Næringsarbeid. Forvaltningsrevisjon - Nome kommune 2015 ::

Transkript

1 Næringsarbeid Forvaltningsrevisjon - Nome kommune 2015 ::

2 2

3 Innhold Sammendrag... ii 1 Innledning Kontrollutvalgets bestilling Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensning Metode og kvalitetssikring Høring Kommunestyrets styringsansvar Kommunens næringsapparat - oversikt Mål, planer og vedtak Næringsarbeid organisert i virksomheter utenfor kommunen Revisors vurdering om kommunestyrets styringsansvar Åpenhet og tillit Etikk Offentlighet og innsyn Habilitet og rolleblanding Revisors vurdering av åpenhet og tillit Bruk og rapportering av ressurser Prioritering av ressurser Rapportering om bruk av ressurser Revisors vurdering av bruk og rapportering av ressurser Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Litteratur og kildereferanser Tabelloversikt Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Foto forside: freeimages.com 3

4 Sammendrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 13/14 og 16/14. Vi har undersøkt følgende problemstillinger: I hvilken grad er organiseringen av næringsarbeidet i Nome kommune hensiktsmessig for å sikre: at kommunestyrets overordnede styringsansvar er ivaretatt, at det er åpenhet og tillit til kommunens næringsarbeid, og at ressurser brukes og rapporteres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger? Våre undersøkelser viser: Mesteparten av det operative næringsarbeidet i Nome kommune blir utført av eksterne virksomheter som kommunen eier, deltar i og har avtaler med. Midt Telemark Næringsutvikling AS, Nome Investeringsselskap AS og Telemarkskanalen Regionalpark er sentrale aktører i dette arbeidet. I den grad kommunen selv gjør operativt næringsarbeid er dette knyttet til kulturbasert næringsarbeid. Kommunestyrets overordnede styringsansvar: Kommunestyrets overordnede styringsansvar er ivaretatt ved at kommunestyret har lagt overordnede føringer for næringsarbeidet ved å vedta kulturplan, strateginotat, reiselivsplan og strategisk næringsplan. Kommunestyret har valgt å organisere næringsarbeidet i kommunen på en måte som begrenser deres mulighet til å styre det arbeidet som blir gjort. Når næringsarbeidet blir utført av selvstendige selskap, har ikke kommunestyret samme styringsrett som om disse oppgavene var utført i egen organisasjon. Kommunestyret har likevel et ansvar for å følge opp hvordan selskapene forvalter kommunens ressurser og om deres virksomhet er i samsvar med det som er kommunens formål med selskapene. Vi mener at kommunestyret ikke følger opp dette ansvaret i tilstrekkelig grad, og at de dermed heller ikke utnytter den muligheten de har til å styre og påvirke næringsarbeidet i kommunen når dette utføres av selskap. ii

5 Åpenhet og tillit til kommunens næringsarbeid: Åpenhet om og innsyn i de beslutninger som blir tatt om tilrettelegging for næringsliv generelt og om enkeltbedrifter spesielt, er viktig for at allmenheten skal ha tillit til forvaltningen av ressursene. Generelt vil organisering av kommunens næringsvirksomhet i selvstendige enheter innskrenke offentlighetens adgang til innsyn. Kommunen har i liten grad truffet tiltak for å motvirke slike virkninger av den valgte organiseringen. Kommunen har tiltak for at det skal være åpenhet om og tillit til det næringsarbeidet som gjøres i egen organisasjon. Åpne møter, etiske retningslinjer og tilknytning til styrevervregisteret er tiltak som skal sikre dette. Men det er risiko for at behandling av næringssaker i folkevalgte organ i Nome ikke skjer i samsvar med bestemmelsene om offentlighet, fordi kommunen har behandlet saker som ikke har stått på sakliste og hvor behandlingen ikke har blitt protokollert. Dette er i strid med kommuneloven, og reduserer allmenhetens mulighet til innsyn. Kommunen har ikke gjort noe for å påvirke selskapene til å utarbeide etiske retningslinjer, eller ha andre tiltak for å sikre at virksomhetene drives med høy etisk standard. Bruk og rapportering av ressurser i samsvar med kommunestyrets forutsetninger: Vi mener at ressurser til næringsarbeid i all hovedsak blir prioritert brukt i samsvar med kommunestyrets forutsetninger, det vil si i samsvar med de planer og mål som foreligger på området. Det bør tilføyes at kommunens planer og mål i stor grad er overordnede og generelle, og at et vidt spekter av tiltak kan sies å være i samsvar med planene. Kommunen rapporterer primært hvordan midlene til næringsarbeid er brukt. Det rapporteres i liten grad om hva bruken av midlene har resultert i. Kommunestyret ville hatt et bedre grunnlag til å vurdere det næringsarbeidet som kommunen gjør, dersom det i større grad hadde vært rapportert om effektene av tiltakene. iii

