Landsleirsjefen, Ingrid Nordbø, deltok i den innledende diskusjonen om landsleir 2013 i sak 63/14.

Transkript

1 Sak nr: 65/14 Dok. nr: 41/14 Norges speiderforbund PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE MAI 2014 Tilstede: Speidersjef Knut Slettebak Visespeidersjef May-Britt Roald Styremedlem Hanne Mette Lundberg Styremedlem Karl-Erik Onstad Styremedlem Nina Rones Stedfortredende generalsekretær Brede Udahl deltok i sakene 61/14 og 63/14. Landsleirsjefen, Ingrid Nordbø, deltok i den innledende diskusjonen om landsleir 2013 i sak 63/14. Avbud: IC WOSM Håvard Otto IC WAGGGS Thea Hilding Referent: Generalsekretær Jens Morsø Møtet ble gjennomført på forbundskontoret i Oslo. SAK 53/14 PROTOKOLLER OG REFERATER Protokollen fra Speiderstyrets møte april 2014 og referatet fra Speiderstyrets Arbeidsutvalgs møte 22. april 2014 ble gjennomgått. Protokollen fra Speiderstyrets møte april 2014 vedtas. Referatet fra Speiderstyrets Arbeidsutvalgs møte 22. april 2014 tas til etterretning. SAK 54/14 STATUS OG AVKLARINGER Speiderstyret gjennomgikk viktigste innspill etter samtaler med kretser og korps samt saker knyttet til grupper, kretser og korps. Barne- og ungdomstinget 2014 Thea Hilding fra Speiderstyret og Eskild Gausemel Berge fra 1. Ås speidergruppe har april 2014 deltatt som delegater på Barne- og ungdomstinget (BUT) til Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner. Speidersjef Knut Slettebak deltok som observatør. Speiderstyret gjennomgikk rapporten fra BUT. Speiderstyret tar rapporten fra Barne- og ungdomstinget 2014 til orientering. Side 1 av 7

2 Friluftslivets år 2015 Nina Rones har 7. mai 2014 hatt møte med prosjektlederen for Friluftslivets år 2015 og med medlemmene av styringsgruppen til Nettverk for friluftsliv om aktiviteter og mobilisering til året. SAK 55/14 INTERNASJONALE SAKER 1st World Scout Education Congress [Oppfølging på sak 3/14) Håvard Otto fra Speiderstyret og Bjørn Erik Hjellset fra Komité speiding har deltatt på 1st World Scout Education Congress november 2013 i Hong Kong. Speiderstyret gjennomgikk rapporten fra kongressen. Speiderstyret tar rapporten fra 1st World Scout Education Congress til etterretning. Verdenskonferansene 2014 IC-ene deltar i et formøte mellom de nordiske speiderforbundene forut for verdenskonferansene til WAGGGS og WOSM i 2014 medio juni 2014 i København. SAK 56/14 ØKONOMI [Oppfølging på sak 37/14] Speiderstyret ble orientert om status i regnskap for 2014 i forhold til revidert budsjett 2014 (datert februar 2014). Det mangler fortsatt innbetaling av medlemskontingent fra en god del medlemmer. Øvrige inntekter er innenfor budsjett. Faste og variable kostnader er innenfor budsjett. Styret diskuterte eventuelle tiltak som kan gjennomføres for å dekke opp inntektssvikten, både for 2014 og for etterfølgende år, primært ved å øke inntekter. Speiderstyret tar orienteringen om status i regnskap for 2014 i forhold til revidert budsjett 2014 (datert februar 2014) til etterretning. Det ses på nåværende tidspunkt ikke behov for ytterligere tiltak innen budsjettet. Styret følger utviklingen som tidligere fastsatt. Eiendommen Dronningen ligger fortsatt ute for salg. Eiendomsmegler har opplyst, at det har vært en enkelt interessent på visning på eiendommen ultimo april 2014, men at vedkommende har ikke meldt tilbake etter visningen. SAK 57/14 MEDLEMSSYSTEMET [Oppfølging på sak 98/13] Siste utkast til avtale ble gjennomgått på møte mellom Redpill Linpro og Norges speiderforbund 6. mai 2014, med de endringer og forbedringer som ble avtalt på møtet i mars. Utkastet var blitt bedre og mer oversiktlig, og det var blitt arbeidet med pris for de forskjellige tjenestene. Det ble avtalt, at Redpill Linpro gjør noen få endringer i det siste utkastet og sender dette til Norges speiderforbund for signering. Avtalen forventes signert medio mai Side 2 av 7

