Rammeavtale for Frisørmateriell og hårprodukter Vest-Agder fylkeskommune

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale for Frisørmateriell og hårprodukter Vest-Agder fylkeskommune Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 13/02296 Forespørselsnummer: VAF-F Tilbudsfrist: onsdag , kl Kristiansand 17/7-2013

2 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 2 AV 19 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSONER FORVALTNINGSSTRUKTUR FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEREGULERENDE AVTALER KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV MILJØHENSYN ETISK HANDEL TILDELINGSKRITERIER BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN GENERELT ANTALL ELEVER FORMÅL MED LEVERANSEN OPPDELING AV OMFANG "GRØNNE PRODUKTER" OPPLÆRING ARRANGEMENT / KONKURRANSE LEVERING PRIS... 18

3 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 3 AV VAREPRØVER INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN VEDLEGGSOVERSIKT... 19

4 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 4 AV 19 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, referansenummer OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune. 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune Navn Stilling Lene Saga Mosby Rådgiver innkjøp Telefon Faks lsm@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Rammeavtalen omfatter leveranse av frisørutstyr, hårprodukter og annet materiell i denne produktgruppen til frisørlinjen på Tangen VGS og Lister VGS. Dette er nærmere spesifisert i del 4.7. Vest-Agder fylkeskommune vil i størst mulig grad kjøpe miljøvennlige produkter, det vil legges betydelig vekt på "grønne produkter" i denne avtalen. Dette er nærmere spesifisert i kap. 5 i dette dokument. Vest-Agder fylkeskommune kjøpte frisørutstyr, hårprodukter og annet materiell innen denne produktgruppen til frisørlinjene på Tangen VGS og Lister VGS for ca ,- kr i Leverandøren må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlige avrop er beheftet med betydelig usikkerhet, og er kun oppgitt som en indikasjon på avtalenes mulige størrelse og omfang basert på oppdragsgivers erfaringstall. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder fra avtaleinngåelse og 2 år, med mulighet for prolongering år. Det er opp til oppdragsgiver å beslutte om prolongering skal iverksettes.

5 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 5 AV 19 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for vare- og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser 14-1,(1). Interesserte tilbydere besvarer kvalifikasjons- og konkurransegrunnlaget som en samlet innlevering. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Anskaffelsen gjennomføres etter lovfeil! Bokmerke er ikke definert. om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifterfeil! Bokmerke er ikke definert.. Det forutsettes at tilbyder har ervervet nødvendig kjennskap til dette regelverket og tilhørende prosedyrer for saksbehandling ved innlevering av tilbud. 2.3 KONKURRANSEREGULERENDE AVTALER Konkurranseloven 3 forbyr konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at næringsdrivende inngår avtaler, muntlige eller skriftlige, samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr. konkurranselovens kapittel 3. Bruk av slike avtaler medfører avvisning av tilbudet. 2.4 KONFIDENSIALITET Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens Feil! Bokmerke er ikke definert. 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.6 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 5 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Ajourført ved endring ved lov 15. juni 2001 og 14. desember Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 mv, med endring ved kgl. res. 28. juni Lov 5. mars 2004 nr. 12: Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven).

6 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 6 AV FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: Uke Frist for å levere inn tilbud: , kl Behandling av tilbud: Uke 37 og 38, 2013 Tildeling av kontrakt: Uke 39, 2013 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.8 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 2.9 TILDELING AV AVTALE Basert på tilbudets/-enes økonomiske fordelaktighet, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å tildele en eller flere avtaler, eller vurdere hvorvidt det er økonomisk fordelaktig å ha en totalavtale med en leverandør. Tilbyder skal gi tilbud på hele omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. Feil! Fant ikke referansekilden.6. Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens 21-1,(1) og RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens 22-1.