6 Anbefalinger Vi anbefaler Nome kommune å styrke oppfølgingen av virksomheter som inngår i kommunens næringsarbeid, herunder: - tiltak for øke åpenheten, - styrke selskapenes etiske arbeid, - avklare innholdet i ordførers delegasjon, og - øke rapporteringen til kommunestyret. Bø 27. april 2015 iv

7 1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 13/14 og 16/14. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten handler om følgende problemstillinger: I hvilken grad er organiseringen av næringsarbeidet i Nome kommune hensiktsmessig for å sikre: at kommunestyrets overordnede styringsansvar er ivaretatt, at det er åpenhet og tillit til kommunens næringsarbeid, og at ressurser brukes og rapporteres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger? Revisjonskriteriene 1 i denne forvaltningsrevisjonen er utledet fra kommuneloven, planog bygningsloven og KS anbefalinger om godt eierskap. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensning Vi vurderer ikke effekten av kommunens tiltak på næringsområdet. 1.4 Metode og kvalitetssikring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev hovedsakelig i perioden januar - mars Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheter. 1

8 Våre funn er basert på gjennomgang av relevante dokumenter i Nome kommune og intervju med personer som er sentrale i kommunes næringsarbeid. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt nærmere i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Rapporten er sendt på høring 7. april. Rådmannens høringsuttalelse ligger i vedlegg 1. 2

9 Nome kommune Næringsarbeid :: Nome kommune 2 Kommunestyrets styringsansvar 2.1 Kommunens næringsapparat - oversikt Næringsarbeidet er organisert under kultur- og næringsetaten. Mesteparten av det operative næringsarbeidet i kommunen gjøres av eksterne virksomheter som kommunen eier og har avtaler med. MTNU AS Nome investeringsselskap AS Telemarkskanalen Regionalpark Reisemål Bø AS Kommunens egen organisasjon Administrativ organisering Kommunen har nærings- og kultursjef. Kultur- og næringsetaten har følgende oppgaver: utarbeide og koordinere handlingsprogram næring med næringsaktørene følge opp og videreutvikle vedtatte satsningsområder og konkrete tiltak rapportering på RDA-midler og kommunalt næringsfond være sekretariat for RDA-styret Kultur- og næringsetaten kan kjøpe ytterligere tjenester fra MTNU. 3

10 I den grad operativt næringsarbeid gjøres av kommunen, er dette kulturbasert næringsutvikling. Drømmemila, Bolyst og Ulefoss Kulturarv er eksempler på dette. Politisk organisering 2 Utviklingsutvalget er kommunens hovedutvalg i næringssaker, men formannskapet er delegert myndighet til å sluttbehandle næringssaker med en økonomisk ramme over kr Kommunestyret skal forvalte kommunens eierandeler MTNU og Nome Investeringsselskap, og være kommunens redskap for eierstyring og kontroll i næringspolitikken. Aksjeselskap Nome kommune eier disse selskapene i fellesskap med andre kommuner og/eller private eiere. Ingen av selskapene er heleid av Nome kommune. Midt-Telemark Næringsutvikling AS (MTNU) Nome kommune eier 21 % av selskapet, som er lokalisert i Bø. Selskapets formål er: Fremme næringsutvikling i Midt-Telemark. Selskapet skal drive på non profit grunnlag. Det er ikke selskapets formål å maksimere avkastning eller akkumulere verdier og virksomheten skal over tid gå i balanse. Selskapet har ikke anledning til å utbetale utbytte. Nome Investeringsselskap AS Kommunen eier 51 % av selskapet, som er lokalisert i Nome. Selskapet har følgende formål: Drive næringsutvikling gjennom kjøp/leie/utleie av næringseiendommer, samt drive annen virksomhet til å fremme lønnsom næringsvirksomhet i Nome kommune, enten direkte eller i eierskap i andre selskaper. Reisemål Bø AS Kommunen eier 16,68 %. Selskapet er lokalisert i Bø, og har som formål: 2 Jf. Strateginotat for næringsutvikling 4

