Saksframlegg. Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet. Stjørdal kulturhus strategi videre - organisering og fremdrift

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: D12 Arkivsaksnr: 2012/ Saksbehandler: Kjell Fosse Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Stjørdal kulturhus strategi videre - organisering og fremdrift Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet ber rådmannen fremme sak om organisering av kulturhuset nå når dette går inn i en byggefase. Organiseringen må ta hensyn til en optimal momsrefusjon på investeringene og behovet for koordinering av alle de kommunale investeringene som skal foretas på Husbyjordet samt sikre gode påvirknings og styringsmuligheter for administrasjon og folkevalgte organ. Til formannskap: Vedlegg, ingen Saksopplysninger Rådmannen viser til formannskapets økonomiseminar knytta til temaet kulturhus organisering og videre framdrift. Rådmannen viser også til brev datert fra politisk ledelse til SKU om at administrasjonen i Stjørdal skal gå mer inn i prosjektet og bidra til at prosjektet kommer videre. Både før og etter økonomiseminaret har rådmannen med sin organisasjon vurdert og jobbet med hvordan rådmannen skal kunne komme mer i inngrep med prosjektet både for å bidra til realisering samt styring. Totalt regner rådmannen med at det i kommunal regi (regner også kulturhuset som det da kommunen har 96 % av aksjene) skal investeres ca. 1milliard på Husbyjordet. I dette beløpet inngår kulturhuset, ombygging av Sandgata, nedkjøringsramper og kulvert med parkerings, parkeringsanlegg og selve parken. Her er det store investeringer og utbygginger som må koordineres og samkjøres. Prosjektene griper inn i hverandre.

2 Slik situasjonen er med dagens organisering av kulturhuset som et as selskap (dette vil også være tilfellet dersom Stjørdal kommune skulle bli eier av 100 % av aksjene) er både formannskapet, kommunestyret og rådmannen både formelt satt på sidelinja. Det er styret som håndterer prosjektet. Rådmannen med sin stab kan selvfølgelig være med å påvirke prosjektet og komme med synspunkt / tilrådninger (noe en også har gjort ved enkelte møter siden selskapet ble etablert), men dette er og blir en ganske uryddig situasjon både i forhold til styringslinjene i selskapet og Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet. En må hele tiden være klar over situasjonen at administrasjonen i neste omgang kan få saker som skal fram til politisk behandling hvor en da egentlig gjennom uformelle møter etter styringslinjene kan ha vært med å påvirke ting som reelt gir inhabilitet. Med den valgte organiseringa er derfor både administrasjonen og formannskapets styringsmuligheter utfordrende og en kommer umiddelbart inn i store inhabilitetsutfordringer - spesielt etter nye lovendringer i Forvaltningsloven. Rådmannen kan ikke tjene to herrer. Skal rådmannen med sin organisasjon gå inn i prosjektet må det derfor etableres en annen organisering. Alternativt så må det frigjøres ressurser som går ut av den kommunale organisasjonen og dermed rapporterer til styret. Slike grep er vanskelige å gjennomføre for lederstillinger i administrasjonen. Rådmannen vil også påpeke de utfordringer formannskap og kommunestyret vil ha for å få en fortløpende l styring med prosjektet da en vil komme inn på styringslinjene som gjelder i et aksjeselskap. Rådmannen vil hevde at situasjonen for kulturhusprosjektet nå går inn en ny fase med en forventa utbygging som så skal samkjøres og koordineres med mange kommunale investeringer i infrastruktur på Husbyjordet hvor behovet for en samla styring vil være større. Jeg vil presisere at det er behovet for en samla styring som rådmannen her ser behovet for og ikke en desavuering av dagens styreform for kulturhuset. Prosjektet går inn i en ny fase. Vurdering Det et faktum at dette prosjektet allerede, og før det er foretatt byggestart har pådratt seg flere uforutsette hendelser med påfølgende økte kostnader. Rådmannen nevner her: 1. En omregulering av Husbyjordet etter at vinnerprosjekt ble kåret, med tilhørende merkostnad for SKU AS og Stjørdal kommune. 2. Det ble lagt opp til en anbudskonkurranse, Samspillsmetoden, som aldri tidligere er utprøvd av Stjørdal kommune. Administrasjonen i Stjørdal kommune var betenkt fordi det var unødig risikabelt å utprøve en ny konkurranseform ved kommunens største investering noensinne. 3. SKU AS har lagt fram reviderte prognoserte totalkostnader er minst 120mill.kr. høyere enn hva SKU AS tidligere har presentert. 4. Rådmannen tar til etterretning at SKU AS har engasjert eksterne rådgivere i flere i flere år innen prosjektledelse og prosjektstyring, og har fått oversikter som viser at firmaene har fakturert SKU AS betydelige beløp i honorar. SKU på sin side har vært organisert

