Saksframlegg. Kvinnherad kommune. Oppfølging av vedtak knytt til kunstgrasbana i Rosendal.

Transkript

1 Saksframlegg Saksmappe Saksbehandlar 2007/ Kjell Odd Nygård Saksgang Saksnr Utval Møtedato Formannskapet Kommunestyret Oppfølging av vedtak knytt til kunstgrasbana i Rosendal. Innstilling frå rådmannen: 1. All kommunal saksførebuing skal vere så god som mogeleg. Dette kan ein mellom anna oppnå ved å: a. Returnere søknader med krav om utdjuping dersom dei opnar for ulike tolkingar. b. Rette opp feil i søknader og vedlegg før dei blir lagt fram for politisk handsaming. c. Vurdere alle sider i saksutgreiing slik at ein ikkje treng tilleggsopplysningar på møte. d. Utsetje saker når opplysningar likevel blir lagt fram etter at saksutgreiing ligg føre. e. Få kvalitetssikra forslag framsett på møte, slik at ein unngår ulovlege vedtak. f. Få fram økonomiske konsekvensar slik at ein unngår å bryte eigne budsjettreglar. g. La forslag til mogelege samarbeidsavtaler bli ein del av det politiske vedtaket. 2. Oppfølging av politiske vedtak skal også vere best mogeleg. Dette kan ein mellom anna oppnå ved å: a. Legge saker fram på nytt dersom det oppstår tvil om tolkinga av vedtaket. b. Fremje ny sak så snart det skjer ting som ikkje er i samsvar med gjeldande vedtak. c. Legge fram rapport om mogelege erfaringar når vedtaket er gjennomført. 3. Når politiske vedtak blir oppheva av høgare organ skal det omgåande fremjast ny politisk sak med tilråding om endringar av tidlegare vedtak. 4. For å sikre at økonomiske konsekvensar av tidlegare vedtak kjem fram i budsjett- og økonomiplan, skal det ligge ved oversikt i budsjettgrunnlaget som viser til aktuelle vedtak. Spelemiddelsøknader med framtidige økonomiske konsekvensar for kommunen skal først sendast etter godkjenning av formannskap og kommunestyre. 5. For å sikre best mogeleg oppfølging skal styringa av reine kommunale prosjekt ikkje setjast bort til andre. Dette gjeld sjølv om andre står for finansieringa av prosjektet. 6. Ved privat forskottering av kommunale anlegg skal kommunen stå for planlegging og bygging av prosjektet. Før godkjenning skal det ligge føre avtale om finansiering av alle kostnader inkludert mogelege overskridingar. Samtidig skal kostnadsfordeling, dugnad og alle andre tilhøve knytt til gjennomføringa vere avtalt. Så sant ikkje anna blir vedteke skal rabattar kome kommunen som utbyggjar til gode. I oppstartsvedtaket skal det gå fram om tilbakebetaling av forskotteringa skjer i økonomiplanperioden eller seinare. Er spelemidlar ein del av finansieringa skal kommunen sitt tilskot inkl. mva ikkje overstige spelemidlane. Det er ikkje aktuelt med kommunal forskottering av spelemidlane. 7. Kommunen sitt regelverk knytt til utbygging av idretts- og kulturanlegg blir å endre i tråd med pkt side 1

2 8. Grunna manglande vedtak før oppstart om dekking av mogelege overskridingar, aksepterer kommunestyret at av godkjent kostnad på 6,925 mill. kr skal Rosendal Turnlag (RT) si samla deltaking ikkje overstige 1,875 mill. kr. I budsjettet for 2012 blir det difor avsett ei ekstra løyving til RT på ,- kr. Saksutgreiing: Den handsama kommunestyret rapport utarbeidt av kommunen sitt revisjonsfirma Deloitte om sakshandsaminga knytt til kunstgrasbana i Rosendal. I tråd med innstilling frå kontrollutvalet vedtok kommunestyret følgjande: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av gjennomgang av kommunen sin sakshandsaming i samband med finansiering av kunstgrasbana i Rosendal. 