3 SAK 58/14 IT-GRUPPEN [Oppfølging på sak 17/14] Det jobbes med å se på dokumenthåndtering og fildelingstjenester for å finne en løsning som tilfredsstiller de fleste av Norges speiderforbunds behov. Det forventes at en IT-løsning kan presenteres for Speiderstyret på styremøtet 11. juni SAK 59/14 ANALYSEGRUPPENS ARBEID I 2014 [Oppfølging på sak 18/14] Saken utsettes til Speiderstyrets møte 11. juni SAK 60/14 INSPIRATORENE May-Britt Roald har hatt møte med medlemmene av prosjektgruppen til Inspiratorene, og talt med dem om kandidater til vervet som ny prosjektleder, om organiseringen og arbeidet til Inspiratorene, og om felles møteplasser for Inspiratorene og andre fagmiljøer. Prosjektgruppen for Friluftslivets år 2015 ønsker å se på muligheter for å benytte noe av innholdet i inspiratorprogrammet til utvikling av et program om friluftsliv og metode rettet mot gruppene. SAK 61/14 SPEIDERTINGET 2014 Speiderstyret diskuterte forslag til lover og svar på henstillinger. Innkomne forslag til lover oversendes Lovutvalget. SAK 62/14 STRATEGISK PLAN Speiderstyret ble orientert om status i arbeidet med Strategisk Plan og diskuterte videre fremdrift. SAK 63/14 LANDSLEIR Landsleir 2013 Landsleirsjef Ingrid Nordbø presenterte landsleirkomiteens rapport og anbefalinger for Speiderstyret og svarte på spørsmål fra styret. Styret gjennomgikk heretter landsleirkomiteens rapport og regnskapet fra landsleiren Stavanger 2013 og diskuterte hva som bør arbeides videre med for å understøtte fremtidige leire. Se vedlegg 1. Landsleir 2017 Speiderstyret tar landsleirkomiteens rapport til etterretning. Styret takker samtidig alle som har bidratt til landsleiren Stavanger Speiderstyret hadde mottatt tre solide søknader fra kretser som ønsket å være vertskap for landsleiren i Disse var: Nedre Buskerud krets (Røyken), Salten krets (Bodø) og Vestfold krets (Melsomvik). Hanne Mette Lundberg, Karl-Erik Onstad og generalsekretær hadde vært på befaring på de tre foreslåtte stedene og orienterte om sine observasjoner. Speiderstyret hadde en grundig diskusjon av muligheter og utfordringer knyttet til alle tre alternativer. I diskusjonen ble det blant annet lagt vekt på momenter som videreføring og styrking av strategisk satsning på friluftsliv, støtte og samarbeid med kommune og fylkeskommune samt muligheter for Side 3 av 7

4 synliggjøring og publisitet. Landsleiren i 2017 skal aktivt bidra til å underbygge Norges speiderforbunds visjon, synliggjøre våre kjerneverdier og forsterke vår omdømmebygging. Programaktiviteter skal bygges rundt bruk av patruljesystemet og videreføring av patruljen alene på tur. Se vedlegg 2. Rønvikjordene i Bodø velges som sted for Norges speiderforbund sin landsleir i Vervet som landsleirsjef utlyses snarest mulig. SAK 64/14 OPPNEVNINGER Speiderstyret diskuterte innstillinger til verv i nasjonale utvalg: Norsk Speidermuseum Følgende oppnevnes som vararepresentant i styret til Norsk Speidermuseum fra 1. mai 2014 til 30. april 2016: Inger Sjønnesen fra Norges speiderforbund Side 4 av 7

