Steget Web Faktura. Versjon Steget Web Faktura Firma.no

Transkript

1 Steget Web Faktura Versjon Steget Web Faktura Firma.no

2 Manual - Steget Web Faktura Steget Web Faktura Versjon Steget Web Faktura Firma.no Steget faktura er utviklet for deg som ønsker en online løsning for din fakturering. Vi ønsket å utvikle det mest effektive programmet som samtidig gir deg som bedriftsleder rask og god oversikt over selskapets finansielle situasjon. Denne manualen inneholder en brukerbeskrivelse for Steget faktura. Hensikten med manualen er å hjelpe deg til å utnytte systemet på beste måte for din virksomhet. Både programmet og manualen vil være under kontinuerlig utvikling og tips til forbedringer mottas med takk. Hurtigstart Ønsker du å komme raskt i gang med å skrive din første faktura så raskt som mulig er det kun et kapitel du må gå gjennom. Hurtigstart: Gå til Innstillinger på side 10. Innhold: Ønsker du å sette deg mer inn i hvilke funksjoner og muligheter som ligger i Steget faktura finner du manualen under. Har du spørsmål/kommentarer til bruk av programmet ta gjerne kontakt med oss. Kapitel Innhold Innledning Lisensavtale Serviceavtale Kapitel 1 Logg På/Kontrollpanel Kapitel 2 Innstillinger Kapitel 3 Prosjekt Kapitel 4 Produkter Kapitel 5 Kunder Kapitel 6 Tilbud Kapitel 7 Ordre Kapitel 8 Faktura Kapitel 9 Innbetalinger Kapitel 10 Rapporter Kapitel 11 OSS Funksjon Hva er Steget Kontrollpanel? Gjør dine innstillinger Hvordan fakturere per prosjekt. Legg inn og oppdatere dine produkter. Legg inn og oppdatere dine kunder. Hvordan lage og endre tilbud. Hvordan lage og endre ordre. Opprett, endre og slette fakturaer. Fakturaadministrasjon Oversikt over rapporter i systemet. Ofte Stilte Spørsmål

3 Innledning Steget faktura er utviklet for deg som ønsker et enkelt og effektivt program for å holde orden på din fakturering og oppfølging. Det er lagt vekt på at programmet skal være enkelt å bruke, og kreve minst mulig tastetrykk for brukeren og ikke minst at det er web basert. Det vil si at du når dine data uansett hvor du er i verden bare du har en oppkobling til Internett. Programmet er utviklet i samarbeid med Gründere og vi ønsker din tilbakemelding på programmet. Har du synspunkter/kommentarer hører vi gjerne fra deg. Merk deg at målgruppen er SMB markedet med 0-9 ansatte. Det vil ikke være noe mål å utvikle mange funksjoner uten at målgruppen faktisk etterspør disse funksjonene. Å telle antall funksjoner i systemet vil derfor aldri være noe indikasjon for hvor godt systemet er. Forutsetninger. For å kunne benytte programmet trenger du tilgang til Internett. Du må registrere en bruker og systemet og benytte en nettleser. Programmet støtter følgende nettlesere: Internett Explorer 6x,7x og 8x Opera 9.x og 10.x Firefox 2.x og 3x Utskrifter av faktura på standard fakturablanketter. Ønsker du å benytte en standard fakturablankett støtter systemet disse. Det kan dog være forskjell på utskriften avhengig av hvilken printer du har. Skriver du ut en faktura og denne ikke passer på din standard blankett må du stille inn margene i din nettleser. Under kapitel Innstillinger kan du følge veiledningen til den nettleser du har. Registrer ny bruker. For å benytte Steget Web Faktura trenger du et brukernavn/passord. Det får du ved å trykke "Registrer Ny Bruker" på forsiden. Fyll ut alle feltene og trykk "registrere ny bruker". Du har nå registrert ditt brukernavn/passord og kan benytte programmet i 60 dager. Du vil få beskjed 30 dager før din gratis lisens utløper. Det eneste vi ønsker fra deg er tilbakemelding på systemet. I løpet av gratis perioden kommer vi til å sende deg 2-3 e-poster hvor vi ber om tilbakemelding på systemet og om det er funksjoner du savner i systemet. Ønsker du ikke lenger å samarbeide med oss kan du når som helst avslutte samarbeidet og eksportere ut dine kunde, produkt og faktura data og velge en ny leverandør.

4 Når du registrerer en ny bruker må du samtidig akseptere våre lisensbetingelser. De setter både krav til deg som bruker og oss som leverandør. Vi ber deg være spesielt oppmerksom på at Steget faktura ikke er noe arkivsystem men først og fremst et system for å produsere gode fakturaer. Du må selv sørge for å oppbevare dine faktura etter gjeldende lover og regler. Pålogging. Når du har ditt brukernavn/passord kan du logge deg på systemet. Du finner pålogging oppe til høyre på forsiden. Har du glemt ditt passord kan du trykke på "glemt" knappen og fylle inn ditt brukernavn så får du automatisk tilsendt ditt passord til den e-post adressen du oppga når du registrerte deg. Handling. Ute til venstre i alle bilder ser du handling. Elementene inne i handlingsboksen viser hvilke handlinger du kan gjøre. Du aktiviserer ditt valg ved å trykke på ønsket handling. Eksporter liste lager en CSV fil som du kan lagre på din lokale disk. Microsoft Excel er et eksempel på et program som kan lese CSV filer. For å komme i gang med programmet trenger du første gang å gjøre dine innstillinger. Gå til innstillinger og fyll inn dine verdier. Du kan alltid komme tilbake å endre eventuelt endre dine innstillinger. Sortering i bilder. Du kan sortere hvert enkelt bilde etter eget ønske. Du stiller deg bare over feltbeskrivelsen øverst i bildet og trykker med venstre musetast. Du vil se et symbol ved siden av feltnavnet på hvilket felt bildet er sortert etter. I eksemplet under er bilde sortert etter kundenavn.

