OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK SALTDAL KOMMUNE

Transkript

1 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK SALTDAL KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2010

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Oppfølging av kommunestyrets vedtak er et høyt prioritert område i kommunens plan for forvaltningsrevisjon Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i, jf. vedtak av 14. oktober Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Salten kommunerevisjon vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Takk også til styres representanter som svarte på spørreundersøkelsen. Bodø, den Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 Innhold: 0. SAMMENDRAG FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Avgrensninger METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret Revisjonskriterier Fakta Vurdering Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført? Revisjonskriterier Fakta Vurdering Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Revisjonskriterier Fakta Vurdering KONKLUSJON ANBEFALING REFERANSER/LITTERATUR RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Vedlegg 2 Et utvalg kommunestyrevedtak fra 2006 med status for iverksettelse Vedlegg 3 Resultater fra spørreskjemaundersøkelsen i kommunestyret Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å undersøke i hvilken grad administrasjonen i Saltdal kommune følger opp kommunestyrets vedtak og har gode rutiner for dette. Prosjektet har også vurdert om rutinene for saksutredning til politisk behandling er forsvarlig. Innsamlingen av data baserer seg på intervju med rådmann, formannskapssekretær og ordfører. I tillegg er det sett på et utvalg kommunestyresaker og dokumenter. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. Følgende problemstillinger har lagt til grunn: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Undersøkelsen viser at ikke har skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir iverksatt. Som det går frem ovenfor har administrasjonen rutiner og arenaer for å bidra til å kvalitetssikre gjennomføring og at vedtak følges opp. Dette dreier seg i første instans om at vedtak fordeles til en saksbehandler skriftlig og at det praktiseres fullført saksbehandling. At kommunen har et saksbehandlingssystem med mulighet for å registrere restanser, må i utgangspunktet antas å ha mindre betydning i forhold til å sikre oppfølging av vedtak. Saksbehandlernes rutiner i forhold til å avskrive saker oppgis å ikke være gode nok. I de månedlige ledermøtene med samtlige enhetsledere tas det opp fremdrift i saker og oppfølging av vedtak. Dette må antas å være et viktig bidrag i forhold til å sikre oppfølging. På samme måten vil også den skriftlige rapporteringen fra enhetslederne annenhver måned være et bidrag til dette. Etter revisjonens oppfatning er det flere rutiner og praksiser som bidrar til oppfølging og iverksetting av tiltak. Men det er etter det vi kan se ikke noen form for kontrollrutiner som vil avdekke at vedtak ikke er blitt fulgt opp. Salten kommunerevisjon IKS 4

5 I forhold til gjennomføring av de utvalgte vedtak, fremgår det at disse i stor grad er gjennomført. At enkelte tiltak er delvis gjennomført har i noen grad sammenheng med at gjennomføringsperioder ikke er over. Over halvparten av kommunestyrets representanter gir uttrykk for at man mener vedtak blir fulgt opp i høy eller nokså høy grad. Nesten halvparten av representantene har gitt uttrykk for et litt blandet inntrykk i forhold til oppfølging. I forhold til informasjon om gjennomføring av vedtak, er det relativt liten tilfredshet med det. Dette kan tyde på et behov for økt informasjon om administrasjonens oppfølging av vedtak. Kommunen har ikke skriftlige rutiner/prosedyrer for fremstilling av saksfremlegg til kommunestyret (bortsett fra saksmal). Saker går likevel tjenestevei og blir godkjent av rådmannen før de legges fram. Formannskapssekretær bidrar også i kvalitetssikringen av saker. Gjennomføring av saksbehandlerkurs bidrar til å kvalitetssikre saksproduksjonen. Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Gjennomgangen av utvalgte saker i denne rapporten viser at saksmalen følges. Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser at godt over halvparten av representantene (17) mener at sakene er tilfredsstillende saksbehandlet av administrasjonen. Vel en tredel av representantene (9) har svart både og i forhold til om sakene er godt forberedt. Blant de forhold som er hyppigst nevnt som en svakhet med saksfremleggene, er manglende belysning av alternativer, manglende belysning av konsekvenser og utilstrekkelig faktagrunnlag. Representantene er i stor grad tilfreds med innstillingene til vedtak. Til tross for relativt stor grad av tilfredshet blant kommunestyremedlemmene, tyder tilbakemeldingene på at det fortsatt er et potensial i forhold til å forbedre saksfremleggene. Anbefalingen er at både oversikt i forhold til gjennomføring av tiltak og forbedret rapportering tilbake til kommunestyret, vil kunne ivaretas gjennom halvårlig rapportering til kommunestyret. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Dette prosjektet berører forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunestyret er kommunens øverste myndighet. Rådmannen er bindeleddet mellom kommunestyre og administrasjonen som skal gjennomføre den vedtatte politikk. I dette prosjektet har kontrollutvalget ønsket å se nærmere på etterlevelsen av kommunestyrets myndighet. styre behandlet om lag 100 politiske saker i For at de folkevalgte skal ha tillit til administrasjonen og for at innbyggere skal ha tillit til kommunen er det viktig at vedtakene blir gjennomført etter intensjonen og at dette også blir formidlet til så vel politikere og innbyggere. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Saltdal kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. Da formålet med prosjektet i følge bestillingen fra kontrollutvalg/kommunestyre hovedsakelig dreide seg om oppfølging av kommunestyrets vedtak, har vi valgt å fokusere mest på dette i undersøkelsen. 2.2 PROBLEMSTILLINGER For å undersøke om administrasjonen i Saltdal følger opp kommunestyrets vedtak og om saksutredning, saksframlegg og informasjon om iverksettelse er tilfredsstillende, er følgende problemstillinger utledet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtak i kommunestyret iverksatt? 3. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige? Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2.3 AVGRENSNINGER Revisjonen har sett på rutiner for saksforberedelse og iverksettelse av vedtak, samt på iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. I samsvar med (bestillingen fra) kontrollutvalget har revisjonen valgt å fokusere mest på oppfølging av kommunestyrevedtak. Problemstilling 3 som omhandler saksutredning begrenser seg til en kartlegging av rutiner og undersøkelse av kommunestyremedlemmenes oppfatning. En vurdering av faktiske utredninger og framlegg ville blitt for omfattende innenfor rammene av dette prosjektet. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Data er samlet inn gjennom intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Informasjonen er verifisert av intervjuobjektene. Revisor har også innhentet tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende status for iverksettelse av noen faktiske kommunestyrevedtak. Intervjuer Intervjuer er gjennomført med rådmann Mary-Ann Meisler, formannskapssekretær Christin Kristensen og ordfører Kjell Magne Johansen. Spørreundersøkelse For å få et inntrykk av i hvilken grad de folkevalgte er fornøyd med saksutredning, vedtaksoppfølging og administrasjonens tilbakemelding vedrørende status for gjennomføring av vedtakene, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant de 27 faste representantene i styre. Spørreskjemaet inneholdt 7 avkrysningsspørsmål med linjer for kommentarer/utdypning. Etter purring har samtlige representanter svart. Utvalg kommunestyrevedtak I tillegg til å kartlegge rutiner for iverksettelse og rapportering, ønsket vi å sjekke faktisk iverksettelse av noen kommunestyrevedtak. I denne forbindelse er det sett nærmere på vedtak i kommunestyret fra Utvalget omfatter til sammen 16 saker fra fire forskjellige avdelinger (sentraladministrasjonen, plan og utvikling, pleie og omsorg og bygg og teknisk drift). Vi ba om tilbakemelding på status for iverksettelse, om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt samt om det var blitt rapportert til folkevalgt organ. Utvalget av vedtak fra kommunestyret er foretatt skjønnsmessig for å få vedtak fra flere avdelinger samt vedtak som er egnet for å undersøke oppfølging. Salten kommunerevisjon IKS 7

