INNKALLING TIL VALGMØTE I FORSTANDERSKAPET I TOTENS SPAREBANK

Transkript

1 Til Forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer. Lena, 15. april 2010 INNKALLING TIL VALGMØTE I FORSTANDERSKAPET I TOTENS SPAREBANK Det innkalles med dette til forstanderskapsmøte i Totens Sparebank i Bankens lokaler på Lena, torsdag 22. april 2010 kl 18:00. Eventuelle forfall meldes til banken på telefon eller u.lindberg@totenbanken.no innen fredag 17.april. Følgende saker er til behandling: 1. Opptegnelse over frammøte. 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 3. Valg av 2 forstandere til å underskrive protokollen sammen med møteleder. 4. Valg. 5. Honorar tillittsvalgte. 6. Erverv egne egenkapitalbevis 7. Vedtektsendring, 2. gangs behandling Denne innkallingen sendes alle forstandere. Innkallingen sendes også alle varamedlemmer for informasjon. Disse vil imidlertid få særskilt innkalling hvis de må møte. I henhold til Sparebanklovens 11 så innkalles også styret, revisor og kontrollkomitè. Med hilsen Totens Sparebank Roar Løken Lunder -leder i forstanderskapet-

2 Møteinnkalling 22. april 2010 Side 2 av 10

3 Vedlegg sak 4, Valg Valgkomiteens bakgrunn for innstillingene: Forstanderskapets valgkomitè har hatt 4 arbeidsmøter, samt samtaler med potensielle styremedlemmer. På første møte i valgkomiteen deltok adm. banksjef og styrets leder for å informere om myndighetenes krav til spesifikk kompetanse på styremedlemmer. Styrets leder har deltatt i samtalene med potensielle varamedlemmer tilstyret. Valgkomiteens leder har hatt telefonsamtaler med avtroppende og påtroppende kandidater. På bakgrunn av komiteens arbeid så innstilles det på følgende kandidater: Representanter valgt i egne valgmøter Innskyter Østre Toten Jon Nisja (varamedl) Odd Erik Mjørlund ny Liv Berit Kløvrud (varamedl) Arnhild Kløvrud ny Innskyter Vestre Toten Sigrid Haugen (varamedl) Sigrid Haugen gjv Tore Østeng (varamedl) Tore Østeng gjv Innskyter Gjøvik John Kraby-Svendsen (medl) John Kraby-Svendsen ny Lars Klæthe (varamedl) Lars Klæthe gjv Kirsti Tokvam (varamedl) Kirsti Tokvam gjv Egenkapitalbeviseiere Ole Jac Skattum (medl) Else Nordvik Solberg ny Ingeborg Laeskogen (medl) Ulf Bekkelund ny Ulf Bekkelund (varamedl) Jørn Wroldsen ny Else Nordvik Solberg (varamedl) Olav Berg ny (valgt i Else N. Soblergs resterende valgperiode) Ansatte Johnny Nyborg (medl) Johnny Nyborg gjv Harald Mjørlund (medl) Erik Evensen ny Håkon Kvam (medl) Håkon Kvam gjv Sissel Kjelstad (medl) Åse Øye ny Jan Sverre Seierstad (medl) Annie Dahl ny (valgt i J.S.Seierstads resterende valgperiode) Henry Ballo (varamedl) Åge Nicolaisen ny Thora E. Fjørkenstad (varamedl) Thora E. Fjørkenstad gjv Åse G. Brennbakken (varamedl) Knut Eskild ny *Forstanderskapets leder: Roar Løken Lunder Roar Løken Lunder gjv *Forstanderskapets nestleder: På valg Erik Hørthe Erik Hørthe gjv *Styret: Ole Festad Lund Ole Festad Lund gjv Geir Stenseth Geir Stenseth gjv Magne Torpen Magne Torpen gjv Arild N. Ødegård (1. vara) Marianne Olssøn (1. vara) ny Erland Opsahl (2. vara) Erland Opsahl (2. vara) gjv Anita Hager (3. vara) Anita Hager (3. vara) gjv Ann Kristin Haugen Ann K. Haugen (ansatte 1. vara) gjv Henry Ballo Henry Ballo (ansatte 2. vara) gjv Ikke på valg: Lise Tollefsrud Steinar Nordengen Jan Sverre Seierstad (ansattes repr) Møteinnkalling 22. april 2010 Side 3 av 10

