Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: MKEiendom Værftsgata 7, 1511 Moss, Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Dag Robertsen (s) leder 1

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 16/44 Virksomhetsbesøk - MKEiendom KF 3 PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/46 Opplæring og orienteringer 13 PS 16/47 Henvendelse til kontrollutvalget angående barnevernsak 14 PS 16/48 Rapport - Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS 17 PS 16/49 Revisjonsrapport - Avslutning av VA-Anlegg PS 16/50 Rådmannens kommentarer til påstander om feil i kommunens tilsynsrapport Sjøgata 27A PS 16/51 Evaluering av utvalgets arbeid etter første år 188 PS 16/52 Møteplan for PS 16/53 Referater og meldinger 194 PS 16/54 Eventuelt 228 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/129 Dokumentnr.: 78 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /44 Virksomhetsbesøk - MKEiendom KF Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om MKEiendom KF, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har i alle år hatt som praksis å gjennomføre virksomhetsbesøk i kommunen eller i kommunale foretak. Sist gang kontrollutvalget avla MKEiendom KF besøk var i september Sekretariatet har sendt forespørsel til MKEiendom KF om muligheten for av avlegge selskapet et besøk. Daglig leder i selskapet stiller seg positiv til dette. Kontrollutvalget vil i møte 1. desember 2016 få en generell orientering fra daglig leder i MKEiendom om selskapets arbeidsoppgaver, muligheter og utfordringer. Kontrollutvalget får anledning til å stille spørsmål. Sekvensen antas å ta ca. 45 minutter. Kontrollutvalget gjennomfører ordinært møte etter informasjonen fra MKEiendom KF i selskapets møterom. Vurdering Informasjon om MKEiendom KF tas til orientering. 3

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/128 Dokumentnr.: 27 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /45 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 19:35 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/33-16/43 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder x Ole Podhorny, nestleder x Gunn Salbuvik x Caroline Haaland x Anne-Lise Gjøstøl x Geir Hovland Forfall Erling Hagen Åsmund Svendsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonslederne Jolanta Betker og Anders Svarholt, forvaltningsrevisorene Lene Brudal og Bjørnar Bakker Eriksen Møtende fra administrasjonen: HMS-rådgiver Finn Kaldheim til sakene 16/34 og 16/35 Merknader Dagorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører. Det var ingen som fremmet behov for habilitetsvurderinger Sak 16/36 ble behandlet før sak 16/35. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder 5

6 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 16/33 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/34 Forvaltningsrevisjonsrapport "Sykefravær" PS 16/35 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår 2016 PS 16/36 PS 16/37 PS 16/38 PS 16/39 PS 16/40 PS 16/41 PS 16/42 PS 16/43 Utkast til spørreundersøkelse ifm. forvaltningsrevisjon om "Varsling" Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 Henvendelse til kontrollutvalget angående en barnevernsak Orienteringer og opplæring i kontrollutvalget Referater og meldinger Eventuelt PS 16/33 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/34 Forvaltningsrevisjonsrapport "Sykefravær" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Kontrollutvalget merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere. Kontrollutvalget merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS 6

7 og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Kontrollutvalget merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som Åvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søke dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget siden planer for HMS og inkluderende arbeidsliv hører til dette utvalgets ansvarsområde. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Bystyret merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfoldkommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere. Bystyret merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Bystyret merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer Bystyret ber derfor rådmannen om at hun ser nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurderer om det er mulig å overføre de prosessene som Åvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søker dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp 7

8 Kontrollutvalget Moss behandling : Forvaltningsrevisorene Lene Brudal og Bjørnar Bakker Eriksen presenterte rapportens funn og konklusjoner. HMS-rådgiver Finn Kaldheim fra administrasjonen var tilstede for å svare på spørsmål. Kontrollutvalget gjorde noen endringer i forsalg til vedtak. I slutten av andre setning pkt. 1 ble det lagt til «enn i de nevnte Østfoldkommunene» Siste setning i pkt. 1 ble endret til: «Kontrollutvalget merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens andre avdelinger/virksomheter har utfordringer.» Tilsvarende endring ble gjort i pkt. 3, underpunkt 1 (innstilingen til bystyret) Årstallet 2015 i slutten av pkt. 2 ble korrigert til Ellers ble vedtaket som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Kontrollutvalget merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere enn i de nevnte Østfoldkommunene. Kontrollutvalget merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings- /virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Kontrollutvalget merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens andre avdelinger/virksomheter har utfordringer. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som Årvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søke dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget siden planer for HMS og inkluderende arbeidsliv hører til dette utvalgets ansvarsområde. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Bystyret merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfoldkommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere enn i de 8

9 nevnte Østfoldkommunene. Bystyret merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Bystyret merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens andre avdelinger/virksomheter har utfordringer. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun ser nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurderer om det er mulig å overføre de prosessene som Årvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søker dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 16/35 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning PS 16/36 Utkast til spørreundersøkelse ifm. forvaltningsrevisjon om "Varsling" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om spørreundersøkelsen tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget kom med et par innspill til spørreskjemaet som revisjonen noterte seg. Spørreskjemaet ble ellers tatt til orientering 9

