MØTEINNKALLING. Gjennomgang av prosjekt nytt renseanlegg med ledningsanlegg v/asplan Viak.

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Byggekomitèen Møtested: Formannskapsalen Dato: Tid: 19:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet. Gjennomgang av prosjekt nytt renseanlegg med ledningsanlegg v/asplan Viak. Side 1

2 Saksnr. PS 14/12 PS 15/12 PS 16/12 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE VALG AV TOTALENTREPRENØR FOR BYGGING AV NYTT SENTRALRENSEANLEGG - KIRKEBYGDA RA. MILEPÆLSPLAN - KVÆRNSTUA SKOLE EVENTUELT Enebakk, 30. oktober 2012 Bent Aasli leder Side 2

3 Side 3

4 PS 14/12 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte / Side 4

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2010/39 Arkivkode: M41 Saksbehandler: Thorleif Sjølie Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/12 Byggekomitèen Valg av totalentreprenør for bygging av nytt sentralrenseanlegg - Kirkebygda RA. Dokumenter som er vedlagt: Dokumenter som ikke er vedlagt: Notat Tilbudsevaluering totalentreprise Kirkebygda RA, , utarbeidet av Asplan Viak AS. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Det gås videre i prosessen med hensikt å inngå kontrakt om bygging av nytt sentralrenseanlegg for avløp med Eik Entreprenør AS. 2. Videre avtales det opsjon på tilleggsutstyr i tråd med tilbudsevalueringen og dette innarbeides i kontrakten. SAKSUTREDNING: Sammendrag Det kom inn to tilbud innen fristen etter at anbudskonkurransen om totalentreprise på Kirkebygda RA ble lagt ut på Doffin og TED. Etter å ha gjennomført forhandlingsrunder med begge tilbyderne og justerte tilbud fra tilbyderne ligger de tilbudte priser under fastsatt ramme for denne delen av prosjektet. Administrasjonen går videre med prosessen for å inngå kontrakt med Eik Entreprenør AS. Det skal også i kontrakten tas med opsjon på en del tilleggsutstyr. Bakgrunn I forbindelse med at fylkesmannen har stilt betingelser om at Enebakk kommune må flytte sitt utslipp av avløpsvann fra Morsa vassdraget til Øyeren for å kunne tillate ytterligere utbygging i Ytre Enebakk og på næringsområdet på Gran vedtok kommunestyret bygging av nytt sentralrenseanlegg i Kirkebygda med tilhørende ledningsanlegg og pumpestasjoner. Saksopplysninger Kommunen stilte i konkurransegrunnlaget opp følgende tildelingskriterier: Oppdragsgiver vil velge det tilbudet som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktig. Tildelingskriteriene listet opp ville bli benyttet ved tildeling av oppdraget: Side 5

6 Krav i henhold til konkurransereglene: Tildelingskriterier Total kostnad: Tilbudssum fra pristabell i konkurransegrunnlaget Eventuelle forbehold og andre økonomiske konsekvenser for oppdragsgiver som følge av oppdragets utførelse Oppdragsgjennomføring, framdrift og sikkerhet for gjennomføring av leveransen: Beskrivelse av gjennomføring av oppdraget Fremdrifts for gjennomføring av oppdraget Prosessløsning for behandling av avløpsvann: Beskrivelse av forslag til prosessløsning for behandling av avløpsvann Dokumentert kvalitet på maskinkomponenter Vekt 60% 10 % 30 % Klima- og miljømessige forhold Begge tilbyderne leverer anlegg med garanti for at prosessen klarer sekundærrensekravene samt fosforkravene i utslippstillatelsen, og at avvanningen gir minimum henholdsvis 18 % og 20 % TS i avvannet slam. Økonomiske forhold Pristilbudene etter justerte tilbud gir følgende priser: Kruger Kaldnes AS: kr ,- ekskl. mva Eik Entreprenør AS: kr ,- ekskl. mva Det er ikke tatt forbehold i noen av tilbudene. I tillegg har Eik Entreprenør AS tilbudt opsjon på nødvendige tilleggsutstyr som bør anskaffes til en samlet pris totalt på kr ,-. Videre må flettverksgjerde på toppen av skrenten bak anlegget vurderes. Alternative løsninger Det er tilbudt prosessløsninger som er i henhold til de krav som stilles fra miljøvernmyndighetene til renseanlegg av denne størrelsen. Vurderinger og begrunnelse Det ble gitt poeng til hvert av tilbudene med maksimal score for hvert av tildelingskriteriene som prosentsatsen viser. Kriteriene blir vurdert ut fra beskrivelsen i tilbudet, og det ble benyttet et rimelig utslag på poenggivingen. Dette innebærer at små forskjeller gir liten forskjell i poenggivingen, mens dersom en leverandør ikke har beskrevet eller ikke har løsninger for et gitt kriterium mens en annen leverandør har en meget god løsning, kan maksimalt utslag benyttes. Begge tilbyderne ansees å være i god stand til å gjennomføre oppdraget innenfor den oppsatte tiden med god sikkerhet for gjennomføringen. Side 6

