PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNE Mai 2016

2 FORORD Kntrllutvalget har ansvar fr å påse at kmmunens virksmhet årlig blir gjenstand fr frvaltningsrevisjn. Kntrllutvalget skal minst en gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret/fylkestinget er knstituert, utarbeide en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. Planen skal baseres på en verrdnet analyse av kmmunens/fylkeskmmunens virksmhet ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behvet fr frvaltningsrevisjn innen de ulike sektrer g virksmheter 1. Dette dkumentet viser hvedresultater fra en verrdnet analyse av Midtre Namdal Samkmmunes virksmhet, g innehlder frslag til plan fr frvaltningsrevisjn med prsjekter i upriritert rekkefølge. Dkumentet er utarbeidet med utgangspunkt i bestilling fra kntrllutvalget i Midtre Namdal Samkmmune i sak 22/15. Namss, Unni Rmstad Oppdragsansvarlig frvaltningsrevisr INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 9 g 10 Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 1

3 1. Innledning Frmål med frvaltningsrevisjn Planlegging av frvaltningsrevisjn Om verrdnet analyse Hvrdan analysen er gjennmført datainnsamling Vurdering av risik g vesentlighet SWOT-analyse Resultater fra verrdnet analyse Innledning Administrasjn g støttetjenester Analyse Kmmuneverlegen - legevakt Analyse PPT Analyse Ssiale tjenester i NAV Analyse Barnevern Analyse Lønn g regnskap Analyse Miljø g landbruk Analyse Utvikling Analyse Skatteppkreveren Analyse IKT Analyse Oppsummering: Frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 2

4 1. INNLEDNING Kntrllutvalget skal, i henhld til frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 9, påse at kmmunens virksmhet årlig blir gjenstand fr frvaltningsrevisjn. Ifølge frskriftens 10, skal det minst én gang i løpet av valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. Planen, sm skal vedtas av kmmunestyret, skal være bygget på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet. Analysen har sm siktemål å identifisere behvet fr frvaltningsrevisjn innen de ulike sektrene/mrådene i kmmunens virksmhet ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Dette dkumentet viser hvedresultater fra en verrdnet analyse av Midtre Namdal Samkmmunes virksmhet, g innehlder frslag til plan fr frvaltningsrevisjn med prsjekter i upriritert rekkefølge. Kntrllutvalget skal freta en priritering av frvaltningsrevisjnsprsjekter før saken legges fram fr behandling i kmmunestyret. Kmmunestyret kan delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden. Listen ver frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekter innehlder flere prsjekter enn hva sm nrmalt vil kunne gjennmføres i løpet av 4-årsperiden. Antall rapprter sm legges fram vil avhenge av de enkelte prsjektenes mfang. 2. FORMÅL MED FORVALTNINGSREVISJON I følge frskrift m revisjn i kmmuner g fylkeskmmuner ( 7) innebærer frvaltningsrevisjn å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Herunder m a) frvaltningen bruker ressurser til å løse ppgaver sm samsvarer med kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger, b) frvaltningens ressursbruk g virkemidler er effektive i frhld til målene sm er satt på mrådet, c) regelverket etterleves, d) frvaltningens styringsverktøy g virkemidler er hensiktsmessige, Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 3

5 e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjnen til de plitiske rganer samsvarer med ffentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteprduksjnen er i tråd med kmmunestyrets eller fylkestingets frutsetninger g/eller m resultatene fr virksmheten er nådd. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekter ut fra verrdnede risik- g vesentlighetsanalyser er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekter sm har gd nytteverdi. På den måten kan frvaltningsrevisjn gi effekter i frm av rganisasjnsmessig læring g utvikling i kmmunen. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 3.1 Om verrdnet analyse Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen på et mråde ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende Risik knyttet til kmmunens mdømme 3.2 Hvrdan analysen er gjennmført datainnsamling Fr å få infrmasjn m risikmråder i kmmunen er den verrdnede analysen basert på flere ulike hvedkilder til infrmasjn: Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapprter, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesentlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 4

