NVI Norsk vitenskapsindeks

Transkript

1 NVI Norsk vitenskapsindeks Rapport fra arbeidsgruppe for helhetlig kravspesifikasjon 23. februar 2010 Rapporten ble behandlet i styringsgruppen 9. mars Se referat fra 5. møte i styringsgruppa under rubrikken referater. 1

2 INNHOLD 1. Innledning Arbeidsgruppas mandat og sammensetning mandat Sammensetning Registrering Omstrukturering som forutsetning for unik publikasjons-id NVI tilrettelegger bedre for adresseringsprinsippet Tilknytning av publikasjoner til geografisk område Oppsummering av de viktigste kravene Kvalitetssikring av data Fase 1: Datafangst (import og manuell registrering) Fase 2: Kvalitetssikring og godkjenning Fase 3: Rapportering Registrering i tre ulike sektorer Grenseverdier/sperrer ved manuell registrering Kodeverk Tiltak for økt importandel Oppsummering av de viktigste kravene Åpen tilgang Integrering mot åpne arkiver Viderekopling mot fulltekst NVI som verktøy for å øke andelen åpent tilgjengelige artikler Oppsummering av de viktigste kravene Datautveksling Biblioteksystemer

3 6.2 Forskningsrådets og RHFenes systemer for prosjektsøknader og rapportering Administrative systemer Åpne arkiv De regionale forskningsetiske komiteenes systemer (SPREK) Oppsummering av de viktigste kravene NVI som statistikkverktøy Enkelt søk på alle informasjonselementer Visning av statistikk for nøkkeltall Uttak av data for analyseformål Oppsummering av de viktigste kravene Sporbarhet Logging Sporbarhet Endring av rapporterte poster Oppsummering av de viktigste kravene Datasikkerhet og personvern Brukertilganger Pålogging Oppsummering av de viktigste kravene Funksjonalitet som videreføres fra Forskdok Støtte for åpne standarder for søk/gjenfinning Støtte for åpne standarder for utveksling av data Vedlegg 1, Fellestjenesten og ITAR-systemet Vedlegg 2, Grensesnitt for innlevering av fulltekstdokument i dagens Frida Vedlegg 3, Frida-post med lenke til fulltekstversjon i institusjonsarkiv Vedlegg 4, Visning av posten fra vedlegg 3 i institusjonsarkivet

4 Vedlegg 5, Visning av abstract med forfatter- og adresseinformasjon

5 1. INNLEDNING Frida er valgt som basis for utvikling av NVI. Det meste av funksjonaliteten i Frida kan videreføres, mens en del må løses på nytt når tre sektorer skal ha felles system. Det ville uansett vært behov for å videreutvikle Frida, uavhengig av forslaget om NVI. Med utgangspunkt i kap. 4 Krav til Norsk vitenskapsindeks og kap. 5 Datasikkerhet og personvern i NVI-utredningen (Rapport 33/08, NIFU STEP) har arbeidsgruppa forsøkt å detaljere krav og løsninger på punktene 1-7 i mandatet. Formålet med NVI er å dokumentere vitenskapelig publisering i universitets- og høgskolesektoren, helsesektoren og instituttsektoren i en felles database, og å levere kvalitetssikrede data om den vitenskapelige publiseringen til bruk i de tre sektorenes finansieringssystemer. Når alle de tre sektorene har tatt i bruk NVI, vil systemet omfatte mer enn forskere. 1 I tillegg vil systemet ha mange administrative brukere både på registrerings- og søkesiden i alle sektorene, og det vil også være åpent for søk for allmennheten. NVI vil inngå i et større nasjonalt system for forskningsinformasjon. Denne arbeidsgruppa har hatt som oppgave å utarbeide kravspesifikasjon for den felles databasen for vitenskapelig publisering, mens en annen arbeidsgruppe har hatt som oppgave å kartlegge behov og brukergrupper for det utvidede forskningsinformasjonssystemet. Arbeidet i de to gruppene har løpt parallelt, og det er lagt vekt på at forslagene fra de to gruppene verken skal overlappe hverandre, eller stå i motstrid til hverandre. Frida ble i utgangspunktet utviklet på bakgrunn av de fire breddeuniversitetenes behov for å dokumentere egen forskningsaktivitet. Siden Frida ble tatt i bruk har det vært utført gradvis videreutvikling, blant annet for å ivareta rapporteringskrav i forbindelse med Kunnskapsdepartementets resultatbaserte finansieringssystem samt en del funksjonalitet som behandles nærmere av andre arbeidsgrupper. Arbeidsgruppa er opptatt av at NVI skal bli et brukervennlig system. Arbeidet for større brukervennlighet kan inndeles i to dimensjoner: Forbedring av større prosesser og rutiner i systemet, og forbedring av de konkrete grensesnittene. Gruppa omtaler bare krav til forbedringer av den første typen i dette dokumentet. Ett eksempel på slike forbedringer er bokprosjektet, som skal sørge for at også data om bøker kommer i import, og dermed reduserer behovet for manuell registrering ved institusjonene. Forbedringer av type to vil ligge på et for lavt detaljeringsnivå til å passe inn i formatet for en helhetlig, overordnet kravspesifikasjon. På et senere tidspunkt vil det være behov for gjennomgang av brukergrensesnittet med tanke på brukervennlighet og ivaretakelse av de ulike sektorenes behov, jf. omtale av dette under kap. 11, Prioritering av arbeidsoppgaver og økonomiske konsekvenser. Videre vil slike forbedringer måtte skje kontinuerlig basert på løpende tilbakemeldinger og innspill fra brukere. I Frida har dette arbeidet blitt ivaretatt gjennom en arbeidsgruppe med representanter for brukerinstitusjonene. Det bør etableres en tilsvarende gruppe for NVI med likeverdig representasjon fra de tre sektorene. 1 I følge Det norske forsknings- og innovasjonssystemet statistikk og indikatorer 2009 (Norges Forskningsråd 2009), var det drøye forskere/faglig FoU-personale i universitets- og høgskolesektoren, inkludert universitetssykehusene, og i instituttsektoren. 5

6 2. ARBEIDSGRUPPAS MANDAT OG SAMMENSETNING 2.1 MANDAT Bakgrunn: En nasjonal arbeidsgruppe (Sivertsen-utvalget) fikk i februar 2008 i oppdrag fra Kunnskapsdepartementet å se på mulighetene for å etablere en felles database for vitenskapelig publisering i UH-sektoren, instituttsektoren og helseforetakene. Innstillingen fra gruppa forelå i oktober 2008, og den anbefaler at det etableres en felles database som kalles Norsk vitenskapsindeks (NVI). Forslagene fra gruppa har vært på bred høring blant berørte parter, og anbefalingene vinner i hovedsak stor tilslutning. Det er derfor besluttet at NVI etableres, og at Frida brukes som basis for det nye systemet. Frida skal omstruktureres og videreutvikles for å dekke behovene i alle tre sektorer. NVI skal levere kvalitetssikrede data om vitenskapelige publikasjoner til bruk i departementenes finansieringssystemer for de tre sektorene. Arbeidsgruppas oppgaver: Det forutsettes at NVI skal brukes som rapporteringsverktøy for vitenskapelig publisering i alle tre sektorer fra og med rapporteringsåret Kravene formulert i Sivertsen-utvalgets mandat, utvalgets forslag til løsninger, innspill fra høringen og politiske føringer på etableringen av NVI skal ligge til grunn for gruppas arbeid. Det er også en grunnleggende forutsetning at Frida skal omstruktureres, slik at kravene til funksjonalitet blir ivaretatt. Funksjonalitet som er bedre i Forskdok enn i Frida skal videreføres i det nye systemet. Forskningsmeldingen slår blant annet fast at etableringen av NVI skal bidra til at en større andel av norske vitenskapelige artikler blir åpent tilgjengelige. Gruppa skal vurdere de skisserte løsningsforslagene, innspillene fra høringen og føringer knyttet til de sju temaene nedenfor, og spesifisere tekniske løsninger: 1. Registrering av data Gruppa skal utarbeide overordnede felles kjøreregler for dataregistrering som ivaretar bl.a. hensynet til: - at publikasjoner kun skal registreres en gang (unik ID), herunder publikasjoner som er resultat av samforfatterskap på tvers av institusjoner og sektorer, at institusjonene har ansvar for kvaliteten på, og godkjenning av egne data - integrering mot åpne arkiver, jf. punkt om kvalitetssikring av data 2. Kvalitetssikring av data Gruppa skal utarbeide et sett med krav som sikrer høy datakvalitet. Det skal særlig legges vekt på tiltak som kan forhindre feil allerede ved registreringstidspunkt, for å redusere behovet for etterkontroll. Det omfatter tiltak som: - å gi institusjonene gjensidig innsyn i hverandres registreringer allerede ved registreringstidspunktet - økt importandel, herunder data om bøker og bokkapitler - å definere grenseverdier/integritetsregler - viderekopling til fulltekstversjoner 6

7 - integrering mot åpne arkiver, jf. punkt om registrering av data 3. Åpen tilgang Arbeidsgruppa skal formulere krav som sikrer at NVI bidrar til at en større del av norske vitenskapelige artikler blir åpent tilgjengelige ved hjelp av integrering mot åpne arkiver, jf. forskningsmeldingen. Det bør stilles krav om å legge til rette for størst mulig grad av automatisert rettighetsklarering for egenarkivering av vitenskapelige artikler. Oppdraget på dette punktet vil bli nærmere konkretisert av styringsgruppa. 4. Datautveksling Gruppa skal utarbeide et sett med krav som muliggjør utveksling av data i sann tid med systemer som inneholder og/eller trenger publikasjonsdata. Det kan være systemer som: - biblioteksystemer - Forskningsrådets og RHFenes systemer for prosjektsøknader og rapportering - administrative systemer ved institusjonene - åpne arkiver - de regionale forskningsetiske komiteenes systemer 5. Statistikkverktøy Gruppa skal utarbeide et sett med krav til statistikkfunksjoner som bl.a. muliggjør: - enkelt søk på alle informasjonselementer - visning av statistikk for nøkkeltall - uttak av data for analyseformål 6. Sporbarhet Gruppa skal formulere krav som sikrer fullstendig sporbarhet av data til bruk i nasjonale finansieringssystemer tilbake til opprinnelig datagrunnlag og ansvarlig institusjon. 7. Datasikkerhet og personvern Gruppa skal definere et sett av regler for tilgangskontroll og brukerroller som sikrer at NVI ivaretar hensynene til datasikkerhet og personvern. Et sentralt element i dette arbeidet er å definere løsninger for institusjonsuavhengig brukerpålogging. En egen arbeidsgruppe i departementene vil behandle hvordan avlevering av nødvendige data til NVI fra institusjonene kan sikres. Hovedleveransen fra arbeidsgruppa skal være en helhetlig kravspesifikasjon for NVI, hvor alle elementene over inngår. Det er viktig at kravspesifikasjonen ikke er til hinder for at fremtidige utviklingsbehov, som f.eks at åpen tilgang til forskningsdata, som skissert i St. meld. nr. 30 ( ) Klima for forskning, kan bli lagt til når tiden er inne. For hvert av punktene 1 7 skal 7

8 leveransen inneholde en beskrivelse med illustrasjon av hvordan Frida i dag fungerer, og hvordan NVI etter videreutvikling og omstrukturering vil ivareta kravene 2. Illustrasjonene bør ta form av skjermbilder tilpasset de ulike brukergruppene. Gruppa skal anslå de økonomiske konsekvensene av kravene formulert under hvert av punktene 1 7. Gruppa skal videre foreslå en prioritering mellom oppgavene som sikrer at NVI kan innføres som rapporteringsverktøy i alle tre sektorer for rapporteringsåret SAMMENSETNING Alle sektorer skal være representert. Gruppa skal ha bred kompetanse på forskningsdokumentasjon (Frida, Forskdok og dokumentasjonssystemene i helsesektoren), bibliotekkompetanse, open access, brukerperspektiv, og IKT-kompetanse. Gruppa består av: - Steinar Johannessen, KD (leder) - Tina Lingjærde, USIT (Frida) - Pål Bakke, Oslo universitetssykehus HF (Helsesektoren) - Reidar Thorstensen, Helse Bergen HF, Helse Vest RHF (Helsesektoren) - Bård Romstad, CICERO (Instituttsektoren) - Siri Sæther, NINA (Instituttsektoren) - Anne Asserson, UiB (UH-sektoren) - Sigbjørn Hernes, HiL (UH-sektoren) - Benedicte Løseth, NSD Gruppa har hatt fire møter i perioden oktober 2009-februar Forsker Gunnar Sivertsen, NIFU STEP, har kvalitetssikret kravspesifikasjonen, og deltatt på gruppas siste møte. 3. REGISTRERING Om registrering av data sier mandatet: Gruppa skal utarbeide overordnede felles kjøreregler for dataregistrering som ivaretar bl.a. hensynet til: - at publikasjoner kun skal registreres en gang (unik ID), herunder publikasjoner som er resultat av samforfatterskap på tvers av institusjoner og sektorer, at institusjonene har ansvar for kvaliteten på, og godkjenning av egne data 2 Arbeidsgruppen har ikke vurdert det som hensiktsmessig gjennomgående å illustrere funksjonaliteten på denne måten. Det må heller lages brukerdokumentasjon for NVI som systematisk og fullstendig illustrerer de ulike funksjonene i systemet. 8

