MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 7/16 16/31 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 7/16 16/31 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /16 15/1184 VALG - FUNKSJONSHEMMEDES RÅD SUPPLERINGSVALG 9/16 16/112 VALG - SAKKYNDIG NEMND OG SAKKYNDIG KLAGENEMND EIENDOMSSKATT I RAKKESTAD KOMMUNE 10/16 14/504 OPPNEVNING AV ARBEIDSUTVALG - VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER, MEDDOMMERE SAMT SKJØNNSMEDLEMMER FOR PERIODEN /16 15/1757 OPPNEVNING AV ARBEIDSUTVALG - VALG AV FORLIKSRÅDSMEDLEMMER FOR PERIODE /16 16/182 ARBEIDSGRUPPE - TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSSEKSJONEN - VEIER OG KOMMUNALTEKNISKE ANLEGG 13/16 15/1947 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM /16 15/1441 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR RAKKESTAD KOMMUNE

2 15/16 09/1155 FØRSTE GANGS BEHANDLING REGULERINGSPLAN FOR MASSEUTTAK MURTNES GÅRD 16/16 14/2061 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER Orienteringssaker Bergenhus skole Fladstad Boligområde. Prestegårdsskogen Boligområde Videre utbygging. Rakkestad Motorpark AS. Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 27. januar 2016 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler: Jorun Cesilie Dybvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/31 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/16 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Formannskapet den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Formannskapet den Side 3 av 29

4 VALG - FUNKSJONSHEMMEDES RÅD SUPPLERINGSVALG Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1184 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/16 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Følgende kandidater velges i tillegg til oppnevnte medlemmer i KST sak 48/15 og FSK sak 94/15: Medlem: 1. Inger Lise Broen Varamedlemmer: Vedlegg Ingen. Bakgrunn Funksjonshemmedes råd er opprettet i medhold av «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m.» Funksjonshemmedes råd har 5 representanter med vararepresentanter 1 folkevalgt og 4 brukerrepresentanter. Rådsmedlemmene velges av kommunestyret for valgperioden etter forslag på 4 medlemmer fra funksjonshemmedes organisasjoner. Suppleringsvalg i valgperioden kan gjøres av formannskapet. Rådet velger selv leder og nestleder. Leder av Funksjonshemmedes råd har møte- og talerett i Helse- og omsorgsutvalget. Følgende medlemmer og varamedlem ble valgt under kommunestyrets behandling den i sak 48/15 og i Formannskapets behandling i sak 94/15. Folkevalgt medlem: Folkevalgt varamedlem: 1. Marit Helene Løhren Østby (Krf) 1. Kjersti Gudim (Ap) Brukerrepresentant: 1. Odd Kartnes Side 4 av 29

5 Sak 8/16 2. Terje Eriksen 3. Dagmar Karine Andersen Funksjonshemmedes fellesorganisasjon (FFO) har i e-post av foreslått ytterligere en kandidat: 1. Inger Lise Broen Rådet er dermed fulltallig med medlemmer, men mangler fortsatt 4 varamedlemmer. Formannskapet bes fremme forslag på 4 varamedlemmer. Side 5 av 29

6 VALG - SAKKYNDIG NEMND OG SAKKYNDIG KLAGENEMND EIENDOMSSKATT I RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/112 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre velger i medhold av byskatteloven 4 og 5 eiendomsskattelovens 33 en sakkyndig nemnd og en sakkyndig ankenemnd til å verdsette eiendommer i Rakkestad kommune på grunnlag av forslag av engasjerte besiktigelsesmenn. Den sakkyndige nemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. Medlemmer: 1 Elsa Eng 2 Tom Boger 3 Bjørn Kultorp Varamedlemmer: 1 2 Jon Reinfjord 3 Bent Cato Kirkeng Den sakkyndige ankenemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. Medlemmer: 1 Ole Reidar Grimsrud 2 Solveig Reiten 3 Øivind Hansen Varamedlemmer: 1 2 Per Murtnes 3 Side 6 av 29

7 Sak 9/16 Kommunestyret velger leder og nestleder for den sakkyndige nemnden og den sakkyndige ankenemnden: Sakkyndige nemnd: Leder: Nestleder: Elsa Eng Tom Boger Sakkyndig ankenemnd: Leder: Nestleder: Ole Reidar Grimsrud Øivind Hansen Vedlegg 1. Rakkestad kommunes vedtekter om eiendomsskatt. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre vedtok i møte sak nr. 34/11 eiendomsskattevedtekter for Rakkestad kommune. Vedtekter om eiendomsskatt, kapittel I, 1 1, lyder: I medhold av byskatteloven 4 og 5 jf eiendomsskatteloven 33 velger kommunestyret en sakkyndig nemnd og en sakkyndig ankenemnd til å verdsette eiendommer i Rakkestad kommune på grunnlag av forslag fra engasjerte besiktigelsesmenn. Valgperioden følger kommunevalgperioden. Rakkestad kommunestyre valgte medlemmer til sakkyndig nemnd og sakskyndig ankenemnd i møte , sak nr. 8/12. Følgende ble valgt: Sakkyndig nemnd: Medlemmer: 1. Elsa Eng (leder) 2. Tom Boger 3. Hans Vidar Sølvskudt Varamedlemmer: 1. Hege Buer 2. Jon Reinfjord 3. Bent Cato Kirkeng Sakkyndig ankenemnd: Medlemmer: 1. Ole Reidar Grimsrud (leder) 2. Nina Ringsby, gitt fritak i KST sak 3/13, nytt medlem Solveig Reiten. 3. Øivind Hansen Side 7 av 29