11 Leveranse av tjenester til handels- og reiselivsbedriftene i Bø, Nome og Sauherad, derigjennom vedlikeholde eksisterende tilbud, videreutvikle reiselivsprodukter i samarbeid med andre støttespillere, kvalitetssikre og markedsføre regionen som et helhetlig opplevelsesprodukt. Selskapet kan også inngå i aktiviteter som har en naturlig tilknytning til dette, samt ved aksjetegning eller på annen måte å gjøre seg interessert i andre foretagender av betydning for virksomheten. Interkommunale samarbeid/andre former Telemarkkanalen regionalpark Nome kommune deltar sammen med de andre kanalkommunene 3 og Telemark fylkeskommune. Formålet med Telemarkskanalen regionalpark er å øke det området sin attraktivitet som reisemål og boplass, og å få til vekst og utvikling i næringslivet gjennom å foredle de særpregede ressursene knyttet til Telemarkskanalen og kulturlandskapet. RDA-styret RDA-styret forvaltet de midlene som Nome fikk som kompensasjon for at kommunen ble flyttet fra arbeidsgiveravgiftssone 2 til arbeidsgiveravgiftssone 1. Kommunen fikk disse midlene i perioden 2004 til og med Styret bestod av ordfører og fire representanter fra næringslivet i kommunen. Styret ble lagt ned i oktober 2014, etter at det var klart at Nome ville bli flyttet tilbake til arbeidsgiveravgiftsone 2 fra og med Mål, planer og vedtak Kommunestyret bør vedta mål og planer for kommunens næringsarbeid Kommunale planer Strateginotat om næringsutvikling Kommunestyret vedtok strateginotat om næringsutvikling og samordning av næringsfondsmidler i kommunestyresak 4/14. Strateginotatet fastsetter hvordan næringsarbeidet skal planlegges og organiseres i Nome kommune. 3 Kviteseid, Notodden, Sauherad, Skien og Tokke. 5

12 Det fremgår av strateginotatet at kommunen ønsker en egen strategisk næringsplan som inngår i Strategisk næringsplan for Midt Telemark, og som angir langsiktige strategier og mål for næringsarbeidet i kommunen. Rådmannen skal ha ansvar å utarbeide et årlig handlingsprogram, som skal koordineres mot strategisk næringsplan. Handlingsprogrammet skal være den årlige bestillingen til MTNU og skal også gi noen næringspolitiske føringer for hva NI skal prioritere. Handlingsprogrammet viser hvordan næringsmidler skal brukes i kommende budsjettår og vedtas sammen med budsjettet. I strateginotatet blir det også foretatt en tematisk gjennomgang av satsningsområder i næringslivet, og fastsatt tiltak. Kulturplan for Nome kommune I kulturplanen inngår kommunens satsningsområder for tilflytting og kulturbasert næring. Reiselivsplan Kommunestyret vedtok reiselivsplan for Nome i kommunestyresak 24/14. Ifølge vedtaket skal reiselivsplanen utgjøre en del av kommunens næringsplan. Prioriterte strategier og tiltak skal vurderes opp mot og spilles inn i forbindelse med rullering av strategisk næringsplan for Midt Telemark. Reiselivsplanen fastsetter mål og strategier for å oppnå målene. Kommuneplanen Kommuneplanens samfunnsdel skal ivareta både kommunale, regionale og nasjonale mål, interesser og oppgaver og ble omfatte alle viktige mål og oppgaver. Kommuneplanen er styrende for de andre kommunale planene. Kommuneplanen for Nome kommune inneholder mål og satsningsområder for næringsutvikling. Planen er fra 2009, og skal revideres nå i Planer for Midt-Telemark samarbeidet Høringsutkast på ny strategisk næringsplan (SNP) som skal gjelde for perioden ble behandlet i utviklingsutvalget 10. februar Planen skal endelig vedtas våren

