Gjelder fra 1. januar Instructions We Mail Norge

Transkript

1 Gjelder fra 1. januar 2012 Instructions We Mail Norge 1

2 Innhold 1. Oversikt Beskrivelse av tjenesten Portoklasser Avtale Kontaktopplysninger Arbeidsgangen i We Mail Etablering Materiale til utforming av layout Innsending av trykkeklart materiale Testing Godkjenning av tjenesten før produksjon Materialer Papir Konvolutter Dataformater Tekstbaserte dataformater Trykkeklare filer Navngiving av filene Design layout Avsatte områder Layout Skrifter Grafikk Andre faktorer som bør tas med i betraktningen Sende filer til Strålfors Metoder for dataoverføring Datasikkerhet Datakommunikasjonslinjer Kvalitetsstandarder Anmode om endringer Valgmuligheter i We Mail-tjenesten Sporing Kontroll for å unngå duplikatfiler Bekrefte mottatte filer VPN-forbindelse Tilleggstjenester earchive

3 1. Oversikt 1.1 Beskrivelse av tjenesten We Mail er Strålfors standardiserte tjeneste for print og distribusjon av dokumenter for bedriftskunder. Med We Mail kan du raskt sende små og store opplag i henhold til avtalt tidsplan. Tjenesten kan benyttes til en rekke typer dokumenter, blant annet fakturaer, lønnsslipper, bankutskrifter og annen kundeinformasjon. Kunden sender opplag til Strålfors ved hjelp av avtalt filoverføringsmetode (se liste over metoder i avsnitt 6) og i avtalt format. We Mail kan benyttes til brev med 1 80 ark. Utsendelser på mer enn 80 ark pakkes på den måten som er best egnet, avhengig av antall ark. Brevene distribueres i samsvar med avsenderens ønske som A- eller B-post, printet i svart-hvitt på tosidig 1/1. Forsendelser (B-post) som mottas før kl , leveres til distribuering neste virkedag. Forsendelser (A-post) som mottas før kl , leveres til distribuering samme virkedag. Brev som inneholder mer enn 80 ark, konvolutteres manuelt. Slike brev kan ha noe lenger leveringstid. Et opplag kan inneholde ett eller flere dokumenter. Kunden må varsle Strålfors om opplag på mer enn sider minst tre (3) dager på forhånd. I slike tilfeller er det viktig å være klar over at den vanlige tidsplanen kanskje ikke vil gjelde. 1.2 Portoklasser We Mail-dokumenter sendes som A-prioritert- eller B-økonomi-post, etter avtale med Kunden. Dokumentene sendes til distribusjon med Strålfors som avsender. 1.3 Avtale Bruk av We Mail-tjenesten forutsetter en kundeavtale mellom kunden og Strålfors AS. Ta kontakt med en av Strålfors selgere via e-post til Strålfors kundesupport. Etablering av og pris på tjenesten avtales mellom kunden og Strålfors AS. We Mail-tjenesten medfører ingen avgifter etter etablering. Straks avtalen er underskrevet kan etablering hos kunden settes i gang. We Mail blir fakturert en gang i uken i henhold til vedlagte prisoversikt. We Mail-tjenesten leveres i samsvar med de spesielle vilkårene for We Mail og Strålfors generelle vilkår som ligger på Kontaktopplysninger Addresse: E-post Telefon Faks Strålfors AS We Mail Post box 253 Alnabru, 0614 Oslo Besøksadresse: Haraldrudveien OSLO NORWAY Strålfors Kundesupport: kundesupport@stralfors.no