8 Sak 9/16 Varamedlemmer: 1. Kari Heen Bakke, gitt fritak i KST sak 2/13, det ble ikke valgt nytt varamedlem. 2. Ole Harald Bjørnstad 3. Per Murtnes Medlemmene av sakkyndig nemnd og sakkyndig ankenemnd har sitt virke i kommunevalgperioden Sakskyndig nemnd er ansvarlig for blant annet å fastsette eiendomskattetakster så korrekt som mulig, og at eiendommer så langt det lar seg gjøre blir verdimessig likebehandlet. I samarbeid med den sakkyndige ankenemnda, beslutter den retningslinjene og rammene for takseringsarbeidet. Sakkyndig ankenemnd er i hovedsak klageorgan, og tar stilling til klager på enkeltvedtak etter at sakkyndig nemnd har behandlet sakene som førsteinstans. Eiedomsskattelovens 21 utelukker at Formannskapsmedlemmer kan velges. Administrasjonens vurdering Medlemmene i forrige periodes nemnder har gjennomgått nødvendig opplæring og nemndene fungerer tilfredsstillende. Et medlem har flyttet fra Rakkestad og to medlemmer har fått innvilget fritak i perioden. Disse medlemmene må erstattes. Foreslåtte medlemmer er forespurt om å fortsette og har sagt seg villig til dette. Ordfører avklarer med de øvrige kandidatene før behandling av saken. Side 8 av 29

9 OPPNEVNING AV ARBEIDSUTVALG - VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER, MEDDOMMERE SAMT SKJØNNSMEDLEMMER FOR PERIODEN Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/504 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak A. Formannskapet oppnevner et arbeidsutvalg blant sine medlemmer, bestående av: 1..., leder som utarbeider forslag overfor formannskapet til valg av lagrettemedlemmer og meddommer til Borgarting lagmannsrett, meddommere til Sarpsborg tingrett, jordskiftemeddommere og forslag til skjønnsmedlemmer. Forslagene utarbeides under hensyntagen av Domstollovens, Jordksiftelovens og Skjønnsprosesslovens bestemmelser og det som er opplyst i de mottatte brev fra Domstoladministrasjonen m.v. B. Oppnevnte arbeidsutvalg legger frem forslag til valg av kandidater til behandling i Formannskapet Formannskapets forslag legges ut til alminnelig ettersyn den i 2 uker. Frist for å komme med innvendinger settes til 12. mai Eventuelt mulige innvendinger behandles i formannskapet Kommunestyret foretar de endelige valgene Vedlegg 1. Brev fra Domstoladministrasjonen av Notat fra Domstoladministrasjonen Bestemmelser om valg av lagrettemedlemmer og meddommere. Bakgrunn Rakkestad kommune skal senest ett år etter kommunevalget velge følgende grupper av meddommere/lagrettemedlemmer: Side 9 av 29

10 Sak 10/16 Lagrettemedlemmer/meddommere til til lagmannsretten. Meddommere til tingretten. Jordskiftemeddommere til jordskifteretten. I tillegg skal kommunen fremme forslag til skjønnsmedlemmer som velges av fylkeskommunen. Lagrettemedlemmer og meddommere skal velges for perioden i henhold til bestemmelser fastsatt Domstolloven og Jordskifteloven samt retningslinjer fra de respektive domstoler. Vervet er en borgerplikt, og det er i prinsippet ikke nødvendig å spørre kandidatene om de er villige til å ta i mot valg. For å unngå store mengder fritakssøknader, anbefaler likevel Domstoladministrasjonen at det i praksis er behov for en viss forhåndskontakt. Aktuelle frister for kommunens arbeid med valg er: 1. mars 2016 Domsstol leder skal varsle kommunen om antall medlemmer i utvalget, jf. domstolloven 64, 65, begge andre ledd. 1. juli 2016 Rakkestad kommunestyre skal ha gjennomført valget, dommstollovens 66 første ledd. 15. september 2016 Rakkestad kommune skal ha sendt inn listene over de som er valgt, domstollovens 69 andre ledd. Frist for fylkeskommunens arbeid med valg av skjønnsmedlemmer: Våren 2016 Frist for Rakkestad kommunestyre å vedta forslag til skjønnsmedlemmer. 15. oktober 2016 Fylkeskommunen frist for å velge skjønnsmedlemmer. 1. november 2016 Fylkeskommunens frist for å rapportere valgene. Hjemmel 1. Domstolloven. 2. Jordskifteloven. 3. Skjønnsprosessloven. Andre faktaopplysninger Fremgangsmåten ved valgene: Domsstollovens bestemmer at: Forberedelsene til valget skal gjøres av formannskapet eller et utvalg nedsatt av kommunestyret ( 68). Kommunen skal oppfordre allmennheten til å foreslå kandidater ( 67). Det er ellers opp til kommunen å finne fram til dem som skal velges. Side 10 av 29

