ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE LEVERING AV RENHOLDSTJENESTER

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALE LEVERING AV RENHOLDSTJENESTER KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSEGRUNNLAG. Drammen 26. juni 2008 Drammen Eiendom KF 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: SIDE INNLEDNING DEFINISJONER ANBUDETS OMFANG BEFARING LEVERINGSSTEDER ANBUDSVILKÅR KONKURRANSETEKNISKE SPØRSMÅL KVALIFIKASJONSKRAV TEKNISKE OG ØKONOMISKE MINSTEKRAV OBLIGATORISKE KRAV ØVRIGE KVALIFIKASJONS OG DOKUMENTASJONSKRAV TILDELINGSKRITERIER BEHANDLING AV ANBUD ÅPNING AVKLARINGSMØTER AVTALEBESTEMMELSER SOM GJELDER ALLE LEVERINGSSTEDER 11 Prisskjema bygg inntil 2,40m Vedlegg A1 20 Prisskjema bygg -"- A2 21 Enhetspriser -"- B ANDRE VEDLEGG Endringsskjema -"- C 24 Renholdsomfang og kvaliteter -"- D 25 Kvalitetsprofiler -"- E 28 Vurdering av vedlikeholdsst. gulv -"- F 29 Ansvars- og arbeidsfordeling -"- G 30 Vurderingsfrekvenser -"- H 39 HMS-erklæring - - I 41 2

3 Innledning Drammen Eiendom KF har ansvaret for å forvalte Drammen kommunes eiendommer. Innkjøp av renhold for eiendommene er en del av dette ansvaret. Våre avtaler som dekker renhold av ca kvm i rode Bragernes og ca kvm for rode Strømsø, utløper 31/ Drammen Eiendom KF inviterer nå til anbudskonkurranse for dette renholdet. Ny leverandør skal overta renholdet fra 1. november Anbudet overstiger terskelverdiene i EØS-avtalen og er lagt ut i EØS-områdets DOFFIN-base. En beskrivelse av de kvalitetsprofilene som kreves i de ulike romtyper er lagt ved. Oppdragsgiver legger kvalitetskontrollsystemet NS-INSTA 800 til grunn. Det forutsettes at anbyder er kjent med kvalitetskontrollsystemet og at anbyder kan gjennomføre kvalitetskontroller etter denne standarden. Se forøvrig punkt 8.0, "Avtalebestemmelser som gjelder for alle leveringssteder". Anbudskonkurransen vil danne grunnlaget for inngåelse av rammeavtale for samlet renhold. Rammeavtalene bygger på bestemmelsene i konkurransegrunnlagets pkt Vi gjør oppmerksom på at alle objektgrupper jamfør NS-INSTA 800 tas i bruk. Drammen, 26. juni 2008 Paul Røland Daglig leder Jan Solberg Rådgiver 3

4 4

5 1.0 Definisjoner ANBYDER betyr et firma, selskap eller gruppe av selskaper som avgir ANBUD. OPPDRAGSGIVER er Drammen Eiendom KF. KONKURRANSEGRUNNLAG betyr de dokumenter utsendt av OPPDRAGSGIVER til ANBYDER(E) for å sette dem i stand til å utarbeide et ANBUD som dekker anbudets vilkår, priser og leveringer. DAGER betyr kalenderdager. 2.0 Anbudets omfang Anbudet omfatter regelmessig renhold jamfør NS-INSTA 800. I tillegg omfatter anbudet overflatebehandling av gulv (skuring, polishbehandling samt polering) samt innvendig og utvendig vinduspuss ved 10 leveringssteder i rode Bragernes på til sammen ca m 2 og 12 leveringssteder på til sammen ca kvm. i rode Strømsø. Polering og skuring samt polishbehandling skal inngå i det regelmessige renholdet og skal beregnes i prisen.vinduspuss og nullstilling av himling bestilles av oppdragsgiver liksom tekstilservice og skal beregnes etter kr/m 2. Levering av renholds tjenester skal skje fra Avtale gjøres for en periode på 2 år med adgang til ytterligere forlengelse på år. 2.1 Befaring Det vil arrangeres befaring av leveringssteder/arealer onsdag (og torsdag ). Interesserte som ønsker å delta på befaringen bes melde dette til jan.solberg@drmk.no innen onsdag kl

