KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE Eresfjord, 22. februar 2011 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: TID: STED: 1/ kl. 14:30 OBS! Merk tiden Kommunestyresalen, Nesset kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. PS 01/11 PS 02/11 PS 03/11 PS 04/11 PS 05/11 PS 06/11 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 2. NOVEMBER 2010 REFERAT OG ORIENTERINGER KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2010 NESSET KOMMUNE. SKATTEREGNSKAPET FOR 2010 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2010 SELSKAPSKONTROLL 1 ROMSDALSHALVØYA INTERKOMMUNALE RENOVASJONSSELSKAP IKS (RIR IKS) PS 07/11 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN (FKT) ØNSKE OM OVERSIKT OVER GJENNOMFØRTE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTER PS 08/11 MØTEPLAN FOR 1. HALVÅR 2011 PS 09/11 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksengmolde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Mellvin Arvid Steinsvoll (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

2 NKEStSEllTtvKlOMt MUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 01/11 Utval Kontrollutvalget Møtedato GODKJENN1NG AV PROTOKOLL FRA MØTE 02. NOVEMBER 2010 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 02.november 2010 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 1, KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Leder ønsket velkommen og ledet møtet. 5/ kl kl Kommunestyresalen, Nesset kommunehus 29/10 36/10 Mellvin Steinsvoll, leder (Ap) Lars Myrset (Frp) Reidun Morewood (Sp) ingen ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Bjørn Stensjø, ass. rådmann (under sak 29/10 33/10 og 36/10) RolfJonas Hurlen, ordfører (under sak 34/10 36/10) Det ble meldt inn en ekstra referatsak til dagens møte, sak RS 10/10. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL, PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 20. SEPTEMBER 2010 PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR PS 32/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET "SAKSBEHANDL1NGSRUTINER I NESSET KOMMUNE" PS 33/10 PS 34/10 PS 35/10 PS 36/10 PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTN1NGSREVISJON NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6

4 PS 29/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 16. JUNI 2010 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 20. september 2010 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 30/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 09/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenester i Nesset kommune saksprotokoll Nesset kommunestyre , sak 85/10 RS 10/10 Referat fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene møteprotokoll (lagt fram i møtet) Leder orienterte og refererte fra møtet i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i Molde. Orienteringssaker: OS 21/10 OS 22/10 OS 23/10 OS 24/10 Etiske retningslinjer for Nesset kommune Nesset kommunestyre , sak 89/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatet av arbeidet sitt einfo 10/25 fra NKRF Eierskapskontroll i Nesset kommune utarbeidelse av eierskapsmelding Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune arbeidet med rullering av kriseplan Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) Side 2 av 6

5 PS 31/10 NESSET KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT PR Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar økonomirapport pr , sammen med ass. rådmanns muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. Kontrollutvalget vil påpeke at budsjettoppfølgingen i enkelte enheter bør bli bedre. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte og viste til innholdet i tertialrapporten pr Ass. rådmann Bjørn Stensjø redegjorde for den økonomiske situasjonen og årsak til avvik i enkelte enheter og svarte på spørsmål fra utvalget. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen viste til revisors skriftlige uttalelse til økonomirapporten som var vedlagt saken. Leder bemerket økningen i sykefraværet ved enkelte enheter. Kontrollutvalget mener at det er grunnlag for administrasjonen å ta fatt i dette for å finne årsaken til økningen da denne er urovekkende. Leder takket for orienteringen. Det ble foreslått en tilføyelse i vedtaket i forhold til sekretærens innstilling. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar økonomirapport pr , sammen med rådmannens muntlige redegjørelse og revisors uttalelse, til orientering. PS 32/10 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET "SAKSBEHANDLINGSRUTINER I NESSET KOMMUNE" Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune, datert , herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Kontrollutvalget ser alvorlig på at revisjonen i sin oppfølging har avdekket fortsatt svikt i rutinene for saksbehandlingstid og svarfrister. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte og henviste til enkelte punkt i revisjonens oppfølgingsrapport hvor det var avdekket fortsatt store mangler i kommunens saksbehandlingsrutiner. Side 3 av 6

6 Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om innholdet i rapporten. Ass. rådmann Bjørn Stensjø svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer og redegjorde for de endringer i enkelte av kommunens saksbehandlingsrutiner som er iverksatt. Leder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 33/10 PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA M/TILSTØTENDE AREAL Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen om den avsluttende prosessen omkring salg av Hammervollstua m/tilstøtende areal til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder redegjorde for bakgrunnen for at denne saken nok en gang legges fram til behandling i kontrollutvalget. Leder etterlyste oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte 3. mars 2009, sak 4/09, pkt. 2 og viste til at Lars Sandnes ikke var blitt underrettet om sakens utvikling / avslutning. Ass. rådmann redegjorde for kommunens videre behandling i denne saken etter mars Nesset kommune anser saken som avsluttet. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen redegjorde for salgsoppgjøret. Kontrollutvalget ber om at sekretæren sender et brev til administrasjonen i kommunen og henviser til vedtak i sak 4/09. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 34/10 GJENNOMGANG AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar gjennomgang av plan for forvaltningsrevisjon for perioden til orientering. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte om den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Det er til nå gjennomført 3 forvaltningsrevisjonsprosjekt som var vedtatt i planen. Kontrollutvalget i Nesset ønsker å prioritere ytterligere 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt i Det gjelder Selvkostområdene Vann, avløp og renovasjon, samt Byggesaksbehandling i Side 4 av 6