9 - integrering mot åpne arkiver, jf. punkt om kvalitetssikring av data De felles kjørereglene vil i hovedsak være omtalt under kap. 4, kvalitetssikring av data. For punktet om integrering mot åpne arkiver, vises det til kap. 5, åpen tilgang. Dette kapitlet beskriver primært omstruktureringen av Frida, som er en grunnleggende forutsetning for at NVI skal kunne tilfredsstille strekpunkt en i mandatteksten. 3.1 OMSTRUKTURERING SOM FORUTSETNING FOR UNIK PUBLIKASJONS-ID Frida er valgt som det system som skal videreutvikles til å bli en felles database for dokumentasjon av vitenskapelig publisering i UH-, helse- og instituttsektorene. Basen kalles Norsk vitenskapsindeks (NVI), og den skal inngå i et nasjonalt forskningsinformasjonssystem også basert på Frida. Det er stilt krav om at det i NVI skal være mulig å ha felles poster registrert en gang (på tvers av institusjoner) samtidig som det er den enkelte institusjon som er ansvarlig for kontrollen av egne data. Det vil i praksis si at en institusjon kan bli ansvarlig for å kvalitetssikre deler av forekomster (publikasjoner, monografier, antologier osv), mens andre institusjoner kvalitetssikrer andre deler av samme forekomst. Dette stiller strenge krav til struktur på dataene og til rutiner som må implementeres ved institusjonene for registrering av dataene. Frida er i dag et institusjonsspesifikt system. Den enkelte institusjon har sin egen registreringsdatabase og har kontroll over egne data. Dataene er fysisk samlet i ett system, men institusjonene har logisk sett hver sin database. Dette medfører blant annet at publikasjoner som er felles for flere institusjoner, må registreres flere ganger, og de synliggjøres som flere uavhengige poster. Samtidig er også en del av dataene i Frida felles for alle institusjoner. Dette gjelder for eksempel autoritetsregistrene (Tidsskrifter, Forlag og Institusjonsregisteret) og diverse kodetabeller som språk, land med flere. Denne løsningen ble i sin tid valgt først og fremst for å forenkle driften av systemet. Strukturen gjør det enkelt å legge til nye institusjoner i systemet. I rapporten Norsk Vitenskapsindeks pekes det på en rekke argumenter for at databasen bør gjenspeile en felles publiseringsarena hvor forskere skal kunne nøye seg med å registrere publikasjonen én gang selv om vedkommendes bidrag skal krediteres mer enn én institusjon. Frida skal omstruktureres slik at vi får en felles, enhetlig database. Denne omstruktureringen vil gjøre registrering transparent på tvers av institusjoner og sektorer, noe som er særlig viktig for forskere med flere institusjonstilknytninger. Omstruktureringen vil gi en bedre og mer oversiktelig presentasjon av norsk forskning, og den vil gi et bedre grunnlag til å analysere dataene. Forskerne vil ved mobilitet få en samlet oversikt over sine data på tvers av institusjoner og sektorer, noe som ikke er tilfelle i Frida i dag. Som en følge av omstruktureringen, vil det være ett felles personregister og ett felles stedregister i NVI. 9

10 Datamodellen for NVI etter omstruktureringen er nærmere beskrevet i innstillingen fra arbeidsgruppa som foreslo en felles database for vitenskapelig publisering, se Norsk vitenskapsindeks, NIFU STEP rapport 33/2008, s NVI TILRETTELEGGER BEDRE FOR ADRESSERINGSPRINSIPPET I utredningen "Vekt på forskning", som ligger til grunn for publiseringsindikatoren i finansieringssystemet for universiteter og høyskoler, anbefales følgende prinsipp for å knytte forfattere til institusjoner: "Publikasjonen knyttes til den eller de institusjoner som forfatteren eller forfatterne oppgir som forfatteradresse i publikasjonen." (s.56) Adresseringsprinsippet har vært gjeldende ved rapportering i Frida, og skal fortsette å gjelde ved rapportering i NVI. Gjennom et sett av ulike forbedringer vil NVI legge bedre til rette for at adresseringsprinsippet følges, enn det Frida har gjort: Omstruktureringen omtalt i kap. 3.1 etablerer en felles registreringsarena, hvor publikasjoner registreres kun en gang i en felles base. Det vil være umiddelbart innsyn i registreringene for alle brukere på tvers av institusjoner og sektorer. Eventuelle feil knyttet til registrering av felles publikasjoner vil bli synlig på en helt annen måte enn i Frida, hvor felles publikasjoner må registreres på nytt i separate baser for hver samarbeidende institusjon. Personer skal som standard vises uten stedtilknytning ved registrering i NVI. Det at forskerens stedtilknytning basert på for eksempel nåværende ansettelse kommer som standard visning i Frida, er en mulig kilde til feilregistrering der publisert forfatteradresse avviker fra stedtilknytningen. Stedtilknytning samsvarende med publisert forfatteradresse skal i NVI som standard søkes fram og velges fra en treffliste. Det må imidlertid også være mulig å vise personens nåværende stedtilknytning og tilknytningshistorikk, bl.a som hjelp til å identifisere riktig person ved navnelikhet. Arbeidsgruppa vil anbefale at NVI-organet 3 får ansvar for å importere referanser fra bibliografiske kilder, se nærmere omtale i kap det å samle datafangsten på få, profesjonelle brukere, vil styrke datakvaliteten. 3.3 TILKNYTNING AV PUBLIKASJONER TIL GEOGRAFISK OMRÅDE Arbeidsgruppa vil påpeke at Frida i dag mangler mulighet til å angi geografisk informasjon knyttet til publikasjoner. Det bør bli mulig i NVI. Hvor er forskningen utført, eller hvilket geografiske område tilhører forskningen? 3 Med NVI-organet menes det foreslåtte par organet som skal drifte så vel Norsk vitenskapsindeks (den felles publikasjonsdatabasen) og det nasjonale forskningsinformasjonssystemet. 10

11 3.4 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE Frida skal omstruktureres slik at felles publikasjoner mellom institusjoner og/eller sektorer kun må registreres en gang i NVI. I NVI skal publiserte forfatteradresser være tilknytningen mellom institusjoner og publikasjoner, ikke ansettelsesforhold til forfatterne. Personer skal i registreringsbildet i NVI som standard vises uten stedtilknytning Datamodellen for NVI skal inneholde globale komponenter for de elementene som ikke skal registreres mer enn en gang på tvers av institusjonene. Det gjelder for eksempel entydig identifikasjon av personer, tittel på publikasjonen og referanse til tidsskrift/publiseringskanal. Videre skal datamodellen for NVI inneholde lokale komponenter for informasjon der bare den enkelte institusjon har rett til å registrere data eller endre innhold. Det gjelder for eksempel data om godkjenning av institusjonenes del av postene. Dette er nødvendig for å sikre at den enkelte institusjon har ansvaret for kvaliteten på data om sine publikasjoner. Publikasjoner skal kunne knyttes til geografisk område. 4. KVALITETSSIKRING AV DATA Om kvalitetssikring av data sier mandatet: Gruppa skal utarbeide et sett med krav som sikrer høy datakvalitet. Det skal særlig legges vekt på tiltak som kan forhindre feil allerede ved registreringstidspunkt, for å redusere behovet for etterkontroll. Det omfatter tiltak som: - å gi institusjonene gjensidig innsyn i hverandres registreringer allerede ved registreringstidspunktet - økt importandel, herunder data om bøker og bokkapitler - å definere grenseverdier/integritetsregler - viderekopling til fulltekstversjoner - integrering mot åpne arkiver, jf. punkt om registrering av data Dokumentasjon og rapportering av vitenskapelig publisering i de tre sektorene vil være en syklisk prosess med faser som gjentar seg årlig. Fasene er knyttet til datafangst (import fra bibliografiske kilder og manuell registrering), kvalitetssikring og godkjenning, samt rapportering. Til overgangene mellom hver fase vil det være knyttet frister. NVI som teknisk system og organisasjon må understøtte denne prosessen i alle tre sektorene. Da det er en stor andel felles publikasjoner på tvers av sektorene, må fasene med tilhørende frister, samkjøres mellom sektorene. Samtidig må NVI ivareta at den enkelte institusjon har ansvar for kvaliteten på og godkjenning av data om egen publisering. Fasene vil kunne gli over i hverandre, unntatt rapportering, hvor det må være en absolutt frist. I det understående er frister, oppgaver, ansvar, styrende dokumenter og tekniske krav til NVI i hver enkelt av fasene beskrevet. Det legges særlig vekt på å få fram behovene for endring i NVI utover det Frida inneholder i dag. Det foreslås videre at de felles kjørereglene ikke nedfelles i et 11

12 eget dokument, men integreres i de respektive rapporteringsspesifikasjonene for de tre sektorene. Felles regler må merkes spesielt, og de må ikke kunne endres uten at det er enighet om det på tvers av sektorene. 4.1 FASE 1: DATAFANGST (IMPORT OG MANUELL REGISTRERING) Det presiseres at fristene som er oppgitt under viser til nasjonal årsrapportering. Frist: 1.februar Det foreslås at fristen for import og manuell registrering av foregående års publikasjoner settes til 1.februar, for å sikre nok tid til kvalitetssikring og godkjenning av dataene. For manuelt registrert materiale er det avgjørende at fristen holdes, da manuelt registrerte poster er mer krevende å kvalitetssikre. Dette utelukker ikke at institusjonene kan sette interne frister for manuell registrering tidligere, det gjenspeiler heller behovet for at det er en siste frist for alle. Erfaring fra Frida og Forskdok tilsier at det er urealistisk at all import er ferdig per 1.februar. Hensynet til kvaliteten på data taler for at det bør være mulig å utnytte import også etter denne datoen. Oppgaver: Importere data om vitenskapelige publikasjoner i de tre sektorene. Data stilles til jevnlig til disposisjon fra bibliografiske kilder via tilretteleggingssystemet ITAR. Importen vil dermed kunne foregå gjennom hele året, og sikre at NVI er godt oppdatert på publikasjoner i kanaler som dekkes av importkildene. Importen innebærer en oppkobling av forfatternavn fra de bibliografiske kildene til entydig identifisert person, og forfatteradresser til entydig identifisert sted. Manuelt å registrere data om vitenskapelige publikasjoner som ikke dekkes av importen. Det er et mål å minimere den manuelle registreringen, både ut fra hensynet til datakvalitet og arbeidsmengde, jf. omtale av tiltak for å øke importandelen. Ansvar: Importen i Frida og Forskdok i dag er organisert på forskjellig måte ved brukerinstitusjonene: den utføres direkte av forskerne selv, eller av superbrukere på ulike nivåer, fra institutter via fakulteter til sentralleddet. I helsesektoren har NIFU STEP siden år 2003 behandlet data fra ISI/NorArt og foretatt fordeling av publikasjonene på de aktuelle helseforetak basert på forfatteradressene. Når NVI skal etableres som en felles base for tre forskningsutførende sektorer, bør det drøftes hvilken organisering av importen som er mest hensiktsmessig. Det prinsipielle spørsmålet er om importen skal utføres lokalt av institusjonene, eller om den skal gjøres sentralt av organet for NVI. Hvordan man velger å organisere importen, er av stor betydning for lokale ressursbehov. Det kan anføres argumenter for og i mot begge løsninger skissert over: Import ved institusjonene For: - Brukerne har større nærhet til dataene - Et større brukerkorps som kan bidra til videreutvikling av systemet 12

13 Mot: - Større behov for opplæring og ressursbruk i institusjonene - Mange og sporadiske brukere gir større risiko for feil - (Over)fokus på datafangst i institusjonene Import i regi av NVI For: - Ressurseffektivt, få og profesjonaliserte brukere - Fullstendighet i data gir større nytteverdi for statistikkformål og annen bruk av dataene ved at også opplysninger som ikke er nødvendige for finansieringssystemene kan kreves registrert - Det kan bidra til å vri fokus i institusjonene over fra datafangst mot bruk av dataene. Mot: - Brukerne har større avstand til dataene - Færre brukere som kan gi tilbakemeldinger og bidra til videreutvikling Spørsmålet har vært diskutert, og arbeidsgruppa vil anbefale at NVI har ansvaret for importen, enten ved at organet selv foretar importen, eller at oppgaven outsources gjennom anbudskonkurranse. Gruppa legger vekt på at det å samle importen på få, profesjonaliserte brukere, vil styrke datakvaliteten. Ikke minst hensynet til fullstendighet i data, og verdien av NVI utover det å levere publiseringsdata til finansieringssystemene, tilsier sentral import. Arbeidsgruppa mener at fullstendighet i data skal stilles som krav til NVI, dvs. at forfatteradresser skal registreres på alle forfattere, i tillegg til bibliografisk informasjon som for eksempel henvisning til sidetall. Universitetet i Bergen registrerer i dag alle forfatteradresser på sine importerte poster. Fullstendig registrering på en post tar anslagsvis fra 5 til 15 minutter avhengig bl.a. av antallet forfatteradresser. I 2006 var det i ISI registrert ca unike artikler med forfatteradresser fra en eller flere av de tre sektorene. Med gjennomsnittlig tidsbruk på 10 minutter per post, vil import av artikler kreve ressurser tilsvarende om lag ett årsverk. Norsk publisering er økende, og det kommer også artikler fra Norart og etter hvert bøker/bokkapitler i import. Det kan derfor være fornuftig å ta høyde for at det reelle ressursbehovet knyttet til import i regi av NVI er noe høyere enn ett årsverk, for eksempel 1,2-1,4. Styrende dokumenter: Rapporeringsspesifikasjonene for hver enkelt sektor må angi hva som skal rapporteres. Spesifikasjonene vil måtte inneholde de felles kjørereglene, men må også kunne tilpasses noe ulik utforming av publiseringsindikatoren i hver sektor. Krav til NVI: NVI må inneholde obligatoriske felter for alle informasjonselementene som inngår i beregningen av publikasjonspoeng i de tre sektorene, i tillegg til at det må være felter for øvrig bibliografisk informasjon. Frida tilfredsstiller per i dag dette kravet kun for UH-sektoren. NVI-organet skal sørge for at det blir fullstendighet i data om vitenskapelige publikasjoner fra de tre sektorene. Gruppa anbefaler sentral import av data, bl.a. for å sikre denne fullstendigheten. For å understøtte 13