8 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. De kan hentes fra lovverk, politiske vedtak og føringer, administrative retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet som revisjonskriterier: - Kommuneloven - Ot.prp. nr. 42 ( ) Om lov om kommuner og fylkeskommuner - Et utvalg kommunestyrevedtak - Kommunale retningslinjer - Kommunalrettslig litteratur Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Grunnleggende revisjonskriterium for hele rapporten er kommunelovens 23 nr. 2 som sier at det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning og iverksettelse av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. Revisjonen har undersøkt om administrasjonen har oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak og i hvilken grad de har rutiner/system for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Definisjon rutine Med rutine menes her etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. En rutine er ofte nedfelt skriftlig, men kan også være etablert praksis. Den skal ikke være personavhengig. Det skal med andre ord ikke være slik at hvorvidt et vedtak blir iverksatt avhenger av hvem som er saksbehandler/kommunaldirektør. I følge brev fra rådmannen har ikke et reglement eller vedtak som sier noe om hvordan kommunestyret skal informeres om hvordan vedtak følges opp. Revisjonen har derfor ikke et revisjonskriterium kommunens praksis kan vurderes i forhold til. I faktadelen nedenfor vil vi vise til hvordan dette blir utført, men vi vil ikke gjøre en vurdering av hvordan kommunestyret blir informert. I forbindelse med faktaverifiseringen av denne rapporten, har rådmannen gjort revisjonen kjent med at det er utarbeidet et notat vedrørende forslag til rutiner for oppfølging av politiske vedtak. Rutinen er foreløpig ikke satt i verk Revisjonskriterier Rådmannen skal sørge for at politiske vedtak blir iverksatt, jf. kommuneloven 23 punkt 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Allment etablerte ledelsesprinsipper sier at en virksomhetsleder har ansvar for å etablere rutiner og systemer som sikrer at organisasjonen når de mål som er satt Fakta I brev fra rådmannen i Saltdal går det frem at kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging, iverksettelse og rapportering i forhold til vedtak i kommunestyret. I brevet fremgår det videre at for å sikre at informasjon om vedtakene kommer ut så fort som mulig, sendes særutskrift av vedtak til partene/enhetene direkte fra formannskapssekretæren. I følge rådmannen er det behov for å skriftliggjøre rutiner i forhold til oppfølging. Salten kommunerevisjon IKS 9

10 Rådmannen har ikke noe liste over kommunestyrevedtak som skal følges opp. Rådmannen gir i denne forbindelse uttrykk for følgende: Det jeg har gjort etter politiske møter, er at jeg har laget en intern liste over hva som skal gjøres etter møtene. Når vi da har et nytt møte går jeg igjennom og ser om det er ting som skulle vært fulgt opp. Men det er for min egen del. Vi har ikke ellers noen liste over gjennomføring av vedtak. Kommunen har en flat struktur ved at man har 8 fagområder med egen leder samt leder for økonomiavdelingen. I tillegg til rådmannen (permisjon) er det en assisterende rådmann. Det foreligger lederavtale for hver leder. Revisjonen har fått dokumentert lederavtalen til leder for enhet Plan- og utvikling. Denne er signert i august Etter det revisjonen forstår er lederavtalen et statisk dokument som ikke oppdateres. I forhold til dette kommenterer rådmannen 1 at handlingsdelen av lederavtalen justeres, herunder resultatmål og utviklingsmål. Mottatt dokumentasjon fra kommunen viser at handlingsdelen ikke er oppdatert siden Handlingsdelen inneholder ikke konkrete punkter om oppfølging av politiske vedtak. Det er ingen punkt i lederavtalen om oppfølging av og tilbakemelding i forhold til gjennomføring av politiske vedtak. I et punkt om Forventninger til lederadferd, fremgår at rådmannen bl a forventer at resultatenhetslederen: Opptrer