TILBUDSINNBYDELSE ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 TILBUDSINNBYDELSE ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE for Anskaffelse av hydrogen brenselscelle elektrisk drevet personbil (FCEV) produsert av original produsent (OEM) til Skedsmo kommune Tilbudsfrist: kl. 12:00 Sak 2012/4071 Side 1 av 12 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Kunngjøring Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Befaring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tidsrammer KRAV TIL LEVERANDØRENE KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Leveringssted og innleveringsfrist Tilbudets utforming Tilbudsbrevets innhold: Tilbudsdisposisjon: Forbehold og avvik Habilitet Tilbud på deler av oppdraget...10 Side 2 av 12 2

3 3.8 Alternative tilbud Registrering av tilbud Tilbudsåpning Tilbakekall eller endring av tilbudet Vedståelsesfrist AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingskriteriene Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om tildeling...12 Side 3 av 12 3

4 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er Skedsmo kommune ved teknisk sektor. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i tilknytning til anskaffelsen er: Navn: Morten Woldseth Postadresse: Postboks 313, N-2001 Lillestrøm, Norge Besøksadresse: Jonas Lies gate 18, 2000 Lillestrøm, Norge E-post mortenw@skedsmo.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Avtalen gjelder for innkjøp eventuelt leie, service og vedlikehold av hydrogen brenselscelle elektrisk drevet personbil/fuel Cell Electrical Vehicles (FCEV), produsert av original kjøretøyprodusent/orginal Equipment Manufacturer (OEM). Antall FVEC personbil er 1 stk. og vil avhenge av Leverandørens tilbudspris og totalt budsjett for anskaffelsen. FVEC personbilen vil inngå i Skedsmo kommunes bilpark. Leverandøren er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingen fra Oppdragsgiver. Leverandøren er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Anskaffelse av FCEV personbil skjer i samarbeid med EU Interreg IVA-prosjektet Next Move som blir delfinansiert av EU-programmet; Interreg IVA Öresund-Kattergat-Skagerrak og i Norge med IR-midler. I tillegg delfinansiering med ømsøkte midler fra Transnova. København kommune har kunngjort anskaffelser av FVEC personbiler for København kommune, Malmø kommune, Region Skåne, Regionrådet for Drammen og Skedsmo kommune på TED DK-Copenhagen: passenger cars 2012/S den Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen med internettadresse: Kontraktsperiode Kontrakten gjelder fra signering av begge partene. Driftsperiode for bilen skal være 4 år fra godkjent overlevering av kjøretøyet til Skedsmo kommune. Side 4 av 12 4

5 1.6 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende: Tilbudsinnbydelse Avtaledokument (forslag) Kontraktsvedlegg: Vedlegg 1 Standard innkjøpsvilkår for Skedsmo kommune (SISK) Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Egenerklæring HMS helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører 1.7 Befaring Oppdragsgiver forbeholder seg rett til befaring av Leverandørens lokaliteter, samt prøvekjøring av aktuell bil. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson uten ugrunnet opphold. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anskaffelse hydrogendrevet personbil - Sak nr. 2012/4071 og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. Tilleggsopplysninger kan gis senest kl. 12:00. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Grunnet ferieavvikling samles dette opp og besvares i uke 32. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget anonymiseres og kunngjøres elektronisk på DOFFIN. Side 5 av 12 5

6 1.10 Tidsrammer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer: Aktivitet, tidspunkt Dato Kunngjøring sendt DOFFIN Siste frist for spørsmål og tilleggsopplysninger, angitt dato kl. 12: Samlet svar på Doffin Uke 32 Tilbudsfrist, angitt dato kl. 12: Tilbudsåpning, angitt dato kl. 13: Kontraktstildeling, (tentativt) Kontraktsinngåelse/signering (tentativt) NB! Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver stiller krav til Leverandørene. Det stilles krav til Leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, se vedlegg 3 Dersom en eller flere Leverandører ikke har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse, kan Oppdragsgiver gi en kort tilleggsfrist for innsending. Leverandøren har ikke krav på at Oppdragsgiver benytter denne retten. Side 6 av 12 6

7 2.2 Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren og dennes underleverandører må være kredittverdig i min. klasse A eller tilsvarende. Leverandøren eller dennes underleverandører må ikke være under gjeldsforhandlinger eller konkurs. Dokumentasjonskrav Det skal legges ved en kredittrating som viser kredittverdighet, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Leverandøren og dennes underleverandører må ikke ha restanser på skatter og avgifter, som man ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale med skatte- og avgiftsmyndighetene om. Kopi av eventuell nedbetalingsavtale. Dersom Leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere Krav til Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren og dennes underleverandører må ha kompetanse og god gjennomføringsevne innen de fagområder som leveransen krever. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon, antall ansatte fordelt på avdelinger, samt hvordan dette er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. Side 7 av 12 7

8 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skjer i henhold til lov (LOA) av nr. 69 og del I og II i forskrift (FOA) av nr. 402 med senere endringer om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Prosedyren åpen anbudskonkurranse iht. forskriftens 5-1 er benyttet for denne anskaffelsen. 3.2 Offentlighet Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentleglova av nr. 16, sist endret nr. 7, 23. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes Leverandør opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifisere disse og begrunne hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Leverandøren skal i så fall levere ett tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (må merkes Sladdet tilbud ), og dette kan det bli gitt innsyn i. Oppdragsgiver kan overprøve Leverandørens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentleglova eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 om taushetsbelagte opplysninger. I henhold til offentleglova vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til Leverandøren er valgt, ref. 23. tredje ledd. Leverandørene skal levere en sladdet utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Leveringssted og innleveringsfrist Tilbudet skal leveres til: Navn: Skedsmo kommune Leveringssted: Rådhuset, 4. etg, teknisk sektor, ekspedisjonen Besøksadresse: Jonas Lies gate 18, 2000 Lillestrøm, Norge Tilbudet er levert i tide dersom det er kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (budfirma etc.) eller andre forhold utenfor Leverandørens kontroll. Side 8 av 12 8