10 Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : Spørreskjemaet tas til orientering PS 16/37 Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV, til orientering, med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MK Eiendom KF om å sørge for at anskaffelsesprotokoller utarbeides i overenstemmelse med forskriftens bestemmelser.» 2. Revisjonsrapport og styret i MKEiendom KF saksutredning om byggeregnskapet for NAV oversendes bystyret med følgende innstilling: Byggeregnskapet for: o objekt 6525 «Ombygging Kongensgate 34 o objekt 6565 «Nytt mottak NAV» o objekt 6567 «BOSA-kontorer» avsluttes med en samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk mot budsjett på ca. kr Prosjektet finansieres med momskompensasjon kr og serielån over 30 år med kr Driftskostnader dekkes av husleie fra NAV og Moss kommune. Kontrollutvalget Moss behandling : Seksjonsleder Jolanta Betker presenterte revisjonsrapporten Det ble foretatt en språklig korrigering i pkt. 1 (siste ordet ble strøket) Vedtaket ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV, til orientering, med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MK Eiendom KF om å sørge for at anskaffelsesprotokoller utarbeides i overenstemmelse med forskriften.» 2. Revisjonsrapport og styret i MKEiendom KF saksutredning om byggeregnskapet for NAV oversendes bystyret med følgende innstilling: Byggeregnskapet for: o objekt 6525 «Ombygging Kongensgate 34 o objekt 6565 «Nytt mottak NAV» o objekt 6567 «BOSA-kontorer» avsluttes med en samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk mot budsjett på ca. kr Prosjektet finansieres med momskompensasjon kr og serielån over 30 år med kr Driftskostnader dekkes av husleie fra NAV og Moss kommune. 10

11 PS 16/38 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune 2016, tas til etterretning PS 16/39 Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med kostnadsramme på kr , vedtas. 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Moss behandling : Revisjonsdirektør Laila Nagelhus redegjorde for budsjettøkningen i revisjonens forslag Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med kostnadsramme på kr , vedtas. 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 16/40 Henvendelse til kontrollutvalget angående en barnevernsak Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Moss behandling : Dag Robertsen redegjorde for henvendelsen og samtaler han har hatt med rådmannen om saken. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra KU-leder til foreløpig orientering. Utvalget avventer nærmere tilbakemelding fra rådmannen. 11

12 PS 16/41 Orienteringer og opplæring i kontrollutvalget Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget var enige om at det kan være hensiktsmessig et par ganger i året å sette av litt tid (inntil en halv time) til diverse faglig informasjon. Utvalget ble videre enige om at denne sekvensen må legges til starten av møtene. Det ble avtalt et opplegg for møtet 1. desember Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. I møtet 1. desember informerer Caroline Haaland om konferansen på Gardermoen i februar. Sekretariatet forbereder en innledning angående hvordan utvalget eventuelt kan justere strukturen i vedtakene sine. PS 16/42 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og melding tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Sekretariatet melder fra til revisjonen om at kontrollutvalget er enig i revisjonens tolkning av reglementet Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Referater og melding tas til orientering PS 16/43 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling : Ingen saker 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/129 Dokumentnr.: 88 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /46 Opplæring og orienteringer Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om kontrollutvalgskonferansen i februar 2016 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I møtet 22.9 var kontrollutvalget enige om at det kan være hensiktsmessig et par ganger i året å sette av litt tid (inntil en halv time) til diverse faglig informasjon. Utvalget ble videre enige om at denne sekvensen må legges til starten av møtene. Det ble avtalt et opplegg for møtet 1. desember: Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. I møtet 1. desember informerer Caroline Haaland om konferansen på Gardermoen i februar. Sekretariatet forbereder en innledning angående hvordan utvalget eventuelt kan justere strukturen i vedtakene sine. Sekretariatet og KU-leder har avtalt at sekretariatets innledning utsettes til neste møte. Dette gjør vi for å begrense tidsbruken. Det settes av 15 min til Caroline Haalands innlegg. Vurdering Sekretariatet foreslår et vedtak som vist foran 13

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/129 Dokumentnr.: 90 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /47 Henvendelse til kontrollutvalget angående barnevernssak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar kommunens redegjørelse om den konkrete saken og for rutiner for fosterhjemsoppfølging til etterretning 2. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/40, E-post til KU-leder fra rådmann (u. off. offl. 13, jf fvl. 13 (1) 1)) Saksopplysninger Bakgrunn: Kontrollutvalgets leder har mottatt en henvendelse angående en barnevernssak. Henvendelsen har sin bakgrunn i en fosterhjemsavtale som Moss kommune sa opp i september Det er de oppsagte fosterforeldrene som henvender seg til kontrollutvalget. Henvendelsen: Det påstås i henvendelsen: I brev til fylkesmannen har fosterhjemskoordinator og barnevernleder i Moss kommune fremstilt at det skal ha vært gjennomført to fosterhjemsbesøk i den aktuelle saken i 2014 (februar 2014 og juni 2014). Fosterforeldrene påstår at det kun er gjennomført to møter på 1,5 år (den perioden som barnet var hos fosterforeldrene). Begge disse møtene ble gjennomført i Fosterforeldrene etterlyser også referat fra møtet der fosterhjemsavtalen ble sagt opp (september 2014). KU-møtet KU-leder redegjorde for henvendelsen i møte og for et møte som han har hatt med rådmannen. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra KU-leder til foreløpig orientering. Utvalget avventer nærmere tilbakemelding fra rådmannen. 14