5 Lisensavtale Steget - faktura Lisensavtale 1. Parter Avtalen er rettslig bindende mellom: LISENSHAVER ( Kunden ), LEVERANDØR OG LISENSGIVER ( Firma.no ) og driftsansvarlig for løsningen ( Publishing Technolgy AS"). 2. Garanti Firma.no garanterer at programvaren i all vesentlighet fungerer i overensstemmelse med brukermanualen levert til programmet. Feil eller mangler som skyldes feilaktig bruk, ulykkeshendelser, eller feilaktig anvendelse omfattes ikke av garantien. 3. Viktig informasjon til Kunden. Systemet er ikke ment å fungere som et arkivsystem men som et system for å produsere fakturaer. Kunden må selv lagre fakturaene i henhold til enhver tid gjeldene lover og regler. Pris, betalingsvilkår mv fremgår av den til enhver tid oppdaterte prislisten som ligger på Firma.no sin Webshop. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrenter. 4. Ansvarsklausuler Firma.no er ikke under noen omstendighet ansvarlig for driftstap eller følgeskader hos Kunde, herunder tap av data eller tap av kunder, driftstap eller derav følgeskader av noen art for bruk av Firma.no sine produkter og/eller tjenester. Firma.no er ikke ansvarlig for det innhold som Kunde måtte legge inn i systemet. Firma.no fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle tap av data og eller tap grunnet 3 parts urettmessige innsyn i den dokumentasjon som Kunde har lagt inn i systemet. Kunden gis ett passord til tjenester som beskrevet i den enhver tids tilgjengelige produktspekter hos Firma.no. Firma.no er ikke ansvarlig for urettmessig bruk av passord gitt til Kunde. Firma.no er ikke ansvarlig for driftstans eller teknisk svikt i anlegget hos driftsansvarlig(e) og er under noen omstendighet ikke ansvarlig for Kunden utover det som driftsansvarlige til enhver tid har påtatt seg av ansvar overfor Firma.no og/eller Kunde. Dersom det er angitt tid for oppetid medregnes ikke de feil som kan skyldes driftsproblemer i Kundens eget system eller feil som kan skyldes begrensninger og/eller feil i Kundenes Internettleverandør eller hos Kunde selv eller andre som ikke direkte kan henføres til Firma.no sitt produkt. Under enhver omstendighet er Firma.no s fulle ansvar i henhold til samtlige av denne avtalens bestemmelser begrenset oppad til det beløp Kunden faktisk har betalt for programvaren i inneværende år. Firma.no forplikter seg til å rette opp programvaren eller betale tilbake kjøpesummen begrenset oppad til det beløp Kunden faktisk har betalt for programvaren i inneværende år, dersom programvaren ikke i all vesentlighet ikke oppfyller de funksjoner som er beskrevet i manualen til programmet. Firma.no bestemmer hvilken av metodene som skal benyttes. 5. Drift av løsningen Telenor er ansvarlig for drift av løsningen. Ved aksept av denne avtalen aksepteres også Telenor sine betingelser. Telenor sine betingelser kan du lese her: Les her 6. Opphavsrett Programvaren tilhører Firma.no eller leverandører av Firma.no. Programmet er beskyttet av lov av 12 mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk mv., internasjonale konvensjoner og øvrig nasjonal

6 lovgivning som kommer til anvendelse. Kunden kan ikke kopiere programvaren. Kunden har ikke rett til å kopiere brukermanual eller annen dokumentasjon til programmet. Hvis kunden modifiserer løsningen opphører alle garantier umiddelbart. 7. Mislighold Dersom kunden vesentlig misligholder sine forpliktelser ovenfor Firma.no etter denne avtalen, har Firma.no rett til å heve avtaleforholdet med umiddelbar virkning. Kunden skal holde Firma.no skadesløs for økonomisk tap Firma.no påføres som følge av mislighold fra Kunden sin side. Som vesentlig mislighold regnes: - Brudd på betingelser i nærværende Avtale - Kundens manglende betaling - Kundens bruk av tjenestene som medfører tap av Firma.no anseelse - Kundens brudd på retningslinjer nedfelt av Firma.no - Kundens konkurs, betalingsinnstillinger, gjeldsforhandlinger akkord e.l. - Misbruk av Firma.no tjenester Ved kundens manglende betaling eller øvrige mislighold kan Firma.no holde tilbake sin ytelse. Ved feil på tjenesten skal Kunden reklamere skriftlig og innen rimelig tid, samt angi de feil det reklameres på. 8. Force majeure Firma.no er ikke ansvarlig for forhold som kan tilskrives force majeure, herunder skader som skyldes lynnedslag, strømbrudd, vann- brannskader eller vesentlige og uvanlige tekniske feil på driftsentralen(e). 9. Tvist Tvist som måtte oppstå med bakgrunn av Kundens forhold til Firma.no skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom forhandlinger ikke kommer i stand skal saken løses ved de ordinære domstoler. Alle tvister skal avgjøres etter norsk lovgivning. Horten Tingsrett avtales som verneting. 10. Videresalg Tjenester som tilbys av Firma.no kan ikke videreselges og/eller kopieres for kommersielt bruk uten skriftlig avtale med Firma.no. 12. Øvrige bestemmelser Kunde har ved aksept av nærværende Avtale og ved å være bruker av Firma.no tjenester likeledes gjort seg kjent med de generelle juridiske bestemmelser som er anført på Firma.no og som bl.a. gjelder henvisninger (linker) til andre sider samt bestemmelser om varemerke etc. Ovenstående betingelser er lest og aksepteres ved registrering.

