Saksframlegg i et klart språk. ved Åse Toril Krågsrud, alias Frøken Språk

Transkript

1 Saksframlegg i et klart språk ved Åse Toril Krågsrud, alias Frøken Språk

2

3 «Frist for å klage over enkeltvedtak er tre uker, jf. fvl 29, og klagefristen er således oversittet. Kommunen finner imidlertid å skulle realitetsbehandle klage i medhold av fvl 31. Kommunen har også besluttet å behandle klage, slik den var opprinnelig ment i klage av og , i forhold til behandlingsgebyret for byggesaksbehandlingen.»

4 Kontekst for skribenter i offentlig sektor Vi skal ha ryggen fri! Det må vi ikke skrive! Frykt for sanksjoner Advokater og domstoler Det pleier vi ikke å skrive! Språkkultur Det blir for overflatisk! Det har vi ikke tid til! Faglig identitet/stolthet Ressursproblemer

5 Ord for dagen: «Det er ingen mangel ved en tekst at den er forståelig» Per Egil Hegge

6 Ord for dagen: «Språket kan brukes som verneustyr eller griperedskap» Professor Arne Johansen, institutt for informasjon og medievitenskap, UiB

7 Klarspråk: Et språk som gjør at målgruppa både kan forstå, finne og bruke informasjonen. Handler om ordlyd, struktur og visuell utforming. Klarspråk er å tenke på teksten som en samtale. Det er ingen ulempe om en forstår alt på første gjennomlesing!

8 Budsjett- og økonomiplan Mål/prioritet for budsjettåret: Sørge for at kommunens dokumenter er lesbare og forståelige: - sakspapirer - nettsider - informasjon til publikum + Regjeringen: «En enklere hverdag for folk flest» Forenkling av offentlig sektor Klart språk i kommunene (KS)

9 Hvem er målgruppa for saksframlegg? 27 kommunestyrepolitikere Hvem er våre 27 kommunestyrepolitikere? FOLK FLEST

10 Frøken Språks fem tips til klart språk i saksframlegg

11 1) Skriv en informativ og god overskrift

12 Eksempler på mindre gode overskrifter Finansrapport 2014 Kommunens finansrapport for 2014 Interpellasjon fra Kristin Myrås Interpellasjon om bruk av eksotiske dyr på sirkus fra Kristin Myrås Litt for generelle overskrifter

13 Eksempler på mindre gode overskrifter Prosjekt 606 Nytt sykehjem og omsorgsboliger på Skjervum behandling av anbefalinger i rapport fra forstudie 2016, og igangsetting av forprosjekt Nytt sykehjem og omsorgsboliger på Skjervum Litt for spesifikke, og dermed lange, overskrifter

14 Vær konkret i overskriften! Vedtak om barnehageutvidelse i Gran kommune Utvidelse av Solheim barnehage Ny avdeling i Solheim barnehage Utvidelse til 128 plasser i Solheim barnehage Utvidelse til 25 nye plasser i Solheim barnehage

15 Unngå innholdsløse ord som «i henhold til», «vedrørende» osv. Hvordan skrive gode overskrifter? Gi politikeren nok informasjon; kun ett ord blir for lite spesifikt Bruk gjerne hele setninger, men bruk aldri punktum til slutt! Husk rettskriving; sett ikke punktum og bruk ikke BARE STORE BOKSTAVER Ikke la overskriften bli for omfattende og teknisk

16 2) Bruk tid på en god oppsummering

17 Maksimum 400 tegn

18 Eksempel på en god nok oppsummering

19 Oppsummering - ikke samme som bakgrunn

20 Hvordan skrive en god oppsummering? Lage den kort maks 400 tegn Svare på spørreordene: hvem, hva, hvorfor og hvordan eventuelt når Velge ut kun det viktigste oppsummering er ikke bakgrunn for saken og en kan heller ikke gjenta alle momenter i kortform Ikke bruke vanskelige ord enda viktigere enn for resten av saksframlegget

21 3) Skriv gjerne kort men det er viktigere å skrive klart enn kort

22 Å skrive kort er en kunst I forbindelse med å skrive kort og konsist er det knyttet mange utfordringer. Det er utfordrende å skrive kort og konsist. Det ble i fjor gjennomført en undersøkelse av saken i regi av Justisdepartementet Justisdepartementet undersøkte saken i fjor.