6 2.2 Leveringssteder Renholds BRAGERNES RODE Adresse areal Parktunet barnehage Øvre Storgt Børresen skole Hauges gt Rådhuset m/storstue Engene Øren skole Hodtvedt veien Aronsløkka skole Roligheten Hamborgstrøm boss Øvre Storgt Dampsentralen barnehage Wergelandsgate Kjøsterud skole Betzy Kjelsbergs vei Werringgården Nedre Storgt Saniteten boss (Åssiden boss) Ing. Ludvigsens gate 17? STRØMSØ RODE Åskollen boss - m/seilmakerstua Nordbyveien Fjell serviceboliger/skavlen Lauritz Hervigsv 15 A Rødskog skole Rødskoggata Nordbylunden barnehage Nordbyveien 57 B 480 Galterud skole/bad Solsvingen Åskollen skole - m/sidebygn Tverliggeren Gulskogen skole Vintergt Bikkjestykket barnehage Styrmoesgt Austad førskole Austadgata St.Hansbereget barnehage Tors vei Fjell boss Lauritz Hervigsv Danvik skole Danvikbakken SUM TOTALT Tallene over er basert på en kombinasjon av tegninger og antatt renholdsareal. CD med presise angivelser av renholdsarealer vil bli distribuert til deltakerne primo august Utarbeiding av prisskjema Vedlegg A1 og A2 skal baseres på tallmaterialet som distribueres i august. 6

7 3.0 Anbudsvilkår Avtale skal inngås med en anbyder for hver av rodene. Det skal gis pris på hvert enkelt leveringssted, se vedlagt prisskjema. Anbyder kan levere anbud på begge rodene (Bragernes og Strømsø roder). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Språket i anbudet skal være på norsk. Anbudet skal signeres og dateres av den person(er) som har fullmakt til å rettslig å forplikte anbyder. Det kan bli endringer i enkelte virksomheters lokalisering og renholdsarealer. Forbehold og anmerkninger som anbyder gjør må være skriftlige og fremkomme av anbudet. Anbudsfrist: Anbudet skal leveres og være Drammen Eiendom KF i hende innen mandag 01. september 2008 kl Anbud sendes i lukket konvolutt merket: «ANBUD RENHOLDSTJENESTER», som leveres (direkte) til: Drammen Eiendom KF Ekspedisjonen Ilebergveien Drammen Alle anbud skal leveres skriftlig i 2 eksemplarer. Prisskjema og priser på hvert enkelt leveringssted skal fylles ut og leveres se punkt. 10 på side 2: vedleggene A1 og A2, likeledes vedlegg B og vedlegg I. Anbudene forutsettes vedstått i 90 dager fra innleveringsfrist. 4.0 Konkurransetekniske spørsmål Spørsmål forbundet med innholdet i konkurransegrunnlaget eller inngivelse av anbud, skal meddeles skriftlig ikke senere enn 14 (fjorten) dager før anbudsfristen går ut. Eventuell endring av konkurransegrunnlaget vil bli varslet minimum 7 (sju) dager før utløpet av anbudsfristen. Kontaktpersoner: Jan Solberg Faks Tlf Drammen Eiendom KF Rådgiver E-post: jan.solberg@drmk.no Paul Røland Drammen Eiendom KF Faks Tlf Daglig leder 7

8 5.0 Kvalifikasjonskrav tekniske og økonomiske minstekrav. Leverandører vil bli kvalifisert på grunnlag av nedenforstående kravpunkter med tilhørende dokumentasjon. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt må fremskaffes fra to instanser. 5.1 Obligatoriske krav Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at Leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor Leverandøren/entreprenøren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at Leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. hvor Leverandøren/entreprenøren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder HMS - erklæring HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og (skjema vedlagt). Vedlegg I fylles ut og returneres med tilbudet Yrkesskade- og ansvarsforsikring Skal være tegnet for de aktuelle servicemedarbeiderne som brukes i oppdraget. Dokumenteres i tilbudet. 5.2 Øvrige kvalifikasjons og dokumentasjonskrav Leverandørens organisatoriske, økonomiske og juridiske stilling Krav og dokumentasjon vedrørende Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling er følgende: at selskapet er et lovlig registrert foretak. Dette dokumenteres med: attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes (henvendelse Brønnøysund-registret.). Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir Oppdragsgiver trygghet for at Leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Balanse- og resultatregnskap med revisjonsrapport for 2007 skal vedlegges. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av kredittvurdering (kredit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil 8