7 Serviceavtale Når du registrerer en ny bruker på får du automatisk med en gratis serviceavtale. Brukere med serviceavtale kan få brukerstøtte per e-post. Brukerstøtte til systemet gis bare pr. epost. Henvendelser via e-post garanteres besvart i løpet av 24 timer (unntatt på dager som ikke faller inn under normal arbeidstid). Brukerstøtte omfatter hjelp til bruk av programmet i situasjoner hvor de elektroniske hjelpetekstene ikke beskriver funksjonene tilstrekkelig. Priser: Serviceavtale får du automatisk med når du registrerer en bruker på Serviceavtalen er gratis for alle registrerte brukere. Det vil i løpet av september/oktober 2010 installeres et ticket system som skal benyttes til support og tilbakemeldinger.

8 Kontrollpanel Når du har logget på kommer du til hovedmenyen i systemet, heretter kalt kontrollpanelet. Fra kontrollpanelet har du full oversikt over din virksomhet. Her ser du hvilke tilbud du har gitt, hvilke ordre du har og hvilke faktura som er sendt ut. Her kan du gjøre innbetalinger og purre og sende dine fordringer til inkasso. Helt øverst ser du en meny. Til venstre i bildet har du en status over din virksomhet og i bunnen ser du de 10 siste tilbud, ordre, faktura, purring og inkasso saker du har. Til venstre i bildet ser du også summen hittil i år for de ulike kategoriene. Ute til venstre har du også en informasjon om hvem som er pålogget systemet. Under tips til fakturering ute til høyre ser du flere lenker hvor du får kunnskap om hvordan du bør håndtere din fakturering. Vær nøye og følg disse tipsene. Bak disse ligger det mange års erfaring innen faktura administrasjon og ved å følge disse tipsene vil du garantert redusere dine tap på utestående fordringer. Toppmeny. Øverst i bildet ser du topp menyen. Her kan du velge hvilken arbeidsoppgave du vil gjøre. Bare trykk på det ikonet du ønsker så kommer du til ønsket handling. Helt øverst finner du også manualen til systemet og her kan du også logge deg ut. Økonomisk status. I bunnen av kontrollpanelet finner du status så langt i år. Her ser du en oversikt over hvor de 10 siste tilbudene du har gitt, de 10 siste ordre, 10 siste fakturaer, de 10 siste purringene og de 10 siste inkasso sakene. Under hver enkelt prosess er det også en sum. Dette er summen så langt i år. I eksemplet under kan du se at dette Firma har 1 tilbud ute som og summen er kr. 5,396,25.

9 Økonomisk statistikk. Ute til venstre i bildet ser du 4 bokser med "Tilbud hittil i år", Ordre hittil i år, Fakturert hittil i år og forfalt. Dette er rene informasjonsbokser som viser en økonomisk oversikt over dine aktiviteter i år. Disse tellere nullstilles ved nytt år.

10 Innstillinger Her er en oversikt over hvordan komme i gang med programmet når du har registrert deg. Når du har gått gjennom disse 3 punktene er du klar til å begynne å fakturere. Komme i gang på Når du har registrert ditt brukernavn/passord er du klar til å begynne å bruke Steget.no faktura. Du må imidlertid fylle inn noen faste opplysninger som systemet vil benytte når dine fakturaer skal produseres. Dette er bankkonto, antall dager til forfall, adresser, mva. satser osv. Dette er en engangsjobb og når du har gjort dette er du klar til å produsere din første faktura. PROD UKT KU NDE TIL BUD OR DRE PROS JEKT FAKT URA FORF ALTE INKA SSO RAPPO RTER INNSTILLIN GER Firmaopplysninger. Nå må du registrere dine faste opplysninger. Dette gjøres fra menypunktet: Innstillinger i kontrollpanelet(helt til høyre i menyen). INNSTILLINGER Trykk på menypunktet innstillinger. Du kommer da til hovedbilde for innstillinger hvor du legger inn dine data. Felt merket med * er påkrevde felt. 1. Bedriftsinnstillinger Bedriftsnavn: Her kommer bedriftens navn. Det er dette navnet som blir stående som avsender av fakturaene som blir produsert. Org.nr.: Fyll inn ditt organisasjonsnummer du har fått fra Brønnøysund. Dette feltet er påkrevd da en faktura krever at ditt organisasjonsnummer er påført alle fakturaer. Adresse 1: Dette er firma sitt postadresse. F.eks. Postboks 11 Adresse 2: Dette er selskapets besøksadresse. F.eks. Storgata 11