7 Nesset kommune. Sistnevnte område er en tilføyelse til listen over aktuelle forvaltningsrevisjonprosjekt. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 35 /10 NKRF's KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE Kontrollutvalgets vedtak Mellvin Steinsvoll, Lars Myrset og Reidun Morewood deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte og påpekte viktigheten av den skolering av kontrollutvalgsmedlemmer som skjer på slike konferanser. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar PS 36 /10 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Eierskapskontroll i Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt. Beredskapsplan for Nesset kommune Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte i møtet om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. Side 5 av 6

8 Mellvin Arvid Steinsvoll leder Lars Myrset Reidun Morewood Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6

9 KONTROLLUTVALGET NESSET KOMMUNE I Saker som er tatt o Eierskapskontroll i Nesset kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten Rev -Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune" Implementeringen av NAV reformen i Nesset kommune. Dato: Ansvar: Rev Rev SAKSOPPFØLGING Merknad: På bakgrunn av planen er det bestilt eierskapskontroll (kontroll med kommunens rutiner for oppfølging av kommunens eierinteresser i selskap). Denne eierskapskontrollen er obligatorisk og skal gjennomføres årlig. Behandlet i KU sak 05/09. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt i K sak 12/09. NAV Nesset hadde åpning i nye lokaler NAV kontoret tilbyr tjenester innen arbeid, trygd og sosialhjelp. (ajourført pr ) Status: : Arbeidet med å utarbeide rutiner for eierskapskontroll blir satt i gang til høsten og forutsettes å være ferdig i løpet av inneværende år : Rådmann korr. feil i protokollen fra siste møte. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding blir satt i gang til høsten og forutsettes å være ferdig i løpet av inneværende år : Ass. rådmann orienterte i møtet. Arbeidet med å utarbeide eierskapsmelding er påbegynt : Oppfølging av rapporten behandlet i KU , sak 32/10. Saken oversendes til kommunestyre : Nesset kommune ønsker en evaluering av reformen og planlegger et møte med det lokale NAV : Rådmann orienterte. NAV har hatt en evaluering av reformen i partnerskapsmøtet. En større evaluering vil måtte komme etter en bestilling fra kommunestyret. Salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverksted) Rev Eiendommen avhendet fra kommunen til Falck Emergency iht kjøpsavtale : Utvalget ber om en redegjørelse for følgende: Salg i forhold til utleie av eiendommen Avtale og kontraktsprosessen for salget, herunder kontraktsparter : Rådmann vil lage en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget for behandling i neste møte : Behandlet som egen sak, sak 23/10. Særutskrift av saken videresendes til kommunestyret. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet.

10 Beredskapsplan for Nesset kommune Adm Manglende kommunestyrevedtak for salg En oppdatering av Beredskapsplanen i Nesset kommune bør skjer så snart som mulig :Kontrollutvalget ønsker å få oversendt planen når den er ferdig : Ass. rådmann Bjørn Stensjø kom i møtet og orienterte om status i arbeidet med rullering av kriseplan i Nesset kommune. Plan for kriseleiing i Nesset kommune var oversendt utvalgets medlemmer elektronisk i forkant av møtet. Saken stilles til observasjon : Ass. rådmann orienterte i møtet. Arbeidet med rullering av kriseplan er stoppet inntil videre. Videre arbeid med planen utsettes til 2011.

11 111, NESSET KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utval ssaksnr PS 02/11 Utval Kontrollutvalget Motedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 01/11 Liedgarden barnehage- beregningsfeil i tilskuddsutbetaling melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 101/10 (vedlagt) RS 02/11 Vedr. salg av gnr 29 bnr 148 (gamle Fiatverkstedet) melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 102/10 (vedlagt) RS 03/11 Formelt vedtak om salg av "Fiatverkstedet" melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 103/10 (vedlagt) RS 04/11 Oppfølging av forvaltningsrevisjon som omhandler saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 110/10 (vedlagt) RS 05/11 Prosessen omkring salg av Hammervollstua brev fra kontrollutvalget til Nesset kommune, datert RS 06/11 Salg av Hammervollstua avslutning av saken brev fra Nesset kommune til Lars 0. Sandnes, datert Orienteringssaker: OS 01/1 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 24. oktober 2010 (vedlagt) OS 02/11 Kundebrev 1/2911 Offentlige anskaffelser, Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, (vedlagt) OS 03/11 Tilsynsrapport Nesset kommune tilsyn med legemiddelhandtering i tenesta for eldre svar på sjølmeldingstilsyn 2010 Helsetilsynet i Møre og Romsdal, datert Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

12 Nesset kommune Rådmannen jeci ('.19 r w[j- NESSET Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Att : Kontrollsekretær Åse Eriksen Rådhusplassen MOLDE Melding om vedtak Deres ref: Vår ref 2009/ Saksbehandler Rigmor Brøste Kjersem, Dato Melding om vedtak - tilbakesøkingskrav Liedgarden barnehage Kontrollutvalget har bedt om at saken om for mye utbetalt tilskudd til Liedgarden barnehage ble lagt fram for kommunestyret. Saken ble behandlet på møte den Kommunestyret fattet følgende vedtak: I. Kommunestvret tar rådmannens redegjørelse om beregningsfeil i tilskuddsutbetaling til Liedgarden barnehage til orientering. 2. Konununestvret forutsetter at kommunens internkontrollrutiner innskjerpes for å hindre at slike og lignende feil kan skje i fremtiden. Vedlagt følger særutskrift med saksframlegg og vedtak i saken. Med hilsen MCK or Brøste K. ann Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Kommunehuset, 6460 Eidsvåg I Romsdal Kommunehuset I E-post: Telefaks Org.nr postmottak@'nessetkommune.no,