9 Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved post, elektronisk post eller pr. telefaks. Tilbud fremsatt på denne måten vil bli avvist. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har Leverandøren risikoen for eventuelle feil, uteglemmelse og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget Tilbudets utforming Tilbudet skal være datert og signert, og være pakket i lukket og nøytral forsendelse. Tilbudet skal være merket: Anskaffelse hydrogendrevet personbil - sak nr. 2012/4071 Tilbudet skal: - Besvares i den rekkefølge som følger av konkurransegrunnlaget, se kap og Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er signert og datert - Leveres på papir direkte til leveringsadressen - Leveres med: o 1 eksemplar av tilbudet som er merket ORIGINAL o 1 papirkopi av originaltilbudet som er merket KOPI o 1 sladdet kopi (kun hvis tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger) o Fullstendig tilbud med vedlegg levert på minnepenn. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering Tilbudsbrevets innhold: - Referanse til saksnummer - Leverandørens adresse, telefon og foretaksnummer - Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse - Tilbudsbrevet skal være datert og signert av person(er) med fullmakt til å forplikte Leverandøren Tilbudsdisposisjon: Tilbudet skal fremlegges i henhold til den disposisjon som følger under. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Flik 1 Tilbudsbrev, kfr. kap Flik 2 Prisskjema Flik 3 Tilbudsbeskrivelse/svar på kravspesifikasjonen med vedlegg Flik 4 - Eventuelt Leverandørs spesifikke forbehold. Forbehold skal være konkrete og gi opplysninger om forbeholdets økonomiske betydning i forhold til konkurransegrunnlagets beskrivelser. Forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer, med sidetall og punktnummer. Flik 5 Dokumentasjon på kvalifikasjoner o Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. ( Side 9 av 12 9

10 o Kredittvurdering/rating o Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) o Økonomisk og finansiell stilling (etterspurt dokumentasjon) o Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) o Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører o Egenerklæring HMS. Se vedlegg 3 eller html#map033 o Firmaattest o Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører. Se vedlegg 4. Flik 6 Annen dokumentasjon Dersom tilbudsdokumentene fra Leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsinnbydelsen og deretter den rekkefølge som Leverandøren rangerer sine dokumenter 3.5 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Leverandøren skal prise alle forbehold. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med Leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er likevel tillatt å bruke underleverandør for på den måten å kunne oppfylle de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. 3.8 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud utover det som fremkommer av konkurransegrunnlaget. Side 10 av 12 10

11 3.9 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt og dato for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes 1 time etter tilbudsfristens utløp. Leverandører vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert Tilbakekall eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå sitt tilbud i 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier 1. Priselement, kontrollregnet og sjekket ut i forhold til evt. forbehold: Total pris for kjøp med tilhørende drifts- og vedlikeholdskostnader, serviceavtale i 4 år fra godkjent overlevering av bilen. Alternativt: Total pris for leie med tilhørende drifts-, vedlikeholdskostnader, serviceavtale i 4 år fra godkjent overlevering av bilen. Ved leie oppgis også leiepris pr. måned og driftskostnader 2. Kvalitet For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 10 (med 10 som best). Hva Oppdragsgiver vil vektlegge under de forskjellige kriteriene er beskrevet nedenfor. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse av personbilen skal tas med i priselementet, herunder gebyrer og årsavgift. Det skal dokumenteres om leveransen er fritatt for merverdiavgift ved kjøp eventuelt leie av personbilen. Det skal ikke faktureres for noen andre utgifter/kostnader Side 11 av 12 11

12 enn den inngitte pris. Ved leie skal det oppgis en månedlig leiepris basert på en flytende rente med utgangspunkt i 3. mnd NIBOR. Det skal i tillegg oppgis pris på fast rente. Det skal oppgis pris på eventuelt over- og underkjøringsgebyr pr. km. Ved uttak av leiebil som følge av skade mv. skal det oppgis leiepris på bil pr. døgn. Særlig om tildelingskriterium 1: Priselement pr måned: Leiepris på personbiler kl. 1, vektlegges med 30 % o Forutsatt kjørt km i leieperioden (vektlegges med 20 %) o Forutsatt kjørt km i leieperioden (vektlegges med 40 %) o Forutsatt kjørt km i leieperioden (vektlegges med 40 %) Særlig om tildelingskriterium 2: Kvalitet : Tildelingskriteriet kvalitet består av de punkter som er oppført i vedlegg 2 -. Kravspesifikasjon kap. 8 - Utstyr. Listen er uttømmende, og kriteriene vil innbyrdes bli tillagt lik vekt. Alle punkter skal besvares med ja eller nei. Leverandøren med høyest score vil bli innstilt på kontraktstildeling. Samlet score blir utregning på grunnlag av følgende formel: Prispoeng (vektet) + brukervennlighet (vektet) + driftskostnader (vektet) = x poeng 4.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Forutsatt at det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Ved avlysning etter denne bestemmelse vil Oppdragsgiver straks varsle alle Leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og innen rimelig tid begrunne hvorfor konkurransen avlyses. 4.3 Meddelelse om tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle Leverandører i rimelig tid før kontrakten inngås Side 12 av 12 12