BESTILLERKOMPETANSE Hva møter vi der ute? Eliaden 2012, Lillestrøm Are Koppang adm.dir. Elsikkerhet Norge AS

Transkript

1 BESTILLERKOMPETANSE Hva møter vi der ute? Eliaden 2012, Lillestrøm Are Koppang adm.dir. Elsikkerhet Norge AS

2

3 Anbudsmarked Vi mottar jevnlig forespørsler på DLE tjenester; Alt fra mindre prosjekter Vi ønsker tilbud på 200 boligkontroller for å komme i mål med tilsynsplanen for 201x Vår tilsynsingeniør er sykemeldt Vi ønsker at det gjennomføres revisjon av konsernets egen installasjonsvirksomhet, inklusive kontroll av x nyanlegg som de har utført Til komplette leveranser av fullverdig DLE tjeneste Vi ønsker tilbud iht. vedlagte tilsynsplan for en periode på x år Noen presenterer meget omfattende anbudsdokumentasjon, andre henvendelser (små leveranser) kan komme som en enkel e-post eller bare en telefon I det store og hele er markedet basert på stykkpriser på de forskjellige typene tilsyn, kun mindre deler er timebasert Et fåtall sakkyndige selskaper konkurrerer om relativt få anbud på kontrakter med tidshorisont 2-5 år

4 Spesielt område En ting er å følge de gjeldende regler for offentlige anskaffelser De fleste håndterer dette greit Vesentlig mer komplisert blir det når innholdet i varen/tjenesten som skal kjøpes er regulert ved lov! Når det er DLE som kjøper er det som lokal elsikkerhetsmyndighet nettselskapet opptrer. Det skjerper kravene kraftig! Man kan ikke utvise skjønn på et område som er regulert av forskrift så sant denne m/veiledning gir svar Som myndighetsrepresentant har kjøper plikt til å ivareta loven, forskriften, DSBs intensjoner, regler, ordninger

5 Hvor proffe er kjøperne? STOR VARIASJON! Noen, særlig de store som er vant til kjøp av tjenester i stor skala i et åpent marked håndterer anbud, forhandlinger kontraktsinngåelse og evt. endringer effektivt og innsiktsfullt Noen av de mindre nettselskapene sliter med jusen på flere områder, har lite erfaring og sliter med alle trinnene i prosessen Mange trenger bistand, men det er grenser for hvor mye vi kan gjøre uten å bryte regelverk En proff innkjøpsavdeling alene er absolutt ikke nok; Mange av disse er veldig fokusert på volum, varekjøp, entrepriser og leveringsbetingelser, og har ikke forstått hva de kjøper eller hvorfor

6 Hvor seriøse er selgerne? DU FÅR DET DU BETALER FOR! Men det gikk en stund et rykte om et enkeltmannsforetak som gjorde boligkontroller svært billig. Han fant få feil og bidrar således til minimum belastning for DLE/Nettselskap. Anleggene fikset han svart slik at rapporten kunne sendes inn med ingen feil funnet. De mest kjente/etablerte aktørene som konkurrerer om oppdrag over hele landet er Infratek, Rejlers og El-Tilsyn i tillegg til oss i Elsikkerhet Norge. BKK har et eget selskap men de leverer foreløpig primært til egen eier (>80% av omsetningen) Noen lokale/regionale selskaper kompletterer bildet Disse startet vel alle som en måte å effektivisere DLE på, men er i dag rene FORRETNINGSVIRKSOMHETER

7 Forretning Kraftig prisfall fra Leverandørene presset på kostnader fro å drive lønnsomt Én sak i rettssystemet Klage til KOFA ga medhold i at en leverandør urettmessig ble tilkjent en kontrakt Påfølgende erstatningskrav fra nr.2 endte i Tingretten, saken er nå anket til Lagmannsretten. Det ER forskjell på leverandørene. Blant annet er det STOR forskjell på hvor mange feil (ja, også de alvorlige) de finner ved kontroll, hvordan står det til med din(e) leverandør(er)? Prisfallet har ikke gitt annet enn bedre kostandbilde for nettselskapene, kontrollmengden er uendret Sakkyndige har også eiere som krever vekst og lønnsomhet

