Ål kommune Krav til totalentreprenørens byggeprosess - Hallingdal Sjukestugu/Ål Helsetun

Transkript

1 Ål kommune Krav til totalentreprenørens byggeprosess - Hallingdal Sjukestugu/Ål Helsetun

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. SHA SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ YTRE MILJØ RENT, TØRT BYGG - RTB KVALITETSSIKRING OG AVVIKSBEHANDLING IVARETAKELSE AV TEKNISKE GRENSESNITT VED UTFØRELSEN AV ARBEIDENE FERDIGSTILLELSE OG OVERLEVERING AV ENTREPRISEN DOKUMENTASJON AV KONTRAKTSOPPFYLLELSEN PLANLEGGING OG STYRING AV FRAMDRIFT KRAV TIL PLANLEGGINGSVERKTØY MÅLING OG RAPPORTERING AV FRAMDRIFT STYRING AV FRAMDRIFT BESLUTNINGSPLANER DOKUMENTERT OPPFYLLELSE AV FRISTER I KONTRAKTEN ØKONOMISTYRING OG ENDRINGSHÅNDTERING INNLEDNING ENDRINGSLISTE VARSEL OG KRAV FRA ENTREPRENØREN FAKTURERING STYRINGSGRUNNLAG FOR RAPPORTERINGEN RAPPORTERING FRA ENTREPRENØREN RAPPORTERINGSPERIODE OG CUT-OFF PERIODISK RAPPORTERING RAPPORTERING TIL SKATTEKONTORET FOR UTENLANDSSAKER (SFU) RUTINER FOR MØTER (KFR. PA-BOKEN) OPPSTARTSMØTE OG KONTRAKTSGJENNOMGANG BYGGHERREMØTER/SAMHANDLINGSMØTER BYGGEMØTER PROSJEKTERINGSMØTER FRAMDRIFTSMØTER SAMORDNINGSMØTER SHA (HOVEDBEDRIFT) AVVIKSMØTER SÆRMØTER EVALUERINGSMØTE RUTINER FOR DOKUMENTSTYRING OG DISTRIBUSJON AV TEKNISK DOKUMENTASJON Side 2 av 10

3 1. SHA sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA-planen for prosjektet skal beskrive hvordan sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal ivaretas i byggeprosjektet. Dette inkluderer «sykehus i drift», hvor TE er både KP og KU. TE skal planlegge, tilrettelegge og gjennomføre entreprisearbeidene på en slik måte at de krav som stilles til TE s agering i prosjektets SHA-plan blir oppfylt 2. Ytre miljø Entreprenøren skal planlegge, tilrettelegge og gjennomføre entreprisearbeidene på en slik måte at de krav som stilles i prosjektet blir oppfylt. 3. Rent, tørt bygg - RTB Ved gjennomføringen skal TE sørge for å oppfylle kravene til rent, tørt bygg i henhold til RIF s håndbok «Rent, Tørt Bygg, forebyggende helsevern i bygninger, 1.utg. september 2002». Entreprenøren må blant annet legge opp til byggeprosesser som sikrer mot fuktinntrengning, og sikrer mot innebygging av fukt og støv i byggeperioden. 4. Kvalitetssikring og avviksbehandling Entreprenøren skal benytte et kvaltietssystem tilsvarende kravene i NS-EN ISO 9001, Systemer for kvalitetsstyring krav, for planlegging, styring og kontroll av kvaliteten på sin leveranse. Kvalitetsplanen er det aktive hoveddokumentet for styring av kvalitetsarbeidet i entreprisen. Kvalitetsplanen skal blant annet gi anvisning på kvalitetskontroll og kvalitetssikring av både de arbeidsprosesser som benyttes og de produkter som framstilles. Prosedyrer, instrukser, kontrollplaner og sjekklister samt planer for revisjon, verifikasjon og validering er viktige dokumenter i kvalitetsplanen. Kvaltitesplanen skal omfatte arbeid utført i egen produksjon så vel som i underentreprise. Fyldestgjørende kvalitetsplan skal være forelagt for byggherren før produksjonen i entreprisen starter. Kvalitetssystemet skal inneholde rutiner for avviksbehandling som blant annet sikrer at alle avvik fra spesifisert utførelse blir registrert og reparasjonsmetode forelagt for og godkjent av byggherren. Kvalitetssystemet skal også vise hvordan entreprenøren skal evaluere og febedre sine arbeidsprosesser når slik forbering er/bør være påkrevet. Som del av kvalitetssikringen skal entreprenøren spesielt legge vekt på en detaljert gjennomgang av arbeidene og de produksjonsprosesser som skal benyttes slik at disse er godt kjent både for de som skal lede og utføre arbeidet. Team skal bygges og samarbeid utvikles. Slik samarbeidsutvikling omfatter både egne ansatte og underentreprenører. Det gjelder også å sørge for at byggherrens representanter også har den samme oversikten og kunnskapen om disse prosesser. Aktiviteter som er nødvendige for å få dette til, skal være en prioritert del av arbeidet i kontrakten. Byggherren skal ha full og uhindret tilgang til entreprenørens kvalitetssystem og kvalitetssikringsarbeid. TE skal rettlede og bistå byggherren ved slik gjennomgang. Likeledes skal entreprenøren bistå byggherren ved dennes kvalitetskontroll når dette er etterspurt. Byggherren har ubegrenset rett til å gjennomføre kvalitetskontroll, revisjon, verifikasjon og validering av entreprenørens virke i entreprisen Side 3 av 10

