Kommunereform utredning fase 1. Versjon: Status: Vedtatt og revidert

Transkript

1 Kommunereform utredning fase Prosjektmandat Første fase av kommunens utredningsoppdrag i forbindelse med kommunereformen Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 1 / 14

2 Kommunereform utredning fase Skrevet av: Sten Morten Henningsmoen Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_0.doc Vedtatt av Kommunestyret Sider: 14 Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 2 / 14

3 Revisjonshistorikk Dato Versjon Kort beskrivelse av endring Forfatter Opprettelse av dokument Utarbeidet første utkast til utredningsgruppe b Revidert utkast med utgangspunkt i innspill fra Fylkesmannens arbeidshefte Revidert utkast med utgangspunkt i innspill fra politisk gruppe, samt rådmannsgruppa i Indre Østfold Oppdatert i henhold til vedtak i Kommunestyret Revidering av framdriftsplan/milepælsplan Revidering av framdriftsplan/milepælsplan Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 3 / 14

4 Innholdsfortegnelse BAKGRUNN 5 MÅLSETNINGER FOR PROSJEKTET 7 FORMÅL 7 MÅLGRUPPER 7 KONKRETE MÅL FOR PROSJEKTET 7 OMFANG LEVERANSER 9 AVGRENSNINGER 9 VIKTIGE POLITIKKOMRÅDER 9 ORGANISERING OG BEMANNING 11 ØKONOMISKE RAMMER/BUDSJETT 11 MILEPÆLSPLAN 12 KRITISKE SUKSESSFAKTORER 13 VIKTIGE RISIKOFAKTORER 13 AVHENGIGHET TIL ANDRE PROSJEKTER 13 ÅPNE PUNKTER 14 VEDLEGG/REFERANSER 14 Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 4 / 14

5 Bakgrunn I regjeringsplattformen fra Sundvollen står det: Det gjennomføres en kommunereform, hvor det sørges for at nødvendige vedtak blir fattet i perioden. [ ] Regjeringen vil foreta en gjennomgang av oppgavene til fylkeskommunene, fylkesmennene og staten med sikte på å gi mer makt og myndighet til mer robuste kommuner. Følgende vedtak ble fattet i kommunestyret , med endring i pkt. 4 vedtatt av kommunestyret : 1. Aremark kommune opprettholdes som selvstendig kommune med videreføring og forsterkning av det interkommunale samarbeidet så lenge dette er til beste for innbyggerne i kommunen. 2. Det etablerte interkommunale samarbeidet i grensekommunene Rømskog, Marker og Aremark og Halden utvides og videreføres De følende to punkter er satt opp med bakgrunn i kravet om prioritering av flere alternativ. Dette er løsninger som ikke er ønskelig fordi de vil innebære en gradvis nedprioritering og utarming av distriktet og bygdene. 3. Dersom det blir et pålegg om regionkommune blir Aremark en tvungen del av Halden-regionen. Det vil være unaturlig for Aremark å ha Askim/Mysen som sitt bysentrum. 4. Et utvalg bestående av Geir Aarbu, SP; Harald Nilsen, AP; Turid Kollerød, SP; Tove T. Fagerhøi, AP; Solveig Toft, V; Harald Smaadahl, Krf og Harald Sørlie, H skal sørge for at Aremark kommune er best mulig forberedt i prosessen omkring kommunesammenslåing. Utvalget skal lage en redegjørelse for hvilke alternativer som finnes, konsekvenser og muligheter for Aremark. Tidligst når prosesser settes i gang i regi av Fylkesmann og KS. I oppdragsbrev til Fylkesmennene, datert , beskriver Kommunal- og moderniseringsdepartementet Fylkesmennenes rolle i prosessen. Det vises til uttalelse fra flertallet i kommunal- og forvaltningskomiteen, som understreker at det er viktig at alle kommunar gjennomfører lokale prosessar knytt til kommunereforma og melder tilbake innan fristen Fylkesmennene må fylgje opp dei kommunane som ikkje på eige initiativ tar nødvendig lokal leiarskap. Komiteens flertall understreker videre at det er eit utredningsansvar for alle kommunar. 7. november presenterte Fylkesmannen v/ prosessveileder Torleif Gjellebæk og Tormod Lund reformen og Fylkesmannens rolle i og forventninger til den videre prosessen. Sommeren 2016 skal Fylkesmannen vurdere kommunestrukturen i sine fylker, og avgi rapport til Regjeringen som grunnlag for dennes forslag til Stortinget. Fylkesmannen oppsummerte stortingets oppdrag til kommunene slik: Kommunene skal gjennomføre en vurdering av om de oppfyller forventningene som Stortinget har til robuste kommuner I tilfeller hvor kommunene ikke oppfyller forventningene, skal kommunene vurdere sammenslåing med andre kommuner, slik at det kan dannes en ny kommune som er mer robust Prosessen videre er delt opp i flere faser. Hovedaktivitetene i første fase som Fylkesmannen definerer til ut 1. kvartal 2015 oppsummerer Fylkesmannen slik: Kommunestyret vedtar en prosjektplan Nødvendige utredninger organiseres og gjennomføres i henhold til planen Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 5 / 14