2. Kommunestyret ber rådmannen syte for: Å etablere system og rutinar som sikrar oppfølging av politiske vedtak. Å gjennomgå sakshandsamingsrutinar og vurdere om desse i tilstrekkeleg grad sikrar at saka blir forsvarleg utgreidd. Å sikre at regelverk knytt til kommunale garantiar blir følgt. Følgje opp pålegg frå fylkesmannen. Sikre at vedtak med økonomiske konsekvensar blir innarbeidd i årsbudsjett og økonomiplan. Vurdere om rutinar for oppfølging av prosjekt er tilstrekkeleg. Etablere rutinar for formalisering av avtalar. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen legg fram ein plan for korleis tiltak etter forvaltningrevisjonen vert følgt opp innan Deloitte går i rapporten gjennom alle innhenta data knytt til sakshandsaminga av kunstgrasbana i Rosendal. Ulike sider ved saka blir deretter kommentert, før ein til slutt kjem med tilrådingane. Då tilrådingane frå Deloitte, innstillinga frå kontrollutvalet og vedtaket til kommunestyret er ganske omfattande med klare konsekvensar også for framtidige saker, har rådmannen funne det rett å gå grundig inn i saka. Ein har freista å få fram ulike tolkingar og forståingar, og kjem til slutt med tilråding om konkrete forbetringstiltak. Søknad: Deloitte viser til at Rosendal Turnlag (RT) i brev datert søkte kommunen om å få legge kunstgras på den kommunale grusbana i Rosendal. Konkret vart det søkt om grønt lys for å setje i gang arbeidet, samt ein kommunal garanti for å låne midlar til mellomfinansiering av spelemidlar og kommunale løyvingar. Av søknaden gjekk det fram at då det var eit kommunalt anlegg, ville den kommunale delen truleg verte lågare enn det beløpet som stod i prospektet. Deloitte viser også til at det vedlagt søknaden låg eit prospekt med mellom anna oversikt over finansiering og økonomi. Kostnadane var berekna til 5.4 mill. kr inkl. mva og 4.5 mill. kr eks. mva. Det var tenkt ei tredeling av kostnadane der spelemidlar, kommunen og RT kvar finansierte ein tredel berekna til 1.8 mill. kr inkl. mva. RT sin del skulle vere 0,5 mill. kr i eigenkapital og 0,4 mill. kr i private tilskot og gåver, samt 0,9 mill. kr i dugnad, rabattar og gjenbruk av eksisterande lysanlegg. Det var lagt opp til tilskot frå kommunen med 0,9 mill. kr i 2008 og 0,9 mill. kr i Utbetaling av spelemidlar var også planlagt med 0,9 mill. kr i 2008 og 0,9 mill. kr i Det kommunale tilskotet og spelemidlane på samla 3,6 mill. kr inkl. mva skulle mellomfinansierast av RT. side 2

3 Deloitte meiner at når kommunal garanti vart gjeve som omsøkt, vart også dei føresetnader som låg til grunn for garantien godkjent. Det var innløysing av heile lånet på 3,6 mill. kr i 2008 og Dermed hadde kommunen gjennom eit positivt garantivedtak akseptert utbetaling av tilskot og spelemidlar med 1,8 mill. kr inkl. mva i 2008 og 1,8 mill. kr inkl. mva i Rådmannen oppfatta prospektet som eit tilbod om å forskottere tilskot og spelemidlar inntil det vart gjort vedtak om tilbakebetaling. Bana var ikkje eit av åtte prioriterte spelemiddelprosjekt og med midlar til toppen eit eller to anlegg kvart år, føresette rådmannen at RT var innforstått med at det kunne gå minst fire år før det ville bli betalt ut spelemidlar. Vidare oppfatta rådmannen det slik at når kunstgrasbana ikkje var med i godkjent økonomiplan, så hadde RT akseptert at det ville gå minst tre år før kommunal løyving var aktuelt. Vidare oppfatta rådmannen det slik at konklusjonen om lågare kostnad for kommunen var knytt til refusjon av all meirverdiavgift (mva) frå staten. Den ulike tolkinga viser kor viktig det er med avklaring av innhaldet i ein søknad. Difor bør ein søknad som opnar for ulik tolking omgåande sendast i retur med krav om nærare utdjuping. Saksutgreiing og innstilling: Deloitte peikar på at det ikkje gjekk klart fram av saksutgreiinga at prosjektet skulle gjennomførast i kommunal regi. Det kom heller ikkje fram kva