6 svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Infrmasjn fra andre tilsynsmyndigheter (fylkesmannen). Både det avtrppende g det nyvalgte kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger til grunn fr våre vurderinger m hvilke prsjekt sm bør gjennmføres fremver. 3.3 Vurdering av risik g vesentlighet SWOT-analyse En risikvurdering er sammensatt av t elementer: Vurdering av knsekvens dersm risikfaktren inntreffer Vurdering av sannsynlighet fr at risikfaktren inntreffer I risikvurderingen tas det hensyn til eventuelle tiltak sm kmmunens ledelse har satt i verk fr å redusere muligheten fr at risikfaktrene skal inntreffe, g redusere virkningene dersm risikfaktren likevel slår til. Dersm vi vurderer risiken innen et gitt mråde til å være høy, samtidig sm vi vet at ledelsen ikke har iverksatt tiltak fr å redusere risik, g at det vil få str negativ betydning dersm situasjnen blir en realitet, er det grunn til å vurdere mrådet sm vesentlig. Vesentlighet, det vil si hva sm har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, g vesentlighetsgraden avhenger av hvilket perspektiv en ser situasjnen ut fra, herunder: Øknmisk perspektiv Plitisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Samfunns- g miljøperspektiv En måte å freta en slik risik- g vesentlighetsanalyse på, er ved hjelp av en SWOT-analyse. Siktemålet med en SWOT-analyse er å få en versikt ver indre g ytre styrker g svakheter i en rganisasjn. De fire bkstavene SWOT står fr frbkstavene i de engelske rdene Strengths (sterke sider), Weaknessess (svake Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 5

7 sider), Opprtunities (muligheter) g Threats (trusler). En slik analyse kan brukes fr å kartlegge g analysere kmmunens stilling g kan være et nyttig verktøy fr å identifisere mråder fr frbedring 2. I en SWOT-analyse grupperes nøkkelinfrmasjn i t hvedkategrier interne faktrer g eksterne faktrer. De interne faktrene mfatter kmmunens sterke g svake sider. De sterke sidene representerer kmmunens psitive egenskaper, det sm kmmunen er gd til g sm gir trygghet internt i rganisasjnen i frhld til målppnåelse. Svakheter er det sm den kmmunale rganisasjnen mangler eller utfører dårlig i frhld til ppfylling av mål. De eksterne faktrene mfatter eksterne muligheter g trusler. Eksterne muligheter er muligheter sm ligger i mgivelsene g sm kmmunen kan velge å utnytte. Eksterne trusler er trusler g hindringer sm kan mtarbeide kmmunens frsøk på å utnytte freliggende muligheter. I et frvaltningsrevisjnsperspektiv er det naturlig å fkusere på kmmunens svake sider fr å vurdere på hvilke mråder det kan være aktuelt å gjennmføre frvaltningsrevisjn. Figur 1. SWOT-analyse Det er i vurderingene gså tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss frdeling mellm ulike mråder av kmmunens virksmhet g at man pririterer nen mråder der det har vært gjennmført lite frvaltningsrevisjn i tidligere år. Videre er det tatt 2 NKRF: Veileder i gjennmføring av verrdnet analyse (2010). Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 6