4 *Styrets leder: Ole Festad Lund Ole Festad Lund gjv *Styrets nestleder: Geir Stenseth Geir Stenseth gjv *Kontrollkomite: Åse S. Hovden (medl) Åse S. Hovden gjv Jan Kåre Testad (varamedl) Jan Kåre Testad gjv Ikke på valg: Ketil R. Sveen Inger Rian (leder) (medl) *Gavekomite: Sigmund Hagen (medlem) Kari Røssum 2010 ny Harald Udnæseth (medlem) Oddbjørn Dyrud 2010 ny Håkon Kvam (ansattes repr) Håkon Kvam 2010 gjv Kari Røssum (vara) Synøve Mjølnerød 2010 ny Oddbjørn Dyrud (vara) Sissel Gaarder Skaug 2010 ny Håkon Kvam (ansattes vara) Annie Dahl 2010 ny *Valgkomite: Øistein Andreassen (medlem) Arnfinn Pedersen ny Kari Røssum (medlem) Kari Røssum gjv Bjarne Dysthe (medlem) Bjarne Dysthe gjv Arnfinn Pedersen (varamedl) Ulf Bekkelund (vara) ny Nina Balke (varamedl) Nina Balke (vara) gjv Gunnar Gjerdalen (varamedl) Gunnar Gjerdalen (vara) gjv Kjell Arne Nyhus (ansatte) Kjell Arne Nyhus (vara) gjv Ikke på valg: John Kraby-Svendsen (medl) Harald Udnæseth (medl) Sissel G. Skaug (medl) Johnny Nyborg (medl) *Leder valgkomite: Bjarne Dysthe Harald Udnæseth ny Valgkomiteens forslag til vedtak: *Forstanderskapet tar innskytere og egenkapitalbeviseieres valg, samt de ansattes valg til etterretning. *Forstanderskapet følger valgkomiteens inntillinger, og velger foreslåtte kandidater til de respektive verv. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 4 av 10

5 *)Kort presentasjon nye kandidater: Navn Verv Presentasjon Mjørlund, Odd Erik Innskyter, vara, Østre Toten 41 år. Bosatt på Tømmerholshøgda på Kapp. Byggfag. Eget firma (Geoplan) Plan- og bygningsoppmåling Kløvrud, Arnhild Innskyter, varamedlem, Østre Toten 53 år. Bosatt på Kapp. Utdannet innen regnskap. Jobber hos Toten Tre, samt Warholm Regnskap. Solberg, Else Nordvik Egenkapitalbeviseier, medl 54 år. Bosatt på Gjøvik Sekretær i rådgivende bygningsfirma Utleie av forretningeiendommer. Bekkelund, Ulf Egenkapitalbeviseier, medl 66 år. Bosatt på Gjøvik. Grafisk formgiver. Selvstendig næringdrivende Jørn Wroldsen Egenkapitalbeviseier, varamedl 58 år. Bosatt på Gjøvik. Rektor ved Gjøvik Ingeniørhøgskole Olav Berg Egenkapitalbeviseier, varamedl 60 år. Bosatt på Moelv Siv.ing. Ansatt i NVE, Hamar Olssøn, Marianne Styret, varamedlem 41 år. Bosatt på Helgøya. Advokat. Partner i advokatfirmaet Mageli ANS. Gårdbruker. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 5 av 10