ansvar prosjektet ville medføre for kommunen og RT, mellom anna finansieringsansvar ved mogelege overskridingar. Vidare peikar Deloitte på at fylkesmannen grunna ufullstendig vedtak og sakshandsaming hadde oppheva garantivedtaket, og at det ikkje låg føre nytt og korrekt vedtak. Rådmannen er samd i at saka burde blitt betre utgreidd. Når søknaden mellom anna ikkje klart viste kven som hadde ansvaret for eventuelle overskridingar, burde den blitt sendt i retur med krav om meir informasjon. I så fall ville saka blitt utsett ein god månad, og kunne dermed blitt handsama som budsjettsak saman med revidert budsjett 2007 og økonomiplan I sjølve saksutgreiinga burde det blitt sett grundig på korleis prosjektet skulle gjennomførast og korleis ansvar og arbeid skulle fordelast. Vidare skulle det blitt sett nærare på kostnadane med prosjektet samtidig som det skulle blitt slege fast at kommunen sin del først kunne betalast ut når den vart prioritert av kommunestyret i budsjettsamanheng. I ei eventuell positiv innstilling skulle lengd på garanti og storleik på garantisum gått klart fram. Det skulle også blitt gjort klart kva RT hadde fått løyve til å forskottere og kva år kommunen sine tilskot skulle betalast ut. Vidare skulle det blitt sett fram krav om ny politisk handsaming når anbod var innhenta, og endelege kostnader var meir avklart. Når dette ikkje vart gjort var årsaka at både politikarane og rådmannen i mange år hadde jobba intenst for å få til god budsjettstyring. Difor såg rådmannen det som uaktuelt med godkjenning av eit prosjekt som ikkje var prioritert i budsjett eller økonomiplanen og som heller ikkje var prioritert spelemiddelprosjekt. Dermed vart det innstilt på utsetjing for å få vurdert søknaden i samband med budsjett- og økonomiplan hausten Når formannskap og kommunestyre likevel gjekk inn for søknaden, var kanskje ei viktig årsak den informasjon som vart lagt fram etter at innstillinga låg føre. For å unngå at noko liknande skal skje i framtida, bør saker bli utsett og ny saksutgreiing utarbeidt når nye, viktige opplysningar blir lagt fram etter at sakskart og førebudde saker er sendt ut. Det må sjølvsagt vere lov for ein søkjar å sende inn sine merknader til ei negativ innstilling, men for kommunen må det vere eit mål at saksførebuinga og innstillinga er så god at det ikkje er behov for slike tilleggsopplysningar. side 3

4 Revidert søknad: Deloitte viser til at det på møte i formannskapet den vart det lagt fram ny søknad frå RT datert Der vart det søkt om løyve til å setje i gang arbeidet så snart formelle vedtak var på plass. Vidare vart det søkt om kommunal garanti for eit lån på 4,0 mill. kr, samt at garantien skulle gjelde til spelemidlar og kommunalt tilskot vart utbetalt. Eventuelle delutbetalingar skulle gå til nedbetaling på byggjelånet og tilsvarande nedtrapping av garantisummen. Vedlagt søknaden låg nytt prospekt der bakgrunn, finansiering, økonomi og framdrift var skildra. Totale kostnader inkl. mva var auka til 5,625 mill. kr, og dermed ville kostnadane for kvar av dei tre partane bli 1,875 mill. kr. Deloitte oppfatta kommunal garanti som aksept av revidert prospekt med innløysing av 4,0 mill. kr i 2008 og 2009, og såleis utbetaling av 1,875 mill. kr i tilskot og spelemidlar både i 2008 og i Rådmannen oppfatta den reviderte søknaden som konkretisering av storleiken på garantisummen, samt ein klar lovnad om å betale ned på lånet og å redusere garantisummen etter kvart som dei mottok delutbetaling av tilskot og spelemidlar. Vidare fann rådmannen at det kun var økonomien som var endra i nytt prospekt. Endringa gjekk på at det var lagt inn mva på dugnad, rabattar og gjenbruk av eksisterande