8 hensyn til hvrvidt frvaltningsrevisjn anses å være et gdt virkemiddel til å frbedre kvaliteten på mrådet. 4. RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE Dette kapittelet beskriver sentrale utfrdringer, utviklingstrekk g mulige risikmråder innen de ulike tjenestemrådene i kmmunen, samt enkelte frhld sm går på tvers av tjenestemråder. 4.1 Innledning MNS ble etablert g samkmmunemdellen er fra vedtatt sm permanent rganisasjnsmdell fr de interkmmunale tjenestene fr Fsnes, Namdalseid, Namss g Overhalla. Hjemmel fr samkmmune i kmmunelven er vedtatt fjernet, g dette betyr at samkmmunen er brte fra Behvet fr interkmmunale tjenester g hvrdan disse eventuelt skal rganiseres, avhenger av resultatet av kmmunerefrmen. Frmålet med samarbeidet er å sikre gd kvalitet, effektiv ressursbruk g utviklingskraft til beste fr innbyggere g brukere i Midtre Namdal, g å prøve ut en helhetlig frpliktende styringsmdell fr interkmmunalt samarbeid. Deltakerkmmunen har hatt sm hvedmål: Bedre kvalitet på service til innbyggerne gjennm videreføring g videreutvikling av dagens MNR-samarbeid Bedre ressursbruk g uttak av øknmiske strdriftsfrdeler Bedre rganisering av reginens plitiske, administrative g faglige kmpetanseressurser Bedre frutsetninger fr frpliktende reginal samhandling g aktiv mbilisering mt andre kmmuner, fylkeskmmunen g staten Etablering av et mttaksapparat g en beredskap fr ivaretakelse av nye ppgaver g virkemidler Økt påvirkningskraft i frhld til fylkeskmmunen, staten g andre aktører Styringsmdellen skal bidra til: Frenkling av det samlede interkmmunale styringssystemet i retning av færre aktører, tydeligere ansvarsplassering g mer effektive samhandlingsprsesser Demkratisering av samarbeidet gjennm vergang til mer rettferdige representasjnsrdninger g bedre dialg mellm MNR g kmmunestyrene Vitalisering av reginrådets plitiske rller sm strategisk rgan g styrergan Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 7

9 Effektivisering av den administrative styringen Utvikling av samarbeidets innhld, inkludert tilføring av nye ppgavemråder Den administrative rganiseringen er vist i figur 2: Figur 2 Administrativ rganisering. Kilde: Årsmelding 2015 Frdeling nett driftskstnader pr ramme 2015: Figur 3 Nett driftsutgifter. Kilde: Årsmelding % 6% 9% 5% 3% 4% 1% 7% Administrasjn IT Skatteppkrever Lønn g regnskap 17% Barnevern 43% Kmmuneverlege NAV 3% Utviklingsavdelingen Miljø g landbruk PPT Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 8

10 4.2 Administrasjn g støttetjenester Enheten har 1,6 stilling (2015). Kstnadsfrdeling til deltakerkmmunene skjer ette vedtatt frdelingsnøkkel med 50 % lik frdeling g 50 % etter innbyggertall. Enkelte enheter i MNS selger tjenester til andre, g levering skjer i henhld til avtaler med kundene 3. De enkelte enhetene ppfattes å være selvdrevne. Midtre Namdal Samkmmune har ingen stre innkjøps eller investeringsprsjekter i egenregi. Samkmmunen har egen arbeidsgiverplitikk g har etablert kvalitetssystem basert på Namss kmmune sitt system. Det er vedtatt eget øknmireglement g etisk reglement. Sykefraværet ligger ved utgangen av 2015 på 8 %, mens målet i henhld til IA-plan er et nærvær på 94,4 %. Sykefraværet har økt fra 2014 med 0,6 %. Sykefraværet varierer mellm ulike enheter Analyse Midtre Namdal Samkmmune har samlet sett et relativt høyt sykefravær. Samkmmunen har en IA-plan, g en mulig innfallsvinkel fr en frvaltningsrevisjn vil kunne være å vurdere arbeidet med å redusere sykefraværet i frhld til vedtatte strategier g rutiner. Samkmmunen har gså utarbeidet flere nye, sentrale reglementer. Implementering av nye rutiner vil alltid være en kritisk fase; særlig i en rganisasjn sm har mange autnme enheter. Et frvaltningsrevisjnsprsjekt vil kunne se på m ansatte har eierskap til reglementene g hvrdan disse etterleves i praksis. 4.3 Kmmuneverlegen - legevakt Vedtatt kstnadsnøkkel er 40 % lik frdeling, 60 % etter innbyggertall. Enheten har knsekvensvurdert innføring av kmmunal øyeblikkelig-hjelp enheter (KØD/KAD). Utredning av hvilke knsekvenser etablering av kmmunale øyeblikkelig-hjelp tilbud vil kunne få fr den interkmmunale legevakten samt 3 Gjelder salg av regnskaps g lønnstjenester til Høylandet kmmune, lønnstjenester til Flatanger kmmune g øknmisjeftjenester til Fsnes kmmune Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 9