7 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 7 AV 19 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.66 og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt Feil! Fant ikke referansekilden TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del 6, Innholdsfortegnelse. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres i komplett elektronisk form lesbart med standard verktøy og egnet for elektronisk distribusjon, eksempelvis PDF-format, samt to komplette utskrevne og undertegnede eksemplarer. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Priser skal leveres i MSExcel eller tilsvarende. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudsinnlevering via e-post eller oversendelse av elektronisk kopi via e-post ikke tilfredsstiller forskriftens krav til konfidensialitet, jf forskriftens Tilbud skal ikke innbindes, stiftes eller samles på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbud for Vest-Agder fylkeskommunes elektroniske arkiv. En hensiktsmessig innlevering kan være i mappe eller ringperm. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud VAF-F Frisørmateriell og hårprodukter Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Lene Saga Mosby Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen , kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens Feil! Bokmerke er ikke definert

8 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 8 AV KONTRAKTSVILKÅR Avtalen vil baseres på generelle avtalevilkår, vedlegg 1. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt Feil! Fant ikke referansekilden FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold, forutsetninger og reservasjoner skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Prissetting av forbehold betyr her hvilken tilleggskostnad som skal beregnes hvis forbeholdet ikke aksepters av oppdragsgiver. Ikke prissatte forbehold kan tilsi en uklarhet i vurderingen, uklarheter vil medføre avvisning av tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Alle forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg, se del Feil! Fant ikke referansekilden. Innholdsfortegnelse. Forbehold til avtalevilkår godtas ikke.

9 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 9 AV 19 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift Feil! Bokmerke er ikke definert. og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

10 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 10 AV 19 Årsregnskap Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Vest-Agder fylkeskommune vil gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne. Lav score (< 30 av 100 poeng) eller tilsvarende på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS / Dun & Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske kapasitet: Organisasjon Tilbyder skal beskrive sin organisasjon mht antall ansatte, antall år virksomheten har drevet med salg og service på det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (kompetanse og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tilbyder må beskrive hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Underleverandører Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende Avtaler /leveranser/oppdrag siste 3 år. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal inneha navn og telefon og e-postadresse som kan kontaktes. Det kan være aktuelt å be om skriftlige uttalelser fra de oppgitte referansene. 4.4 MILJØHENSYN I Lov om offentlige anskaffelser 6, er det vedtatt at "Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen". Vest-Agder fylkeskommune ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det blant annet vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinningspotensiale er også forhold som tas i betraktning.

11 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 11 AV 19 Tilbyder skal: Oppgi hvilke av produktene som oppfyller kravene til Svanemerking, EU- blomsten eller merket med tilsvarende merkeordning. Dersom produkter med andre miljømerkinger tilbys, må kriteriene for denne merkingen oppgis. Oppgi bedriftens miljøstrategi i forhold til Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning Emballasje, innhold av miljøskadelige stoffer. Retur av emballasje. Oppgi om bedriften har noen form for miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) Oppgi også andre forhold som er av betydning for miljøvurderingen. 4.5 ETISK HANDEL Vest-Agder fylkeskommune har vedtatt følgende retningslinjer knyttet til etisk handel: 1. Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal Vest-Agder fylkeskommune innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk lov og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. 2. Ved kjøp av trevirke i møbler, kontorinventar og byggematerialer som kommer fra tropisk tømmer, skal det stilles krav om dokumentasjon på at produktene er produsert på basis av prinsippene for bærekraftig utvikling. 3. Ved kjøp av varer skal det stilles krav til leverandøren at det ved innlevering av tilbud skal legges ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inkluderer produkter som er tilvirket (gjelder hele verdikjeden) i strid med ILO`s kjernekonvensjoner som: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler Forbud mot slave- og tvangsarbeid Forbud mot barnearbeid Forbud mot diskriminering Tilbyder skal i tilbudet dokumentere at disse kravene oppfylles for de varer som leveres over avtalen.