11 Postnr.: Dette er postadressen sitt postnr. f.eks Poststed: Postnr. sitt poststed. F.eks. Oslo Land: Norge Hvis faktura adresse og leveringsadresse ikke er den samme kan du også fylle ut feltene for leveringsadresse: Leveringsadresse 1: Dette er firma sitt postadresse. F.eks. Postboks 21 Leveringsadresse 2: Dette er selskapets besøksadresse. F.eks. Storgata 21 Leverings Postnr. : Dette er postadressen sitt postnr. f.eks Leverings Poststed: Postnr. sitt poststed. F.eks. Oslo Leverings Land: Norge Kontaktperson: Fyll inn Firma sin kontaktperson Telefon: Fyll inn kontaktpersonfirma sitt telefon nummer Mobil: Fyll inn mobil telefon til kontaktperson/firma Telefaks: Fyll inn firma sitt telefaks nummer. E-post: Fyll inn firma sin e-post adresse Web side: Fyll inn firma sin web side. Når du har fylt inn alle felt trykker du lagre. Når du har trykket lagre fortsetter programmet til neste innstilling: Bedriftslogo

12 2. Bedriftslogo Her kan du legge inn din logo. Logoen du legger inn her havner på din faktura. Logo blir skalert til størrelse 100x100 pixels. Bruk "bla gjennom" og finn fram til din logo. Når du har funnet din logo trykker du "upload". Når logoen er lagret fortsetter programmet til neste innstilling: "Innstillinger". Ønsker du å se på logoen trykker du på menypunket "Bedriftslogo" til venstre.

13 3. Innstillinger Trykke på innstillinger og bilder under kommer opp.

14 Innstillinger. Bank kontonr: Skriv inn ditt bank kontonummer i dette feltet. Dette kontonummer kommer ut på bankgiroblanketten. Standard antall forfallsdager: Her fyller du inn antall forfallsdager fra når du skriver fakturaen til faktura forfaller. Purregebyr: Her skriver du inn ditt purregebyr. Dette gebyret blir lagt til fakturabeløp når du benytter purrefunksjonen i systemet. Antall purringer: Her skriver du inn hvor mange ganger du ønsker å purre en kunde før du kan sende purringen til inkasso. Regelverket sier at en purring må kreditor motta fysisk. Derfor kan du ikke sende en faktura til inkasso uten å gå veien om purring først. Tekst for purring: Denne teksten blir med på purringen. Under siste varelinje på fakturaen settes teksten inn. Inkassobyrå: Dette er bare et informasjonsfelt hvor du kan skrive inn navnet på det inkasso byrå du benytter. E-post for inkassobyrå: Her legges e-post adressen til inkassobyrået inn. Når du trykker på "Inkasso" knappen i innbetalingsbildet hentes automatisk denne e-post adressen og faktura blir vedlagt en e-post som sendes inkassobyrået. Tilbud prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran din nummerserie kan du benytte prefiks. F.eks. Tilb. Benytter du dette vil alle dine tilbud begynne med Tilb. før din nummerserie. F.eks. Tilb Neste tilbudnummer: Her fyller du inn hvor mye din tilbudsnummerserie skal økes med når du oppretter et nytt tilbud. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste tilbud vil neste tilbudsnummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste tilbudsnummer akkumuleres med 10. Siste benyttede tilbudnummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede tilbudsnummer. Neste tilbudsnummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste tilbudsnummer. Ordre prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran din nummerserie kan du benytte prefiks. F.eks. Ordr. Benytter du dette vil alle dine ordre begynne med Ordr. før din nummerserie. F.eks. Ordr Neste ordrenummer: Her fyller du inn hvor mye din ordrenummerserie skal økes med når du oppretter en ny odre. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste ordre vil neste ordrenummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste ordrenummer akkumuleres med 10. Siste benyttede ordrenummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede ordrenummer. Neste ordrenummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste ordrenummer Faktura prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran din nummerserie kan du benytte prefiks. F.eks. Fakt. Benytter du dette vil alle dine fakturaer begynne med Fakt. før din nummerserie. F.eks. Fakt Neste fakturanummer: Her fyller du inn hvor mye din fakturanummerserie skal økes med når du oppretter en ny faktura. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste faktura vil neste fakturanummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste fakturanummer akkumuleres med 10. Siste benyttede fakturanummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede fakturanummer. Neste fakturanummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste fakturanummer Produkt prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran din produktnummerserie kan

