Prosjekt Systemverktøy for logistikk i museer - Evaluering og forslag

Transkript

1 Prosjekt Systemverktøy for logistikk i museer - Evaluering og forslag Barbara Ida de Haan Seksjonsleder magasin og logistikk Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design

2 Prosjektorganisasjon Prosjekteier (PE): Norsk Kulturråd Styringsgruppen (SG) PA: Avdelingsdirektør Françoise Hanssen Bauer (NM) PA: Avdelingsdirektør Karianne Schmidt Vindenes (VM) PL: Barbara de Haan (NM) Prosjektgruppe (PG): PL: Barbara de Haan Prosjektmedarbeider: Gro Benedikte Pedersen (NM) Prosjektmedarbeider: Ina Louise Stovner (jan-mai) (NM) Prosjektmedarbeider: Eivind Johansen (jan-april) (NM) Prosjektmedarbeider: Frank Messel (juni-des) (NM) Prosjektmedarbeider: Tine Norby (juli-des) (NM) Prosjektmedarbeider: Kristin Halaas (VM) Prosjektmedarbeider: Torill J. Mobech-Hanssen (VM) Prosjektmedarbeider: Cathrine Guldahl (VM) Assosiert prosjektgruppedeltaker, begge faser: Bård Bie-Larsen (Norsk Kulturråd)

3 Arbeidsoppgaver Delmål 1 Evaluering av den britiske samlingsforvaltningsstandarden SPECTRUM Arbeidsoppgaver Delmål 2 Anbudskonkurranse evaluering Primus og applikasjonene av ekstern IKTkonsulent/IKT-firma Arbeidsoppgaver Delmål 3 -Lage en mappingsmatrise av eksisterende løsninger i Vestfoldmuseene og Nasjonalmuseet (Primus, NILS, NILS foto og LIMA) for å avklare om eksisterende systemer i Nasjonalmuseet og Vestfoldmuseene løser museenes behov og i hvilken grad disse er Spectrum kompatibel - Få leverandørene gjennomføre CMS-surveyen til Collections trust ift Primus og applikasjonene Arbeidsoppgaver Delmål 4 Fagseminar om CMS-systemer Arbeidsoppgaver Delmål 5 Utforme kravspek for hensiktsmessig prosesstyring tilpasset spectrumprosedyrene som innbefatter logistikk. Kravspesifikasjonen skal være på engelsk. Den skal baseres på definerte standarder (jf. pkt. 1), stille krav til teknologiske løsninger og driftsavtalen. Arbeidsoppgaver Delmål 6 Utarbeide en anbefaling om veien videre

4 Mappingsprosedyren SPECTRUM PROSEDYRE (P) =Primærprosedyre PROSJEKTKOMMENTAR FORKLARING Pre-entry (Før inntak) KARTLAGT MOT PRIMUS Før inntak er ikke linket til Plassering og flytting, men vi har analysert den fordi den har direkte sammenheng med Inntak Object entry (Inntak) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Inntak er linket til Plassering og flytting Loans in (Innlån) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Innlån er linket til Plassering og flytting Acquisition (Aksesjon) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Aksesjon er linket til Plassering og flytting Inventory control (Samlingsoversikt) KARTLAGT MOT PRIMUS Samlingsoversikt er ikke linket til Plassering og flytting, men vi mener prosedyren er viktig for logistikk i prosjektets perspektiv Location and movement control (Plassering og flytting) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Plassering og flytting er prosjektets utgangspunkt Transport KARTLAGT MOT PRIMUS Transport er linket til Plassering og flytting Cataloguing (Katalogisering) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Katalogisering er linket til Plassering og flytting Object condition checking and technical assessment (Tilstandsvurdering) KARTLAGT MOT PRIMUS Tilstandsvurdering er linket til Plassering og flytting Conservation and collections care (Konservering og samlingsskjøtsel) KARTLAGT MOT PRIMUS Konservering og samlingsskjøtsel er linket til Plassering og flytting Risk management (Risikohåndtering) IKKE KARTLAGT Risikohåndtering er ikke linket til Plassering og flytting (infogruppen Object location inngår, som igjen er en viktig infogruppe i prosedyren Plassering og flytting) Insurance and indemnity management (Forsikring og skadedekning) IKKE KARTLAGT Forsikring og skadedekning er ikke linket til Plassering og flytting Valuation control (Verdivurdering) IKKE KARTLAGT Verdivurdering er ikke linket til Plassering og flytting Audit (Revisjon) KARTLAGT MOT PRIMUS Revisjon er linket til Plassering og flytting Rights management (Rettighetsforvaltning) IKKE KARTLAGT Rettighetsforvaltning er ikke linket til Plassering og flytting Use of collections (Bruk av samlingene) KARTLAGT MOT PRIMUS Bruk av samlingene er linket til Plassering og flytting Object exit (Utlevering av gjenstander) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Utlevering av gjenstander er linket til Plassering og flytting Loans out (Utlån) (P) KARTLAGT MOT PRIMUS Utlån er linket til Plassering og flytting Loss and damage / Tap og skader KARTLAGT MOT PRIMUS Tap og skader er linket til Plassering og flytting Deaccession and disposal (Deaksesjon og avhending) IKKE KARTLAGT Deaksesjon og avhending er ikke linket til Plassering og flytting Retrospective documentation (Retrospektiv dokumentasjon) (P) IKKE KARTLAGT Retrospektiv dokumentasjon er ikke linket til Plassering og flytting