12 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 12 AV TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier Produkt/kvalitet, vektet 30 % Under tildelingskriteriet produkt/kvalitet inngår følgende punkter i evalueringen, punktene er satt i tilfeldig rekkefølge: Kvalitet/funksjonalitet/ytelse for tilbudt utstyr og produkter (0,35) Kvalitet og sortiment (bredde og dybde) av "grønne produkter", (miljøvennlige produkter) (0,35) Referanser og referanseskjema som understøtter tilbudt utstyr og tjenester (0,15) Leverandørs spesifikke kompetanse på de tilbudte produkter (0,15) Leveranse / Service, vektet 35 % Under tildelingskriteriet leveranse/service, inngår følgende punkter i evalueringen: Leveringspresisjon/-tid, service og oppfølging; evne til å betjene oppdragsgiver. (0,3) Service i forbindelse med arrangement (0,35) Opplærings og oppdaterings kurs for lærere og elever (0,35) Priser, vektet 35 % Under tildelingskriteriet priser, inngår følgende punkter i evalueringen: Pris på materiell/utstyr/tjenester/arbeid,(0,4) Rabattsats på produktgruppene (0,2) Prismessige konsekvenser av eventuelle forbehold (0,2) Øvrige kostnader forbundet med å anta tilbudet (0,2) Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre, og hvert kriterium vil bli vurdert. Det er tilbyders ansvar å besvare hvert av tildelingskriteriene og underpunktene til hvert kriterie. 4.7 BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE Produkt/kvalitet, vektet 30 % Kvalitet/funksjonalitet/ytelse for tilbudt utstyr og produkter: på dette kriteriet vil produktenes kvalitet og funksjonalitet evalueres, samt ytelsen av produktet i henhold til skolen/elevenes behov. Kvalitet og sortiment av "grønne produkter", (miljøvennlige produkter): på dette kriteriet vil sortimentet og kvalitet på tilbyders produkter bli evaluert, kriteriene for "grønne produkter" / miljøvennlige produkter, se konkurransegrunnlaget pkt. 5.4.

13 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 13 AV 19 Referanser og referanseskjema som understøtter tilbudt utstyr og tjenester; tilbyders referanser (og referanseskjema) fra andre oppdragsgivere for tilsvarende avtaler vil legges til grunn for evaluering av dette punkt. Leverandørs spesifikke kompetanse på de tilbudte produkter; på dette kriteriet vil tilbyders kompetanse og erfaring i bransjen og med produktene bli evaluert Leveranse / Service, vektet 35 % Leveringspresisjon/-tid og service og oppfølging; evne til å betjene oppdragsgiver: ved dette kriteriet vil tilbyders leveringspresisjon og leveringstid evalueres, samt service i drift av skolesalongen og evne til å betjene oppdragsgiver. Oppfølging av oppdragsgiver i henhold til hyppighet av besøk og påfyll av varer, levering og ferdigstillelse av ordrer. Hvordan tilbyder prioriterer og vil følge opp de to omtalte skolene i henhold til avtalen. Service i forbindelse med arrangement: på dette kriteriet vil tilbyders service og bidrag i forbindelse med konkurranser, show og arrangement for elevene bli evaluert. I henhold til fordypningsprosjekt arrangeres det konkurranse for elevene på Agder, dette er beskrevet i kapittel 5 i dette dokument. Tilbyderes beskrivelse av eventuelt andre arrangement vil også bli lagt til grunn. Opplærings og oppdaterings kurs for lærere og elever; på dette kriteriet vil tilbyders opplærings og oppdaterings kurs for lærere og elever. Hva tilbyder kan tilby av kurs og kursmateriell til skolene, (se gjerne i lærerplan for frisørfag Vg2 og Vg3, og kap 5 for mer beskrivelse av arrangementene som har vært gjennomført tidligere) Priser, vektet 35 % Pris på materiell/utstyr/tjenester/arbeid: priser på utstyr i henhold til prisskjema vedlegg 3. Rabattsats på øvrige produkter: Tilbyder skal oppgi en rabattsats på produktgruppene i sitt sortiment. Liste over sortimentet skal vedlegges tilbudet skriftlig eller elektronisk. Prismessige konsekvenser av eventuelle forbehold: dersom tilbyder tar forbehold vil de prismessige konsekvensene vurderes i dette punkt. Øvrige kostnader forbundet med å anta tilbudet: andre kostnader som vil påløpe ved ny avtale. Kan eksempelvis være bytte til nytt fargesystem etc. Tilbyder skal oppgi om de bytter ut oppdragsgivers lager med tilbyders egne produkter.