4 5. Ivaretakelse av tekniske grensesnitt ved utførelsen av arbeidene TE plikter selv aktivt å søke informasjon og avklaring med alle relevante grensesnittsaktører hvor hans egne arbeider har et grensesnitt mot andre leveranser. Grensesnittene skal håndteres på slik måte at prosjektets funksjonelle og kvalitative krav blir oppfylt. TE må også innrette sine arbeider på en slik måte at også de andre leverandørene i grensesnittet får utført sine arbeider på en hensiktsmessig måte. Det skal tilstrebes et samarbeid som gir en samlet sett hensiktsmessig utførelse. TE kan ikke påregne at dette er den mest rasjonelle måten å utføre eget arbeid på. 6. Ferdigstillelse og overlevering av entreprisen TE skal aktivt drive fram en styrt og kvalitessikret ferdigsillelse av sine kontraktsarbeider slik at disse kan leveres til avtalt tid med forutsatt kvalitet. Ferdigstillelseprosessen skal planlegges (skal starte minimum 7-9 måneder før ferdigstillelsen) og gjennomføres i samarbeid med alle aktører på byggeplassen. Skjematisk skal ferdigstillelsen inneholde ølgende trinn, som også skal vises i framdriftsplanen: 1) Egenkontrollbesiktigelse entreprenøren besiktiger eget arbeid og utarbeider aksjonsliste for komplettering og feilretting. 2) Forhåndsbesiktigelse av arbeidene sammen med byggherrens representant basert på egenkontroll-listene fra TE. Byggherrens byggeleder leder besiktigelsen og lager referat fra denne. 3) Idriftsettelse av tekniske anlegg utføres av den enkelte leverandør / entreprenør. 4) Innregulering og uttesting av tekniske anlegg hver for seg inkludert eventuell feilretting utføres av den enkelte leverandør/entreprenør. 5) Integrasjonstester ledes av den som er utpekt som integrasjonsansvarlig med deltakelse fra alle de leverandører/entreprenører hvis leveranser er berørt av integrasjonstesten. Utbedringer og justeringer etter integrasjonstest og eventuelt ny integrasjonstest. 6) Overlevering av dokumentasjon som bekrefter fullstendig oppfyllelse av kontraktsmessig leveranse inkludert tillatelser og godkjenninger som TE er tillagt kontraktsmessig ansvar for. Dokumentasjonen skal leveres i god tid (minimum 2 uker før overleveringen av kontraktsarbeidene) slik at byggherren har rimelig tid til å gjennomgå dokumentene og forvisse seg om at arbeidene er i kontraktsmessig stand før overtakelsesforretningen gjennomføres. 7) Overlevering av kontraktsarbeidene til byggherren Byggherrens representant leder og refererer ferdigbeiktigelse av arbeidene, leder overtakelseforretningen og utarbeider protokoll fra denne. 7. Dokumentasjon av kontraktsoppfyllelsen Senest 3 uker før overlevering av kontraktsarbeidene skal entreprenøren levere byggherren dokumentasjon som bekrefter fullstendig oppfyllelse av kontraktsmessig leveranse inkludert tillatelser og godkjenninger som entreprenøren er tillagt kontraktsmessig ansvar for. Dokumentasjonen skal leveres samlet og være sammenstillet med innholdsfortegnelse, sortert kapittelvis og paginert slik at det er lett å orientere seg og finne fram i materialet. Dokumentasjonen skal leveres elektronisk i PDF-format og i henhold til avtalt format med byggherren. Tillatelser, godkjenninger, sertifikater og lignende dokumentasjon skal også levres i original Side 4 av 10