6 Utredningene gjøres til gjenstand for informasjon, debatt og høringer i henhold til planen Kommunestyret gjør med bakgrunn i utredningene og innspill fra debatter og høringer vedtak om strategisk veivalg. Fylkesmannen legger også vekt på at prosjektplanen bør avklare: Bestemmelsene i kommuneloven og offentlighetsloven om møte- og dokumentoffentlighet Hvordan arbeidstakernes rettigheter i henhold til Hovedavtalen skal ivaretas Oppgave-, arbeids- og myndighetsdelingen mellom faste politiske utvalg, spesielt nedsatt politisk gruppe og rådmannen, hensett blant annet til: o Kommunens delegeringsreglement o 23 i kommuneloven om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet Reglene om saksbehandling i spesielt nedsatt politisk gruppe Videre anbefaler Fylkesmannen følgende metode for utredningen: 1. Ta utgangspunkt i kapitlet status i veilederen for utredning og prosess fra KMD, og målene for reformen. Lag en oversikt over sterke og svake sider, og utfordringer 2. Prioriter i tillegg noen viktige politikkområder/temaer for kommunen, eksempelvis - Noen av de man allerede samarbeider om interkommunalt, turisme, næring m.v. - Skolestruktur - Stedsutvikling - Institusjonsbygging og lokalisering - Idretts- og kulturanlegg - Investeringer i infrastruktur - Kommunale priser og gebyrer 1. Gjør en begrunnet vurdering av hovrdan utviklingen vil kunne bli: a. Hvis kommunen fortsetter alene b. Hvis kommunen går sammen med andre kommuner Kommunene har ingen utredningsplikt så lenge dette ikke er vedtatt i lovs form. Aremark kommune skal i løpet av inneværende periode vedta ny kommuneplan. Utredningsarbeidet i forbindelse med kommunereformen vil bli gjort parallelt med utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel, vinteren Aremark kommune ser det derfor som hensiktsmessig å forholde seg til angitte tidsplan fra Fylkesmannen, og tar sikte på at utredningen skal være klar i løpet av 1. kvartal november 2014 sendte Fylkesmannen i Østfold ut et arbeidshefte til støtte for kommunenes arbeid med første del av sitt utredningsoppdrag. Arbeidsheftet gir en del innspill til hvordan kommunene kan organisere utredningsarbeidet, samt at det inneholder et konkret arbeidshefte som kommunene kan bruke i utredningsarbeidet. Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 6 / 14