5 SPECTRUM INFORMASSJONSGRUPPE 1. Acquisition [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Address information Group 1. Amendment history 1. Audit [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Common Procedural Units 1. Condition check/ technical assessment [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Conservation and treatment info [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Date 1. Indemnity [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Insurance [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Loan out [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Location 1. Movement [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Object audit 1. Object Collection 1. Object condition and technical assessment 1. Object conservation and treatment 1. Object description 1. Object entry [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Object exit [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Object history and association 1. Object identification 1. Object location 1. Object production 1. Object requirement 1. Object use 1. Object valuation 1. Organisation 1. Owners contribution 1. People 1. Person 1. Place 1. Reference 1. Use of collections [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Valuation [USE ALSO COMMON UNITS] 1. Wiewers contribution De 15 utvalgte prosedyrene inneholder 36 informasjonsgrupper.

6 Mappingsprosedyren

7 SPECTRUMPROSEDYRE SOM INBEFATTER LOGISTIKK (Her: PLASSERINGS- OG FORFLYTNINGSHENDELSER) (P) =Primærprosedyre i Spectrum Antall informasjonsenheter i prosedyren som kan dokumenteres ved hjelp av Primus (ANTALL JA i kartleggingsmatrisen) Antall informasjonsenheter i Prosedyren som IKKE kan dokumenteres ved hjelp av Primus (ANTALL NEI i kartleggingsmatrisen) Antall informasjonsenheter som DELVIS kan dokumenteres ved hjelp av Primus (ANTALL NEI/ JA i kartleggingsmatrisen) Antall Infoenheter = Rader 1 Pre-entry procedure 11 [35.5 %] 17 [54.8 %] 3 [9.7 %] 31 2 Object entry procedure (P) 104 [32.4 %] 186 [57.9 %] 31 [9.7 %] Loans in procedure (P) 169 [42.1 %] 192 [47.9 %] 40 [10.0 %] Acquisition procedure (P) 487 [62.0 %] 231 [29.4 %] 68 [8.6 %] Inventory control procedure 48 [47.1 %] 44 [43.1 %] 10 [9.8 %] Location and movement control procedure (P) 70 [38.9 %] 99 [55.0 %] 11 [6.1 %] Transport procedure 41 [23.7 %] 117 [67.6 %] 15 [8.7 %] Cataloguing procedure (P) 161 [45.5 %] 156 [44 %] 37 [10.5 %] Object condition checking and technical assessment procedure 153 [34.4 %] 272 [61.3 %] 19 [4.3 %] Conservation and collections care procedure 185 [ 39.1 %] 244 [51.6 %] 44 [9.3 %] Audit procedure 103 [49.7 %] 90 [43.5 %] 14 [6.8 %] Use of collections procedure 478 [ 53.4%] 329 [36.8 %] 88 [9.8 %] Object exit procedure (P) 126 [50.4 %] 100 [40.0 %] 24 [9.6 %] Loans out procedure (P) 535 [42.6 %] 621 [ 49.4 %] 100 [8.0 %] Loss and damage procedure 125 [53.7 %] 87 [37.3 %] 21 [9.0 %] 233 ALLE PROSEDYRER SOM INNBEFATTER LOGISTIKK 2796 [45.8 %] 2785 [45.6 %] 525 [8.6 %] 6106