9 normalt være A. Virksomheter som ikke oppnår rating A, for eksempel fordi virksomheten er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. Det stilles krav til at tilbyder for ansatte, som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten skal ha tariffavtale. Kravet om en tariffavtale innebærer at leverandøren skal ha en etablert avtale mellom fagforening(er) og arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold jfr. arbeidstvistlovens 1. Dette dokumenteres med liste over eksisterende avtaler. Alternativt må det fremlegges en viljeserklæring om at tariffavtale skal inngås for de ansatte som er direkte involvert i oppdraget Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav og dokumentasjon vedrørende Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner er følgende: Politiattest: Må kunne fremlegges for servicemedarbeidere som har faste oppdrag i barnehager og/eller skoler. Oversikt over personell/og eller ressurser Leverandøren disponerer. Dette dokumenteres med: o o o Kort foretaksbeskrivelse med beskrivelse av geografisk tilstedeværelse, strategiske satsningsområder og relevante kompetanseområder, organisasjonskart med beskrivelse over nåværende organisasjon og ledelsesstruktur, vedlagt CV for ledelsen med ansvar for oppdraget i morselskap og tiltenkt ledelse i lokal avdeling, Bemanning fordelt på personellkategorier som vil være tilgjengelig for oppdraget, samt over de som har ansvaret for kvalitetskontrollen. Oversikt over antall servicemedarbeidere med INSTA 800 kurs og/eller kurs i smittevernshygiene som vil være tilgjengelige for oppdraget. Beskrivelse av i hvilken grad Leverandøren har til hensikt å overlate kontrakten (støttefunksjoner) til underleverandører. Beskrivelsen skal entydig synliggjøre hvilke tjenester som eventuelt forutsettes overdratt, og hvor stor del av kontraktssummen dette vil utgjøre. For underleverandører kreves fremlagt tilsvarende dokumentasjon som for Leverandøren, når det gjelder underpunktene under 5.1 og dette underpunkt under pkt På forespørsel skal ytterligere dokumentasjon kunne fremlegges. Liste over relevante leveranser de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Det forutsettes at Oppdragsgiver gis mulighet til å kontakte relevante referanser. Beskrivelse av hvordan Leverandøren kontrollerer og utvikler kvaliteten i sine leveranser. Dette dokumenteres ved fremleggelse av eget kvalitetssikringssystem/styringssystem, herunder rutiner for intern og ekstern kvalitetssikring. (ISO, Miljøsertifikater/-ordninger eller tilsvarende). Alternativt sertifikater utstedt av akkrediterte kvalitetskontrollinstitusjoner. 9

10 6.0 Tildelingskriterier Prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige anbudet vil ligge til grunn for utvelgelsen. Vurdering foretas på bakgrunn av følgende tildelningskriterier. 1. Kvalitet 55 % Renhold Stipulert antall timer per dag Renholdsledelse Stipulert antall timer per måned Leveringsevne og kapasitet Renholdsledernes erfaring og kompetanse i henhold til fagbrev og NS- INSTA 800 Antall servicemedarbeidere på dette oppdraget som har gjennomført NS-INSTA 800 kurs Antall servicemedarbeidere på dette oppdraget som har gjennomført kurs i smitterenhold Beskrivelse av bedriftens driftsmodell - og organisering av oppdraget Beskrivelse av kvalitets- og miljøsystemet som blir benyttet ved oppdraget, samt avviks- og klagebehandling Redegjørelse for beredskapsordninger for håndtering av sykefravær, møter, kurs m.v. Godkjenningsordninger sertifikater (ren utvikling osv) Redegjørelse for bedriftens miljøprofil 2. Pris 45 % Samlet pris for regelmessig renhold og renhold etter bestilling for hele avtaleperioden Leveransens gjennomsnittlige timepris for regelmessig renhold 7.0 Behandling av anbud 7.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne anbud. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller blir mottatt for sent vil bli forkastet. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å forkaste samtlige anbud, dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av finansiering eller manglende politisk godkjenning. 7.2 Avklaringsmøter Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ytterligere informasjon om tilbyders anbud. Dersom det er nødvendig, kan oppdragsgiver be anbyder(e) om avklaringsmøte(r). Hensikten med et slikt avklaringsmøte er å klargjøre/utdype innholdet i anbudene eller å klargjøre/utdype kravene fra oppdragsgiver der hvor det er nødvendig. Det er ikke anledning til å føre forhandlinger i slike avklaringsmøter. 10

11 8.0 Avtalebestemmelser som gjelder alle leveringssteder 1. AVTALEOMFANG GENERELLE BESKRIVELSER SOM GJELDER FOR ALLE LOKALITETER RENHOLDSOMFANG RENHOLDSMETODER KVALITETSMÅL ANSVARS- OG ARBEIDSFORDELING ENDRINGSPROSEDYRER PRISBEREGNING PRISREGULERING I AVTALEPERIODEN ENHETSPRISER - FREMKOMMER I SEPARAT VEDLEGG KRAV TIL LEVERANDØRENS PERSONALE MILJØ/SIKKERHET ROM TIL RENHOLD TIDSPUNKT FOR RENHOLD FORCE MAJEURE LEVERANDØRENS GARANTI - ANSVAR KONTROLLPROSEDYRER AVVIKSBEHANDLING REVISJON AVTALEPERIODE OG OPPSIGELSE MÅLBAR KVALITET NS-INSTA PRODUKTOPPLÆRING