11 Sak 10/16 Kommunen plikter å kontrollere at kandidaten oppfylles vilkårene i Formannskapets forslag til kandidater skal ligge ute til alminnelig ettersyn i minst 2 uker, med oppfordring om at enhver som har noe å innvende mot forslaget må melde dette til kommunen innen en fastsatt frist ( 68). Kommunen behandler eventuelle innvendiger og fritaksbegjæringer. Valget foretas av Kommunestyret selv innen 1. juli 2016 ( 66) Kommunen skal ha sendt inn listene over de som er valgt innen 15. september Administrasjonens vurdering Det er Formannskapet eller et fast utvalg som kommunestyret har tildelt oppgaven som skal forberede valgene. Rådmannen foreslår i tråd med tidligere praksis at formannskapet oppnevner et arbeidsutvalg som får i oppdrag å forberede lister over kandidater som formannskapet selv tar standpunkt til før utleggelse til alminnelig ettersyn. Dette utvalget kan i tilfelle kun velges blant formannskapets medlemmer. Domsstol leder skal varsle kommunen om antall medlemmer i de ulike utvalgene, jf. domstolloven 64, 65, begge andre ledd innen 1. mars Administrasjonen gjør forberedende arbeid og fremlegger antallet for arbeidsutvalget når dette varselet er mottatt. Lovens 72 (vandel) tilsier at arbeidsutvalget må ha kommunikasjon med Politiet m.h.t. de pålagte kontroller mht vandel. Rakkestad kommune har avtale med EDB ErgoGroup om Lekdommertjeneste. Avtalen omfatter rutiner for kontroll av lekdommerutvalgene mot kommunens valgmanntall, mot folkeregister og oversendelse til Politiets data- og materielltjenester for vandelskontroll, før godkjennelse i kommunestyret og oversendelse til Domstoladministrasjonen. I den aktive perioden vil også tjenesten omfatte maskinelle kontroller mot folkeregisteret og elektronisk overføring av endringer i utvalgene til Domstoladministrasjonen. Dette gjelder også overføring av fritak kommunen har godkjent. Aktuelle kandidater som evt. har merknader etter elektronisk vandelskontroll må manuelt vurderes i forhold til Domstollloven 72 i samarbeid med Politiet. Side 11 av 29

12 OPPNEVNING AV ARBEIDSUTVALG - VALG AV FORLIKSRÅDSMEDLEMMER FOR PERIODE Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1757 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet oppnevner et arbeidsutvalg blant sine medlemmer, bestående av: 1..., leder som utarbeider forslag overfor formannskapet til valg av forliksrådsmedlemmer. Forslagene utarbeides under hensyntagen av Domstollovens og Kommunelovens bestemmelser. Kommunestyret foretar det endelige valget 9. juni Vedlegg 1. Brev fra Justis- og beredskapsdepartementet, datert , med redegjørelse for reglene om valg av forliksrådsmedlemmer. 2. Brev fra Fylkesmannen i Østfold, datert Bakgrunn I henhold til domstolloven 27 skal det i hver kommune være et forliksråd på 3 medlemmer og like mange varamedlemmer som velges blant kommunens innbyggere for fire år om gangen. Blant medlemmene og varamedlemmene skal det være både kvinner og menn. Kommunestyret velger et av medlemmene til leder. Etter Domstollovens 57 første ledd skal valget av forliksrådsmedlemmer foregå innen 15. oktober året etter hvert kommunestyrevalg, og gjelde fra 1. januar i det påfølgende år. Rakkestad kommunestyre vil foreta endelig valg i møte den 9. juni Valget gjelder for perioden 1. januar januar Forliksrådet velges av kommunestyret selv. Valget skal innberettes (jf. domsstollovens 58) til fylkesmannen som - hvis han finner valget lovlig - utferdiger oppnevnelse av de valgte. Side 12 av 29

13 Sak 11/16 Hjemmel Domstolloven. Kommuneloven. Andre faktaopplysninger Forliksrådet er det laveste leddet i rettssystemet for sivile saker. Det er både meklingsinstans og domstol. Både forlik og dom i forliksrådet har rettsvirkning. Vilkår for å kunne velges som forliksrådsmedlem: Justis- og politidepartementet understreker at forliksrådsmedlemmer er dommere, og at domstollovens 53 derfor også gjelder for dem: Forliksrådsmedlemmer må være norske statsborgere menn eller kvinner som er vederheftige og som ikke er fradømt stemmerett i offentlige anliggender. I tillegg stiller domstolloven ( 56, 70) disse vilkår for å kunne velges: Vedkommende må ha fylt 25 år. Vedkommende må være under 70 år ved valgperiodens start. Som forliksrådsmedlemmer kan bare velges personer som anses særskilt egnet til oppgaven, og som behersker skriftlig og muntlig norsk godt. Utelukkelsesgrunner. Utelukket fra valg til forliksråd på grunn av stilling. Utelukket fra valg på grunn av vandel. Utelukkelsesgrunnene er nærmere spesifisert og utdypet i lovtekst og departementets rundskriv. Jfr. vedlagte kopi av domstollovens 71 og 72. Fra Justis- og politidepartementets skriv siteres videre: Departementet vil fremheve at forliksrådene i vår rettergangsordning har en viktig og krevende oppgave. For at de skal kunne løse oppgaven, er det derfor nødvendig at det som forliksrådsmedlemmer bare velges personer som i ethvert henseende er skikket for vervet. Og videre: Departementet finner grunn til å understreke at valg av forliksråd ikke er et valg av politisk råd eller utvalg, og at en ved valget tar hensyn til personlige forutsetninger og egenskaper hos dem som blir valgt. Videre er det viktig å bevare kontinuiteten i forliksrådet. Kommunestyret bør være tilbakeholden med å skifte ut hele forliksrådet med på en gang. Nåværende forliksråd ( ) har følgende sammensetning: Medlemmer: 1. Ragnar Johansen, leder 2. Stein Bruland 3. Linda Holene Side 13 av 29