23 Du kan alltid fjerne litt til Slett eller skriv om de første linjene Det tar tid før vi får samlet tankene. Dessverre bruker vi ofte tastaturet til å samle tankene. Vi rekker skrive ganske mye før hjernen kommer i marsjfart. Slett gjentagelser «Vi etterlyser kreative mennesker som kan bidra med innovative ideer og nyskapende løsninger.» betyr omtrent det samme som: «Vi er ute etter innovative løsninger.» (Det er stort sett kreative mennesker som kommer opp med slike.)

24 Du kan alltid fjerne litt til Slett overflødige ord På det nåværende tidspunkt, med den informasjonen vi har tilgjengelig i dag, har vi ikke full oversikt over hvor mye dette har kostet skattebetalerne, men vi er i ferd med å gjennomføre undersøkelser som skal avdekke hele kostnadsbildet.» Vi vet ennå ikke hvor mye dette har kostet. Det skal vi finne ut.

25 Du kan alltid fjerne litt til Slett unødvendige og forvirrende detaljer Partnerskapsordninga i Oppland har eksistert i vel 10 år, der Oppland fylkeskommune, som ledende regional utviklingsaktør, har inngått partnerskapsavtaler med alle de samarbeidende kommunene om utviklingstiltak som skal gi merverdi for regionen. Partnerskapsordninga i Oppland har eksistert i vel ti år. Oppland fylkeskommune har inngått partnerskapsavtaler med alle kommunene om utviklingstiltak. På godt norsk: Cut the crap, kill your darlings, og skill mellom nice to know og need to know

26 Skriv gjerne kort, men luft og tabeller er viktigere Tabeller kan lette lesbarheten

27 Tabeller kan lette lesbarheten

28 Bruk mellomoverskrifter og luft

29 4) Unngå tungt språk

30 Passive formuleringer gjør ansvarsforholdet diffust

31 Erstatt substantiv med verb Gran kommune praktiserer samtidig behandling av årsbudsjett og økonomiplan. Gran kommune behandler årsbudsjett og økomomiplan samtidig.

32 Forklar fagbegreper Ambulerende skjenkebevilling

33 Forklar fagbegreper

34 Forklar fagbegreper Skill mellom fagbegreper og vanskelige ord - vanskelige ord kan oftest erstattes med synonymer - fagbegreper må forklares Forklar også forkortelser skriv alltid ordet helt ut første gang du bruker det, forkortelse i parantes Eksempler: Integrasjons- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) Vann- og avløpsanlegg (VA-anlegg)

35 Det er lov å erstatte tunge ord dimensjonere initiere adekvat lokalisering relokalisering konsensus Ikke skriv adressere en problemstilling fasilitere tilpasse Skriv heller ta initiativ til, begynne, sette i gang passende, dekkende, fullgod plassering, sted flytting enighet ta opp/diskutere/behandle en problemstilling tilrettelegge

36 Forholdsregler Ikke skriv Skriv heller Rettigheter i forhold til loven Kommunen har ikke mottatt innspill i forhold til vegløsningen Rettigheter etter loven Kommunen har ikke mottatt innspill om vegløsningen I forhold til er et sammenligningsuttrykk Kan som oftest erstattes av en preposisjon

37 Skjerpings på fokuseringen Ikke skriv Skriv heller Det har vært et vedvarende fokus på Vi må ha et bredt fokus på konsekvensene Arbeidet med har stått sentralt Vi må være svært opptatt av konsekvensene Alternativer til fokus: oppmerksomhet, analysere, rette søkelyset mot, se nøye på, undersøke (grundig), utforske, være opptatt av, betrakte, kontrollere, gjennomgå, kartlegge, konsentrere

38 5) Bruk gode hjelpemidler

39 5) Bruk gode hjelpemidler Bokmålsordboka på nettet: Språkrådet: Korrekturavdelingen: Eller spør en kollega