13 Planutkastet er utarbeidet av Agenda Kaupang på oppdrag av MTNU AS. Prosess for utarbeidelse av planen ble lagt fram for og vedtatt av utviklingsutvalget i sak 46/14. Utviklingsutvalget presiserer at Strateginotat om næringsutvikling skal ligge til grunn for den ny næringsplanen. Det fremgår av høringsutkastet at SNP er en rendyrket næringsplan som utelukkende er fokusert mot næringslivet. Det står i motsetning til den forrige strategiske næringsplanen, som gjaldt for perioden Den forrige planen hadde også bolyst, kommunikasjon og profilering som fokusområder. Ifølge planutkastet har både kommuneplanens samfunnsdel og strateginotatet for næringsutvikling lagt premisser for ny strategisk næringsplan. Planer fra Bø og Sauherad kommuner er også hensyntatt. MTNU og kommunen skal hvert år i samarbeid utarbeide årlige handlingsplaner basert på Strategisk næringsplan. Handlingsplanen skal også være kommunens plan for bruk av midlene på kommunalt næringsfond. Kommunen mener at den første handlingsplanen skal være på plass i budsjettet for Årlige handlingsplaner er også omtalt i eierskapsmeldinga for Midt Telemark (se punkt 2.3.2). Her blir det fastsatt at strategisk næringsplan for Midt-Telemark skal suppleres med årlige handlingsplaner for hver kommune. De årlige handlingsplanene regulerer de variable prosjektoppgavene som MTNU skal utføre. Ifølge kommunen har handlingsplanene bare blitt behandlet av styret til MTNU, kommunene ikke fått disse til politisk behandling Retningslinjer for fondsmidler Kommunen har fondsmidler til bruk i næringsarbeid. Dette er kraftfondet og næringsfondet. Det er statlige retningslinjer som setter rammene for bruk av disse midlene. Kommunen kan utarbeide egne retningslinjer innenfor rammen som de statlige retningslinjene setter. Nome kommune har ikke laget egne retningslinjer. MTNU har fått fullmakt 4 til å tildele næringsfondsmidler med inntil kr Utviklingsutvalget fatter vedtak om tildeling inntil kr Kommunestyret eller formannskapet (i hastesaker) fatter vedtak om tildeling av næringsfondsmidler over kr RDA-styret var forvaltningsmyndighet for RDA-midlene. Det var statlige retningslinjer som regulerte hvordan midlene skulle brukes. RDA-styret behandlet søknader om tilskudd og fattet vedtak om tildeling. Formelt sett var det Innovasjon Norge som 4 Jf. kommunestyre sak 103/13 og 100/14 (budsjettet) 7

14 tildelte tilskuddet, etter tilråding fra RDA-styret. Kommunestyret fikk tildelt en årlig andel av RDA-midlene som skulle brukes på infrastruktur og utviklingstiltak. Handlingsplan for kommunalt næringsfond, kraftfond og kommunestyrets andel av RDA-midlene viser hvordan alle fondsmidlene skal brukes. Handlingsplanen er en del av budsjettet for kultur- og næringssektoren som vedtas av kommunestyret Delvurdering Vi mener at kommunestyret har vedtatt planer og mål for næringsarbeidet i kommunen gjennom sitt strateginotat for næringsutvikling, reiselivsplanen og gjennom strategisk næringsplan for Midt Telemark. Strategisk næringsplan for Midt Telemark er under utarbeidelse, og utviklingsutvalget har hatt den på høring. Kommunens eget planverk er hensyntatt i utarbeidelsen av planen. Næringsfondsmidler må brukes innenfor de rammer som overordna retningslinjer setter, det betyr at kommunen kan ikke bestemme helt fritt hvordan disse midlene skal brukes. Bruk av fondsmidlene blir vedtatt av kommunestyret gjennom budsjettvedtaket. 2.3 Næringsarbeid organisert i virksomheter utenfor kommunen Valg av organisasjonsform Organisering av virksomhet i selskap bør ivareta eiers behov for styring og virksomhetens formål. Organisering i aksjeselskap Nome kommune har organisert virksomheten sin slik at næringsarbeid blir gjort av aksjeselskap der kommunen er deleier. Eierstyring i aksjeselskap skjer primært gjennom eierrepresentasjon i generalforsamling og ved valg av representanter til styret. MTNU AS eies sammen med Bø og Sauherad kommune. Kommunene eier til sammen 51 % av selskapet, resten av aksjekapitalen er privat eid. Nomes andel av aksjekapitalen er 21 %. Nome kommune eier 51 % av NI AS. Resten av selskapet er privat eid. Nome eier også 16,7 % av Reisemål Bø AS, sammen med bl.a. Bø kommune. Den samlede kommunale eierandelen er 34,82 %, resten av selskapet er privat eid. 8