11 implementering av ny akuttfrskrift 2015 ble lagt fram fr samkmmunestyret i april Utredningen tar utgangspunkt i aktuelle utfrdringer g har frslag til hvrdan disse skal møtes på krt g på lang sikt. De aktuelle utfrdringene er: pprettelse av kmmunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud i alle kmmuner ny frskrift m karv til g rganisering av kmmunal legevaktrdning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste mv nye legevaktslkaler I nyhetsbrev nr peker kmmuneverlegen på at man pr tiden pplever en del utfrdringer med å sett pp vaktlister; spesielt fr LINA (Legevaktsamarbeidet i Namdalen legevakt fra kl til 08.00). Flere kmmuner innvilger lkalt vaktfritak, ne sm medfører færre tilgjengelige leger fr vakt. Midtre Namdal samkmmunestyre har gitt kmmuneverlegen mandat til å gjennmføre en fase 2-utredning fr utvikling av en interkmmunal legevakttjeneste sm er mderne, framtidsrettet g i tråd med nasjnal akuttmedisinfrskrift. Områder sm vil bli berørt i videre utviklingsarbeid er felles løsning i frhld til kmpetanseutfrdringen, mulig samarbeid m bakvaktsrdninger, samarbeid m rekruttering g vaktrganisering, mulig utvidelse av legevaktsamarbeid på ettermiddag, nye lkaler fr interkmmunal legevakt g bruk av mderne kmmunikasjnsteknlgi Analyse Til trss fr nen kjente utfrdringer, er det ikke avdekket spesielle risiker innenfr enheten. 4.4 PPT Vedtatt kstnadsfrdelingsnøkkel: 10 % lik frdeling; 90 % etter elevtall. PPT ble fra rganisert sm fellestjeneste i MNS g den rganisatriske endringen er innarbeidet i en samarbeidsavtale. Antall henvisninger gikk ned fra 2013 til 2014, men øker igjen fra 2014 til Antall aktive saker er redusert i samme peride. Hver saksbehandler har i snitt 65 saker, g det er ventelister i 2 kmmuner. Tjenesten er delt inn i t team; der ett team har ansvar fr Namss kmmune g det andre teamet har ansvar fr øvrige kmmunene, Olav Duun videregående skle g vksne. Leder mener at tjenesten ikke har gd nk kapasitet til å ivareta både individrettet g systemrettet arbeid, g at det er utfrdringer med å få til et gdt nk tjenestetilbud til minritetsspråklige barn. PPT trenger å arbeide mer med bruk av digitale hjelpemidler. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 10

