Norsk Retrieverklubb

Transkript

1 Norsk Retrieverklubb Eliteprøven xx.xx.20xx AVTALE med Teknisk Arrangør Norsk Retrieverklubb avd.

2 Side 2/12 Innholdsfortegnelse 1. FORMÅL Avtalen gjelder Sted Omfang Kontaktpersoner FORBEREDELSER Søknad om prøve Dommere Annonsering Påmeldinger og innbetalinger Premielister Dommermapper etc Jaktprøvekatalog Annonser i katalogen Valg av prøvested Prøveleder - Feltansvarlige Skyttere - Hjelpemannskaper Dommere, orientering, reise og opphold Deltaker -/festmiddag Politi/Distriktsveterinær/Grunneier(e)/Viltnemnd/Jaktberettigede/Fritak for båndtvangbestemmelsene Veterinærkontroll Radio/Presse Sponsor(er) Stands (Salgsboder) Premier Vilt... Feil! Bokmerke er ikke definert Våpen og ammunisjon PM til deltakere - Spesiell informasjon til dommere GJENNOMFØRING AV ARRANGEMENTET Prøveområdene Stoler/Bord/Telt Skilting - Flagging Parkering Inngangskontroll Kommunikasjon Renhold Opprydding Kiosk - Kafeteria Mat i prøveområdet Transport ORGANISASJONSPLAN Jaktprøvens ledelse Sekretariat/Kontor Kontaktperson for NRK Jaktprøvens kasserer Rapportering etter prøvens avslutning GEBYRER Påmeldingsgebyr for 20XX Andre gebyrer og priser ØKONOMISK OPPGJØR 11

3 Side 3/ Utgifter Bestillinger Budsjett Inntekter Overskudd Underskudd... 12

4 Side 4/12 AVTALE MELLOM STYRET I NORSK RETRIEVERKLUBB (NRK) og Teknisk Arrangør (TA) NORSK RETRIEVERKLUBB avd. xx 1. FORMÅL 1.1. Avtalen gjelder Norsk Retrieverklubbs arrangement Eliteprøven lørdag xx.xx og søndag xx.xx Sted <Fylles inn av Teknisk arrangør> 1.3. Omfang Jamfør gjeldende regelverk, NKKs Regler for jaktprøver for retrievere og NRKs Råd og Anvisninger for jaktprøver for retrievere, omfatter arrangementet: Lørdag xx.xx.20xx: Offisiell B-prøve Søndag xx.xx20xx: Finaler, kåring av Elitevinner 20xx 1.4. Kontaktpersoner Jaktkomiteens kontaktperson ovenfor TA: Dersom NRK - ansvarlig ikke er nevnt, er dette jaktkomiteens kontaktperson.

5 Side 5/12 2. FORBEREDELSER 2.1. Søknad om prøve NRK sender søknad til NKK om å avholde mesterskapet i henhold til gjeldende tidsfrister. Ansvarlig: NRK 2.2. Dommere NRK inviterer i samråd med TA dommere for den ovennevnte jaktprøven, og er ansvarlig for gjensidig bekreftelse av oppdraget med hver enkelt dommer. Dommere skal være klare innen 01. februar mesterskapsåret. NRK ansvarlig: SJK. NB! Dersom det skal benyttes utenlandske dommere, må oppgave over disse sendes NKK 4 uker før prøven for klarering, jfr. Pkt i NKKs Regler for jaktprøver for retrievere. Ansvarlig: TA Følgende dommere er invitert for de respektive arrangementene i 20xx Navn Adresse Telefon e-post Navn Adresse Telefon e-post Navn Adresse Telefon e-post Eventuelle dommerendringer gjøres av NRK/SJK i dialog med prøveleder Annonsering TA sørger for annonsering av arrangementet på NRKs hjemmesider. Eliteprøven er åpen for alle hunder som har oppnådd 1. premie i EK på Norsk B-prøve eller 1. premie på Norsk A-prøve i løpet av de siste 12 måneder før Eliteprøven avholdes (dvs. siden foregående Eliteprøve). Hunder som har kvalifisert inntil siste prøve før Eliteprøven inneværende år kan melde på. Annonsen utarbeides av TA.

