Oppstartsamling Arbeid med intensjonsavtale. Askim Eidsberg Hobøl Marker Spydeberg 25. August 2015

Transkript

1 Oppstartsamling Arbeid med intensjonsavtale Askim Eidsberg Hobøl Marker Spydeberg 25. August 2015

2 Presentasjon

3 Tema for dagen Spilleregler for et tillitsfullt samarbeid Visjoner Verdier og styringsprinsipper Framdriftsplan Spørreundersøkelse om kommunereformen

4 Hva kan vi lære av andre? Noen erfaringer

5 Stortinget har følgende mål for reformen: Gode og likeverdig tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati

6 Hva vil vi oppnå? Gi fylkesmannen et svar på nabopraten Vise alternativer til kommunesammenslåing Beskrive grunnlaget for en ny kommune Legge grunnlaget for en regional utvikling med langsiktig betydning for bosetting og næringsutvikling Ta konsekvensene av behovet for modernisering av offentlig sektor Hvem skal produktet (intensjonsavtalen) være til for?

7 Én ny kommune Et verdibasert utsagn Ikke fusjon Vi vil skape en helt ny organisasjon Endringsledelse Et juridisk utsagn «éi ny eining» - inndelingsloven Et nytt rettssubjekt Virksomhetsoverdragelse - arbeidsmiljøloven Én ny arbeidsgiver De tidligere kommunene eksisterer ikke lenger

8 Å være i en prosess Å arbeide med mål og ambisjoner Involvere innbyggerne Medbestemmelse og medinnflytelse for ansatte I fellesskap å finne svar på «det store hvorfor» Effekter av å møtes Å lære hverandre å kjenne Vi øver oss Raushet Kulturforståelse og utvikling

9 Kritiske suksessfaktorer Gran og Lunner Politisk eierskap til prosessen Bred medvirkning fra politikere og ansatte Befolkningen er involvert gjennom sosiale medier, folkemøter, regional avis og kulturtiltak. Styrke den lokale identiteten. Satse bevisst på å skape en ny kultur. Dyrke humoren og glimtet i øyet. Ha tydelige visjoner for hva en vil med den nye kommunen. Dette er særlig viktig i forhold til innbyggerinvolvering. God kommunikasjon, informasjon og en prosess som preges av åpenhet Ulikhetene som en styrke Likeverdighet mellom kommunene. Raushet er nøkkelen til å lykkes! Tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre prosessen. Dette gjelder både økonomiske og menneskelige ressurser. Kilde: Planprogrammet for Gran og Lunner

10 Hvem er fanebærerne? Hvem brenner for arbeidet og skaper engasjement? Hvem står fram offentlig? Og hva fortelles om arbeidet, om formål og ønsket resultat?

11 Samspillet politisk og administrativt Å gjøre hverandre gode

12 Oppsummering av erfaringer Tydelige roller og mandat Nytekning og raushet En involverende og åpen tilnærming En forpliktende framdriftsplan

13 Hva må en god prosess inneholde?

14 Hva må en god prosess inneholde? 1. Kommunestyret gir forhandlingsutvalget et klart mandat. 2. Forhandlingsutvalget bruker tid sammen. Relasjoner skapes tillit bygges. Likeverdighet i arbeidet. 3. Vi utvikler et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag (fakta, analyser, utredninger: gevinster og ulemper). Arbeidsgrupper gir kvalitet på data og eierskap. 4. De ansatte trekkes med i utredningsarbeid (arbeidsgrupper) og er godt informert. Arbeidsgiverpolitiske spørsmål er avklart og reduserer uro. Ansatte ses på som viktig informasjonskanal ut til innbyggerne. 5. Vi lærer sammen i prosessen kjenner fordeler og ulemper med sammenslåing. «Vi eier argumentasjonen».