15 du benytte prefiks. F.eks. Prod. Benytter du dette vil alle dine produkter begynne med Prod. før din nummerserie. F.eks. Prod Neste produktnummer: Her fyller du inn hvor mye din produktnummerserie skal økes med når du oppretter et nytt produkt. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste produkt vil neste produktnummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste produktnummer akkumuleres med 10. Siste benyttede produktnummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede produktnummer. Neste produktnummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste produktnummer Prosjekt prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran dine prosjekterserie kan du benytte prefiks. F.eks. Pro. Benytter du dette vil alle dine prosjekt begynne med Pro. før din prosjektnummerserie. F.eks. Pro.102. Neste prosjektnummer: Her fyller du inn hvor mye din prosjektnummerserie skal økes med når du oppretter et nytt prosjekt. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste prosjekt vil neste prosjektnummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste prosjektnummer akkumuleres med 10. Siste benyttede prosjektnummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede prosjektnummer. Neste prosjektnummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste prosjektnummer Kunde prefiks: Ønsker du prefiks, f.eks. en bokstav kode foran foran din kundenummerserie kan du benytte prefiks. F.eks. Kund. Benytter du dette vil alle dine kunder begynne med Kund. før din nummerserie. F.eks. Kund Neste kundenummer: Her fyller du inn hvor mye din kundenummerserie skal økes med når du oppretter en ny kunde. Standardverdien er 1. Når du da oppretter neste kunde vil neste kundenummer akkumuleres med 1. Fyller du inn f.eks. 10 vil neste kundenummer akkumuleres med 10. Siste benyttede kundenummer: Dette feltet Inneholder det sist benyttede kundenummer. Neste kundenummer vil da være innholdet i dette feltet + det antall som står i feltet neste kundenummer. Motta generert PDF kopi på din e-post: Huker du av denne vil du automatisk motta en kopi av den faktura du skriver ut. Når du trykker "Lagre og Skriv ut" vil du automatisk motta en e-post med en kopi av fakturaen vedlagt som et pdf dokument. Mva. registrert: Er din virksomhet mva. registrert, dvs. innmeldt i merverdiavgift manntallet skal du krysse av her. Gjør du ikke det vil ikke dine produkter bli tillagt merverdiavgift når du fakturerer. Mva. pliktig: Noen få virksomheter er ikke mva. registrert med har allikevel rett på å få tilbakebetalt inngående merverdiavgift. Mva. pliktig: Her fyller du inn din mva. sats. Normalt 25%. Har du annen sats fyller du inn dette. Avrunding til nærmeste kr.0,50: Ønsker du at dine fakturaer skal avrundes til nærmeste kr. 0,50 huker du av dette feltet. Utskrifter av faktura på standard fakturablanketter. Ønsker du å benytte en standard fakturablankett støtter systemet disse. Det kan dog være forskjell på utskriften avhengig av hvilken printer du har. Skriver du ut en faktura og denne ikke passer på din standard blankett må du stille inn margene i din nettleser. Internett Explorer: Gå til Fil - Utskriftformat Her finner du marger. Høyre, Venstre, Topp og bunn. Du må justere margene for å få utskriften til å passe på standard blanketten.

16 Mozilla Firefox Gå til Fil - Sideoppsett Trykk på arkfanen Marger og Topp/Bunntekst. Her finner du marger. Høyre, Venstre, Topp og bunn. Du må justere margene for å få utskriften til å passe på standard blanketten. Opera: Gå til Fil Utskriftsformat Her finner du marger. Høyre, Venstre, Topp og bunn. Du må justere margene for å få utskriften til å passe på standard blanketten.

17 4.Slette data Trykke på Slette data og bildet under kommer opp. Denne funksjonen er ment for å benyttes når du etter testperioden ønsker å nullstille din konto. NB. Benytter du denne funksjonen er det ingen mulighet å få tilbake dine data. Vi anbefaler deg derfor å teste med reele kunder og data. Når du har testet ferdig kan du bare huke av for ordre/tilbud og faktura og din konto nullstilles men du beholder de reele data du har lagt inn. Default er alle krysset av men ønsker du å beholde noen av datene du har lagt inn krysser du ut de alternativene du ønsker å beholde.

18 Prosjekt Hensikt: Ønsker en av dine kunder at du skal oppgi et bestemt prosjekt i dine fakturaer kan du definere prosjektene i dette bildet. Skal du fakturere kunder som ønsker at du skal oppgi et prosjektnavn eller en spesiell referanse kan du legge inn prosjekter i dette bildet. Når du så lager dine fakturaer kan du hente opp prosjektnavnet i fakturabildet. Tips: Er det en kunde du kun skal fakturere en gang kan du også benytte "deres ref" i fakturabildet. Du finner prosjektbildet ved å trykke på menypunktet "Prosjekt" fra kontrollpanelet. PROSJEKT Når du har trykket på prosjekt kommer hovedbildet for prosjekt opp. Det ser slik ut: Ønsker du å legge til et nytt prosjekt trykker du "Legg til". Følgende bilde kommer da opp:

19 Skriv inn prosjektnavn og eventuell beskrivelse. Prosjekts id blir automatisk hentet basert på de opplysninger du gav i dine innstillinger. Når du har fylt inn de felt du ønsker trykker du på lagre. Programmet går da tilbake til hovedbilde for prosjekt. Lagre - Programmet lagrer dine data og returnerer til kontrollpanelet. Nullstille - Programmet fjerner teksten du har skrevet. Tilbake - Programmet returnerer til kontrollpanelet uten å lagre dine data.

20 Produkter Hensikt: Legg inn dine produkter slik at de kan hentes opp når du fakturerer. Skal du fakturere kunder som ønsker at du skal oppgi et prosjektnavn eller en spesiell referanse kan du legge inn prosjekter i dette bildet. Når du så lager dine fakturaer kan du hente opp prosjektnavnet i fakturabildet. Du finner produktbilde ved å trykke på menypunktet "Produkt" fra kontrollpanelet. PRODUKT Når du har trykket på produkt kommer hovedbildet for prosjekt opp. Det ser slik ut: 0 Legg til/endre/slette produkter. Når du skal legge til/endre eller slette får du opp følgende bilde: Merk at felt merket * skal fylles ut.

