Referat fra årsmøtet i Brennakollen velforening

Transkript

1 Referat fra årsmøtet i Brennakollen velforening Mandag 19. mars 2012 kl 1900 i velhuset, Myrlia 95B SAK 1: KONSTITUERING Tilstede: 30 medlemmer. 1 medlem med fullmakt og 1 medlem kom til under møtet Fra styret møtte: Helge Kristiansen Erik Eriksen Rolf Arne Konttorp Kai Robert Solheim Rolf Bergersen Til møteleder ble valgt: Helge Kristiansen Til referent ble valgt: Rolf Arne Konttorp Til å undertegne protokollen ble valgt: Nils Arne Risa, Ole Jørgen Hafredal Vedtak: Årsmøte godkjent som lovlig innkalt. SAK 2: STYRETS ÅRSBERETNING 2.5 Styrets arbeid i perioden Styret viser til vellets hjemmeside med adresse: og mail/post til styret med adresse: post@brennakollen.com Fortsatt skal saker som berører alle på tunene gå via din tunkontakt til styret. Styret har i valgperioden avviklet 12 styremøter hvorav 9 i 2011 og 3 i I tillegg kommer det ordinære årsmøtet. Det er avholdt 2 tunkontaktmøter i perioden. Det er sendt ut 3 rundskriv, i tilegg til flere meldinger til tunkontaktene som ligger på vellet s hjemmeside. Styret er fornøyd med å kunne meddele at handlingsplanen som årsmøtet vedtok i 2011 samt de oppgaver som fremgår av vellets retningslinjer er gjennomført. Perioden har vært preget av det årlige problemet med kjøring og parkering på/langs gangveiene som opptar mange av beboerene. Det skal ikke kjøres fortere enn gangfart dvs. 6 km/t for å ta hensyn til gående og barn som leker på tunene. Ifølge reguleringsplanen for Brennakollen er det kun nødvendighetskjøring som er tillatt på gangveiene innenfor garasjetunene. Gjennomføres dette så spares det også utgifter til vedlikehold av gangveiene. Det henstilles derfor til det enkelte tun å følge skiltingen for å praktisere bestemmelsen i reguleringsplanen. Styret viser også til ny vedtekt 4D som ble vedtatt i Styret får årsmøtes fullmakt til, på eiers regning, å få fjernet biler uten skilter, biler satt i vinteropplag

2 på gjestparkeringene, biler parkert på/langs gangveiene eller på andre måter hindrer snøbrøyting og utrykningskjøretøyers adkomst til husstandene. Vedtekt 4D lyder idag derfor slik: Kjøretøy og tilhengere som er til hinder for snøbrøyting og den alminnelig ferdsel på garasjetunene, gangveiene og vellets arealer blir tauet bort på eiers regning. Styret vil påpeke at garasjene skal brukes sommer som vinter for å etterkomme målsetningen med å skape mest mulig bilfrie tunveier til beste for alle beboere. Styret vil også vise til at ansvaret for det daglige vedlikehold av garasjene nå er lagt til hver eier. Det er derfor viktig at vedlikeholdet ikke stopper opp. Det er også opp til hvert tun om de vil ta en felles dugnad på nødvendig vedlikhold av garasjene. Styret vil henstille til garasjeeierene og ikke lagre tunge ting/saker opp på hemsen her da taket ikke er konstruert for dette. Defekte trinser/hjul på garasjedørene er det eier som må betale og bytte. Trinser/hjul får en som lagervare hos produsenten av garasjene, Karlshus Garasjer i Råde (Østfold) Ved telefonisk henvendelse/bestilling vil dette bli tilsendt pr. post, kostnad pr trinse ca kr 160,-. Det trenges en vinkelsliper, da nåværende del er punktsveiset, og hele den defekte del må av. Styret vil rette en takk til alle beboere som i har gjort en dugnads-innsats for vellet Vellet s økonomi Regnskapet for 2011 viser et overskudd på kr ,-, mens det var budsjettert med et overskudd på kr ,-. Vellet har en positiv egenkapital for drift på kr ,- Vellet som ble etablert i 1983 har løpende vedlikeholdsoppgaver av: - hovedledninger for vann og kloakk, stoppekraner for vann i ringene i de grunne grøftene - elektriske anlegg på garasjebyggene og tunlysene - vedlikehold av de kjørbare gangveiene og garasjetunene Disse oppgavene er ikke eksagt kostnadsberegnet, men vil utgjøre en løpende fremtidig utgift. Etter at vellet solgte sin forretningstomt, hvor inntekten ble delt ut igjen til huseierene, og fellesgarasjene ble solgt slik at leieinntektene her ble borte, har ikke vellet noen felles eiendom igjen som kan sikre en fast ekstra inntekt utover den årlig velavgiften. Det positive er at vellet ikke har noe gjeld. Velkontingenten må holdes på 2011 nivå da utgiftene til vedlikehold, strøm og kommunale avgifter vil øke i Se forslag til velkontingent i handlingsplanen sak Styrets årsberetning blir gjennomgått og foreslås godkjent med eventuelle merknader. Vedtak: Enstemmig godkjent SAK 3 ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Regnskapet gjøres opp med et overskudd på kr ,- Forslag: Det anbefales at det fremlagte regnskapet for 2011 godkjennes Vedtak: Enstemmig vedtatt