lysanlegg, noko som ikkje stemmer med regelverket for betaling av mva. For å unngå noko liknande i framtida må feil i søknader og vedlegg omgåande rettast opp eller bli sendt i retur til søkjar. Vidare må ein krevje utdjuping av søknadane slik at ein unngår ulik tolking. Presisering av søknadane: Deloitte viser til at det på møte i formannskapet den vart det lagt fram eit tredje udatert brev frå RT der dei kom med merknader til saksutgreiinga og innstillinga. I brevet vart søknadane nærare utdjupa, samtidig som RT kom med presiseringar av økonomien i prosjektet. Deloitte kan ikkje sjå at noko av dette erstattar føregåande søknader og oppfattar heller ikkje noko av innhaldet som klåre presiseringar, spesielt når det i finansieringsplan for prosjektet gjekk fram at det var forventa utbetaling av kommunalt tilskot og spelemidlar i 2008 og Rådmannen på si side oppfatta brevet som argumentasjon mot utsetjing av saka. Grunngjevinga frå RT var at saka i første omgang ikkje skulle få økonomiske konsekvensar for kommunen, og såleis ikkje ville bety noko for utforminga av budsjett 2008 og økonomiplan Vidare framheva RT at kommunen grunna MVA-kompensasjonen kun skulle delta med eit netto tilskot på 0,75 mill. kr, medan RT samla skulle bidra med opp mot tre gonger så mykje. Den ulike tolkinga av innhaldet i dette brevet viser tydeleg behovet for utsetjing og avklaring av saker der nye opplysningar blir lagt fram etter at rådmannen er ferdig med si saksførebuing. Vedtak: Deloitte peikar på at det låg føre to søknader frå RT, at kostnadane var noko ulike og at storleiken på den kommunale garantien berre gjekk fram av den andre søknaden. I følgje Deloitte vart begge søknadane lagt fram for formannskapet, medan kun den første vart lagt fram for kommunestyret. Difor kan formannskapet ha hatt tilgang til anna informasjon enn dei andre i kommunestyret. Med dette stod kommunal garanti vert gjeve som omsøkt fram som uklårt. Utforminga var såleis ikkje slik at det gjekk klart fram kva som vart endeleg vedteke. I følgje Deloitte vart det tredje og udaterte brevet frå RT til formannskap og gruppeleiarane ikkje lagt fram for kommunestyret. Brevet kan uansett ikkje slik Deloitte ser det, oppfattast som søknad som erstatta tidlegare søknader. Det var i prospekta at dei sentrale søknadspremissar vart gjevne. Dette gjaldt mellom anna kostnader og finansieringsplan. side 4

5 Rådmannen er samd i at vedtaket kunne vore betre. Det skulle gått fram kor stor garantisummen var og kor lenge den skulle gjelde. Det skulle også gått fram korleis prosjektet skulle realiserast og gjennomførast, kva kostnader som skulle forskotterast, og kva dei økonomiske konsekvensane ville bli i åra som kom. Mogelege overskridingar skulle og ha blitt omtalt, samtidig som dei ulike detaljane i finansieringsopplegget burde blitt nærare presisert. Alle brev med vedlegg frå RT vart sjølvsagt lagt fram for både formannskap og kommunestyre. Dette gjaldt også det siste udaterte brevet. Unntaket var det vedlagde prospektet til den andre søknaden. Dette prospektet var identisk med det første prospektet, men ved ein feil var det lagt inn mva på dugnad, rabattar og gjenbruk av eksisterande lysanlegg. Difor vart prospektet ikkje lagt fram for kommunestyret. På kommunestyremøte den vart det også lagt fram brev frå Sparebank 1 Kvinnherad med tilsagn om 4,0 mill. kr i lån til ei rente på 4,8 % p.a. Vilkåret for å setje renta 0,7 % p.a lågare enn det RT rekna med, var garanti frå kommunen. Tilsagnet var ikkje avgrensa i tid, og stadfesta såleis opplysninga i det udaterte brevet frå RT om at det ikkje var eit vilkår med innløysing dei første åra. På kommunestyremøte vart det og lagt