med respekt i forhold til folkevalgte og klarer å oppfatte og videreutvikle de signaler som gis. I følge rådmannen gjennomføres ledersamtaler med de 9 faglederne årlig, men er nå sist gjennomført i 2008 og I denne forbindelse tar man opp spørsmål som går på arbeidsoppgaver og også lederavtalen. I tillegg har man i følge rådmannen også månedlige møter i ledergruppa 2 som består av alle enhetslederne (11), leder for økonomiavdelingen, rådmann og assisterende rådmann. I disse møtene tas det opp fremdrift i forhold til gjennomføring av politiske saker og ulik informasjon. Det tas også opp forhold omkring saker som er på gang. Det skrives referat fra møtene. I tillegg rapporterer enhetslederne skriftlig 3 annenhver måned til rådmannen. Disse rapportene innholder kort informasjon om generell drift, personal og økonomi. Her kan det i følge rådmannen også komme fram informasjon om saker som er på gang, hvis de har stor innvirkning på drift, personal og økonomi. Rapportene for januar/februar varierte i omfang fra tosiders rapporter til korte e-poster I forhold til saksbehandlers ansvar for oppfølging, sier rådmannen følgende: 1 Svar fra rådmannen på faktaverifiseringen av rapporten, e-post per Revisjonen har mottatt referat fra møter i januar, februar og april. 3 Revisjonen har mottatt månedsrapporter for januar/februar. Salten kommunerevisjon IKS 10

11 Vi praktiserer fullført saksbehandling. Vi har en forventning om at når saksbehandleren får saken så har de ansvar for den, vi forventer det. Men vi ser jo kanskje noen ganger at det kan svikte. Så det er mulig at dette kanskje burde vært gjort bedre. Formannskapssekretæren gir uttrykk for at hun har dialog med saksbehandlerne etter et vedtak: De får vedtaket i form av en særutskrift hvor det står at det er til videre behandling. Så vi har en dialog i forhold til hvem som skal gjøre hva etter et vedtak. Saken med ballbingen er nok et eksempel på at vedtak ikke er blitt gjennomført i tråd med vedtak. Det er vanskelig å komme på noe mer på sparket. Formannskapssekretæren gir uttrykk for at de bruker saksbehandlingssystemet aktivt, slik at saker som ikke er avskrevet kommer opp som restanser. I følge formannskapssekretæren er det store forskjeller mellom saksbehandlerne i forhold til hvor flink de er til å avskrive saker i ephorte. Post/arkiv påminner saksbehandlere om restanselistene med jevne mellomrom. De fleste av restansene er det gjort noe med, uten at de er blitt avskrevet i systemet. Det er rutinene rundt avskrivning som bør forbedres og som arkivet følger opp. I forhold til å gi tilbakemelding til kommunestyret om oppfølging av vedtak, gikk det fram i brev fra rådmannen at: Vi har ikke dokument/vedtak/skriftlig rutine på hvordan kommunestyret skal orienteres. Dette er noe ordføreren følger opp. Han sørger for å formidle informasjon til politikerne. I forhold til dette gir ordføreren uttrykk for at siden det er rådmannen som har ansvar for å gjennomføre tiltak, så er det også rådmannen som skal informere kommunestyret om gjennomføringen. Ordføreren gir videre uttrykk for at: I de større sakene vi har vedtatt får vi tilbakemelding om oppfølging i årsmeldingen og/eller årsregnskap fra de enkelte enhetene. Der fremgår det oppfølging i forhold til de fleste større tiltak. Men du vil ikke se i årsmeldingen en del mindre tiltak. Så handler det også litt om hvor flink vi politikere er til å lese årsmeldingen, og bruke tid på den. Det er jo i forbindelse med dette dokumentet at vi skal vurdere om vi har fått oppfølging. Men jeg ser at det kunne vært gunstig å få på plass direkte prosedyrer for dette. Når tiltak er startet opp og hvordan fremdriften er. Det ser jeg helt klart hadde vært gunstig å få på plass, og det bør vi tilstrebe. Rådmann gir uttrykk for at: Sentraladministrasjonen lager virksomhetsplaner, og der registrerer vi om vi ikke har greid å gjennomføre det vi hadde planlagt. Vi har ikke rutiner på det, men det hender at vi melder tilbake til kommunestyret at det er oppgaver vi ikke klarer å gjennomføre. I årsmeldinga gir vi også tilbakemelding om oppgaver vi ikke har klart å gjennomføre. Salten kommunerevisjon IKS 11