15 Hva må en god prosess inneholde? 6. Innbyggerne blir informert og får delta gjennom en planlagt innbyggerdialog. Innbyggerne modnes. Felles kommunikasjonsstrategi utvikles, og tiltaksplaner for hver enkelt kommune som følges opp. Ressurser til info- og kommunikasjonsarbeidet. 7. Vi kjenner spørsmålene som innbyggerne stiller. 8. Kommunestyrene får gi innspill underveis til intensjonsavtalen for eksempel gjennom verksted. 9. Intensjonsavtalen svarer på de spørsmålene som er viktige for de folkevalgte og for innbyggerne. 10.Ledende administrative og politiske representanter toner flagg og gir klare råd til innbyggerne.

16 Spilleregler for et tillitsfullt samarbeid

17 Oppgave Hva mener dere er viktigst å legge vekt på for å få en effektiv og tillitvekkende organisering av arbeidet? Skriv ned dine tre viktigste momenter (individuelt) på lapper Fortell hverandre ett og ett moment etter tur Lag en liste på 10 spilleregler for tillitsfullt samarbeid Skriv ned på flippoverark og vær klar til å presentere i plenum

18 Spilleregler for tillitsfullt samarbeid Gruppene presenterer i plenum Vi henger opp Prioritering av de viktigste

19 Visjoner

20 Visjon Visjonen for den nye kommunen kan defineres som et ønsket framtidsbilde av den nye kommunen. Bildet skal uttrykke ambisjoner for den nye kommunen, og hva den skal strekke seg mot. Visjonen kan ikke utredes Det ønskede framtidsbildet må tegnes av de som vil oppnå noe sammen med den nye kommunen!

21 Vi jobber i grupper på tvers av kommuner Ta utgangspunkt nasjonale målsettinger, utredninger og vedtatte planer Gruppen skal komme opp med alle de momentene som en eller flere i gruppa mener er viktig. Det er mulig å skrive inn kommuneinitialer hvis ønskelig 1. Hvilke gevinster kan vi oppnå ved å bli en kommune? 2. Hvilke ulemper kan vi få ved å bli en kommune (- hva må vi unngå)? Velg ordstyrer og sekretær. Skriv fortløpende på flippover nr 1 (gevinster) og nr 2 (ulemper). Vær klar til å melde inn fra de to flippoverne i plenum.

22 Utkast til visjon for den nye kommunen 1. Studer alle flipperne som er på veggen. 2. Hvilke ord er spesielt viktig for deg? Skriv dem ned. 3. Del ordene med hverandre. Forsøk å sette sammen ordene til hele setninger. 4. Prøv å foredle setningene slik at de blir korte og enkle og noe å strekke seg mot et ønsket bilde på en ny framtidig kommune. 5. Er vi på sporet av en god visjon?

23 Framdriftsplan

24 Framdriftsplan Høst 2015 intensjonsavtalen ferdig Januar 2016 veivalg - hvilken intensjonsavtale skal ferdigforhandles? Vår ferdigstille avtale Juni 2016 ja eller nei til ferdigforhandlet avtale Innen gitt svar til fylkesmannen

25 Kommunesenter Kommunesent er-funksjoner Tjenester og funksjoner som ikke er stedbundne og ikke må plasseres i kommunesenter Stedbundne tjenester og tjenester som ytes etter prinsippet om nærhet til brukerne

26 Metoder for innbyggerdialog Svar på: Hva og hvorfor før hvordan

27 Prosessuelle virkemidler vi kan bruke G. Folkemøter H. Gjestebud

28 A. Folkeavstemning Forutsetter at det er gjennomført en bred og inkluderende prosess der positive og negative sider ved ulike alternativer er belyst og gjort kjent for innbyggerne. Ikke for mange alternativ. Sterke sider: En formell kommunikasjonskanal mellom styrende og styrte. Det representative demokratiet suppleres i et viktig spørsmål innbyggernes spørres direkte. Alle kan bruke stemmeretten. Alle stemmer teller like mye. Høy representativitet. Kommunestyret kan få et tydelig råd fra innbyggerne. Folkeavstemning har relativt høy legitimitet i befolkningen. Svake sider: Ved å gjennomføre en «politisk bindende» folkeavstemming overlater politikerne til innbyggerne å fatte en avgjørelse i et veldig komplisert spørsmål. Kompliserte spørsmål blir overforenklet. Støtter opp om de motsetningsorienterte trekkene knyttet til politiske spørsmål. «Skyttergravsdebatt»: Hver side kun er opptatt av finne argumenter for eller mot. Kan være uheldig for det videre samarbeidet dersom en mulig sammenslåing ikke blir realisert. Folkeavstemmingen kan bli en kanal for spesielt engasjerte interessegrupper. Egner seg best når: Et begrenset antall alternativer kan stemmes over, og innbyggerne er godt informert.