12 1. AVTALEOMFANG Denne avtalen omfatter levering av renhold til alle de angitte leveringsstedene i rodene Bragernes og Strømsø. Drammen Eiendom KF er bestiller. Rammeavtalens standardbetingelser skal bl.a. gi et grunnlag for å beskrive arbeidsomfang, ansvars- og arbeidsfordeling og kvalitetsmål for renhold i den enkelte leveringsavtale. I avtaleperioden kan leveringssteder eller deler av disse bli trukket ut av avtalen eller nye leveringssteder kan bli lagt til. 2. GENERELLE BESKRIVELSER SOM GJELDER FOR ALLE LOKALITETER 2.1 RENHOLDSOMFANG Renholdsomfanget stipuleres av kvalitetsprofilene og av renholdsfrekvensene samt tilkommende kvalitetskrav på vinduer, gulvvedlikehold og tilleggsoppgaver. Hvor stor innsats servicemedarbeideren må yte for å oppnå disse kravene må den enkelte servicemedarbeideren selv bedømme. Leverandør må avtale med skoler og barnehager vedrørende renholdet i sommer månedene. Kvalitetsprofiler og renholdsfrekvenser er angitt i vedlegg D og vedlegg G. 2.2 RENHOLDSMETODER Renholdsmetoder skal avpasses etter overflate og smuss. Målet er å velge den metoden som med minst arbeidsbelastning og som gir et tilfredsstillende resultat uten å skade overflaten. Overflater skal vedlikeholdes slik at overflatebehandling ikke slites ned eller skades. 2.3 KVALITETSMÅL Kvalitetsmål for behovstilpasset renhold med synlig og målbar kvalitet er angitt i vedlegg E: "Kvalitetsprofiler" Renholdet skal utføres regelmessig slik at smuss og unødvendig slitasje unngås. Regelmessig renhold betyr at flatene skal rengjøres med en forholdsvis hyppig frekvens, men ikke nødvendigvis hver dag. Regelmessig renhold er lagt opp med vurderingsfrekvens for de ulike lokalene, og servicemedarbeideren foretar den nødvendige arbeidsinnsats/ omfang i forhold til beskrevet/ avtalt renholdskvalitet. Ved kvalitetsstyrt renhold vurderes renholdsmetoder og frekvenser for renhold i forhold til belastningen, årstiden, bruken av lokalene osv. av renholder. Til anbudet ligger det tilleggstjenester som en del av det regelmessig renholdet. Kravene skal være oppfylte etter at renholdet er utført. Nedenfor spesifiserte tilleggstjenestene skal utføres som en del av det regelmessige renholdet, og skal prises sammen med det regelmessige renholdet. Leverandøren skal holde avfallssekker og avfallsposer. Leverandøren skal også fylle opp dispensere. Leverandøren skal også skifte matter i inngangsområdet. Leverandør må i tillegg ta hensyn til: I forbindelse med inngangspartiene skal utvendige trapper og alle avskrapningsmatter/rister feies eller støvsuges minst to ganger i måneden. 12

13 I skolene skal alle skolepulter og stoler vaskes grundig før skolestart (august) slik at de fremstår som rene og pene uten tusjmerker, blyantmerker, tyggegummi og klistrelapper. SFO er ikke et skolebygg, men en mellomting mellom skole og barnehage som krever mer renhold enn vanlig skole. I barnehager skal bord og stoler vaskes grundig før starten i august slik at de fremstår som rene og pene uten tusjmerker, blyantmerker, tyggegummi og klistrelapper. På bo- og servicesentrene skal smitterenhold, avsluttende renhold ved avreise og mors renhold regnes som daglig renhold. Det er krav om å bytte arbeidsklær fra arbeidssted til arbeidssted. Alle Bo og servicesentrene har 24 timers full drift alle årets dager. Fare for smitte krever skjerpet renhold. De som arbeider på Bo- og servicesentre kan bli pålagt å bruke institusjonens arbeidsdresser som blir vasket på offentlig godkjent vaskeri for helsevesenet. Forbruksmateriell som ikke benyttes til renholdet (tørkeruller, toalettpapir o.l.) holdes av leveringsstedet. Bestiller garanterer ikke for kvaliteten på renholdet ved avtalestart. Leverandør skal raskest mulig bringe renholdet opp på avtalt kvalitetsnivå som beskrevet for objektgruppene jamfør NS-INSTA 800. Nullstilling av gulv skjer etter bestilling. Figur 6 Tabell over tilleggstjenester med kvalitetsmål Aktivitet Kvalitetsmål Tømning av avfallsbeholder og Være uten flekker og søl innvendig og utvendig. hygienebeholder Være tomme og stå på plass med innstikkpose. Etterfylling av såpe Dispensere skal fylles opp når det er tomt. Dispenserne skal virke. Virker ikke dispensere skal det gis beskjed til Drammen Eiendom KF. Etterfylling toalettpapir og tørkepapir Toalettpapir fylles opp når det er tomt for papir. Holderne skal virke. Leverandør og brukerne har både ansvaret for at det er papir og tørkepapir tilgjengelig på alle toaletter og ellers i alle anviste rom. Inngangsmatter Mattene skal skiftes når de ikke lengre er effektive, dvs. når de er skitne og ikke lengre holder på fuktighet og smuss. Normalt 2 til 4 ganger i måneden. Vinduspuss Etter renhold skal alle lag i vinduene være rene og uten flekker. Vindusrammen og vindusposten må tas samtidig med vindusrenholdet og skal være uten smuss og flekker. 13