7 Målsetninger for prosjektet Formål Gjennomføre utredning i henhold til Stortingets forventninger i kommunereformen, og i henhold til Fylkesmannens tidsplan for første fase av prosessen. Målgrupper Politikere: - Politisk utvalg fungerer som styringsgruppe for utredningsarbeidet - Kommunestyret fatter vedtak, basert på utredningen. Innbyggere: - Innbyggerne i Aremark kommune skal få informasjon underveis i arbeidet med utredningen og bli involvert gjennom undersøkelser, folkemøter o.l. Ansatte i kommunen: - Ansatte i kommunen holdes informert om prosessen gjennom sine ledere og gjennom informasjon til og drøftinger med fagforeningene. Medbestemmelse utøves gjennom tillitsvalgte. Andre kommuner: - Nabokommuner holdes orientert om prosessen, og orienteres om vedtak fattet i kommunestyret. Regjering/fylkesmann: - Kommunestyrevedtak oversendes Fylkesmannen i Østfold, som grunnlag for sine anbefalinger overfor regjeringen. Konkrete mål for prosjektet Overordnet effektmål (Hovedmål) Kommunestyrevedtak, ultimo 1. kvartal 2015, om et strategisk veivalg for Aremark kommune. Vedtaket skal være godt begrunnet gjennom utredningen, og skal gi Fylkesmannen et godt grunnlag for sin vurdering. Effektmål (Delmål): 1) Politisk styringsgruppe har et godt grunnlag for å avgi sin innstilling til kommunestyret 2) Kommunestyret har et godt grunnlag for å foreta et strategisk veivalg gjennom vedtak. 3) Kommunens innbyggere har er godt informert om innholdet i kommunereformen og prosessen kommunen skal gjennom. 4) Kommunens innbyggere har fått gode muligheter til å gi sine innspill til kommunereformen i Aremark. 5) Ansatte i Aremark kommune har fått gode muligheter til å påvirke kommunestyrets beslutningsgrunnlag gjennom sine fagforeninger 6) Ansatte i Aremark kommune er godt orientert om prosessen gjennom sine ledere 7) Aremarks nabokommuner er godt orientert om kommunens prosess underveis, og strategisk veivalg når dette vedtas. Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 7 / 14

8 Resultatmål 1) Utredning som belyser følgende: a) Kommunens sterke og svake sider, samt utfordringer i forhold til de rollene kommunene ivaretar innenfor områdene 1 : i) Tjenesteyting ii) Myndighetsutøvelse iii) Samfunnsutvikling iv) Demokratisk arena v) Kommunens internadministrasjon (støttetjenester) b) Prioritering av politikkområder som er viktige for Aremarksamfunnet i fremtiden, med en vurdering av sterke og svake sider, samt utfordringer i forhold til områdene: 2 : c) Vurdering av hvordan utviklingen kan bli videre dersom: i) Aremark kommune fortsetter som egen kommune ii) Aremark kommune slår seg sammen med en/flere andre kommuner. Prosessmål 1) Gjennomføre KS innbyggerundersøkelse 2) Gjennomføre folkemøte med tema: kommunereformen 3) Gjennomføre spørreundersøkelse knyttet til temaene i utredningen 4) Involvere ungdom spesielt gjennom ungdomsskole/myrland 5) Informere innbyggere om kommunereformen og arbeidet i utredningsgruppen gjennom egen nettside. 6) Bruke sosiale medier aktivt som informasjonskanal til kommunens innbyggere 1 Jf. kap. 3 i arbeidshefte fra Fylkesmannen 2 Se utdypende kommentarer under avsnittet Avgrensninger Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 8 / 14