14 kvaliteten på importen, bør det innføres en automatisk kontroll av at antall forfatteradresser (unike steder) i NVI-posten stemmer overens med antall forfatteradresser i importposten. NVI må gi en advarsel hvis disse tallene ikke samsvarer. Det bør være mulig å kunne importere keywords fra bibliografiske kilder. Funksjonalitet for å koble manuelt registrerte poster med importerte må videreføres. Utgåtte enheter/steder bør markeres, for eksempel med farge, for å unngå registrering på disse. For ivaretakelse av historikk på utgåtte enheter, kan løsningen i Forskdok være et eksempel til etterfølgelse i NVI. Se for øvrig kap. 4.4, om registrering i tre ulike sektorer. 4.2 FASE 2: KVALITETSSIKRING OG GODKJENNING Frist: 21. februar Det vil gi institusjonene 3 uker til å kvalitetssikre og godkjenne data om sine vitenskapelige publikasjoner. Videre vil det være tilstrekkelig tid til å sikre at alle rapporteringsverdige publikasjoner faktisk blir godkjent av alle involverte institusjoner før rapportering. Det forutsettes at institusjonene i størst mulig grad søker å avklare uoverensstemmelser om felles poster seg i mellom før fristen for godkjenning. I de tilfellene hvor det stadig er uenighet mellom institusjoner om en felles publikasjon, har innstillingen om NVI anbefalt at det opprettes et behandlingsorgan under NVI, som avgjør slike saker. Arbeidsgruppa foreslår at det opprettes et uavhengig tvisteorgan som behandler saker hvor to eller flere institusjoner ikke blir enige om hvordan en publikasjon skal rapporteres. Som hovedregel bør institusjonene komme til enighet seg i mellom før saken bringes fram for tvisteorganet. Tvisteorganet bør være en siste utvei. For å sikre en forsvarlig behandling av tvistesaker, bør det settes en frist for innmelding av saker den 31/12. Da den foreslåtte fristen ligger en måned forut for den generelle registreringsfristen, er det neppe realistisk at alle tvistesaker vil være avdekket i tide. Gruppa mener at hensynene til at det ikke skal åpnes for etterrapportering, og at organet må få tilstrekkelig tid til å saksbehandle henvendelser, veier tyngre enn samkjøring av frister. Organet bør bemannes med bl.a. vitenskapsteoretisk kompetanse, da sakene vil kunne dreie seg om hvor grensene for vitenskap går. Det bør utarbeides et klart mandat for organets arbeid: hva slags saker skal det behandle, og hvordan skal de behandles? Gruppa anbefaler at NVI-organet utarbeider mandat og prosedyrer for oppnevning mv. av tvisteorganet. Oppgaver: Å kvalitetssikre og godkjenne (evt. underkjenne) alle data om vitenskapelige publikasjoner av betydning for uttellingen i finansieringssystemene. Ansvar: Den enkelte institusjon har ansvar for å kontrollere at data med tilknytning til sin institusjon er korrekt og fullstendig registrert på de vitenskapelige publikasjonene for det aktuelle rapporteringsåret. Eventuelle feil må korrigeres før bidraget fra institusjonen til den enkelte post 14

15 godkjennes. Godkjenning på vegne av institusjonen skal foretas av andre enn forskeren selv 4. Dette vil sikre at den enkelte institusjon har ansvaret for kvaliteten på, og godkjenning av data om egne publikasjoner også i en felles database. Styrende dokumenter: Rapporteringsspesifikasjonene vil være styrende for hva som er korrekt å godkjenne for rapportering, og hva som må korrigeres, evt. underkjennes. Det skal eksistere skriftlig dokumenterte kvalitetssikringsrutiner ved institusjonene som sikrer at feil opp mot spesifikasjonen avdekkes og korrigeres. Rutiner bør utarbeides av NVI for bruk i de tre sektorene. Rutinene kan eventuelt tilpasses spesielle behov i den enkelte sektor, og det må også være mulig med lokale tilpasninger ved institusjonene, avhengig av størrelse, omfang på publisering og intern organisering. Det må også vurderes hvor mye som kan gjøres av NVI sentralt for å luke ut feil, for eksempel dubletter. Det siste vil likevel ikke frata institusjonene det endelige ansvaret for kvaliteten på data om sine vitenskapelige publikasjoner. Krav til NVI: NVI må inneholde rapporter som understøtter kvalitetssikringen. Nye rapporter må utvikles som fanger opp poster hvor det er institusjoner som ikke har godkjent posten ennå. Det bør utvikles en bedre dublettkontroll i NVI, med testing mot parametre som sidetall, volum, hefte, ISSN. Godkjenning av felles poster med bidrag fra to eller flere institusjoner representerer en særlig utfordring. Hver enkelt institusjon godkjenner kun sitt bidrag til posten, og posten kan ikke rapporteres før alle har godkjent. Det er viktig ved manuell registrering at alle norske institusjonsadresser er med for UH- og instituttsektoren, og samtlige institusjonsadresser for poster med medvirkning fra helsesektoren. Når en institusjon har godkjent posten må en del sperringer settes på. For eksempel tellende data som antall forfattere kanal, kategori, årstall kan ikke endres. Videre er det kun superbrukere som skal kunne endre forfatteradressering på egen institusjon. Når alle har godkjent må det synliggjøres at posten som helhet er godkjent, og posten må låses. I NVI skal det være mulig å følge med på utviklingen i publikasjonspoeng for egen institusjon etter hvert som registreringen og kvalitetssikringen skrider fram. NVI må inneholde rapporter som beregner publikasjonspoeng ut fra de til en hver tid gjeldende fordelingsmodellene i de tre sektorene, og grunnlaget for beregningen må være tilgjengelig i rapporten. Poengberegning og synliggjøring av grunnlaget for poengberegningen er derfor en integrert del av NVI, ikke bare etter rapportering, men også underveis i prosessen fram mot rapportering. Fullt mulig å kontrollere data hyppigere lokalt Helsesektoren har antydet at det kan være behov for hyppigere kvalitetskontroller enn det som er skissert over. Siden NVI vil kunne være en sentral kilde til informasjon på lokale websider og i lokale baser, er det viktig at data er oppdaterte og kvalitetssikrede. Daglig bruk bidrar også til å styrke datakvaliteten. Det er ingenting i veien for at helsesektoren kan kontrollere og godkjenne 4 Her vil det være opp til institusjonen selv å bestemme hvem som skal godkjenne. Det kan for eksempel være instituttleder/faglig leder for laveste faglige organisasjonsenhet, biblioteket eller lokalt publiseringsutvalg. 15

16 tilfanget av nye poster langt oftere enn den ene gangen i året som er påkrevd ut fra den felles rapporteringsfristen. Helsesektoren bør i så fall forvisse seg om at eventuelle opplysninger om forfattere og adresser i institutt- og UH-sektor er korrekt registrert på posten, for å unngå at posten blir sperret for andre deltakende institusjoner. 4.3 FASE 3: RAPPORTERING Frist: 1.mars (absolutt!) Per i dag har KD rapporteringsfrist for vitenskapelig publisering 1.mars. Av hensyn til behovet for rapporteringsdataene i etatsstyringen med UH-institusjonene er det nødvendig å opprettholde denne fristen. Skal data om felles publikasjoner kvalitetssikres og godkjennes av alle medvirkende institusjoner på den samme posten før rapportering, må denne fristen også gjelde for helsesektoren og instituttsektoren. Oppgaver: Etter at alle data om egne vitenskapelige publikasjoner er kvalitetssikret og godkjent, må det genereres og sendes en rapport over den vitenskapelige publiseringen ved institusjonen i det aktuelle rapporteringsåret. Ansvar: Den rapporteringsansvarlige ved hver institusjon. Hver institusjon må utpeke en rapporteringsansvarlig, som også må være det primære kontaktpunkt for NVI ved de enkelte institusjonene. Styrende dokumenter: Rapporteringsspesifikasjonene for hver sektor Krav til NVI: NVI skal generere en rapport for hver institusjon i henhold til krav i rapporteringsspesifikasjonen for den sektoren den enkelte institusjon tilhører. Rapporter som støtter de ulike sektorenes beregninger må lages. Denne rapporten skal gi grunnlag for korrekt beregning av publikasjonspoeng. Dette innebærer kun en mindre justering av rapporteringsprogrammet 5 i UHsektoren, mens det må lages nye rapporteringsprogrammer for helse- og instituttsektor. 5 Rapporteringsprogrammet er et program som beregner publiseringspoeng/forfatterandeler i henhold til gjeldende regler og gjeldende status på publikasjonskanalene. Dataene blir lagt i et eget område etter hver kjøring. Programmet må til enhver tid gjenspeile gjeldene rapporteringsregler i de ulike sektorene. Når en institusjon har rapportert, sperres programmet for ny kjøring for gjeldende rapporteringsår. Det lagres i tillegg informasjon på selve posten om den er rapportert og i hvilket år. 16

17 Regelverktabeller for tidsskrifter må tilpasses til at helsesektoren har et tredje kvalitetsnivå (nivå 2A). Figur 4.1: Skjematisk framstilling av de ulike fasene 4.4 REGISTRERING I TRE ULIKE SEKTORER I arbeidet med å komme fram til en felles database for vitenskapelig publiseringer, har det vært en forutsetning at registreringen av data og rapporteringen stort sett følger de samme regler. Dette gjelder for eksempel hvilke publikasjonskanaler som gir uttelling, uttellingskategorier, hvilket nivå de ligger på og hvordan man beregner publikasjonspoeng osv. Noen unntak finnes allikevel, for eksempel har noen få tidskrifter i helsesektoren et høyere kvalitetsnivå (nivå 2A) enn de andre, og det er litt variasjon i beregningen av publiseringspoeng i de ulike sektorene. Uansett må NVI være så robust utformet at systemet enkelt kan tilpasses eventuelle framtidige endringer i beregningen av publiseringspoeng i de tre sektorene. Måten posten registreres på, må være lik i de ulike sektorene. Se NVI rapporten side 20 og vedlegg A. NVI må likevel utformes så robust at systemet kan ta høyde for endringer i publiseringsindikatoren i hver av de tre sektorene, for eksempel endringer i vekting og i tellende kanaler og publikasjonsformer, som følge av evalueringer eller liknende. Samtidig vil det være en stor fordel for NVI om poengberegningene i de tre sektorene utføres så likt som mulig. Kompleksiteten i beregningene vil øke vesentlig om forskjellene er store. HOD har signalisert at de vurderer å gjøre poengberegningen mer lik UH-sektorens, men ingen beslutning er fattet enda. Bl.a. vil det kunne innebære å gå fra å bruke adresseandeler til å bruke forfatterandeler. Det vil uavhengig av beslutning på dette punktet være av interesse å ha muligheten til å beregne 17