13 Nesset kommune Arkiv: 223 Arkivsaksnr: Saksbehandler: Rigmor Broste Kjersem Saksframlegg Utval Utval ssak Møtedato Nesset kommunestyre 101/ Liedgarden barnehage beregningsfeil i tilskuddsutbetaling Vedlegg 1 Samlet saksframlegg sak Redegjørelse fra Nesset kommune - barnehagesaken 3 Svar fra Liedgarden barnehage 4 Notat fra Private Barnehagers Landsforbund Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet saken om beregningsfeil i tilskuddsutbetaling til Liedgarden barnehage på sitt møte 20. september Det er Kontrollutvalget som legger fram saker direkte til kommunestyret. Vedlagt følger derfor Kontrollutvalgets saksframlegg og tilhørende vedlegg. Kontrollutvalgets innstilling I. Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om beregningsfeil i tilskuddsutbetaling til Liedgarden barnehage til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at kommunens internkontrollrutiner innskjerpes for å hindre at slike og lignende feil kan skje i fremtiden. Behandling i Nesset kommunestyre Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Nesset kommunestyre I. Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om beregningsfeil i tilskuddsutbetaling til Liedgarden barnehage til orientering. 2. Kommunestyret forutsetter at kommunens internkontrollrutiner innskjerpes for å hindre at slike og lignende feil kan skje i fremtiden.

14 Nesset kommune Rådmannen nk[j. NESSET Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Att. Kontrollsekretær Åse Eriksen Melding om vedtak Deres ref: Vår ref 2008/ Saksbehandler Rigmor Broste Kjersem Dato Melding om vedtak - vedr salg av gamle Fiatverkstedet i Nesset kommune Kontrollutvalget har bedt om at saken som gjaldt salg av gamle Fiatverkstedet til lokaler for ny ambulansestasjon ble lagt fram for kommunestyret. Saken ble behandlet på møte , og kommunestyret fattet følgende vedtak: "Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt" Vedlagt følger særutskrift av saksframlegg og vedtak i saken. Med hilsen or Brøste Kj rs m mann Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Komrnunehuset Eidsvåg I Romsdal Kommunehuset E-post: Telefaks Org.nr postmottakqpnessetkommune.no

15 1, Nesset kommune Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Rigmor Brøste Kjersem Saksframlegg Utval Utval ssak Møtedato Nesset kommunestyre 102/ Vedr salg av gnr 29 bnr 148 (gamle Fiatverkstedet) Vedlegg 1 Samlet saksframlegg sak Rådm. redegjørelse til kontrollutv. E-post av Notat om salg av Fiatverksted 4 Overføring av kjøpesum Fiatverksted 5 K-sak Midlertidig plassering av ambulansestasjon 6 Innspill til ny ordlyd i vedtak Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet saken om salg av gamle Fiatverkstedet på sitt møte 20.september 2010 Det er Kontrollutvalget som legger fram saker direkte til kommunestyret. Vedlagt følger derfor Kontrollutvalgets saksframstilling og tilhørende vedlegg. Kontrollutvalgets innstilling I. Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om den politiske prosessen rundt salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverkstedet) til etterretning, men ser alvorlig på at det her har skjedd et salg av kommunal eiendom uten at det foreligger et formelt kommunestyrevedtak. 2. Kommunestyret forutsetter at dette blir innskjerpet for fremtiden. 3. Kommunestyret ber om å få en gjennomgang av delegasjonsreglementet vedrørende delegering av fullmakter til formannskap og administrasjonssjef som omfatter kjøp og salg av fast eiendom. Behandling i Nesset kommunestyre Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt.

16 Vedtak i Nesset kommunestyre Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om den politiske prosessen rundt salg av gnr 29 bnr 148 (Fiatverkstedet) til etterretning, men ser alvorlig på at det her har skjedd et salg av kommunal eiendom uten at det foreligger et formelt kommunestyrevedtak. 2. Kommunestyret forutsetter at dette blir innskjerpet for fremtiden. 3. Kommunestyret ber om å få en gjennomgang av delegasjonsreglementet vedrørende delegering av fullmakter til formannskap og administrasjonssjef som omfatter kjøp og salg av fast eiendom.

17 Nesset kommune Rådmannen NESSET Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Att. Kontrollsekretær Åse Eriksen Melding om vedtak Deres ref: Vår ref 2008/182-3 I Saksbehandler Rigmor Brøste Kjersem, I Dato Melding om vedtak - formelt vedtak om salg av gamle Fiatverkstedet 1 forbindelse med at Kontrollutvalget har påpekt at det manglet et formelt vedtak for salg av det gamle Fiatverkstedet, ble det lagt fram sak til kommunestyret om dette til møte Kommunestyret fattet følgende vedtak: Det vises til vedtak i K-sak 34/08 om utleie av arealet i det gamle Fiatverkstedet til Falck Emergency A/S. Det vises videre til prosess i samarbeid med politikere i sentrumsgruppa, i formannskapet og til behandling av saken i Kontrollutvalget , sak 23/10. Kommunestyret vedtar at det gamle "Fiat-verksted" selges med formål at det etableres en ambulansestasjon der. Kommunestyret beklager det som oppfattes som manglende respekt for kommunestyrets vedtak i sak 34/08. Kommunestyret forventer at lignende saker ikke vil dukke opp. Vedlagt følger særutskrift av saksframlegg og vedtak i saken. Med hilsen Rigrdor Brøste Kjer Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Kommunehuset, 6460 Eidsvåg I Romsdal Kommunehuset E-post: Telefaks Org.nr postmottak@nessetkommune.no