6 2.4. Påmeldinger og innbetalinger Side 6/12 Elektronisk påmelding via NRKs hjemmesider. Påmeldingene styres til NRK med kopi til TA. TA registrerer påmeldingene i Dog Web Arra (NKK). Brukernavn og passord til Dog Web Arra genereres av kontoret og sendes TA. NRK ansvarlig: TA ansvarlig: Kontoret xxx 2.5. Premielister SJK utarbeider premielister og oversender disse til TA senest 1 uke før arrangementet. NRK ansvarlig: «navn» 2.6. Dommermapper etc. Dommermapper/skriveunderlag utarbeides av TA. TA ansvarlig: «navn» 2.7. Jaktprøvekatalog TA utarbeider elektronisk katalog som publiseres på NRKs hjemmesider, samt sendes pr. e- post til deltagere. TA koordinerer annonser tegnet av NRK og TA. TA står for evnt. salg av kataloger fra Sekretariatet og eventuelt i parkeringsområdet. NRK ansvarlig: Kontoret/SJK 2.8. Annonser i katalogen TA og NRK har begge ansvar for å tegne annonser til katalogen. NRK ansvarlig: Kontoret 2.9. Valg av prøvested TA undersøker på et tidlig tidspunkt de muligheter som finnes og vurderer spesielt følgende punkter: Maksimalt antall prøvefelt i det aktuelle området Kostnader for eventuell leie av terrenget Plassering av Sekretariat/Samlingsplass Mulighet for leie av hytte beliggende sentralt i området evt. telt/lavvo Muligheter for bruk av kjøkken/kiosk, eventuelt strømtilkobling for eget (TA) utstyr Mulighet for leie av hytte med god komfort for eventuell innkvartering av dommere i prøveområdets nærhet. Et slikt arrangement må baseres på enkeltrom Overnattingsmuligheter for dommere og deltakere i hotell/motell/hytter mest mulig samlet og med muligheter for en hyggelig jaktmiddag og sosialt samvær lørdag kveld, kombinert med dommermiddagen Tilgjengelighet til toaletter Tilstrekkelig antall parkeringsplasser for dommere, deltakere, tilskuere og arrangørens eget behov Muligheter for camping i området for telt, vogner og biler Lufteområde for hundene Avtale med utleier

7 Side 7/12 Konsulterer NRK før endelig avgjørelse. TA sender jaktkomiteens kontaktperson et notat hvor ovenfor nevnte punkter belyses innen 01. februar mesterskapsåret Prøveleder TA oppnevner godkjent prøveleder. og yyy Skyttere - Hjelpemannskaper TA sørger for det nødvendige antall kvalifiserte skyttere og nødvendige hjelpemannskaper i god tid før prøven. TA setter opp navneliste med møtetider for de respektive feltene Dommere, orientering, reise og opphold. TAs ansvarsområde : TA tilskriver i løpet av april/mai hver enkelt dommer og presenterer seg som den avdeling av Norsk Retrieverklubb som er utpekt til å være Teknisk Arrangør for Klubbens Eliteprøve i <20xx>, og ønsker velkommen til <Hyggelig sted>. Sammen med brevet bør det følge brosjyrer som forteller litt om distriktet, og om beste reisemåte, avhengig av hvor de respektive dommere kommer fra, og naturligvis om de er kjent fra tidligere. Oppgjørsskjema for dommere bør oversendes samtidig med anmodning om svar på spørsmål om hvilken valuta man ønsker oppgjør i, og hvis mulig hadde det vært greit å få oppgitt omtrentlige utgifter til reisen, eventuelt det som kommer i tillegg til flybillettens kostende. Dette for å lette oppgjøret på prøven. TA må samtidig be om planlagt reisemåte, og ved flyreise må vedkommende dommer oppgi flyplass og ønsket tidspunkt for avreise fra den aktuelle flyplassen. Ønsket tidspunkt for retur bør også innhentes. TA bestiller den bestemte innkvarteringen for dommerne etter tilbakemelding fra disse. Senest 14 dager før MH underretter TA hver enkelt dommer om det ca. antall hunder vedkommende vil få til bedømmelse. TA er ansvarlig for bestilling av billetter, og i denne forbindelse kan vi tilby dommerne å bestille billett/opphold også for eventuell ledsager. Kostnader for ledsager dekkes av den enkelte dommer. NRKs ansvarsområde : NRK er ansvarlig for informasjon til hver enkelt dommer ut fra de individuelle behov de måtte ha for informasjon om dømming i Norge generelt. Kopi av regelverket; NKKs Regler for jaktprøver for retrievere og NRKs Råd og Anvisninger for jaktprøver for retrievere, oversendes dommerne. NRK ansvarlig: «navn»