8

9 Uansett hva man skal kjøpe For å få et seriøst tilbud må forespørselen innholde: Klar spesifikasjon av HVA SOM SKAL LEVERES Kvalitetskrav viktig! Ikke tro at det alene holder å peke på DSBs instruks! Tydelige kriterier for aksept/avvisning av innkomne tilbud, likeså mht. tildelingskriterier Klar henvisning til all relevant lovgivning og forskriftsverk Krav om dokumentert HMS/IK system (er de revidert?) Kvalifikasjonskrav til de utførende Krav om referanser Krav til økonomisk soliditet Egne særkrav Gjennomtenkte kontraktsbetingelser

10 Kriterier for avvisning av tilbud Pass på å ha med en klausul i innbydelsen som gjør det mulig å avvise tilbudet, hvis: Leverandøren ikke har levert det du ber om av dokumentasjon Leverandøren ikke møter habilitetskrav! Hvis du er usikker, kontakt jurist som har forvaltningsrett som spesialfelt (DLE rollen skjerper krav til denne type vurdering!) Konferer med DSB om det er pågående klager, eller avvik som ikke er lukket innen gitt frist Det er alvorlige anmerkninger knyttet til selskapet eller sentrale personer i offentlige registre

11 Tildelingskriterier De fleste vekter pris med 60-70% Resten er knyttet til kvalitet Til nå har vi kun sett to tilfeller hvor nettselskap valgte leverandør på kvalitet, den ene avgjørelsen ble påklaget og ny anbudsrunde gjennomført. Da avgjorde prisen! Den andre ligger i KOFA I EN sak ble en tilbyder avvist på grunn av påstand om forskriftsstridig organisering, mens 2 andre selskaper valgte å inngå kontrakt (det gikk dårlig ) INGEN har til nå klart å skrive en anbudsinnbydelse som skiller godt nok.

12 Tilsyn er tilsyn?

13 Kvalitetskrav, generelt Det er ikke nødvendigvis nok å vise til tilsynsplan, DLE instruks og DSBs sjekklister! Her er det hull som krever at DLE setter ord på sine forventninger og har et aktivt forhold til sitt ansvar Planene er svært volumfokuserte og fanger i liten grad opp forventet adferd iht. intensjonene for et fungerende DLE; Hvordan følges vanskelige saker opp av leverandøren Evne til å sette risiko foran volum og dokumentere slik at DSB kan gi disp. for avvik fra plan (mange slike saker med ekstra stor ressursbruk i denne perioden med fokus på nyanlegg!) Tilgjengelighet på kort varsel Be leverandøren utdype sin forståelse av oppgavene, for eksempel detaljer som kan være avgjørende for så vel teknisk kvalitet og publikums oppfatning

14 Kvalitetskrav, noen tips Innkjøpsgruppa må ha en erfaren tilsynsingeniør tilgjengelig for å vurdere det faglige; Hvor lang tid beregner leverandøren normalt på kontroll av forskjellige typer anlegg be om statistikk! Har leverandøren statistikk som viser %-andel farlige feil funnet hvordan følges slike saker opp Hvordan og hvor mye brukes målinger, for eksempel ved kontroll av jording, megging osv. Hva slags instruks har de ansatte mht. avdekking og kontroll av tavler/skap og koblingspunkter Hvordan forholder han/hun seg til kravet om 20 min. til informasjon? Tilfredsstiller leverandøren politiets krav/forventninger mht. brannetterforskningsassistanse (OBS! Nytt regime fra 2013!)

15

16 Kostnadseffektivitet og prisforskjeller Lønnsnivåforskjeller: MINIMALE! Andre goder: NOE forskjell i kostnadene Andre kostnader: Hvor mye koster det å kjøre 10 km? Skyhøye lederlønninger og fancy kontorer: NEI! (dessverre!) Ekstreme lønnsomhetskrav fra eierne: NEI! Forskjellig produktivitet(andel affektiv tid): NOE Forskjellig effektivitet i forberedelse og gjennomføring: NOE Hvordan rimer dette bildet med STORE prisforskjeller?