12 Plan- og utviklingsavdelingen har de fleste politiske sakene. Jeg har generelt mer kontakt med denne enheten enn de andre enhetene. styre behandlet 94 saker i Vurdering Kommunen har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir iverksatt. Som det går frem ovenfor har administrasjonen rutiner og arenaer for å bidra til å kvalitetssikre gjennomføring og at vedtak følges opp. Dette dreier seg i første instans om at vedtak fordeles til en saksbehandler skriftlig og at det praktiseres fullført saksbehandling. At kommunen har et saksbehandlingssystem med mulighet for å registrere restanser, må i utgangspunktet antas å ha mindre betydning i forhold til å sikre oppfølging av vedtak. Saksbehandlernes rutiner i forhold til å avskrive saker oppgis å ikke være gode nok. I forhold til ledernivået foreligger det lederavtaler og det gjennomføres årlige ledersamtaler med rådmannen. Etter revisjonens oppfatning er disse instrumentene mer innrettet mot arbeidsforholdet som sådan, og vil ikke ha så stor betydning i forhold til å sikre oppfølging av vedtak. I de månedlige ledermøtene med samtlige enhetsledere tas det opp fremdrift i saker og oppfølging av vedtak. Dette må antas å være et viktig bidrag i forhold til å sikre oppfølging. På samme måten vil også den skriftlige rapporteringen fra enhetslederne annenhver måned være et bidrag til dette. Etter revisjonens oppfatning er det flere rutiner som bidrar til oppfølging og iverksetting av tiltak. Men det er etter det vi kan se ikke noen form for kontrollrutiner som vil avdekke at vedtak ikke er blitt fulgt opp. Salten kommunerevisjon IKS 12

13 5.2 Blir kommunestyrevedtakene iverksatt og gjennomført? Revisjonen har undersøkt om et utvalg kommunestyrevedtak fra 2008 er blitt iverksatt. Vi ba om status for iverksettelse fra den enkelte enhet, om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt og om det var blitt rapportert til folkevalgt organ. I tillegg ba vi om status for iverksettelse av fire verbalforslag som ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av økonomiplan (ett forslag fra hver avdeling og sentraladministrasjonen) Revisjonskriterier Kriteriene fra gjelder også for denne problemstillingen. I tillegg danner utvalget av kommunestyrevedtak i seg selv kriterier som administrasjonen vurderes i forhold til Fakta Utvalget av vedtak 4 Tabell 1 viser utvalget av kommunestyrevedtak, ordnet kronologisk etter avdeling/enhet. Status framgår av kolonne fire. Denne tabellen bygger på redegjørelser fra administrasjonen. Fullstendige tilbakemeldinger og vedtak er samlet i vedlegg 2. 4 For uttrekksmetode, se kap. 3. Salten kommunerevisjon IKS 13

14 Tabell 1 Status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak (2008) (se vedlegg 2 for fullstendige vedtak og tilbakemeldinger om status) PS nr. Saken gjelder Sektor/avd. Status Kommentar 08/5 Deltakelse i Samordnet innkjøp i Salten SIIS Sentraladm Iverksatt Avtalen er godkjent og samarbeidet påbegynt. Avtalen ble vedtatt i sak 20/08. 08/6 Samarbeidsavtale om folkehelse mellom Nordland fylkeskommune og. 08/8 Oppstart av evaulering av politisk og administrativ omorganisering i 2003 Sentraladm Iverksatt Midler er overført, styringsgruppe er etablert og plan for folkehelse ble vedtatt. Sentraladm Iverksatt Evalueringsrapporten ble behandlet som sak 89/08 08/15 Ressursfordeling mellom skolene 2008 Sentraladm Iverksatt Ny fordelingsmodell tatt i bruk. 08/30 Plan for den kulturelle skolesekken i 2008/12. Sentraladm Delvis iverksatt Lite konkret om oppfølging av planen. 08/31 Uønsket deltid forprosjekt. Sentraladm Delvis iverksatt, under arbeid Prosessplan ikke utarbeidet. Kortsiktige måloppnåelse ikke dokumentert. 08/62 Søknad om videreutlånsmidler for Sentraladm Iverksatt Midler er lånt ut i /71 Skoleeiers kvalitetsvurderingssystem. Sentraladm Iverksatt Skolene gjennomfører årlige undersøkelser. Tilstandsrapport legges fram årlig. 08/81 Bosetting av flyktninger Sentraladm Iverksatt Bosetting av flyktninger er gjennomført. 