12 Det har vært utfrdringer med elektrnisk lagring av dkumenter g andre funksjner i saksbehandlingssystemet. Sykefraværet varierer fra 7,6 % til 11,1 % gjennm året (2015) g det har vært meldt inn avvik relatert til manglende mulighet fr gd kntrarbeidsplass fr ansatte Analyse Vi viser til kapittel når det gjelder sykefravær. Enheten har selv identifisert enkelte utfrdringer, g det er viktig å ha fkus på dette. Det er revisrs vurdering av kntrllutvalget bør følge pp dette ved å be administrasjnen rientere m situasjnen innenfr mrådet når det gjelder: Tjenestetilbudet til minritetsspråklige barn Bruk av digitale hjelpemidler Individrettet g systemrettet arbeid 4.5 Ssiale tjenester i NAV Vedtatt kstnadsfrdelingsnøkkel: 10 % lik frdeling, 90 % etter innbyggertall. NAV ble i 2015 mrganisert fra 5 kntrer til 2 avdelinger, g 7 lederstillinger ble redusert til 3. Ssiale tjenester i NAV fikk ny leder. Arbeidsledigheten ligger under landsgjennmsnittet, men antall innvandrere sm er helt ledige øker i takt med flere bsatte innvandrere. Enheten har gdt samarbeid med flyktningetjenesten. Andel gjeldssaker sm har kmmet inn har gått ned, mens antall aktive saker steg gjennm året. Det er etablert fylkesnettverk fr gjeldsrådgivning. Over 90 % av sakene behandles innenfr 21 dager. Øknmisk ssialhjelp har en budsjettramme i 2015 på m lag 5, 9 milliner krner g et merfrbruk på kr Ssial rådgivning har en ramme (2015) på kr 7,5 milliner krner g et mindrefrbruk på kr Kvalifiseringsrdningen har en ramme på 3,2 milliner krner g et mindrefrbruk på 1,978 milliner krner. Frdelt pr kmmune viser regnskapet at Namss har et merfrbruk på ssialhjelp, mens de øvrige har mindrefrbruk. Alle kmmuner har mindrefrbruk når det gjelder kvalifiseringsrdningen. I 2014 hadde enheten 17 klagesaker; ne sm er en økning fra 2013 på 2 saker. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 11

13 Enheten har hatt fravær sm ikke er dekket pp med vikar Analyse Analysen har ikke avdekket spesielle risiker innenfr ssiale tjenester i NAV. Dette er tjenester sm i str grad har betydning fr publikum g sett fra et brukerperspektiv vil det være vesentlig dersm man ikke har tilfredsstillende målppnåelse innenfr tjenestemrådet. En frvaltningsrevisjn på mrådet kan derfr likevel være aktuelt, g mulige innfallsvinkler vil kunne være: Om tildeling av ytelser skjer i henhld til egne rutiner, reglement g lvverk. Etterlevelse av saksbehandlingsregler (tidsfrister, frmelle vedtak etc) 4.6 Barnevern Vedtak i KU Vedtatt kstnadsfrdelingsnøkkel: 10 % lik frdeling; 90 % etter innbygger. Tilsynssaken i barnevernet har preget gså dette året. Riksadvkaten ga samkmmunen et frelegg sm resultat av anmeldelsen. Prsessen anses nå sm avsluttet har vært utfrdrede fr barnevernet, men kvalitet g kapasitet ser ut til å ha blitt bedre. Antall barn under msrg har økt. Det er frtsatt fristverskridelser, men antallet er redusert. Antall meldinger er redusert ne sm frklares med økt kapasitet g at det derfr ikke kmmer nye meldinger på gamle saker. Meldingsnedgangen kan gså frklares med lav tillit til barnevernet. Antall gjennmførte undersøkelser er økt med 79;ne sm betyr at man er i ferd med å ta igjen etterslep. Til trss fr bedring, har enheten frtsatt manglende saksbehandlerkapasitet; ne sm fører til at det er barn sm venter på at tiltak skal bli iverksatt. Bare 63 av 154 barn sm skal ha tiltaksplan, har slik tiltaksplan. Det er en økning i antall barn sm får prøvd sin sak i nemds g rettssystem. Av 39 barn sm skal ha tilsynsbesøk var det 22 sm ikke fikk det antall tilsynsbesøk sm de skal ha i hht lv. Enheten har en grunnbemanning på 21,75 stilling g et sykefravær på 11,3 % (nedgang fra 14,6 % i 2014). Tjenesten får 5 nye saksbehandlerstillinger fra Barneverntjenesten har nedpriritert frebyggende tverretatlig samarbeid sm følge av de stre utfrdringene enheten har med å løse sine primærppgaver. Det er nedsatt Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 12

