Dato dok.: Administrerende direktør. Møtedato: Vår ref.: 10/ Postadresse: 1478 Lørenskog

Transkript

1 Styresak Dato dok.: Administrerende direktør Møtedato: Vår ref.: 10/ Postadresse: 1478 Lørenskog Saksbehandler: Eva Moxness Telefon: Vedlegg: Telefaks: Sak 75/11 Administrerende direktørs orienteringer Administrerende direktør ønsker å informere styret om følgende saker: 1. Brudd på overtidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, oppfølging etter politianmeldelse 2. Klagesaker 3. Leie av lokaler psykisk helsevern 4. Geriatrisk behandlingstilbud 5. Oppfølging etter terrorberedskap Gjennomført tilsyn ved DPS Follo 7. Endringer i Ledergruppen Administrerende direktør innstiller til følgende vedtak: Styret tar saken til orientering. Hulda Gunnlaugsdottir Administrerende direktør

2 1. Brudd på arbeidstidsbestemmelsene, status og oppfølging Arbeidstilsynets politianmeldelse av 7. juli 2011 gjelder etter postalt tilsyn utført av Arbeidstilsynet i mars Tilsynets hensikt var å kontrollere arbeidstidsbruken i 2010 blant sykepleiere, hjelpepleiere og pleieassistenter på Ahus. Arbeidstilsynet fikk i forbindelse med svarbrev av 6. april 2011 oversendt tertialvise oversikter over brudd på arbeidstidsbestemmelsene i forhold til arbeidsmiljølovens (aml.) kapittel 10, oversikt over de ti arbeidstakerne som arbeidet mest overtid i 2010 og de ti arbeidstakerne som arbeidet flest doble vakter i Arbeidstilsynet har gitt følgende pålegg: Arbeidsgiver skal for fremtiden sørge for at arbeidsmiljølovens regler for alminnelig daglig og ukentlig arbeidstid følges, slik at både egne arbeidstakere og innleide arbeidstakere ikke arbeider utover grensene i arbeidsmiljølovens kapittel 10. Det skal lages skriftlige rutiner som beskriver hvordan virksomheten skal oppnå dette, jf. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) 5 annet ledd m- 7 og fjerde ledd. Arbeidstilsynet skal innen 1. september forelegges kopi av rutiner som beskriver ansvar for kontroll og oppfølging av arbeidstid, og som beskriver hvordan den ansvarlige skal få nødvendig oversikt. I rutinen skal det fremgå hvilke virkemidler som er funnet hensiktsmessige for å sørge for at grensene for arbeidstid overholdes. Dagens status HR presenterer månedlige visuelle oversikter over aml-brudd i foretaket til ledegruppen, divisjonene og AMU. Oversiktene er ment som styringsinformasjon for ledere. Oversiktene viser brudd innefor følgende kategorier: årsregel, ukeregel, ukefri, helger på rad, dagregel og 4 uker. Tallene til og med juli 2011 viste at medisinsk og kirurgisk divisjon fortsatt har store utfordringer. For divisjon psykisk helsevern, DDT, BUK og SST er det imidlertid positiv utvikling. Den oppståtte situasjonen har en sammensatt bakgrunn. Ahus vil gjennom videre oppfølging og kartleggingsprosesser se nærmere på de ulike årsakssammenhenger. Et eget ressursteam fra HR har allerede iverksatt arbeid med oppfølging av enkeltenheter. En ser allerede at en effekt av dette arbeidet er en økt bevissthet rundt styring og bruk av overtid. Her har man for eksempel også avdekket feilregistreringer i og muligheter for å benytte systemene bedre. Oppfølging Det vises til oversikt over iverksatte og planlagte tiltak i styresak 62/11. Det er i forbindelse med videre oppfølging spesielt lagt fokus på arbeidet med førstelinjelederopplæring, rutine for styring av overtid og oppfølging av enkeltenheter med store utfordringer på området. Førstelinjelederopplæringen starter opp i september 2011 og vil fortsette gjennom hele Opplæringen har spesielt fokus på lederkrav og lederforventninger på Ahus, systembruk og systemforståelse, og styring av arbeidstid og personalplanlegging. HR oppdaterer rutine for ledere om hvordan utfordringen skal håndteres. Oppdatert rutine vil forelegges AMU 29. august 2011 og oversendes Arbeidstilsynet innen 1. september Rutinene spesifiserer linjelederes ansvar for å følge opp og sikre at arbeidstidsbestemmelser overholdes. HR vil i tillegg, sammen med Økonomi og Utvikling, gjennomføre kartleggingsprosesser med enkeltenheter hvor det er tydelige utfordringer i forhold til arbeidstidsbestemmelser. Disse prosessene vil starte opp høsten Gjennom kartleggingsprosessene vil HR, Økonomi og Side 2 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak

3 Utvikling sammen med berørte enheter finne årsaker og bistå i arbeidet med å komme frem til konkrete løsninger. Prosessene tar sikte på å kartlegge følgende: - Gjennomgang av status brudd AML og leders redegjøring for driftssituasjonen utfordringer og problemstillinger. - Gjennomgang og analyse og arbeid med tiltak / problemløsning, herunder definering av problemstillinger som må løftes i linjen (jfr budsjettforutsetninger, arbeidsdeling som berører andre avdelinger, fullmakter m.v.) Pålegget må sees i sammenheng med pålegg av knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Også her vil HR følge opp enkeltenheter med utfordringer basert på et sett med HR-indikatorer. Foretakets holdning er at overtids- og merarbeid skal unngås i den grad dette er mulig. Foretaket vil i tråd med AML 4-1, 4-2, og 10-2 tilstrebe at arbeidstidsordninger og lønnssystem blir lagt opp slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske og psykiske belastninger og slik at deres mulighet for å vise aktsomhet og ivareta sikkerhetshensyn ikke forringes. 2. Behandling av klagesaker I oppslag i media i juli då ble det reist kritikk mot den lange saksbehandlingstiden for klage-, tilsyn-, pasientombud- og erstatningssaker ved helseforetaket. Statens helsetilsyn har også sendt varsel om pålegg om tvangsmulkt i noen tilsynssaker som ikke var besvart innen de tidsfrister som Helsetilsynet i Oslo og Akershus hadde satt. Disse sakene ble besvart før pålegg ble gitt. Situasjonen har krevd tiltak fra sykehusets ledelse, med spesiell oppmerksomhet på oppfølging av både tilsynssaker og klage- og erstatningssaker. Helseforetaket er forpliktet til å ta hånd om disse sakene på en adekvat og forsvarlig måte i tråd med alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper. De aktuelle hendelsene har tilsagt en grundig gjennomgang av rutinene og prosedyrene for å sikre at foretaket ivaretar sakene på en god måte. Det har vært en økning i antall saker første halvår i 2011, særlig gjelder det tilsynssaker. Sakene er komplekse. Derfor må prosedyrer og rutiner sikre tilstrekkelig framdrift og kvalitet i saksbehandlingen. Det er nødvendig å ha oversikt over sakene til enhver tid. I de nye prosedyrene som er utarbeidet er ansvaret for dem som deltar i saksbehandlingen konkretisert og tydeliggjort. Samarbeidet mellom de berørte avdelinger der hendelsen har skjedd og kvalitetsenheten, som forbereder sakene for administrerende direktør, er forbedret. Det er blant annet satt krav til tiltak dersom det skulle inntre forsinkelser i saksbehandlingen. I foretakets lederopplæring er det lagt større vekt på undervisning om de prosedyrer og rutiner som skal følges for å etterleve foretakets forpliktelser når det gjelder klage- tilsyns- pasientombuds- og erstatningssaker. På denne bakgrunn anser administrerende direktør at adekvate tiltak for å sikre forsvarlig saksbehandling er iverksatt. 3. Leie av lokaler psykisk helsevern Som ledd i utvidelsen av Ahus opptaksområde 2011 ble Alna DPS virksomhetsoverdratt fra OUS til Ahus. Alna DPS drives i leide lokaler i Sinsenveien 47b i Bydel Bjerke og Jerikoveien 28 i Bydel Alna. Side 3 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak

4 Som følge av ansvars- og oppgavedelingen mellom Ahus og OUS fra 2011, gir Alna DPS ikke lenger tilbud til befolkningen i Bydel Bjerke, men kun Bydel Alna. Leieavtalene i Sinsenveien 47B utløper Det er imidlertid mulig å leie ytterligere lokaler i Jerikoveien 28. Det er derfor innledet sonderinger med utleier i Jerikoveien 28 om å leie ledige lokaler i 2. etg. Lokalene er på ca. 1500m2 og vil i følge foreslått skisse dekke behovet for kontorer, spesialrom og fellesrom i forbindelse med overføring av virksomheten i Sinsenveien 47B. I tillegg til driftsfordelen ved å samlokalisere virksomheten i Alna DPS, innebærer løsningen at det totale leide areal blir redusert med ca m2. Dette fordi leide lokaler i Sinsenveien 47b var tilpasset at Alna DPS også skulle dekke Bydel Bjerke. Det er i dag ingen vesentlig forskjell mellom leiepris pr m2 i Sinsenveien 47B og Jerikoveien 28. Selv om leie av nye lokaler sannsynligvis vil falle noe dyrere på grunn av at lokalene må innredes til formålet, vil totalkostnaden bli mindre enn i dag på grunn av samlet leid areal blir vesentlig redusert. Det anbefales derfor at det inngås ny leiekontrakt med utleier av Jerikoveien 28 og at leiekontrakten for Sinsenveien 47b ikke forlenges. Ved utvidelse/inngåelse av ny leiekontrakt for Jerikoveien 28 for Alna DPS søkes en løsning med langsiktig leieperiode, minimum 10 år med opsjon for forlengelse ytterligere 5 år. 4. Behandlingstilbud innen geriatri Akershus universitetssykehus HF har lenge hatt planer om å etablere en geriatrisk avdeling, men rekruttering av geriatere har vært krevende. Samtidig er det viktig å understreke at Ahus har et svært godt og variert tilbud til eldre pasienter. Blant annet her det nylig åpnet en stor slagenhet hvor det også finnes en avansert overvåkningsenhet for pasienter med behov for dette. Ved Nevroklinikken pågår behandling og forskning på høyt internasjonalt nivå for pasienter med blant annet aldersrelatert kognitiv svikt, og sykehuset har et etablert tilbud innenfor alderspsykiatri. Disse pasientene har ofte sammensatte lidelser og behov for behandling og andre tilbud tilpasset den enkelte pasient. Derfor er det stort fokus på samhandling med kommuner og bydeler i opptaksområdet. Det er blant annet etablert to spesialisert korttidsenheter som drives i samarbeid med kommunene. Disse bemannes med lege fra Ahus med spesialkompetanse innen geriatri. I sykehusets strategiske utviklingsplan, vedtatt av styret i møte , løftes "den eldre pasienten" og geriatri frem som et av de viktigste satsningsområdene for sykehuset fremover. Ahus har nå fått på plass sin første spesialist i geriatri, som også er ansatt som professor i geriatri ved Universitetet i Oslo. I tillegg har vi ansatt flere geriatriske sykepleiere. Med dette er sykehusets tilbud til den eldre befolkningen ytterligere styrket, det forventes at dette kan bidra til å lettere kunne rekruttere personell til geriatri fremover. De fleste leger i spesialisthelsetjenesten foretrekker som kjent å arbeide i etablerte fagmiljøer, og vi vil derfor ha sterk fokus på å utvikle både det geriatriske fagmiljøet og forskning på området. Det arbeides også konkret med tettere forbindelse mellom geriatri og alderspsykiatri, noe vi mener vil gi et svært komplett tilbud til den eldre befolkning. Sykehuset har flere særskilte tilbud til pasientgruppen eldre med behov for tett medisinsk oppfølging: To spesialiserte korttidsenheter (SKE) som spleiselag mellom Akershus universitetssykehus og kommune/bydel Spesialisert korttidsenhet ved Økern er et samarbeidstilbud med Alna, Grorud og Stovner. 9 plasser. Side 4 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak

5 Spesialisert korttidsenhet ved Nordbyhagen er et samarbeidstilbud med kommunene Lørenskog, Nittedal, Rælingen og Skedsmo. 15 plasser. Korttidsenheten ved Stensby: Ordinært 28 plasser. Pasienter fra Øvre Romerike prioriteres. Enhet for lindrende behandling ved Skedsmotun: Gir tilbud til alvorlig syke pasienter. Spleiselag mellom sykehuset og kommunene Lørenskog, Nittedal, Rælingen og Skedsmo. 6 senger. Palliativt team: Palliativt team har 11 ansatte og er et ambulant tilbud til pasienter som er innlagt på sykehus og de som er hjemme eller på institusjon. Teamet følger opp pasient og pårørende og fungerer også som bindeledd mellom 1. og 2. linjetjenesten. Alderspsykiatrisk avdeling i Divisjon psykisk helsevern: Utredning og behandling av eldre pasienter med psykiske lidelser. Poliklinikk, dag og heldøgnsopphold. 14 senger. Palliativ sengeenhet: Ledergruppen vedtok å etablere palliativ sengeenhet med 21 senger med forventet behov for utvidelse til 28 senger på Nordbyhagen. 5. Oppfølging etter terrorberedskapen Akershus universitetssykehus opprettet katastrofeteam og gikk i gul beredskap fredag klokken 16:05. Klokken 16:36 ble beredskapsnivået økt til rødt, og katastrofeledelse satt. Sykehuset var i rød beredskap til 23:20, og gikk da tilbake til gul beredskap. Sikkerhetstjenesten og det psykososiale arbeidet holdt rød beredskap til lørdag kl. 09:00. Klokken lørdag gikk sykehuset i grønn beredskap som er vår normale beredskapsgrad. Det ble innkalt ekstra bemanning, både helsepersonell og annet personell. Operasjoner som kunne vente ble utsatt. Kirurgiske team ble opprettet og særlig styrket innen ortopedi, bløtdelskirurgi og kar-thorax. Akuttmottaket ble klargjort, og alle sengeområder bemannet opp for å kunne motta skadede og andre pasienter. 8 akutt-team med anestesisykepleier, operasjonssykepleier og kirurg ble etablert i mottakelsen. Blodbankene ved Ahus og OUS var i løpende kontakt. Det var stor pågang fra pårørende som ønsket å gi blod. Sykehuset hadde ledig sengekapasitet på totalt 143. I tillegg hadde sykehuset 20 ledige intensivsenger. Avdelingen knyttet til akuttmottaket (Akutt 24) ble helt fristilt til mottak av skader. Det er i tillegg ca. 50 senger som kan åpnes ved behov. Pårørendetelefon ble opprettet og bemannet i akuttmottak med helsepersonell. I tillegg ble det etablert mottaksrom for pårørende i henhold til beredskapsplanen. Sykehuset mottok ingen skadede fra angrepene. 3-4 fødsler ble omdirigert fra OUS til Ahus. Etter telefonmøte med Helse Sør-Øst RHF ble det besluttet at Ahus fra kl samme dag skulle motta alle øyeblikkelig hjelp pasienter fra OUS innen gastro- og ortopedisk kirurgi. Opptaksområdet for akutt kirurgi ble dermed utvidet til nær en million innbyggere. Ø-hjelp til ortopedipasienter ble dreid tilbake onsdag kl 14:00, gastrokirurgi torsdag kl. 14:00. Et eget intensivnettverk mellom sykehusene koordinerte intensivkapasiteten. Ahus har også avlastet OUS med et fåtall pasienter innen andre fagområder samt 12 fødsler. Registrerte blodgivere ble kalt inn for å bygge opp blodlageret på sykehuset og i regionen. Våre DPSer har vært i nær kontakt med kommuner og bydeler og tilbudt assistanse. Etter oppfordring fra HSØ ble alle kommuner bydeler kontaktet og tilbud om assistanse gitt. Det ble lagt ut informasjon på hjemmesiden om hvilke tilbud sykehuset har og hvilken bistand som kan Side 5 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak

6 gis. Kompetanse fra Ahus har bistått OUS med psykososial oppfølging av pasienter som er direkte rammet samt pårørende, og i tillegg bistått med debriefing av helsepersonell. Senter for sorgstøtte tilbyr støtte til etterlatte som har mistet nære familiemedlemmer eller venner i forbindelse med tragedien, og egne sorggrupper vil bli etablert. I tillegg gis det tilbud om veiledning til skoler, barnehager, arbeidsplasser og øvrige nettverk. Det ble tirsdag avholdt et allmøte hvor ansvarlige i katastrofeteam og katastrofeledelse samt andre involverte informerte. Torsdag ble det gjennomført en trosnøytral minneseremoni i sykehuskirken. Kondolanseprotokoll har ligget framme i sykehuskirken siden. Helseministeren var på besøk tirsdag og fikk møte en representativ gruppe ansatte som var sentral under beredskapen. Det var et godt møte med en interessert og takknemlig minister. NRK Østlandssendingen og Romerikes blad var tilstede. En første intern gjennomgang av beredskapen er gjort og læringspunktene tas med i det videre beredskapsplanarbeidet. 