15 Rådmannens redegjørelse: Vi har mottatt en skriftlig redegjørelse fra rådmannen ( ). Administrasjonen skriver: «Familien har tidligere klaget til barneverntjenesten vedrørende samme tematikk som fremsettes nå. Klagen er tidligere gjennomgått og besvart av barneverntjenesten, samt at den har vært gjenstand for behandling av Fylkesmannen. I forbindelse med denne klagebehandlingen har barneverntjenesten redegjort for arbeidet som er gjort i saken, også innrømmet også til Fylkesmannen- at det var gjennomført for få besøk i fosterhjemmet fra den kommunale barneverntjeneste enn det som skulle vært gjort, men at fosterhjemmet fikk omfattende oppfølging av veileder fra Soldammen som hadde rekruttert fosterhjemmet. Veiledningen var av et omfang som overstiger det som er vanlig for kommunale fosterhjem. Fylkesmannen valgte etter informasjonsinnhenting å avslutte saken uten at det ble opprettet tilsynssak.» Det framgår også av redegjørelsen at kommunen har gjort vedtak ( ) på avslag på innsyn knyttet til oppsigelsen av fosterhjemsavtalen hjemlet i forvaltningsloven og barnevernloven. Det framgår videre av redegjørelsen at Fylkesmannen har skrevet til fosterforeldrene mai 2015: Fylkesmannen skriver: «I denne saken merker vi oss at barneverntjenesten ikke hadde fulgt dere opp med tilstrekkelig antall besøk. På bakgrunn av kommunens halvtårsrapportering på barnevernområdet er Fylkesmannen imidlertid kjent med at Moss kommune ikke har fulgt opp alle fosterhjem med tilstrekkelig antall besøk i Det er forhold som vi følger opp tilsynsmessig på annen måte.» Vurdering Kontrollutvalget behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern i september Revisjonens funn viste at lovpålagte besøk hadde en positiv utvikling fra 2010 til I 2013 var det ett av de lovpålagte besøk som ikke ble gjennomført. Når Fylkesmannen skriver i mai 2015 (ref. avsnittet over) at han er kjent med at Moss kommune ikke har fulgt opp alle fosterhjem med tilstrekkelig besøk i 2014, kan det være grunn for kontrollutvalget til å vurdere en ny undersøkelse eller forvaltningsrevisjon. Når sekretariatet likevel ikke anbefaler at kontrollutvalget vedtar å gjennomføre en ny forvaltningsrevisjon eller kontroll på området, så skyldes det først og fremst at Fylkesmannen selv vil følge opp Moss kommune på dette området (se avsnittet over). Et annet risikoreduserende forhold er at administrasjonen på forespørsel fra KU-leder bekrefter at kommunen har etablert rutine for oppfølging av fosterhjem: «Det er saksbehandler som planlegger og gjennomfører fosterhjemsbesøk (2 eller 4 i året). Skal besøkene reduseres til 2 i året, blir det fattet vedtak om dette av leder. Dette skjer i stabile fosterhjem hvor barnet over tid har vist en trygg og god utvikling. I tillegg gjennomfører tilsynsfører 4 tilsynsbesøk i året. Tilsynsfører er ikke ansatt i barneverntjenesten. Det er utarbeidet maler for hva som skal tas opp både under fosterhjemsbesøk og i tilsynene. Referater fra fosterhjemsbesøk og tilsyn registreres elektronisk i fagsystemet Familia. Alle lovpålagte oppgaver kan leses i nøkkeltallsrapport av leder hver dag. Mangler fremkommer i 15

16 samme rapport og kan spores direkte til barnet som mangler besøk eller tilsyn. Dette tar leder jevnlig opp med teamleder. Samme rapport innhentes av kommunalavdelingen som en del av kommunens internkontrollsystem hver 2. måned. Det oversendes rapport som er hentet ut fra Familia to ganger i året til Fylkesmannen. Det er elektronisk telling basert på det som er registrert. Siste rapport til fylkesmannen viste at alle fosterhjemsbesøk var gjennomført. Referatene lagres på barnet i Familia, men blir ikke godkjent av leder. I hovedsak gjennomføres fosterhjemsbesøkene av saksbehandler. I komplekse situasjoner reiser to saksbehandlere sammen på besøk«(e-post til KU-leder ) Vi vil også legge til at den samme rutinebeskrivelsen om besøk og oppfølging av fosterhjem framgår i forvaltningsrevisjonsrapporten fra På bakgrunn av dette anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om den konkrete saken og for rutiner for fosterhjemsoppfølging, til etterretning. Vi ser ikke at dette er en sak som utvalget bør forfølge videre. 16

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/127 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /48 Rapport - Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Rapport Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/8 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU AS). Bystyret i Moss vedtok planen den i sak 012/16. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en eierskapskontroll av MNU AS. Moss kommune er en av flere kommunale eiere av MNU AS Moss kommune eier % og Moss Havn KF har tilsvarende eierandel. Private aktører eier noe i overkant av 50 % av selskapet. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. 17