3 SAK 4: HANDLINGSPLAN FOR PERIODEN Brøytekontrakt for perioden Brøytekontrakten fra med Blaker bygdeservice er gått ut. Ny 3 års kontrakt er inngått med Blaker bygdeservice med den samme faste årlige utgiften eks moms på kr ,- I den nye kontrakten er det en liten prisøkning på sandstrøing, fylling av sandkasser og bortkjøring av snø. Det er viktig at tunkontaktene følger opp brøyter slik at snøen legges på rett sted i tunet. Hver garasjeeier må måke vekk snøen foran sin egen dør hvor brøyter ikke kan komme til. Biler parkert på gjesteparkeringene må flyttes slik at brøyting kan utføres. Styret viser også til våre vedtekter 4D hvis biler som står parkert langs gangveier og gjesteparkeringer er til hinder for snøbrøyting, kan taues bort på eiers regning. Forslag: Det bevilges kr ,- til brøyting og strøing for sesongen Vedtak: Enstemmig vedtatt Uforutsette utgifter Vellet vil alltid ha noen uforutsette utgifter. I første rekke gjelder det utgifter til vann- og kloakkledningsnettet ( egenandeler ), feil på det elektriske anlegget og skader/reparasjoner på velhuset. Fellesnevneren for disse skadene er at de må repareres øyeblikkelig. Perioden har vist at det oppstår skader av nevnte art. Forslag: Det bevilges kr til overnevnte formål. Vedtak: Enstemmig vedtatt å redusere beløpet til kr , Drift og vedlikehold Forslag: Det bevilges til daglig vedlikehold av det elektriske anlegg på garasjer, tunlys og justering av dører hvor eier selv ikke kan utføre dette arbeidet. Forslag: Det bevilges kr til overnevnte formål. Vedtak: Enstemmig vedtatt Drenskum mellom Brennalia 39 og nr 41 på tun 7 Eier av Brennalia 41 har søkt styret om å få satt ned en drenskum mellom hus nr 39 og hus nr 41. Bakgrunnen for søknaden er at det over flere år har vært vannsig fra gangvei som har forårsaket skader på steinbelegget til nr 41. Styret får vite at en drenskum satt ned her vil ha en pris på ca kr ,-. For å unngå at styret/vellet får utgifter med å vedlikeholde steinbelegget i fremtiden så foreslår styret at det bevilges kr ,- til dette formål Forslag: Det bevilges kr ,- til en ny drenskum mellom Brennalia 39 og Brennalia 4l. Vedtak: Vedtatt mot en stemme Velferdskomiteen Velferdskomiteen har avviklet en aktivitet i 2011 for vellest beboere. Arrangementet var vellykket og det er vedtatt i samarbeide med komiteen at styret setter av et beløp på budsjettet for 2012 til komiteens arbeide. Forslag: Det bevilges kr 4 000,- til velferdskomiteen Vedtak: Enstemming vedtatt