6. Systemrevisjon juni 2011 fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus ved Follo DPS Håndtering av selvmordstruede pasienter innen DPS døgnenheter Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte juni 2011 tilsynsbesøk i form av en systemrevisjon ved Follo DPS Døgn. Formålet var å undersøke om håndteringen av selvmordstruede pasienter i DPS døgnenheter var forsvarlig og i tråd med lover og forskrifter. Follo DPS er i dag ett av fem DPS i avdeling DPS i Divisjon psykisk helsevern ved Akershus universitetssykehus HF. Døgnseksjonen har 44 sengeplasser fordelt på fire poster, og er en åpen enhet med pasienter som er frivillig innlagt. Follo DPS var inntil 1. januar 2010 en del av Aker universitetssykehus HF. Ved overgang til 2010 ble DPSet en del av det nye Oslo universitetssykehus HF. Fra årsskiftet 2010/2011 ble Follo DPS igjen omorganisert og ble en del av Akershus universitetssykehus HF. Tilsynet omfattet vurderingen ved fasene i et pasientbehandlingsforløp: Utredning/vurdering ved innleggelse Behandling og oppfølging Utskrivelse Innenfor disse områdene ble det rettet oppmerksomhet mot helseforetakets rutiner og prosedyrer for å forebygge selvmord, kompetanse, bruker/- pårørendemedvirkning, samhandling og journalføring. Helsetilsynet påpekte i sin tilsynsrapport at virksomheten ved Follo DPS i 2010 har vært preget av en venteholdning, noe som kan ha konsekvenser for en del administrative systemer og rutiner. Det framgår av rapporten at Helsetilsynet var klar over at det under tilsynet pågikk et arbeid med å tilpasse og innarbeide prosedyrer og rutiner i tråd med Ahus sine systemer. Videre var de klar over at det arbeides med en gjennomgang av hele avdeling DPS for å få en enhetlig drift av alle DPSene. Tilsynets konklusjon var at det ikke var grunnlag for å gi noen avvik eller anmerkninger. Dette viser at det systematiske arbeid som er nedlagt ved Follo DPS og i organisasjonen for øvrig i forbindelse utvidelsen av sykehusets opptaksområde har gitt resultater vi kan være stolte av. Side 6 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak

7 6. Endringer i Ledergruppen Stilling som kommunikasjonsdirektør har vært lyst ut. Bjarte Reve er tilsatt som ny kommunikasjonsdirektør og vil tiltre Reve kommer fra stillingen som spesialrådgiver og leder for helse og farmasi i det skandinaviske kommunikasjonsbyrået Geelmuyden.Kiese. Han har tidligere hatt lederroller innen helse i Oslo Cancer Cluster, Ernst & Young Advisory, Novartis, Helse Sør RHF, Apotek1 og MSD. Reve har politisk bakgrunn fra Høyre som folkevalgt i Bergen, og som politisk rådgiver i Høyres stortingsgruppe. Reve ble i 2009 utnevnt av World Economic Forum som en Young Global Leader og er aktiv i arbeidet til WEF, blant annet med å etablere program for å forebygge tobakksbruk blant ungdomsskoleelever. Bjarte Reve er utdannet som MBA og Master of Management, og har lederutdannelse fra Harvard. Stillingen som utviklingsdirektør ble ledig i januar. Stillingen har ikke vært utlyst fordi vi avventer resultatet av en pågående gjennomgang av administrerende direktørs sentrale stabsapparat. Helle Gjetrang er konstituert i stillingen som utviklingsdirektør. Gjetrang er utdannet anestesisykepleier og har siden 1986 hatt en rekke ledende stillinger i Aker universitetssykehus og Ullevål universitetssykehus. Hun kommer nå fra stillingen som senterleder i senter for rus og avhengighet, Oslo Universitetssykehus. Gjetrang har også tatt master i ledelse ved BI. Helle Gjetrang har spisskompetanse i endringsledelse samt design og redesign av pasientforløp. Side 7 av 7 / Akershus universitetssykehus Styresak