6 Vedlegg sak 5, Honorar tillittsvalgte Valgkomiteens begrunnelse Det er foretatt sammenligninger med 4 andre banker på vår størrelse. Totens Sparebank sine satser harmonerer med det våre sammenlignbare banker opererer med. I fjor forble satsene uendret. På denne bakgrunn så er valgkomiteens innstilling at honorarsatsene for 2009/2010 blir som foreslått nedenfor: Godtgjøring tillitsvalgte Dagens satser Valgkomitéens forslag til endring for 2010/2011 Forstanderskapets leder kr Forstanderskapets nestleder kr Pr. møte Forstanderskapets møtende medlemmer kr pr møte Styrets leder kr Styrets nestleder kr Styrets øvrige medlemmer kr Styrets varamedlemmer kr pr. møte Styret, ansattes fast møtende vararepresentant kr pr møte Kontrollkomitéens leder kr Kontrollkomitéens medlemmer kr Kontrollkomitéens varamedlem kr Valgkomiteens leder Kr pr. møte Medlemmer av valgkomitéer og gavekomité kr pr møte Kjøregodtgjørelse utbetales ikke for tillittsvalgte som er bostatt i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik til ordinære møter i styret, kontrollkomitè, forstandskap og forstanderskapets valg- og gavekomitè. Tillittsvalgte bosatt utenfor disse kommunene får dekket kjøring etter statens satser. Diettgodtgjørelse utbetales ikke. Representasjonsutgifter dekkes etter vanlige satser for kjøregodtgjørelse/utgiftsdekning. Valgkomiteens forslag til vedtak: Forstanderskapet følger valgkomiteens inntillinger, og vedtar at honorarsatsene for 2010/2011 blir som foreslått. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 6 av 10

7 Vedlegg sak 6, Erverv egne egenkapitalbevis -Følgende forslag foreslås vedtatt i møte 22. april 2010: Styret i Totens Sparebank gis fullmakt til å erverve egenkapitalbevis utstedt av Totens Sparebank på følgende betingelser: 1. Fullmakten begrenses oppad til egenkapitalbevis pålydende NOK 60 totalt pålydende NOK Dette er 9,36% av sparebankens samlede utstedelse av egenkapitalbevis pr i dag. 2. Kjøpesummen skal være mellom NOK 50 og NOK 150 pr egenkapitalbevis. All omsetning skal skje over Oslo Børs. 3. Styret står fritt mht hvordan egne egenkapitalbevis skal erverves og avhendes. 4. Fullmakten må benyttes innen 01. mai Fullmakten er betinget av Finanstilsynets godkjennelse, og skal registreres i Foretaksregisteret. Styrets forslag til vedtak: Forstanderskapet gir styret fullmakt til å erverve egne egenkapitalbevis etter nevnte forutsetninger. Vedlegg sak 7, vedteksendringer, 2. gangs behandling Sparebankloven, finansieringsvirksomhetsloven og flere andre lover som berører vår bransje er blitt endret i løpet av I den forbindelse ble også normalvedtektene for sparebanker tilpasset det nye regelverket. Styret har gjennomgått eksisterende vedtekter og justert disse etter forslagene i de reviderte normalvedtektene. På bakgrunn av dette foreslås følgende endringer: Alle betegnelser som grunnfondsbevis endres til egenkapitalbevis Alle betegnelser som grunnfondsbeviseiere endres til egenkapitalbeviseiere Kredittilsynet endres til Finanstilsynet 1 1, siste avsnitt (firma, kontorkommune, formål) Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover utbytte på egenkapitalbevis. Ordlyden er endret i siste del av setningen. Forrentning av grunnfondsbevis er endret til utbytte på egenkapitalbevis. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 7 av 10

