanseutvikling, e-læring, medarbeidersamtale, karriereplaner, og hvordan disse strategiske verktøyene kan tilpasses HiOAs personalpolitikk og eksisterende digitale løsninger. E-HR prosjektet vil belyse behov og vurdere gevinster av et slikt system gjennom workshops. E-HR vil også følge pågående initiativ i kunnskapsdepartementet og øvrig aktivitet i sektoren. 7. Rapportering a. SAP har svært store muligheter innen rapportering, men tilgjengeligheten oppleves begrenset blant ledere. SAP har en serie standardrapporter og muligheten for å generere skreddersydde rapporter via ad-hoc query. Skreddersydde rapporter fordrer svært høy kompetanse i SAP. Det må vurderes om vi kan gjøre relevant data lettere tilgjengelig gjennom bredere utvalg av standardrapporter, eller

4 Prosjektforslag for E-HR Side 4 av 7 arrangere kursing innen SAP rapportering. Brukernes behov: Antatte brukere/ brukergrupper: HR-medarbeidere og fraværsførere Lønnsmedarbeidere i FA Alle ledere på HiOA Alle administrativt tilsatte på HiOA Alle tilsatte på HiOA (det skal gjennomføres interessentanalyse i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan) Brukernes (brukergruppers) antatte behov: Alle brukergrupper ønsker færrest og enklest mulige systemer og rutiner HR-medarbeidere redusere tid brukt på punching og oppfølging av registrering av arbeidstid og ferie Lønnsmedarbeidere i FA redusere tid brukt på punching (og oppfølging av registrering av arbeidstid og ferie) Alle ledere på HiOA lettere få HR-data og statistikk Alle administrativt tilsatte på HiOA enkelt kunne registrere og holde oversikt over egen arbeidstid og fravær. Alle tilsatte på HiOA enkelt kunne registrere og holde oversikt over eget fravær Knytning til HiOAs overordnede strategi og mål - Faglig interesse for oppdrags- og bidragsprosjekter: Sett ett kryss: Utdanning FoU Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økn. ressurser (administrasjon) Forankring Strategi2020. Prosjektet bygger opp under HiOAs mål på å utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer. Leveranser og Gevinster (hva ønskes oppnådd): Leveranser: 1.1 Styrende dokument og prosess 1.2 Valg av digital løsning 1.3 BP1 2.1 Løsningsworkshop 2.2 Overordnet opplæringsplan 2.3 Revidert prosjektplan 2.4 BP2 3.1 Konfigurere løsning 4.1 Detaljert opplæringsplan 4.2 Opplæring av superbrukere 4.3 Opplæringsmateriell 4.4 Etablere hypercare 5.1 Gjennomføring av opplæring del Evaluering av pilot 6.1 Gjennomføring av opplæring del BP3 7.1 Hypercare 7.2 BP4 X

5 Prosjektforslag for E-HR Side 5 av 7 Antatte gevinster: Har med gevinstrealisering å gjøre, og hvilken virkning det skal ha for målgruppen/brukerne at prosjektet har levert konkrete leveranser: Eksempel: Nye digitale løsninger kan gi en innsparing på 5-20% eller % av et årsverk innen HR på fakultetsnivå. Denne besparelsen vil frigjøre arbeidskapasitet til å jobbe med strategiske HR-oppgaver Færre feil i personaldata (herunder navn på tilsatt) Enklere sykefraværsoppfølging Elektronisk signatur vil gi vesentlige besparelser i manuelt papirarbeid Omforent standardisert prosess for reiserefusjoner vil gi færre feil Ledere opplever å ha lettere tilgang til statistikk innen HR-relaterte tema. Ledere opplever å ha tilgang til bedre statistikk innen HR-relaterte tema Ansatte opplever en enklere arbeidshverdag hvor man bruker mindre tid på å holde oversikt over eget ansattforhold. Prosjektforslaget innebærer følgende arbeidsomfang (internt og evt. eksternt) Hovedfaser/Leveranser/milepæler/aktiviteter Forberedelsesfase Kommunikasjonsplan Etablere prosjektorganisasjon (arbeidsgruppe, styringsgruppe m.m.) Valg av digital løsning Milepæl BP1 Tidsperiode September oktober 2014 Spesifikasjonsfase Gjennomføring av workshops innen alle hovedprosesser Løsningsnotater for samtlige hovedprosesser Milepæl BP2 Utviklings- og testfase Løsningskonfigurasjon Test Realiseringsfase Opplæringsaktiviteter Første Idriftsettelse Gjennomføring av pilot for SAP tidregistrering Evaluering November februar 2015 Mars mai 2015 Juni august 2015 September november 2015 Andre Idriftsettelse Gjennomføring av utrulling for SAP tidregistrering for hele HiOA Desember -januar 2016 Hypercare Gjennomføring av beredskap Avslutning av prosjektet BP4 Februar - mars 2016 Tidsplanen er tentativ og vil avhenge av hvilke valg man tar i spesifikasjonsfasen. Det er lagt inn en leveranse som omfatter revidert leveranseplan og prosjektplan i denne fasen, som blir fremstilt for godkjennelse i BP2.

6 Prosjektforslag for E-HR Side 6 av 7 Grad av IT-endring Grad av endring Ingen endring Kommentar Noe endring i eksisterende systemer X Dersom man går for SAP som tidløsning vil det medføre enkle endringer i nåværende SAP løsning. Noe konfigurasjon i BAS vil også inngå (opprettelse av grensesnitt mot FR). Betydelig systemendring i nåværende system(er) Innkjøp av nytt system, software osv. X Dersom man ikke går for SAP tidregistrering må det anskaffes et nytt system. Det vil også kunne bli innkjøp av mindre løsning innenfor elektronisk signatur og lettere konfigurering av P360. Kompetanse ressurser: Prosjektet vil kreve følgende kompetanse: - God kjennskap til IT-systemer på feltet, samt kompetanse innenfor programmering - SAP-erfaring på superbrukernivå - Erfaring med HR og lønnsoppgaver i HiOA Prosjektet vil kreve involvering av følgende avdelinger eller fakultet ved HiOA: - HR på alle fakultet og i FA - Økonomi i FA - Representanter for ansatte - IT Finansieringsplan: Type Navn på kilde Beløp i tusen Egen ramme Innarbeidet i langtidsbudsjett for HR ( ) Øremerkede midler KD Interne overføringer Andre inntekter Andre inntekter Sum Kostnadsoverslag for prosjektforslaget: Type kostnad Interne uke-, måneds- eller årsverk Innkjøp (programvare, materialer, opplæring etc) Ca antall ukeverk eller kr ca 200 ukeverk ukjent Konsulenttjenester ,- Øvrige kostnader Investeringer (systemer, plattform) Evt. eksterne samarbeidspartnere: Type, evt. navn Uninett Ukjent (dersom SAP velges som tidregistreringsløsning vil denne posten være 0,-) Kort forklaring på hvorfor Samarbeid med sektoren om fellesløsninger DFØ Utvikling og testing av SAP moduler. Opprettelse av brukertilganger til SAP-system. Presentasjon av demo for tidregistrering

7 Prosjektforslag for E-HR Side 7 av 7 Innstilling fra beslutningsmøte (rektors ledermøte/hioas toppledermøte, fakultetsvise ledermøte) med begrunnelse: Budsjettdisponeringsmyndighet:<Navn> Signatur Godkjent dato: <dd.mm.åå> Evt. vedlegg: - Telefonintervju med HR-sjefer på fakultet, datert juni og august 2014.