15 Kommunen har vurdert organisering av næringsarbeidet i sitt strateginotat for næringsutvikling og vedtatt at MTNU skal være kommunens hovedinstrument i det operative arbeidet. Kommunen har videre vedtatt at NI skal være en medspiller i det operatives næringsarbeidet med muligheter for investering, styrerepresentasjon, tilgang til kapital og eierskap. Deltakelse i interkommunalt samarbeid i Midt-Telemark om næringsarbeid var også behandlet i kommunestyresak 74/13 Organisering og innretning av næringsutvikling i Midt-Telemark. Ordfører mener at det er hensiktsmessig at kommunen har lagt næringsarbeidet til et eksternt selskap. Man bør være en del av et større miljø når man skal gjøre denne typen arbeid, og det ville man ikke være om dette arbeidet var lagt til én person i kommunen. Kommunestyret har vedtatt plan for selskapskontroll, og kontrollutvalget har gjennomført selskapskontroll av flere av kommunens selskaper, senest av Nome Investeringsselskap AS (eierskapskontroll). Kommuneloven gir kontrollutvalget rett til innsyn i selskaper som er heleid av kommuner og fylkeskommunen. Kontrollutvalget har ikke automatisk innsyn i selskap der det også er private eiere. Det er ikke gjort tiltak i selskapenes vedtekter eller på annen måte, for å sikre kontrollutvalget innsyn i slike selskaper. Interkommunale samarbeid Telemarkskanalen Regionalpark er et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Samarbeidet er ikke eget rettssubjekt, dvs. at det formelt sett er en del av kontorkommunen i dette tilfellet Telemark fylkeskommune. Det er fylkestinget og kontrollutvalget i fylkeskommunen som har kontroll og oppfølgingsansvar for dette samarbeidet. Nome velger ett styremedlem. Årsmøtet er høyeste organ i selskapet, og består av ordførere i eierkommunene, fylkesordfører og styreleder i Telemarkskanalen FKF. 9

16 2.3.2 Eierstyring Kommunestyret bør vedta prinsipper for eierstyring. Kommunestyret bør velge eierrepresentanter til eierorganene i kommunens selskaper. Det bør være klar og forutsigbar dialog mellom kommunestyre og eierorgan i forkant av generalforsamling/representantskap, slik at eierutøvelsen kan gjenspeile kommunestyrets samlede eller flertallsbeslutning. Prinsipper for eierstyring Kommunen vedtok eierskapsmelding for aksjeselskaper som Nome, Bø og Sauherad eier helt eller delvis i kommunestyresak 49/12. Eierskapsmeldingen ble først behandlet i Midt-Telemarkrådet, og siden i kommunestyrene i de tre kommunene. Eierskapsmeldinga skal ifølge vedtaket tas opp til ny behandling i kommunestyrene hvert fjerde år, etter hvert kommunevalg. Eierskapsmeldinga omhandler styringsprinsipper for bl.a. Reisemål Bø AS og MTNU AS. Eierskapsmeldingen for Midt Telemark fastsetter at det skal inngås oppdragsavtaler med Reisemål Bø AS og MTNU AS. I strateginotatet om næringsutvikling fremgår Nome kommunes bestilling til MTNU AS og Nome Investeringsselskap AS. Ifølge rådmannens saksfremstilling til kommunestyresak 49/12 har Nome kommune eierskapsmelding for øvrige eierskap under utarbeidelse, og denne eierskapsmeldingen var forventet ferdigstilt til behandling høsten Nome kommune har fortsatt ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding for øvrige eierskap. Kommunen opplyser at slik eierskapsmelding nå er under utarbeidelse. Valg av eierrepresentanter Kommunestyret vedtok i sak 32/14 å delegere fullmakt til ordføreren til å representere kommunen i selskaper hvor kommunen har eierinteresser, med mindre kommunestyret selv har valgt eller oppnevnt andre representanter. Vedtaket sier ikke noe særskilt om innholdet i eierutøvelsen eller hvor langt ordførers fullmakt går. Ordføreren kan videredelegere sin myndighet til andre medlemmer av kommunestyret eller til rådmannen. 10