18 publikasjonspoeng ved å bruke adresseandeler. Dette for å ha muligheten til å ha sammenlignbar statistikk, jf. at helsesektoren har benyttet denne beregningsmodellen fra 2003, med data tilbake til år Foruten om forholdet mellom forfatterandeler og adresseandeler vil hovedforskjellene mellom de tre sektorene være: Ulikt nivå på tidsskrift I helsesektoren er det noen utvalgte tidsskrift som skal telle mer enn andre i beregningen av publikasjonspoeng, det vil si at helsesektoren har tre nivåer. Samarbeidsfaktor Instituttsektoren gir 25 % tillegg i beregningen av publikasjonspoeng for publikasjoner med minst én forfatteradresse som viser til en annen institusjon. Dette kan også være en nasjonal institusjon som ikke benytter NVI. Helsesektoren gir 50 % tillegg i beregningen av publikasjonspoeng når publikasjoner har minst én forfatteradresse som viser til en utenlandsk institusjon. Krav til manuell registrering som følge av omstrukturering En post som er registrert i Frida, kan endres av alle forskere som er koplet til posten med fødselsnummer, og av superbrukeren til disse forskerne. I NVI må superbrukerne på institusjonene som innehar forskernes forfatteradresser også kunne endre postene, uavhengig av om forskerne er tilknyttet institusjonen eller ikke. Når en post registreres manuelt, bør dette derfor gjøres slik at den forsker/ superbruker som legger inn posten, registrerer hele posten og knytter opp alle forskere som er forfattere av publikasjonen. På denne måten får alle forskere tilgang til sine publikasjoner i NVI. Det er viktig at alle forfatteradressene knyttes til korrekt institusjonsenhet. Dette for å sikre at avdelingsbetegnelser mv. angis enhetlig. Dersom en post blir registret uten at alle forfattere er identifisert med fødselsnummer, eller uten at alle forfatteradressene er tilknyttet en institusjonsenhet, må superbruker på passende nivå kontaktes for å få oppdatert posten med denne opplysningen. I dagens Frida gjelder det at den første som registrerer en post, må søke opp de andre medforfatterne ved samme institusjon slik at alle blir knyttet til posten ved sin entydige identifikasjon, fødselsnummeret. Fødselsnummeret blir ikke vist i grensesnittet. Om en person i Frida er tilknyttet en post via sitt fødselsnummer, vises bare ved hjelp av fargekoder i skjermbildet. Bruk av fargekoder bør videreføres i NVI. Når dataene skal registreres felles i NVI, må den første som registrerer en post, søke opp alle medforfatterne som er tilknyttet institusjoner som benytter NVI. Dersom dette ikke blir gjort, må superbruker på passe nivå kontaktes. Det må finnes klare rutinebeskrivelser for hvordan dette fungerer. Manuelt registrerte poster legges gjerne inn av forskeren selv, av enkeltpersoner i avdelingen eller biblioteket. 18

19 Krav til importposter (fra ITAR) Når det gjelder importposter er situasjonen noe annerledes. Det er vanlig at institusjonene utfører denne importen sentralt. Superbrukerne ved en institusjon som er benyttet som forfatteradresse kan kople forskere (identifisert med fødselsnummer) til importposten, og med gode rutiner kan importen skje kun kort tid etter at postene er tilgjengelige i ITAR. Forskerne vil fra importtidspunktet være tilknyttet disse postene og kan gjøre endringer. I UH-sektoren har det vært vanlig at medforfattere som kommer fra andre institusjoner enn egen, legges inn med tilhørighet til ukjent institusjon. Dersom denne praksis fortsetter, vil imidlertid tilknytningen til andre nasjonale og utenlandske samarbeidsinstitusjoner bli liggende som tilknytning til ukjente steder. Finansieringssystemet i instituttsektoren gir økt uttelling for samarbeid med andre institusjoner, men finansieringssystemet i helsesektoren gir økt uttelling dersom publikasjonen inneholder minst én utenlandsk forfatteradresse. I sistnevnte kan det være samme forsker som både har oppgitt en forfatteradresse til et sykehus og til en utenlandsinstitusjon. Dette er minimumsløsninger for å tilfredsstille kravene i finansieringssystemene. For NVI som statistikkverktøy vil imidlertid minimumsløsningene ikke være tilstrekkelige. Arbeidsgruppa mener derfor at det skal stilles krav om komplette data i NVI, jf. kap Tilknytning til institusjon Ved registrering av publikasjoner er det viktig at koblingen mellom forfatter og publisert forfatteradresse blir registrert for alle forfatterne, også de utenfor de tre sektorene. Dette vil øke verdien av posten spesielt med tanke på å utarbeide statistikker over samarbeidende institusjoner. Se for øvrig diskusjon om sentral vs. lokal import, kap Det bør arbeides for at denne koblingen kan inngå i importen fra ISI (eller andre kilder). 4.5 GRENSEVERDIER/SPERRER VED MANUELL REGISTRERING Ved manuell registrering bør man bygge inn interne kontroller som vil redusere feil. Disse kontrollene kan benyttes til å varsle den som registrerer om uvanligheter eller man kan også i ekstreme tilfeller forhindre at registreringen blir lagret. Bruk av advarsler til den som registrerer er trolig det beste middelet for å sikre høy grad av korrekte data. Advarsler vil få registrator til å foreta en ekstra kontroll, men vil ikke være noen garanti for feilfri registrering. Det finnes allerede en del eksisterende kontroller i systemet som f.eks. at kun godkjente publiseringskanaler vil kvalifisere for publiseringspoeng. Registreringssystemet vil også på grunnlag av antall forfattere og institusjonstilhørighet og publikasjonsnivå fordele publiseringspoengene etter registreringene. For NVI må det også tas hensyn til indikatorer som inngår i instituttsektoren og helsesektorens finansieringssystemer, slik som samarbeidsfaktor for nasjonale/internasjonale forfatteradresser og antall forfatteradresser. 19

20 Grenseverdiene / sperrer vil være avhengig av publikasjonstype. En vitenskapelig monografi vil sannsynligvis ha et større omfang enn en artikkel i et tidsskrift. Her er noen forslag til grenseverdier: Omfang Vitenskapelig monografi: Nedre grense: mindre enn 70 sider Begrunnelse: En gjennomgang av vitenskapelige monografier i 2005, 2006 og 2007 viser at 18 publikasjoner med mindre enn 100 sider har vært registrert. Åtte av disse viser seg ved nærmere undersøkelser å være kapitler i vitenskapelige antologier som er feilregistrert som vitenskapelige monografier. Grenseverdien bør gå mellom kapittelet med flest sider (47s.) og monografien med færrest sider (74s.). Det foreslås en grense på 70 sider. Kapittel i vitenskapelig antologi: Nedre grense: mindre enn 3 sider. Begrunnelse: En gjennomgang av kapitler fra 2007 viser stor variasjon av omfanget på kapitler som gjør det vanskelig å sette en absolutt grense for denne publikasjonskategorien. Det er imidlertid enkelttilfeller av «abstracts» som er registrert som en artikkel. Ved å sette ett minstemål på 3 sider vil man kunne forhindre dette. Hensikten med å ha en nedre grense i denne kategorien er å kunne skille mellom «abstracts» og «paper» i conference paper. Vitenskapelige tidsskriftsartikler: Nedre grense: mindre enn 3 sider: Begrunnelse: Innen de fleste tidsskrifter vil en ha seksjoner som inneholder original artikler, debatt, bokanmeldelser, kommentarer mm. Stikkprøver av denne publiseringstypen viser at annet enn originalartikler blir registrert som vitenskapelige. En advarsel ved sideantall som er mindre enn 3 sider vil kunne bedre feilregistreringer innen denne kategorien. Utgave Vitenskapelig monografi: Hvis man registrerer f.eks. 2nd edition eller 3. utgave som en bibliografisk opplysning bør man bli opplyst om at denne publikasjonen vil ikke gi uttelling i tellekantsystemet. Ord i tittel I følge regelverket er det en del publikasjonstyper som ikke skal kunne regnes med i de tre nevnte kategorier. En kontroll av hvilke ord om benyttes i tittelfeltet ved manuell registrering vil kunne gi en ytterligere kvalitetskontroll. 20

21 Vitenskapelig monografi: Ved forekomster av «lærebok», «arbeidshefte», «innføring», «innledning», «håndbok», «ordbok» og «leksikon» (med tilsvarende begrep på andre språk) vil det kunne advares med om publikasjonen innfrir de krav som stilles til en vitenskapelig monografi. Alle disse tre begrepene finnes som tittelord i registreringer fra , men som ikke er rettet til andre forskere som målgruppe. Kapittel i vitenskapelig antologi: Forekomster av «forord» «etterord» eller «sammendrag» (med tilhørende oversettelser) i tittelfeltet kan utløse en advarsel til registrator på at disse dokumenttypene ikke gir uttelling. Vitenskapelige tidsskriftsartikler: Forekomster av «bokanmeldelse» bør utløse en advarsel. ISBN Ved gjennomgang av kapitler i vitenskapelige antologier for 2007 er ca. 20% ikke mulig å knytte til selve antologien. Dette skal kunne gjøres gjennom registrert ISBN, men ofte har en publikasjon trykt flere ISBN på kolofonsiden som kan virke forvirrende. Uten riktig ISBN på kapitlet er det svært vanskelig å verifisere dokumentet. Selve antologien skal være registrert i Bibsys bokbase (jfr. Brev fra KD ). 4.6 KODEVERK Fra helsesektoren er det uttrykt et sterkt ønske om å kode alle medisinske og helsefaglige publikasjoner i henhold til et internasjonalt kodeverk utviklet i Storbritannia: Health Research Classification System (HRCS, Hensikten fra helsesektorens side er å skaffe en bedre oversikt over kunnskapsgrunnlaget fordelt etter ulike temaer. HRCS, som er et todimensjonalt kodeverk, ønskes anvendt både på tidsskriftnivå og på de enkelte publikasjonene. Det første krever en prekoding av tidsskriftene. Det andre krever nye felt for HRCS-koder i postene, med nedtrekkslister. Da medisinske/helsefaglige artikler også publiseres i generelle/tverrfaglige tidsskrifter vil kodefeltet måtte være til stede i alle poster, uavhengig av om det er relevant eller ikke. Kodesystemet er svært viktig for å gi god styringsinformasjon i helsesektoren. Det skal i NVI være et obligatorisk felt for registrering av fagkode på publikasjoner, ikke bare på kanaler. Det er særlig behov for dette i forbindelse med vitenskapelige monografier og vitenskapelige antologier fordi forlag (som kanaler) ikke kan faginndeles. Dessuten kan det være behov for faginndeling av artikler i vitenskapelige tidsskrifter som rommer mer enn en av fagkategoriene og forskningskategoriene som inngår i Health Research Classification System. Fagklassifiseringen på publikasjonsnivå må skje ved registrering, f.eks. før monografien eller poster tilknyttet antologien kan godkjennes for rapportering. Formålet med fagklassifiseringen er generelle statistikkbehov på institusjonsnivå eller mer overordnet, og særskilte statistikkbehov, for eksempel i forbindelse med at man følger opp nivåinndelingen av kanaler på fagrådsnivå og i det sentrale publiseringsutvalget. 21

22 4.7 TILTAK FOR ØKT IMPORTANDEL De mest aktuelle tiltakene er beskrevet under: Bokprosjektet: Bibliografiske data om bøker og bokkapitler (ISBN-titler) fra BIBSYS Bøker og bokkapitler har til nå vært manuelt registrert i Frida og Forskdok, og har dermed representert en særlig utfordring i kvalitetssikringen. Som påvist av Sigbjørn Hernes (for eksempel i Publiseringspoeng og referansekvalitet, Forskerforum 6/2007), er de rapporterte dataene om vitenskapelige monografier preget av mye feil, selv om andelen poster med feil har gått markant ned over tid. Data om bøker i import fra en bibliografisk kilde vil bidra til ytterligere kvalitetsforbedring av rapporteringen, og lette kvalitetssikringen betydelig. Det har gjennom flere år vært forsøkt å etablere et system for å registrere og eksportere bokdata fra BIBSYS på et format som er egnet for finansieringssystemet i UH-sektoren. NSD har i 2009 drevet dette som et eget prosjekt, kalt bokprosjektet med fokus på en revisjon av arbeidet med bokimporter. I løpet av revisjonsperioden har det blant annet kommet frem manglende presisjon i importgrensesnittet i ITAR, og testarbeidet alene har ført til store forbedringer. Basert på en konkret tiltaksliste 6 med forbedringer rundt import av bøker, tas det sikte på å fortsette arbeidet med bokimporter i Det må imidlertid understrekes at bokprosjektet ikke vil fjerne behovet for manuell registrering av bøker og bokkapitler. For eksempel er det ikke realistisk at alle bøker utgitt på utenlandske forlag vil bli fanget opp tidsnok til å komme med i importen. Mange av instituttene benytter ikke BIBSYS som biblioteksystem, og bokpublikasjoner fra disse vil i første omgang falle utenfor importen. Redusert behandlingstid av importdata i ITAR (importtjeneste og autoritetsregistre) NSD (på oppdrag fra KD) er systemeier av ITAR og den tilhørende fellestjenesten. Gjennom en egen driftsavtale NSD har med UIST reguleres utvikling og videreutvikling av den tekniske importen. Fellestjenesten oppdaterer og vedlikeholder autoritetsregistrene for publikasjonskanaler, og tilrettelegger data fra bibliografiske kilder for import i Frida og Forskdok. Spørsmålet er om det vil være mulig å redusere behandlingstiden i ITAR, slik at importdataene raskere tilgjengeliggjøres i NVI etter at de er levert fra de bibliografiske kildene. ITAR er nærmere beskrevet i vedlegg 2 sammen med noen sentrale forbedringspunkter for tilpasning til NVI-systemet. Når nye institusjoner tar i bruk NVI er det viktig at man ser over mappingtabellen hvor de tekstlige institusjonsnavnene er knyttet til et institusjonsnummer slik at tidligere mappinger blir korrekte. Tabellen heter i Itar: imp_institusjon. Indeksering av flere tidsskrifter i Norart Norart er en database som indekserer norske og nordiske tidsskrifter. Den driftes av Nasjonalbiblioteket. Kunnskapsdepartementet har en avtale med Norart om leveranse av data til UH-sektorens finansieringssystem. Spørsmålet er om Norart kunne indeksert flere tidsskrifter for å øke dekningsgraden på de norske og nordiske tidsskriftene som ikke indekseres av ISI. NVI-organet 6 Et viktig resultat av revisjonen har vært at mangelfulle data ikke bare skyldes tekniske forhold, men tilskrives også for lite kunnskap om registreringen av bøker som skal inngå i finansieringssystemet på institusjonene. Rapport om bokprosjektet er tilgjengelig på dbh.nsd.uib.no 22