14 Sak 11/16 Varamedlemmer: 1. Hans Amund Lunde 2. Ann-Mari Skinne 3. Torhild Hanne Fossli Side 14 av 29

15 ARBEIDSGRUPPE - TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSSEKSJONEN - VEIER OG KOMMUNALTEKNISKE ANLEGG Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: Q14 Arkivsaksnr.: 16/182 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/16 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen legger saken fram uten forslag til vedtak. Vedlegg Ingen Bakgrunn Fra har Rakkestad kommune årlig investert relativt store summer i veier og andre kommunaltekniske anlegg. Teknikk-, miljø- og landbruksseksjonen har planlagt, gjennomført og fulgt opp tiltak på basis av budsjett og økonomiplan. I de forskjellige prosesser har en politisk arbeidsgruppe når det gjelder veier bistått seksjonen noe som utvilsomt har medvirket til at investeringene har blitt vellykkede. Utad har arbeidsgruppen blant annet i stor grad stått for grunneierkontakt og på denne måte sørget for at nødvendige grunneiertillatelser og grunneieravtaler har kommet i stand for de forskjellige prosjektene. Fra rådmannen sin side er det ønskelig at denne ordningen fortsetter og at den også dersom det er formålstjenlig kan utvides også til å gjelde vann og avløp. Rådmannens vurderinger Rådmannen ber formannskapet oppnevne en arbeidsgruppe på tre folkevalgte representanter i samsvar med forutsetningene under punktet «Bakgrunn». Side 15 av 29

16 NASJONAL TILSKUDDSORDNING MOT BARNEFATTIGDOM 2016 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 233 Arkivsaksnr.: 15/1947 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/16 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad formannskap anbefaler ovenfor Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet at søknaden fra Rakkestad Røde Kors innvilges. 2. Det søkes om kr ,- til tiltaket «Rakkestad Røde Kors Ungdom» for barn og ungdom i Rakkestad som faller utenfor ordinære fritidsaktiviteter. Vedlegg 1. Utlysningsbrev Nasjonal Tilskuddsordning - fra Barne- ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir), datert Rundskriv 01/2016 fra Bufdir. 3. Veileder til Rundskriv 01/ Søknad fra Rakkestad Røde Kors Bakgrunn Nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom har som formål å motvirke og/eller dempe konsekvensene av fattigdom blant barn og ungdom. Den skal være et virkemiddel for å bedre mulighetene for at flere barn og ungdom skal få delta på viktige sosiale arenaer, som ferie- og fritidsaktiviteter, uavhengig av foreldrenes inntekt og sosiale situasjon. Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) utlyste ordningen i oktober 2015 og Rakkestad kommune kunngjorde tilskuddsordningen på sine nettsider og i lokalavisen 2 uker før søknadsfristen den 20. november 2015 i tråd med regelverket. Rakkestad kommune lenket sin nettside til Bufdirs neddside for tilskuddsordning med rundskriv, veileder og lenke til elektronisk søknadsskjema i Altinn. Alle søkere må bruke denne søknadsprosedyren. Andre faktaopplysninger Offentlige instanser, private aktører og frivillige organisasjoner kan søke om midler til tiltak. Det skal opplyses om hvilken kommune tiltakene hører inn under og søknadene vurderes og prioriteres av de respektive kommunene. Det er ikke store endringer i ordningen fra 2015, men fra 2016 skal kommuner som får midler gjennom ordningen sørge for at de har en knutepunktsfunksjon. Denne funksjonen skal prioritere oppsøkende arbeid mot familier som ellers er vanskelig å nå. Den skal videre sørge for at kommunene har god oversikt over alle relevante tiltak, både i kommunal og frivillig regi, og på den måten etablere et bindeledd mellom de familiene som behøver hjelp og tiltakene som finne i kommunene. Målet med funksjonen er å skape synergieffekter mellom offentlig og privat innsats, samt å samle kunnskap og kompetanse om hvordan man Side 16 av 29

17 Sak 13/16 skal arbeide målrettet og forebyggende for å motvirke konsekvensen av å vokse opp i fattigdom. Det skal foretas en administrativ og politisk vurdering av søknaden, videre skal «Skjema for vurdering og prioritering av søknader 2016» oversendes til Bufdir innen Rakkestad kommune informerer søker om sin prioritering, og om videre saksgang og saksbehandlingstid hos Bufdir. Rakkestad kommune har mottatt kun 1 søknad - denne er fra Rakkestad Røde Kors. Søknad fra Rakkestad Røde Kors Rakkestad Røde Kors søker om kr ,- til tiltak «Rakkestad Røde Kors Ungdom». Tiltaket knyttes til kultur- og fritidsaktiviteter på alternative mestringsarenaer. Målsettingen med tiltaket er at ungdom «settes» i aktivitet. Rakkestad Røde Kors mener at det er et stort behov for å få ungdom inn i organiserte fritidsaktiviteter. Rakkestad Røde Kors har som mål at barn og unge skal gis mulighet til å lære og ta ansvar for seg selv, utstyr, miljø samt skape gode holdninger og relasjoner til hverandre. De skal også ta ansvar for egen og andres sikkerhet. Tiltakene skal være aktiviteter som ikke krever bidrag fra foreldre som f.eks. kontingent, dugnad, kjøring etc. Rakkestad Røde Kors legger opp til ukentlige samlinger i fast lokale Aktivitetshuset samt noe aktvitet i helger. Det skal fokuseres på fysiske aktiviteter i skog og mark, overnattingsturer, temakvelder med fokus bl.a. på folkehelse, seksualitet, friluftsliv, migrasjon, medmenneskelighet m.m. Som ferietilbud vil det det arrangeres en leir-uke på sommeren. Under veiledning av voksne skal deltakeren ha sitt eget styre og selv velge ledere, i fellesskap skal de lage semesterplan med ansvarsrullering. Rakkestad Røde Kors opplyser at all aktivitet gjøres på frivillig basis og utføres av medlemmer av Rakkestad Røde Kors, og at det forventes at det medgår dugnadstimer i året for at tiltaket skal kunne gjennomføres. Økonomi Tilskuddsordningen er en nasjonal tilskuddsordning og dekkes av statsbudsjettet. Det stilles krav til rapportering og regnskap i Rundskriv 01/2016 Regelverk for nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom (kap. 846 post 61) Administrasjonens vurdering Bufdir anbefaler at prioriteringene bør gis på grunnlag av konkrete målsettinger for barneog ungdomsarbeidet i kommunen og på bakgrunn av lokale levekårsutfordringer for barn og ungdom. Side 17 av 29

