Utredning av ny. sekretariatsordning. for kontrollutvalg. på Agder

Transkript

1 KS Agder Utredning av ny sekretariatsordning for kontrollutvalg på Agder 14 kommuner 2 fylkeskommuner Versjon endelig

2 SAMMENDRAG 3 BAKGRUNN FOR NY ORGANISERING 3 ARBEIDETMED RAPPORTENOM NY ORGANISERING ETABLERINGAV ARI3EIDSGRUPPE MANDAT ARBEIDSPROSESSEN KOSTNADER 5 OPPDRAG - KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET 6 FAKTA DAGENS LØSNING ANDRE LØSNINGERSOMEKSITERERI DAG ORGANISERINGRESTENAVNORGE INNLEDNINGTIL ANBEFALTLØSNING 8 NÆRMERE OM SAMARBEIDSLØSNINGMED TEMARK UTDRAG FRA TILBUDFRATEMARK VURDERINGAV SAMARBEIDSLØSNINGMED TEMARK ANBEFALING 11 FREMDRIFT 11 VEDLEGG VEDLEGG 1 - KOPI AV ØKONOMISKVURDERINGFRAAGDER SEKRETARIATMOTTATT13. AUGUST VEDLEGG 2 -VURDERING AV SAMARBEIDSLØSNINGMEDAGDER SEKRETARIAT VEDLEGG 3 -NY FELLESSEKRETARIATSORDNING DANNENYTT SELSKAP VEDLEGG4 - VURDERINGAV «SØRLANDETKONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT» VEDLEGG 5 -DELTAKERE PÅ ARBEIDSMØTE5. SEPTEMBER VEDLEGG 6 - SELSKAPSFORM 27 OG IKS 19 Side2

3 1. Sammendrag Arbeidsgruppen har vurdert nye løsninger for sekretariatsordning for kontrollutvalgene for 14 kommuner og 2 fylkeskommuner på Agder, da dagens løsning ikke videreføres i Arbeidsgruppen har vurdert følgende prioriterte alternativer: En samarbeidsløsning med Agder Sekretariatet En samarbeidsløsning med Temark En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene Dagens løsning er en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenesten på timebasis. Dette innebærer at bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatet selv uten at dette har inngått i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har været en rimelig løsning for kommunene og fylkene. Kontrollutvalgenes aktiviteter har de siste årene økt betydelig og en ser også at det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av saker til behandling. Ved overgang til ny løsning for sekretariatsordningen vil derfor kostnadene for kommunene og fylkene øke. Ny løsning skal være forsvarlig og realistisk og bør implementeres innen 1.juli Arbeidsgruppen og KU ledere har hatt felles arbeidsmøte 5. september hvor foreløpig rapport og vurderinger fra arbeidsgruppen ble presentert. KU ledere vurderte to aktuelle alternativer: En samarbeidsløsning med Temark En ny felles sekretariatsordning for de aktuelle kommunene KU ledere anser alternativ 2 for å være en mulig løsning, men vurdere den som et lite aktuelt alternativ per i dag. Anbefaling fra KU ledere er derfor det jobbes videre med å f på plass en samarbeidsløsning med Temark. 2. Bakgrunn for ny organisering F.o.m ble forskrift om kontrollutvalg endret med den følge at kommunens/ fylkeskommunens revisor ikke lenger kunne være sekretær for kontrollutvalget. Fra samme tidspunkt har sekretærhjelp og saksforberedelse m.v. til følgende kontrollutvalg på Agder vært løst slik: Aust-Agder fylkeskommune har kjøpt sekretariatsbistand fra Arendal revisjonsdistrikt IKS Vest-Agder fylkeskommune har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS Søgne og Vennesla kommuner har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS Kristiansand og Songdalen kommuner har kjøpt fra Vest-Agder fylkesrevisjon Arendal kommune har kjøpt fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner har kjøpt fra Aust-Agder fylkesrevisjon Side3