14 en prgramgruppe fr å finne gde samarbeidsløsninger sm fremmer kmpetanse m samhandling fr utsatte barn g unge. Budsjettramme MNS inkl tiltak er kr g enheten har et merfrbruk på ca 3 milliner krner i Utfrdringer framver er at kstnader øker. Enheten har fått ca 20 nye medarbeidere siden 2014 g det tar tid før disse kmmer inn i sine ppgaver, g utarbeidelse av rutiner tar tid. Sentrale føringer gir at barns muligheter til å medvirke i egen sak skal kmme mer fram i det arbeidet barnevernet gjør. Dette gjelder gså dkumentasjn av de faglige vurderingene barnevernet gjør i alle stadier i en sak. Leder peker i årsmeldingen fr 2015 på at infrmasjn m barnevernet til samarbeidsinstanser er viktig, sammen med dialg g kmmunikasjn. Tjenesten må bli bedre på å følge pp barn, fsterfreldre g bilgiske freldre etter flytting g alle barn i fsterhjem må ha en tilsynspersn. Kntrllutvalget i Midtre Namdal Samkmmune vedtk i sak 005/16 at frvaltningsrevisjn av barnevernet skal skje før Analyse En frvaltningsrevisjn innenfr barnevernet vil kunne ha ulike innfallsvinkler: Etterlevelse av saksbehandlingsregler (tidsfrister, frmelle vedtak g krav i henhld til lvverk g egne rutiner etc) Samarbeid med samhandlingspartnere sm fr eksempel barnehager, helsestasjn, pliti, PPT g andre Organisasjnsutvikling g effekter av denne 4.7 Lønn g regnskap Kstnadsfrdelingsnøkkel: 25 % lik frdeling, 60 % etter innbyggertall. Enheten har ansvar fr daglig føring av regnskap, prduksjn av lønn g innfrdring av kmmunale gebyrer g krav på vegne av deltakerkmmunen g MNS. Enheten utfører gså disse tjenestens fr Høylandet. MNS selger lønnstjenester til Flatanger kmmune g øknmisjeftjenester til Fsnes. Enheten har 15,6 årsverk. Det er ansatt 4 nye persner g 2 har gått av med pensjn. Mengden elektrniske fakturaer har økt. Utfrdringer framver er å effektivisere arbeidsprsesser gjennm å ta i bruk eksisterende g nye hjelpemidler/funksjnaliteter i øknmisystemene. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 13

15 Rådmannen mener at det er svakheter i grensesnittet mellm MNS regnskap (fagsystemet) g ulike fagsystemer innen barnevern g NAV Analyse Det er revisrs vurdering at revisjn av enheten ivaretas gjennm regnskapsrevisjn. 4.8 Miljø g landbruk Kstnadsfrdelingsnøkkel: 25 % etter innbyggertall, 75 % etter antall gårdsbruk med prduksjn. Enheten betjener kmmunen Namdalseid, Namss, Fsnes g Overhalla g svarer på spørsmål knyttet til jrdbruk, skgbruk, natur g miljø, kulturlandskap, jakt g fiske. Vedtaksmyndighet innenfr landbrukets særlver er verført til Midtre Namdal samkmmunestyre. Fr saker av ikke-prinsipiell betydning har styrte delegert sin vedtaksmyndighet til administrasjnen (miljø g landbruk). Enheten har ansvar fr følgende sakstyper: Omdispnering av dyrka g dyrkbar jrd etter jrdlven Deling av eiendm etter jrdlven Driveplikt etter jrdlven Nydyrking etter jrdlven Knsesjn fr erverv av eiendm etter knsesjnslven Bplikt etter knsesjnslven Frpaktning etter frpaktningslven Skgbrukslven Viltlven Mtrferdsellven med tilhørende nasjnal frskrift Naturmangfldlven Antall brukere ble redusert fra 353 i 2013 til 337 i 2014 g det frventes ytterligere reduksjn. Det er likevel en ppfatning av at nedgangen i antall brukere har lite betydning fr tjenesteprduksjnen i enheten frdi det er de minst aktive sm slutter. I 2015 har enheten vært preget av enkelthendelser. Bemanningen i frbindelse med langtidssykemelding ppfattes sm en utfrdring Analyse Analysen har ikke avdekket spesielle risiker innenfr tjenesten. På generelt grunnlag kan man si at en frvaltningsrevisjn på mrådet vil kunne se på etterlevelse av saksbehandlingsregler. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 14