14 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 14 AV 19 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av tildelingskriteriene, del 5, samt vedlegg ANTALL ELEVER Frisørlinjen på Tangen vgs. har ca. 45 elever. Frisørlinjen på Lister vgs. har ca. 9 elever. Antallet elever vil kunne variere fra år til år, dette avhenger av søkermasse og skolens midler. Hver elev vil ha behov for en utstyrsveske, utstyrsveskene blir bestilt i mars for skolestart i august samme år. Utstyrsveskene for 2013 er bestilt og inngår ikke i dette tilbudet. Bestilling av utstyrsvesker vil være gjeldende fra FORMÅL MED LEVERANSEN Oppdragsgiver er i en prosess for å bli grønn salong og ønsker i størst mulig grad grønne produkter for undervisningen og salg i skolens salong. Tilbyder skal kunne levere grønne produkter, enten ved å ha dette i eget sortimentet, ved hjelp av en underleverandør eller kunne dokumentere at de er i en prosess for å kunne tilby miljøvennlige produkter. Tilbyder skal kunne levere grønne produkter, 2 mnd fra kontraktsdato. 5.4 OPPDELING AV OMFANG Tilbyder kan gi tilbud på en eller begge produktgruppene, omfanget er oppdelt i følgende produktgrupper: 1. Frisørmateriell, startbag til elevene, føner, sakser, kammer, børster, stativer, frisørhoder, klippemaskiner, spoler til permanent, curlere, trillebord, klippestoler, klippekrakker etc. Kjemiske produkter, farger, permanent, bleking, vannstoff, etc 2. Hårprodukter, shampo, balsam, kur, stylingprodukter etc.

15 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 15 AV Frisørutstyr - kravspesifikasjon Vest-Agder fylkeskommune har behov for følgende utstyr: Verktøy/utstyrsvesker til elevene. Disse må inneholde: o Et bredt utvalg kammer; utfriseringskam, 2 klippekammer, spisskam, lang afro, fargekam, viklekam, bølgefønkam o Et bredt utvalg børster; børste med 3 rader, rundbørster i 3 størrelser, naturbørste, tunnelbørste dobbel. o 5,5, saks effiler 5,5, nikkelfri, god kvalitet, tilbyder må sende en saks for kvalitetssjekk o Klippekappe, fargeforklet, sakseetui. o 4 øvingshoder Dame, 1 øvingshode Herre med skjegg. Hodene skal være god kvalitet, tilbyder på sende et produkteksemplar for kvalitetssjekk o 1 utstyrsveske o Pinsett o T-shirt til bruk i salong (2 T-shirt pr elev), i tidsriktig design. o Klips og klyper, 6 av hver type o Sminkepensler, et sett ass. sminkepensler ca. 10 stk i ett etui. Tilbyder må sende produkteksemplar av saks og hoder for evaluering av kvalitet Hårprodukter - kravspesifikasjon Vest-Agder fylkeskommune har behov for følgende produkter: Varer til farge, bleking, strukturomforming, styling, sjampo, kur, og rekvisita. Varene til undervisningen må leveres i forpakninger som gjør at svinnet blir minimalt. Tilbyder skal også beskrive om de kan tilby make up, hvilke merker og spesifikasjon av dette. Skolen har behov for et smalt sortiment salgsprodukter som er av god kvalitet, til en gunstig pris. Dette er viktig for å gi elevene produktkunnskap slik at de raskt og enkelt kan ta dette i bruk. Tilbyder må levere "grønne produkter", eller være i prosess for å levere grønne produkter innen oktober. Grønne produkter er nærmere spesifisert i pkt. 5.5 i dette dokumentet. Sortimentet av "grønne produkter" må dekke alt som brukes i en frisørsalong. Tilbyder må kunne lever produktdatablad for alle produkter som omfattes i tilbudet. Databladet skal inneholde opplysninger om: o hva produktene inneholder o sikkerhet i forbindelse med disse stoffene/produktene o hvilke tiltak som må iverksettes dersom noen får produktene i øynene, svelges eller annet. Databladene må være elektronisk og kunne legges inn i sikkerhetssystemet (ECOonline) som Vest-Agder fylkeskommune bruker.