4 Kontrollutvalgenes aktivitet har de siste årene økt betydelig. Fra å være en "minimumsløsning" på timebasis ved oppstarten i 2005 har vi de siste årene fått en situasjon hvor det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av sakene som er behandlet. Det skal i noen tilfeller også planlegges/gjennomføres undersøkelser/granskinger eller andre mer omfattende oppgaver. Forventningene fra kontrollutvalgene har økt betydelig og en "minimumsløsning" er ikke lenger tilstrekkelig. Dette innebærer at de revisjonsenhetene som i dag server kontrollutvalgene med sekretærtjenester vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre dette i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til. De har derfor signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Begge fylkeskommunene og de 14 kommunene i opplistingen over har kontrakter om levering av sekretariatstjenester etter en anbudsrunde i 2011 som varer ut Det betyr at det fra 2014 ikke vil være noen sekretærløsning. De 4 nåværende sekretariatene som leverer sekretariatstjenester har derfor på eget initiativ startet en prosess med tanke på å bidra til en god framtidig løsning for kontrollutvalgene når avtaleperioden utløper. Samtlige 16 kontrollutvalg er i møter høsten 2012 blitt orientert om dette, samt har deltatt på møte 4. mars 2013 for å drate situasjonen. Det ble i dette møtet etablert en arbeidsgruppe som skal utreder en ny modell for levering av sekretariatstjenester til kontrollutvalgene fra Vedtak i Rådmannsutval et KS A der RMU KS Agder er i møte den 15. januar 2013 blitt orientert om situasjonen vedrørende sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg. Utvalget støtter at det igangsettes et arbeid for å se på en framtidig organisering og nedsetter en arbeidsgruppe bestående av 1 representant fra RMU Agder hvor følgende bes om å delta: Gro Anita Trøan valgt som representant fra RMU Agder, vara Bjarte Nordås KS Agder er sekretariat for gruppen Øvrige medlemmer i utvalget velges av kontrollutvalgene 3. Arbeidet med rapporten om ny organisering 3.1 Etablering av arbeidsgruppe. Kontrollutvalgslederne var samlet til møte den hvor følgende arbeidsgruppe ble etablert: Gro Anita Trøan Rådmann Birkenes kommune Dag Eide Leder av kontrollutvalget i Aust-Agder fylke Vidar Kleppe Leder av kontrollutvalgene i Kristiansand kommune og Vest-Agder fylke Per Arnt Tellefsdal Leder av kontrollutvalget i Risør kommune Anne Helene Grunni Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Steinar Johansen Arendal Revisjonsdistrikt IKS Gro Anita Trøan ble valgt som leder av arbeidsgruppen. KS Agder, ved konsulent Ruth Stubberud ivaretar sekretærfunksjonen. Side4

5

6 4. Oppdrag - Kontrollutvalgssekretariatet Kontrollutvalgssekretariatet Iht. kommunelovens 77 nr. 9 skal kommunestyret og fylkestinget sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Bestemmelsen er nærmere utdypet i forskrift for kontrollutvalg 20 og i tillegg har Kommunal- og regionaldepartementet gitt nærmere kommentarer i kontrollutvalgsboken. Sekretariatet er kontrollutvalgets viktigste hjelper og støttespiller. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget kan kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Det er et krav at sekretariatet skal være uavhengig i forhold til både administrasjonen og revisjonen. Dette innebærer at sekretæren ikke kan være ansatt i administrasjonen, eller utføre revisjonsoppgaver for kommunen. Sekretariatet er underlagt forvaltningslovens habilitetskrav. Den som utfører sekretariatsfunksjonen må selv vurdere sin egen habilitet ved utførelsen av oppgavene. Sekretariatsfunksjonen kan organiseres på ulike måter: Etablering av interkommunalt selskap Interkommunalt samarbeid etter koml. 27 Vertskommunemodell basert på koml. 28 c Ansatt sekretær direkte underlagt kontrollutvalget Kjøp av tjenester fra private selskaper Sekretariatet er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Det er opp til det enkelte kontrollutvalg å bestemme nærmere hvilke oppgaver sekretariatet skal ha. Dette innebærer at administrasjonen i kommunen ikke har instruksjonsrett overfor sekretariatet. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og forberedt. Det er derfor viktig at sekretariatet besitter kompetanse om blant annet regnskap, revisjon og offentlig forvaltning. Sekretariatet vil være en viktig faglig ressurs og en nyttig diskusjonspartner for kontrollutvalget, og bør derfor holde seg oppdatert om saker som er relevante for kontrollutvalget. Dette kan for eksempel gjelde endringer i regelverk og forskrifter, faglige kurs og konferanser eller rapporter fra statlige tilsyn i kommunen. Sekretariatet må også ha tilstrekkelig kapasitet til saksforberedelse, utredning og oppfølging av sakene. Sekretariatets oppgaver omfatter også arkivering og journalføring av kontrollutvalgets saker, møteprotokoller og korrespondanse. Sekretariatet skal opprette et eget arkiv eller en egen arkivdel for kontrollutvalget som tilfredsstiller kravene i arkivloven med forskrifter. Ansvaret for arkivet kan ikke legges til administrasjonssjefen, fordi sekretariatsfunksjonen ikke ligger under administrasjonssjefens myndighetsområde. Side 6