4 1.5. Arbeidsgangen i We Mail 4

5 2. Etablering Kunden kan begynne å bruke tjenesten så snart avtalen med Strålfors er underskrevet, testingen er gjennomført og kunden har godkjent resultatene. Etableringen starter med å opprette dataforbindelser og kunde-id. Etter disse trinnene sender kunden inn testfiler, herunder også layout, prøvedata og spesifikasjoner, til Strålfors i avtalt format eller i avtalt printklart filformat. Strålfors gjennomfører de aktuelle prosedyrene i Strålforssystemet som kreves for å sette i gang tjenesten, og deretter kan dataene korrekturleses i pdf-format eller på papir. Tidsplanen for etableringen avtales med kunden. Tidsplanen avhenger av hvor mange ulike dataformater som er aktuelle, og antall layoutvarianter. Strålfors Kundesupport tilordner et entydig oppdragsnummer til hver enkelt etablering. Oppdragsnummeret brukes til å identifisere all kommunikasjon og alt materiell som hører til etableringsprosjektet Materiale til utforming av layout Layoutelementer som logoer ol. Ressursfilene skal sendes med e-post eller på cd/dvd/usb-minnepinne til kundesupport, merket med oppdragsnummeret. Du finner kontaktopplysninger i avsnitt 1.4. Elementene skal samles gruppevis i mapper slik at grafikk og layoutmodeller ligger i egne mapper. Alle mappene bør komprimeres i zip-filer før de sendes inn. Elementene må ikke være kryptert. Se anbefalingene for bilde- og grafikkvalitet i avsnitt Testdata og dataspesifikasjoner For å sikre at etableringen kan utføres trygt og til rett tid skal kunden levere alle nødvendige testdata til Strålfors når etableringen igangsettes. Testdata skal stemme overens med produksjonsmaterialene ha god kvalitet sendes til Strålfors med den samme ftp-/sftp-baserte filoverføringsmetoden som produksjonsdataene representere alle de mulige dokumentvariantene ikke inneholde urimelig mange eksemplarer av samme type data inneholde én versjon av alle de ulike dokumenttypene i lettfattelig rekkefølge inneholde én datapost med maksimal lengde og én med den minste aktuelle lengden, for å sikre at de aktuelle dataene får plass i de feltene som er satt av til dem på skjemaet. Kunden kan levere flere typer testdata hvis det er behov for det. Dataspesifikasjonene sendes med e-post til kundesupport@stralfors.no Layout Individuelle maler for layout blir utformet av Strålfors i samsvar med kundens layoutprøve. Layoutprøven skal sendes Strålfors som pdf-fil eller på papir i samsvar med instruksjonene i avsnitt På papirprøven må det oppgis hva slags font som skal brukes, sammen med skriftsnitt (normalskrift, tynn, fet osv.), størrelser og linjeavstand, samt tykkelse på strekene osv. Papirprøven skal alltid være i naturlig størrelse 1:1 slik at plasseringen av de ulike elementene kan måles på siden. Papirprøven sendes til adressen i avsnitt 1.4. Merk prøven med oppdragsnummeret fra kundesupport 2.2. Innsending av printklart materiale Dersom kunden selv utformer printklart materiale, må kravene i avsnitt 5 overholdes. Materialet skal leveres komprimert i zip-filer på samme måte som produksjonsmaterialet blir behandlet, og overføres ved hjelp av angitt konto for filoverføring. 5