5 Nedenfor er gitt en del eksempler på dokumentasjon som vil kan være nødvendig for å bevise at kontrakten er oppfylt fylt ut. Listen er ikke uttømmende. TE oppfordres til å forelegge sitt forslag til dokumentasjonsomfang for byggherren tidlig i kontraktsforløpet. Leveranseomfang: Kvalitetskontroll: signerte Oppfyllelse av funksjonskrav: materialer Oppstillinger som viser at utstyr og inventar er levert fullt ut, kvitteringer for levert FDV-dokumentasjon og utført opplæring av driftspersonalet samt oppstilling av eventuelle restanser i leveransen. Kontrollerklæringer, signerte kontrollplaner og sjekklister, logger som viser at registrerte avvik er lukket og opplisting av eventuelle gjenstående avvik, samsvarserklæringer med mer. Dokumentasjonen skal også vise hvilke kvalitetskrav som er stillet til leveransenes overflater og toleranser. Materialsertifikater og lignende som bekrefter at leverte og produkter oppfyller de krav som er stillet til brannmotstand, lyddemping (luftlyd, strukturlyd, trinnlyd), akustisk demping, bæreevne, tetthet (regn, vind, damptrykk, overflatevann, grunnvann), universell utforming, sikkerhet, brannvern og rømning, dørfunksjon støyavgivelse, lufthastighet, temperatur, luftfuktighet, automasjon og regulering, inneklima, el sikkerhet og virkning, adgangskontroll, brannvarsling, innbruddsalarm, ITV, antenneanlegg, solskjerming, SD, heis, nødlys, reservekraft, UPS, IKT og lignende. Likeledes at utførelsen samsvarer med forutsetningene for produktenes godkjenning. Prøving, kontroll og annen verifikasjon (for eksempel thermofotografering av nye yttervegger med hensyn til tetthet og av tavler) som bekrefter at funksjonelle krav er oppfylt og at leveransen virker etter hensikten. Oppfyllelse av miljøkrav: Erklæringer, kontrollplaner, sjekklister, sertifikater, måleprotokoller og lignende som bekrefter at kontraktens krav til miljøoppfølging er ivaretatt. Dokumentert idriftsettelse: drift på Ytelsesbaserte målinger: anleggene og Dokumentasjon som viser at anlegg og installasjoner er satt i en kontrollert måte med registrering av funksjonalitet og effekt. Slik dokumentasjon kan blant annet være oppstartsprosedyrer, kontrollister, registreringer av strømstyrke og effekter, kapasitetsmålinger, I/O lister med mer. TE skal foreta kontroll og innregulering av de leverte måle oppnådde ytelser for å dokumentere at leveransene oppfyller de krav som er stillet. Eksempler på slike målinger kan være luftmengder, vannmengder, temperatur, fuktighetsnivåer, hastigheter, effekter og lignende Side 5 av 10