3 MVA. med en meget liten men engasjert administrasjon som har stått på og gjort en god jobb innenfor de gitte rammebetingelsene. Slik rådmannen har forstått det har forutsetningen hele tiden vært at engasjerte rådgivningsfirma med sin erfaring fra store samspillsprosjekter skal ha den totale prosjektledelse og samtidig være daglig leders nærmeste rådgiver. Sett hen til de problemer prosjektet har vært igjennom, stiller rådmannen spørsmålet om den prosjektledelse eksterne firma har utført, har vært tilstrekkelig støtte for selskapets administrasjon. Rådmannen stiller også spørsmålet om selskapets egen organisasjon har vært underdimensjonert i forhold til alle oppgavene. 5. Erfaringsmessig oppstår de største utfordringene når selve utførelsen eller gjennomføringen starter, og det er et berettiget spørsmål hvorvidt dagens organisering og organisasjon er i stand til å håndtere dette slik denne er dimensjonert. Sammenlignbare prosjekt rådmannen har fått innblikk i har hatt en vesentlig større organisasjon og mer ressurser disponibelt. 6. Etter rådmannens mening er det nå viktig at prosjektet er så gjennomarbeidet at uforutsette hendelser med påfølgende merkostnader ikke kommer opp når byggestart er iverksatt. Uansett hvor godt prosjekt er gjennomarbeidet før byggestart viser all erfaring at det dukker opp ting i byggeperioden som tilsier at prosjektet har i seg finansielle reserver for å håndtere dette. Rådmannen stiller spørsmål om den finansielle styrken for å håndtere uforutsett er til stede i prosjektet slik de reviderte kostnadene er presentert fra SKU AS. Rådmannens vurdering vil understreke viktigheten av økonomisk og driftsmessig forutberegnelighet i prosjektet. Uforutsette driftsmessige ting og merkostnader gir negativ omtale om prosjektet. Det er av stor betydning for prosjektet at en får optimal momsrefusjon. Momsproblematikken er komplisert og det er ikke enkelt å si at den ene organisering gir bedre uttelling enn den andre. Dette betyr at andre organiseringen enn AS også kan gi uttelling i momsrefusjon basert på de funksjoner som er lagt til kulturhuset. Stavanger Nye Konserthus er ikke organisert som et AS og har fått god uttelling på momsrefusjon etter et omfattende forarbeide. Det er klare råd fra Stavanger at en bør se på ulike organiseringer for vurdering av momsrefusjon og det er ikke uten videre er gitt at et AS er det optimale. Dette må også vurderes opp i mot de påvirknings og styringsmuligheter formannskap og kommunestyre ønsker å ha. Målet å få en organisering som gir mest uttelling for merverdiavgiftkompensasjon samt gode styringsmuligheter. Rådmannen har jobbet med momsproblematikken. Økonomimedarbeidere i Værnesregionen og i egen organisasjon ser nå på dette, inklusive notat fra Ernst & Yuong utlevert fra SKU AS i formannskapet den Videre har rådmannen en nær dialog med Stavanger som har jobbet intens med moms knytta til Stavanger Nye Konserthus som er under bygging og som åpnes 15.desember Rådmannen og andre medarbeidere skal ha møte med representanter fra Stavanger Konserthus når det gjelder merverdiavgift og organisering. Videre legges det opp til møter både med revisjonsfirmaer samt Skatt Midt-Norge. Dette bør samla gi et godt beslutningsgrunnlag. Viser det seg etter en ny gjennomgang at det vil være et AS som i dette tilfellet gir den beste uttelling når det gjelder momsrefusjon så blir da utfordringen og lage styringssystem for å kunne

4 ta i bruk ressurser og kompetanse fra kommunens organisasjon i prosjektet samt sikre formannskap og kommunestyre innflytelse og påvirkning i større grad en det som er det ordinære ved aksjeselskap. Finansiering. Rådmannen må i likhet med andre konstatere at det så langt ikke er på plass en tilfredsstillende finansiering, eller garantier for finansiering fra det offentlige. Prosjektet er forutsatt finansiert med betydelig tilskudd fra stat og fylkeskommune. Oppnås ikke slik tilskudd så betyr det i praksis økte låneopptak og dermed økte kapitalkostnader. En av hensiktene med å etablere SKU AS var at næringslivet skulle være med i prosjektet inklusive yte økonomiske bidrag til prosjektet. Derfor har næringslivet også vært tungt representert i styret i selskapet. Det er i den samla finansiering lagt til grunn betydelige tilskudd fra næringslivet. Det registreres at det er lagt igjen før prosjektet har fått en forventa økonomiske støtten fra næringslivet. Sett i lys av de synergieffekter et kulturhus vil ha for Stjørdal kommune, næringslivet og for rekruttering av nye medarbeidere hadde rådmannen forventa et vesentlig større engasjement og at Stjørdal Næringsforum hadde tatt en mer aktiv rolle. Dette også sett opp i mot hva næringslivet har bidratt med for å realisere lignende prosjekt i andre kommuner. Det er etter rådmannens vurdering helt nødvendig å få inn en person i prosjektet som har finansiering som sitt hovedansvar. Her må det tas grep slik at ansvaret for dette arbeidet blir mye tydeligere, og at person med ansvar for dette må inngå i prosjektorganisasjonen. Vedkommende person skal ikke ha noe å gjøre med selve gjennomføringen (byggingen), men kun konsentrere seg om finansiering. En tydelig ressurs på dette faget, vil også i større grad etter rådmannens vurdering, opptre mer konkret også over næringslivet og selge inn prosjektet. Gjennomføringsfasen. Det som rådmannen har tatt opp foran, både med hensyn til uforutsette hendelser, begrensa muligheter for innsyn i prosjektet, habilitetsproblematikk, moms, og finansiering, tilsier at en bør se på andre organiseringsmuligheter i tillegg til dagens organisering. Prosjektorganisasjonen må være kompakt og ha nødvendig kapasitet og kompetanse. Rådmannen vurderer det positivt for gjennomføring av prosjektet at en hadde en organisering hvor prosjektet kunne trekke inn ressurser fra hele administrasjonen på delområder samt innleide ressurser. Hvordan organiseringen nærmere skal skje inklusive ressurstilgang, vil blant