7 Ut fra totalvurderingen skårer Eik Entreprenør AS i samarbeid med Bio Tek AS høyere enn Kruger Kaldnes AS både i forhold til pris og prosessløsning, mens Kruger Kaldnes AS har en litt høyere skår på oppdragsgjennomføring og sikkerhet for gjennomføring av leveransen. Med bakgrunn i tilrådningen fra vår byggherrerådgiver og de møter vi har hatt med begge tilbyderne vil rådmannen tilrå at vi går videre i prosessen med Eik Entreprenør AS med sikte å inngå kontrakt for bygging av nytt sentralrenseanlegg for avløp. Side 7

8 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2010/673 Arkivkode: 614 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/12 Byggekomitèen Utvalg for teknikk og utvikling Milepælsplan/prosjektmandat forprosjekt - Kværnstua skole Dokumenter som er vedlagt: Prosjektmandat forprosjekt Kvernstua skole Milepælsplan Milepælsplan delleveranser Dokumenter som ikke er vedlagt: Ingen RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Milepælsplan og prosjektmandat for forprosjekt Kværnstua skole godkjennes SAKSUTREDNING: Sammendrag I møte i teknisk utvalg i sak 69/ ble det fattet et vedtak der administrasjonen ble bedt om legge fram en milepælsplan for forprosjekt Kværnstua skole. Det er med denne bakgrunn rådmannen nå fremmer slik sak. Bakgrunn Følgende vedtak ligger til grunn: Rådmannen utarbeider en sak til politisk behandling hvor man ser på kravene som må stilles/behovene som skal dekkes av ny skole. FAU/SU, ledelse og ansatte ved Ytre Enebakk skole og byggkomiteen skal involveres i krav/behovsutarbeidelsen. Det utarbeides milepælsplan for videre framdrift i prosjektet. 1. utkast av plan skal være ferdig Byggkomiteen etableres som styringsgruppe og styrkes med ordfører og rådmann. Gruppa får ansvar for å holde tak i prosjektet og følge opp milepælsplan. De sender sakene til KOS/TEK og FSK/KST ved behov for nye vedtak. Rester av tidligere låneopptak ( ,-) brukes til oppstart av forprosjektet. Etter at milepælsplan/behov er avklart avsettes midler i budsjett og økonomiplan 2013/2014. Side 8

9 Saksopplysninger Det er vedtakets kulepunkt 2 som nå legges fram for byggkomiteen og teknisk utvalg for endelig godkjennelse. I tillegg til milepælsplanen er det utarbeidet et prosjektmandat for forprosjektet. Det vises til vedlagte milepælsplan hvordan fremdriften i prosjektet er foreslått gjennomført. Klima- og miljømessige forhold Ingen Økonomiske forhold Forprosjektet søkes løst innenfor restbevilgning som nevnt i vedtaket som er gjengitt under overskriften bakgrunn. Alternative løsninger Ingen Vurderinger og begrunnelse Rådmannen vurderer den fremlagte milepælsplanen og prosjektmandatet for som et godt dokument som videre skal legges til grunn for de ulike fasene i forprosjektet. I samsvar med prosjektleder mener vi det er lagt opp til en realistisk fremdriftsplan. Side 9

10 Enebakk kommune Teknisk avdeling Prosjektmandat Forprosjekt Kvernstua skole 1. Prosjektperiode november 2012 august 2013 For godkjenning i styringsgruppen Rev. Beskrivelse Rev. Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Antall sider: Side 1 av 7 Side 10

11 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Prosjektorganisasjon Prosjektets faser Rammebetingelser Referanser Mandat Hovedmålsetting Vedlegg: DOC Side 11