18 Sak 13/16 Det anbefales at tiltakene inngår i en helhetlig og samordnet barne- og ungdomspolitikk i kommunen, og at det legges til rette for at barn og ungdom kan delta og ha innflytelse i prioritering, planlegging og gjennomføring av tiltaket, der det er naturlig. Som tidligere nevnt stiller Bufdir krav til en knutepunktsfunksjon. Rakkestad kommune ivaretar knutepunkstfunksjonen gjennom seksjon NAV. Assisterende NAV-leder har allerede ansvar for sosialfaglige tjenester til familier, og derav oppnås best koordinering av kommunale og frivillige tiltak ved å legge funksjonen til dette kommunale leddet. Funksjonen er ny, og det kan ikke utelukkes justeringer basert på erfaringer, men funksjonen vil uansett bli ivaretatt under seksjon NAV. Ut fra tilskuddsordningens målsetting om at den skal være et virkemiddel for å bedre mulighetene for at flere barn og ungdom skal få delta på viktige sosiale arenaer, som ferieog fritidsaktiviteter, uavhengig av foreldrenes inntekt og sosiale situasjon mener rådmannen at Rakkestad Røde Kors planlegger tilfredsstillende aktviteter og tiltak for å jobbe mot en slik målsetting på en god måte. Det forutsettes at det innledes et samarbeid mellom Rakkestad kommunes knutepunktfunksjon og Rakkestad Røde Kors for og nå frem til målgruppen. Rådmannen anbefaler at Rakkestad Røde Kors sin søknad innvilges. Side 18 av 29

19 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 140 Arkivsaksnr.: 15/1441 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/16 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /16 Kultur- og oppvekstutvalget /16 Helse- og omsorgsutvalget /16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan vedtas. Behandling i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 3/16 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan vedtas. Behandling i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 2/16 Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan vedtas. Behandling i Helse- og omsorgsutvalget den sak 2/16 Behandling Representanten Undis Holt (Krf) fremmet følgende tilleggsforslag Det utarbeides retningslinjer for lukkede og/eller hemmelige grupper på Facebook der kommunale enheter/ansatte er medlemmer slik at administrators ansvar tydelig fremkommer. Ved votering ble rådmannens forslag med Holt sitt tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Side 19 av 29

20 Sak 14/16 Helse- og omsorgsutvalgets uttalelse Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan vedtas. Det utarbeides retningslinjer for lukkede og/eller hemmelige grupper på Facebook der kommunale enheter/ansatte er medlemmer slik at administrators ansvar tydelig fremkommer. Vedlegg 1. Kommunikasjonshåndbok 2. Strategi for bruk av sosiale medier 3. Profilhåndbok 4. Kommunikasjonsstrategi Bakgrunn Rådmannen har utarbeidet forslag til Kommunikasjonsstrategi m/vedlegg for Rakkestad kommunen og saken legges frem for politisk behandling med anbefaling om å vedta planen. Strategien inneholder mål, føringer og strategier/handlemåter for den gode kommunikasjonen i Rakkestad kommune, møte- og dokumentoffentlighet og beskrivelse av informasjonsansvar i ulike roller og funksjoner. Vedleggene tar for seg bruk av grafisk profil og sosiale medier samt en kommunikasjonshåndbok. Den samlede strategien tar inn over seg de 3 elementene: 1. Kommunikasjonsstrategi 2. Visjon 3. Grafisk profil - Profilhåndbok - Strategi for sosiale medier i Rakkestad kommune - Kommunikasjonshåndbok Kommunikasjonsstrategi erstatter kommunens Informasjon- og kommunikasjonsplan fra 2009 Administrasjonens vurdering Rakkestad kommunestyre vedtok Informasjon- og kommunikasjonsplan for Rakkestad kommune (sak 62/09). Samme plan ble evaluert i Denne planen skulle vært erstattet av et strategidokument gjeldende for perioden Av ulike årsaker er ikke dette blitt gjort. Strategien som nå legges fram for politisk behandling har vært gjennom en grundig prosess internt, hvor mål, retningslinjer og føringer er diskutert og vurdert, samt at de ulike profilelementene er forsøkt tilpasset både felles visuelle uttrykk, økonomi og praktisk gjennomføring. På den måten er planen godt forankret i organisasjonen. Likevel anses dette som et levende dokument som må gjøres tilgjendelig for de anssatte gjennom påminnelser, Side 20 av 29