21 Når du har lagt inn dine verdier kan du enten: Lagre - Programmet lagrer dine data og returnerer til kontrollpanelet. Nullstille - Programmet fjerner teksten du har skrevet. Tilbake - Programmet returnerer til kontrollpanelet uten å lagre dine data.

22 Kunder Hensikt: Legg inn dine kunder slik at de kan hentes opp når du fakturerer. Du finner kundebilde ved å trykke på menypunktet "Kunde" fra kontrollpanelet. KUNDE Når du har trykket på kunde kommer hovedbildet for kunde opp. Det ser slik ut: Legg til ny kunde Ønsker du å legge til en ny kunde trykker du "Legg til ny kunde". Følgende kundebilde kommer da opp.

23 Fyll inn feltene merket med * og trykk lagre. Dine kundedata lagres og du kommer tilbake til hovedbildet. Lagre - Programmet lagrer dine data og returnerer til kontrollpanelet. Nullstille - Programmet fjerner teksten du har skrevet. Tilbake - Programmet returnerer til kontrollpanelet uten å lagre dine data.

24 Tilbud Hensikt: lag tilbud til gamle eller nye kunder. Du finner tilbudsbilde ved å trykke på menypunktet "Tilbud" fra kontrollpanelet. TILBUD Når du har trykket på Tilbud kommer hovedbildet for Tilbud opp. Det ser slik ut:

25 Benytt ditt tilbud videre Du kan når som helst gå tilbake til ditt tilbud og gjøre dette om til ordre. Gå da inn på tilbudet og under "Tilbudets status" kan du velge enten: Justert tilbud - Legg til nye produkter i ditt tilbud eller slett produkter eller endre prisen. Send så tilbudet over til kunden på nytt. Slettet tilbud - Er ikke tilbudet lenger aktuelt og du ønsker å få det vekk fra oversikten i kontrollpanlet kan du velge status "Slettet tilbud". Lag Ordre - Ønsker du å benytte tilbudet til å lage en ordre til din kunde velger du "Lag Ordre". Tilbudet endrer da status og fjernes fra oversikten i tilbud i kontrollpanelet til Ordre. Denne kan du senere benytte til å lage faktura. Avslutt endringene med enten "Lagre" eller "Lagre og skriv ut".

26 Ordre Hensikt: lag ordre av gamle tilbud eller lag en ny ordre til dine kunder. Du finner ordrebilde ved å trykke på menypunktet "Ordre" fra kontrollpanelet. ORDRE Når du har trykket på ordre kommer hovedbildet for ordre opp. Det ser slik ut:

27 Når du har laget ordren kan du bare lagre denne eller lagre & skriv ut. Velger du Lagre & skriv ut vil din ordre bli skrevet ut på din default skriver. Benytt din ordre videre Du kan når som helst gå tilbake til din ordre og gjøre dette om dette til en faktura. Gå da inn på ordren og under "Ordre status" velger du "Lag faktura". Lag Faktura - Ønsker du å benytte denne ordre til å lage en ny faktura til din kunde velger du "Lag Faktura". Ordren endrer da status og fjernes fra oversikten i ordre i kontrollpanelet til Faktura. Avslutt endringene med enten "Lagre" eller "Lagre og skriv ut".

28 Faktura Fakturabildet Når du skal lage en ny faktura går til fakturabildet. Trykk på faktura i menyen øverst i bildet. Da kommer følgende bildet under opp. Dette er hovedbildet til fakturabildet og vil også vise deg en oversikt til høyre over alle aktive fakturaer. Helt til høyre står hvilken status hver enkelt faktura har. Nede til venstre finner du en forklaring til hva hver enkelt status betyr. Etter 60 dager blir automatisk de fakturaer som er betalt(status=6) fjernet fra oversikten. Ønsker du en oversikt over eldre fakturaer benytter du fakturajournalen under Rapporter. Det er 2 typer fakturaer du kan produsere. Vanlige fakturaer og såkalte tilbakevendende faktura. Tilbakevendende faktura vil si fakturaer som gjentar seg med faste mellomrom f.eks. Et abonnement. Du kan også lage dine egne sekvenser for hovr ofte en faktura skal gjenta seg. F.eks. Hver 18 dag, hver 90 dag osv. Sortering av hovedbildet Bildet i fig. 1 viser hovedbildet for fakturaprogrammet. Her ser du hvilke faktura du til enhver tid jobber med og hvilken status de ulike fakturaene har. Bildet sorterer du slik du ønsker ved å trykke på headingene i bildet. Default er bildet sortert på bedrift. Ønsker du å sortere på f.eks. fakturanummer trykker du bare på headingen Faktura Nr. Faktura Status Når du benytter Steget Web Faktura følger du en prosess fra du lager et tilbud til fakturaen er avsluttet. Systemet benytter seg av ett status felt slik at du kan se hvor du er i prosessen samtidig som regelverket blir ivaretatt. Det skal blant annet ikke være brudd i nummersekvensen på dine fakturaer. Det kan være flere ulike prosesser for en faktura. Den mest vanlige er jo at når du har sendt kunden en faktura blir denne betalt og fakturaen er dermed avsluttet. Andre fakturaer kan ha andre løp, noen kan bli delbetalt og så deretter betalt. Noen må du purre og kanskje sende til inkasso før du får dine penger. Noen kunder bestiller for så å avbestille og da må du lage en kreditnota til kunden slik at du