12 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 3 av 7 1 Innledning Dette dokumentet tar utgangspunkt i vedtak fattet i TEK i sak PS69/12 Oppfølging av vedtak av angående Kvernstua skole. Prosjektet skal svare ut bestillingen gitt i nevnte vedtak. Rådmannen utarbeider en sak til politisk behandling hvor man ser på kravene som må stilles/behovene som skal dekkes av ny skole. FAU/SU, ledelse og ansatte ved Ytre Enebakk skole og byggekomiteen skal involveres i krav/behovsutarbeidelsen. Det utarbeides milepælsplan for videre framdrift i prosjektet. 1. utkast av plan skal være ferdig 15. november Byggekomiteen etableres som styringsgruppe og styrkes med ordfører og rådmann. Gruppa får ansvar for å holde tak i prosjektet og følge opp milepælsplan. De sender sakene til KOS/TEK og FSK/KST ved behov for nye vedtak. Rester av tidligere låneopptak ( ,-) brukes til oppstart av forprosjektet. Etter at milepælsplane/behov er avklart avsettes midler i budsjett og økonomiplan 2013/ Prosjektorganisasjon Organisering av prosjekt Kværnstua Kommunestyret Formannskap Vedtaksstruktur KOS TEK Styringsgruppe Prosjekteier: Teknisk avdeling Arbeids- Gruppe 1 Prosjekt gruppe Arbeids- Gruppe 2 Arbeids- Gruppe 3 Kjersti Øiseth ENEBAKK KOMMUNE Styringsgruppen bygges opp på følgende måte: Ledes av leder for byggkomiteen. Byggkomiteen utvides med ordfører og rådmann Styringsgruppen har ikke vedtaksmyndighet Ansvar for at milepæler i milepælsplanen gjennomføres (mål, forutsetninger, fremdrift mv.) Ansvar for at lover og regler overholdes Godkjenner leveranser, herunder mandat til arbeidsgruppene fra prosjektgruppen Ansvar for å sikre gode arbeidsvilkår for prosjektleder og prosjektgruppe DOC Side 12

13 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 4 av 7 Prosjektgruppens ansvar: Ansvar for presentasjon og utarbeidelse av leveranser til styringsgruppen Ansvar for utarbeidelse av politiske saker Ansvar for å initiere saker til, samt lede arbeidsgrupper Ansvar for involvering av og informasjon til lokale tillitsvalgte, verneombud og brukere/pårørende Ansvar for forankring og involvering Ansvar for at ØIKT tiltrer prosjektet i tidlig fase Ansvar for at økonomi tiltrer prosjektet i tidlig fase Prosjektgruppens medlemmer: Byggherrerådgiver Prosjektleder/Byggherre fra Enebakk kommune 2 skolefaglige representanter, en fra KOS sentralt og en fra skolen Verneombud Tillitsvalgt Renhold og drift Økonomi Planmyndigheten IKT v/øikt Representanter fra FAU/SU Arbeidsgruppene: Leder, velges av arbeidsgruppen (fortrinnsvis) Rapporterer til prosjektgruppen i henhold til satte tidsfrister Består av ansatte fra representative enheter/avdelinger Ansvar for å utarbeide leveranser på bakgrunn av gitt mandat fra prosjektgruppen (i samråd med styringsgruppen/sg-leder) Ansvar for involvering og informasjon til ansatte i enheten Levere utredningsarbeide til prosjektgruppen. 1.2 Prosjektets faser Vurdering av valgt tomt: Tomten på Kvernstua er vedtatt som område for bygging av skole. Det er tidligere prosjektert et skolebygg på denne tomten og det foreligger ferdige tegninger inkl. romprogram. Denne tomten ble imidlertid valg med en forutsetning om at det skulle bygges en 2-parallell skole. I det siste vedtaket som ble fattet, er det med bakgrunn i nye vurderinger valgt å gå videre med en 4 parallell skole m/opsjon til 5 paralleller. Det vil da fort reise seg et spørsmål om valgte tomt har de nødvendige arealer som skal til for en såpass stor utvidelse av skolen. Det etableres en egen arbeidsgruppe som skal arbeide videre med dette og rapportere til prosjektgruppa. Prosjektgruppen får ansvar for å utarbeide et mandat til arbeidsgruppen. Romprogram: Med utgangspunkt i det romprogrammet som foreligger skal det utarbeides et romprogram. Dette romprogrammet må ta hensyn til at det er vedtatt en opsjon for utvidelse av skolen. Det må derfor vurderes nøye behov for spesialrom inn i skolens første fase (4 parallell). I denne arbeidsgruppen må det også måtte vurderes følgende: Synliggjøre bemanningsbehovet DOC Side 13