fram brev frå to lokale verksemder som stadfesta at dei ville dekke alle rentekostnader i 2 år. Også dette var ei stadfesting av innhaldet i det udaterte brevet om at utbetaling av tilskot frå kommunen skulle skje tidlegast i 2009 eller Til kommunestyremøte låg det også føre referat frå møte mellom og RT der RT tok på seg vedlikehaldet av kunstgrasbana mot at kommunen betalte det som vedlikehaldet av grusbana hadde kosta. For å unngå slike uklåre vedtak i framtida, bør ein kvalitetssikre forslag fremja på møte før endeleg vedtak blir fatta. Samtidig er det avgjerande å få klarlagt i forkant dei økonomiske konsekvensane av eit vedtak, slik at ein unngår å kome i skade for å bryte eigne budsjett- og rekneskapsreglar. Oppfølging av vedtak: Deloitte hevdar at kommunestyret med sitt garantivedtak godkjende dei føresetnader som låg til grunn. Kommunen skulle dekke 1/3 eller kr ,- inklusiv mva av budsjetterte kostnader, og utbetaling av så vel tilskotet som spelemidlane skulle skje i tråd med dei godkjende søknadane. All den tid det var ei kommunal bane gjennomført i kommunal regi innebar dette etter Deloitte si vurdering at kommunen hadde det primære ansvaret for kostnadane i prosjektet. Det var uklårt kva ansvar RT hadde for kostnader som gjekk ut over det dei hadde forplikta seg til i søknadane. Sjølv om det var RT som utarbeidde finansieringsplanen, var det kommunen som hadde ansvaret for at den vart kvalitetssikra. Dermed hadde kommunen også ansvaret for meirkostnadane så sant ikkje anna var avtalt. Skulle private påleggast kostnader i samband med eit kommunalt prosjekt, måtte ein ha heimel i regelverket. Deloitte kan ikkje sjå at slik heimel låg føre i denne saka. I finansieringsplanen som følgde som vedlegg til søknadane frå RT var tilskot frå kommunen og spelemidlar fordelt på åra 2008 og Føresetnaden var såleis at turnlaget skulle kunne innfri lånet innan utløpet av For å kunne innfri lånet i tråd med føresetnadane og for å unngå unødige utgifter, var RT avhengig av at kommunen stod ved sine forpliktingar i høve til vedteken finansieringsplan. Deloitte meiner ein ikkje har følgt opp føresetnadane i finansieringsplanen, og at kommunen difor kan ha påført RT ekstra utgifter i form av renter på lånet. På kommunestyremøte den blei det gjort vedtak om ny finansieringsløysing som ikkje var i samsvar med finansieringsplan vedteken av kommunestyret den Det er Deloitte si klare side 5

6 vurdering at ein ikkje kunne gjere vedtak som endra føresetnadene i kommunestyret sitt første finansieringsvedtak slik at det vart til ugunst for RT. Difor må dette takast opp til ny handsaming. Ut frå alt dette konkluderer Deloitte med at vedtaket i kommunestyresak 2007/18 frå møte den ikkje i tilstrekkeleg grad er følgt opp. Rådmannen har tolka garantivedtaket primært som ei sak mellom banken og kommunen. Skulle låntakar av ein eller annan grunn ikkje makte å løyse inn lånet, ville kommunen stille opp og dekke banken sine krav. Med slik sikkerheit aksepterte banken lågare rente. Prospekt tyder tilbod og difor har rådmannen som alt påpeikt ikkje oppfatta vedlegget som ein søknad. Dette saman med innhaldet i dei tre breva frå RT, er årsaka til at rådmannen ikkje har forstått det slik at garantivedtaket automatisk resulterte i pålegg om kommunale utbetalingar i 2008 og Denne forståinga må vere i tråd med politikarane sitt syn, då forslag om løyving først kom ved utarbeiding av budsjett for RT sin søknad til kommunen i 2008 gjekk heller ikkje på utbetaling av tilskot, men på kommunal forskottering av spelemidlane. Først i 2009 vart det søkt om tilskot frå kommunen, noko som langt på veg var i tråd med innhaldet i det udaterte brevet frå