18 Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen og også i henhold til planen for selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen i kommunens eiermelding som vedrører Mosseregionens Næringsutvikling AS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen for MNU AS og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapport om eierskapskontroll med MNU AS har vært til høring hos selskapets ledelse og hos kommunen ved ordfører. Uttalelsene er vedlagt rapporten. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Ajourhold I tidligere eiereldingen er det anbefalt en rullering av eiermelding minst hvert fjerde år. Bystyret opprettet et Eierforum i 2012 som skulle ivareta nødvendige oppdateringer og rullering av eiermeldingen. Eierforumet har årlig påsett og fulgt opp det enkelte selskap vedrørende krav til styringsdokumenter, og i 2015 ble eiermeldingen også oppdatert. Føringer i eiermeldingen MNU AS sin årsmelding/årsregnskap for 2015 er lagt frem for bystyret i mai Årlige dialogmøter avholdes med kommunen. Selskapet har etablert etikkreglement i tråd med kommunens regler, samt foretatt evaluering av styrets arbeid. Formålet og drift Aktivitetsnivå for MNU AS slik det fremkommer i selskapets årsrapporter, og herunder for næringsutviklingsprosjektene som selskapet leder, konkluderes det med at selskapet formålsparagraf er i tråd med aktiviteten. Generalforsamlingen Ved gjennomgang av protokoller fra generalforsamlingene er vår vurdering den at generalforsamlingen har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5 og i henhold til selskapets vedtekter Styrets forvaltning Ut fra gjennomgang av styrets saksdokumenter for 2015 konkluderes det med at styret har sørget for en god forvaltning av selskapet. Styret har forvaltet sitt ansvar etter aksjelovens 6-12 og sitt tilsynsansvar etter 6-13, og tilsvarende i henhold til styreinstruksen av Representasjon Kommunens representasjon i generalforsamlingen i kontrollperioden er ivaretatt. Styret i MNU AS har avholdt over lovens minimumskrav og styremedlemmers oppmøte/deltakelse i styret er tilfredsstillende. På bakgrunn av rapportens vurderinger og konklusjoner anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak i saken. 18

19 Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS til orientering. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS, tas til orientering. 19

20 Moss kommune 2016 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 20

21 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Aktuelle lover og styringsdokumenter Lover og andre retningslinjer Mosseregionens Næringsutvikling AS Historikk Styrende organ og daglig ledelse Selskapets økonomiske utvikling Forhold vedrørende eier Vurdering, konklusjon og anbefalinger Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen som vedrører Mosseregionens Næringsutvikling AS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Selskapets og eierkommunens kommentarer Mosseregionens Næringsutvikling AS - kommentarer Eierkommunens kommentarer (Moss kommune) Vedlegg Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 2 21

22 1. Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper, samarbeid etter kommunelovens 27 og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/8 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en selskapskontroll i Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU AS). Bystyret i Moss vedtok planen den i sak 012/16. Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en eierskapskontroll av Mosseregionens Næringsutvikling AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre eierskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Moss kommune i henhold til selskapets vedtekter. 1.2 Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen i kommunens eiermelding som vedrører Mosseregionens Næringsutvikling AS, og etterleves disse? Er selskapets formålsparagraf entydig og i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i Mosseregionens Næringsutvikling AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Selskapskontrollen har blitt gjennomført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, ved kontrollspørsmål til selskapets ledelse og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap). Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 3 22

23 2. Aktuelle lover og styringsdokumenter 2.1 Lover og andre retningslinjer Kommuneloven/kontrollutvalgsforskriften og vedtekter I kommunelovens 77 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper, samarbeid etter kommunelovens 27 og aksjeselskaper. Innsynsretten gis i 80. For selskaper der det er både private eiere og kommunale eier(e) kan en rett til innsyn innarbeides i selskapets vedtekter. For Mosseregionens Næringsutvikling As er en slik bestemmelse innarbeidet i vedtektene, jfr. 12 Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne kontrollen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av ekstern revisor og det er avlagt revisjonsberetning for kontrollåret 2015 uten merknader. Selskaps vedtekter Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 til rapporten. Etikkreglement Selskapet har etablert etiske retningslinjer. Retningslinjene ble etablert og vedtatt av NMUs styret den (vedlegg 3.) Ansettelse og stillingsinstruks for Administrerende direktør. Ansettelses inkludert stillingsinstruks er undertegnet august 2008 med Administrerende direktør for selskapet. Instruks for styret Selskapet har i mars 2013 utarbeidet styreinstruks i medhold av aksjelovens (vedlegg 2.) Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 4 23

24 3. Mosseregionens Næringsutvikling AS 3.1 Historikk Mosseregionens Næringsutvikling AS Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU) ble stiftet Selskapet eies av følgende: Moss kommune % Moss Havn KF % Rygge kommune 8.22 % Råde kommune 4.11 % Våler kommune 2.74 % Moss industri og Næringsforening % Sparebank 1 Østfold Akershus % Selskapets forretningskontor er i Moss. MNU er et Mosseregions basert operativt næringsutviklingsselskap. MNU skal bidra til økt verdiskaping og flere arbeidsplasser innenfor MNUs følgende prioriterte satsingsområder. MNU skal være pådriver for næringsetableringer, for innovasjon og nyskaping i eksisterende og nye virksomheter 3.2 Styrende organ og daglig ledelse Mosseregionens Næringsutvikling AS, ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert MNU skal i næringssaker være bindeledd mellom kommune og næringslivet MNU skal lede og tilrettelegge for prioriterte næringsutviklingsprosjekter i regionen MNU skal spisse virksomheten mot utvalgte prioriterte satsingsområder Mosseregionens Næringsutvikling AS fasiliterer næringsutviklingsprosjektet som startet opp i 2013 med Mosseregionen som målområde, og har etter hvert utviklet seg til et Østfoldprosjekt. Prosjektet finansieres av KDM, Østfold Fylkeskommune, Innovasjon Norge og Mosseregionens kommuner. Selskapet har ansatt administrerende direktør, og en ansatt prosjektleder i tidsperioden I tillegg leies det inn andre ressurspersoner etter behov. Selskapet har et ikke-økonomisk formål, og det skal ikke utbetales utbytte fra selskapet. regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 5 24