18 Nesset kommune Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Rig.rnor Broste Kjersem Saksframlegg Utval Utval ssak Motedato Nesset kommunestyre 103/ Formelt vedtak om salg av "Fiat-verkstedet" Saksopplysninger I K-sak 34/08 vedtok kommunestyret å leie ut arealet i det gamle Fiatverkstedet til Falck Emergency A/S. Årsaken til at Nesset kommune ikke ønsket å selge eiendommen på det tidspunktet var begrunnet med det pågående arbeid med reguleringsplan i Eidsvåg sentrum. Deretter ble det kjørt en politisk prosess, hvor både sentrumgruppa og formannskapet var involvert. I møte i Sentrumsgruppa fra , fremgår det av referatet at gruppa er enig om at salg av eiendommen er det beste. Her mente man at fullmakt til dette var gitt til ordfører og rådmann fra kommunestyremøte. 1 ettertid ser vi at dette burde vært bedre kvalitetssikret. Sentrumsgruppa la til grunn følgende vurdering: Ambulansetjenesten De ansatte ønsker selv en plassering i nærheten av brannstasjonen. Her er flere fordeler med å samarbeide. Alternativ plassering har vært vurdert i møter med Ambulansetjenesten. En plassering i I. eller 2. etasje i kommunehuset ble også vurdert. Det vektlegges at det på grunn av manglende reguleringsplan i sentrum blir for mange midlertidige løsninger. Her har vi muligheten til å selge det gamle Fiat-verkstedet, og få forskjønnet området. Kontrollutvalget peker på at det mangler et formelt vedtak for salg av gnr 29 bnr 148. Vurdering Eiendommen ble solgt og ombygd til ambulansestasjon i Det er beklagelig at det formelle vedtaket i kommunestyret manglet, men prosessen har vært åpen og hele veien inkludert politikerne.

19 Rådmannens innstilling Det vises til vedtak i K-sak 34/08 om utleie av arealet i det gamle Fiatverkstedet til Falck Emergency A/S. Det vises videre til prosess i samarbeid med politikere i sentrumsgruppa, i formannskapet og til behandling av saken i Kontrollutvalget , sak 23/10. Kommunestyret vedtar at det gamle "Fiat-verksted" selges med formål at det etableres en ambulansestasjon der. Behandling i Nesset kommunestyre Arbeiderpartiet fremmet følgende tilleggsforslag: Kommunestyret beklager det som oppfattes som manglende respekt for kommunestyrets vedtak i sak 34/08. Kommunestyret forventer at lignende saker ikke vil dukke opp. Fremskrittspartiet fremmet følgende forslag: Forslag om utsettelse av saken til dokumentasjon om hva som er solgt blir lagt frem for kommunestyret. Fremskrittspartiet trakk deretter sitt utsettelsesforslag. Rådmannens innstilling ble vedtatt med 18 mot 3 stemmer. Arbeiderpartiets tilleggsforslag ble vedtatt med 15 mot 6 stemmer. Vedtak i Nesset kommunestyre Det vises til vedtak i K-sak 34/08 om utleie av arealet i det gamle Fiatverkstedet til Falck Emergency A/S. Det vises videre til prosess i samarbeid med politikere i sentrumsgruppa, i formannskapet og til behandling av saken i Kontrollutvalget , sak 23/10. Kommunestyret vedtar at det gamle "Fiat-verksted" selges med formål at det etableres en ambulansestasjon der. Kommunestyret beklager det som oppfattes som manglende respekt for kommunestyrets vedtak i sak 34/08. Kommunestyret forventer at lignende saker ikke vil dukke opp.

20 Nesset kommune Rådmannen jecj Ij r w(3- NESSET Kontrollutvalgssekretariatet Rådhusplassen MOLDE for Romsdal Att. Kontrollsekretær Åse Eriksen Melding om vedtak Deres ref: Vår ref 2008/ Saksbehandler Rigmor Brøste Kjersem, Dato Melding om vedtak - oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune Kontrollutvalget behandlet i sitt møte revisjonens brev om oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune, og sendte saken videre til kommunestyret for endelig behandling. Kommunestyret behandlet saken i møte den , og gjorde følgende vedtak: I. Kommunestyret tar kontrollutvalgets saksframlegg om oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune til etterretning. 2. Revisjonens redegjørelse om oppfølging av samme forvaltningsrevisjonsprosjektet, datert , herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, tas også til etterretning. 3. Rådmannens redegjørelse for oppfølging av samme prosjekt, datert tas til orientering. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende tilrådinger fra revisjonen snarest: Kravene til saksbehandlingstid må overholdes Der saksbehandlingstiden ikke kan overholdes må det sendes ut.ffireløpig svar V Restanselistene må gi et reelt uttrykk for saksbehandlingstiden i kommunen Vedlagt følger særutskrift av saksframlegg og vedtak i saken. Med hilsen rf.)0( Rig or Brøste Kje ann Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Kommunehuset, 6460 Eidsvåg I Romsdal Kommunehuset I E-post: Telefaks Org.nr postmottak@'nessetkommune.no I