29 B. Opinionsundersøkelser - spørreundersøkelser Opinionsundersøkelser kan gjennomføres ved telefonintervju eller utsendte svarskjema. Sterke sider: Gir et representativt inntrykk av befolkningens synspunkter med relativt små feilmarginer. Gir muligheter for å fange opp mer nyanserte synspunkter blant innbyggerne, f.eks. grad av sikkerhet, hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å stemme et alternativ og forutsetninger for å endre standpunkt o.l. Slik sett kan en opinionsundersøkelse gi mer informasjon og et mer representativt uttrykk for folkemeningen enn en folkeavstemming. Kan inneholde åpne spørsmål, der respondentene selv formulerer svaret (utsendte svarskjema). Kan erstatte folkeavstemning. Svake sider: Spørsmålene vil være forhåndsdefinerte, fare for at undersøkelsen fokuserer på spørsmål som ikke innbyggerne er opptatt av. Dersom spørsmålene som stilles har vært lite debattert og fokusert på forhånd, kan man risikere å få lite gjennomtenkte svar og at alle svar «havner på midten». Egner seg best når: Det er mange sammenslåingsalternativ og det finnes mange ulike hensyn som har betydning for innbyggerne. Altså når bildet er komplisert. Opinionsundersøkelser kan brukes flere ganger fra start- til sluttfase. Spørsmål og synspunkter fra innbyggerne i tidlig fase kan danne grunnlag for dialog-, debatt- og informasjonstiltak i en senere fase.

30 C. Utvidet folkehøring og søkekonferanse Utvidete folkehøringer: Vi samler en tilfeldig utvalgt og representativ gruppe. Vi presenterer gruppen for synspunkter og argumenter for og mot et forslag om f.eks. kommunesammenslåing. En slik samling kan f. eks. starte med en paneldebatt der representanter med ulike synspunkter deltar. Hoveddelen av samlingen bør imidlertid brukes til gruppearbeid, og oppsummering. Søkekonferanser: En arrangert møteplass for politikere, ansatte og innbyggere. Gruppearbeid, der deltakerne får medvirke i en prosess. Få fram synspunkter og meningsutveksling mellom de ulike gruppene. Virkeligheten oppleves forskjellig. Hensikten er å få et mer fullstendig virkelighetsbilde. Sterke sider: Skaper engasjement og forankrer prosessen i befolkningen. Kan danne et viktig grunnlag for politisk debatt, og bidra til å gi politikerne et bedre grunnlag for å ta egne standpunkt og begrunne sine valg. Kommer i direkte dialog med innbyggerne. Dette gir muligheter for å fange opp synspunkter og holdninger som ikke kommer fram gjennom opinionsundersøkelser og den offentlige debatten ellers. Gjennom gruppearbeid og samtaler kan deltakerne få bedre innsikt og forståelse av hva en kommunesammenslåing innebærer. Svake sider: Kan være en utfordring å videreføre arbeidet slik at konferansen ikke bare blir en «happening». Dersom oppfølgingen svikter, kan man risikere at entusiasme og forventninger blir snudd til det motsatte. Vil ikke gi et like representativt inntrykk av holdningene til bestemte spørsmål som en opinionsundersøkelse. Egner seg best når: Vi skal skape engasjement, forankre og fremme innsikt, få fram ulike synspunkt fra alle kategorier av innbyggere.