23 må følge opp oppgaven med å ajourføre lista over tidsskrifter indeksert av Norart, ut fra dokumenterte behov i de tre sektorene. Raskere leveranse av importdata fra ISI/Scopus Kunnskapsdepartementet har i dag en avtale med ISI Thomson om levering av bibliografiske data om norske artikler. Avtalen blir forlenget for 2010, og KD vil neste år også kjøpe data fra den andre leverandøren på dette markedet, Scopus. Sammenlikning av de to leverandørene skal gi grunnlag for å forberede et anbud om leveranse av data til NVI fra og med Erfaringen med ISI så langt er at en uforholdsmessig stor andel av dataene blir levert mot slutten av året. Evnen til å levere data raskt vil være et av momentene som må vektlegges i konkurransen mellom ISI og Scopus. Videre vil importdataene kunne utnyttes mye mer effektivt om dataene leveres med den direkte kopling mellom forfatter og adresse(r). Tiltakene som kan bidra til å øke importandelen ligger utenfor NVI som teknisk system. Spørsmålet blir da hvilken rolle organet for NVI skal tildeles i arbeidet med å øke andelen data om vitenskapelige publikasjoner fra bibliografiske kilder. Gruppa anbefaler at den tekniske løsningen for ITAR som i dag driftes av USIT integreres i NVI, og at videreutvikling og drift av importtjenesten i ITAR prioriteres sterkere enn i dag. NVI bør videre følge opp kvaliteten på leveransene fra de bibliografiske kildene løpende. Uansett bør det ikke ta lang tid fra data er registrert i bibliografiske kilder som ISI mv. til de er tilgjengelige i NVI. 4.8 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE NVI skal operere med felles frister for registrering, kvalitetssikring og rapportering i de tre sektorene: - 1. februar for registrering (særlig viktig for manuell registrering) februar for kvalitetssikring og godkjenning - 1. mars for rapportering Ved registrering av publikasjoner skal ikke ansettelsesforhold benyttes, men forfatteradressene angitt på publikasjonene skal vise til institusjoner og institusjonsenheter Det skal være fullstendighet i data om vitenskapelige publikasjoner fra de tre sektorene. Gruppa anbefaler at NVI-organet er ansvarlig for importen fra bibliografiske kilder, ut fra hensyn både til høy datakvalitet på tellende data og fullstendighet i data. Det skal etableres et tvisteorgan for behandling av saker hvor institusjonene ikke blir enige om hvordan en post skal rapporteres. Felles kjøreregler, inkl. frister og prosedyrer for tvisteorganet nedfelles i rapporteringsspesifikasjonene for hver sektor. Det må lages nye rapporter i NVI som fanger opp poster med bidrag som ikke er godkjent innen fristen 21.februar. Status for posten bør gå klart fram i NVI: ikke godkjent, delvis godkjent, godkjent av alle forfatterinstitusjoner. Sentral dublettkontroll i NVI skal bli bedre, bl.a. med testing mot flere parametre. Det skal utarbeides et sett med grenseverdier og sperrer som i størst mulig grad skal forhindre feil ved manuell registrering av bøker og bokkapitler. Det skal utvikles kontrollrapporter som beregner publikasjonspoeng underveis i rapporteringsprosessen. 23

24 Det skal utvikles rapporter for avlevering av data per 1.mars i henhold til rapporteringsspesifikasjonene i hver av de tre sektorene. Rapporten skal fryses og lagres for fullstendig sporbarhet. NVI skal inneholde felter med nedtrekkslister for verdiene i det medisinske og helsefaglige forskningsklassifiseringssystemet HRCS (Health Research Classification System). 5. ÅPEN TILGANG Regjeringen ser i forskingsmeldingen Klima for forskning St.meld.nr. xx ( ) etableringen av NVI som et sentralt virkemiddel for å øke andelen åpent tilgjengelige vitenskapelige artikler. I NVI-prosjektet er det en egen arbeidsgruppe for organisering og finansiering av NVI. Denne gruppa vil foreslå at NVI-organet tillegges et nasjonalt ansvar for arbeidet med åpen tilgang. Bl.a. vil åpen tilgang defineres som ett av formålene for NVI-organet. Det vil sikre styreoppmerksomhet på denne oppgaven, og organet må bemannes for å kunne løse oppgaven i den daglige driften. Arbeidsgruppa for kravspesifikasjon NVI støtter at ansvaret for åpen tilgang forankres i formålsparagraf og styre for NVI-organet, og mener dette er viktig for at arbeidet med åpen tilgang skal få den nødvendige tyngde. I dette kapitlet fremmes noen konkrete krav til NVI på området åpen tilgang, samt noen forslag til noen oppgaver NVI-organet bør fokusere på i det videre arbeidet. 5.1 INTEGRERING MOT ÅPNE ARKIVER Frida inneholder i dag en avleveringstjeneste til de åpne arkivene. Denne funksjonaliteten ble innført for at forskeren skal slippe å forholde seg til flere systemer når data skal registreres. I denne forbindelse er det også utviklet en generell spørrefunksjonalitet slik at institusjonen selv bestemmer hvilke spørsmål forskeren må besvare før dokumenter avleveres til det åpne arkivet. Informasjon fra SHERPA/RoMEO ( hentes også dynamisk og vises i Frida i forbindelse med spørsmålene. Nettstedet Sherpa/Romeo som driftes av University of Nottingham, antas å ha den mest komplette oversikt over forlagenes retningslinjer for selvarkivering I dag vises informasjon fra Sherpa Romeo bare under avlevering til fulltekstarkivet. Det er ønskelig å vise denne type informasjon for publiseringskanalen med mer på et tidligere tidspunkt som for eksempel rett etter registrering av posten. En lenke direkte til informasjon om det aktuelle tidsskriftet kunne for eksempel vises. Eventuelt kan tidsskriftets status i Sherpa Romeo inkluderes i opplysningene om tidsskriftet i autoritetsregisteret over tidsskrifter. Denne opplysningen må i så fall jevnlig oppdateres. Det kan stilles spørsmål ved om kvaliteten på Sherpa Romeo-registeret er god nok til at dette kan brukes som en autoritativ kilde for tidsskriftenes rettighetspolitikk. Vitenskapelige fulltekstdokumenter kan leveres til Frida: 24

25 Metadata (tittel, forfatter osv) blir registrert i Frida, og fulltekstdokumentet lastes inn i Frida. Deretter blir dokumentet med relevante metadata automatisk overført til det respektive universitets fulltekstdatabase. Fulltekstdokumentet i Frida slettes. En generell løsning for lenke fra Frida til dokumenter i de åpne arkivene er implementert. Tilbakeføring av informasjon fra de åpne arkivsystemene går via NORA. I dag kan man fra Frida levere fulltekstdokumenter til følgende arkiver: DIVA (NTNU), DUO (Universitetet i Oslo), ODA (Høgskolen i Oslo) og Munin (Universitetet i Tromsø). Universitetet i Bergen jobber med å få på plass integrasjonen med Bora. Det kan konkluderes med at Frida tilfredsstiller kravet om integrering mot åpne arkiver, ved at det finnes funksjonalitet både for innlevering og gjenfinning av fulltekstdokumenter, se vedlegg 2, 3 og VIDEREKOPLING MOT FULLTEKST Når det gjelder aksess til tidsskrifter som er elektronisk tilgjengelig, har man tatt i bruk DOI og tilsvarende. DOI (digital object identifier) er en id som entydig identifiserer selve artikkelen. Dog vil bare maskiner tilknyttet for eksempel universitetenes IP-nummerserier ha rettigheter og tilgang til fullteksten med mindre arkivene er åpne og gratis for alle. Mange DOI er gir tilgang til sammendraget av artikkelen fritt for alle, men det er stor variasjon i utgivernes praksis. I tilknytning til sammendraget er som regel all relevant informasjon for uttelling i finansieringssystemene oppgitt, som for eksempel artikkelens forfattere og forfatteradresser, se vedlegg 5. Enkel tilgang til denne informasjonen for eksempel via DOI er essensielt for effektiv kvalitetskontroll av postene. Igjen utgjør det manuelt registrerte materialet en utfordring. I den grad publikasjonen finnes elektronisk, må DOI legges inn manuelt av registrator. 25

26 Figur 5.1: Dataflyt: Fra bibliografiske kilder via NVI tilgjengelig for verden Funksjonaliteten beskrevet under dette punktet, vil også ivaretas i NVI. Arbeidet fremover bør konsentrere seg om å ta mulighetene i bruk. Det er viktig for helsesektoren er vitenskapelige artikler er identifisert med PubMednummer, og at NVI inneholder lenke til fulltekstversjoner via PubMed. PubMed inneholder en økende andel artikler med åpen tilgang gjennom PubMed Central. 5.3 NVI SOM VERKTØY FOR Å ØKE ANDELEN ÅPENT TILGJENGELIGE ARTIKLER Arbeidsgruppa foreslår at NORA som teknisk system integreres i NVI. Skal en større andel av norske vitenskapelige artikler bli åpent tilgjengelige, må veien etter gruppas mening gå om automatisert rettighetsavklaring. Det å bygge opp støtteapparater for rettighetsavklaring i institusjonene, eller sentralt i NVI, er en ressurskrevende og lite realistisk løsning. Rettigheter til manuell registrering bør heller søkers integrert i lisenser/kontrakter med forlagene om tidsskriftabonnementer. Gruppa har også diskutert muligheten for å etablere felles åpent arkiv for de institusjonene som ikke har det i dag. Spørsmålet blir da om NORA eller NVI også skal inneholde en arkivfunksjon, eller om slike løsninger må etableres utenfor NVI. Det samme gjelder diskusjon om etablering av dark archives, dvs. arkiver hvor postprint-versjoner av vitenskapelige artikler kan lagres uten å synliggjøres, i påvente av endrede betingelser for egenarkivering. 26

27 Etableringen av et felles arkiv kan være et svært kraftig tiltak for å øke andelen åpent tilgjengelige artikler. Ideen om at dette arkivet i utgangpunktet er forfatternes personlige arkiv (lukket for alle andre) er svært god fordi det gjør at forfatteren er trygg på at han/hun ikke bryter noen copyright ved å laste opp dokumenter hit. Dersom det viser seg på et senere tidspunkt at dokumentet kan tilgjengeliggjøres (enten at forskeren selv finner ut av dette, eller gjennom felles avtaler) finnes den elektroniske versjonen allerede i arkivet. På den annen side er det slik at mange av utgiverne ikke tillater lagring av artikler i annet enn institusjonsarkiv eller personlige hjemmesider. Kun ett samlearkiv knyttet til NVI kan redusere antallet artikler som lar seg arkivere åpent tilgjengelig. Arbeidsgruppa vil anbefale at NVI utreder mulighetene for felles arkivløsninger, inkludert dark archives, og løsninger for institusjoner som i dag mangler åpne arkiver, for eksempel flere av de mindre instituttene. Det er neppe naturlig at NVI-organet selv gjennomfører forhandlinger om kontraktsvilkår for abonnementer med forlagene. Denne oppgaven bør etter gruppas mening stadig ligge hos ABM-utvikling på vegne av institusjonene, evt. at institusjonene selv går sammen om å forhandle. På den annen side bør NVI ha kompetanse på, og delta i slike forhandlingsprosesser, for i størst mulig grad å sikre at rettigheter til egenarkivering blir omfattet av nye lisenser/avtaler som inngås. De ulike institusjonelle arkivene bør ha lenke tilbake til NVI. Brukere som leverer inn fulltekstdokumenter via NVI bør få en e-postkvittering om at dokumentet er mottatt av arkivet. Videre bør det vurderes om flere bibliografiske data enn i dag skal følge med fullteksten ved innlevering via NVI. 5.4 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE NVI skal inneholde funksjonalitet for innlevering av fulltekstdokumenter til institusjonelle åpne arkiver. NVI skal inneholde funksjonalitet for viderekopling til fulltekstdokumenter (både i åpne arkiver, og til elektroniske tidsskrifter), inkludert PubMed NORAs funksjonalitet som portal for norske åpne arkiver skal integreres i NVI NVI skal ha kompetanse på, og delta i nasjonale forhandlinger med forlagene om lisenser/abonnementer, for om mulig å sikre at automatisk rett til egenarkivering omfattes av avtalene. 6. DATAUTVEKSLING Gruppas mandat på punktet om datautveksling sier følgende: Gruppa skal utarbeide et sett med krav som muliggjør utveksling av data i sanntid med systemer som inneholder og/eller trenger publikasjonsdata. Det kan være systemer som: - biblioteksystemer 27