21 Nesset kommune Arkiv: 030 Arkivsaksnr: Saksbehandler: Rigmor Broste Kjersem Saksframlegg Utval Utval ssak Møtedato Nesset kommunestyre 110/ Oppfølging av forvaltningsrevisjon som omhandler saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune Vedlegg 1 Saksframlegg fra Kontrollutvalget til Kommunestyret ang oppfølging av saksbehandlingsrutiner 2 Brev til Kontrollutvalget fra revisjonen ang oppfølging av saksbehandlingsrutiner 3 Svar ang. oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune" Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i sitt møte revisjonens brev om oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune. Det er Kontrollutvalget som legger fram saker direkte for Kommunestyret. Vedlagt følger derfor samlet saksframlegg og tilhørende vedlegg. Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar kontrollutvalgets saksframlegg om oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune til etterretning. 2. Revisjonens redegjørelse om oppfølging av samme forvaltningsrevisjonsprosjektet, datert , herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, tas også til etterretning. 3. Rådmannens redegjørelse for oppfølging av samme prosjekt, datert tas til orientering. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende tilrådinger fra revisjonen snarest:,/ Kravene til saksbehandlingstid må overholdes Der saksbehandlingstiden ikke kan overholdes må det sendes ut foreløpig svar Restanselistene må gi et reelt uttrykk for saksbehandlingstiden i kommunen Behandling i Nesset kommunestyre Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt.

22 Vedtak i Nesset kommunestyre I. Kommunestyret tar kontrollutvalgets saksframlegg om oppfølging av saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune til etterretning. 2. Revisjonens redegjørelse om oppfølging av samme forvaltningsrevisjonsprosjektet, datert , herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, tas også til etterretning. 3. Rådmannens redegjørelse for oppfølging av samme prosjekt, datert tas til orientering. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende tilrådinger fra revisjonen snarest: Kravene til saksbehandlingstid må overholdes Der saksbehandlingstiden ikke kan overholdes må det sendes ut foreløpig svar Restanselistene må gi et reelt uttrykk for saksbehandlingstiden i kommunen

23 Kordrollutva Sekretariatet: Telefon: direkte Telefon: sentralbord Telefaks: Mobil: E-post: aase.eriksen molde.kommune.no Nesset kommune v/rådmann Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: /ASE Sted/dato Molde, PROSESSEN OMKRING SALG AV HAMMERVOLLSTUA Kontrollutvalget i Nesset behandlet i møte 2. november 2010 sak 33/10 Salg av Hammervollstua mitilstotende areal. Saken har tidligere vært til behandling i kontrollutvalget i møte , og I sitt møte vedtok kontrollutvalget å be revisjonen om full gjennomgang av hele salgsprosessen vedr. eiendommen Hammervollstua. Rapporten fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert ble behandlet av kontrollutvalget i møte som fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapportenfra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til orientering, og ber om at rådmannen straks følger opp de råd og anbefalinger somfremkommer i rapportens punkt 7, " Oppsummering". 2. Lars Sandnes underrettes om sakens utvikling/avslutning ved gjenpart av dokumentene. I kontrollutvalgets møte etterlyste leder oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte 3. mars 2009, sak 4/09, pkt. 2 og viste til at Lars Sandnes ikke var blitt underrettet om sakens utvikling / avslutning. Kontrollutvalget ber derfor rådmannen om snarest å etterkomme vedtaket i sak 04/09, pkt. 2 om å underrette Lars Sandnes om sakens utvikling og avslutning. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding når dette er gjort slik at utvalgets videre oppfølging av saken kan avsluttes. Med hilsen Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Kopi: Kontrollutvalgets leder Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Kontrollutvalgssekretadatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Side 1 av 1 Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal, Vestnes

24 Nesset kommune Rådmannen Jeg i\iesset velyr meg Lars Olav Sandnes Hammervoll 6460 EIDSVÅG I ROMSDAL Deres ref: Vår ref 2008/ Saksbehandler Bjørn Stensjø, Dato Salg av Hammervollstua - avslutning av saken Vi viser til tidligere korrespondanse og møter i saken om salg av Hammervollstua. Kontrollutvalget har ved brev av bedt om at du blir underrettet om utvikling og avslutning av saken. Det inkluderer også tilgang til dokumentene i saken. Mange av dokumentene i saken gjelder teknisk forhold omkring salgsprosessen, som kanskje ikke er så interessant. Vi har imidlertid vedlagt noen av de mest sentrale dokumentene og en oversikt over journalpostene i saken. Dersom du har interesse av noen av disse dokumentene, kan de fås ved henvendelse til servicekontoret. sen Brn Stensjø assisterende rådmann Vedlegg 1 Orientering til kontrollutvalget om salg av Hammervollstua - e-post 2 Svar på spørsmål fra revisjonen vedr salg av Hammervollstua 3 Hammervollstua - journal pr Kopi til: Rigmor Brøste Kjersem Servicekontoret Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Kommunehuset, 6460 Eidsvåg 1 Romsdal Kommunehuset E-post: Telefaks Org.nr postmottak@nesset.kommune.no

25 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor Fastsatt av styret i NKRF 24. oktober 2010

26 Innholdsfortegnelse Bakgrunn 3 Arbeidsgruppe 4 Innledning 5 Formelle bestemmelser 6 Den gode dialogen 8 Kvalitet 9 Anbefalinger 10 Sluttkommentarer 14 2