21 Sak 14/16 eksempler, informasjon/opplæring og praktisk bruk og som i stor grad vil være administrasjonens verktøy, med politisk forankring. Hovedmål Med Kommunikasjonsstrategien ønsker rådmannen at organisasjonen får et redskap som bidrar til både intern og ekstern samhørighet. Dvs at Rakkestad kommune utad fremstår samlet, robust og ensartet. Internt skal planen være med å skape felles tilhørighet og ståsted og være et av virkemidlene i arbeidet med ansattetilfredsheten. Rakkestad kommune sin visjon; «Samhold og mangfold» bygger på felleskapets verdier og goder om at det skal være raushet, godhet og plass til alle. Kommunen ønsker å bidra til at bygda Rakkestad er et godt sted å leve og bo, at Rakkestad fremstår som attraktivt både for jobbsøkere og boligsøkere, med fokus på trygge arbeidsplasser, godt tilrerettelagt infrastruktur og fokus på oppvekst- og omsorgsoppgaver. Hovedfokus ligger altså på innbyggerne, bedriftene, jobbsøkere og boligsøkere. På samme tid trenger en organisasjon virkemidler som får de ansatte til å føle tilhørighet, stolthet og et ønske om å bidra, og å dra i samme retning. Kommunikasjonsstrategien er et slikt virkemiddel. Profilhåndbok Grafisk profilering er arbeidet med bilder og tekst som har en felles visuell utforming. Produktet av dette arbeidet kalles en grafisk profil, og omfatter bruken av logoer og merker, farger og skrift på websider og trykksaker (visittkort, brosjyrer, annonser, plakater og annet), profilerings- og reklameartikler, skilt, uniformer, bildekor og liknende. En profil er noe som utmerker seg på en karakteristisk måte med særtrekk og egenart. Behovet for profilering kommer når for eksempel en organisasjon vil framstå tydelig og gjenkjennelig, enhetlig og velorganisert. En grafisk profil kan også styrke bedriftskulturen og de ansattes opplevelse av enhet. Rakkestad kommune ønsker å fremstå som en tydelig organisasjon og grafisk profil er et ledd i arbeidet med å bygge identitet og omdømme. Rakkestad kommune er en organisasjon med mange avsendere og det er viktig at kommunen utad fremstår med et felles uttrykk som er gjenkjennbart uansett hvor brukerne møter kommunen. I den grafiske profilhåndboken ønsker rådmannen å tydeliggjøre, og å forsterke bruken av felles virkemidler for å synliggjøre fellesskapet Rakkestad kommune. Det være seg annonser, klær, nettside/sosiale medier, brosjyrer, kjøretøy, bygninger osv. Ønsket er å forsterke det «kommunale varemerket». I vedtaket ang. kommunens visjon fra 2009 ble bl.a. følgende vedtatt: Visjon for Rakkestad kommune kan, sammen med deler av grafisk profil, brukes av andre instanser i lokalsamfunnet i henhold til retningslinjer som vedtas for bruk av grafisk profil. Kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien tar for seg prinsipper og roller i kommunens informasjonsarbeid, herunder retningslinjer for sosiale medier. Side 21 av 29

22 Sak 14/16 Retningslinjene for sosiale medier ble vedtatt administrativt av rådmannen i 2012 og det er hensiktsmessig å knytte dette dokumentet opp mot den grafiske profilen og kommunikasjonsstrategien. Disse retningslinjene ble utarbeidet fordi det var ønskelig å få på plass en felles tilnærming, forståelse og praksis i forhold til sosiale medier. Sosiale medier er både et arbeidsverktøy og en kommunikasjonsform. Sosiale medier er en god måte å komme i dialog med innbyggerne samtidig som det er et nyttig verktøy for viral og målrettet spredning av informasjon. Retningslinjene handler ikke bare om å avgrense og kontrollere bruken, men også om å gi de enkelte medarbeiderne trygghet i arbeidet, og signaler om hva som forventes av dem når de bruker sosiale medier som ansatt eller som privatperson. Det er ønskelig å motivere for refleksjon mellom den private og den profesjonelle rollen for å synliggjøre en forståelse for at mottakeren kan blande sammen dette. Åpenhet Rådmannen vurderer at åpenhet er en viktig verdi og en forutsetning for et velfungerende lokaldemokrati. Norge preges i stor grad av åpenhet og innsyn, og dette er grunnlovsfestet i Grunnloven 100 om ytringsfrihet og innsyn. Det er i tillegg en rekke regler som på ulike måter pålegger kommunen åpenhet, informasjons og veiledningsplikt, og som sikrer innsynsrett. Noen av de mest sentrale reglene er saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og reglene om møteoffentlighet i kommuneloven. Et fellestrekk er prinsippet om åpenhet. I en åpen organisasjon er offentlighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre innsyn og kontroll med kommunen som forvalter av viktige samfunnsoppgaver og fellesskapets midler. Åpenhet og godt innsyn gir tillit blant innbyggerne. Rådmannen mener Rakkestad kommune må ha som målsetning å gjøre Rakkestad kommunes informasjon tilgjengelig for innbyggerne og gi allmennheten størst mulig innsyn i virksomheten. Føringene i informasjonsplanen om dokumentoffentlighet, møteoffentlighet og meroffentlighet er i overensstemmelse med kommunens praksis og det er ønskelig å fremme en kultur og holdning i organisasjonen som viderefører dette. De ansattes ytringsfrihet er også del av den alminnelige ytringsfrihet og ansattes rett til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg langt. Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter blant annet ansattes rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen og arbeidsgivers plikt til å legge til rette for slik intern varsling. Rådmannen synes derfor det er viktig at reglementet er tydelig i forhold til ansattes rett til å uttale seg til media. En sunn og åpen kommunikasjonskultur bidrar til et godt arbeidsmiljø og øker samtidig tilliten til kommunen. Kommunikasjonsstrategien sier noe om hvilke funksjoner og stillinger som har et særlig informasjonsansvar i Rakkestad kommune og er ment for kommunens ansatte. Informasjon ved kriser Rakkestad kommune har utarbeidet egen beredskapsplan ved kriser. Denne planen omfatter også forhold rundt informasjon til innbyggere og til mediene. Det er viktig at informasjonsarbeidet i krise i størst mulig grad utføres etter de samme strategier som brukes daglig. De spesielle tilpasninger som er nødvendige må innarbeides i kriseplanen og ajourholdes kontinuerlig. Side 22 av 29

23 Sak 14/16 Det er politiet som har ledelsen for redningstjenesten ved katastrofer i fredstid. Dette inkluderer også informasjonsansvaret. Side 23 av 29