RT. Når revisorgodkjent spelemiddelsøknad først vart levert til kommunen i 2009 tyder heller ikkje det på at RT forventa innløysing av byggjelånet i 2008 og I tillegg kjem breva frå dei to lokale verksemdene som tok på seg rentekostnadane i to år. I brev datert står det at RT tok til å betale renter på restane av lånet så seint som i juli Dermed har RT dekka lågare rentekostnader enn det som gjekk fram i det udaterte brevet. Rådmannen har vidare oppfatta spelemiddelsøknaden som ein avtale mellom RT og kommunen når det gjeld endeleg kostnadsfordeling. I søknaden som var utarbeidt av RT, revisorgodkjent av Deloitte, godkjent av fagansvarleg i kommunen og sendt til fylkeskommunen den , gjekk det fram av budsjettet at totalkostnadane hadde auka til 6,786 mill. kr inkl. mva. Av dette skulle spelemidlane, kommunen og RT kvar dekke 2,262 mill. kr inkl. mva. Sjølv om det, som Deloitte peikar på, er kommunen sitt ansvar å utarbeide søknader og å sikre full kontroll med økonomien til eit kommunalt prosjekt, viser likevel spelemiddelsøknaden at også RT tolka eigne søknader og kommunestyret sitt vedtak som ei stadfesting av at endeleg kostnad skulle delast likt på dei tre partane. Til tross for dette skulle det sjølvsagt omgåande blitt lagt fram politisk sak, spesielt når det tidleg var klart at totalkostnadane og kommunal deltaking ville auke. Alt når tilboda låg føre såg ein at samla kostnad ville bli ein god del over 5,625 mill. kr, og då skulle ny sak omgåande blitt fremja. Dette er normalt ei oppgåve som ligg til prosjektleiar, men han kom frå RT og hadde sjølvsagt ingen ting med å fremje politisk sak i kommunen. Dette er eit godt prov på at slik organisering av kommunale utbyggingsprosjekt ikkje bør prøvast fleire gonger. Rekneskapen i spelemiddelsøknaden viste at kommunen alt før 2009 hadde betalt ut tilskot til RT på 1,198 mill. kr. Utbetalinga var ikkje politisk godkjent, men i Deloitte sin rapport står det at det vart gjort munnleg avtale mellom prosjektleiar frå RT og økonomiansvarleg i kommunen om handtering av utgiftene i prosjektet. Faktureringa skulle gå til kommunen som stod for kontering og utbetaling. Netto sum på faktura (eks. mva) skulle så overførast frå RT til kommunen sin konto. Sjølv om kommunen fikk refundert mva-kostnadane frå staten, hadde rådmannen som økonomisk ansvarleg ikkje mynde til å inngå slike avtaler. Resultatet vart utbetaling av tilskot utan at det var avsett midlar i budsjettet. side 6

7 Som Deloitte slår fast i revisjonsrapporten søkte RT om forskottering av kostnadane inklusiv mva. Ingen av søknadane sa noko om at mva-kompensasjonen som kommunen fikk frå staten skulle overførast til RT. I staden stod det i første søknad at kommunen sin del ville bli mindre enn ein tredel på grunn av at dette var eit kommunalt prosjekt. I udatert brev frå RT vart det utførleg gjort greie for at mva-kompensasjonen ville føre til reduksjon i kommunal deltaking. Ut frå dette er det i strid med søknadane og kommunestyrevedtaket når RT slapp å forskottere mva-kostnadane. Sjølv om det i følgje spelemiddelsøknaden vart utbetalt kommunalt tilskot på 1,197 mill. kr til RT, vart lånet som kommunen hadde garantert for kun redusert frå 4,0 mill. kr til 3,9 mill. kr. I den andre søknaden frå RT vart det presisert at delutbetalingar skulle nyttast til nedbetaling på lånet og tilsvarande reduksjon i kommunen sitt garantiansvar. Dermed må også dette vere i strid med så vel søknadane som kommunestyret sitt vedtak. Deloitte peikar på at det kan vere kommunale feilføringar, og difor har rådmannen gått grundig gjennom rekneskapen til prosjektet. Den viser at kommunen betalte ut 5,993 mill. kr til prosjektet. Då er