8 2 1, andre avsnitt (grunnfondet) Med Kongens samtykke har Forstanderskapet vedtatt å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i Forstanderskapet i henhold til finansieringsvirksomhetsloven. Ordlyden er endret i deler av setningen. Rentebærende grunnfondsbevis er endret til utbytteberettigede egenkapitalbevis og kan forstanderskapet er endret til har forstanderskapet. 2 1, tredje avsnitt (grunnfondet) Sparebankens eierandelskapital i henhold til foranstående ledd utgjør NOK fordelt på egenkapitalbevis à kr 60 fullt innbetalt 3-1 (fortanderskapet) Ordlyden er endret fra grunnfondsbeviskapital til eierandelskapital Leder og nestleder velges i særskilt valg. Valgene gjelder for 1 år 2 siste setninger er nye. 3-5, nytt andre avsnitt, (egenkapitaleiernes deltagelse i valget til forstanderskapet) Hvert egenkapitabevis gir en stemme. Ingen egenkapitalbeviseiere kan stemme for mer enn 10 % av samtlige stemmeberettigede egenkapitalbevis eller avgi mer enn 20 % av de stemmer som er representert i valgmøtet. Dette punktet var tidligere nedfelt i verdipapirregisterloven men er nå tatt ut men i den nye loven av så står det i 2b-10 at dette bør framgå av bankens vedtekter. 3-5, nytt tredje avsnitt, (egenkapitaleiernes deltagelse i valget til forstanderskapet For øvrig gjelder egenkapitalbevisforskriften 3-9 for egenkapitalbeviseiernes valg til Forstanderskapet. Nytt avsnitt 4 1, første avsnitt (kontrollkomiteen) Forstanderskapet velger annethvert år en kontrollkomité med tre medlemmer og ett varamedlem. Ett medlem skal tilfredsstille de krav som stilles til dommere etter lov av * 13. august 1915 om domstolene, Endring av ordlyd. 4-1, ny setning i andre avsnitt (kontrollkomiteen) Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Valgene gjelder for 2 år. Setning 2 er ny. 5-1, ny setning i andre avsnitt (styret) Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Valgene gjelder for 2 år Setning 2 er ny. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 8 av 10

9 5 1, femte avsnitt Samtlige valgte medlemmer velges for to år og varamedlemmer for ett år. 3 siste setninger i avsnittet fjernes 5 4, Revisjonsutvalg Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. Ny 5-4 Revisjonsutvalg 5 5, omnummerering av paragraf, (daglig leders ansvar og plikter) Ny 5-5 er tidligere 5-4 (omnummerering) 7 1 andre avsnitt (årsoppgjøret, beretninger, tidsfrister) Når revisor har lagt fram sin beretning, jfr. revisorloven 5-6, og kontrollkomitéen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens 13, 7. ledd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding til samtlige representanter innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet. Ny lovhenvisninger, samt endring av ordlyd 7 1 tredje avsnitt (årsoppgjøret, beretninger, tidsfrister) Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens 11, 1. ledd, bokstav b for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding og fastsette bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevisene. Endring av ordlyd Møteinnkalling 22. april 2010 Side 9 av 10

10 7 2, ny (årsoppgjøret, beretninger, tidsfrister) Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet, er gjort tilgjengelige på bankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til forstanderskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapet. Et medlem i forstanderskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. Punktet ønskes tatt inn i vedtektene for å muliggjøre elektronisk distribusjon av dokumenter i de tilfeller der dette, ut i fra en totalvurdering, fremstår som hensiktsmessig. Dette gjelder i første rekke årsrapportene. 8 1, ny setning (revisjonen) Revisjonsutvalgets uttalelse om forslag til revisor forelegges forstanderskapet før valget. Ny setning i 1. ledd i samsvar med normalvedtektene 9 1, overskudd gaver (første avsnitt) Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte på egenkapitalbevis skal legges til sparebankens fond. Ved beregning av overskudd gjelder finansieringsvirksomhetsloven 2b 18 første ledd. Endring ordlyd, samt ny setning i 1. ledd i samsvar med normalvedtektene 9 1, overskudd gaver (andre avsnitt) Gaver og utbytte kan bevilges i samsvar med finansieringsvirksomhetsloven 2b-18. Endring ordlyd, samt ny lovhenvisning. 11 1, vedtektsendringer Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finanstilsynet. Endring ordlyd 11 2, vedtektsendringer Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i henhold til sparebankloven 5 siste punktum. Fra samme tid oppheves tidligere vedtekter, fastsatt av Finanstilsynet 5. juli 1978 og senere endringer, sist godkjent av Finanstilsynet Endring ordlyd Styrets forslag til vedtak: Forstanderskapet vedtar styrets forslag til vedtektsendringer. Møteinnkalling 22. april 2010 Side 10 av 10