08/13 Trafikksikkerhetsplan Plan og utvikling 08/19 Deltakelse i felles geodataportal for Plan og internett i Salten Kart på nett. utvikling 08/61 Investeringstilskudd til omsorgsboliger Pleie og omsorg 08/4 Tiltak for midlertidig utbedring av vannforskyning til Vensmoen Bygg og teknisk drift 08/18 Prosjekt Utvikling av kommunal Bygg og eiendomsforvaltning. teknisk drift 08/26 Omlegging av Mølnelva på Røkland. Bygg og teknisk drift 08/60 Rehabilitering vann og avløp Bygg og teknisk drift Delvis iverksatt Iverksatt Iverksatt Iverksatt Iverksatt Iverksatt Delvis iverksatt Tiltakene er delvis iverksatt. Plan ble ikke rullert i Kommunen har deltatt i etableringen. Prosjektet er gjennomført og boligene ble tatt i bruk høsten Tiltaket er gjennomført. Kommunen har deltatt i prosjektet. Tiltaket er gjennomført. Rehabiliteringen er gjennomført unntatt en forbindelsesledning. Som det framgår av tabellen er størsteparten av vedtakene i utvalget blitt iverksatt. 4 av vedtakene må sies å være delvis iverksatt. Salten kommunerevisjon IKS 14

15 Tabell 2: Status for iverksettelse Iverksatt 12 Delvis iverksatt 4 Ikke iverksatt skrinlagt 0 Sum 16 Hva mener de folkevalgte om vedtaksoppfølgingen resultat fra spørreskjemaundersøkelsen 5 Revisjonen gjennomførte en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 27 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt av administrasjonen, svarer 14 at det mener man i høy (1) eller nokså høy grad (13). 12 representanter har svart både og, på dette. En svarte i nokså liten (1) eller liten grad. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyret blir informert om oppfølging/iverksetting av sine vedtak, svarer 4 at det mener man i høy (0) eller nokså høy grad (4). 14 representanter har svart både og, på dette. 9 svarte i nokså liten (8) eller liten grad (1). - På spørsmål om representantene opplever manglende oppfølging av kommunestyrets vedtak som et problem (i betydningen at det ikke foreligger relevante/akseptable årsaker til dette), svarer 15 at det mener man i liten (9) eller nokså liten grad (6). 8 representanter har svart både og, på dette. 4 svarte i nokså høy (3) eller høy grad (1). - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp/iverksatt innen rimelig tid, svarer 14 at det mener man i høy (0) eller nokså høy grad (14). 11 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad. En svarte vet ikke på dette spørsmålet Vurdering Oversikten viser at tiltak i stor grad er gjennomført. At enkelte tiltak er delvis gjennomført har i noen grad sammenheng med at gjennomføringsperioder ikke er over. Over halvparten av kommunestyrets representanter gir uttrykk for at man mener vedtak blir fulgt opp i høy eller nokså høy grad. Nesten halvparten av representantene har gitt uttrykk for et litt blandet inntrykk i forhold til oppfølging. I forhold til informasjon om gjennomføring av vedtak, er det relativt liten tilfredshet med det. Dette kan tyde på et behov for økt informasjon om administrasjonens oppfølging av vedtak. 5 Skjemaet og resultatene fra spørreskjemaundersøkelsen fremgår som vedlegg 3. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 5.3 Er kommunens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og forslag til vedtak lett forståelige, klare og tydelige? Saksutredninger utgjør et viktig grunnlag for kommunestyrets vedtak. Hvis saksframstillingen ikke er god, kan beslutninger bli fattet på svakt/sviktende grunnlag. Revisjonen har undersøkt hvilke rutiner administrasjonen har for saksutredning Revisjonskriterier Tidligere var ansvaret for at en sak var forsvarlig forberedt tillagt ordføreren, i dag er det rådmannens ansvar. Dette framgår av lovverk og reglementer. - Kommuneloven 23 nr. 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. 6 - Ot.prp. nr. 42 ( : s. 277): det er tale om et helhetlig sjefsansvar for forsvarlig saksforberedelse og administrasjon. Alle saker som legges fram for folkevalgte organer av administrasjonen, legges fram av administrasjonssjefen eller på hans eller hennes vegne. - Reglement for styre: 3 Forberedelse av saker for kommunestyret: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet med saksutredning og innstilling i samsvar med kommunens regler om fullført saksbehandling.. - Kommunal saksmal i Ephorte. - Kommunalrettslig litteratur: Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning..administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette Fakta Administrasjonens rutiner for saksforberedelse til kommunestyret Som vist til tidligere i rapporten under avsnitt 5.1, så praktiserer kommunen et system med fullført saksbehandling. Kommunen har ikke formaliserte rutiner for saksforberedelse, men rådmannen gir uttrykk for at malen for saksfremlegg nok er den viktigste føringen når saksbehandlerne utarbeider saksfremlegget. Rådmannen innstiller til formannskapet og Levekårsutvalget som igjen innstiller til kommunestyret. 