14 3. ANSVARS- OG ARBEIDSFORDELING Et behovstilpasset renhold vil effektiviseres hvis det avtales et samarbeid mellom bestiller, brukere og leverandør om arbeidsoppgaver tilknyttet det regelmessige renhold Standard for ansvars og arbeidsfordeling innen de ulike driftsformer er angitt i vedlegg F. 4. ENDRINGSPROSEDYRER 4.01 Bestiller skal varsle leverandør om vesentlige endringer i arbeidsomfang så snart som mulig Ved varig endring av renholdsomfang justeres leveringsavtalen tilsvarende Større endringer skal avtales skriftlig med 2 måneders varsel. Endringer skal avtales skriftlig for eksempel med bruk av ENDRINGSSKJEMA (konfr. vedlegg C) som sendes til leverandør, samt også skal bekreftes av leverandør. 5. PRISBEREGNING 5.01 Avtalen dekker alle utgifter i forbindelse med arbeidet, slik som lønn, feriepenger, trygd, redskap, materiell, transport, forsikringer, arbeidsledelse, inspeksjon, administrasjon, herunder også vanlig anvendt personlig utstyr. Leverandør holder alt av maskiner, utstyr, midler og avfallsekker til oppdraget. PRISER I PRISSKJEMA VEDLEGG A Prisene er basert på enhetspriser pr. leveringssted og fordeles i prisskjema vedlegg A Prisskjema A leveres i to versjoner. Et skjema for renhold i hele rommet (inventar, vegger, gulv og himling), og et annet skjema for renhold inventar, vegger, gulv og himling inntil 2,40 m. Sistnevnte legges til grunn for fakturering inntil nullstilling av vegger og himling er foretatt. Renholdsareal Er arealene som fremgår av tabellen i konkurransegrunnlaget. For de fleste arealene ettersendes elektroniske tegninger på CD, der renholdsarealet er arealet innenfor de gule markeringene vist på tegningene. For lokaler der tegninger mangler, er i tabellene i konkurransegrunnlaget oppgitt antatt renholdsareal. Unøyaktigheter kan forekomme. Leverandør må kontrollere arealene i kontrakten. Endringer i arealene skal komme senest 6 mnd. etter kontraktsinngåelse. Pris per år Renhold Er årspris for renhold (Regelmessig renhold) som beskrevet i pkt. 8.0 Avtalebestemmelser som gjelder for alle leveringssteder. Pris per måned Er månedspriser for renhold (Regelmessig renhold) Timer til daglig renhold 14

15 Er antall renholdstimer som er kalkulert per dag per renholdsobjekt for å utføre renholdet slik at kvalitetsprofilene til NS-INSTA 800 kan imøtekommes. Oppdragsgiver har rett til å innføre timelister dersom det tilkommer spørsmål om at leverandøren ikke bruker avtalt renholdstid. Timer renholdsledelse pr. mnd. Er antall timer til renholdsledelse som er kalkulert per renholdsobjekt per måned for å utføre renholdet slik at kvalitetsprofilene til NS-INSTA 800 kan imøtekommes. PRISER I PRISSKJEMA VEDLEGG B Ekstra bestilling av periodisk rengjøring på vegger og himling Er pris for ekstra rengjøring av vegger og himling og som skal ha kvalitetsprofil 5 på objektgruppen vegger og himling. Etter kontraktsinngåelse skal leverandør utarbeide prisestimat for periodisk rengjøring av vegger og himling for verstingene av objektene, samt forslag til prioritering. Grundig gulvbehandling/nullstilling Er pris for gulvbehandling i lokaler som inngår i avtalen eller for ekstraarbeid i lokaler som ikke inngår i avtalen. Dette bestilles etter behov. Med grundig gulvbehandling menes polishfjerning (dersom det er nødvendig) skuring og polishbehandling etter behov ved oppstart av avtale. Forslag til prioritering av leveringsstedene utarbeides av leverandør, og oppdragsgiver sammen. Oppdragsgiver foretar bestilling for aktuelle leveringssteder og gulvene blir besiktet av oppdragsgiver etterpå. Oppdragsgiver forventer utførelse i løpet av avtalens første 6 måneder i lokaler som inngår i avtalen. Leverandør skal deretter holde gulvene etter de kvalitetsmål som er satte for gulvvedlikeholdet i avtaleperioden. Gulv skal vedlikeholdes med skuring, polishbehandling og polering og kostnaden skal ligge i det regelmessige renholdet gjennom hele avtaleperioden. Dette innebærer at arealer ved utløpet av avtaleperioden ikke skal trenge ny nullstilling. Pris per gang Vinduspuss Er pris for innvendig og utvendig vinduspuss på alle vinduer. Forventer utførelse en gang pr. år, primært like før 17. mai. Dette bestilles etter behov. Tekstilservice etter bestilling Er pris for å ta ned, vaske og henge opp gardiner. Dette bestilles etter behov. Ekstraordinært renhold Er pris for ekstraordinær rengjøring eller annet som ikke omfattes av avtalen. Pris skal oppgis i kr/ time. Dette bestilles etter behov. Enhetspriser for renhold Er pris/ m 2 for de mest brukte romtyper. Prisene er kun veiledende enhetspriser for justering av arealer eller frekvenser. Endelig prisfastsettelse avtales mellom oppdragsgiver og leverandør Priser er beregnet ut fra omfang og kvalitet. Ekstrabelastninger grunnet f.eks. vær, føre og trafikk berettiger ikke til tilleggsfakturering. 15