17 Dialog mellom selskapene og kommunestyret Kommunen har ikke praksis for at innkallinger til generalforsamlinger/representantskapsmøter e.l. blir tatt opp i kommunestyret. Kommunen har ikke andre tiltak for å sikre at kommunestyret gir eierrepresentanten signaler om hva som er kommunestyrets synspunkter i de enkelte sakene. Årsberetninger fra selskap blir gjerne referert i formannskapet, og ikke i kommunestyret. Ordfører mener det er lettere å ha dialog med formannskapet enn med kommunestyret, og at kommunen svikter litt når det gjelder det formelle. De har ikke vært flinke nok til å legge fram innkallinger, årsrapporter osv. fra selskaper. Orienteringer om selskap blir ikke alltid satt på saklista og protokollert Kommunens representanter i selskapsstyrer Kommunestyret bør jevnlig vurdere om styrene har nødvendig kompetanse for å nå selskapenes mål, og gjøre endringer i styresammensetningen dersom dette ikke er tilfelle. Ifølge eierskapsmeldinga for Midt Telemark skal både MTNU AS og Reisemål Bø AS ha valgkomite som velger styret. Eierskapsmeldinga sier at valgkomiteene skal ha kontakt med ordførerne i de tre kommunene når det gjelder valg av kandidater til styret og innstilling til generalforsamling. Kommunen har fast valgkomite for valgperioden, sist valgt for valgperioden i kommunestyresak 79/11. Valgkomiteen skal tre sammen når det gjelder de valg som gjøres senere enn i det konstituerende kommunestyremøtet. Valgkomiteen består av et medlem fra hvert parti som er representert i kommunestyret. Ordfører er leder for komiteen og har ansvar for å kalle komiteen sammen. Ifølge ordfører har ikke valgkomiteen alltid dokumentert det arbeidet de har gjort. Ordfører mener at komiteen legger vekt på styremedlemmenes kompetanse, og ikke politisk tilhørighet når de foreslår kandidater til styreverv. Vurdering av styrene Nome kommune har ikke praksis eller rutiner for å evaluere om styrene fungerer hensiktsmessig i forhold til eiers mål med selskapene. 11