25 revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. I henhold til vedtektene for Mosseregionens Næringsutvikling AS gis det ingen konkrete beskrivelser om saksbehandlingsoppgaver for generalforsamlingen, med det vises til enhver tid gjeldende aksjelovgivning. Tabellen under viser en oversikt over avholdte generalforsamlinger og behandlede saker som gjelder regnskapsåret 2015/16. Møtedager 6/ / Generalforsamling - Saker til behandling Valg av møteleder Godkjennelse av innkalling Valg av representant til å undertegne protokoll sammen med møteleder Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2014 med revisors beretning, herunder forslag til anvendelse av årets resultat. Valg av styremedlemmer Valg av medlemmer til valgkomitéen Fastsettelse av styrets honorar for neste år Fastsetting av honorar til selskapets revisor Vedtektsendring Valg av møteleder Godkjennelse av innkalling Valg av representant til å undertegne protokoll sammen med møteleder Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2015 med revisors beretning, herunder forslag til anvendelse av årets resultat. Valg av styremedlemmer Valg av medlemmer til valgkomitéen Fastsettelse av styrets honorar for neste år Fastsetting av honorar til selskapets revisor Endringer i selskapets vedtekter Møtende fra aksjonæren Moss kommune og Moss Havn KF på ordinære generalforsamling for regnskapsåret 2014 var Anne Bramo og Bjørn Einar Angell. Møtende fra aksjonæren Moss kommune og Moss Havn KF på ordinære generalforsamling for regnskapsåret 2015 var Tage Pettersen og Merete Ruud Tuskin. Eiermøter: Det avholdes eiermøter minst to ganger pr år, i forkant av generalforsamlingen og i forkant av strategimøtet for handlingsplan og budsjett. I eiermøtene blir det gitt signaler om ønsket retning/endringer i forkant av styremøte/generalforsamling. Styret: I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre en tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 6 for Mosseregionens Næringsutvikling AS skal Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 6 25

26 styre bestå av tre til 8 styremedlemmer. I kontrollåret 2015 har styret bestått av 7 medlemmer. Krav til kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS) trådde i kraft fra Lovkrav er at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn. For kontrollåret 2015 har styret (i perioden ) i Mosseregionens Næringsutvikling AS bestått av følgende personer: Navn Kristian Oppegaard Per Kjærnes Christina Westerveld Ann-Monica S. Borhaug Anne Helene Mortensen Erik Grønner Reidar M. Hansen (Moss Havn KF) Funksjon Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstad for betryggende kontroll. Det er utarbeidet en styreinstruks som er vedtatt Det vises i sin helhet til den i vedlegg 2. Styremøter i 2015 Det har vært avholdt 6 ordinære styremøter. Totalt er det behandlet 45 saker. Følgende saker som er behandlet kan nevnes: Godkjenning av innkalling og dagsorden (alle møter) Godkjenning av protokoll (alle møter) Virksomhetsrapport - økonomirapport (5 møter) Budsjett 2015 Notat Muligheter og konsekvenser av å legge opplevelsesnæring inn som nytt fokusområde i MNU Styreevaluering Saker til generalforsamlingen Styreforsikring for styret i MNU MNU reiselivsnæring Styremøter/eiermøte/strategisamling høstsemesteret 2015 MNU og Inkubator Ås - samarbeid MNU Investering i Østfold Follo Nyskapningsfond AS (ØFN) (2 møter) Samarbeid med Connect Norge Østlandet (CN) Forslag til endringer i MNUs vedtekter Strategidokument med handlingsplan for 2016 Møteplan 2016 Gode ideer (alle møter) Eventuelt (alle møter) Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av prinsippell betydning. Aksjelovens 6-15 pålegger daglig leder at minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gir styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Det er inngått en ansettelsesavtale med administrerende direktør. Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 7 26

27 Godtgjørelser: Følgende lønn/godtgjørelser var gjeldende for administrerende direktør og styret for Mosseregionens Næringsutvikling AS for 2015: Administrerende direktør: o kr Styret o kr Selskapets økonomiske utvikling 1 Hovedtall: (tall i tusen) Resultat: Driftsinntekt Driftskostnader Driftsresultat Netto finansresultat Årsresultat (etter skatt) Balanse: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Avsatt til forpliktelser Gjeld (kortsiktig) Sum gjeld og egenkapital Nøkkeltall Resultatgrad i % 0,30 0,36-0,11 Likviditetsgrad 1,04 1,05 1,06 Egenkapitalandel i % 3,96 5,04 5,92 Tabellen viser regnskaps- og balanseutviklingen over en 3 års perioden for selskapet. 1 Inkluderer både ordinær drift- og prosjektarbeid 2 Den samlede kommunale andel (tilskudd) i 2015 er kr av driftsinntektene Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 8 27