8 2.13. Deltaker -/festmiddag Side 8/12 TA setter opp forslag til meny og innhenter pris på denne. TA setter opp liste med forslag til deltakere i middagen som belastes arrangementet. Fra NRK deltar 1-en representant fra Styret og Jaktkomiteens leder såfremt ikke Jaktkomiteens leder stiller egen hund. Middagen arrangeres fortrinnsvis i forbindelse med det planlagte fellesarrangementet lørdag kveld Politi/Distriktsveterinær/Grunneier(e)/Viltnemnd/Jaktberettigede/Fritak for båndtvangbestemmelsene TA må i god tid sørge for at de nødvendige tillatelser blir gitt Veterinærkontroll Det er ingen obligatorisk veterinærkontroll. TA sørger for opplysninger om hvilke veterinærer som er tilgjengelige hele dagen Radio/Presse TA sørger for avisomtale i distriktets aviser, samt gir melding til aktuelt lokal-tv om arrangementet som ønskes dekket Sponsor(er) TA har anledning til å forespørre potensielle lokale sponsorer. Avtale kan gjøres med en eller flere etter TAs ønske, men sponsoravtalen(e) skal godkjennes av NRK. NRK har også anledning til å forespørre potensielle sponsorer. Disse skal være avklart senest 3 måneder før arrangementet Stands (Salgsboder) Bestilling av plass for disse og avtaler om plassering er TA s ansvar. Alle henvendelser til NRK vil bli sendt videre til TA Premier NRK forespør om eventuelle gavepremier på landsbasis. TA sørger for det nødvendige antall premier og eventuelle rosetter for utdeling Våpen og ammunisjon TA sørger for et tilstrekkelig antall våpen og nok ammunisjon for gjennomføringen av det planlagte prøveopplegget. Det bør finnes minst 1-ett reservevåpen på stedet.

9 2.21. PM til deltakere - Spesiell informasjon til dommere Side 9/12 TA sender ut PM til alle deltakere, som e-post minst 1-en uke før arrangementets første dag. Denne sendes også til samtlige dommere sammen med nødvendig tilleggsinformasjon om oppmøtetid, gjennomgåelse av prøveopplegg på stedet og eventuell skriftlig forhåndsinformasjon om prøveopplegget hvis dette er praktisk mulig. 3. GJENNOMFØRING AV ARRANGEMENTET 3.1. Prøveområdene TA planlegger opplegget for prøven Stoler/Bord/Telt TA holder stoler, bord og telt og plasserer disse i et tilstrekkelig antall i sekretariatet og på hvert enkelt felt Skilting - Flagging TA sørger for tydelig skilting fra aktuelle avkjøringer fra nord og sør, og helt fram til Eliteprøvens parkeringsområde(r) Denne skiltingen må være utført innen kl kvelden før prøven. TA besørger også nødvendig lokal skilting i prøveområdet, herunder merking av venteplasser, plass for tilskuere etc. med nødvendige sperrebånd. Merking av ønsket ferdselsvei fra sekretariatet og fram til de respektive poster skal merkes av TA. Arrangementet ønskes også markert med flagging i samlings-/sekretariat-området hvis praktisk mulig Parkering TA er ansvarlig for eventuell oppmerking av parkeringsområdene og dirigeringen av trafikken inn til og i området. Det bør om nødvendig reserveres plasser for dommere og nøkkelpersonell. Disse plassene må merkes Inngangskontroll Følgende skal kontrolleres før prøvestart: Vaksinasjonsattest Alle deltakende hunder skal være ID-merket og skal vise attest for dette. Startnummer; eventuelle mangler Kommunikasjon TA sørger for nødvendig radioutstyr for kommunikasjon mellom sekretariat, prøveleder og postansvarlige. Det bør benyttes VHF/UHF utstyr som må funksjonsprøves i området før prøven.

