Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar. Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet. Gir nødvendig faglig

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar. Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet. Gir nødvendig faglig"

Hallgeir Olsen
7 år siden
Visninger:

1 Nye resultatenhetsledere på nivå 2: Rutiner og prosedyrer for tilsettingsprosess fra oppstart til innstilling. (Grå celle betyr hvor hovedansvaret er forankret) pr. august 2016 Oppgaver Beslutning om at ledige lederstillinger skal besettes Kommunaldir ektør Fatter beslutning Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar Ledig stilling må meldes kommunaldirektøren før videre tiltak iverksettes. 8-års regel vurderes. Møte med aktuelle kandidater. Organisasjonene deltar Vurdere utlysing internt/eksternt Opplysninger om stillingen Ansvar Hvis midlertidige restriksjoner på utlysing går disse reglene foran. Utforming av utlysningstekst. Forslag sendes til arbeidstaker-organisasjonene for uttalelse sender forslag på Ansvar utlysningstekst til organisasjonene etter avtale med områdeleder Samtale med tillitsvalgte og avdelingsledere på arbeidsplassen før utforming. Legge utlysningen inn på Webcruiter, etter avtale med områdeleder Motta elektroniske jobbsøknader Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet Utarbeidelse av off. og utvidet søkerliste. Kontakt med berørte organisasjoner vedr utvelgelse Søkere som har bedt om unntatt off., må kontaktes og bes om begrunnelse Innkalling til gruppeintervju og / eller individuelt intervju. sender ut brev etter nærmere avtale med områdeleder Velger ut de som skal kalles inn til intervju Antall organisasjoner som deltar i intervjuet i samsvarer med regler i personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune 9.3 Gjennomføring av intervju og referanseinnhenting Ansvar 1

2 Oppgaver Kommunaldir ektør Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar Utarbeidelse av tilsettingssak Godkjenner Ansvar for vurdering og utvelgelse av hvem som skal innstilles/tilsettes Skriver tilsettingssak Når tilbudet går til kandidat, er dette offentlig. Innkalte søkere som ikke får stilling, får tilbakemelding pr telefon med begrunnelse for hvorfor de ikke ble valgt Tilsettingsbrev Utarbeidelse av arbeidsavtale Underskrives av Kommunaldirektør Godkjenner politiattest. Sender kvittering for mottatt attest til Avklarer tiltredelsesdato med den som er tilsatt Det må gå frem at tilbudet gjelder under forutsetning av tilfredsstillende politiattest Taushetserklæring leveres sammen med underskrevet arbeidsavtale Avklare lønnsfastsetting med områdeleder (utlysningstekst eller veiledende lønn, og eventuelt personlig tillegg) Melder lønn til Personalrådgiver bistår ved behov Lønnsfastsetting som avviker fra utlysning og veiledende lønn Har fullmakt Anne Berit Lundberg, Olav Haga, Kari Øvrebø eller Merete Davanger Har dialog/forhandler med den som har fått tilbud om stilling og som stiller lønnskrav. Den som lønnsfastsetter sendermelding om vedtak til LRS Tar imot underskrevet arbeidsavtale fra den som er tilsatt Lønnsmelding Karin sender melding om tilsetting til LRS Områdeleder underretter Karin om startdato, dersom dette ikke framgår av arbeidsavtalen (eksempelvis: tiltredelse «etter avtale med områdeleder») Personalmappen Karin oppretter personalmappen Mappene oppbevares på politisk sekretariat 8. etasje. i rådhuset Introduksjon av nye ledere Ansvar Se egen rutine for disse oppgavene 2

3 Oppgaver og sjekkliste ved mottak av nye resultatenhetsledere, pr. juni 2016 Navn: Stilling: Arbeidssted: Ansvarlig leder: Tiltredelsesdato: A. Oppgaver for fellesadministrasjonen: 1. Utsendelse av tilsettingsbrev. 2. Fastsettelse av lønn. Områdeleder/ samarbeid med som effektuerer. Administrasjonssjef og personalrådgivere med denne oppgaven. Umiddelbart etter at tilsettingsvedtak er fattet 3. Avtale tiltredelsesdato. Områdeleder, - formidles til 4. Underskrift på arbeidsavtale, utsendelse av fullmakter, ITsikkerhetserklæring og taushetserklæring. 5. Retur av signerte skjema. 6. Sende ut personal- og arbeidsreglement, fullmakter, evt. annet lov og avtaleverk 7. Lage ny personalmappe i arkivet over resultatenhetsledere. 8. Melde inn i LRS Karin Karin 9. Informere øvrige tilsatte om at ny leder er tilsatt og når vedkommende tiltrer Områdeleder sender melding til resultatenhet på nivå 2 om tilsettingen. De informerer videre internt. Informasjonsrådgiver legger ut info på nettsider. Hvem? Korrigerer telefonliste over ledere i neste revisjon av denne. Regneark med liste over nyansatte ledere vedlikeholdes av Når tiltredelse er avtalt. 3