28 Resultatgrad Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad Likviditetsgrad forteller noe om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Med andre ord måler det bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Likviditetsgrad bør være større enn 1. Egenkapitalandel Egenkapitalandelen sier noe om hvor mye egenkapital det er i bedriften i forhold til totalkapitalen. Selskapets revisor (Revisjonsselskapet Ernst & Young AS) har for regnskapsåret 2015 avlagt en ren revisjonsberetning for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin beretning at: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets finansielle stilling 31. desember 2015 og av dets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringssikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetning om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. 4. Forhold vedrørende eier Behandling i bystyret i Moss kommune Ved gjennomgang av bystyreprotokoller for er det ikke registrert særskilte saker vedrørende Mosseregionens Næringsutvikling AS. I mai 2016 ble årsrapport/årsregnskap for selskapet lagt frem for bystyret som referat. Eiermelding/strategi for kommunen Den aller første eiermeldingen for Moss kommune ble vedtatt av Bystyret den i sak 093/10 Eierskapsmelding Moss kommune. Bystyret vedtok den at det opprettes et Eierforum med det formål å utøve den fremtidige håndteringen av kommunens eierskap i selskapene. Eierforumet består av ordfører, varaordfører, en gruppeleder og økonomisjef som sekretær. Eierforumet har den foretatt en oppdatering av eiermeldingen fra Opplæring i styrearbeid I perioden før eiermeldingen ble vedtatt i 2010 har kommunen ikke gitt tilbud om opplæring i styrearbeid for folkevalgte representanter for kommunens selskaper. I vedtatte eiermeldingen i 2010 er opplæring av folkevalgte en prioritert oppgave. Følgende vedtak ble fattet: Bystyret vedtar at det etter valget i 2011 gjennomføres opplæring i eierrollen for Moss bystyre. I oppdatert eiermelding (2015) legges det til rette for opplæring hvert 4 år. Sak om dette vil legges frem for bystyret høsten Tilbakerapportering til politiske organer I kommunens eiermelding er det gitt føringer på hvordan rapportering til folkevalgte (bystyret) skal foregå. Det siteres fra eiermeldingen fra Bystyret vedtar at det etableres en ordning med årlig eier-dag i Moss 28

29 kommune og at denne avholdes første gang innen utløpet av februar Bystyret vedtok i 2012 at det skal etableres et eget Eierforum som skal håndtere årlige eierdager. I tillegg legges årsrapporter for de ulike selskapene frem for bystyret i perioden mai juni som referatsaker. Representantskapet Kun èn representant kan representere eieren på representantskapsmøte. Eiere kan ha med eksempelvis rådgiver i tillegg til den representanten som innehar fullmakt til å representere eierens interesser på ordinære representantskapsmøter. Moss kommune og Moss Havn KF har begge vært representert på representantskapsmøter i 2015 og Eiers representasjon i selskapet Styret Det har vært avholdt 6 ordinære styremøter i løpet av Følgende fremmøtefrekvens er protokollert: Deltatt på styremøter Forfall tilstyremøter Fremmøte prosent Kristian Oppegaard - styreleder Per Kjærnes Christina Westerveld Ann-Monica S. Borhaug Tone Monclair/Anne Helene Mortensen Christina Haug/Erik Grønner Reidar M. Hansen (Moss Havn KF) Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 10 29

30 5. Vurdering, konklusjon og anbefalinger 5.1 Ajourholdes kommunens eiermelding/eierpolitikken? Bystyret har den behandlet og vedtatt eiermeldingen for Moss kommune. I eiermeldingens del I redegjøres det for rammer for eierstyring: I eiermeldingens del II redegjøres det for organiseringsformer, roller, oppgaver og ansvar. I tillegg har kommunen utarbeidet en oversikt/informasjon om det enkelte selskap. Bystyret vedtok den at det skulle opprettes et Eierforum med det formål å utøve den fremtidige håndteringen av kommunens eierskap i selskapene. Eierforumet består av ordfører, varaordfører, en gruppeleder og økonomisjef som sekretær. Eierforum (for kommunens selskaper) har den foretatt en oppdatering av eiermeldingen fra Eiermeldingen skal bidra med at Moss kommune: Utvikler konkrete eierstrategier for hvert enkelt selskap Har tydelige og entydige eierstyring gjennom de operative eierorganer Arbeider for selskapsstyrer sammensatt av riktig kompetanse for det enkelte selskap Gjennom sine representanter i de utøvende eierorgan, stiller konkrete krav til selskapets styrer og påse at det etableres rutiner for styreevaluering Legger grunnlag for etablering av årlig eierdag i Moss kommune Bli en tydelig eier slik at man unngår for sterk selskapsstyring på bekostning av eierstyring. Det vises i sin helhet til oppdatert eiermelding for Moss kommune (vedlegg 4) Sekretariatets konklusjon: I eiereldingen fra 2010 er det gitt en anbefaling om at det foretas en rullering av eiermelding minst hvert fjerde år. Bystyret opprettet et Eierforum i 2012 som skulle ivareta nødvendige oppdateringer og rullering av eiermeldingen. Eierforumet har årlig påsett og fulgt opp det enkelte selskap vedrørende krav til styringsdokumenter, og i 2015 ble eiermeldingen også oppdatert. Vi konkluderer med at bystyrets målsettingen om ajourhold er innfridd. 5.2 Gis det generelle/spesielle føringer i eiermeldingen som vedrører Mosseregionens Næringsutvikling AS, og etterleves disse? Det gis ingen spesifikke føringer for Mosseregionens Næringsutvikling AS i kommunens eiermelding. Generelle føringer om etikk, styreevaluering, rapportering og opplæring av folkevalgte som fremkommer i eiermeldingen er kontrollert og følgende aktiviteter er registert: Om rapportering. I følge vedtatte eiermelding (2010) fremgår det at det skal avholdes årlige eier-dag sammen med bystyret. Bystyret Moss kommune inviterte i april 2012 følgende selskaper til eier-dag til generell orientering: Østfoldmuseene Østfold Energi Movar IKS Følgende selskaper har vært invitert til eierforumet siden 2013: De 3 kommunale foretakene Moss Havn KF, Moss kommunale eiendomsselskap KF og Moss Drift og anlegg KF har vært inne både i 2013, 2014 og I hovedsak har dette vært i forbindelse med årsregnskapet. Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 11 30