14 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 5 av 7 Synliggjøre annet type bemanning (merkantilt, lærere mv) Det settes ned en egen arbeidsgruppe som skal se på romprogrammet. Arbeidsgruppen rapporterer til prosjektgruppen. Prosjektgruppen har ansvar for å utarbeide et mandat til arbeidsgruppen. Entrepriseform: Det skal utredes alternativer knyttet til entrepriseform for bygging av skolen inkl. vurderinger mot et OPS. Her må det i tillegg vurderes følgende: Driftsmessige FDV kostnader Det settes sammen en egen arbeidsgruppe som skal utrede og vurdere dette. Arbeidsgruppen rapporterer til prosjektgruppen. Prosjektgruppen har ansvar for å utarbeide et eget mandat til arbeidsgruppen. Disse fasene er tidfestet i en egen milepælsplan. Alle arbeidsgruppene skal levere et utredningsarbeide til prosjektgruppen som igjen har ansvar for å ta nødvendige avklaringer under veis i prosjektet med styringsgruppen. Det vil være prosjektgruppen som har ansvar for saksutredninger som skal til politisk behandling. 1.3 Rammebetingelser Generelt skal tidligere utredninger/saksdokumenter legges til grunn for prosjektet. I tillegg vil følgende rammebetingelser være gjeldende for prosjektet: Organisatoriske: Følgende enheter er med i forprosjektet: q Kultur- og oppvekst repr. ved Ytre Enebakk skole q Kultur- og oppvekst repr. ved KOS administrasjonen q Teknikk- og utvikling repr. ved prosjektleder q Representant for FAU q Representant for SU q Ansattrepresentant fra Utdanningsforbundet sentralt/lokalt q Verneombud lokalt/hvo Prosjekteier er Teknisk avdeling. Juridiske: Følgende lover og forskrifter vil særlig være gjeldende for prosjektet: q Opplæringsloven q Plan og bygningsloven q Div forskrifter Økonomiske: Følgende forhold vil være viktig å ivareta ved planleggingen: Forprosjektet skal utredes innenfor en ramme på kr ,- Faglige: Sentrale faglige føringer og retningslinjer skal ivaretas i prosjektarbeidet Forhold tilknyttet skolebygg og bestemmelser om klassestørrelser benevnt i opplæringsloven DOC Side 14

15 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 6 av Referanser Følgende referanser er særlig viktige for prosjektet: q Kommuneplan for Enebakk kommune q Økonomiplan og budsjett q Virksomhetsplaner for de involverte enheter q Kommunestyrevedtak 2 Mandat Prosjektet skal utarbeide en rapport som skal danne grunnlag for et saksfremlegg som skal legges fram til politisk behandling innen 1. oktober Mandatet er nedfelt i vedtaket som er beskrevet innledningsvis og i beskrivelsen av prosjektets ulike faser. 2.1 Hovedmålsetting Følgende hovedmålsetninger er gjeldende for prosjektet: 1) Sikre et godt grunnlag for et vedtak for igangsetting av ny skole 2) Sikre rett kapasitet ved bygging av skolen i forhold til forventet befolkningsvekst 3 Vedlegg: Milepælsplan m/beskrivelse av den enkelte milepæl : DOC Side 15

16 Enebakk kommune Teknisk avdeling Revisjon: 01 Dato: Tittel: Prosjektplan Kvernstua skole Side: 7 av DOC Side 16

17 MILEPÆLSPLAN PROSJEKT KVERNSTUA SKOLE HOVEDOVERSIKT Status pr. november 2012 Prosjektperiode: November 2012 August 2013 Bakgrunn: Vedtak i TEK NOV DES JAN FEB MARS APRIL MAI JUNI JULI AUG Milepæl 1 Vedta milepælsplan Milepæl 2: Prosjektorganisasjon Inkl.styringsgruppe inkl. avrop Milepæl 3: Gruppe Romprogram inkl. resursser Milepæl 4: Vurdering av valgt tomt i forhold til vedtak om utvidelse Milepæl 5: Entrepriseform Milepæl 6: Økonomi/IKT Milepæl 7: Politisk behandling Av milepæl 3, 4 og 5 Prosjektmal Enebakk kommune 2012 Side 17

18 1. Hver av disse milepælene har egne beskrivelser, milepælsplanen ajourføres 1 gang pr. måned Kort beskrivelse av milepælene: Milepæl 1: Aktivitet Ansvar Tidsplan Status Utarbeide forslag til milepælsplan med utgangspunkt i politisk vedtak i sak Bestiller/byggherrefunksjon /673 PS sak (avventer KST behandling) Thorleif Sjølie Milepæl 2: Aktivitet Ansvar Tidsplan Status Prosjektorganisasjonen designes og sette sammen. Bestiller/Byggherrefunksjon Thorleif Sjølie Styringsgruppen etableres med byggkommite, ordfører og rådmann rådmann Ferdig Avrop prosjektledelse gjennomføres Thorleif Sjølie 5/ Avrop RIB gjennomføres Thorleif Sjølie 5/ Milepæl 3 og 4: Aktivitet Ansvar Tidsplan/S tatus Opprettelse av arbeidsgrupper Rådmannen Romprogram Arbeidsgruppeleder Vurdering tomt med bakgrunn i endringer som er gjort fra opprinnelig vedtak Arbeidsgruppeleder inkl. regulering 3. Valg av entrepriseform inkl. OPS Arbeidsgruppeleder Prosjektmal Enebakk kommune 2012 Side 18

19 PROSJEKTNAVN: PROSJEKTLEDER: Milepæls- og aktivitetsplan MP 1 Milepæl: Ansvar: Dager Start Dato: Ferdig Dato: Aktivitetsbeskrivelse Ansvar DOC Side 19

20 Eventuelt Side 20