6 2.3. Testing Under testing, i etableringsfasen og etter endringer må det kontrolleres at dataoverføringsforbindelsene, datafilene og layoutene fungerer som de skal. Dersom det gjøres endringer i for eksempel layout, skal det gjennomføres nye tester, og kunden må godkjenne resultatet av testene før endringene kan innføres i produksjonsmiljøet. All testing skal være avtalt spesielt med Strålfors. Kunden skal informere Strålfors om behov for testing ved å sende e-post til kundesupport Godkjenning av tjenesten før produksjon Kunden må skriftlig godkjenne tjenesten overfor Strålfors, enten med post eller e-post til Strålfors kundesupport. Strålfors vil deretter overføre den etablerte tjenesten til produksjonen og sende bekreftelse om når kunden kan ta i bruk We Mail-tjenesten. 3. Materialer Kun standardisert materiale kan brukes i We Mail. Forhåndstrykte vedlegg kan ikke legges ved brevene, men de kan printes som ekstra sider i utsendelsene Papir Standardpapiret som benyttes, er 90 g/m2, ubestrøket, hvitt A4-papir med mikroperforering. Papiret har ingen forhåndstrykt informasjon Konvolutter Det benyttes to konvoluttstørrelser til We Mail: C5 og C4. Konvoluttene har vinduer på 100 x 63 mm. (Det øvre, venstre hjørnet av vinduet er 14 mm fra øverste kant på konvolutten og 15 mm fra venstre kant.) Brev som inneholder 1 8 ark, legges i C5-konvolutter, og brev med 9 80 ark legges i C4-konvolutter. Brev på mer enn 80 ark sendes på den måten som er best egnet, avhengig av antall ark. C5- og C4-konvoluttene er hvite på utsiden med sikkerhetstrykk på innsiden for å hindre at noen skal kunne se innholdet i konvoluttene. Logo Avsender: Strålfors AS Retur: Firma AS Postboks 4545, 0888 OSLO Avsender: Avsender: BANKOPPDRAG EDB Business Strålfors Partner ASNorge AS BANKOPPDRAG Avsender: EDB Business Partner Norge AS Logo Retur: Firma AS Postboks 4545, 0888 OSLO Ved retur: Riv av Ved klaffen retur: Riv av klaffen Ola Nordmann Atlanterhavsveien KYSTEN Ola Nordmann Atlanterhavsveien KYSTEN Illustration: C5 envelope Illustration: C4 envelope 6

7 4. Dataformater Alle dataformater avtales mellom Strålfors og kunden. Dataene skal alltid sendes til Strålfors i avtalt format og i komprimerte zip-filer. Produksjonsdatafiler skal overføres ved hjelp av ftp eller sftp, etter avtale Tekstbaserte dataformater Produksjonsdataene skal være i det formatet og ha den strukturen som ble godkjent og brukt i etableringsfasen av tjenesten. Tekstbaserte data kan ha følgende formater: XML datapostformater, csv eller tilsvarende (med skilletegn) formater med fast lengde. Andre formater kan brukes dersom de blir godkjent av Strålfors Printklare filer Bruk av printklare filer skal alltid være avtalt mellom kunden og Strålfors på forhånd. Alle printklare filer testes hver for seg. Disse formatene kan brukes: AFPDS PCL PostScript PDF Printklare data skal inneholde alle elementer fra dokumentet, for eksempel bilder, data og skrifter. Kunden kan ikke bruke det området som er satt av til Strålfors bruk. Strålfors gjør hvite alle avsatte områder (se instruksjonene i avsnitt 5.1). Kunden må forsikre seg om at bedriften har rett til å benytte ressursene som er brukt i dokumentene, for eksempel logoer, grafikk og skrifter. I tillegg skal instruksjonene for utforming av dokumentet være fulgt (avsnitt 5). Mer detaljerte opplysninger om filenes egenskaper når det gjelder format, vil være tilgjengelig i oppstartfasen Navngiving av filene Filnavnet skal være entydig. Rutinene for navngiving av filene diskuteres nærmere med kunden når tjenesten skal etableres. Filnavnet kan for eksempel ha mønsteret Kunde_bruksområde_tidsstempel.filtype Stralfors_fakturaer_ zip. Med entydige filnavn blir det enklere å identifisere datafilene dersom det skulle oppstå spørsmål. 7