31 VisitMoss og i bystyret PunktØ AS i bystyret Østfold Energi AS var i bystyret Mosseregionens næringsutvikling AS Østfoldmuseene Personalpartner AS Kias AS Movar IKS The American college of Norway Krisesenteret IKS ØKUS Østfold kontrollutvalgssekretariat Østfold kommunerevisjon IKS Driftsassistansen i Østfold IKS Østfold interkommunale arkivselskap IKS Vedrørende Mosseregionens Næringsutvikling AS avholder selskapet dialogmøter (kvartals-/halvårsmøter) med Moss kommune for å drøfte utfordringer, spesielle behov og saker det samarbeides om. I tillegg møter selskapet årlig i bystyre/formannskap for å orientere om status, fremdrift og resultater. I tillegg til årlige eierdag legges årsmeldingene for de ulike selskaper fram sine årsrapporter/årsregnskap for bystyret som referatsaker. Mosseregionens Næringsutvikling AS sin årsberetning/årsregnskap for 2015 ble fremlagt for bystyret under referatsak den i sak 023/16. Om opplæring av folkevalgte til styreverv. I henhold til bystyrets vedtak under behandlingen av eiermeldingen i desember 2010 fattet bystyret følgende vedtak: Bystyret vedtar at det etter valget i 2011 gjennomføres opplæring i eierrollen for Moss bystyre. Kommunen har den gjennomført en 3 timers sesjon med bystyrets medlemmer. Det var ekstern foreleser Britt Olsson som orienterte om kommuners eierskap og Moss kommunes eiermelding. I møteprotokollen fra Eierforum orienteres det om at styremedlemmer får opplæring i styrearbeid i de enkelte selskapene. Videre er det protokollert at kommunen har mottatt en forespørsel om konsulentbistand til opplæring i eierstyring for folkevalgte. Eierforum vil vurdere dette nærmere omkring agenda for møtet i september Etikk: Moss kommune arbeider aktivt for en nulltoleranse mot korrupsjon og kritikkverdige forhold og arbeider for at selskapene de eier, alene eller sammen med andre, har innført varslingsordninger for å styrke intern kontroll og korrupsjonsbekjempelse i virksomheten. Disse reglene bør sees i sammenheng med de enkelte selskapers etiske retningslinjer. Mosseregionens Næringsutvikling AS etablerte etiske retningslinjer og styret vedtok disse den (vedlegg 3) Styreevaluering: Styret har foretatt en evaluering av sitt eget arbeidet i Evalueringen er satt opp som egen sak i styret. Styreevaluering er i tråd med eiermeldingens krav og påse ansvar. Sekretariatets konklusjon: Vi kan konkludere med at vi ikke registrerer mangler vedrørende etterlevelse av de føringer som er gitt i eiermeldingen om ajourhold av eiermeldingen og oppfølgingen av det enkelte selskap. Likeledes er det god og tett oppfølging av Eierforumet med selskapene og deres økonomiske tilstand. Selskapet årsmelding/årsregnskap for 2015 er lagt frem for bystyret i mai Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 12 31

32 Mosseregionens Næringsutvikling AS har også etablert etikkreglement i tråd med kommunens regler samt foretatt evaluering av styrets arbeid. 5.3 Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Selskapets vedtekter er nylige oppdatert av generalforsamlingen ( ). Endringen i vedtektene er et nytt punkt om «Kommunens kontrollutvalg/revisor gis rett til innsyn i aktuelle dokumenter i Mosseregionens Næringsutvikling AS» Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder slik: «Selskapets formål er å være Mosseregionens kontaktorgan i næringsspørsmål og sikre en balansert og mangfoldig utvikling av Mosseregionens produserende og nyskapende næringsliv. Detter omfatter blant annet aktiv markedsføring og veiledning overfor eksisterende og nye virksomheter.» Sekretariatets konklusjon: I selskapets årsmeldinger redegjøres det for et høyt aktivitetsnivå i regi av Mosseregionens Næringsutvikling, og tilsvarende for næringsutviklingsprosjektene som selskapet leder. Vi viser til selskapets årsmelding for 2015 for fullstendig oversikt (vedlegg 5). Sekretariatet konkluderer med at selskapet aktivitet er i tråd med selskapets formålsparagraf. 5.4 Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Eierne av selskapet har avholdt generalforsamlinger i 2015 og i Av saker til behandling har vært styrets årsberetning, fastsettelse av årsresultat og balansen, anvendelse av årsoverskudd, valg av styre og fastsettelse av styrets og revisors honorar samt vedtektsendringer. Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at nøkkeltallene er positive. Resultatgraden ligger rundt + 0,3 % for de to siste årene, her gjør vi oppmerksom på vedtektenes 4 som sier at selskapet har et «ikke økonomisk formål». Likviditetsgrad ligger marginalt over minimum anbefalt nivå på 1, egenkapitalandelen ligger rundt + 4 % og er svakt nedadgående de siste 3 år. Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for Sekretariatets konklusjon: Ved gjennomgang av protokoller fra generalforsamlingene er vår vurdering den at generalforsamlingen har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5 og i henhold til selskapets vedtekter. 5.5 Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Av saker styre har hatt til behandling er strategiplaner , budsjett 2015 og 2016, møteplaner, detaljerte perioderegnskaper gjennom hele 2015 og det har vært foretatt en styreevaluering. I tillegg har administrasjonen holdt styret orientert om ulike aktiviteter (se for øvrig side 7 og 8 oversikt over møter/saker) Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 13 32