17 Tidsbruk er utslagsgivende! Tidsbruk pr. tilsyn består av 4 deler: A. Tiden før besøket hos tilsynsobjektet B. Tiden brukt hos kunden C. Tiden brukt til å skrive rapport og følge opp fram til DLE evt. DSB overtar D. Fordelt bortkastet tid på bomturer, dataproblemer osv. Vi mener det er mulig å strømlinjeforme A. og C.. Det ligger også et stort potensiale ved å redusere antall bomturer (D). Med prisforskjeller på 30-50% mellom kommersielle aktører er det allikevel ikke mulig å komme utenom selve kontrollen, og den er det lett å kutte i; Færre målinger, ingen avdekking av skap og punkter, kutt ut megging, minst mulig pirk mht dokumentasjon osv.; Færre feil gir enklere rapport og dermed dobbel gevinst Og kunden er jo bare glad til! Svært liten risiko for å bli oppdaget (til nå)

18 Kvalitetstilsyn på billigsalg? Det er kun EN innsatsfaktor/ressurs vi har å selge, for å selge den «dritbillig» har vi følgende metoder: Kryssubsidiering/taktisk prising Bryte arbeidsmiljøloven og/eller overenskomst/tarfiffavtaler, stille knallharde prestasjonskrav overfor ansatte, null tid til kompetansevedlikehold, HMS arbeid. Vil du ha en sånn leverandør? Juks med kvalifikasjonskrav (FKE), eller habilitet/annen kommersiell virksomhet Utslitt utstyr/verktøy, trafikkfarlige biler, manglende verneutstyr Dumping Eller: Bruke (mye) mindre tid pr. tilsyn

19 Kontrakter Kontrakten blir viktig når det er problemer! Efrarte svakheter i DLE kontrakter; Uklare ansvarsforhold ift. pålegg fra DSB, sanksjoner, bøter med mer. Det hjelper lite å peke på leverandøren hvis man selv viste eller burde vist at noe var galt; Hvis du som myndighet ikke så faren, hvilken mulighet har da en stakkars leverandør Uklare ansvarsforhold i forhold til kvalitet på data i kundesystemer og oppdatering i tilsynsdataverktøy Reguleringsmekanismer ved heng i systemer, endringer som medfører merarbeid for en av partene osv. Manglende mulighet til å kansellere på grunnlag av mangelfull leveranse Aldri sett noe om kvalitet her. Hvordan gjennomføres stikkprøver for eksempel. Hva hvis DSB påpeker alvorlige avvik? Hvor mange gule kort før utvisning? Tilstedeværelse over tid; Er intensjonen med DLE instruksen oppfylt hvis tilsynsplanen gjennomføres som et 3 ukers sommerprosjekt?

20

21 Hva er det så vi møter: De aller fleste forstår meget godt HVORFOR vi har DLE Store nettselskap har mer ressurser tilgjengelig på alle områder, og følges nok tettest av DSB ALLE har tøffe økonomiske krav hengende over seg, eierne må ha utbytte for å drive eldreomsorg og barnehager Jeg vet ikke om mange styrerom hvor Nett AS har diskutert sammenhengene mellom produktansvarslov, tilsynslov, erstatningslov, straffelov og forvaltningslov. Hvor mange nettsjefer og styreledere er klar over rekkevidden på begrepet objektivt ansvar Innkjøpssjefen har flere steder siste ordet Har han/hun det du definerer som bestillerkompetanse iht. FDLE? Spesifikasjoner og kontrakter som legger det økonomiske ansvaret på den sakkyndige er vel og bra, men hvis en enkel utregning viser at en ingeniør i snitt må gjennomføre 7-8 tilsyn pr dag for å oppnå rimelig lønnsomhet, mener jeg at bestiller (som det altså stilles krav til) er ute å kjøre mht. krav til aktsomhet