16 5.04 Fakturering Fakturering skal foretas etterskuddsvis, den 1. hver etterfølgende måned. Fakturagrunnlaget skal være 1/12 av avtalt årsvederlag med de justeringer som framgår av kontrakten. Gebyrer og lignende aksepteres ikke. Oppdragsgiver skal betale månedelig 15 kalenderdager etter at korrekt faktura er mottatt. Det vil si at renhold utført i september skal faktureres per 1. oktober, med forfall 15. oktober. 6. PRISREGULERING I AVTALEPERIODEN Begge parter har rett til å forhandle prisen ved økning eller nedgang i varekostnader eller lønnskostnader. Prisen kan reforhandles en gang per år. Justering gjelder fra og endelig avregning med dokumentasjon sendes oppdragsgiver senest Prisendringer har ikke tilbakevirkende kraft. Dersom kjøper ikke aksepterer prisendringen vil et prisforhandlingsmøte avholdes. Hvis man ikke kommer til enighet kan kjøper si opp avtalen. Prisendring skal ikke øke leverandørens fortjeneste. 7. ENHETSPRISER - fremkommer i separat vedlegg I vedlegg B fremkommer enhetspriser for renhold etter bestilling. Bestilling av ekstraordinært, ikke avtalt renhold ( konfr. ovenstående) gjøres ved en skriftlig bestilling som bekreftes av leverandør. 8. KRAV TIL LEVERANDØRENS PERSONALE 8.01 Arbeidet forutsettes utført av servicemedarbeidere som har den nødvendige kompetanse som skal til for å oppnå de avtalte krav og betingelser Servicemedarbeiderne skal kunne kommunisere på norsk Servicemedarbeiderne har taushetsplikt og er forpliktet til å følge oppdragsgivers bestemmelser når det gjelder taushetsplikt, sikkerhetsbestemmelser mm Leverandør utstyrer servicemedarbeiderne med ID-kort med bilde Under arbeidet hos bestiller skal servicemedarbeiderne og ledere bære ID-kort, lett synlig. Servicemedarbeidere skal bruke arbeidstøy, godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med renholdsfirmaets merke/navn Arbeidsbeskrivelse som hver renholder får må være i samsvar med kvalitetsmålene beskrevet i dette anbudsunderlaget Krav om kursbevis for NS- INSTA 800 for alle servicemedarbeiderne i oppdraget skal fremlegges innen 8 måneder fra dette oppdragets begynnelse Servicemedarbeiderne skal være serviceinnstilt overfor de som bruker lokalene, innenfor rammen av den avtalte ansvars- og arbeidsfordelingen Krav om kurs i smitterenhold for alle servicemedarbeiderne i oppdraget skal fremlegges innen 8 måneder fra dette oppragets begynnelse Servicemedarbeidere på bo- og serviceinstitusjoner skal jobbe etter reglementet på brukerstedet for eksempel alltid banke på døren før de går inn i et beboerrom etc. 9. MILJØ/SIKKERHET 9.01 Leverandør skal bruke rengjøringsmidler som ikke skader omgivelser eller irriterer servicemedarbeidere eller brukere. Produktene bør tilfredsstille kravene til Svanen eller Blomsten og dokumenteres med miljømerking eller tilsvarende. Produktene skal være dokumentert ved datablad på brukerstedet. 16