29 ikke må betale mva. for noen du ikke har fått inn penger på. Under ser du hva de ulike statusene betyr. I fakturabildet ser du status feltet helt til høyre i bildet. Status = 1 Faktura Når du lager en ny faktura får denne status=1. Så lenge fakturaen har status 1 kan du endre den. Legge til nye produkter slette produkter, ja egentlig endre alt du vil. Når fakturaen så er ferdig og skal sendes til kunde, trykker du knappen skriv ut & lagre. Da endres fakturaen til status 2 og den låses for videre endringer. Status = 2 Faktura Skrevet Ut Nå er fakturaen skrevet ut og sendt til kunde. Ønsker du nå å gjøre endringer eller rett og slett slette fakturaen fordi kunden av en eller annen grunn ikke ønsket dine produkter må du nå lage en kreditnota på fakturaen. Dette er gjort for å tilfredsstille regelverket som sier at du ikke kan ha brudd i din faktura nummerserie. Status = 3 Delbetalt Hvis en kunde ikke betaler fakturaen i sin helhet kan du registrere beløpet som kunden har innbetalt. Dette gjøres i innbetalingsbildet på vanlig måte. Fakturaen vil fortsatt vises i innbetalingsbilde med restbeløpet. Status = 4 Purring Hvis kunden ikke har betalt fakturaen og du ønsker å purre opp din fordring går du til innbetalingsbildet og merker fakturaen og klikker purring. Nå endres status til 4 og i kontrollpanelet flyttes fakturaen til under purring. Status = 5 Inkasso Hvis kunden etter å ha sendt en purring til han bør du sende fordringen til inkasso. Grunnen til at du ikke kan sende rett til inkasso er at regelverket sier at kunden skal ha mottatt en fysisk purring før en fordring kan sendes til inkasso. Status = 6 Betalt Når kunden har betalt sin faktura i sin helhet settes status til 6. Når fakturaen har status 6 vil den ikke vises i fakturabildet lenger. Ønsker du å se på fakturaer som allerede er betalt kan du i rapport bilde lage en fakturajournal for oversikt over betalte fakturaer. Status= 8 Arkivert For å fjerne fakturaen i fakturaoversikten i kontrollpanelet endrerdu status til 8. Ønsker du å se på gamle fakturaer benytter du fakturajournalunder rapporter. Endre Faktura Ønsker du å se på en faktura kan du bare trykker på bedriftsnavnet så kommer du inn på aktuelle faktura. Merk at du kun kan endre på fakturaene som har status=1. Har du skrevet ut faktura og sendt til kunde kan du ikke endre fakturaen i ettertid. Skjer det endringen på leveransen må du benytte kreditnota for å endre fakturaen til kunden. Se avsnitt om kreditnota. Ny faktura Ønsker du å lage en ny faktura trykker du på "legg til ny faktura". Da kommer bildet fig. 2 opp.

30 fig. 2 Du begynner med å velge hvilken kunde du vil fakturere. Er ikke din kunde allerede lagt inn i ditt kunderegisteret kan du ved å velge "Legg til ny kunde" for å legge inn kunden. Når du har valgt kunde kommer kundenavnet opp og adressen under kunden du har valgt. Ute til høyre ser du standard feltene som kommer opp på fakturaen du produserer. Fakturanummer: Her står det AUTO. Det vil si at neste fakturanummer blir ikke hentet før du trykker lagre. Fakturadato: Her hentes dagens dato. Du kan endre denne dato hvis du ønsker. Forfallsdato: Denne beregnes ut fra hvor mange dager til forfall du har satt i innstillinger til systemet. Du står selvsagt fritt til å endre forfallsdato. Leveringsdato: Denne er satt til dagens dato. Er leveringsdato en annen endrer du bare denne til det du ønsker. Deres Ref.: Her kan du sette inn kundens referanse til bestillingen hvis du ønsker. F.eks. navnet på den som har bestilt. Vår Ref.: Her kan du f.eks. legge inn navnet til den person som skal være kontaktperson i eget firma. Gjelder: Dette er et tekstfelt du kan benytte hvis du ønsker.

31 Prosjekt: Her finner du de prosjekt du har lagt inn i systemet. Hvis du en kunde eller du ønsker å fakturere for å få oversikt over forbruk i et prosjekt benytter du denne funksjonaliteten. Nå er du klar til å registrere varelinjer på din faktura. Trykker du i feltet "Velg produkt" Da kommer alle produkter du har lagt inn i ditt produktregister opp. Mangler du produktet du skal fakturere trykker du "Legg til nytt produkt". Da kan du legge inn produktet du mangler i ditt produktregister. Når du har valgt produkt henter systemet inn all informasjon og legger det inn på den første linjen. Nå kan du legge inn antall, justere pris, legge inn eventuell rabatt osv. Når du er ferdig trykker du "registrere". Ønsker du å legge inn flere produkter gjentar du bare samme prosedyre.