22

23 Hva er bestillerkompetanse? (1) Om Nett/DLE (HUSK! Kjøpet er for myndighetene) Forståelse og erkjennelse av farlig vare problematikken Kunnskap om relevante regler for forvaltning; Habilitetsregler, åpenhet/offentlighet, arkiv Saksgang i DLE ved bruk av sakkyndige tjenester Klar ansvars- og rolleforståelse Hva kan delegeres/settes ut på anbud? ikke DLE-ansvaret! FKE, særkrav, f.eks. til brannetterforskere Hvordan håndtere avvik, saksbehandling, meldinger til DSB, eventuelle sanksjoner overfor kunder Hva går en anleggskontroll ut på, hva slags revisjon mener du er rimelig seriøs. Hvor lang tid tror du det tar? Hva med saksbehandling?

24 Hva er bestillerkompetanse (2) Det er ingen spøk å kjøpe DLE tjenester, det er åpenbart vanskelig å sette ord på de tingene som gjør det mulig å skille de beste fra de mindre gode. Ingen sakkyndige bedrifter er i markedet for å tape penger. Hvis prisen er eneste forskjell du finner på tilbyderne er det trolig fordi: Du får et minimumsprodukt; hvis noe skjer eller du trenger noe spesielt koster det ekstra! Det er for mange om beinet i markedet og leverandøren kjemper for å overleve, slippe permitteringer, oppsigelser, osv. Leverandøren har undervurdert tidsbruk Du er en av de få heldige som er gjenstand for taktisk/strategisk prising Når du kjøper tid, er lav pris ensbetydende med lite tid

25 Hva er bestillerkompetanse (3) Særlige aktsomhetskrav DLE er myndighet - du må være sikker på at du får det du tror du kjøper! If your mother tells you she loves you, check it out! Sjekker du referansene? - Hva spør du om? Hvor mye er en god referanse verd hvis den som har skrevet den ikke har tatt stikkprøver av leverandørens arbeid? Dersom referansen sier, vi har ikke fått noen klager, så KAN jo det være fordi kunder som ikke får noen pålegg er glade for det! Hvem er villige til å innrømme at de valgte feil leverandør?

26 Hva er bestillerkompetanse (4) Kjøper må gjøre seg opp en mening om hvor mye tid som minimum skal brukes ute hos hver kunde Ta for deg tilbudene du har fått med KALKULATOR! Hvor mange timer av en tilsynsingeniør får du for en tusenlapp når lønn, pensjon, transport, utstyr osv er betalt? Kjøper må ha en klar holdning til hva slags informasjon som skal gis, hva som bør vektlegges spesielt osv. Kan være lurt å ta kontakt med brannvesen og politi om risiko slik de oppfatter området Hva slags budskap vil du gi publikum som (alltid) klager over høy nettleie?

27

28 Bestillerkompetanse konklusjon? Erkjennelse av ansvar for og forståelse av innhold i en tjeneste som skal sikre at en farlig vare ikke medfører tap av verdier, liv og helse. Bestilling medfører at man velger en kommersiell aktør til å representere sin myndighetsrolle, tillagt rett til inntreden der selv ikke politiet har adgang, uten at kjøpet («outsourcingen») fjerner ansvaret for tjenestens utførelse og innhold.

29 Nettsjefer og DLE ansvarlige: Hva er det du kjøper? Hva må med i en avtale? Hvordan kan du utnytte DLE på en positiv måte i ditt område? Har du en på plass en rutine for samarbeidet med leverandøren? - Håndtering av vedtak f.eks.? Snakker du noen gang med andre selskaper om skadene produktet du leverer kan påføre. Vet styret hva DLE er? Har du noen gang tenkt på hvordan en amerikansk advokat ville gått løs på manglende DLE innsats ved skade/dødsfall

30 HUSKET DU KALKULATOR??

31 minuttforedrag: Kjøp av DLE tjenester skiller seg fra andre kjøp ved at innholdet i det du kjøper er lovregulert En del store nettselskap er proffe på dette, men sliter fortsatt med å skille på kvalitet Markedskreftene gjør at partene må skjerpe seg, mens moralen settes på prøve Det er mulig å jobbe bedre og samarbeide mer, uten å gå på bekostning av konkurranseregler

32 SPØRSMÅL?