7

8

9

10

11 Stordriftsfordeler Fa li utviklin av KU Muligheter for en mer profesjonell or anisas'on Eksisterende selskap Kompetanse Erfaring Personell Tidsfaktor (fortere å få på plass en løsnin ) Samarbeid A der o Telemark 3 Iker Uavhen i av fremtidi kommunestruktur E et kontor å A der Muli heter Faglig utvikling for Ansatte Kontrollutval ene H ere kvalitet («reind ket» sekretariat Bredere kom etanse Samarbeid mellom Ikene Or anisas'onsform Økt status fra KU Trusler Alle eiere må støtte dette forslaget 34 i re resentantska et stort o «tun» Økonomi fordelin av øknin 6.3 Anbefaling Med bakgrunn i overnevnte analyser og prøve votering i arbeidsmøtet er anbefaling fra KU ledere er derfor det jobbes videre med å få på plass en samarbeidsløsning med Temark. 7. Fremdrift Møte med Arendal- og Kristiansand kommune, samt begge fylkeskommunene for å presentere og forankre rapporten, samt informerer om videre aktiviteter. Dialog med Temark Ferdigstille rapporten Utarbeide saksfremlegg til kommunestyrene, legges frem i løpet av høsten 2013 Kommunen må budsjettere etter gammel modell frem til Ny løsning på plass til Side 11

12 8. Ved legg 8.1 Vedlegg 1 Kopi av økonomisk vurdering fra Agder Sekretariat mottatt 13. august 2013 AGDER SEKRETARIAT ØKONOMISK VURDERING Bakgrunn Agder Sekretariat ble opprettet i 2005 som et 27 samarbeid mellom kommunene Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral til åforestå sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i eierkommunene. På bakgrunn av henvendelse fra arbeidsgruppen, som representerer 16 kommuner og ftlkeskommuner i Aust- og Vest-Agder, om innlemmelse i Agder Sekretariat, blir det i det nedenstående trukket frem forhold som vil måtte danne grunnlaget for en eventuell utvidelse av selskapet. Anslag kostnader Med utgangspunkt i dagens drift og kostnadsnivå, er driftskostnadene i et utvidet selskap anslått til å bli kr (2014-budsjett) Det er vurdert at selskapet må bemannes med 5 årsverk, hvorav anslagsvis 0,5 årsverk vil medgå til administrasjon. Det gjøres oppmerksom på at det nødvendigvis er flere usikkerheter forbundet med disse tallene. Det er lagt innflere usikre forutsetninger i anslaget, som lønnsnivå, antall møter osv. Anslag kostnadsfordeling Det vil være naturlig å haflere prisgrupper i et utvidet selskap, fordi størrelsen på kommunene vil variere fra under 1000 innbyggere i den minste kommunen til innbyggere i den største, i tillegg til toftlkeskommuner. Den mest aktuelle modellen tilsier tre prisgrupper. Det vil også være aktuelt med eventuell tilleggs fakturering i de enkelte kommuner om spesielle forhold skulle tilsi dette. Gruppe J. Kommuner med innbyggertall: (4-5 møter pr. år) Gruppe Kommuner med innbyggertall: (5-6 møter pr. år) Gruppe Kommuner med innbyggertall: Over (6-8 møter pr. år) I gruppe III gjøres det individuell kostnadsvurdering etter størrelse og aktivitet. Etter folketall (hentet fra Wikipedia ) vil det bety følgende kostnadsfordeling Side 12