18 2.3.4 Delvurdering Valg av organisasjonsform Kommunen har vurdert om det er hensiktsmessig at ansvaret for mesteparten av det operative næringsarbeidet er lagt utenfor kommunen, i selskap, og de har konkludert i sitt strateginotat at de ønsker denne organiseringen. Konsekvensen av dette valget er at kommunestyrets styrings- og kontrollmuligheter er mindre når virksomheten er lagt i selskap, enn hva den ville ha vært dersom all virksomheten lå i egen administrasjon. Å eie selskap sammen med private, gir kommunestyret svakere innsyn og kontroll enn dersom selskapene hadde vært offentlig heleide. Det er ikke truffet tiltak for å sikre innsyn og kontroll gjennom vedtektsbestemmelser e.l. Eierstyring Kommunen har vedtatt styringsprinsipper i form av eierskapsmelding for aksjeselskap som Nome eier sammen med Bø og Sauherad. Det er ikke vedtatt eierskapsmelding for andre eierskap som kommunen har. Kommunestyret har delegert fullmakt til ordfører til å være kommunens eierrepresentant i selskaper, men det fremgår ikke hva ordfører har fullmakt til å avgjøre når hun møter i generalforsamling og representantskapsmøter. Informasjon og dialog om selskaper, skjer i stor grad i formannskapet og ikke i kommunestyret. Dette er ikke i samsvar med kommunens eget strateginotat som sier at det er kommunestyret som skal utøve eierstyring og kontroll med næringspolitikken. Det er vanskelig å se hva formannskapet har fått av informasjon og hvilke innspill de har gitt eierskapsrepresentanten, siden dette i liten grad fremgår av saklister og møteprotokoller. Vurdering av styrene Kommunen har ikke rutiner for å vurdere om styrene i kommunens selskaper fungerer hensiktsmessig. 2.4 Revisors vurdering om kommunestyrets styringsansvar Kommunestyret har valgt å organisere næringsarbeidet i kommunen på en måte som begrenser deres mulighet/adgang til å styre og kontrollere det arbeidet som blir gjort. 12

19 Mye av næringsarbeidet er fordelt mellom flere selvstendige aktører utenfor kommunen. Denne oppdelingen betyr at det er mange styringslinjer mellom kommunen og selskapene, og at det er behov for å koordinere alle næringsaktørene. Fordi det er andre eiere å ta hensyn til, er kommunestyrets mulighet til å prioritere ressurser til næringsarbeid slik de selv ønsker begrenset. Vi mener at kommunestyret har lagt overordnede føringer for næringsarbeidet ved å vedta strateginotat, kulturplan, reiselivsplan og strategisk næringsplan for Midt Telemark. Men vi mener også at kommunestyret ikke bruker de mulighetene de har til å styre og påvirke næringsarbeidet. Vi tenker da på at det ikke er laget eierskapsmelding og eierstrategi for alle selskap. Dialogen mellom kommunen og selskapene er uformell og skjer ikke i kommunestyret, og det er ikke avklart hvilke fullmakter ordfører har når hun møter som kommunens representant i generalforsamlinger o.l. Dersom kommunestyret skal være kommunens redskap for eierstyring slik som strateginotatet fastsetter, må det etableres tiltak (styringsdokumenter, rapporteringsrutiner) som gjør dette mulig. 13

20 3 Åpenhet og tillit 3.1 Etikk Kommunen må ha tiltak som sikrer at kommunens virksomhet drives med høy etisk standard. Kommunen bør påse at selskapene de eier har og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for virksomheten Etiske retningslinjer Etikk for ansatte og folkevalgte Kommunen har etiske retningslinjer som gjelder for ansatte og folkevalgte. Kommunen har egne etiske retningslinjer for bruk av sosiale medier. De sentrale punktene i retningslinjene er samlet i Etikkplakaten som også ligger på kommunens nettside. De etiske retningslinjer ble sist revidert i kommunestyret 18. september Ifølge de to politikerne 5 vi har snakket med var etikk tema i folkevalgtopplæringen i Etikk og etiske retningslinjer har ikke eller i liten grad vært tema i kommunestyret siden. Kommunen er pålagt 6 å redegjøre for tiltak som er iverksatt og som planlegges iverksatt for å sikre høy etisk standard. Kommunen skriver følgende i årsberetningen for 2013: For å sikre høy etisk standard i Nome kommune blir det allerede ved «Kurs for nyansatte» informert grundig i egen leksjon om hvilke etiske standarder som etterstrebes. Her eksemplifiseres grensetilfeller og deltagere diskuterer aktuelle temaer. Dette temaet blir også jevnlig diskutert på personalmøter i avdelingene, men ikke etter fast mønster. Kommunen har i 2012 og 2013 også hatt fokus på etisk refleksjon i ledergruppa i to samlinger. Det er også en tverrsektoriell gruppe som skal lage en «etikkplakat» for Nome kommune. 5 Ordfører og leder for opposisjonen 6 Kommuneloven 48 nr. 5 14