10 3.7. Renhold Side 10/12 TA er ansvarlig for renhold i leide lokaler og utendørs under og etter dagens arrangementer Opprydding TA er ansvarlig for rydding av prøveområdene inkludert parkeringsplassen under og etter dagens arrangementer. Skilter og bånd skal fjernes etter Eliteprøvens avslutning søndag Kiosk - Kafeteria Det bør være mulighet til å kjøpe evt. vafler, kaffe, mineralvann, pølser, kaker etc Mat i prøveområdet TA besørger all mat og servering til dommere. Hjelpemannskaper serveres mat i henhold til TA s vanlige praksis Transport Lokal transport for gjennomføring av arrangementet planlegges og utføres av TA. 4. ORGANISASJONSPLAN 4.1. Jaktprøvens ledelse Prøvens leder er : xxx Assisterende prøveleder er: xxx TAs plassjef er: xxx 4.2. Sekretariat/Kontor Bemanning fra TA: 2 personer Kontaktperson for NRK TAs ansvarlige for administrative saker: xxx 4.4. Jaktprøvens kasserer TA oppnevner en økonomiansvarlig, fortrinnsvis avdelingens kasserer, for utbetaling til og oppgjør av/med: Dommere Hotell/Bespisningssteder inkl. lunsj og dommermiddag Andre avtalte utgifter Kassereren må være til stede fra morgenen og levere ut vekslepenger etter behov. Kassereren må også ordne med valuta for oppgjør med de utenlandske dommerne.

11 Side 11/12 Etter Eliteprøven setter kassereren opp en detaljert oversikt over inntekter og utgifter for hver enkelt av de ovennevnte punktene. Denne detaljerte oversikten med tilhørende bilag sendes NRKs kontor senest 1-en måned etter arrangementet. Regnskapets økonomiske resultat føres i samme regneark som budsjettet er ført i. TAs kasserer for jaktprøven er: xxx Norsk Retrieverklubb kan ordne med a konto beløp både i norske kroner og utenlandsk valuta etter oppgave fra kassereren. NRK ansvarlig: Kontoret 4.5. Rapportering etter prøvens avslutning Det skal så raskt som mulig etter arrangementet sendes en kort rapport med komplette resultatlister og bilder av klassevinnerne til NRKs hjemmeside. TA har også ansvar for en mer fyldig reportasje med bilder til Retrievernytt. Denne bør inn i første utgivelse etter arrangementet. Senest 4 uker etter arrangementet sendes prøvedokumentene til NKK og resultatene registreres i Dog Web Arra, jfr pkt i NKKs Regler for jaktprøver for retrievere. 5. GEBYRER 5.1. Påmeldingsgebyr for 20XX 700, Andre gebyrer og priser Annonser i katalogen: 1/1-side kr. 500,- ½ - side kr. 300,- Salgsbod /Stand kr. 500,- 6. ØKONOMISK OPPGJØR 6.1. Utgifter NRK dekker alle nødvendige utgifter i forbindelse med jaktprøven hvis ikke annet er nevnt ovenfor eller avtalt spesielt. NRK ansvarlig: Kontoret 6.2. Bestillinger Alle bestillinger som medfører vesentlige og/eller uforutsette utgifter skal bekreftes skriftlig av Norsk Retrieverklubb Budsjett TA utarbeider budsjett. Dette sendes NRK innen 01.februar mesterskapsåret. Jaktkomiteen reviderer gjeldende budsjett sammen med TA eventuelle endringer meddeles styret innen 31. mai mesterskapsåret.

12 6.4. Inntekter TA har alt ansvar for kioskdriften og har også alle inntekter av denne. Alle øvrige inntekter tilføres NRK. NRK ansvarlig: Kontoret Side 12/ Overskudd Overskuddet fra arrangementet deles slik: TA 50% NRK 50% NRK ansvarlig: Kontoret 6.6. Underskudd Ved et eventuelt underskudd dekker TA 20% og NRK sentralt 80% av underskuddet. NRK ansvarlig: Kontoret Dato/Sted Dato/Sted for Norsk Retrieverklubb for Norsk Retrieverklubb avd.