24 FØRSTE GANGS BEHANDLING REGULERINGSPLAN FOR MASSEUTTAK MURTNES GÅRD Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: GBR 126/1 Arkivsaksnr.: 09/1155 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/16 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune legger «forslag til reguleringsplan for masseuttak på Murtnes Gård» ut til offentlig ettersyn. Vedlegg 1 Plankart. 2 Planbestemmelser. 3 Planbeskrivelse. 4 Varslingsbrev. 5 Innkomne merknader. 6 Naturkartlegging. 7 Støyrapport. 8 Friluftslivutredning. 9 Supplerende utredninger. 10 Planprogram. Bakgrunn Grunneier vil videreføre en drift av masseuttak på «Murtnes Gård». Det forutsetter driftskonsesjon etter mineralloven og ordnede planforhold etter plan og bygningsloven. For denne eiendommen («Murtnes Gård») er det nå krav om godkjent reguleringsplan for å utløse konsesjon etter aktuell lovgivning og godkjent uttak etter plan og bygningsloven. En komplett reguleringsplan er levert til Rakkestad kommune for realitetsbehandling. Tidligere behandlinger: Framlagt planspørsmål der tiltaket er i strid med kommuneplanen: Formannskapets saknr. 3/ Fastsettelse av planprogram: Kommunestyrets saknr. 35/ Hjemmel Privat forslag til detaljert reguleringsplan legges ut til offentlig ettersyn av Rakkestad kommune formannskapet og vedtas endelig av Rakkestad kommunestyre (plan og bygningsloven kapittel 12 Reguleringsplan). Side 24 av 29

25 Sak 15/16 Andre faktaopplysninger Rakkestad kommune har satt av følgende områder for masseuttak «stein» i kommuneplanen: Med reguleringsplan: «Hverven pukkverk» og «Stensrudåsen pukkverk». Uten reguleringsplan: «Sververmoen uttak» og «Mellemdalen (Ruggli) uttak». For «Mellemdalen (Ruggli) uttak» er det i sammenheng med nytt regelverk (mineralloven) uttalt at det ikke skal sprenges ut mer masser, men at den mengden som allerede er tatt ut skal knuses. «Sververmoen uttak» arbeider med en søknad om driftskonsesjon. I tillegg er det noe tilgjengelige overskuddsmasser fra byggeprosjekter spesielt på Rudskogen Næringsområde og Rakkestad Flyplass. Uttak i disse områder blir behandlet som ordinære byggesøknader, og tas stilling til sak for sak. I et utbyggingsperspektiv er det en målsetting om massebalanse for områdene i en helhet. Det stilles normalt krav til bruk av massene. Rakkestad kommune har videre åpnet for oppstart av planarbeid for ytterligere to områder på de aktuelle felt (uttak av stein): «Murtnes pukkverk» og «Nakkim (Hystad) uttak»(naturstein/blokkstein). Forslaget grenser inntil et regionalt viktig friluftsområde. Rakkestad kommune og søker har diskutert planen med regionale myndigheter gjennom planforum for å se på løsninger for varslet innsigelse. Helse- og miljøkonsekvenser Uttak av stein medfører periodisk støybelastning i sammenheng med boring, sprengning og spesielt knusing av masser. Det er forstyrrende for naboer og brukere av nærområdet. Støv er utfordrende ved knusing så vel som transport av produkter. Som nevnt er det aktuelle uttak rett i nærheten av et lokalt og regionalt viktig friluftsområde. Grunneier redegjør spesielt for dette spørsmålet. Det er planlagt avbøtende tiltak i form av tidsbegrensinger for uttak. Støv er ikke spesielt plagsomt med aktuell beliggenhet. Ifølge støyrapport er det lite sannsynlig at naboer blir liggende i soner der grenseverdiene for støy etter T-1442 blir overskredet. Rakkestad kommune støtter rapportens syn på dette området. Når uttak i tillegg uttaket periodiseres legges til tider hvor det er mindre naturlig å være ute bør tiltaket falle innenfor tålegrensene. Økonomi Murtnesveien er en kommunal vei. Rakkestad kommune lager i øyeblikket ny hovedplan for «vei og trafikksikkerhet». Et element av planprosjektet er å vurdere nedklassifisering av kommunale veier. Rådmannen mener at et masseuttak på «Murtnes Gård» gitt et nullalternativ er tyngende og Side 25 av 29