32 Når du er ferdig med å registrere dine varelinjer kan du velge mellom: Lagre - Trykker du lagre vil din faktura lagres og få status = 1. Det vil si at du kan komme tilbake til denne faktura og endre den så mye du vil. Lagre & skriv ut - Trykker du denne vil din faktura bli lagret og skrevet ut på din default skriver. Har du krysset av for at du ønsker å motta fakturaen på e-post vil du også få en e-post til den e-post adressen du har oppgitt i innstillinger. Nå vil din faktura få status=2 det vil si at du ikke kan komme tilbake og endre denne ved en senere anledning. Skal du nå gjøre endringer må du benytte kreditnota. Utskrift av Faktura. Når du ønsker å skrive ut en faktura merker du bare av i fakturabildet hvilken faktura du ønsker å skrive ut. Når du har merket aktuell faktura trykker du "Skriv Ut" ikonet. Faktura skrives da ut på din lokale skriver. Utskriften er tilpasset standard faktura blankett. Ønsker du ikke å benytte standard blankett skriver du den bare ut på standard papir. Har du ikke standard blanketter og ønsker å skrive ut faktura som en blankett kan du velge "Skriv ut pdf". Da startes Acrobat Reader og du ser din faktura med blankett i bildet. Denne kan du skrive ut til din printer så kommer den ut som en standard blankett. Sending av faktura som e-post. Har du i innstillinger krysset av for "Motta en kopi av faktura på e-post" så vil du hver gang du trykker "Lagre & Skriv ut" motta en kopi av fakturaen på e-post. Hvis du har en full versjon av Acrobat Reader kan du også ved å trykker "Fil-send som vedlegg". sende

33 fakturaen som en e-post. Tilbakevendende faktura. Trykker du på «tilbakevendende faktura kommer hovedbilde for tilbakevendende faktura opp. Hvis du ønsker å legge til en ny faktura trykker du «legg til faktura» og følgende bilde opp: Her kan du lage dine egne «tilbakevendende fakturaregler». Du lager et navn og fyller inn hvor ofte disse fakturaene skal gjenta seg. Du fyller inn første startdato og når de eventuelt skal stoppe å løpe. Hvis du ønsker at de skal løpe helt til du gir beskjed lar du bare «faktura sluttdato» være blank. Kreditnota Når du først har skrevet ut en faktura kan du ikke slette denne. Dette er i tråd med regelverket som sier at det ikke skal være brudd i din fakturanummer serie og at du ikke har lov til å modifisere en faktura som allerede er skrevet ut. Har du en kunde som allikevel ikke ønsker ditt produkt eller avbestiller et produkt må du derfor lage en kreditnota. Dette gjøres ved at du i antallet spesifiserer et negativt beløp slik at den opprinnelige faktura og kreditnota til sammen skal gå i 0. Har du solgt timer for kr. 1000,- og du ønsker å lage en kreditnota på denne faktura legger du bare inn negativt antall timer slik at kreditnota blir på kr Dermed går faktura og kreditnota i 0. Når du skriver ut en faktura med negativ sum vil automatisk teksten "Faktura" erstattes med "Kreditnota".

34 Innbetalinger Når du velger Innbetalinger kommer du til hovedbildet innbetalinger. Det er dette bildet som skal gi deg oversikt over alle dine fakturaer og hvilken status de har i forhold til innbetalinger, purring og inkasso. Her vises alle fakturaer som ikke er betalt. Når du registrer betaling på en faktura forsvinner den fra oversikten. Ønsker du å se tilbake på gamle fakturaer må du bruke fakturajournalen under rapporter. Innbetalinger Hovedbildet over innbetalinger gir deg en total oversikt over alle ubetalte faktuaer. Ønsker du foreta en innbetaling skriver du inn beløpet utenfor den faktura som er betalt. Når du har fylt inn beløpet trykker du på "Registrere Innbetaling". Da blir fakturaen merket som betalt og vil forsvinne fra innbetalingsbildet. Delbetaling Hvis en kunde ikke betaler hele fakturaen med en gang kan du registrere en delbetaling. Purring Hvis en faktura går over forfallsdato vil du til høyre i bildet få en knapp det står purring på. Når du trykker på denne vil du automatisk legges til purregebyret du har satt i innstillinger. Fakturaen vil også automatisk bli skrevet ut. I tillegg legges purreteksten du har lagt inn under innstillinger. Inkasso Har du purret opp en kunde og han forsatt ikke betaler bør du sende fordringen til inkasso. Når du trykker på knappen "Inkasso" sendes fakturaen som en pdf fil til e-post adressen du har oppgitt under inkasso i innstillinger.

35 Rapporter Steget Web Faktura leveres med standard rapporter. I tillegg til rapporter finnes også en fakturajournal som blant annet kan benyttes når du skal levere fakturagrunnlag til din regnskapsfører. Når du trykker på rapporter ikonet kommer du til hovedbildet for rapporter. Under handlinger til venstre ligger rapportene tilgjengelig. Kundeliste

36 Vareliste Fakturaliste

37 Prosjektliste Denne rapporten gir deg en oversikt over alle prosjekter og hva som eventuelt er fakturert på de ulike prosjektene. Du kan velge et enkelt prosjekt eller en ovesikt som viser alle prosjekt. Omsetning pr. Produkt. Denne rapporten gir deg en oversikt over omsetning pr. Produkt. Du kan velge et enkelt produkt eller en ovesikt som viser omsetning for alle produkter.

38 Salgsrapport. Denne rapporten gir deg en oversikt over omsetning for en valgt periode. Du kan velge en enkelt kunde eller alle kunder om du ønsker..