det med traktor til vel ,- kr inkl. mva som RT kjøpte til å vedlikehalde kunstgrasbana. Ser ein bort frå den har kommunen betalt 5,904 mill. kr til sjølve bana. Skilnaden mellom denne summen og godkjent kostnad på 6,925 mill. kr utgjere dugnad og rabattar på 1,021 mill. kr. Frå RT har kommunen motteke 4,703 mill. kr i forskottering. Det er med traktor til vel ,- kr eks. mva. Ser ein bort frå den har RT forskottert 4,632 mill. kr til bana. Denne summen er seinare blitt delfinansiert med 2,308 mill. kr i spelemidlar og 1,350 mill. kr i auka tilskot frå kommunen. Den økonomiske deltakinga til RT enda dermed på 0,974 mill. kr. I følgje spelemiddelsøknaden fordeler den seg med 0,535 mill. kr i tilskot og gåver og 0,439 mill. kr i redusert eigenkapital. I tillegg kjem 1,021 mill. kr i dugnad og rabattar, slik at RT si samla deltaking enda på mill. kr. Deloitte slår fast at i følgje godkjent søknad skulle RT kun delta med 1,875 mill. kr. Kommunen hadde ikkje heimel for å krevje høgare deltaking, og difor var kommunestyret sitt vedtak den feil. Dette tilseier at kommunen må auke sitt tilskot til RT med ,- kr. Til fråtrekk kjem ,- i mva på traktoren, slik at auken i tilskotet blir på ,- kr. Ein slik auke i det kommunale tilskotet fører til at summen av dei offentlege tilskota blir på 5,032 mill. kr. Dette er meir enn kontantutgiftene i kostnadsoverslaget som kommunestyret har godkjent og som i følgje Deloitte er det som gjeld. Dermed er løysinga i strid med staten sitt regelverk for spelemiddelsøknader, noko som kan føre til krav om tilbakebetaling av spelemidlar. Når rådmannen likevel tilrår løysinga skuldast dette at dei offentlege tilskota er lågare enn kontantutgiftene i spelemiddelsøknaden sitt kostnadsoverslag godkjent av fylkeskommunen. Deloitte peikar på at det i prospekt vedlagt søknadane, gjekk fram at dugnad og rabattar skulle tilskrivast deltakinga til RT. Difor skulle også rabatt på reine kommunale innkjøp tilførast RT. Dermed gjeld dette også rabatt på kommunen sitt kjøp av kunstgras etter offentleg anbod, noko som viser kor viktig det er med avklaring i forkant også av innhald og omfang på rabattane. Gjennomgang av saka tyder på at oppgradering av lysanlegget og ein del andre innkjøp ikkje var i tråd med reglane for offentlege innkjøp. Dermed viser dette kor viktig det er med gode avtaler i forkant og utvida kontroll under sjølve gjennomføringa. Med ei så spesiell organisering av eit kommunalt utbyggingsprosjekt skulle rådmannen omgåande teke styring, og så snart vedtaket var eit faktum skulle forslag til samarbeidsavtale blitt utarbeidt. Der skulle det i detalj gått fram korleis prosjektet var tenkt organisert og gjennomført, kven som hadde ansvar for kva, omfang på anbod som skulle sendast ut og korleis rekningane vart betalte. Når anbod var innhenta skulle sak blitt fremja med forslag til godkjenning av samarbeidsavtalen, opplegg for finansiering av meirkostnadane og framlegg til lengd på forskotteringa av kommunalt side 7

8 tilskot. I tillegg skulle rådmannen etablert eit kontroll- og rapporteringsopplegg som gav dagleg informasjon om framdrifta. Dette for raskt å kunne reagere ved hendingar ut over det vedtekne. Når bana var ferdig skulle ny politisk sak blitt fremja med orientering om korleis prosjektet var blitt gjennomført og med forslag til dekking av evt. kostnader ut over det som tidlegare var vedteke. Då skulle det også blitt orientert nærare om når ein kunne forvente at heile forskotteringslånet vart innløyst og garantiansvaret oppheva. Dersom seinare spelemiddelsøknad inneheldt kostnader for kommunen som tidlegare ikkje var godkjent, skulle også den blitt lagt fram for kommunestyret for