33 Møtefrekvensen for styret i 2015 var seks møter som er helt i tråd med aksjelovens bestemmelser (minimum fire ganger per år). Vedrørende kjønnsfordeling i styret er lovkrav at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for aksjeselskaper. Styret i Mosseregionens Næringsutvikling AS har i kontrollperioden bestått av 3 menn og 4 kvinner. Kravet om kjønnsfordeling er ivaretatt. Sekretariatets konklusjon Ut fra gjennomgang av styrets saksdokumenter for 2015 konkluderes det med at styret har sørget for en god forvaltning av selskapet. Styret har forvaltet sitt ansvar etter aksjelovens 6-12 og sitt tilsynsansvar etter 6-13, og tilsvarende i henhold til styreinstruksen av Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Selskapet har avholdt ordinære generalforsamlinger for kontrollperioden 2015 og På vegne av Moss kommune (eier) deltok Anne Bramo i 2015 og Tage Pettersen i Vedrørende styrets deltakelse i selskapet viser vi til oversikt- og oppmøtetabell på side 11 i rapporten. Sekretariatets konklusjon Vår vurdering er at det har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Moss kommune i selskapets generalforsamling. Styret har hatt en tilfredsstillende møte- og oppmøtefrekvens i kontrollperioden. 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 Mosseregionens Næringsutvikling AS - kommentarer Administrerende direktør i Mosseregionens Næringsutvikling AS har i epost den gitt sitt tilsvar til rapportutkastet. Selskapet har ingen kommentarer til oversendt utkast til rapport for eierskapskontroll med selskapet. Det er gitt supplerende tilleggsopplysninger i eposten (vedlegg 6). 6.2 Eierkommunens kommentarer (Moss kommune) Ordfører i Moss kommune har den i epost til sekretariatet meldt at kommunen har ingen kommentarer til rapportutkastet. 7. Vedlegg: 1. Mosseregionens Næringsutvikling AS vedtekter, sist oppdatert Styreinstruks datert Etiske retningslinjer for Mosseregionens Næringsutvikling AS 4. Moss kommune Oppdatert eiermelding november Mosseregionens Næringsutvikling AS Årsberetning Selskapets uttalelse til rapporten, datert Uttalelse fra Moss kommune, Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 14 33

34 Fredrikstad den Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver Eierskapskontroll 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS 15 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 103

104 104

105 105

106 106

107 107

108 108

109 109

110 110

111 111

112 112

113 113

114 114

115 115

116 116

117 117

118 118

119 119

120 120

121 121

122 122

123 123

124 124

125 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/124 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /49 Revisjonsrapport - Avslutning av VA-Anlegg 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av VA-Anlegg 2016, til orientering. 2. Revisjonsrapport og notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Investeringsprosjekt for: o Objekt «Ledn.anl. Framnesvn/C.Collettsgt/ Albygt. Vest» o Objekt «Ledn.anl. Buveien / Speiderveien avsluttes med et samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr Mindreforbruk tilbakeføres slik det fremgår av rådmannens notat/saksfremlegg i saken. Fredrikstad, Vedlegg 1. Revisjonsrapport Avslutning av VA-Anlegg 2016, datert Notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Avslutningen av VA-anlegg 2016, gjelder ledningsanlegg Framnesvn./C.Collettsgt/Albygt. Vest (objekt ) og ledningsanlegg Buvn./Speidervn. (objekt ). 125

126 Budsjettrammen for VA-investeringen 2016 var kr Samlede kostnader ført i regnskapet for prosjektene er kr og dette gir et samlet mindreforbruk på kr Inntekter i form av fakturering av private stikkledninger utgjør til sammen kr av mindreforbruk, fakturering for private stikkledninger var ikke anslått i budsjettet. Revisjonen finner at den samlede investeringen er tilfredsstillende gjennomført og har ingen merknader til det fremlagte regnskapet. Kommunen har opplyst at det er netto kostnader som medtas i selvkostberegninger og aktivering og at alle kostnader knyttet til private stikkledninger er viderefakturert til kundene. Revisjonen er av den oppfatning at kostnader og inntekter knyttet til private stikkledninger bør tas med i opprinnelig budsjett. I følge kommunen er årsaken til manglende budsjettering at det er vanskelig å budsjettere med inntekter så tidlig i prosjektet. Revisjonen mener at det allikevel bør gjøres et anslag. Utbetalingene til entreprenøren vedrørende objekt er ca. 10 % høyere enn opprinnelig kontraktssum når kostnader som er viderefakturert er hensyntatt. Dette skyldes at det ble nødvendig med asfaltering av hele gatebredden mot estimert halve gata og at kostnader for «Leder av sikkerhet» ikke var medtatt i kontrakten. Dette fremkommer av notatet revisjonen fikk oversendt. I notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk (rådmannens forslag til innstilling) er anleggsregnskapene anbefalt godkjent med en samlet besparelse på kr med tilbakeføring av besparelser slik det framgår av notat/saksframlegg. Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapportens vurderinger og konklusjon og notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk, anbefaler sekretariatet følgende: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av VA-Anlegg 2016, til orientering. Videre anbefales det at revisjonsrapport og notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Investeringsprosjekt for: o Objekt «Ledn.anl. Framnesvn/C.Collettsgt/ Albygt. Vest» o Objekt «Ledn.anl. Buveien / Speiderveien avsluttes med et samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr Mindreforbruk tilbakeføres slik det fremgår av rådmannens notat/saksfremlegg som følger saken til bystyret. 126

127 Revisjonsrapport Avslutning av VA-anlegg 2016 Moss Kommune Rolvsøy