5 annet være avhengig av at Etat teknisk drift må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ta seg av andre løpende og planlagte investeringer / prosjekter i Stjørdal kommune. Organiseringen må skje slik at oppfølgingen av kulturhuset, byparken, kulvert og kjøreramper, underjordisk parkeringsanlegg m.m. ikke går på bekostning av øvrige kommunale investeringer / prosjekter som det er politiske vedtak på for å få realisert. Rådmannen har tidligere vektlagt betydningen av at kommunen har hånd om rattet når det er snakk om betydelige kommunale interesser, ikke minst økonomisk. Detaljene rundt hvordan organiseringen nærmere skal skje, vil rådmannen komme tilbake til når en har gått runden i forhold til prinsipiell organisering AS eller en annen modell. Rådmannen ser imidlertid for seg at det utnevnes en overordnet prosjektleder, for hele kvartalet rundt Husbyjordet. Til prosjektleder rapporterer ansvarlig for bygging(gjennomføring). Det er særdeles viktig at den person som har ansvar for bygging / gjennomføring kun har dette som oppgave ut i fra prosjektets størrelse og kompleksitet. I tillegg bør prosjektleder knytte til seg personer som har hovedansvar for hhv finansiering av og innhold/aktivitet i kulturhuset. Prosjektleder må også knytte til seg personer som har markedsføring, reklame, mottak av besøkende, osv., som spesialitet. Prosjektleder bør rapportere løpende til ei styringsgruppe, som består av representanter fra administrasjonen, politisk ledelse og opposisjon. Dette forutsetter imidlertid en annen organisering enn dagens AS. Rådmannen ser for seg at lederen for styringsgruppa skal ha tett kontakt med prosjektlederen, slik at vedkommende kan være en støttespiller for prosjektleder, samtidig som vedkommende blir løpende orientert om utviklingen i prosjektet. Styringsgruppa rapporterer videre til formannskapet, men prosjektet må som de øvrige andre kommunale prosjekt rapportere etter de ordinære prosedyrer, jfr. økonomi og delegeringsreglement. Blir valg av organisasjon i byggefasen et AS må det andre grep til for å sikre en slik rapportering dersom det er ønska av formannskap og kommunestyre. Det haster å få avklart organisering før kontrakter med entreprenører underskrives. For at rådmannen skal kunne jobbe med merverdiavgifts problematikk og alternative organisasjoner hvor et alternativ kan bety en oppløsning av SKU AS så må rådmannen ha et politisk vedtak på dette. Parallelt med dette arbeidet knytta til organisering vil rådmannen og organisasjonen arbeidet med anbud og finansiering av ombygging med kulvert i Sandgata, nedkjøringsramper til parkeringsanlegg, parkeringsanlegg utenfor kulturhuset samt parken (innhentet anbud på disse arbeidene som nå skal kvalitetssikres og vurderes). Rådmannen vil i neste omgang legge frem en samla sak om kulturhuset og utbygging av infrastruktur på Husbyjordet. Oppsummert Som det fremgår ønsker rådmannen at det nå først av alt klargjøres fremtidig organisering for den kommende byggeperioden, og dette skjer før det skrives flere kontrakter, og/eller gjennomføres flere forhandlinger. Rådmannen registrer at dette prosjektet internt i dag krever mye energi og arbeid, selv om rådmannens organisasjon formelt er på siden av prosjektet. Rådmannen registrerer samtidig et stort internt engasjement og entusiasme om prosjektet, og ønske om å bidra med den samla kompetanse og erfaring en har fra gjennomførte byggeprosjekt over mange år. Rådmannens ønsker at utbygging av Husbyjordet med kulturhus skal bli en

6 positiv sak slik at både kommunestyret og Stjørdal kommune, og kommunens innbyggere, føler stolthet. Det må gjøres noen valg og tas noen grep ikke minst i forhold til finansiering men rådmannen er sikker på at Stjørdal kommune vil lykkes med prosjektet!