27 Bakgrunn Styret i NKRF vedtok på sitt styremøte den 2. februar 2010, i sak 5/10, å opprette en arbeidsgruppe for å komme med en anbefaling vedrørende kontrollutvalgets påseansvar overfor regnskapsrevisor. Det ble i den forbindelse vist til rapporten med "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane" utarbeidet av en arbeidsgruppe på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet. Rapportens punkt 9.3 omtaler kontrollutvalgets ansvar for å føre tilsyn med revisor. "Arbeidet og kompetansen til revisor står heilt sentralt når ein skal få til ein velfungerande eigenkontroll i kommunane. Revisor gjer sine revisjonar på sjølvstendig fagleg grunnlag. Kontrollutvalet har etter kommunelova 77 nr. 4 eit ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette inneber ikkje at kontrollutvalet har ansvaret for revisjonsarbeidet, men at det har ansvar for å sørgje for at det blir gjort, innanfor dei rammene som kommunestyret set, jf. kommunelova 76 og 78 nr 3" Det er vanskeleg å måle eksakt kvaliteten på det arbeidet ein revisor gjer. Det er krevjande for eit folkevalt organ som kontrollutvalet å gjere seg opp ein sjølvstendig meining om "kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte', jf. kommunelova 77 nr. 4. Kontrollutvalet si oppgåve er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Arbeidsgruppa meiner at kontrollutvalet har ei utfordrande oppgåve i påse-ansvaret overfor rekneskapsrevisor. Dette gjeld sjølv om kontrollutvalet har fagleg støtte frå sekretariatet." Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse-ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. 3

28 Arbeidsgruppe Styret nedsatte følgende arbeidsgruppe til å utarbeide en rettledning som nevnt i anbefalingen over: Mette Jensen Moen, leder Hans-Olaf Lunder Inger Anne Fredriksen Morten Alm Birkelid Kontroll- og kvalitetsutvalgets sekretariat Rogaland fylkeskommune Vestfold Interkommunale KontrollutvalgsSekretariat Buskerud Kommunerevisjon IKS Hedmark Revisjon IKS Arbeidsgruppen ble bedt om å avlegge en rapport til styret innen utgangen av mai

29 Innledning Kontrollutvalget skal se til at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. I praksis vil det si at kontrollutvalget gjennom ulike handlinger må danne seg en oppfatning av om kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Revisor har det faglige ansvaret for revisjonens utførelse, men kontrollutvalgene skal ha en oppfatning av om revisjonen utføres i tråd med lover, forskrifter, god revisjonsskikk og eventuelle instrukser eller avtaler mellom revisor og kontrollutvalget. Det er opp til revisor å definere innholdet i og omfanget av revisjonsarbeidet. Revisorene er profesjonelle yrkesutøvere. Kontrollutvalget fører tilsyn på vegne av kommunestyret. Hvordan skal så politikerne, som legfolk, kunne føre tilsyn med at utøverne av en profesjon gjør dette på en tilfredsstillende god måte? Kontrollutvalgene vil kunne ha stor nytte av en veiledning til denne oppgaven. Formålet med denne rapporten er å legge bedre til rette for at kontrollutvalgene skal kunne avgjøre om det er etablert en tilfredsstillende revisjonsordning. Hva bør kontrollutvalgene fokusere på for å kunne konkludere med at regnskapene revideres på en betryggende måte? Vi vil her presentere momenter kontrollutvalgene kan vurdere i forhold til sitt påseansvar overfor regnskapsrevisor. Kommunestyre er benyttet som en fellesbetegnelse på kommunestyre, bystyre og fylkesting. Kommune er brukt som fellesbetegnelse for fylkeskommune og kommune. 5

30 Formelle bestemmelser Nedenfor følger en oversikt over de mest sentrale lov- og forskriftsbestemmelser om tilsyn og kontroll i kommuner i forhold til påse-ansvaret. Oversikten er ikke nødvendigvis uttømmende. Kommuneloven - KL 77 Kontrollutvalget Nr 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. (1. setning) 78 Revisjon Nr 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Nr 2 Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Nr 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. 79 Revisors uavhengighet Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - KF 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følge av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtale med revisor. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner - RF 3 Revisjonens innhold 4 Revisors plikter 5 Revisjonsberetningen 9 Dokumentasjon av revisjonens utførelse 11 Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor 12 Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor 13 Spesielle krav til uavhengighet 14 Rådgivningstjenester 15 Dokumentasjon av uavhengighet 19 Revisors møteplikt, møterett, opplysningsplikt og begrensninger i taushetsplikt 20 Opplysningsplikt til kommunen / fylkeskommunen 6

31 For øvrig har Kommunal- og regionaldepartementet blant annet i rundskriv H-02/09 oppsummert spørsmål knyttet til samspillet mellom kontrollutvalg og kommunens revisor. Rundskrivet refererer til korrespondanse om temaene. 7

32 Den gode dialogen For at kontrollutvalgene skal kunne ha en oppfatning av revisjonsarbeidet må det være dialog mellom revisor og utvalget. Kontrollutvalgene må få kunnskap om hva revisjonsarbeidet går ut på. Utvalget er på sin side pålagt å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget og revisor bør ha en felles oppfatning av hvilke forutsetninger som må være tilstede for at kontrollutvalgene skal kunne utøve sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Ettersom revisor er den profesjonelle aktø ren må han/hun formidle informasjon om arbeidet som utføres. Dette kan gjøres både muntlig og skriftlig. Lover og forskrifter gir noen holdepunkter om hvordan dialogen kan og skal være, og hva det skal informeres om. I praksis er det ofte gjort skriftlige avtaler mellom revisor og kommune/kontrollutvalg, og/eller revisor skriver et engasjementsbrev som avklarer formålet med og innholdet i revisjonen og revisors plikter. I disse ligger det en god mulighet til å avtale og avklare blant annet forventinger til og innhold i dialogen mellom revisor og kontrollutvalg. Se nærmere om forslag til innhold i slike avtaler nedenfor. 8

