Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling Lederutviklingsprogram i Oppland fylkeskommune Februar 2013

2 Innhold 1.1 Bakgrunn Formål og forbehold Konkurranseform Oppdragsgivers kontaktpersoner Fremdriftsplan for anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandøren Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Leveringsadresse Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Kravspesifikasjon- Behovsbeskrivelse Bakgrunn og hensikt Mål og oppgave for programmet Grunnleggende krav Tidsrom Deltakere Konsept: Verdibasert ledelse i en kompetanseorganisasjon Eksempel på tenkt tilnærming Samarbeid Bytte av tilbudt personell

3 1.1 Bakgrunn Oppland fylkeskommune er en kunnskapsrik, profesjonell og utviklingsorientert organisasjon med viktige samfunnsoppdrag og dyktige medarbeidere. Vi er en kompetanseorganisasjon. Fylkeskommunen har ansvar for drift og utvikling av videregående skoler, fagopplæring i arbeidslivet, voksnes læring, det offentlige tannhelsetilbudet, fylkesvegene og det offentlige kollektivtilbudet. Vi har også viktige roller innenfor kultur, bibliotek, arkiv og kulturarv. Med over 2000 ansatte og stor spredning geografisk, fra Harestua til Bjorli, er vi en organisasjon med stort mangfold. I organisasjonen har vi rundt 150 ledere med personalansvar. I 2011 tok vi skrittet fra arbeidsgiverpolitikk til organisasjonspolitikk. Organisasjonspolitikken beskriver kulturtrekk som alle må ta ansvar for å levendegjøre. Våre viktigste kulturtrekk er: Verdibasert ledelse og medarbeiderskap, Åpenhet og etikk, Lærende organisasjon, Attraktive, inkluderende og helsefremmende arbeidsplasser og God og effektiv drift. Fra 2010 har Oppland fylkeskommune hatt en stor satsning på medarbeiderskapsutvikling. Ca. 750 ansatte har deltatt på medarbeiderskapssamlinger. Vi ønsker nå å kunne tilby våre ledere et lederutviklingsprogram. 1.2 Formål og forbehold Formålet med denne konkurransen er å inngå kontrakt for et ettårig lederutviklingsprogram i Oppland fylkeskommune med oppstart i september Vi ønsker å inngå kontrakt for å gjennomføre tre ettårige program, for 3 ulike kull. Oppland fylkeskommune ønsker et lederutviklingsprogram som tar utgangspunkt i vår egen organisasjonspolitikk og den enkelte leder. Vi mener at ledelse læres og utvikles gjennom å forske i egen praksis og egne utviklingsbehov. For oppdragsgiver er det en forutsetning at lederutviklingsprogrammet kan godkjennes for finansiering gjennom KS`s OU-fond. Overordnet krever fylkeskommunen at tjenesten skal utføres i henhold til de enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav, og som minimum vil bli utført i samsvar med de krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. 3

4 1.3 Konkurranseform Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og II. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling. Forhandlinger vil bli gjennomført med de tilbyderne, som med bakgrunn i tilbudet, anses å ha et tilbud som er aktuelt for oppdraget. For kvalifiserte tilbydere vil det skje en reduksjon i antall med utgangspunkt i vurdering av tildelingskriteriene. Det tas sikte på forhandlinger med tre leverandører. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 1.4 Oppdragsgivers kontaktpersoner Oppdragsgiver er Fylkespersonalsjef Åsmund Haugstad Sandvik. Kontaktpunkt for gjennomføring av konkurransen er: HR-rådgiver Gunn Bente Bjærum. Gunn.Bente.Bjaerum@oppland.org 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsen Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN Tilbudsfrist, angitt dato kl 12: Gjennomføring av forhandlinger med de 3 beste etter evaluering Kontraktstildeling, (tentativt) Uke 22 Vedståelsesfrist, angitt dato kl. 12: Kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandøren Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Momsattest HMS egenerklæring 4

5 2.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves tilfredsstillende økonomisk soliditet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav Firmaattest Oppdragsgiver innhenter selv kredittrating hos Soliditet. 2.3 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD Lederutvikling i Oppland fylkeskommune 3. Tilbudet skal oversendes i lukket nøytral forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post 6. Tilbudet kan ikke leveres på e-post 7. Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar som papirversjon, og i tillegg være vedlagt i elektronisk medium både i fullversjon og i offentlig versjon hvor taushetsbelagte opplysninger er sladdet i hht Offentleglova 13 og Forvaltningslova Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren er bundet av tilbudet til Leveringsadresse Tilbudet bes sendt til: Tilbudet bes innlevert til: Oppland fylkeskommune Oppland fylkeskommune Postboks 988 Kirkegt Lillehammer 2609 Lillehammer Merkes: TILBUD Lederutvikling i Oppland fylkeskommune 5