28 - Forskningsrådets og RHFenes systemer for prosjektsøknader og rapportering - administrative systemer ved institusjonene - åpne arkiver - de regionale forskningsetiske komiteenes systemer Arbeidsgruppas mandat gjelder utveksling av data i sanntid som skiller seg fra import og eksportrutiner som ikke foregår i sanntid. Viktige import og eksportrutiner er likevel kort omtalt. Det er veletablerte standarder for utveksling av data mellom systemer over Internett, ofte omtalt som web services. Dette er en teknologi utviklet for utveksling av data direkte mellom systemer, uten arbeidskrevende import- og eksportfunksjoner. Tilrettelegging gjennom web services vil støtte opp under muligheten for integrasjon med institusjons eller sektorbaserte systemløsninger. Hvilke systemer og type data man skal integrere mot, vil være noe som kan endres etter som nye behov dukker opp i fremtiden. NVI må derfor utvikles slik at utveksling mot andre systemer er mulig og enkelt. Mange av bruksområdene for web services vil behandles i andre arbeidsgrupper, herunder personpresentasjoner (CV), prosjekter, forskningsgrupper, forskingssentre med mer. I forhold til NVI er web service for uthenting av informasjon om publikasjoner basert på identifikatorer for personer, institusjoner og publikasjoner mest aktuelt. Slike data kan for eksempel benyttes til visning på institusjonens egne nettsider og til andre formål. For helsesektoren er det ønskelig at NVI har registrert PubMed nummer for alle publikasjoner som er registrert i PubMed. Dette vil øke brukbarheten av tjenestene for helsesektoren og sikre muligheten for integrasjon med øvrige systemer. 6.1 BIBLIOTEKSYSTEMER NVI må innfri krav til eksterne nett-tjenester ved å støtte standardprotokoller som sikrer åpenhet og fleksibilitet. For å stimulere til økt bruk av NVI må innholdet gjøres tilgjengelig for andre nettjenester som BIBSYS Ask. 6.2 FORSKNINGSRÅDETS OG RHFENES SYSTEMER FOR PROSJEKTSØKNADER OG RAPPORTERING NVI må tilrettelegges slik at det blir mulig med utveksling av data med Norges forskningsrådets og RHFenes systemer for prosjektsøknader og rapportering, samt de forskningsetiske komiteers nasjonale prosjektregister. Utveksling med disse systemene bør gjøres ved hjelp av web services. Ulike protokoller som skal støttes må undersøkes nærmere i hvert enkelt tilfelle med de systemer som det skal utveksles informasjon med. Som et minimum skal SOAP, UDDI, WSDL støttes. Når det gjelder tjenester som oppdaterer data i NVI, ser man ikke dette for seg dette når det gjelder registrering av publikasjoner eller grunnlagsdataene for disse. Kompleksiteten i datastrukturen i 28

29 NVI setter strenge krav til data integritet og sporbarhet. I noen tilfelles kan det vurderes å legges til supplerende informasjon som for eksempel tilbakelenking til åpne arkiv eller prosjektrapporter hvor publikasjoner inngår o.l. 6.3 ADMINISTRATIVE SYSTEMER Når det gjelder administrative systemer ved institusjonene bør dataoverføring kunne gjennomføres både ved bruk av import- og eksportrutiner, og web-services. Systemet for registrering av publiseringsaktivitet vil ofte inngå som en integrert del av administrative systemer og systemer knyttet til informasjonsvirksomheten. Fordi NVI ikke vil kunne tilpasses alle de ulike institusjonenes spesifikke behov rundt publiseringsdokumentasjon må det legges til rette for at data fra NVI kan integreres i institusjonenes egne systemer. NVI bør derfor ha et grensesnitt/api som gjør det mulig for institusjoner å bygge sin egen applikasjon oppå NVI. Først da vil man sikre full fleksibilitet og for eksempel bygge opp en egen datastruktur med publikasjoner, prosjekter, kategoriseringer, indikatorberegning etc. I tillegg kan data fra personal og IT-systemer benyttes for overføring av liste over autoriserte brukere (med fødselsnummer eller erstatningsnummer for utenlandske statsborgere uten norsk fødselsnummer), og dette må foregå regelmessig for å holde NVI oppdatert. I NVI-rapporten pekes det spesielt på at institusjonene bør stå fritt til å velge hvor de henter grunnlagsdataene fra som skal inngå i hver institusjons autorisasjonsliste for brukere som kan registrere data på vegne av institusjonen. Vanlige datakilder vil være personalsystem, IT-system o.a. Viktige opplysninger som må importeres er standardiserte betegnelser på institusjoner (norsk og engelsk) og underliggende enheter. I tillegg må fødselsnummer, navn, kjønn og alder som et minimum importeres for de brukerne som skal være tilknyttet institusjonen. Navn på institusjoner og enheter importeres for å få en enhetlig måte å skrive enhetsnavnene. Dagens Frida er tilrettelagt med en importfunksjonalitet overføring av autoriserte brukere. Importformatet er beskrevet på følgende nettside: På dette punktet kreves det en del endringer for å ivareta nye krav i NVI. I NVI-rapporten ble det anbefalt at det ble utarbeidet en forskrift til 2 i Lov om offisiell statistikk og Statistisk Sentralbyrå for å sikre at samtlige institusjoner får plikt til å gi bibliografiske referanser og opplysning om institusjonstilknytning som er nødvendige for å sikre funksjonaliteten til Norsk vitenskapsindeks. Gjennom den brede høringsrunden kom det frem at NVI likevel ikke kan hjemles i statistikkloven da NVI er å betrakte som et dokumentasjonsregister mer enn et statistikkregister. Arbeidsgruppa har diskutert å bruke arbeidsgiver-arbeidstakerregisteret (AA-registeret) som kilde for fødselsnummer i NVI. Registeret forvaltes av NAV og det inneholder en kobling mellom organisasjonsnummer og fødselsnummer. Arbeidsgiverne har frist for å melde inn arbeidsforhold over 4 timers varighet per innen fredagen i uka arbeidstaker tiltrer. Dette registeret kunne muligens vært brukt som kilde for å: 1) omgå problemet med at enkelte institusjoner kan nekte eller ikke klarer å avlevering av fødselsnumre til NVI, 2) slippe å gjennomføre arbeidskrevende datauttrekk 29

30 fra de mange forskjellige personalsystemer, IT-systemer o.a. ved alle institusjoner som skal ta i bruk NVI. Det er mao. også et kostnadsperspektiv i dette, 3) vi får unikt identifisert forfattere også ved norske institusjoner som ikke benytter NVI. Det første problemet skal imidlertid være løst gjennom forslag om å fastsette i egen lov avleveringsplikt for fødselsnummer fra alle NVI-institusjoner. Arbeidsgruppa anser likevel AA-registeret som en interessant kilde for fødselsnumre, og ber NVIorganet vurdere mulig framtidig bruk. En innlemming av helsesektoren, instituttsektoren og Forskdok-institusjoner fra Uh-sektoren i NVI, vil mangedoble antallet personer systemet potensielt må importere opplysninger om. Imidlertid er det slik at langt fra alle personer tilknyttet virksomheter i de tre sektorene har forskning i sine oppgaver. En hensiktsmessig løsning for nye institusjoner, kan være å avgi data om de personene som antas å publisere, evt. er kjent at har publisert. Det vil også kunne gjelde gjesteforskere, studenter og andre som publiserer fra institusjon uten å ha vært ansatt. Dette vil være en større jobb ved oppstart av NVI, men etter det første bruksåret vil jobben bestå i å supplere med nye forskere som publiserer med institusjonen som adresse. Slik kan et register over forskere ved institusjonen akkumuleres over tid. NVI vil være et kumulativt system, i den forstand at en person som er identifisert med fødselsnummer en gang, vil forbli liggende i systemet. For små institusjoner med veldig få forskere kan det være unødvendig å importere opplysninger om forskere og brukere. Det er derfor utviklet et grensesnitt i Frida slik at personer, ansettelser og eventuelle andre former for stedtilknytninger m.m. kan registreres manuelt. Dette brukergrensesnittet anbefales videreført i NVI, men må oppdateres i samsvar med ny funksjonalitet i NVI, herunder at det ikke er påkrevd å fylle ut feltene om ansettelse. 6.4 ÅPNE ARKIV Det er laget et grensesnitt for innlevering til de åpne institusjonelle arkivene. Dette skal videreføres i NVI og er beskrevet nærmere i avsnittet om åpen tilgang 6.5 DE REGIONALE FORSKNINGSETISKE KOMITEENES SYSTEMER (SPREK) Helseforskningsloven trådde i kraft 1. juli Loven regulerer forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger. De regionale komiteene for forskningsetikk saksbehandler og godkjenner alle forskningsprosjekter innenfor lovens virkeområde før oppstart. Iht. helseforskningsloven fører komiteene en offentlig fortegnelse over forskningsprosjekter og forskningsbiobanker. Komiteene ivaretar omfattende og oppdaterte opplysninger om godkjente forskningsprosjekter, søknader og sluttmeldinger fra disse. Prosjektregisteret er nasjonalt og prosjekter kan identifiseres unikt. I tillegg til krav iht. nasjonal lovgivning krever den internasjonale redaktørforeningen for biomedisinske tidsskrift (ICMJE) 7 dokumentasjon på forskningsetisk forhåndsgodkjenning før

31 publisering av vitenskapelige artikler. Koblingen mellom godkjente prosjekter og publikasjoner kan således tjene som et viktig redskap for å synliggjøre det forskningsetiske grunnlaget, og kan være et godt virkemiddel for institusjonene i arbeidet med å dokumentere dette som et ledd i internkontrollarbeidet. 6.6 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE NVI skal tilrettelegge for bruk av web services primært for utveksling av informasjon om publikasjoner i sanntid. Innholdet i NVI skal også gjøres tilgjengelig for: - Biblioteksystemer (BIBSYS Ask) - Utveksling med forskningsrådets og de regionale helseforetakenes systemer for prosjektsøknader og rapportering. - De regionale forskningsetiske komiteenes system (SPREK) - Interne systemer ved institusjonene (administrative system, rapporeringsverktøy, nettsider) Institusjonene skal avlevere opplysninger om personer og steder. Institusjonene bør stå fritt til å velge hvor de henter grunnlagsdataene fra som skal inngå i hver institusjons autorisasjonsliste. Vanlige datakilder vil være personalsystem, IT-system, samt manuell supplering av gjesteforskere. Publikasjonene skal presenteres i internasjonale forskningsportaler der hvor det er mulig. 7. NVI SOM STATISTIKKVERKTØY NVI som statistikkverktøy bør legge til grunn åpenhet som bærende prinsipp. All statistikk i systemet bør være tilgjengelig for alle brukere. Det innebærer at NVI ikke skal inneholde statistikk på individnivå, utover at systemet må kunne generere publikasjonslister for enkeltforskere. Systemet skal ikke sammenlikne og rangere enkeltforskere. Et annet bærende prinsipp bør være fullstendighet i data. Det går ikke bare på å dekke all vitenskapelig publisering i de tre sektorene, men også å registrere all relevant informasjon på den enkelte post. For eksempel bør ambisjonen for NVI være å knytte også alle forfattere utenfor de tre sektorene opp mot adresse på institusjonsnivå. Det vil muliggjøre en helt annen oversikt over sampubliseringsmønstre enn det som er tilfelle i Frida i dag. Arbeidsgruppas mandat inneholder tre hovedkrav til NVI som statistikkverktøy: Gruppa skal utarbeide et sett med krav til statistikkfunksjoner som bl.a. muliggjør: - enkelt søk på alle informasjonselementer - visning av statistikk for nøkkeltall - uttak av data for analyseformål 31

32 Hvert av disse kravene behandles etter tur under. 7.1 ENKELT SØK PÅ ALLE INFORMASJONSELEMENTER Søket i forskningsresultatmodulen i Frida er inndelt i et enkelt og et avansert søkegrensesnitt. Det enkle søket er på publikasjonstittel, forfatter/person og publiseringsår. I det avanserte søkegrensesnittet er det i tillegg mulig å søke på følgende informasjonselementer: - Rapporterte/rapporteringsverdige poster - Organisatoriske enheter - Kategori (dvs. type publikasjon: tidsskriftsartikkel m. underkategorier, bok m. underkategorier osv.) - Publiseringsspråk - Vitenskapsdisiplin (norske vitenskapsdisipliner) - Emner (både predefinerte og egendefinerte emneord) - Tidsskrift (navn/issn) - Forlag (navn/forlagskode) - ISBN - Nivå på publiseringskanal (0,1,2) Videre er det mulig å definere antall treff per side, fra 10 til I NVI bør det i tillegg utvikles følgende søkemuligheter: - Søk på sektor: Det at to nye sektorer tar i bruk systemet, skaper behov for å kunne gjøre sektorspesifikke søk. - Søk på organisatoriske enheter må utvides og tilpasses organisasjonsstrukturen i de nye sektorene som tar NVI i bruk. Det kan også være aktuelt å definere søke på ulike grupperinger av institusjoner innenfor hver sektor, som for eksempel institusjonskategori i UH-sektoren (universitet, vitenskapelig høgskole, statlig høgskole, privat høgskole), eller fordelingsarenaene i instituttsektoren (samfunnsvitenskapelige, teknisk-industrielle, miljø, primærnæringsinstitutter), for helsesektoren (universitetssykehus, lokalsykehus) - Søk på første- og sisteforfatter: I flere fagområder er første- eller sisteforfatter hovedbidragsyter til arbeidet. NVI bør derfor inneholde muligheten til å søke også på den første og den siste i forfatterrekken. - Søk på nye klassifiseringssystemer/kodeverk, som HRCS, jf. kap Søk på nye nivåer på publiseringskanal (2A) Det bør være mulighet til å eksportere fullstendige rapporter/trefflister til fil for å muliggjøre egne analyser av store datasett, men det må vurderes om dette kan komme i konflikt med bruken av individdata. Til brukergrensesnittet er det et krav om at det er mulig å ha flere søkevinduer åpne samtidig, og at det er mulig å benytte tilbakeknappen i nettleseren for å redefinere søk osv. 32