8 Red area may be visible from the envelope window. top-left: x=0mm, y=0mm bottom-right: x=114mm, y=78mm Green area is reserved for return-address and logo top-left: x=15mm, y=15mm bottom-right: x=96mm, y=28mm Reserved, Norwegian Post top-left: x=15mm, y=28mm bottom-right: x=96mm, y=43mm Top-left corner of SRM code: x=88mm, y=49mm Blue area is reserved for recipients address. top-left: x=15mm, y=43mm bottom-right: x=96mm, y=65mm Reserved for production Områder i venstre marg som er merket med lys grå farge, skal være tomme på første side av alle ark. Disse områdene er avsatt til koder knyttet til produksjonen. Hvite områder er ledige. Kunden må imidlertid være oppmerksom på at det må være en marg på 3 mm på alle fire sider av papiret. Området som kan være synlig gjennom vinduet i konvolutten, er merket med røde striper. Områder som er merket med grønt, rosa og blått, er alltid synlige gjennom konvoluttvinduet. Områder merket med grønt, er satt av til logo og avsenderadresse. Kunden kan plassere logo og avsenderadresse delvis over eller til høyre/venstre for det grønne området, men aldri under, i det rosa området. Områder som er merket med rosa, er satt av til Distributøren. Områder merket med blått, er satt av til mottakeradressen. Områdene som er synlige gjennom konvoluttvinduet, må være helt nøyaktig plassert på alle layouter. Koden for SRM er plassert på alle førstesidene, ved siden av adresseopplysningene. Koordinatene for SRM-koden er x = 88 mm, y = 49 mm. Størrelsen på SRM-koden er 7,2 x 7,2 mm. Koden skal alltid være synlig gjennom konvoluttvinduet. Logo Retur: Firma AS Postboks 4545, 0888 OSLO Ola Nordmann Atlanterhavsveien KYSTEN Illustration of the envelope window. 8

9 5. Design layout Kunden kan selv utforme en egnet mal for layout. Når man utformer dokumenter, er det imidlertid enkelte spesielle instruksjoner som må følges for å sikre at layouten skal kunne produseres uten problemer Avsatte områder Adressefelt På første side i alle dokumenter skal det settes av plass til avsender- og mottakeropplysninger, som vist i illustrasjonen på neste side. Legg merke til plasseringen av SRM-etiketten (størrelsen på det avsatte området er 13 mm x 9 mm). Avsenderinformasjon kan være logoen til bedriften som sender dokumentet, og/eller navn på bedriften sammen med kontaktopplysninger. Avsenderopplysningene plasseres over mottakerens navn og adresse i dokumentet. Adressen til mottakeren av dokumentet skal være utformet slik at dokumentet kan sorteres maskinelt. Se eksempler nedenfor. Dokumenter som sendes innen Norge Firmanavn AS Kari Nordmann Gateveien OSLO Dokumenter som sendes utenlands Laden AG Kertrud Kaufmann Wirtschaftweg 1 A P.O. Box Hansastadt GERMANY Mottakeradressen skal også inneholde landkoden på to bokstaver som er fastsatt i ISO3166 ( org/iso/country_codes/iso_3166_code_lists/english_country_names_and_code_elements.htm), for eksempel NO for Norge. Dokumenter som skal sendes utenlands, skilles fra innenlandsposten ved hjelp av denne landkoden. Henvisninger til andre posttjenester Hvis kunden bruker andre posttjenester, for eksempel en informasjonstjeneste, og bruken av disse tjenestene krever plassering av informasjon i konvoluttvinduet, må plasseringen av denne informasjonen avtales med Strålfors på forhånd. Kunden må sende inn alle nødvendige elementer, for eksempel strekkode og/eller tjeneste-id, til Strålfors sammen med det andre materialet/de andre dataene Områder avsatt til produksjonen Kunden må være oppmerksom på at det skal settes av plass til merking knyttet til produksjonen, for eksempel konvolutteringskoder, på venstre side av alle forsider i samsvar med illustrasjonen på foregående side. Tekst og fargede områder som dekker over produksjonsrelaterte områder, kan hindre konvoluttering, og disse områdene blir derfor merket med hvitt under produksjonen. 9