33 Kva I itet Utførelsen av revisjonen er langt på vei styrt av lover, forskrifter, faglige standarder og profesjonskrav. I tillegg har kontrollutvalgene anledning til å gi sine instrukser. God kvalitet på revisjonsarbeidet vil avhenge av at alle disse forutsetningene oppfylles. Kvaliteten bør i tillegg også oppleves som god, både av de som blir revidert og hos kontrollutvalgene som skal se til at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Hva innebærer så god kvalitet på revisjonsarbeidet? Det er nødvendig å gjøre både de "rette tingene" og "tingene rett". Kvalitet handler ikke bare om den tjenesten eller varen som leveres, men også om prosesser og metoder, relasjoner, informasjon og kommunikasjon mellom revisor og kontrohutvalg. Derfor må revisor ha et helhetssyn på resultatet som skal leveres. I denne sammenheng er det ikke tilstrekkelig at revisjonen er utført i henhold til lover, regler, god kommunal revisjonsskikk og standarder. Behovene og forventningene hos de reviderte og oppdragsgiverne må også i tilstrekkelig grad bli oppfylt. Derfor har revisorene en viktig oppgave i å informere om revisjonsarbeidet og kommunisere resultatene av dette. Kontrollutvalget bør stille krav om at revisor er underlagt ekstern kvalitetskontroll. Kontrollutvalget bør etterspørre dokumentasjon for gjennomført kvalitetskontroll hos revisor. 9

34 Anbefalinger Punktene under er ment å hjelpe kontrollutvalgene med å systematisere oppgaven med å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Her presenteres innspill til hva kontrollutvalgene kan stille spørsmål om, undersøke eller avtale med revisor for å forsikre seg om at regnskapene blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalgene bør så langt det passer dokumentere hva de har gjort for å utøve sitt påse-ansvar overfor revisor. Dokumentasjon kan skje gjennom skriftlige avtaler, skriftlig kommunikasjon eller fattede vedtak. 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor RF 11 Revisjonsforskriften angir kvalifikasjonskrav til hvem som kan være ansvarlig for revisjon av årsregnskapene for kommunene. Det er krav om bestått bachelor eller master i revisjon samt tre års praksis fra regnskapsrevisjon for oppdragsansvarlig revisor. Forskriftene hjemler en overgangsordning. Kvalifikasjonskravet gjelder ikke de øvrige revisorene i teamet. Dette er mest aktuelt å sjekke i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig revisor. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarlig revisor RF 12 Det er i forskriften satt krav om vandelsattest for den som er ansvarlig for revisjonsoppdraget i en kommune. Registrerte og statsautoriserte revisorer vil ha fremskaffet vandelsattest i forbindelse med innvilget autorisasjon. Dette er mest aktuelt ved skifte av revisor. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengighet RF 15 Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Det skal avgis uavhengighetserklæringer for hver kommune. 4. Generelt om revisors uavhengighet og objektivitet RF 13 & 14 Det er gitt begrensninger for alle som deltar i revisjonen av en kommune i forhold til andre ansettelsesforhold, styreverv, interessekonflikter og rådgivningstjenester. Revisor er ansvarlig for å foreta de nødvendige vurderingene slik at utførelse av revisjonen og bemanning er i henhold til krav i lov og forskrift. Det er ikke satt noen krav om at disse vurderingene dokumenteres overfor kontrollutvalget, men utvalget bør være kjent med de formelle begrensningene for utførelse av revisjonen og eventuelt forsikre seg om at revisor løpende foretar de nødvendige vurderingene. 5. Kunnskap om revisjonens innhold For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalgene ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne være til hjelp. Hensikten med et engasjementsbrev er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Her vil formål og innhold i revisjonen utdypes nærmere, sammen med en avklaring av hva som er 10

35 kommunens ansvar. Det er utarbeidet en revisjonsstandard som omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Spesielt forhold knyttet til rapportering og kommunikasjon vil kunne bidra til nyttige avklaringer i forhold til kontrollutvalgets oppgave og forventninger. Hva kan det forventes at revisor skal rapportere når og i hvilken form? Eksempler vil være revisjonsberetningen og hva som ligger til grunn for denne, rapporteringsrutiner om avdekkede misligheter, såkalte nummererte brev og hva som vil bli rapportert i disse og eventuelt annen rapportering fra revisor. Det vises til ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdraget når det gjelder engasjementsbrev fra revisor. Kontrollutvalget må gjøre seg kjent med dette brevet. 6. Avtaler mellom revisor og kontrollutvalget Mange har funnet det hensiktsmessig å utarbeide avtaler eller rutiner som regulerer samarbeidet og arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisor. Dette blir ofte gjort for forhold som ikke er tilstrekkelig regulert gjennom lov og forskrift. Slike avtaler/rutiner kan eksempelvis omtale: Krav til skriftlighet i rapportering /kommunikasjon Avklare kontrollutvalgets innsynsrett i revisors arbeidspapirer Definere kvalitet på tjenesteleveransen med resultatmål og frister Revisjonsstrategi / Planleggingsmemo pr oppdrag med fordeling av ressurser (i løpet av høsten) Nummererte revisjonsbrev (løpende) Kopi av revisjonsberetning innen angitte frister Årsrapport / Oppsummeringsbrev pr. revisjonsoppdrag (våren) som kan inneholde: Funn og resultater i forhold til overordnet revisjonsstrategi Hovedtrekkene i gjennomført revisjon Kommentarer/merknader til årsregnskap og årsberetning Administrasjonens oppfølging av revisors merknader, revisjonsbrev og prosjekter Revisors forslag til budsjett for revisjonsoppdraget for kommende år og hvilke tjenester som dekkes (høsten), og evt. benchmarking Avklare hva som er tilleggstjenester Skriftlig egenvurdering av uavhengighet (årlig) Forholdet til media og avtale om hvem som uttaler seg Oppsigelse og reforhandling Opplistingen over er ikke uttømmende. Slike avtaler/rutiner vil etter vårt syn bidra til en tydeligere avklaring av roller og hva kontrollutvalget kan forvente fra revisor. Behovet for slike avtaler/rutiner må imidlertid ses i sammenheng med selskapsavtaler og andre avtaler som allerede regulerer det enkelte oppdraget. 11