16 4.9 Utvikling Kstnadsfrdelingsnøkkel er 50 % lik frdeling, 50 % etter innbyggertall. MNS Utvikling betjener Fsnes, Namdalseid, Namss g Overhalla kmmune. Frmålet med rdningen er å løse reginale g lkale kmmunale ppgaver med næringsutvikling g samfunnsutvikling. Ordningen ledes av Midtre Namdal samkmmunestyre. MNS Utvikling er kmmunenes førstelinjetjeneste venfr lkalt næringsliv g skal kunne yte støtte til frnyelse, mstilling g etableringer. Etablerere, grundere eller bedriftsledere ppfrdres til Vi anbefaler deg sm etablerer, grunder eller å ta kntakt med enheten fr en ufrpliktende samtale m sine planer. I 2015 ble det vedtatt en gjennmgang av næringsapparatet i MNS men denne ble ikke gjennmført. I årsmeldingen fr 2015 heter det at det nå er avsatt midler til ekstern utredning. Det ppleves sm en utfrdring å tilpasse driften til persnalsituasjnen. En stilling hldes vakant. KmRev Trøndelag IKS gjennmførte i 2013 en frvaltningsrevisjn på Næringsfndet. Følgende prblemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Skjer tildeling av midler fra det reginale næringsfndet i henhld til verrdnede planer g fndets egne vedtekter? 2. Er saksbehandlingen fr saker i det reginale næringsfndet i samsvar med gjeldende lver g retningslinjer? Prsjektet ga følgende knklusjner: Revisrs gjennmgang viser at fastsatte støttefrmer, støttefrmål, pririteringer g vilkår fr bevilgninger fra fndet følges pp av MNS Utvikling g ligger sm kriterier fr tildeling. Vår dkumentgjennmgang viser at det ikke tildeles midler til prsjekter utenfr satsningsmråder, g at midlene tildeles i henhld til fastsatte indikatrer/perspektiver. Rapprtering til reginale myndigheter skjer i henhld til de kategrier sm RUP har definert. I henhld til vedtektenes 1 g MNS Utviklingsplan kan støtte gis til søkere fra kmmunene Namdalseid, Fsnes, Overhalla g Namss. Revisr finner at tilskudd fra Næringsfndet er gitt til virksmheter i disse kmmunene. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 15

17 Vår dkumentgjennmgang viser at det ikke gis tilskudd ut ver fastsatt grense fr støtte. De frmelle saksbehandlingsreglene sm følger av lv g retningslinjer er etter revisrs vurdering tilfredsstillende ivaretatt. Dette gjelder gså rapprtering til styret g sentrale myndigheter Analyse Vår analyse avdekket ingen spesielle risiker på mrådet 4.10 Skatteppkreveren Kstnadsfrdelingsnøkkel: 10 % lik frdeling g 90 % etter innbyggertall. Enheten har skatteppkreveransvar fr MNS, Flatanger, Høylandet, Lierne g Røyrvik kmmune. Enhetene utfører arbeidsgiverkntrll fr Vikna g Leka. Det er innført nytt saksbehandlingssystem (KOSS) fr arbeidsgiverkntrllen, men enheten har ut ver dette gd målppnåelse. Resultatkravet når det gjelder arbeidsgiverkntrll er ikke nådd i Enheten har 5 årsverk Analyse Kntrllutvalget behandler selv årsrapprt, årsregnskap g revisrberetning fr skatteppkreverfunksjnen. Det er derfr revisrs vurdering at det ikke er hensiktsmessig å gjennmføre en frvaltningsrevisjn på mrådet, med mindre det ppstår spesielle hendelser IKT Kstnadsfrdelingsnøkkel: 50 % lik frdeling, 50 % etter innbyggertall. Enheten har sm ppgaver drift, vedlikehld g implementering av IT infrastruktur/kmmunikasjnsløsninger fr Flatanger, Fsnes, Namdalseid, Namss g Overhalla. Avdelingen selger driftstjenester til MNS g øvrige kmmuner. IKT har klare utfrdringer både med kapasitet, ansvarsavklaring g rganisering. Antall saker sm ikke er ferdigstilt ved perideslutt har økt med 218 % i 2015 g enheten merker økt etterspørsel etter supprt. IT MNS har ttalt 9 årsverk, men disse er ansatt i kmmunen g har dermed ikke MNS sm arbeidsgiver. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 16