17 9.02 Til støvsuging brukes støvsuger med Hepa filter (eller bedre) som skiftes etter behov Leverandør plikter, ved skilt eller på annen måte, å informere om renholdsarbeider dersom disse kan medføre skader på person eller ting Leveringsstedet utleverer mot kvittering det nødvendige antall nøkler/nøkkelkort. Nøkler/nøkkelkort (ID-kort) oppbevares utilgjengelige for uvedkommende. Reservenøkkel oppbevares hos leverandør. Tap av nøkler/nøkkelkort skal omgående meldes til bestiller og leveringssted. Leverandør kan ved tap stilles til økonomisk ansvar for følger og følgeskader dette måtte medføre Leverandør slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i rom som ikke er i bruk. Unntak kan avtales med leveringsstedet Leverandør skal gi bestiller melding om nødvendige utbedringer og om uregelmessigheter som er observert Utstyr og midler skal til enhver tid oppbevares sikkerhetsmessig forsvarlig. 10. ROM TIL RENHOLD Bestiller stiller eksisterende rom som kan låses, til disposisjon for oppbevaring av materiell/utstyr for renhold. Eventuelle skader eller tyveri av renholdsfirmaets eiendeler er bestiller uvedkommende Nødvendige garderobeplass stilles vederlagsfritt til disposisjon for leverandør Etter avtale kan leverandør installere vaskemaskin med lokasse til vask av kluter og mopper til bruk i bestillers lokaler. Leverandør sørger for renhold av maskiner, maskinrom, lokasse og vegg-/gulvsluk. 11. TIDSPUNKT FOR RENHOLD Leverandøren må tilpasse seg bruken av bygget og samarbeide med leveringsstedet om renholdstider, renholdsrutiner, alarmrutiner, lukkerutiner og låserutiner Leverandøren er ansvarlig for opplæring av sine ansatte til å betjene alarmanlegg, feilbruk er leverandørens ansvar og kostnad Det skal ikke gå mer enn 2 dager uten renhold på leveringssteder med drift 24 timer pr. døgn 7 dager pr. uke. På høytids-, søn- og helligdager tas nødvendig renhold, etter avtale med det enkelte leveringssted Det er leverandørens ansvar å utføre renholdet til rett tid og kvalitet. Leverandøren må også sørge for gjennomføring på en slik måte og til en slik tid at dette ikke er til unødig ulempe for virksomheten på leveringsstedene. 12. FORCE MAJEURE En part er ikke forpliktet til å oppfylle avtalen eller plikt pådratt i henhold til denne når oppfyllelsen hindres av force majeure Som force majeure regnes arbeidskonflikter, uavhengig av om partens egen virksomheter er i konflikt, opptøyer, terrorhandlinger, sabotasje, krig eller krigslignende tilstand, brann, oversvømmelse eller annen ekstrem værsituasjon, beslutninger fra offentlig myndighet, eller enhver annen oppfyllelseshindring utenfor partens kontroll som parten ikke med rimelighet kunne forventes å ha forutsatt ved avtalens inngåelse eller da plikten ble pådratt. Force majeure kan ikke påberopes dersom parten med rimelige midler kan unngå eller overvinne hindringen Som force majeure skal også regnes manglende eller forsinket levering til en part fra underleverandør, når vilkårene ovenfor for øvrig er oppfylt. 17