10 5.2. Layout Størrelsen på skjemaet er alltid A4 (297 x 210 mm). Det skal alltid være en marg på minst 3 mm på alle sidene av skjemaet. Under utformingen av skjemaet må det i tillegg til margene også tas hensyn til områder som er satt av til produksjonsmerker Giro Sett av et område på baksiden av skjemaet som begynner i nedre kant og måler 102 mm langs hele bredden av giroen. Det kan ikke printes på baksiden av giroen Fonter Tjenestens standardfonter "Vedlegg 1: standardfonter" inneholder en liste over standardfontene. Kunden kan velge blant alle disse fontene uten at det påløper tilleggskostnader Kundedefinerte fonter Hvis kunden ønsker å bruke en annen font enn Strålfors standardfonter, vil Strålfors kjøpe inn de nødvendige lisensene. Kunden vil bli fakturert for tilleggskostnadene med den ekstra fonten i form av en engangsbetaling når tjenesten settes i gang, og i tillegg kommer det en månedlig vedlikeholdsavgift for fonten Fonter brukt i printklart materiale Kunden må inkludere alle fonntene som skal brukes, i det printklare materialet. Kunden må også sørge for å ha de lisensene som er nødvendig for å bruke fontene til dette formålet Grafikk Svart-hvit grafikk sendes i svart-hvitt format. Størrelsen på grafikken skal være 1: Vektorgrafikk Vektorgrafikk sendes til Strålfors som eps- eller pdf-fil. Typisk vektorgrafikk kan være logoer og grafiske innslag. I enkelte tilfeller kan imidlertid vektorgrafikken inneholde pikseldata (f.eks. skygger og gjennomsiktighet) der oppløsningen må være 300 ppt Pikselgrafikk Pikselgrafikk kan sendes Strålfors i jpg-, tiff-, bmp- eller png-format. Unngå å komprimere jpg-filer for mye. Det reduserer bildekvaliteten fordi deler av bildedataene blir ødelagt. Typisk pikselgrafikk er fotografiske bilder og andre bildetyper. Oppløsningen på bildene bør være 300 ppt Signaturer Signaturer og annen grafikk av lignende type bør sendes som bitmap-/tiff-filer, og oppløsningen skal være ppt. Signaturer kan også sendes inn på hvitt papir, skrevet med svart tusj eller kulepenn. Papiret sendes i posten til Strålfors på adressen nevnt i avsnitt 1.4, med avtalt oppdragsnummer. Strålfors skanner deretter signaturen. 10

11 5.5. Andre faktorer som bør tas med i betraktningen Minste fontstørrelse Svart tekst (K 100 %) bør ikke være mindre enn 6 punkt. Rastrert tekst bør være minst 9 punkt, avhengig av fontens tetthet. Fontstørrelsen for såkalt negativ tekst, det vil si for eksempel hvit tekst på farget bakgrunn, bør være 9 punkt eller mer, avhengig av fontens tetthet Strektykkelser Heltrukkede, ensfargede streker bør være på minst 0,25 punkt. Rastrerte streker bør ha en tykkelse på minst 0,5 punkt Graderte farger Det vanligste problemet med bruk av graderte farger er at endringer i nyansene blir synlige. Av den grunn anbefaler Strålfors ikke å bruke graderte farger, og Strålfors tar ikke ansvar for kvaliteten på graderte områder. 6. Sende filer til Strålfors Kunden har ansvar for å overføre filene og for innholdet i dem. Kundene sender sine data ved hjelp av den overføringsmetoden som er opprettet til tjenesten. Dataene skal være navngitt på avtalt måte og komprimert i zip-filer før de sendes. Zip-filene kan også være passordbeskyttet. Når filen er overført til Strålfors, kan den ikke slettes fra produksjonsgangen Metoder for dataoverføring FTP Addresse: ftpo.il.stralfors.com eller ftp.il.stralfors.com Annet: Straks kunden har inngått avtale om We Mail-tjenesten hos Strålfors, blir det opprettet en ftp-brukerkonto for kunden SFTP (SSH2) Addresse: sftp.il.stralfors.com Annet: Straks kunden har inngått avtale om We Mail-tjenesten hos Strålfors, blir det opprettet en sftp-brukerkonto for kunden VPN+FTP Addresse: Avtales når tjenesten tas i bruk. Annet: Straks kunden har inngått avtale om We Mail-tjenesten hos Strålfors, blir det opprettet en ftp-brukerkonto for kunden. Det tillegges et ekstragebyr ved åpning av vpn-forbindelse. 11