6 3. Avgjørelse av konkurransen 3.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende: 1. Kompetanse, referanser og oppdragsløsning 60 % 2. Pris 40 % 1. Kriteriet kompetanse, referanser og oppdragsløsning vil bli evaluert ut fra vedlagt dokumentasjon og beskrivelse av oppdragsløsning, herunder beskrivelse av tiltenkte verktøy. Tilbudet skal vedlegges tilbudt personells CV`er og erfaringsbakgrunn fra tilsvarende oppdrag, samt vedlegges referanseliste med minimum 3 relevante referanser. Vi ber om at referanseprosjektene beskrives nærmere med omfang, deltakere og tema. Vi ønsket beskrevet hvordan dere vil organisere oppdraget og hvilken fagperson som vil ha ansvar for hvilken del av programmet. 2. Kriteriet pris vil bli evaluert etter den pris som oppgis for oppdraget. Pris skal oppgis som en fastpris for hvert av de 3 årene. Pris skal oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift, men inklusiv alle omkostninger. Fakturagebyr eller andre tillegg vil ikke bli akseptert. Pris skal dekke leverandørens fortjeneste og kostnader, herunder kostnader til administrasjon, kontorhold, databehandling, kopiering, reiseutgifter og reisetid. 4. Kravspesifikasjon- Behovsbeskrivelse 4.1 Bakgrunn og hensikt Oppland fylkeskommune har ansatte spredt over et stort geografisk område og vi har flere ulike fagområder vi arbeider med. Dette er en utfordring når vi skal bygge en sterk felles lederkultur og organisasjonskultur. Vi ønsker med dette programmet å tydeliggjøre de rammene og mulighetene det gir å være leder i Oppland fylkeskommune. 4.2 Mål og oppgave for programmet Etablere bred forståelse av organisatoriske prosesser Utvikle nye og hensiktsmessige arbeidsmåter 6

7 Trene på å utvikle endrings- og utviklingsprosesser i egen organisasjon Forstå betydningen av lederskap og delegasjon Trene på å forstå ubevisste og bevisste krefter som er i en organisasjon Kunnskap og ferdighet til å lede i krysspress mellom innbyggere, brukere, ansatte, overordnet ledelse og politikere 4.3 Grunnleggende krav Det kreves at tilbyder har erfaring med lederutviklingsprogrammer i offentlig virksomhet. Tilbyder må kunne oppgi minst 3 relevante referanser. Det kreves at tilbyder bistår i utarbeidelse av søknad om finansiering fra KS OU-fond. Dersom slik finansiering ikke oppnås, er Oppland fylkeskommune ikke forpliktet til å effektuere kontrakten. I så fall vil tilbyder få godtgjort for medgått tidsbruk. Dokumentasjon av tilbyders forslag til organisering av oppdraget, herunder beskrivelse av metoder og faglig opplegg og forslag til rammeprogram for lederutvikling Dokumentasjon av anerkjent teorigrunnlag og verktøy, herunder egne evalueringsrutiner Klargjøring av hvordan framdrift for programmet vil bli sikret ved evt. sykdom. All kommunikasjon som benyttes i programmet skal foregå på norsk 4.4 Tidsrom Vi ønsker en oppstart på lederutviklingsprogrammet i september 2013 med kull 1. Dette avsluttes i juni Kull 2 og 3 gjennomføres i samme tidsrom og Deltakere Vi har omtrent 150 ledere med personalansvar i Oppland fylkeskommune. Den største andelen av disse, er mellomledere/avdelingsledere i videregående skoler. Vi har også en relativt stor gruppe teamledere i sentraladministrasjonen. Vi ønsker i første omgang å sette fokus på disse ledergruppene, men har som ambisjon at alle ledere i Oppland fylkeskommune skal gjennomføre lederutviklingsprogram i løpet av tre år. 4.6 Konsept: Verdibasert ledelse i en kompetanseorganisasjon Oppland fylkeskommune ønsker et lederutviklingsprogram som tar utgangspunkt i vår egen organisasjonspolitikk og den enkelte leder. Vi mener at ledelse i stor grad læres og utvikles gjennom å forske i egen praksis og egne utviklingsbehov. Organisasjonspolitikken 7

8 4.7 Eksempel på tenkt tilnærming 4-6 samlinger a to dager per kull. Ulike tema som knyttes opp mot verdibasert ledelse og våre styringsdokumenter. Læringsprosjekt med basis i aksjonslæring som det arbeides med og gis veiledning på underveis gjennom hele programmet. Gruppecoaching mellom samlingene med utgangspunkt i læringsprosjektet. Etablere faste grupper som møtes mellom samlingene. Den enkelte tilbyder inviteres til å skreddersy et eget individuelt opplegg for lederutvikling med basis i vår tenkte tilnærming. 4.8 Samarbeid Dersom tilbyder benytter fagpersoner som ikke er ansatt i vedkommende virksomhet, skal samarbeidsavtale vedlegges. 4.9 Bytte av tilbudt personell Dersom tilbudt fagperson blir syk, slutteri firmaet i løpet av avtaleperioden eller av annen grunn ikke kan utføre tiltenkt oppgave, skal denne erstattes med fagperson som innehar tilsvarende kompetanse. Dette bytte av fagperson skal varsles fylkeskommunen på forhånd, og krever fylkeskommunens forutgående samtykke. Til grunn for oppdraget legges Oppland fylkeskommunes standardavtale for kjøp av tjenester som følger konkurransegrunnlaget som vedlegg. Dersom det er vilkår som ikke kan aksepteres av tilbyder, må dette komme klart til uttrykk i tilbudsbrevet. Alle tilbud blir behandlet konfidensielt. Med ønske om å motta Deres tilbud Lillehammer Gunn Bente Bjærum Vedlegg 1: Spesielle avtalevilkår Vedlegg 2: HMS-egenerklæringsskjema 8

9 9