13

14 8.2 Vedlegg2 Vurderingav samarbeidsløsningmed Agder Sekretariat Vi har vært i dialog med Agder Sekretariat om muligheten for å innlemme de 14 kommunene og 2 fylkeskommunen i Agder Sekretariat, slik at vi får ett felles sekretariat for hele Agder. Agder Sekretariat har gitt oss en økonomisk vurdering på hvordan en kostnadsfordeling vil kunne se ut hvis de utvider selskapet. Styret i Agder Sekretariat behandlet saken i møte den 9. august, hvor det ble lagt frem økonomiske beregninger for selskapet ved en eventuell utvidelse. Styret gjorde følgende vedtak: "Styret er tilfreds med Agder Sekretariat slik det fungerer i dag. I utgangspunktet er styret skeptisk til å utvide selskapet fra 16 eierkommuner til 30 kommuner og 2 fylkeskommuner. Styret oversender en foreløpig vurdering av de økonomiske konsekvenser ved en eventuell utvidelse av selskapet til arbeidsgruppen. Disse økonomiske beregninger viser at enkelte kommuner vil få økte kostnader, mens flere av kommunene har satt som vilkår at kostnadene ved en eventuell utvidelse av selskapet ikke skal øke, men heller reduseres. Agder Sekretariat er et selskap som skal drives i balanse, slik at inntektene fra eierkommunene dekker kostnadene (selvkost). Styret har ikke grunnlag for å gi tilbud som etterspurt på nåværende tidspunkt. Det ønskes en nærmere avklaring fra eierkommunene om det er grunnlag for å arbeide videre med saken med utgangspunkt i de økonomiske beregninger som foreligger." Arbeidsgruppensvurderingav tilbakemeldingfraagdersekretariat S rker Svakheter Mindre sårbar i forhold til flere ansatte S ret har ikke itt tilbud Økt kvalitet og kompetanse Kan bli en krevende prosess å inte rere flere kommuner Kompetent bestiller av ulike rapporter få hjelp til å deflnere hva som er roblemet/bestillin en På bakgrunn av styrets vedtak anser vi det som lite hensiktsmessig å gi noen videre vurdering av dette alternativet. Side14

15

16

17 8.3 Vedlegg 4 - Vurderingav «Sørlandetkontrollutvalgssekretariat» Tabell 6 - Vurderingav «Sørlandetkontrollutvalgssekretariat» S rker N ekrutterin av nødvendi fa kom etanse Muligheter for en mer profesjonell organisasjon Full styrin Færre eiere 27 selskap -> enklere Kortere avstand Lettere beslutnings rosess Svakheter Sårbar - fa ansatte Nyetablering Kostnader Rekrutterin Mindre fa ifø Vanskelig å forutsette hvordan økonomien vil være Usikkert hvor mange kommuner som vil være med Fravær vil ramme hardt ved fravær Ikke avklart bere ningsmodell Muli heter Trusler Utvikle n selska Sårbart - få ansatte Lan o usikker rosess ved etablerin Side17

18

19 8.5 Vedlegg 6 Selskapsform 27 og IKS 27 E en *uridisk erson Kommuneloven 27 som ikke inneholder nærmere regler for organisasjonsform. Det må derfor utarbeides egne vedtekter for selska et Krever avtale mellom samarbeidskommunene Skal være et beslutningsorgan «eget styre» Stor frihet med hensyn til organisering lite regulert i loven (positivt eller negativt?) Basert på delegasjon fra deltakerkommuner Begrenset hvilken myndighet som kan tille es st ret Styrets myndighet begrenset til: «avgjørelser som angår virksomhetens drift o or aniserin» Uklart regelverk stiller stor krav til kommunene med hensyn til utforming av vedtekter o or aniserin Godt egnet for løsning av felles virksomhet innenfor et område IKS Regulert i egen lov om interkommunale selskaper Eget rettssubjekt Deltagerne har til sammen ubegrenset økonomisk ansvar Den enkelte kommune hefter med «sin» andel av selskapets totale forpliktelser (andelen skal være avtalt i vedtekter) Forvaltningene utøves av styret/og daglig leder Eierrollen utøves gjennom representantskapet Alle deltageme representert i representantskapet Side 19