6 Tester: nødvendig for TE skal gjennomføre og dokumentere de tester som er å bevise at leveransene er i den stand som er avtalt i kontrakten. Dette omfatter både tester av de enkelte anlegg og installasjoner hver for seg, og integrasjonstester. Aktuelt for slik integrasjonstesting kan være brannvern, rømning, sikkerhet og røykventilasjon. Registrering, styring og varsling via sentral driftskontroll samt adgangskontroll, overvåking, signalanlegg, tyverialarm og sikring (skallsikring lås/beslag) kan være andre slike testområder- Testingen skal være så omfattende at entreprenøren kan dokumentere at kontraktens krav er oppfylt. Testene skal baseres på scenariebeskrivelser og I/O lister. Hendelsesforløp skal registreres. Kontraktskravene skal identifiseres i dokumentasjonen og oppfyllelse av disse skal klart framgå. Det utarbeides egen protokoll fra alle tester. Tillatelser og godkjenninger: skal Levering av FDV-dokumentasjon: Opplæring av driftspersonalet: Som en del av sin dokumentasjon for kontraktsoppfyllelsen entreprenøren framskaffe alle de offentlige tillatelser og godkjenninger som tilligger entreprenøren i kontraktsforholdet. Eksempler på slike vil være midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, heiskontrollens godkjenning, næringsmiddeltilsynets godkjenning, godkjenning fra vegmyndighetene, kommunale vann- og avløpsetater, offentlige tilsyn med mer. TE skal utarbeide og levere en rapport som beskriver de krav kontrakten stiller til leveranse av FDV-dokumentasjon og hvordan disse kravene er oppfylt. Leveransens omfang skal beskrives og kvantifiseres. Likeledes hvordan dokumentasjonen har blitt utarbeidet og kontrollert i forhold til kontraktskravene, hvordan materialet er levert, til hvem og i hvilket omfang. Byggherren bruker i dag Johnson Controllsystem, og TE vil få oversendt en beskrivelsesmanual fra BH. TE skal dokumentere at avtalt opplæring er gitt til driftspersonalet, i god tid før overlevering/ferdigstillelsen, med blant annet deltagelse i alle tester/samtester etc. Dette kan gjøres ved at en omforent opplæringsplan leveres i kvitteret stand fra alle som skal motta opplæringen Side 6 av 10

7 8. Planlegging og styring av framdrift 8.1 Krav til planleggingsverktøy TE skal benytte EDB basert (MS Project) planleggingsverktøy. Planer og framdriftsrapporter skal leveres til byggherren på elektronisk form. Entreprenøren plansystem skal omfatte planlegging, styring og kontroll av framdrift og ressurser, herunder bemanning for kontraktsarbeidet. Plansystemet skal til enhver tid sikre styring og kontroll av framdrift, kvantiteter og bemanning på alle nivå. Godkjente endringer i kontraktsarbeidet skal innarbeides i plangrunnlaget. Som et minimum skal plansystemet tilfredsstille disse krav: Systemet skal inneholde logisk nettverk, tidsanalyse og entydig aktivitetskoding. Det skal være brukerfelt for identifisering og sortering av data innen planhierarkiet, prosjektnedbrytningsstruktur, fag, fysisk område, system etc. Systemet skal inneholde rapportgenerator med tabellariske og grafiske rapporter (gant, S-kurve og histogram) med sorteringsmuligheter som nevnt over. Summering av plandata fra et nivå til høyere nivå skal skje etter «Earned Value» prinsippet (opptjent verdi av utført arbeid) Vektfaktor kan være timeverk eller kontraktsmengder. 8.2 Måling og rapportering av framdrift Framdrift måles som virkelig produksjon (verdiskapning) i form av tjente timer eller kontraktsmengder («Earned Value»). Ved rapportering skal oppnådd framdrift sammenlignes med planlagt framdrift. Framdriftsregistreringen utføres ved cut-off for hver rapporteringsperiode. Det skal utføres en registrering av utført mengde for hver aktivitet som har blitt produsert i perioden. 8.3 Styring av framdrift TE skal styre ressursinnsatsen for utførelse av kontraktsarbeidene slik at framdriften for den enkelte aktivitet ikke på noe tidspunkt avviker mer enn 10 prosentpoeng fra planlagt framdrift og alle frister i kontrakten blir oppfylt. 9. Beslutningsplaner TE skal utarbeide planer for den beslutningsframdrift han etterspør av byggherren. Planene skal minst identifisere beslutningstema, beslutningsunderlag som TE framskaffer, frister for frister fro levering av beslutningsunderlag og beslutninger samt de personer som er ansvarlige for leveranser og beslutninger. 10. Dokumentert oppfyllelse av frister i kontrakten Ved passering av kontraktsfestede frister skal det registreres ved protokoll om fristen er oppfylt eller ikke. Det påhviler TE å innkalle byggherren til registrering av milepælsoppfyllelse. Innkalling skal sendes en uke i forveien. Ved manglende innkalling anses fristen som oversittet. Ved besiktigelse skal det registreres om fristen er oppfylt eller ikke. Byggherren fører protokoll fra besiktigelsen som skal konkludere med hensyn til fristens oppfyllelse. Dersom fristen ikke er oppfylt skal entreprenøren snarest mulig utføre de arbeider / ytelser som manglet for innfrielse av fristen og innkalle byggherren til ny besiktigelse slik at det blir protokollført på hvilket tidspunkt den aktuelle milepæl i framdriften ble nådd Side 7 av 10