36 7. Revisjonsstrategi Revisor er underlagt flere faglige standarder for hvordan et revisjonsoppdrag skal planlegges, gjennomføres og rapporteres. Det skal blant annet utarbeides en overordnet revisjonsstrategi for hvert revisjonsoppdrag. Det er naturlig at kontrollutvalgene blir orientert om revisjonsstrategien så tidlig som mulig i revisjonsåret. Revisor kan presentere de overordnede vurderingene som er gjort i forhold til risikobildet for revisjonsoppdraget, hvordan revisjonen er planlagt gjennomført og eventuelle risiko- og fokusområder for revisjonsoppdraget. Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet, så revisor bør også gjennom året gi tilbakemelding om revisjonsarbeidet følger oppsatt plan, eller om det er grunnlag for å endre revisjonsstrategien på noen områder. Revisor bør i alle tilfeller presentere en oppsummering av årets revisjon med funn og vurderinger i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetningen og forut for kontrollutvalgets uttalelse til regnskapene. Det er ulik praksis på om informasjonen som gis her er skriftlig eller muntlig. En fornuftig løsning kan være at revisjonsstrategi og eventuelle risikovurderinger gis muntlig, gjerne i form av en presentasjon (i lukket møte), det samme gjelder for statusrapportering av den løpende revisjonen, mens det for oppsummeringen med funn og vurderinger er hensiktsmessig med en skriftlig redegjø relse. Rapporteringsform, muntlig eller skriftlig, må avtales med det enkelte kontrollutvalg. 8. Nummererte brev RF 4 I forskriften er det krav om at revisor i brev skriftlig skal påpeke nærmere angitte forhold overfor kontrollutvalget. Administrasjonssjefen skal ha kopi av brevet. Det er listet opp syv forhold som krever slik rapportering. Bestemmelsen er ikke til hinder for at revisor selv vurderer om det er andre forhold som også bør rapporteres til kontrollutvalget. Forholdene som er listet opp i 4 er av alvorlig karakter. Slike forhold skal følges opp i revisjonsarbeidet, og kontrollutvalget kan be om rapportering fra revisor om administrasjonssjefen sørger for at det blir iverksatt korrigerende tiltak. Kontrollutvalget bør som et ledd i det å holde seg løpende underrettet om revisjonsarbeidet vurdere om det hensiktsmessig å få tilsendt annen viktig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen. 9. Misligheter RF 3, RF 4, KF 8 Revisor skal gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Dersom revisor konstaterer misligheter, skal det straks sendes en skriftlig foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt, skal kontrollutvalget ha endelig innberetning. Administrasjonssjefen skal ha kopi av innberetningene. Misligheter er nevnt 12

37 som en av de 7 forholdene i punktet over som krever nummerert brev fra revisor til kontrollutvalget. Rapportering om misligheter kan gjøres muntlig så lenge revisor ikke har brakt klarhet i om det er misligheter eller ikke. Etter ISA 240 Revisors oppgaver med og plikter til å vurdere misligheter ved revisjon av regnskaper skal revisor forespørre ledelsen om dens vurdering av risiko for misligheter og etablerte kontroller for å hindre og avdekke misligheter. Kontrollutvalget kan be om bli orientert om ledelsens og revisors vurderinger på dette området. 10. Revisjonsberetningen RF 5 Kontrollutvalgene skal avgi en uttalelse om årsregnskapet etter at revisor har avgitt revisjonsberetningen, men før regnskapet vedtas av kommunestyret. Revisor skal avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, med kopi til kontrollutvalget. Siden en normalberetning ikke gir særlig informasjon utover selve bekreftelsen av regnskapet, bør revisor i møtet hvor kontrollutvalget avgir sin uttalelse oppsummere årets revisjon og kommentere forhold knyttet til regnskapet og årsmeldingen. Som regel vil revisor oppsummere revisjonen og kommentere forhold som bør følges opp i et eget brev. I årsoppgjørsbrevet avklarer/bekrefter revisor om det ved årsavslutningen foreligger uavklarte forhold som det etter revisors vurdering er hensiktsmessig at kontrollutvalget også følger opp. 11. Revisors møteplikt og møterett RF 19, KF 19 Revisor har plikt til å møte i kommunestyret når det behandler saker som har tilknytning til revisors oppdrag. For øvrig har oppdragsansvarlig revisor møterett i kommunestyret. Oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalget og revisor bør uavhengig av forskriftens krav ta stilling til om det er nødvendig med revisors deltakelse i kontrollutvalgsmøter. 12. Revisors opplysningsplikt RF 20 Revisor har opplysningsplikt overfor medlemmer av kommunestyret og kontrollutvalget om forhold som revisor har fått kjennskap til gjennom revisjonen, når dette kreves. Revisor har ikke plikt til å gi opplysningene til enkeltmedlemmer men kan kreve å få gitt disse til utvalget som kollegium. 13