4 Velhuset drift og vedlikehold Velhuset skal være et attraktivt tilbud til vellet s beboere. Huset har vært utleid ved flere anledninger. For at velhuset skal bli et enda bedre tilbud, er det nødvendig med godt daglig vedlikehold. Det er nødvendig med maling av huset utvendig i Maling er kjøpt inn og det forventes at dette arbeidet kan gjøres på dugnad. Hvis ikke så settes arbeidet bort til fagfolk. Det bør også vurderes om gulvene bør bones for å lette rengjøringen her. Gardiner på kjøkkenet og artikler til drift/renhold etc må kjøpes. Styret har innhentet anbud på vask og maling utvendig hvor prisen ligger på kr ,- Styret ber derfor årsmøtet stemme over et forslag til vedlikehold/maling av huset i Forslag: Det bevilges kr ,- til drift/vedlikehold av huset i Vedtak: Enstemming vedtatt I forbindelse med at varmekabelen til velhuset er koblet ut pga. jordfeil så må det legges en ny kabel fra stoppekranen ute og inn til stoppekranen i kjøkkenbenken. Pris innhentet fra rørlegger blir på ca kr 7500,- inklusiv moms. I tillegg kommer elektrikerarbeidet for å koble varmekabelen til strømnettet. Prisen forusetter også at en får stengt av vannen ute ved stoppekranen uten å måtte bytte den ut. Styret foreslår derfor i denne saken at årmøtet bevilger kr ,- til dette arbeidet. Forslag: Det bevilges kr ,- til arbeidet med å installere ny varmekabel i velhuset. Vedtak: Enstemmig vedtatt Dugnad på vellet Vellet må selv betale kostnadene ved å kjøre bort avfall som ryddes på hvert tun med unntak av privat hageavfall etc. De senere årene har vist at det hovesakelig er kvist og løv fra trærne på tunene som nå kommer i avfallssekkene. Grusen samles og legges tilbake i sandkassene. De siste årsmøtene har vedtatt at bortkjøring av dette avfallet kan tunent s beboere selv gjøre billigere. Årsmøtet i 2011 vedtok å bevilges kr. 0,- for bortkjøring av avfall fra årets dugnad i Styret kommer derfor ikke med noe forslag til bevilgning til dette formål i Dette til orientering Nytt bygg for søplebod tun 18 Beboere på tun 18 har vedtatt å bygge en bod for avfall-/papirconteinere på tunet. Velhuset med adresse Myrlia 92B tilhører tun 18 og betaler 1/15 av utgiftene her til Nittedal kommune. Styret har i forespørsel fra tunkontakten tun 18, vedtatt at vellet vil dekke sin del av byggeutgiftene som vil beløpes seg til kr 2357,- pr hustand på tunet. Forslag: Det bevilges over driftskontoen kr 2357,- til oppføring av ny søplebod tun 18 Vedtak: Enstemmig vedtatt Tilbakeføring av vellets fellesarealer Helt siden 1982/83 og frem til i dag har beboere i vellet ved en rekke tilfeller underlagt seg deler av vellets fellesområde ved å avgrense det ved gjerde, mur eller beplantning eller på annen måte gitt inntrykk av at det tilhører vedkommendes private eiendom. Hekker og murer står mange steder 0,5-1 meter inn på vellets arealer, men også større arealer er "privatisert" på denne måten. Vellets arealer er også tatt i bruk til privat parkeringsplass, boder, tørkestativer, kompostbinger, og annet som kun hører hjemme på egen privat eiendom. Styret viser til rundskriv nr 3 av 2010 hvor hver huseier i vellet primært ble bedt om å frigjøre