8 11. Økonomistyring og endringshåndtering 11.1 Innledning Regler for endringsbehandling i kontrakten følger av kontraktsbestemmelsene Endringsliste Prosjektet skal benytte endringsliste som skjema for dokumentasjon og spesifikasjon av endringer. Ved utarbeidelse av endringslisten skal TE fylle ut enhetspriser fra kontrakten, prise alle nye poster på utførelsesdagens prisnivå og returnere til byggherrens byggeleder elektronisk i PDF-format. TE skal i normaltilfellet besvare endringslisten innen åtte arbeidsdager fra mottagelsen Varsel og krav fra entreprenøren Entreprenøren skal oversende sine varsler og krav til byggherrens byggeleder elektronisk i PDFformat. Signert krav skal også sendes i post for dokumentasjon av kravets autensitet Fakturering Fakturering utføres en gang per måned. Ordinære avdrag på kontrakten, tilleggsbestillinger og beregnet lønns- og prisstiging skal faktureres på separate fakturaer. For tilleggsbestillinger utarbeides en faktura for hver bestilling. Ved avdragsfakturering skal det av fakturaen framgå gjeldende bestillingssum, opparbeidet beløp bilagt spesifisert avregning, innestående beløp, tidligere utbetalt, merverdiavgift og fakturabeløp. Fakturaer stiles til byggherren og oversendes byggherrens byggeleder. Byggeleder kontrollerer og attesterer fakturaen og videresender denne til byggherren for utbetaling. Dersom det er formalfeil ved fakturaen eller det ikke er grunnlag for attestasjon til utbetaling av noen del av fakturaen, skal byggeleder returnere fakturaen til entreprenøren med angivelse av grunnlaget for returen. Kopi av returskjemaet sendes også byggherren til underretning. Dersom fakturaen kun attesteres for delutbetaling, skal byggeleder ved oversendelse til byggherren angi grunnlaget for delattestasjonen og underrette entreprenøren om delattestasjonen. Byggeleder benytter elektroniske skjemaer i PDF-format Styringsgrunnlag for rapporteringen TE skal ajourføre sitt prosjektregnskap og økonomiske prognoser slik at han kan levere komplett og ajourført rapportering på slik måte som det krevet i kontrakten. 12. Rapportering fra entreprenøren 12.1 Rapporteringsperiode og cut-off Prosjektet benytter prosjektkalender. Rapporteringsperioden er en måned. Cut-off er den 1. hver måned. Rapport leveres byggherren den 10. hver måned, perioden juli og august leveres samlet Periodisk rapportering Prosjektets status skal rapporteres i henhold til prosjektets rapportmal. Ivaretakelse av ytre miljø, rent, tørt bygg (RTB) samt sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal rapporteres med samme periode på skjema. Rapportene skal leveres elektronisk i PDF-format Side 8 av 10