6 Innebygd i rådmannens oppgaver om å sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak, ligger det også at han/hun har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organer (Overå og Bernt, 2006: 156). 7 Overå og Bernt (2006: 170): Kommuneloven med kommentarer. Kommuneforlaget. Salten kommunerevisjon IKS 16

17 Rådmannen gir videre uttrykk for følgende praksis i forbindelse med utarbeidelse av saksfremlegg til kommunestyret: Vi bruker malen i Ephorte, og når saksbehandleren har laget en sak, så leser jeg igjennom den. Der ser jeg om det går klart frem av innstillingen hva saken gjelder. Det har vi jobbet en del med og vært opptatt av. Når jeg leser igjennom forsøker jeg å sette meg inn i saken som en utenforstående som ikke har kjennskap til saken. Er det klart språk, får man frem hva som er viktig i saken? Det er ganske ofte at jeg går til saksbehandler og diskuterer og endrer noe på formuleringer. Jeg godkjenner saker før de sendes videre. I tillegg til at jeg leser igjennom så går også formannskapssekretæren igjennom sakene. Hun har lang erfaring og dobbelsjekker sakene. Om saken og vedtakene er godt formulert. Det hender jo av og til at hun ser ting som ikke jeg har sett, og som vi da kan rette opp. I forhold til utforming av vedtak i sakene gir formannskapssekretæren uttrykk for følgende: Vedtaket skal ha en selvstendig formulering i forhold til hva saken gjelder, uten at du må lese i saksfremlegget. At det skal fremgå i forhold til økonomiske konsekvenser og eventuelle lovhjemler. Vedtaket må være komplett i forhold til hva saken gjelder. I Ephorte-kursene går vi igjennom saksfremlegget og hvordan vi ønsker at saken skal settes opp. Eksempelvis at hvis det er mulig å sette opp alternative løsninger, kan man gjøre det slik at politikerne har noe å velge mellom. Vi ønsker at alt skal være samlet i saksfremlegget, fremfor i vedlegg. Det gjør det lettere å finne tilbake på et senere tidspunkt. Rådmannen gir uttrykk for at det kan skje at politikerne opplever uklarheter i saker, spesielt hvis de er lang. Men at det er sjelden de ikke forstår hva som menes i saken. Hun gir også uttrykk for at det ofte skjer at administrasjonen orienterer om saken i tillegg til det skriftlige saksfremlegget. Man prøver å ha saksbehandlerne i nærheten ved behandlingen, slik at de kan tilkalles ved spørsmål. I forhold til å kvalifisere saksbehandlerne i å utarbeide saker, gir rådmannen uttrykk for at de gjennomfører kurs i saksbehandling: Det er en stund siden vi har hatt slikt saksbehandlingskurs, så vi kommer til å kjøre et nytt kurs siden vi har fått en del nye saksbehandlere. Vi ser at det er behov for å ta en slik gjennomgang. I vår virksomhetsplan har vi sagt at vi skal gjennomføre nytt saksbehandlerkurs for de nye som er kommet til. Mal for saksbehandling Malen for saksfremlegg følger av sak/arkivsystemet. Følgende punkter inngår i malen: - Foreliggende dokumenter - Sakens bakgrunn - Vurderinger - Rådmannens innstilling Salten kommunerevisjon IKS 17

18 Malen inneholder ingen føringer for hvordan punktene skal utformes. Basert på saksfremleggene til de 16 utvalgte sakene som er gjennomgått i avsnitt 5.2, har vi observert følgende: - Alle sakene har med de fire punktene i saksmalen - 5 av sakene har også andre overskrifter uthevet med fet skrift Hva mener de folkevalgte om kvalitet på saksutredning/saksfremlegg resultat fra spørreskjemaundersøkelsen Revisjonen gjennomført en enkel spørreskjemaundersøkelse blant kommunestyrets faste medlemmer, og samtlige 15 har svart på undersøkelsen. - På spørsmål om representantene opplever at kommunestyresaker er tilfredsstillende saksbehandlet av administrasjonen, svarer 17 at det mener man i høy (4) eller nokså høy grad (13). 9 representanter har svart både og, på dette. 