26 Sak 15/16 vedlikeholdskrevende for veien, men er likevel av den oppfatning at dette spørsmålet bør tas stilling til i en større sammenheng gjennom den nevnte hovedplanen. Skulle «Murtnesveien» etter vedtak av hovedplan for «vei og trafikksikkerhet» fortsatt ha samme status som i dag, bør det fastsettes en ny vedlikeholdsnøkkel mellom oppsittere og kommune for vedlikeholdsutgifter og vedlikeholdsansvar. Rådmannens vurderinger Rakkestad kommune har kommunisert med forslagstiller i hele planprosessen, og mener det er levert et gjennomarbeidet og godt planforslag. Det svarer på planprogrammet på en tilfredsstillende og god måte. Planområdet ligger øst i Rakkestad i et for Rakkestad kommune vanlig kulturlandskapsområde. «Fjellaområdene» er sett på som et regionalt viktig friluftsområde. De er en del av den overordnede grøntstruktur på dette nivå. «Linnekleppen» er muligens et vel så sentralt lokalt og regionalt friluftsområde med Nord- Europas eneste bemannede branntårn som attraksjon og turmål. Et dagbrudd for stein i slike områder, er problematisk relatert til både innsyn og støy. Rådmannen mener like fullt at konfliktene mot omgivelsene er tilfredsstillende løst. De influerer relativt marginalt på friluftslivet i denne del av kommunen. Masseuttaket grenser ikke opp mot og ligger ikke i nærheten av noen naturlige utfartsområder. Å starte en friluftstur på stedet er lite aktuelt idet det ikke er stier eller veier fra punktet som leder inn mot noen turområder. «Linnekleppen» og andre naturlige utfartsområder ligger alle mer enn 1 km fra «Murtnes Gård» «Linnekleppen» 2,2 km. og nærmeste fiskevann 1,5 km. Planområdet ligger i kulturlandskapssammenheng i overgangen mellom dyrka mark og skogsområdene. Det er etter rådmannens vurderinger en del av kulturlandskapet som aktiv gårdsdrift og ikke som en del av skogsområdene. Siden det ikke er det naturlige innfartspunktet til skogsområdene omkring, vil dagbruddet ikke virke spesielt skjemmende. Plasseringen er dessuten tilbaketrukket med grønn skjerm omkring. Når forslagstiller har periodisert sine uttak til tider hvor områdene er lite benyttet til friluftsliv er rådmannen av den oppfatning at en konflikt med friluftsliv i praksis er ikke eksiterende. Rakkestad kommune har besluttet oppstart av en strategiplan for uttak av masser. Den er av kapasitetsmessige årsaker ikke ferdigbehandlet. Rådmannen oppsummerer likevel kort essensen i prosjektet så langt: I Rakkestad kommune står primærnæringene sterkt. Det legges til rette for en aktiv landbruksnæring hvor det blant annet skal være enkelt å drive med sideproduksjon. Rakkestad kommune har hatt fire ulike masseuttak for stein i kommuneplanen. Det er signalisert at et opphører. Rakkestad kommune vil legge til rette for denne type næringsvirksomhet. Det er vanskelig å sette mål på etterspørsel etter/behov for steinmasser i lokalsamfunnet. Side 26 av 29

27 Sak 15/16 Rådmannen konkluderer med at det er tilstrekkelig med 3 4 aktive masseuttak godt spredt utover kommunen. Det gir god tilgang på masser til veier og andre bygg- og anleggsarbeider noe som sikrer god forutsigbarhet for leveranser og ganske stor markedsmessig konkurranse på det aktuelle området. Gitt disse forutsetninger, passer masseuttak på «Murtnes Gård» veldig bra inn i rådmannens foreløpige vurderinger av spørsmålet. Naturmangfold: Som et ledd i saksbehandlingen er forholdet til naturmangfold vurdert. Det er konkludert med at via avbøtende tiltak som driftstider har ikke dette masseuttak negativ effekt på naturmangfoldet. Etter rådmannens mening, stykker ikke et masseuttak for stein på «Murtnes Gård» opp større sammenhengende områder. Det etablerer heller ikke noen som helst presedens for andre masseuttak med tanke på historikken rundt det og den relativt gunstige plassering det har geografisk. Rådmannen er av den oppfatning at planen fanger flere relevante og gode faglige elementer. Den er i tråd med de arealdisponeringer som Rakkestad kommune vil fremme. Planen svarer som rådmannen ser det også på de varsler om innsigelser som foreligger. Rådmannen anbefaler formannskapet å legge utkastet ut offentlig ettersyn. Side 27 av 29

28 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: A30 Arkivsaksnr.: 14/2061 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vedlegg 1 Rakkestad kommunestyre, sak nr. 18/15. 2 Fast byggekomite, protokoll fra møte Innledende Som rådmannen vurderer det, er dette et investerings- og budsjett- og økonomiplanspørsmål som først behandles av formannskapet før kommunestyret gjør det endelige vedtak. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre gjorde i møte 11. juni 2015 sak nr. 18/15 følgende vedtak: Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: - Rakkestad kulturhus. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2015 og , bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for de tre alternativene. Leder og nestleder i kultur- og oppvekstutvalget tiltrer Fast byggekomite i arbeidet med å lage forprosjekt for de tre alternativene. Til forprosjekt er satt av kr i gjeldende budsjett og økonomiplan. I protokoll fra møte i Fast byggekomite heter det om «Ny kulturskole»: Leder og nestleder i Kultur- og oppvekstutvalget, Roger Olstad og Iselin Bjørnstad, tiltrådde Fast byggekomite i saken om kulturskolens fremtidige lokalisering. De er i denne saken fullverdige medlemmer av Fast byggekomite med tale- og stemmerett. Side 28 av 29

29 Sak 16/16 I Kultur- og oppvekstutvalgets møte ble det i sak nr. 18/14 vedtatt å nedsette en arbeidsgruppe for utredning av Rakkestad kulturskole. Seksjonsleder kultur, Grethe Torstensen, redegjorde for arbeidsgruppens arbeid. Saken om lokalisering av Kulturskolen ble vedtatt i Kommunestyrets møte i sak nr. 18/15. Leder i Kultur- og oppvekstutvalget, Roger Olstad, fremmet forslag om å sende saken om Kulturskolens fremtidige lokalisering tilbake til Kommunestyret for ny behandling og vedtak om kun å utrede alternativ Rakkestad ungdomsskole som lokalisering for Kulturskolen og så starte et forprosjekt på den plasseringen. Ved votering ble Roger Olstads forslag vedtatt med 5 mot 2 stemmer. Mindretallet bestod av Dagfinn Søtorp (Sp) og Sølvi Brekklund Sæves (V). Rådmannens vurderinger Rådmannen mener dette spørsmålet nå er av utpreget politisk karakter. Av den grunn legger rådmannen ikke fram noe eget «forslag til vedtak» i saken. Side 29 av 29