NGF-Kortsenter Brukerveiledning

Transkript

1 NGF-Kortsenter Brukerveiledning NGF-Kortsenter Brukerveiledning

2 Innhold 1. Innledning Funksjoner i kortsenteret: Logg inn/ut Søk etter medlem Søk medlem etter medlemsnummer Søk etter navn Bestille kort Låse et Kort Aktivere / inaktivere kort Vis liste over kortbestillinger Rapporter...15 Side 2 av 15

3 1. Innledning Det er laget en egen internettside hvor klubbene kan administrere golfkort til sine medlemmer. Denne Internettsiden er kalt NGF-Kortsenter. Adressen til kortsenteret er: Kortsenteret får sine opplysninger om medlemmene fra medlemsarkivet i Klubben Online Verktøykassa. Det er viktig å presisere at opplysninger om medlemmene skal holdes oppdatert i verktøykassa som før. Det er kun opplysninger om golfkort til medlemmene man kan bruke kortsenteret til. 1.1.Funksjoner i kortsenteret: Følgende funksjoner er mulig å utføre i kortsenteret: Logg inn / Logg ut Søk fram medlem Søk med medlemsnummer Søk med navn Bestille kort Låse kort Aktivere/inaktivere kort Finn kortbestillinger Kort som er bestilt hos klubben(men som ikke er sendt til produsent ennå) Kort som er bestilt hos Leverandør (Kortprodusenten) Kort som er Levert hos medlemmet (Ca- 5 dager etter utsendelse fra produsent) Finn medlemmer uten kort Finn medlemmer med kort som er låst Finn medlemmer med kort som er deaktivert. Side 3 av 15

4 2. Logg inn/ut Klubbsupport administrerer utsendelse av innloggingsinformasjon til klubbene. Trenger du hjelp til å logge deg inn, kontakt klubbsupport: Tlf: Mail: Side 4 av 15

5 3. Søk etter medlem Søk etter et medlem kan gjøres på 2 måter: Ved hjelp av medlemsnummeret Ved hjelp av medlemmets navn 3.1.Søk medlem etter medlemsnummer Du kan søke fram et medlem ved hjelp av medlemsnummeret. Man må fylle inn korrekt medlemsnummer. Klikk deretter på søk-knappen, eller tast enter. Man trenger ikke ta med klubbdelen av medlemsnummeret. I tilfellet på bildet under ser vi at klubbnummeret (77) ikke er tastet inn i søkefeltet. Side 5 av 15

6 3.2.Søk etter navn. Ønsker man å søke fram et medlem ved hjelp av navnet, fyller man inn hele, eller deler av navnet i feltet Navn. Det er ikke behov for noen spesialtegn i søket. Som det framgår av eksemplet under vil søk på nor, finne fram både Nordli, Nordmann og Nora. Side 6 av 15

7 4. Bestille kort Hvis det er et nytt medlem kan det ta 3-5 minutter fra medlemmet er registrert i Klubben Online - Verktøykassa til det kan søkes opp i Kortsenteret. Hvis det er et medlem som har et kort fra før (som er defekt, eller mistet) så skal man låse det gamle kortet før men bestiller et nytt. Søk fram medlemmet. Klikk på den blå knappen for det medlemmet du ønsker å bestille til, slik det er markert på bildet under. NB I det øyeblikket man har gjennomført en kortbestilling, eksisterer kortet med et kortnummer i kortsenteret. Man kan da straks benytte kortnummeret til å skrive ut et handikapbevis fra den såkalte verify-funksjonen som finnes på NGF s internettside. Det fysiske kortet sendes til medlemmets postadresse. Postforsendelsen tar normalt 3-5 dager fra det sendes ut fra produsenten. Det produseres kort 1-2 ganger pr. uke avhangig av hvor mange bestillinger som er kommet inn. Det vil produseres kort hver tirsdag, og ved behov, også fredager. Frist for å få en bestilling med i produksjonen er kl. 15. dagen før produksjonsdag. Side 7 av 15

8 Da vises detaljinformasjon om det valgte medlem Klikk på knappen Bestill nytt kort Da vises et bilde som viser de data som bestillingen vil baseres på: Dataene er hentet fra Klubben Online - Verktøykassa Klikk Bestill. Da vises et kvitteringsbilde som bekrefter at bestillingen er gjennomført: Side 8 av 15

9 Klikk avslutt-knappen. Side 9 av 15

10 5. Låse et Kort Et kort som låses kan aldri brukes igjen. Funksjonen skal bare brukes ved: Utmelding Bestilling av nytt kort. Hvis man skal bestille et nytt kort, skal man først låse det gamle kortet. Et medlem skal aldri ha mer enn ett gyldig kort. Når man skal låse et kort må man først Søke fram medlemmet, Vise detaljinformasjon for medlemmet; Klikk Klikke oversikt over kort Klikk Lås, som vist på bildet under. (Korthistorikk viser historikk over alle kort medlemmet har hatt.) Side 10 av 15

11 6. Aktivere / inaktivere kort Et kort som Inaktiveres kan Aktiveres igjen på et senere tidspunkt. Funksjonen kan brukes hvis et medlem midlertidig ikke skal spille. En inaktivering gjelder kun kortet, ikke medlemmet. Hvis man ønsker å hindre et medlem i å spille, må man sette feltet Spilleberettigelse til Nei i medlemsarkivet. Når man skal Aktivere / Inaktivere et kort må man først Søke fram medlemmet, Vise detaljinformasjon for medlemmet; Klikk Klikke oversikt over kort Klikk Inaktiver, eller Aktiver, som vist på bildet under. (Korthistorikk viser historikk over alle kort medlemmet har hatt.) Side 11 av 15

12 7. Vis liste over kortbestillinger Ved å bruke menyen Liste, kan man få en oversikt over alle kortbestillinger som er gjort. Bestillingene er delt i 3 kategorier: Kort bestilt fra klubben Dette er bestillinger som er registrert hos klubben, men ennå ikke er sendt til kortprodusenten. Kortsenteret sender over bestilling til kortprodusenten 1, eller 2 ganger pr. uke avhengig av antall bestillinger som er sendt inn fra klubbene. Kort bestilt hos leverandør. Dette er kortbestillinger som er sendt til kortprodusenten, men som ennå ikke er mottatt av medlemmet Kort mottatt hos medlemmet. Denne statusen får bestillingen X dager etter at den er sendt til kortprodusenten I tillegg kan man avgrense hvilke bestillinger man vil vise ved å sette fra-dato og/eller til-dato for søket. De 3 følgende bilder viser hvordan Liste-menyen fungerer Side 12 av 15

13 Angi evt. Fra-dato og/eller Til-dato. Benytt kalenderikonet, eller skriv inn ønsket dato. Hvis du vil skrive datoen må den skrives på formen: dd.mm.åååå Side 13 av 15

14 Eksempel: Liste over bestillinger av kort som er mottatt av medlemmet. Det er lagt inn en begrensning. Kun bestillinger utført fra 27.mars 2007 og 19.feb 2008 skal vises. Side 14 av 15

15 8. Rapporter Det er laget 3 rapporter som kan bidra til å få oversikt over hvilke kort medlemmene har. Rapportene lager ei liste over hvilke medlemmer som har kort av den kategori man velger. Liste over Låste kort Liste over Inaktive kort Liste over medlemmer uten kort Velg rapport, klikk søk. For å se detaljer om den enkelte medlem klikk i den listen som vises Side 15 av 15