5 fellesarealet ved å svare på rundskrivet innen 1. oktober Dessverre så har styret purret opptil flere ganger eiere som ikke svarte på rundskrivet. Styret har i samsvar med prosedyren i saken gjennomført et møte med tunkontaktene Styret fikk her møtes fullmakt til å gå videre i arbeidet, men uten at de ville bidra med sine ressurser. Vellet har 188 eiendommer hvorav 18 tilhører Nittedal kommune og 2 forsvaret. Borettslaget er løst opp slik at alle har ansvar for vedlikehold av sin egen eiendom i vellet. Styret har ansvar for det som er nedfelt i vellet s vedtekter. Styret har ut fra sine ressurser sommeren 2011 tatt flere befaringer i vellet. Styret har sett at noen eiere burde ta en nøyere kontroll av sine eiendomsgrenser/grensestolper for å se om de bruker fellesarealet som sitt private område. Alle eiendommer i vellet, 188 har nå et eget skjøte/målebrev fra Nittedal kommune som viser eiendomsgrensene. Grensestolpene må stå på eiendommen og det kan være straffbart og fjerne/flytte dem. Nittedal kommune, teknisk etat, oppmåling, har siden vellet ble etablert i 1983 kunne bistå huseierene i vellet med å avklare sine eiendomsgrenser. 12 huseiere søker styret om å leie fellesarealet og har fått oversendt kontrakt fra huseiere har svart at de ikke vil leie og må derfor slik styret har tilskrevet disse huseiere,tilbakestille arealet innen 1. juli Flere huseiere har flyttet gjerder, hekker etc tilbake til sine grenser. Styret vil ha en løpende dialog med huseiere hvor det ikke er endelig avklart mht leie eller ikke. Ved salg av eiendom opphører avtalen og kan ikke videreføres til kjøper uten ny behandling av styret. Leietid maks 10 år i hht. dagens prosedyre/rutine, før styret og årsmøtet må få ny søknad om fornying av leiekontraktene. Styret har vedtatt at når leieavtale er underskrevet av begge parter, skjer betalingen pr år og følger budsjettåret Beløpene settes inn på vellets konto for særvilkår(tatt inn i kontrakten), slik at kommende årsmøter kan disponere beløpet uavhengig av driftskontoen til felles nytte for vellet. Dette til orientering Oppgradering av varmekabler og sikringsskap Styret har ved befaring i samarbeide med elektriker fra elektrikerfimaet Løvlie AS, oppdaget at det noen steder står jordfeilbrytere avslått i sikringsskapene. Hafslund infratek har også ved kontroll av 2 sikringsskap varslet at det er jordfeil på enkelte kurser her. Dette gjelder også varmekablene. Alle kabler, vann og kloakkrør ble lagt i lukkede Styfoamkasser(Isoporkasser) ca 90 cm under bakkenivå i Dette anlegget er det eneste av sitt slag i kommunen. Det har derfor vært viktig at alt gravearbeide etc på eiendommene i vellet har tatt hensyn til disse grøftene slik at isolasjonen ikke blir ødelagt. Likeledes at ingen utfører amatørinstallasjon på vellet s elektriske anlegg. Kursene på lys inn og ute på garasjer og tun er 10 ampere slik at ekstra lamper må settes opp av vår elektriker fra Løvlie AS. I følge vår elektriker så burde varmekablene i vellet ha vært skiftet ut etter ca 20 års drift dvs fra 2003.

6 Varmekablene ble lagt i anleggsperioden Det ble bestemt at disse kablene skulle være permanent påslått når temperaturen passerte 0 Celsius på vinteren. Noen av kablene er selvregulerende og de andre har fått installert temparatufølere som er justert til å slå på kablene ved 0 grader Celsius. Styret har sjekket ut hvor varmekablene er lagt ned med det underlag av kartmatriale som ble laget over anlegget. Hvis de 25 varmekablene skal skiftes ut vil dette påføre vellet en betydelig utgift som ikke kan dekkes inn med økning i velavgiften. Styret har engasjert firmaet M-Tek AS for å se om de kan finne stedene hvor jordfeilene har oppstått på tun 17. Det viser seg å være vanskelig med det underlag av kart over ledningene til vann og varmekabler å peke eksakt på hvor jordfeil-/koplings-punktene i grøftene har oppstått. Det er mistanke at jordfeilene har oppstått i koplingspunktene der tilførselskablene fra sikringsskapene er tilkoplet varmekablene i grøftene. Bruker en store beløp på å finne/grave frem koplingspunktene til varmekablene i grøftene så gjenstår det å legge nye varmekabler (25 stk). Likeledes kan ikke se bort fra at jordkablene som tilfører varmekablene strøm også burde være byttet ut. Det svakeste punktet for at vannet fryser er vannledningen fra hovedledningen /stoppekranen og inn til hvert hus. Vannledningene inn til husene er 32 mm og har god plass til en varmekabel. Hovedledningene har dimensjon på mm. For å hindre at vannet fryser så er det bedre at hver husstand som ønsker det legger egen varmekabel i vannrøret fra sin stoppekran og inn til hovekranen i huset. Dette vil også medføre at stoppekranene som har stått urørt de fleste stedene siden 1983 bli sjekket og eventuelt byttet ut med nye. Fagfolk sier at det er lite sannsynlig at vannet fryser i hovedledningene da vannet her brukes/ikke står stille til alle husstandene på tunene samtidig. Det er opp til hver huseier å installere varmekabel. Huseiere på tun 17 og 18 i Myrlia må bestemme seg da de nå har fått slått av varmekablene langs hovedledningene på grunn av jordfeil. Da får en også sjekket om stoppekranen ute fungerer eller om den bør byttes ut med en ny kran. Styret vil også peke på at vannlekkasjene i vellet har oppstått i stoppekranene da det her er metaller i koplingen som over tid kan ruste. Fra starten av vellet i 1983 har hver huseier hatt ansvaret for drift og vedlikehold av egen vannledning fra sin stoppekran og stakekum for kloakk ute. Forslag: Varmekablene fra 1983 blir ikke erstattet med nye når de må koples ut pga feil/jordfeil. Vedtaket tas inn i Rutine: VANN-, SPILLVANN- OG OVERVANNSLEDNINGER Vedtak: Enstemming vedtatt