8 Konklusjoner fra mappingsarbeidet SPØRSMÅL: KAN SPECTRUMPROSEDYRER SOM INNBEFATTER LOGISTIKK DOKUMENTERES VED HJELP AV PRIMUS? SVAR: NEI, SLIK VI TOLKER DET, DEKKER PRIMUS IKKE SPECTRUMS KRAV TIL DOKUMENTASJON AV PROSEDYRER SOM INNBEFATTER LOGISTIKK. SPØRSMÅL: I HVILKEN GRAD KAN SPECTRUMPROSEDYRER SOM INNBEFATTER LOGISTIKK DOKUMENTERES VED HJELP AV PRIMUS? SVAR: PRIMUS DEKKER ETTER VÅR KARTLEGGING 45.8 % AV SPECTRUMS KRAV TIL DOKUMENTASJON I PROSEDYRER SOM INNBEFATTER LOGISTIKK. LOGISTIKK DEFINERT I PROSJEKTET SOM: KUNNSKAP OM EFFEKTIV OG FORSVARLIG STYRING AV ENHETER SOM SKAL FLYTTES MELLOM ULIKE LOKALITETER. ENHETENE I VÅRT TILFELLE ER MUSEUMSSAMLINGER, DELSAMLINGER ELLER ENKELTOBJEKTER. I STYRINGEN AV ENHETER INNGÅR BÅDE STEDER DE BEFINNER SEG OG HENDELSER DE UTSETTES FOR.

9 Systemnavn Systemleverandør Kort beskrivelse Minimumskrav maskinvare Støttede operativsystemer Bildestøtte Støtte for offentlig tilgang [CD publisering] Internett støtte Database arkitektur Pris (enkeltbruker) Pris (5 brukere) Tilleggskommentar pris Gjennomføring av CMS-survey ift Primus og Applikasjonene besvart av Kultur- IT og Goodtech Opplæring Brukerstøtte Museumsbrukere/ nettsider i Norge Museumsbrukere/ nettsider utenfor Norge Største museum/ nettside villig til å gi referanse Spesialfunksjoner Tilleggsfunksjoner Maks tegn per felt Maks poster per fil Har programvaren en integrert DAMS løsning?

10 Støtter programvaren automatisering av businessprosesser? Støtter programvaren digital rettighetsforvaltning? Støtter programvaren integrasjon med mobile plattformer? Støtter programvaren integrasjon med utenforliggende tesauruser via webtjenester? Er programvaren tilgjengelig via SaaS/ online levering? Støttede bildeformater Støttede mediaformater Støtte for brukergenerert innhold Dataimportfasiliteter Dataeksportfasiliteter Støttede protokoller [eks OAI-PMH]/ brukergrensesnitt (som er tilgjengelige for kjøp, som standarder eller for gratis nedlasting) Støttede metadataskjemaer Støttede museums/ kulturarvs standarder Gjennomføring av CMS-survey ift Primus og Applikasjonene besvart av Kultur- IT og Goodtech Dersom systemet støtter SPECTRUMstandarden, hvilke av de 21 prosedyrene støtter det? Har programvaren integrert støttefunksjon for bibliografiske poster? Hvilke bibliografiske/ biblioteksstandarder støtter programvaren? Har programvaren integrert støtte for arkivposter? Hvilke arkivstandarder støtter programvaren? Hvilke støtte yter dere for integrasjon med andre bibiotek- og arkivforvaltningssystemer? URL til demonstrasjonsside URL til Kundes nettside

11 URL til hovednettsiden med informasjon om programvaren URL til brukerstøtteside/ forum URL til annen dokumentasjon av systemet Kontaktperson Kontaktperson stilling Kontaktperson tlf Kontaktperson e-post Kontaktperson postadresse Firmanettside Firmanavn Firma kontaktperson Firma tlf Firma e-post Firma postadresse Firma nettside Gjennomføring av CMS-survey ift Primus og Applikasjonene besvart av Kultur- IT og Goodtech

12 Uavhengig teknisk evaluering av Primus og applikasjonene utføres av IT-konsulentfirma Akselera

13 Uavhengig teknisk evaluering av Primus og applikasjonene 1) Vurdering av NMK og VFMs egenutviklede logistikkverktøy (NILS, LIMA, NILS Foto) og Primus logistikkfunksjoner. 2) Evaluering av videreutviklingsmuligheter for programmene NILS, LIMA og NILS foto til ett logistikksystem for museumssamlinger; som enten kan brukes parallelt med, eller integrert i, programvaren Primus.

14 Årets fagkonferanse om CMS-systemer En unik mulighet å få sammenlignet Spectrumkompatible CMS-systemer gjennom presentasjoner, stands og speedmøter

15 Konferanseprogram Dag 1: Presentasjoner Dag 2: Speedmøter og nettverksbygging

16 For mer informasjon og påmelding: /utstillinger_og_aktiviteter/