1 svarte i nokså liten (1) eller liten grad (0). - På spørsmål om utdyping av hva man eventuelt har opplevd som utilfredsstillende med saksbehandling/utredning, er følgende svar gitt: - Utilstrekkelig faktagrunnlag: 8 - Manglende belysning av alternativer: 13 - Manglende belysning av konsekvenser: 12 - Selve saksfremstillingen (uryddig/ikke lett forståelig) : 1 - For lang saksfremstilling: 2 - Annet: 0 - På spørsmål om representantene opplever innstillinger til vedtak som klar og tydelig, svarer 22 at det mener man i høy (7) eller nokså høy grad (15). 5 representanter har svart både og, på dette. Ingen svarte i nokså liten eller liten grad Vurdering Kommunen har ikke skriftlige rutiner/prosedyrer for fremstilling av saksfremlegg til kommunestyret (bortsett fra saksmal). Saker går likevel tjenestevei og blir godkjent av rådmannen før de legges fram. Formannskapssekretær bidrar også i kvalitetssikringen av saker. Gjennomføring av saksbehandlerkurs bidrar til å kvalitetssikre saksproduksjonen. Etter revisjonens oppfatning har administrasjonen rutiner som bør være tilstrekkelig til at saksfremlegg til kommunestyret er godt kvalitetssikret. Gjennomgangen av utvalgte saker i denne rapporten viser at saksmalen følges. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 Spørreskjemaundersøkelsen blant kommunestyrets faste medlemmer viser at godt over halvparten av representantene (17) mener at sakene er tilfredsstillende saksbehandlet av administrasjonen. Vel en tredel av representantene (9) har svart både og i forhold til om sakene er godt forberedt. Blant de forhold som er hyppigst nevnt som en svakhet med saksfremleggene, er manglende belysning av alternativer, manglende belysning av konsekvenser og utilstrekkelig faktagrunnlag. Representantene er i stor grad tilfreds med innstillingene til vedtak. Til tross for relativt stor grad av tilfredshet blant kommunestyremedlemmene, tyder tilbakemeldingene på at det fortsatt er et potensial i forhold til å forbedre saksfremleggene. Salten kommunerevisjon IKS 19

20 6. KONKLUSJON Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Saltdal kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. På bakgrunn av undersøkelsen som presentert i denne rapporten, oppsummerer Revisjonen funnene som følger: Problemstillingen 1: Kommunen har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og iverksettelse i forhold til vedtak i kommunestyret. Det foreligger heller ikke en samlet oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Etter revisjonens oppfatning innebærer dette i seg selv en risiko for at vedtak ikke blir iverksatt. Som det går frem ovenfor har administrasjonen rutiner og arenaer for å bidra til å kvalitetssikre gjennomføring og at vedtak følges opp. Dette dreier seg i første instans om at vedtak fordeles til en saksbehandler skriftlig og at det praktiseres fullført saksbehandling. At kommunen har et saksbehandlingssystem med mulighet for å registrere restanser, må i utgangspunktet antas å ha mindre betydning i forhold til å sikre oppfølging av vedtak. Saksbehandlernes rutiner i forhold til å avskrive saker oppgis å ikke være gode nok. I de månedlige ledermøtene med samtlige enhetsledere tas det opp fremdrift i saker og oppfølging av vedtak. Dette må antas å være et viktig bidrag i forhold til å sikre oppfølging. På samme måten vil også den skriftlige rapporteringen fra enhetslederne annenhver måned være et bidrag til dette. Etter revisjonens oppfatning er det flere rutiner og praksiser som bidrar til oppfølging og iverksetting av tiltak. Men det er etter det vi kan se ikke noen form for kontrollrutiner som vil avdekke at vedtak ikke er blitt fulgt opp. Problemstilling 2: Oversikten viser at tiltak i stor grad er gjennomført. At enkelte tiltak er delvis gjennomført har i noen grad sammenheng med at gjennomføringsperioder ikke er over. Over halvparten av kommunestyrets representanter gir uttrykk for at man mener vedtak blir fulgt opp i høy eller nokså høy grad. Nesten halvparten av representantene har gitt uttrykk for et litt blandet inntrykk i forhold til oppfølging. I forhold til informasjon om gjennomføring av vedtak, er det relativt liten tilfredshet med det. Dette kan tyde på et behov for økt informasjon om administrasjonens oppfølging av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 20