9 12.3 Rapportering til Skattekontoret for utenlandssaker (SFU) TE skal rapportere alle avtaleforhold med underentreprenører og all bruk av utenlandsk arbeidskraft til Sentralskattekontoret for Utenlandssaker innenfor de frister og det regelverk som myndighetene til enhver tid gjør gjeldende. Entreprenøren skal påse at dette etterleves i alle ledd nedover i kontrakts- og avtalekjeden. 13. Rutiner for møter (kfr. PA-boken) 13.1 Oppstartsmøte og kontraktsgjennomgang Ved oppstart av kontrakten skal det settes av tid for en grundig gjennomgang av kontrakten. Kontraktsgjennomgangen skal ha så bred deltakelse at den bidrar til god kontraktsforståelse i alle ledd både i TE og byggeherreorganisasjonen Byggherremøter/Samhandlingsmøter Byggherremøtet er det overordnede møtet for regelmessig kontakt mellom byggherre og TE i totalentreprisekontrakten. Møtene avholdes hver 14. dag. Møtene innkalles, ledes og refereres av byggherren ved prosjektleder. TE plikter å delta med representant som er bemyndiget til å opptre fullt ut på vegne av entreprenøren innenfor rammene av møtet Byggemøter Byggemøter holdes regelmessig i utførelsesfasen, avholdes hver 14. dag. Møtene innkalles, ledes og refereres av totalentreprenøren. TE plikter å delta med representant som er bemyndiget til å opptre fullt ut på vegne av entreprenøren innenfor rammene av møtet Prosjekteringsmøter Prosjekteringsmøtet er TE s overordnede møte for ledelse og koordinering av prosjekteringsarbeidet i totalentreprisekontrakten/samarbeidskontrakten. Møtene avholdes hver 14. dag. Byggherren skal holdes orientert om møtene og har rett til å delta med de representantene han utpeker. Møtene innkalles, ledes og refereres av TE. TE plikter å distribuere referat fra møtet senest to arbeidsdager etter at møtet er avholdt Framdriftsmøter Framdriftsmøtet er TE s overordnede møte for ledelse og koordinering av framdriften av arbeidene på byggeplassen i totalentreprisekontrakten/samarbeidskontrakten. Møtene avholdes hver 14. dag. Byggherren skal holdes orientert om møtene og har rett til å delta med de representanter han utpeker. Møtene innkalles, ledes og refereres av TE. TE plikter å distribuere referat fra møtet senest to arbeidsdager etter at møtet er avholdt Samordningsmøter SHA (hovedbedrift) Når flere entreprenører er til stede på byggeplassen samtidig, skal det avholdes samordningsmøter minst annen hver uke for samordning av verne- og sikringstiltak på byggeplassen. Samordningsmøtet ledes og refereres av hovedbedriften på byggeplassen Avviksmøter Ved behov vil byggherren innkalle til, lede og referere avviksmøter for gjennomgang og behandling av kvalitetsavvik i kontraktens leveranser Side 9 av 10

10 13.8 Særmøter Særmøter innkalles ved behov. Innkaller er også ansvarlig for møteledelse og referat Evalueringsmøte (Krav til evalueringsmøte i entreprisen beskrives dersom det anses særskilt behov for dette). 14. Rutiner for dokumentstyring og distribusjon av teknisk dokumentasjon TE skal etterleve prosjektets krav til dokumentformat, -identifikasjon, -merking, -styring og - distribusjon. Dette kan gjelde følgende dokumentasjon, som skal avtales: Krav til FDV-dokumentasjon Identifikasjons- og merkesystem for utstyr og installasjoner Nummereringssystem for digitale formater og teknisk dokumentasjon Krav til dokumentplan og distribusjon av teknisk dokumentasjon Side 10 av 10