4 10. Frokostmøte/introduksjonssamtale med kommunaldirektøren. Tema som kan berøres: Kommunaldirektøren Gjennomgang av byrådsavdelingens virksomhets-områder. Arbeidsoppgaver og krav til jobben Gjensidige forventninger. System for innføring i jobben Grupper av nytilsatte ledere inviteres samlet til frokostmøte et par ganger i året B. Oppgaver for økonomiseksjonen: 1. Sette i gang nødvendige prosesser slik at økonomifullmakter blir opprettet og delegert i henhold til skjema og rutiner i Agresso. Økonomisjef i samarbeid med de bydelsvise økonomirådgivere. Når tiltredelse er avtalt. 2. Tilgang til Fellesweb og enhetens nettside skjer «automatisk» når Agressoregistreringen er OK Spørsmål kan rettes til: Nettredaksjon Skole C. Oppgaver for områdeledere: 1. Orientere om støttepersoner i forberedelsen og mottaker av den nye lederen Områdeleder og nøkkelpersoner i enhetens selv- Når tiltredelse er avtalt 2. Områdeleder tar imot den nyansatte og ønsker velkommen. 3. Det avtales møte for gjennomgang av organisasjon og arbeidsoppgaver. 4. Blomsterhilsen på kontoret fra områdeleder. 5. Områdeleder introduserer mentor for leder. 6. Melder inn leder i Agresso HR Skjema finner en på Allmenningen 7. Bestiller tilgang til BMS 8. Bestiller tilgang til UBAS Områdeleder. Områdeleder Områdeleder Skjema «Brukerinnmelding i Agresso HR» fylles ut, underskrives og sendes inn av områdeleder Tilgang til BMS/styringskortet bestilles hos bms@bergen.kommune.no Tilgang UBAS (brukerundersøkelser, Skoleporten m.m.) kan bestilles hos Sigbjørg Brodin eller hos nettredaksjonskole@bergen.komm une.no Første arbeidsdag eller etter nærmere avtale Skjema finner en på Allmenningen 4

5 9. Gir leder bestiller-rettigheter gjennom helpdesk. Søk «Bestillingsweb» på Allmenningen Innmelding i Extens/Hypernet 10. Bestille brukeridentitet og pålogging til PC for nyansatt som kommer utenfor Bergen kommune 11. Innføring / opplæring i arbeidsoppgaver herunder gjennomgang av diverse informasjon som: Lønn / Arbeidstid / Pensjon Forsikringsordninger Ferie Permisjoner Lønnslån Økonomirutiner og oppfølging 12. Lederavtale med oppfølgingssamtale. Områdeleder har jevnlige samtaler med ny leder det første året. Agresso bestiller-rettigheter, sikker sone, tilgang til S-området og postmottak for enheten, egen mailadresse Tilgang / endring sendes: extens.skole@bergen.kommune.no hypernet.barnehage@bergen.kommune.no Bestillerweb: Besillingstillingsskjema på IKT-sidene Gjennomføres i møte med områdeleder og rådgiverne i oppfølgingsenheten. Områdeleder i samarbeid med andre støttepersoner I løpet av de første arbeidsukene Etter avtale D. Oppgaver for resultatenheten selv: 1. Div. forberedelser: Kontor med nødvendig rekvisita og navn på dør. Posthylle med navn Velkomstmappe med div. info. Telefon. PC med nødvendig programvare og brukertilgang/passord Oppdatering av personlig informasjon Ledere og konsulenter i enheten. Leder får selv bestillerrettigheter Bestillerweb: Besillingstillingsskjema på IKT-sidene Før tiltreden 2. Presentasjon av kolleger Ledere og konsulenter i enheten. 1. arbeidsdag 3. Omvisning med gjennomgang av praktiske opplysninger som: Nøkler/ID-kort Toaletter/garderobe Spiserom/kantiner Møterom Kontorrekvisita Posttjenester/postrutiner Servicefunksjoner (bank, post, butikk) Parkeringstillatelse Arkiv Intranett/internett Beredskap Ledere og konsulenter i enheten. (sammen med områdeleder) 5 1. arbeidsdag/ evt. i løpet av første arbeidsuke

6 Annet som må huskes på: Annet som må huskes på: 1. Når avtroppende rektor eller styrer slutter, må den som slutter, sende melding slik at gamle tilganger slettes. 2. Ny leder må oppdatere personlig informasjon i Outlook. 3. Rektor eller styrer som slutter, må ikke melde seg selv ut før rettigheter er gitt til ny leder eller til vikar i påvente av ny tilsetting. Alternativt må områdeleder melde endringene. I de fleste tilfeller skal ny leder «arve» tilganger og tilgangsnivå etter sin forgjenger. Dette gjør det lettere for «helpdesken» å se hva som må på plass. 4. Personalmapper for resultatenhetsledere lagres i personalarkivet i BBS på Rådhuset. Når en avdelingsleder blir rektor, enten det er internt opprykk eller stilling på ny skole, må områdeleder se til at personalmappen flyttes/sendes til 8. etasje på Rådhuset. Det samme gjelder for barnehager, når ny styrer kommer fra en pedagogisk lederstilling. Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Ansvarlig for ajourhold; administrasjonssjef Kari Øvrebø 6

Like dokumenter

Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar. Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet. Gir nødvendig faglig

Konsulenter Områdeleder Personalrådgiver Kommentar. Søknader lagres på avskjermet del av fellesområdet. Gir nødvendig faglig Nye resultatenhetsledere på nivå 2: Rutiner og prosedyrer for tilsettingsprosess fra oppstart til innstilling. (Grå celle betyr hvor hovedansvaret er forankret) pr. august 2017 Oppgaver Beslutning om at