33 7.2 VISNING AV STATISTIKK FOR NØKKELTALL Statistikkvisningen i NVI vil nødvendigvis måtte dublere publiseringsstatistikken for UH-sektoren i DBH. Det er foreløpig uavklart hvilke instanser som skal samle den aggregerte publiseringsstatistikken for institutt- og helsesektor, dvs. være disse sektorenes DBH. Arbeidsgruppa mener det er viktig uavhengig av hvilke løsninger som måtte velge for aggregering av statistikk fra disse sektorene at NVI som kildesystem er heldekkende på publiseringsstatistikk i de tre sektorene. Overlapp med DBH og eventuelle andre instanser behøver ikke være noen svakhet, snarere tvert i mot, ved at ulike organer kan rendyrke sine roller og tilføre merverdi med utgangspunkt i det samme datagrunnlaget. DBH vil kunne innta en datavarehusfunksjon for UHsektoren ved at det er mulig å se data fra ulike rapporteringsområder i sammenheng, for eksempel økonomidata og publiseringsdata. NVI bør i sin statistikk kunne gå mer i dybden på publiseringsdataene enn det DBH gjør i dag. Prinsippet om åpenhet i statistikken tilsier at en hver aggregert sum av publikasjonspoeng og antall publikasjoner bør være klikkbar ned til en liste over publikasjonene som ligger bak poengsummene. Videre bør det tilrettelegges for grafiske framstillinger av statistikken. Prinsippet om fullstendighet i data tilsier at publiseringsstatistikken organisert etter alle de tre inngangene beskrevet under også bør inneholde mulighet til å generere oversikter over sampublisering basert på adresseinformasjonen i postene. Sampubliseringsstatistikken bør kunne aggregeres på land, og splittes på institusjoner. For all statistikk bør det bygges opp tidsserier. Det bør være flere ulike innganger til publiseringsstatistikk i NVI: - Institusjoner og underenheter - Fagområdene, inkludert HRCS og evt. andre - Publiseringskanalene Ved søk på institusjoner og underenheter: Det bør være mulig å vise publiseringsstatistikk brutt ned på sektor, grupperinger av institusjoner innenfor sektorene, institusjoner og underenheter ned til laveste organisatoriske nivå. I noen tilfeller kan det være benyttet forfatteradresse som ikke viser til en organisatorisk enhet, men for eksempel til en forskergruppe. Det vil i slike tilfeller være naturlig å knytte forfatteren til nærmeste organisatoriske enhet på nivået over. Statistikken bør, i likhet med eksisterende visninger i DBH, være splittet på publiseringspoeng og antall publikasjoner. Publiseringspoengene bør framkomme per publikasjonsform og kvalitetsnivå, og der bør framgå antall forfatter- og adresseandeler bak de aggregerte summene. Antall publikasjoner bør også være fordelt på publikasjonsform og kvalitetsnivå. Det må være mulig å sammenlikne utviklingen over tid. For publikasjoner som er et resultat av sampublisering mellom sektorene skal publikasjonspoeng for hver sektor vises, jf. forskjellene i poengberegningen mellom sektorene. 33

34 Fagområdene: I NVI bør det være mulig å sammenlikne publiseringen i ulike fagområder, og innenfor samme fagområde, over tid. I autoritetsregisteret over publiseringskanaler er kanalene inndelt etter fagområder og vitenskapsdisipliner. Disse kodingene bør utgjøre grunnlaget for fagområdebasert publiseringsstatistikk i NVI. Den fagområdebaserte statistikken bør organiseres etter de samme variablene som statistikk basert på organisasjonshierarkiet. I tillegg bør organisasjonshierarkiet i seg selv integreres i fagområdestatistikken, slik at det blir mulig å se hvilke sektorer, institusjoner og organisasjonsenheter som bidrar til publiseringen innen de enkelte fagområdene. Innen hvert fagområde bør det også legge stil rette for tabeller over publikasjonspoeng og antall publikasjoner per publiseringskanal, jf. punktet under. Publiseringskanalene: Det bør være mulig å få fram frekvenstabeller over publiseringspoeng og antall publikasjoner per tidsskrift og forlag. Tabellene bør kunne organiseres etter institusjoner og underliggende enheter samt etter fagområder, inkl. HRCS og evt. andre. Statistikk fra de bibliografiske kildene Det må avklares i anbudsrunden forut for kjøp av bibliografiske data til NVI hvilke muligheter for å gjenbruke statistikk fra de bibliografiske kildene i NVI til en pris som er akseptabel. Det kan for eksempel dreie seg om siteringsstatistikk. Statistikk om åpen tilgang Jf. også eget punkt om åpen tilgang for omtale av generelle krav til NVI på dette området. NVI bør kunne generere statistikk over hvor stor andel av artiklene som finnes i åpne arkiver, fordelt på organisasjonshierarkiet, fagområder og publiseringskanaler. Videre bør nedlastingsstatistikk for den enkelte artikkel i åpne arkiver være lett tilgjengelig i NVI. Det er viktig at den enkelte forsker skal kunne følge med på bruken av de egenarkiverte artiklene. Nedlastingsstatistikken bør fordeles på geografisk område (land). Eksport til andre systemer NVI-systemet bør være et åpent og fleksibelt system for eksport av statistikk om publisering. Andre FoU-statistikkaktører, som NSD, SSB og NIFU STEP, bør kunne få data om publiseringsstatistikk fra NVI, avhengig av deres roller som mottakere av rapporteringsdata fra en eller flere sektorer og leverandører av data til finansieringssystemene. NVI-systemet må legge til rette for utveksling av relevante data innenfor de lover og regler som gjelder for personvern. 7.3 UTTAK AV DATA FOR ANALYSEFORMÅL Åpenhet innebærer også at det bør være mulig å laste ned publiseringsdata fra NVI til brukernes egendefinerte analyseformål. Systemet bør tilrettelegge for uttak av data i ulike formater, for eksempel Excel og XML. Datauttak til analyse skal ikke omfatte individdata, utenom de ordinære publikasjonslistene som kan genereres per forfatter i systemet, jf. avsnittet om søk. 34

35 I dag inneholder Frida mulighet for å ta ut en kontrollrapport i excel-format som inneholder data på individnivå, som for eksempel navn, alder, kjønn, stillingskode på den enkelte forfatter. I tillegg inneholder rapporten alle variablene av betydning for uttelling i finansieringssystemet, og data om status for godkjenning av posten. Selv om regnearkets primære formål er å støtte opp om kvalitetskontroll, brukes det ved institusjonene både til analyseformål og intern fordeling av midler basert på publisering. Den direkte identifikatoren på individnivå i arket er navnet på personene, men kombinasjonen av flere av de andre individtilknyttede opplysningene vil kunne muliggjøre en entydig identifikasjon av enkeltpersoner, selv om navnet fjernes. Opplysningene i kontrollrapporten vil opplagt være interessante i analysesammenheng, både for institusjonene selv, og for eksterne aktører. For å sikre en lik praksis, og for at eksterne aktører som henvender seg for å få utlevert data skal slippe å forholde seg til et 100-talls ulike institusjoner, foreslår gruppa at NVI sentralt behandler henvendelser om utlevering av data utover det som finnes i den allment tilgjengelige statistikken. Det må gjøres en vurdering i hvert enkelt tilfelle av slike henvendelser. NVI bør legge seg på en restriktiv linje, og stille klare betingelser for bruk av data ved evt. utlevering av opplysninger fra de institusjonelle kontrollrapportene, jf. prinsipp om at ikke skal misbrukes til å rangere enkeltforskere. Det må presiseres at institusjonene selv har et legitimt behov for å benytte egne data på individnivå for ulike analyseformål. 7.4 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE Det forutsettes at publikasjoner knyttes til institusjoner basert på forfatteradresser og ikke basert på ansettelser NVI skal i tillegg til søkefunksjonalitet som allerede fines i Frida, utvikle søkemuligheter: - På sektor - Tilpasset organisasjonsstrukturen i hver av de tre sektorene - På første- og sisteforfatter NVI skal vise nøkkeltall om publisering, med følgende innganger: - Organisasjonshierarkiet - Fagområdene - Publikasjonskanalene Det skal gjennomgående være mulig å spore statistikken på aggregert nivå tilbake til enkeltpublikasjonene som ligger til grunn. NVI skal inneholde statistikk om vitenskapelige artikler i åpen tilgang NVI skal tilrettelegge for eksport av publiseringsstatistikk på aggregert nivå til andre interesserte aktører på FoU-statistikkområdet. NVI skal tilrettelegge for nedlasting av publiseringsstatistikk i ulike formater for egendefinerte analyseformål. NVI skal behandle henvendelser om utlevering av data utover det som finnes åpent tilgjengelig i systemet, for eksempel opplysninger fra de institusjonsvise kontrollrapportene. 35

36 8. SPORBARHET Iht. mandatet skal arbeidsgruppa formulere krav som sikrer fullstendig sporbarhet av data til bruk i nasjonale finansieringssystemer tilbake til opprinnelig datagrunnlag og ansvarlig institusjon. 8.1 LOGGING Systemet må logge hvem og når posten ble opprettet og sist endret, dvs brukernavn og data for endring. Når det gjelder godkjenning og kontroll av rapporterbare poster logges det spesifikt pr NVI- institusjon. Hvem som har rettigheter til å endre ulike typer data i postene i de forskjellige fasene av rapporteringen er framstilt skjematisk i figuren under: Figur 8.1: Rettigheter til å endre en post i NVI 8.2 SPORBARHET I forbindelse med en felles database for vitenskapelig publisering er det viktig at statistikk som departementene legger til grunn for finansiering kan spores tilbake til det opprinnelige datagrunnlaget, og til vedkommende institusjon som registrerer opplysningene. I NVI skal forskere ikke kunne endre kanal, forfatter, forfatteradresser eller kategori etter at posten er godkjent. Superbrukere skal kunne endre poster som ikke er rapportert. 36

37 Etter at en post er rapportert, stenges den for oppdatering av attributter/felt som inngår i poengberegningen (kanal, forfattere, forfatteradresser, kategori) også for superbrukeren. Alle andre felter kan fortsatt endres. Dette gjelder for eksempel supplerende informasjon om sammendrag, søkeord, avlevering til fulltekstarkiv, legge til url osv. Etter at en post er rapportert kan den heller ikke slettes fra NVI. 8.3 ENDRING AV RAPPORTERTE POSTER Arbeidsgruppa er opptatt av at hensynet til NVI både som rapporteringssystem og som informasjonssystem blir ivaretatt. Som rapporteringssystem må postene være reviderbare, dvs. at det i ettertid må framgå hva som har blitt rapportert, og postens historikk fram mot rapportering må være logget. Hvilke brukere har gjort hva, og når? Dette er løst ved at en kopi av de rapporterte data fryses, og lagres på et eget område hvor det ikke er mulig å endre forekomstene i ettertid. Som informasjonssystem må prinsippet for NVI være at opplysningene som framkommer i postene til en hver tid skal være mest mulig korrekte. Det innebærer at det må være mulig å rette feil også i rapporterte poster. Gruppa mener at endringer i ikke-tellende opplysninger skal kunne endres av alle brukere med tilgang til den aktuelle posten, jf. fig Når det gjelder feil i tellende opplysninger, mener gruppa at disse må meldes til NVI-organet, og rettes sentralt. Når endring i tellende opplysninger foretas sentralt, skulle det være unødvendig med ny godkjenning fra institusjonene som deltar på publikasjonen. Formålet er ikke ny rapportering, men mest mulig korrekte data. Eventuelle uklarheter rundt feilen må avklares av NVI-organet før endring foretas. Det må framgå klart av posten at det er foretatt endringer i tellende opplysninger etter rapportering. 8.4 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE NVI skal logge når og av hvem postene ble opprettet og sist endret. Ved registrering av publikasjoner vil man umiddelbart kunne se hvilke opplysninger som er registrert av andre. Posten bør inneholde et merknadsfelt, hvor inkonsistente opplysninger kan kommenteres. Rapportene avlevert per 1.mars skal legges på et eget område, hvor de fryses. Eventuelle feil som oppdages etter rapportering i tellende elementer, må rettes av NVI sentralt. Endringen vil ikke gjelde den frosne forekomsten av den rapporterte posten, og vil dermed ikke komme i konflikt med krav om fullstendig sporbarhet. 37