12 7. Datasikkerhet Alle ansatte hos Strålfors har skrevet under på avtaler om taushetsplikt, og de er også bundet av taushetsplikt innenfor banksikkerhet. Strålfors lokaler er videoovervåket og utstyrt med innbruddsalarmer, og bare de som har personlige adgangsnøkler, kan bevege seg fritt i lokalene. Både medarbeidere og gjester skal til enhver tid gå med synlige ID-kort. Lokalene er utstyrt med egnede brannalarmer og brannsikre dører. Alt materiell som inneholder kundespesifikke data som er benyttet i produksjonen, legges sammen med annet sikret dataavfall og overføres til det endelige ødeleggelsesstedet i låste beholdere Datakommunikasjonslinjer Illustrasjon: grensesnitt for filoverføring 7.2. Kvalitetsstandarder ISO 9001 standard for kvalitetsstyring. ISO standard for miljøstyring I tillegg pågår det en prosess for å få sertifisert alle anleggene i Strålfors Information Logistics-gruppen i henhold til standardene ISO 9001 og ISO

13 8. Anmode om endringer Etter at tjenesten er etablert, må anmodninger om endringer alltid leveres separat. Endringer kan gjelde for eksempel dataformatet, behandlingsregler, layout eller grafiske elementer som logo. Endringer må bestilles fra Strålfors i god tid i forveien (minst fem [5] virkedager på forhånd, avhengig av hvor omfattende endringene er) for at vi skal kunne innføre endringene i systemet i tide, og for å sikre at det blir tid nok til å teste endringene. Alle bestillinger må sendes inn på et eget bestillingsskjema for endringer. 9. Tilvalg Kunden kan bestille tilleggsfunksjoner som beskrevet nedenfor Sporing Web basert Et nettbasert oppfølgingssystem som gjør det mulig å overvåke behandlingen av opplaget Kontroll for å unngå duplikatfiler Alternativet med duplikatfilkontroll hjelper deg å avdekke eventuelle doble filer. Strålfors bruker en algoritme til å identifisere doble filer, som beregnes separat for hver enkelt datafil, basert på innholdet i dataene. Hvis og når det avdekkes duplikater i form av datafiler som sendes til Strålfors flere ganger, blir behandlingen stoppet og en feilmelding gitt. Strålfors kundesupportavdeling varsler kunden om det som har skjedd Bekrefte mottatte filer Bekreftelse på at filen(e) er mottatt, sendes til den e-postadressen som kunden har oppgitt. Bekreftelsen inneholder navnet på den mottatte filen, tidspunktet da den ankom, og størrelsen på filen VPN-forbindelse Hvis kunden ønsker det, kan det åpnes en VPN-forbindelse. Kostnadene ved å åpne forbindelsen vil bli fakturert separat. 10. Tilleggstjenester Mot et tilleggsgebyr kan kunden bestille tilleggstjenester knyttet til den grunnleggende tjenesten. For å motta slike tjenester må kunden inngå en separat avtale med Strålfors. Spør om tilleggstjenestene ved å sende en e-post til kundesupport eller besøke nettsiden vår på earchive earchive er en tilleggstjeneste som kan knyttes til We Mail. Dokumenter som sendes via We Mail-tjenesten, kan lagres i Strålfors elektroniske arkiv. Kunden kan lese dokumentene elektronisk og skrive dem ut. Dokumentene i arkivet har nøyaktig samme utseende som originaldokumentene på papir. De lagrede dataene kan indekseres i samsvar med avtalte kriterier. 13

14 VEDLEGG 1: standardfonter Proporsjonale fonter: 14

15 Fonter med fast tegnbredde: 15

16 NO no Instructions We Mail Denmark Finland Norway united kingdom Poland France contact@stralfors.fr Sweden info@stralfors.se