21 Etikk i selskap Kommunen påser ikke at selskap der de har eierinteresser har etiske retningslinjer. Eierskapsmeldingen for Midt Telemark omtaler ikke etiske retningslinjer. Verken Nome Investeringsselskap AS eller MTNU AS har etiske retningslinjer Delvurdering Kommunen har utarbeidet etiske retningslinjer og etikkplakat som gjelder for ansatte og folkevalgte, og som er vedtatt av kommunestyret. Generelt er det tilrådelig at etiske problemstillinger jevnlig blir satt på dagsordenen for refleksjon og drøfting. Dette gjelder både for ansatte i kommunen og for folkevalgte. Kommunen har ikke tiltak for å påse at de selskapene der kommunen har eierinteresser har etiske retningslinjer. Selskapene er selvstendige enheter, og det innebærer at kommunen ikke ensidig kan pålegge selskapene å ha etiske retningslinjer. Kommunen har likevel muligheten til å gi uttrykk for sine ønsker gjennom sin eierskapsmelding eller gjennom utøvelse av eierskap i generalforsamlingen, eventuelt i foreslå bestemmelser om dette i selskapets vedtekter. 3.2 Offentlighet og innsyn Saker om kommunens næringsarbeid må være offentlige og behandles i åpne møter med mindre det er lovhjemmel for unnta offentlighet eller lukke møter Offentlighet og innsyn i kommunen Kommuneloven 7 fastslår som hovedregel at alle møter i folkevalgte organer skal være åpne. Bestemmelsen regulerer når møter skal eller kan lukkes (lovbestemt taushetsplikt, arbeidstakers tjenstlige forhold, personvern eller tungtveiende offentlige interesser). I Nome blir næringssaker behandlet av kommunestyret, formannskapet eller utviklingsutvalget. Når kommunestyret eller andre folkevalgte organ fatter vedtak om bruk/tildeling av næringsmidler eller andre næringssaker, er disse sakene underlagt de samme bestemmelsene om innsyn og offentlighet som andre politiske saker. Se også pkt om dialog mellom selskap og kommunestyret. 7 Kommuneloven 31 15

22 Operativ/strategisk gruppe Nome kommune har nedsatt en operativ gruppe som skal fungere som en fast møteplass mellom kommunen og NI, MTNU og RDA. Gruppa ble nedsatt i begynnelsen av 2013 og har hatt jevnlige møter siden. Gruppa består av medlemmer fra kommunen og fra selskapene. Aslak Fjeld deltar i gruppa som leder av utviklingsutvalget og som styreleder i Nome Investeringsselskap AS. Ca. to ganger i året utvides gruppa med rådmannen, ordfører og kultur- og næringssjef (strategisk gruppe). Det er ikke fastsatt mandat for gruppene. Ordfører sier følgende til kommunestyret: 8 Tema for alle møtene er felles informasjonsutveksling. Operativ gruppe informerer hverandre og diskuterer enkeltsaker. Strategisk gruppe informeres det også om status på løpende prosjekter, statistikk på Etablererkontoret, bruk av næringsfondsmidler og budsjettering av disse. Dette er slik ordfører vurderer også i tråd med intensjonen i det næringspolitiske mandatet. Ordfører svarer følgende på spørsmål om kommunestyret kan få mulighet til å være en del av disse rapporterings- og dialogmøtene: Saker og tema som diskuteres spesielt i den operative næringsgruppa er ofte konfidensielle siden det gjelder enkeltetablerere og bedrifter. Slik ordfører vurderer det er det ikke en god løsning å ta opp slike saker på dette nivået i kommunestyret. MTNU har skrevet referat fra noen av møtene, men ikke alle. Ifølge kommunen er referatene som hovedregel offentlige dokument, men referatene er ikke journalført i kommunen. Fellesmøter om næringsutvikling Kommunen startet opp med en ordning med åpne fellesmøter om næringsutvikling. Utviklingsutvalget, formannskapet, MTNU, NI, RDA-styret, Reisemål Bø, Lunde Sluseparkdrift ble invitert til det møtet som ble avholdt i oktober Kommunen vil at det skal gjennomføres slike møter én til to ganger i året. 8 I svar til Tor Erik Baksås, kommunestyrerepresentant Nome Senterparti, datert