31 D. Fokusgrupper Fokusgrupper er en form for gruppeintervju, der formålet er å intervjue ulike grupper med fellestrekk (f.eks. i forhold til alder, bosted, interesser) og få fram ulike synspunkter i gruppene, og mellom gruppene. Vi bruker få, sentrale spørsmål, mange/alle får si noe til hvert spørsmål medlemmer. Sterke sider: Muliggjør direkte dialog. Kan gi et godt bilde på holdningene til temaet / spørsmålene i ulike grupper. Alle har muligheter for å komme til orde samtidig som det blir lettere å få til god gruppedynamikk. Gir mer inngående innsikt i holdninger og meninger blant ulike deler av befolkningen og interessegrupper (f. eks. næringsliv). Får inntrykk av hvilke argumenter og synspunkter som har størst betydning og gjennomslagskraft. Svake sider: Det er ikke sikkert at de synspunkter som kommer fram er representativ for dem som gruppen er ment å representere. For å få høy representativitet må man etablere mange grupper - arbeidskrevende. Egner seg best når: Man skal få innsikt i holdninger og meninger blant ulike grupper i befolkningen.

32 E. Høring Høring er en måte å samle inn innbyggernes synspunkter på. Opp til den enkelte å engasjere seg. Gir muligheter til å komme med mer begrunnede syn og kommentarer. Høringen kan gjennomføres med bruk av ulike metoder. Innbyggerne kan f.eks. gis anledning til å tilkjennegi sine synspunkter gjennom internett, brev til kommunen, telefon eller personlig kontakt. Sterke sider: Alle innbyggere får anledning til å uttale seg, og innbyggerne står fritt til å fremme det de måtte ha på hjertet. En metode for å få inn ulike synspunkter fra innbyggerne. Svake sider: Vil ofte være de mest engasjerte og ressurssterke som uttaler seg. Synspunktene som kommer inn er som regel lite representative for ulike befolkningsgrupper, eller befolkningen som helhet. Synspunkter og spørsmål som kommer inn gjennom høring må følges opp og diskuteres i etterhånd pga lav representativitet. Egner seg best når: Man ønsker å åpne for innspill og synspunkter. Må kombineres med andre tiltak i innbyggerdialogen.

33 F. Referansegrupper og innbyggerpanel Med referansegrupper og innbyggerpanel menes fora hvor man oppnevner faste representanter for innbyggerne til å komme med innspill til hele eller deler av prosessen i en mer eller mindre avgrenset periode. Referansegrupper vil normalt ha 4 7 personer, mens et innbyggerpanel normalt er bredere sammensatt. Sterke sider: Permanente grupper som kan følge prosessen over tid og gi råd til kommunen. Oppdraget kan være å komme med synspunkt på prosessen (hvordan legge opp prosessen slik at den involverer og tar hensyn til innbyggerne, fanger opp deres synspunkter og behov, og at disse blir fulgt opp på en hensiktsmessig måte). Kan brukes til å formidle ønsker og behov i forhold til utredninger og framtidige tjenester i en eventuell ny kommune. Svake sider: Kan mangle representativitet. Representantene kan etter hvert bli sosialisert slik at det blir vanskelig å se prosessen fra utsiden. Egner seg best når: Kommunen trenger innspill til utforming av prosessene, utredningsarbeid, og til utforming av tjenestene.

34 G Folkemøter God prosessledelse Folkemøter er en åpen møteplass hvor alle inviteres, gjerne fra et avgrenset geografisk område. Repr. fra kommunen (politisk og/eller administrativt) innleder gjerne. Sterke sider: Muliggjør direkte dialog. Kan gi et godt bilde på holdningene til temaet / spørsmålene blant innbyggerne i et område. Alle har muligheter for å komme til orde. Svake sider: Det er ikke sikkert at de som møter er representative for alle innbyggerne. Et folkemøte kan bli for generelt og lokale interessegrupper kan føle at de ikke kan ta opp sine spørsmål der (f. eks næringsliv, frivillige organisasjoner). Egner seg best når: Man skal få innsikt i holdninger, meninger og innspill blant ulike innbyggere i et geografisk område. 1. Invitasjonen er interessant. Hva trigger? 2. Media er informert og invitert. 3. Rammene for prosessen er tydelig kommunisert. 4. Bruk av enkle metoder, varierte metoder, metoder som får flest mulig til å være engasjert samtidig. Prosessen er tilpasset deltakerne. 5. Nøytral men engasjert prosessleder. 6. Tydelige instruksjoner, både verbalt og visuelt. 7. Prosessleder fremmer energi ved å anerkjenne og takke for bidrag. Takhøyde - ulike syn og virkeligheter er velkommen. 8. Demokratisk og rettferdig fordeling av tid til deltakerne i plenum. 9. God tidsstyring. «Møteplagere nøytraliseres». 10. Effektiv oppsummering. Oppsummering som viser forpliktelse til å ta innspillene videre. Informasjon om videre prosess og hvordan tilbakemelding vil bli gitt.