18 IT-sjefen mener at IT-avdelingen ikke har hatt en persnellutvikling sm står i frhld til økte ppgaver. IT-avdelingen har blitt en viktig ressurs i svært mange prsjekter g anbudsfrespørsler, g det er større sikkerhetsutfrdringer enn før. Det er ikke tatt en verrdnet beslutning m lagringsstruktur i MNS g det er høyst ulik praksis fr lagring. Dette innebærer en risik fr infrmasjnssikkerhet særlig knyttet til integritet g tap av data. Internkntrllen er heller ikke gdt nk ivaretatt; ne sm gjenspeiler seg i brukerversikter, utlevert utstyr, rettighetsstyring etc. Orientering m IKT-tjenesten, rganisering, bemanning, rutiner sv i MNS g pp mt deltakerkmmunene ble gitt i møte Det ble fattet følgende vedtak: «Kntrllutvalget ber revisjnen utarbeide prsjektplan frvaltningsrevisjnsprsjekt IKT med utgangspunkt i den rienteringen sm ble gitt g verrdnet analyse. Prsjektplanen behandles av KU i møte før » Analyse Kntrllutvalget har bestilt frvaltningsrevisjn på mrådet. Prsjektet vil mfatte rganisering av IKT, bemanning g rutiner på mrådet. Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 17

19 5. OPPSUMMERING: FORSLAG TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Tema IKT Prsjektet vil mfatte rganisering av IKT bemanning Tema Sykefravær rutiner på mrådet Ytterligere tema vil være aktuelt, g vi viser til prsjektplan sm legges fram fr KU Mulig innfallsvinkel fr en frvaltningsrevisjn vil kunne være å vurdere arbeidet med å redusere sykefraværet i frhld til vedtatte strategier g rutiner. Tema Implementering av rutiner Et frvaltningsrevisjnsprsjekt vil kunne se på m ansatte har eierskap til reglementene g hvrdan disse etterleves i praksis. Tema NAV Mulige innfallsvinkler vil kunne være: Om tildeling av ytelser skjer i henhld til egne rutiner, reglement g lvverk. Etterlevelse av saksbehandlingsregler (tidsfrister, frmelle vedtak etc) Tema Barnevern En frvaltningsrevisjn innenfr barnevernet vil kunne ha ulike innfallsvinkler: Etterlevelse av saksbehandlingsregler (tidsfrister, frmelle vedtak g krav i hht lvverk g egne rutiner etc) Samarbeid med samhandlingspartnere sm fr eksempel barnehager, helsestasjn, pliti, PPT g andre Organisasjnsutvikling g effekter av denne Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 18

20 REFERANSELISTE Midtre Namdal Samkmmune Årsrapprt 2015 Midtre Namdal Samkmmune Årsrapprt Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 19

21 Pstadresse: Pstbks 2565, 7735 Steinkjer Hvedkntr: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Plan fr frvaltningsrevisjn Midtre Namdal Samkmmune 20