18 13. LEVERANDØRENS GARANTI - ANSVAR Leverandør er ansvarlig for at arbeidet blir utført i samsvar med avtalen. Feil eller mangler skal omgående utbedres for egen regning. Leverandør bærer det fulle ansvar for skader som påføres egne ansatte, egne maskiner, eget materiell, leveringsstedets utstyr og på Drammen Eiendom KF sin eiendom. Videre bærer han det fulle ansvar for skader som kan bli påført tredjepart som følge av uaktsomhet eller at offentlig pålegg, lover og regler ikke er fulgt. 14. KONTROLLPROSEDYRER Bestiller og leverandør skal holde hverandre underrettet om hvem som er deres representant, som angis i leveringsavtale og hvilken fullmakt disse har Arbeidet ledes og kontrolleres av leverandørens renholdsledere Leverandør skal dokumentere det kontrollsystem som vil bli brukt hos oppdragsgiver For å holde avtalt renholdsstandard, skal leverandør kontrollere arbeidet regelmessig og utarbeide inspeksjonsrapporter i henhold til NS-INSTA 800. Kopi sendes oppdragsgiver Leverandør skal ta initiativ til regelmessige møter med bestiller for å drøfte renholdsforhold. Disse drøftinger kan være grunnlag for omlegging av rutiner. Leverandør skriver notat etter møter Minst 4 ganger pr. år skal leverandør vurdere synlig renholdskvalitet, eller målbar renholdskvalitet dersom bestiller/leveringsstedet ønsker dette. Omfang reguleres av NS- INSTA 800. Bestiller og representant for leveringsstedet skal ha anledning til å delta i kontrollene. Skriftlige rapporter skal oversendes bestiller og leveringsstedet. Oppdragsgiver kan kreve hyppigere kontroller ved behov Kontroller utføres også av oppdragsgivers representant. AQL (Acceptance Quality Limit) settes, til 4%. Utvalg (n) dras fra respektive kvalitetsprofil (strata) der N= antall rom i kvalitetsprofilen. En godkjent leveranse er en leveranse som står på kontrollene i alle kvalitetsprofilene. Dersom leverandørene faller på kontrollene mer enn to ganger etter hverandre vurderes stopp i månedsbeløpet for leveringsstedet. Rapport fra kontrollen utarbeides, og gjennomgås på driftsmøtet. 15. AVVIKSBEHANDLING Ved mangelfullt utført arbeide eller om arbeidet ikke blir utført, skal leverandørens arbeidsleder og representant for leveringsstedet snarest mulig i fellesskap foreta inspeksjon. Disse skal i felleskap finne en løsning, blir disse ikke enige skal bestiller kontaktes Om bestiller ikke finner arbeidet i kontraktsmessig i orden skal leverandør underrettes. Leverandør plikter uten unødig opphold å etterkomme anvisninger fra bestiller om mangelfullt utført arbeide og rette mangelfullt arbeide uten opphold. Midlertidig kan bestiller holde betaling tilbake Det utarbeides felles rapport som signeres og danner grunnlag for fradrag. Partene kan bli enige om at arbeidet rettes opp eller kompenseres på annen måte For alvorlige reklamasjoner som partene er enige om er berettiget, belastes leverandør tilsvarende verdi av avviket, etter avtale. I tillegg kommer øvrige kostnader forbundet med reklamasjonen Dersom det oppstår en situasjon der leverandør ikke kan utføre renhold som avtalt står bestiller fritt til å kjøpe tjenesten fra en annen leverandør. 18

19 16. REVISJON Avtalen forutsettes evaluert inntil 2 to - ganger i avtaleperioden, herav 1 gang i løpet av første halvår av avtalens gyldighetsperiode. Ved evalueringen vurderes hele avtaleforholdet kritisk for å oppnå bedre løsninger. 17. AVTALEPERIODE OG OPPSIGELSE Avtalen løper fra og opphører uten oppsigelse I tillegg gis bestiller opsjon på ytterligere forlengelse av avtaleperioden på 1 år. I avtaleperioden gjelder gjensidig oppsigelsesfrist på 6 måneder Om leverandøren tross skriftlig reklamasjon ikke overholder leveringsbetingelsene kan bestiller heve avtalen Ved gjentatt leveringssvikt kan bestiller si opp avtalen helt eller delvis. 18. MÅLBAR KVALITET NS-INSTA 800 Det vises i denne sammenheng til kvalitetssikrings- og kontrollsystemet NS-INSTA 800. Denne metoden for kontroll er beskrevet i eget informasjonsmateriell, og består av beskrivelse samt kvalitetsprofiler for de ulike romtyper. Dette er Drammen kommunes kvalitetsstandard for renhold. 19. PRODUKTOPPLÆRING Leverandøren skal, uten kostnader, i samarbeid med de enkelte brukersteder gjennomføre relevant produktinformasjon. Leverandøren forplikter seg til å holde kjøper orientert om den aktuelle produktutvikling innen det angjeldende produktområde. 19

20 Vedlegg som skal sendes inn sammen med anbudet PRISSKJEMA Renhold inventar, vegger, gulv og himling inntil 2,40m VEDLEGG A1 Bragernes rode: Leveringssted Adresse Renholdsareal m 2 Pris per år Pris per måned Renholdstimer per dag Renholdsledelse timer per måned Parktunet barnehage Øvre Storgate Børresen skole Haugesgate Rådhuset m/storstue Engene Øren skole Hotvedtveien Aronsløkka skole Roligheten Hamborgstrøm BSS Øvre Storgate Dampsentralen barnehage Wergelandsgate Kjøsterud skole Betzy Kjelsbergsvei Werringgården Nedre Storgate Saniteten BSS (Åssiden BSS) Ing. Ludvigsensgate 17? Sum Bragernes rode Strømsø rode: Åskollen BSS- med Seilm.stua Nordbyveien Fjell serviceboliger/skavlen Lauritz Hervigsv 15A Rødskog skole Rødskoggata Nordbylunden barnehage Nordbyveien 57B 480 Galterud skole/bad Solsvingen Åskollen skole m/sidebygning Tverliggeren Gulskogen skole Vintergt Bikkjestykket barnehage Styrmoesgate Austad førskole Austadgata St. Hansberget barnehage Torsvei Fjell BSS Lauritz Hervigsvei Danvik skole Strøm 1. Terassse Sum Strømsø rode Sum Totalt