35 H Gjestebud Et antall engasjerte enkeltpersoner blir kontaktet av kommunen og spurt om å være gjestebudsverter. Å være vert innebærer å arrangere et gjestebud hjemme hos seg selv (eller et annet sted) for sine venner og bekjente. På gjestebudet diskuteres et eller flere tema og oppsummering fra gjestebudet sendes inn til kommunen. Alle som deltar (inklusiv vertene) representerer bare seg selv. Sterke sider: Vertene kan plukkes ut for å dekke et bredt spekter av innbyggere. Gjennom vertenes nettverk når man innbyggere som ofte ellers ikke ville blitt hørt. Dominoeffekt deltakerne blir mer aktive på andre arenaer etterpå. Enkelt å gjennomføre for kommunen kan ha mange gjestebud. Svake sider: Deltakerne representerer bare seg selv. Kan ikke stille spørsmål til kommunen. Eventuelle misforståelser kan ikke oppklares av kommunen i møtet. Egner seg best når: Man skal få innsikt i holdninger og meninger blant ulike innbyggere som er vanskelig å nå på andre måter.

36 Kommunereform Gran og Lunner Felles kommunestyre 18. juni 2015

37 Innbyggerundersøkelse mai 2015 Gjennomført av Sentio Research Norge AS Utvalget var 600 personer i Gran og 450 personer i Lunner Flertallet av de spurte har bodd mer enn 21 år i kommunene (tilfeldig) Fordeling i forhold til utdanning er temmelig lik i begge kommunene (tilfeldig) Forholdsvis lik fordeling på kvinner og menn

38 For eller imot å lage en ny felles kommune Gran kommune Lunner kommune Ny kommune 52% 57% Være som i dag 32% 27% Vet ikke 16% 16% Ved innbyggerundersøkelsen i mars var 50% positive til å etablere en ny felles kommune

39 Hvor positiv er du? Blant de som er positive til å etablere en ny kommune: Gran Lunner Svært positiv 46% 47% Noe positiv 38% 39% Betyr ikke spesielt mye 15% 14%

40 Hvor negativ er du? Blant de som er negative til å etablere en ny kommune: Gran Lunner Svært negativ Noe negativ Betyr ikke spesielt mye Vet ikke

41 Hva er de viktigste målene for en ny kommune? Det var i stor grad sammenfallende tilbakemeldinger i begge kommunene: Økt kvalitet på de kommunale tjenestene En mer kostnadseffektiv kommunal drift Større fagmiljøer i kommunen Bedre nærings- og samfunnsutvikling

42 Hva tenker innbyggerne om tjenestene i en ny kommune Hvordan tror du kommunen vil løse oppgavene etter en sammenslåing? Barnehagetilbud som i dag Helsetjenester, barnevern, pleie og omsorg, skole og SFO og byggesaksbehandling som i dag, noe bedre Tilbud innen kultur, idrett og fritid, økonomistyring og næringsutvikling bedre Innbyggermedvirkning som i dag, noe dårligere

43 Betydningen av avstand til tjenester Hvor viktig er avstanden til tjenestene etter en sammenslåing? Helsetjenester, pleie og omsorg, barnehagetilbud, skole og SFO, tilbud innen kultur, idrett og fritid svært viktig Barnevern, byggesaksbehandling ikke viktig Rådhuset - hverken viktig eller uviktig

44 Forholdet til Nittedal kommune Hvordan stiller du deg til en felles kommune bestående av Gran, Lunner og Nittedal? Gran Lunner Svært negativ 37% 24% Ganske negativ 26% 21% Verken eller 18% 20% Ganske positivt 10% 18% Svært positivt 6% 15% Vet ikke 4% 2%