5 Vedlegg 1 til Speiderstyrets protokoll fra styremøtet mai 2014 Sluttmelding landsleiren Stavanger 2013 Speiderstyret har i helgen behandlet sluttrapport og endelig regnskap fra landsleiren Stavanger Leirkomiteen kan med stolthet legge fire år med arbeid bak seg. Gjennom Stavanger 2013 har de, i spissen for mange andre bidragsytere, synliggjort for både omverdenen og speider-norge at speiding er ganske imponerende. Ikke minst har de bidratt til fornyet selvtillit i organisasjonen. Leirkomiteen og resten av staben har på frivillig basis lagt ned et formidabelt antall arbeidstimer som vi er svært ydmyke og takknemlige for. Mål og rammer for landsleiren ble fastsatt av Speiderstyret i Leirkomiteen har i sin rapport, med utdypende etatsrapporter, gitt tilbakemelding på leirens måloppnåelse. Speiderstyret vil her trekke frem de viktigste resultatene. Landsleiren Stavanger 2013 skulle styrke bruken av patruljesystemet. Det målet er oppnådd på en utmerket måte, og landsleiren har bidratt til ny bevissthet og giv rundt våre viktigste kjerneaktiviteter. Å gjennomføre patruljehaik uten voksen leder i dagens samfunn krever mot, og strenge krav ble stilt til Norges speiderforbund fra samfunnet rundt. Landsleirorganisasjonens profesjonelle fokus på risikoog sårbarhetsanalyser og beredskap har imponert våre samarbeidspartnere. Speidernes modell for sikkerhetshåndtering ved store arrangementer brukes nå lokalt som referanse for hvordan dette bør håndteres. Det er noe å være stolt av! Landsleiren skulle legge til rette for økt internasjonal deltakelse, også i stab. Med hele utenlandske speidere fra 29 forskjellige land kan vi slå fast at jobben med markedsføring og tilrettelegging ga flotte resultater. Dette har vært viktig for å vise våre speidere at de er del av en større internasjonal bevegelse. Leiren skulle legge til rette for at rovere både skulle bidra til leirens suksess, og samtidig oppleve å være rovere. Å legge roverleiren midt i leiren bidro til å synliggjøre roverne som gode forbilder for speiderne, og som en kompetent ressurs å regne med for leiren. Kravet om at roverne skulle bidra med arbeid skremte ingen, og antall rovere på landsleir ble enda høyere enn de ambisiøse målene. I tillegg ble det forventet at ledere i tropp bidro med sin arbeidskraft når de hadde anledning til det, til beste for leirorganisasjonen. Prinsippet om at alle deltakere over 16 år (ledere, rovere og stab) skulle få rabatt på leirkontingenten i bytte mot arbeid, resulterte i at denne leiren ikke har forbrukt frivillige ressurser i leirstaben i så stor grad som flere tidligere leire har gjort. Dette er god forvaltning av frivillige ressurser. I henhold til mandatet skulle landsleiren gjennomføres innenfor en økonomisk ramme som skulle gi et overskudd til Norges speiderforbund på 10 % av deltakeravgiften. I tillegg ble det budsjettert med en sikkerhetsmargin på 5 % av deltakeravgiften. Dette målet er ikke nådd, og landsleiren har dessverre gått med et underskudd på 2,4 millioner kroner. Både inntektene og kostnadene avviker negativt fra budsjettet. De største avvikene fra budsjettet ligger på inntektssiden. Avvikene ligger innenfor deltakeravgift og inntekter fra kiosk og kro, omtrent like mye på hver av disse to postene. Differensen mellom budsjett og regnskap for deltakeravgift skyldes blant annet at det ble en mindre andel deltakere i aldersgruppen år enn forventet. Det vil si at andelen voksne og andre med rabattert deltakeravgift var større enn beregnet i deltakerprognosene. Videre ble beslutningen om at roverne skulle få rabattert deltakeravgift ved en feil ikke korrigert i budsjettet. Disse forholdene ble ikke synlige før deltakeravgiftene ble fakturert i slutten av mai Avvikene knyttet til salg i kiosk og kro skyldes lavere omsetning enn budsjettert. Et høyt ambisjonsnivå førte til høye budsjettall for disse postene, mens det ble både lavere omsetning og en langt større handelslekkasje til lokale kiosker og butikker enn det som var forventet, basert på erfaringstall fra tidligere leire. Landsleiren fikk også større inntekter enn budsjettert på enkelte områder: samarbeidspartnerne genererte mer enn forventet, og tilskuddene fra kommunene, fylket og andre var også høyere. Side 5 av 7