7 Budsjett for 2012 Budsjett Budsjett INNTEKTER Kontingenter kr 5300 selveiere, 180 stk Kontingenter kr 4453 tun 16, Bekkelia 36, 8 stk Leieinntekter nodeskap pr år Leieinntekter velhus Asfalt inntekt for 2010 for asfaltering Restbeløp for Andre driftsinntekter fellesarealet 0 0 Sum inntekter KOSTNADER Revisjonshonorar Styrehonorar og avlønning webmaster Arbeidsgiveravgift av styrehonorarer Regnskapshonorar Andre tjenester, bank mm Drift og vedlikehold, el anlegg, kummer etc Forskuddstrekk skatt Legging asfalt Snøbrøyting/strøing Kabel-tv analoge signaler (indeksregulering 1.9% fra utlatt) Forsikringer garasjeanlegg og velhus Kommunale avgifter velhus Energi, strøm garasjer og velhus Kontorrekvisita, trykksaker Bilgodtgjørelse Andre driftskostnader leie lokaler, styremøter, postboks Tap på fordringer 0 0 Uforutsatte utgifter Velhus vedlikehold, drift Velferdskomiteen Sum kostnader DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Renteinntekt Annen rentekostnad RESULTAT AV FINANSPOSTER ÅRSRESULTAT Overføringer: Overført til annen egenkapital Forslag: Det anbefales at budsjettet for 2012 godkjennes Vedtak: Enstemmig vedtatt med justering av uforutsatte utgifter og kontigenter.

8 Kontingent for 2012 Det fremlagte budsjettet er på kr ,- med ett underskudd på kr ,- Vellet har en positiv egenkapital for drift på kr ,- og det er tilstrekkelig til å løse fremtidige oppgaver innen normalt vedlikehold og rehabilitering uten å øke velavgiften fra Hovedledninger og stoppekraner i ringene for vann El-anlegg på garasjetun inklusiv tunlysene Vedlikehold av overvannskummer Styret anbefaler: For å sikre en for svarlig drift av vellet blir kontingenten følgende: Kr 5400,- med unntak for tun 16 og Bekkelia 36 hvor kontingenten settes til kr 4 553,-. Kontingenten betales med frist 16. april Vedtak:Ny kontingent kr ,- og kr.4.453,- pr. år ble vedtatt mot 4 stemmer med forfall Det ble under årsmøtet reist spørsmål om hele kontingenten burde forfalle på en gang. Styret refererte til årsmøtevedtak om ikke å dele kontingenten, og orienterte om den praksis som er ført i D.v.s beboere som hadde problemer på forfallsdato søkte styret om deling.. Styret imøtekom todeling og fastsatte nye forfallsdatoer som må overholdes. SAK 5 Innkomne forslag Forslag fra Knut Arne Carson, Brennalia 58 til årsmøtet: Inntekter av fremtidig utleie av fellesarealer i vellet skal benyttes til vedlikehold av fellesarealer. Vedtak: Ikke vedtatt med 23 stemmer (over 2/3 flertall) SAK 6 GODTGJØRELSE TIL STYRET Styret har i tillegg til å ha svart på mailspm. fra medlemmene, behandlet 43 saker og hatt oppfølging av: - handlingsplanen med bl.a. asfaltering, fellesarealet, snøbrøyting, adresse-endring på huseiere i forbindelse med kjøp og salg av eiendommer og fakturabehandling. Styret har etablert en avtale med Sparebank 1 på betaling av fakturaer gjennom Nettbank. Styrehonorarene er ikke øket siden 2008, selv om arbeidsmengden har økt de siste 2 periodene. Styret har ikke lagt inn forslag på økning i perioden fordi handlingsplanen tilsier at arbeidsmengden i perioden vil bli vesentlig mindre enn perioden som går ut. Forslag til godtgjørelse til styret i perioden er kr ,- Alternativ 1: På grunn av ulik arbeidsmengde ber styret om å fordele honorarene selv. Alternativ 2: Leder kr ,-, Sekretær kr ,-, Styremedlemmer kr ,- Vedtak: Alternativ 1 vedtatt med 18 stemmer

9

10

11