godkjenning før den vart sendt vidare til fylkeskommunen. For å unngå slike hendingar i framtida må kommunalt tilsette ha all styring med kommunen sine prosjekt. Ein prosjektleiar er ansvarleg for å rapportere om alt som ikkje er i tråd med tidlegare vedtak, og då er det avgjerande at dette er ein person som er underlagt rådmannen og som raskt kan utarbeide sak for dei rette politiske organa. Ut frå dette vil ein rå til at utbygging av kultur- og idrettsanlegg blir eit ansvar for eigar, der vedtak om kommunale løyvingar skjer i samband med utarbeiding av budsjett og økonomiplan. Dermed blir det eit ansvar for kommunestyret å prioritere offentleg deltaking. For å unngå at løyving av spelemidlar fører til omprioritering, skal alle søknader som kan få økonomiske konsekvensar for kommunen leggjast fram for kommunestyret for godkjenning før dei blir sendt fylkeskommunen. Dersom brukarane ikkje har tid til å vente på kommunal prioritering, kan dei sjølvsagt realisere private anlegg utan offentlege tilskot, eller dei kan søkje om å få forskottere kommunale anlegg. I så fall skal prosjektet realiserast som eit heilt vanleg kommunalt anlegg, men med den skilnad at det er private som i første omgang betaler kostnadane. Om prosjektet er med i økonomiplanen vil kommunen sin del av dei forskotterte midlar bli betalt attende i tråd med dette. Er prosjektet ikkje prioritert i økonomiplanen, skjer tilbakebetaling først når kommunestyret gjere vedtak om slik tilbakebetaling. Spelemidlane sin del av forskottert sum blir refundert når fylkeskommunen prioriterer prosjektet. I følgje regelverket kan kommunen ikkje overta spelemiddelforskotteringa. Før arbeidet med slike prosjekt startar, skal forskotterte midlar vere betalt inn på kommunen sin konto. Blir prosjektet dyrare enn rekna med må forskotteringa i utgangspunktet aukast. Alternativt blir ferdigstilling utsett til kommunen løyver midlar. Skal det utførast dugnad må organisering og omfang vere avtalt før kommunestyret godkjenner søknaden. Om ikkje anna blir avtalt skal alle rabattar kome kommunen som byggherre til gode. Også alle andre mogelege vilkår må gå fram av kommunestyret sitt godkjennings- og oppstartsvedtak. Brot på forvaltningslova: Deloitte har funne eksempel på brot på forvaltningslova. Dette er sterkt å beklage, då alle brev skal svarast på skriftleg. At ein manglar vedtak som gjev fullgode svar på eventuelle søknader, er inga unnskyldning for ikkje å gje skriftlege svar. I dette konkrete tilfellet skulle kommunen gjeve skriftleg svar alt tretten dagar etter at brevet var motteke. Då vedtok kommunestyret alt det som var nødvendig for å kunne gje eit fullgodt svar på søknaden. For å unngå at noko slikt skjer fleire gonger, vil rådmannen innskjerpe vedtekne rutinar for oppfølging av forvaltningsmessige krav. Oppheving av garantivedtak: Deloitte peikar på at fylkesmannen den løyste kommunen frå garantiansvaret, og at det då skulle blitt fremja ny sak, der storleik på gjenståande garantisum og restlengd på ansvaret skulle gått fram. side 8

9 Rådmannen er samd med Deloitte i dette. Når det likevel ikkje har skjedd, vil rådmannen peike på at pålegget no om å fremje ny garantisak kjem vel seint. I følgje søknadane frå RT og vedtaket til kommunestyret skulle garantiansvaret avsluttast når spelemidlane og dei kommunale tilskota vart utbetalte. Med utbetaling av 2,308 mil. kr i spelemidlar og 2,622 mill. kr i tilskot frå kommunen er det rådmannen si vurdering at hele byggjelånet må vere nedbetalt og garantiansvaret avslutta. Uttale frå Eldrerådet: Uttale frå Rådet for dei funksjonshemma: Økonomisk konsekvens: ,- kr i auka tilskot til RT. Miljømessig konsekvens: Vedlegg: side 9