38 9. DATASIKKERHET OG PERSONVERN Arbeidsgruppas mandat inneholder to hovedkrav til NVI for å ivareta datasikkerhet og personvern: - Regler for tilgangskontroll og brukerroller - Institusjonsuavhengig brukerpålogging NVI-organet har ansvaret for at datasikkerhet og personvern blir ivaretatt, og skal om nødvendig rådføre seg med Datatilsynet. 9.1 BRUKERTILGANGER Det er flere tilgangsnivåer i dagens Frida. Dette har vært helt nødvendig for å sikre kvaliteten på registerte og godkjente data. Det foreslås at denne inndelingen i brukertilganger videreføres i NVI, med nødvendige modifikasjoner i tilgangsrettighetene for forskere som angitt under. Systembrukere Superbrukerfunksjon for drift på tvers av institusjonene. Bare NVI-organet vil ha tilgang til denne funksjonen. Superbrukere Institusjonssuperbruker - har adgang til alle funksjoner. Unntak kan være Kodeverk (KV) og Tidsskrifter (TS). Enhetssuperbruker Lokal superbruker - har adgang til å redigere sin egen lokale enhet (SB) poster og profiler. Kan også ha rettigheter til å redigere prosjekter og forskningsgrupper. Bruker (forsker og lignende) Adgang til alle modulene med unntak av Administrasjonsmodulen og enkelte rapporter. Har ikke anledning til å redigere andres poster. En av hovedanbefalingene i NVI-rapporten er at forsker har anledning til å registrere sine publikasjoner tilknyttet institusjoner uavhengig av sitt ansettelsesforhold eller sin stedtilknytning på registreringstidspunktet. Brukeren har fortsatt tilgang og mister ikke denne ved endring av arbeidsforhold innenfor de tre sektorene. Publiserte forfatteradresser vil vise tilknytningen til den aktuelle institusjonen. Dette er en endring i brukertilgang i forhold til dagens Frida. Ordinære brukere vil ikke ha tilgang til å se fødselsnumre. Andre brukertilganger: Tidsskrifter (TS) Gir adgang til å redigere tidsskrifter i Frida. I ITAR-importerte tidsskrifter kan bare elementer redigeres. Funksjonen kan for enkelte institusjoner gi adgang til registrering av personer. Det er viktig at institusjonene selv får bestemme hvilke brukertyper som skal ha hvilke roller i NVI. Det er i dag svært forskjellig organisering av arbeidet med registrering og 38

39 kvalitetskontroll i UH-institusjonene. Fleksibiliteten for lokalt tilpassede løsninger må opprettholdes i NVI. 9.2 PÅLOGGING Arbeidsgruppa har ikke blitt enig om en anbefaling når det gjelder påloggingsløsning for NVI. Spørsmålet løftes derfor ut av gruppa. KD og HOD søker i felleskap å finne en løsning som ivaretar behovene i alle sektorene. 9.3 OPPSUMMERING AV DE VIKTIGSTE KRAVENE NVI skal inneholde et sett med brukertilganger med stadig mer innskrenkede rettigheter, fra systembruker på toppen, via superbruker for institusjon og superbruker for enhet, til ordinære brukere/forskere. Spørsmålet om pålogging løftes ut av gruppa, og søkes løst av KD og HOD i felleskap. 10. FUNKSJONALITET SOM VIDEREFØRES FRA FORSKDOK Mandatet sier at funksjonalitet som er bedre i Forskdok enn i Frida skal videreføres i NVI. De fleste av forskjellene mellom dagens Frida og Forskdok vil løses i NVI i forbindelse med omstruktureringen av Frida. Den funksjonaliteten som finnes Forskdok og ikke i dagens Frida er diverse grensesnitt blant annet mot biblioteksystemer STØTTE FOR ÅPNE STANDARDER FOR SØK/GJENFINNING BIBSYS ForskDok har støtte for søkeprotokollen Z Dette innebærer at innholdet i databasen er søkbart via søkeprogrammer eller -klienter som bruker denne standarden. Et eks. på en søkeklient som benytter Z er EndNote. Dvs. at EndNote kan settes opp til å søke i alle databaser som støtter protokollen Z BIBSYS ønsker å legge til Frida som søkekilde i BIBSYS Ask. Dette er ikke mulig så lenge Frida ikke støtter denne standarden (eller den nyere SRU som vil erstatte Z.39.50). Krav til NVI: støtte søkeprotokollen Z STØTTE FOR ÅPNE STANDARDER FOR UTVEKSLING AV DATA 39

40 BIBSYS ForskDok kan avlevere og motta data i MARC (MAchine-Readable Cataloging). MARC 21 er en åpen standard for bibliografiske metadata. Det er her viktig å skille mellom lagringsformatet i databasen, som kan være et proprietært format, og støtte for ulike standard utvekslingsformater. MARC har XML som fysisk format. Det antas at Frida ikke har støtte for MARC siden ITAR (som er utviklet av og for Frida) ikke kan motta data i dette formatet. Krav til NVI: støtte MARC PRIORITERING AV ARBEIDSOPPGAVER FRAMOVER OG ØKONOMISKE KONSEKVENSER Mandatet sier at arbeidsgruppa skal foreslå en prioritering mellom oppgavene som sikrer at NVI kan innføres som rapporteringsverktøy i alle tre sektorer for rapporteringsåret Videre skal gruppa anslå de økonomiske konsekvensene av kravene formulert under hvert av punktene 1-7. Under følger et forslag til prioritering av oppgaver og anslag over økonomiske konsekvenser, basert på innspill fra USIT: Prioritet 1: Omstrukturering av Frida Det er et mål å få ferdig omstruktureringen av Frida tidlig høsten Dette arbeidet har førsteprioritet. Funksjonalitet som ikke er relatert til NVI, men som inngår i det overordnede informasjonssystemet prioriteres ikke under dette punktet. Økonomiske konsekvenser: Arbeidet anslås å kreve 3 årsverk i Med de ressursene som eierinstitusjonene i dag bruker på Frida, og tilleggsbevilgning fra KD for 2010, er det totalt tilgjengelig 4,5 årsverk til utvikling i /3-deler av disse ressursene, tilsvarende 3 mill.kr., vil dermed medgå til omstruktureringen. Prioritet 2: Gjennomgang av grensesnittet Det er ønskelig med en ekstern gjennomgang av grensesnittet. Dette er viktig blant annet fordi det kommer mange kommentarer om grensesnittet. Gjennomgangen må ta hensyn til de tre sektorenes ulike behov, fortrinnsvis med deltakelse fra sektorene. Tidspunktet passer bra fordi omleggingen av web- applikasjonen til en ny plattform i 2011 må startes. Økonomiske konsekvenser: Kostnad ca kroner. 40

41 Prioritet 3: Igangsetting av nye institusjoner Det vil være opp til styret for NVI å håndtere innfasing av nye institusjoner i NVI. Det vil være krevende å sette i gang mange nye institusjoner. Det vil derfor være behov for en ny brukerstøtteperson. Økonomiske konsekvenser: Årsverkskostnaden for en ny brukerstøtteperson vil være 1 mill.kr. Denne personen vil neppe være på plass før et stykke ut i 2010, slik at den reelle kostnaden for dette året vil bli noe mindre. Prioritet 4: Konvertering av data Data som skal konverteres fra andre systemer, må vente. Det er mest realistisk å vente med denne konverteringen til Mange institusjoner vil kanskje ikke ta i bruk Frida før de har fått konvertert disse dataene. Med et mangfold av nåværende systemer som finnes kan ikke NVI garantere hjelp til alle med import av gamle databaser. NVI bør imidlertid tilby et standard importformat som gjør at institusjonene kan levere eldre rådata på en standardisert måte. De eksisterende systemene vil trolig ha fleksible rapporteringsmuligheter som vil kunne tilpasses NVIs importformat. Dette er et viktig poeng for at brukerinstitusjonene skal kunne ta i bruk NVI så snart det er mulig. Økonomiske konsekvenser: Det vil anslagsvis medgå 2 årsverk, tilsvarende 2 mill.kr. til konvertering av gamle data. 41

42 VEDLEGG 1, FELLESTJENESTEN OG ITAR-SYSTEMET Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) er systemeier for Fellestjenesten og ITAR (på oppdrag fra KD). USIT utvikler og drifter den tekniske importtjenesten med utgangspunkt i en egen driftsavtale inngått med NSD. Systemet omfatter en felles tjeneste som stiller data til veie for universitetenes og høgskolenes dokumentasjonssystemer (Frida og Forskdok og nå NVI). Data blir benyttet til informasjonstjenester og virksomhetsstyring lokalt, til sentral statistikkrapportering (DBH for UH-sektoren), samt til fordeling av forskningsmidler gjennom statsbudsjettet. Figuren under viser ITARs rolle i forhold til dagens rapporteringssystemer i UH-sektoren. ITAR vil i prinsippet spille samme rolle når NVI innføres som rapporteringssystem i alle de tre sektorene. Fig 1. ITARs rolle i systemet med Fellestjenesten. Fellestjenesten ivaretar på fast basis funksjonene som skal understøtte registreringen av vitenskapelige publikasjoner. Dette gjelder i hovedsak autoritetsregisteret for vitenskapelige kanaler på nivå I og nivå II, og distribusjon av referanser fra bibliografiske datakilder til institusjonene. Et av hovedformålene er å redusere behovet for manuell registrering ved institusjonen i forbindelse med rapportering av data om vitenskapelig publisering godkjent i finansieringssystemet. Selve ITAR-systemet er et støttesystem for å lese import fra bibliografiske datakilder, og håndtere godkjente vitenskapelige kanaler fra Kanalregisteret og gjøre disse tilgjengelige for dokumentasjonssystemene. 42

43 Fig. 2 Oversikten viser arbeidsoppgaver og arbeidsdeling innenfor systemet med Fellestjenesten og hjelpesystemet ITAR. Usit/NVI behandler importdata for eksport og utvikler importsystemet. For data som Importsystemet ikke klarer å koble gjør NSD en rydde- og kvalitetssikringsjobb. Nye ISI-kanaler som ikke kobles automatisk, gjøres så tilgjengelig for videre saksbehandling ved NSD. Det er en målsetning at ryddejobben i tilknytning til ITAR-systemet skal være minst mulig, og at importsystemet videreutvikles i retning av å minimere dette. Overføringshyppighet Overføringshyppigheten på oppdaterte godkjente vitenskapelige kanaler er basert på godkjenningsmøtene i Publiseringsutvalget UHR, som avholdes 4-5 ganger i året. Når forslagene til vitenskapelige kanaler er behandlet i UHR overføres oppdaterte data fra Kanalregisteret til ITARbasen. Det samme gjelder lister fra UHR med årets revisjon av kanaler på nivå I til nivå II, og vice versa. Noen sentrale forbedringspunkter i Fellestjenesten for å imøtekomme NVI: Overføringer til ITAR-basen og oppdatering fra Kanalregisteret etter hvert møte i Publiseringsutvalget med oppdatert behandlingsstatus ved overføring av data, slik at det vises om de er blitt godkjent eller ikke etter hvert Publiseringsutvalgssmøte. 43

44 En mer synkronisert oppdatering av ITAR og Kanalregisteret ved hjelp av automatiserte updates. Økt duplettkontroll. Identifisering av dubletter og rutiner for håndtering av dette via automatiserte prosedyrer. Dette må videreutvikles av USIT/NVI for tilpasning av dagens ITAR-system i NVI. Direkte tilgang til ITAR-basen for å hente data som skal kvalitetssikres ved rydde og kvalitetssikringsjobber.(for eksempel for å hente kanaler som ikke automatisk er koblet). Det forutsettes at USIT/NVI til enhver tid gjør nye og oppdaterte data tilgjengelig for NVI. NSD utarbeider en ny driftsavtale med NVI som ivaretar disse forbedringspunktene. Det er opprettet en referansegruppe for ITAR som skal være med å sikre nødvendig utvikling og drift av ITAR-systemet. Referansegruppa må utvides med representanter fra helse- og instituttsektor. Dagens referansegruppe for ITAR Sverre Spildo, UiB Øyvind Nystøl, UHR (Publiseringsutvalget) Tina Lingjærde, Frida/USIT Andora Sjøgren, USIT Turid G. Eriksen, Nasjonalbiblioteket Jan Erik Kofoed, Bibsys Hege Johannesen, Forskdok Lars-Petter Jevnaker, NSD Benedicte Løseth, NSD 44

45 VEDLEGG 2, GRENSESNITT FOR INNLEVERING AV FULLTEKSTDOKUMENT I DAGENS FRIDA 45

46 VEDLEGG 3, FRIDA-POST MED LENKE TIL FULLTEKSTVERSJON I INSTITUSJONSARKIV 46

47 VEDLEGG 4, VISNING AV POSTEN FRA VEDLEGG 3 I INSTITUSJONSARKIVET 47

48 VEDLEGG 5, VISNING AV ABSTRACT MED FORFATTER- OG ADRESSEINFORMASJON 48