16 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 16 AV "GRØNNE PRODUKTER" Tilbyder må kunne levere produkter som er godkjent som "grønne produkter" i markedet og som helst ikke inneholder ett eller flere av disse stoffene: Parabener p-phenylenediamine PPD Toluene-2,5 diamine og toluene-2,5-diamine sulfate Persulfater SLS sodium lauryl sulfat Formaldehyd, DMDM hydatoin, diazolidinyl urea og imidiazolidinyl Urea CMR lead acetate EDTA Thioglycolic acid og thioglycolate 4-amino 3-nitrophenol Methylisothiazolinone og methylchloroisothiazolinone 1-naphthol Bisphenol A Triclosan Diethylphtalat Phenoxyethanol Stoffer med aminophenol i navnet Resorcinol Allergen Ammoniakk

17 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 17 AV OPPLÆRING Frisørlinjene satser mye på digital kompetanse knyttet til frisørfagene, dersom tilbyder kan være behjelpelig med å gi opplæring på programvare spesielt knyttet til frisørbransjen, skal dette beskrives. Skolene samarbeider med opplæringskontoret, hver av frisørlinjene på de to skolene er selvstendige, men har en del samarbeid. Oppdragsgiver ønsker et likt opplæringstilbud for begge skolene. Dersom det er hensiktsmessig kan dette samkjøres, men det skal være etter avtale med oppdragsgiver. Tilbyder skal beskrive hva de kan tilby av opplæring/kurs. Oppdragsgiver ønsker følgende opplæring ute på skolene i Kristiansand og Lista. I Kristiansand hvor det er 45 elever kan det være behov for å dele gruppa i to og ha opplæring over to dager: Tilbyder skal gi opplæring for faglærerne innen produkter en gang i året og ved introduksjon av nye produkter. Tilbyder skal stille med en fargekonsulent som to ganger i året skal holde kurs for elever innen fargeteknikker og nye trender. Tilbyder skal ha produktopplæring for elevene en gang i året. Tilbyder skal beskrive hva de kan tilby av undervisningsmateriell knyttet opp mot farge og klippeteknikker eller annet i frisørfaget. Undervisningsmateriellet må være i henhold til læreplanen for frisørfaget. 5.7 ARRANGEMENT / KONKURRANSE Elevkonkurranse i frisørfaget I henhold til fordypningsprosjekt i læreplanen for frisørfag har skolene i Agder hvert år arrangert en konkurranse i frisørfaget. Konkurransen arrangeres mellom elevene på skolene; Tangen VGS, Lister VGS i Vest-Agder og Sam Eyde VGS i Aust-Agder (sistnevnte skole er ikke med i denne avtalen). Konkurransen har vært et samarbeidsprosjekt mellom skolene og tilbyder. Tilbyder skal beskrive hva de kan bidra med ved et slikt arrangement. Elevene konkurrerer i farge og klipp på dukkehoder. Oppdraget med å arrangere konkurransen går på rundgang mellom de tre skolene. Elevene blir delt opp i grupper med ca. 10 elever i hver gruppe som konkurrerer mot hverandre. De 3 beste i hver gruppe blir premiert med diplom og produktpremie. Konkurransen har foregått over en dag og avsluttes med en bankett. Arrangementet vil omfatte cirka 75 elever. I tillegg cirka 7 lærere Arrangement Dersom tilbyder har ideer eller erfaring med andre arrangement/konkurranser er det ønskelig at dette blir beskrevet i tilbudet. Det er ønskelig at tilbyder beskriver sin rolle og hva de kan bidra med i arrangementet.

18 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 18 AV LEVERING Prisene i produktskjemaet skal være eks. mva og inkl levering. Alle produkter skal leveres fraktfritt. 5.9 PRIS Alle priser og mengdemål skal oppgis i pris-/produktskjema vedlegg 3. Priser for produkter og rekvisita angis per stykk uten mva. Tilbyder skal levere prisliste på hele sitt sortiment også det som ikke er beskrevet i prislista. Kostnader som tilbyder vet vil tilkomme anses som inkludert i tilbudets oppgitte priser hvis ikke annet er spesifisert. Prosentsats for de forskjellige produktgruppene i sortimentet skal oppgis. Kostnader som følge av bytting av leverandør skal dekkes av ny leverandør. Eksempelvis endring av undervisningsmateriell, endring til nytt fargekonsept etc VAREPRØVER For evaluering av produkter må tilbyder legge ved vareprøver på alt som er oppgitt i prisliste vedlegg 3.

19 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 19 AV 19 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) 5. Beskrivelse av tilbudte varer/tjenester Pris Produkt- og prisskjema (tilbudsskjema) 6. Annet: 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Generelle kontraktsvilkår Vest-Agder fylkeskommune Vedlegg 2: Helse- miljø og sikkerhets egenerklæring Vedlegg 3: Pris- og produktskjema Vedlegg 4: Referanseskjema