6 For leirkomiteen var det et merforbruk som i hovedsak skyldes økte lønnskostnader. I en kritisk fase for arbeidet med å få i land flere større avtaler, fratrådte en ansatt prosjektmedarbeider. Av hensyn til fremdriften krevde dette ekstra ansattressurser i en lengre periode. En konsekvens av situasjonen ble likevel at flere av de store avtalene ble inngått sent, og ble dyrere enn opprinnelig budsjettert (buss/transport under leiruka, rajer/ved og toaletter). Speiderstyret ble orientert om budsjettavvikene i løpet av våren 2013, og ble gjort kjent med at sikkerhetsmarginen måtte disponeres for å få avgjørende avtaler på plass. I tillegg kom uforutsette utgifter til teknisk infrastruktur, blant annet etablering av gruslagt vei fra området ved roverleiren og mot den internasjonale skolen. Speiderstyret vurderer, i likhet med leirkomiteen, at det på framtidige leire er viktig med enda tettere oppfølging av budsjett underveis, både fra leirkomite, forbundskontor og speiderstyre. Mandat og aktivitetsregnskap fra landsleiren utleveres på forespørsel til forbundskontoret. Leirkomiteen har gitt sine anbefalinger til neste landsleir, og til det kontinuerlige arbeidet i Norges speiderforbund. Speiderstyret tar disse med seg i sitt videre arbeid, og særlig inn i arbeidet med neste landsleir. For speiderne ble landsleiren en ganske imponerende leir, og det er lenge siden Norges speiderforbund har hatt så mye god medieomtale, og satt speiderverdiene så tydelig på dagsorden. Speiderstyret takker alle som har bidratt til å gjøre landsleiren til en stor suksess. Når styret og leirkomiteen nå avslutter arbeidet med landsleiren Stavanger 2013, har vi med oss mye god lærdom som vi ønsker å bringe videre, og her følger de mest sentrale elementene i dette: Det er viktig på et tidlig tidspunkt i forberedelsene til en landsleir å kvalitetssikre avtaler om store leveranser, f.eks. innen teknisk og forsyning. Det er nødvendig å sikre nødvendig kompetanse, bl.a. en controller, som skal følge store arrangementer tett, i tillegg til involvering av økonomiutvalget, som ble etablert kort tid etter landsleiren Stavanger Det er avgjørende at organisasjonen arbeider i fireårssykler, hvor landsleiren er et høydepunkt, fordi dette arrangementet er vår viktigste strategiske arena på nasjonalt plan. Frivilligheten næres av positive og støttende fellesskap. Nå tar vi med oss viljen til å imponere og løfte hverandre og speidingen frem mot neste landsleir. Side 6 av 7

7 Vedlegg 2 til Speiderstyrets protokoll fra styremøtet mai 2014 Speiderstyret bestemte i helga å legge landsleiren i 2017 til Bodø Styret har hatt en grundig gjennomgang av de tre søkerne (Midtbygda i Røyken, Melsom gård i Stokke, og Rønvikjordene i Bodø). Alle tre ble opplevd av styret som meget gode leirsteder, og kretsene Nedre Buskerud, Vestfold og Salten berømmes for grundig forarbeid og et sterkt ønske om å være vertskap for Norges speiderforbunds landsleir i Speiderstyret er godt fornøyd med det store engasjementet som kretsene har vist, og til slutt falt altså valget på Bodø som landsleirsted i Landsleiren i 2017 skal aktivt bidra til å underbygge Norges speiderforbund visjon, synliggjøre våre kjerneverdier, og forsterke vår omdømmebygging. Programaktiviteter skal bygges rundt bruk av patruljesystemet og videreføring av patruljene alene på haik. God synlighet aktiviteter i røff og eksotisk natur Speiderstyret la vekt på at Bodø gir en fantastisk mulighet for speidere til andre friluftsopplevelser i røff natur og i omgivelser som de fleste vil oppleve som eksotiske. Det gir også en unik mulighet til å vise fram speiding i et område som har et potensiale for mer speideraktivitet. Landsleiren vil få god synlighet, med plassering rett ved hovedinnfartsåren til Nordlands største by. Verdens nordligste landsleir Verdens nordligste landsleir gir oss muligheten til å videreføre og forsterke friluftsatsingen i Norges speiderforbund. Bodø kan by på fjell, fjord og midnattssol. Verdens nordligste landsleir er også lett tilgjengelig, og i gangavstand til fly, tog, buss og båt. Her er alle muligheter åpne til å gjøre reisen til en del av leiren! Bodø gleder seg veldig til å være vertskap for speiderne og å lage en spennende landsleir sammen med leirkomiteen, en leir av og for hele landet, forteller speidersjef Knut Slettebak. Vervet som leirsjef lyses ut en av de første dagene. Side 7 av 7