9 Omfang leveranser Rådmannen skal avlere sin utredning til styringsgruppa i god tid, slik at kommunestyret kan fatte vedtak om strategisk veivalg innen utgangen av første kvartal Utredningen gjøres parallelt med utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel. Innbyggerne gir innspill til prosessen gjennom undersøkelser, folkemøte/høringer etc. Gjennomføringen av disse ligger til administrasjonen. Administrasjonen gjennomfører KS sin innbyggerundersøkelse. Dette er en undersøkelse med standardspørsmål utarbeidet av KS. Undersøkelsen vil legges til grunn for det videre utredningsarbeidet. Det gjennomføres et folkemøte med informasjon om kommunereformen der det er anledning for innbyggerne til å komme med innspill. I etterkant av folkemøtet gjennomføres det en spørreundersøkelse som er mer konkret rettet mot spørsmålene som berøres i kommunereformen og kommunens utredning. Det opprettes egen nettside, der informasjon om kommunereformen og utredningsprosessen er tilgjengelig for kommunens innbyggere. Møter i styringsgruppa er åpne møter, og annonseres på denne nettsiden, samt på kommunens facebookside. Protokoll fra møtene publiseres på kommunens nettside, slik at de er tilgjengelige for allmennheten. Avgrensninger Utredningen skal gi grunnlag for et strategisk veivalg om Aremark kommune mener det er best å fortsette som egen kommune, eller om kommunen ser det som hensiktsmessig å slå seg sammen med en/flere andre kommuner for å kunne gi et godt tilbud til innbyggerne. Hvis kommunen ikke ønsker å gå videre med utredning av sammenslåing med annen/andre kommuner, bør vedtaket gi en tilfredsstillende begrunnelse for dette som kan ligge til grunn for fylkesmannens, regjeringens og stortingets senere behandling av ny helhetlig kommunestruktur. Dersom resultatet av arbeidet er at kommunen ser det som hensiktsmessig å gå videre med utredning av sammenslåing med annen/andre kommuner bør vedtaket angi hvilke kommuner dette involverer, og hva som ønskes oppnådd i en eventuell ny kommune (politisk mål). Utredningen skal som et minimum vurdere følgende mulige scenarioer for videre utvikling: - Aremark fortsetter som egen kommune - Aremark og Halden slår seg sammen til én kommune - Stor-kommune-alternativet: Mulighetene for en stor-kommune med kommuner som Aremark, Halden, Rakkestad, Sarpsborg og Marker slår seg sammen til én kommune vurderes Det må avklares i hvilken grad de nevnte kommuner er interessert i en videre felles utredning om sammenslåing før utredning iverksettes i fase 1. Viktige politikkområder Kommunestyret skal vurdere prioriterte politikkområder i Aremark. Det bør skjeles til de overordnede målene for kommunereformen: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 9 / 14

10 Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati I samråd med politisk oppnevnt gruppe foreslås følgende områder vurdert, som et minimum: Stedsutvikling Idretts- og kulturanlegg Institusjonsbygging og lokalisering (skole, sykehjem etc.) Turisme Næringsutvikling Investeringer i infrastruktur (VVA) I samråd med styringsgruppen tar administrasjonen inn ytterligere områder etter behov. Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 10 / 14

11 Organisering og bemanning Prosjekteier Kommunestyret Styringsgruppe: Politisk valgt gruppe, iht.vedtak i sak 36/14 Prosjektleder: Rådmannen v/personal- og organisasjonsrådgiver Referansegruppe: Hovedtillitsvalgte Rådmannens ledergruppe Prosjektdeltakere: Administrasjonen Veiledningsfunksjon Fylkesmannen v/ prosessveileder Torleif Gjellebæk Administrasjonen gjennomfører utredning på oppdrag fra kommunestyret, og med bakgrunn i dette mandatet. Fylkesmannens arbeidshefte til støtte for kommunenes arbeid med første del av sitt utredningsoppdrag legges til grunn for arbeidet. Administrasjonen utarbeider en mer detaljert prosjektplan med framdriftsplan og budsjett innenfor rammene av prosjektmandatet. Rådmannen avgir sin utredning til styringsgruppen, med forslag til innstilling. Styringsgruppen innstiller til kommunestyret i saken. Styringsgruppens møter gjennomføres med de krav og retningslinjer som gjelder for politiske utvalgt når det gjelder møte- og dokumentoffentlighet. Møtene er åpne, og annonseres på forhånd. Det skrives protokoll fra møtene. Ansatte i kommunen gir sine innspill til utredningen gjennom drøftinger og informasjonsmøter med administrasjonen. Fagforeningene holdes løpende orientert om prosessen ved at temaet er fast punkt på de faste info-/drøftingsmøtene administrasjonen har med organisasjonene. Innspill fra fagforeningene underveis legges fram for styringsgruppa. Ved behov gjennomføres ad hoc drøftingsmøter i forkant av viktige beslutningspunkter. Økonomiske rammer/budsjett Følgende gir et overordnet bilde av de økonomiske rammer for prosjektet. Det tildeles ,- fra regjeringen, via Fylkesmannen, som støtte til gjennomføring av undersøkelser og informasjonstiltak rettet mot innbyggerne. Midlene utbetales etter innlevert utredning. Skjønnsmidlene fra Fylkesmannen til utviklingsarbeid i kommunene skal i 2015 i sin helhet gå til arbeid med kommunereformen. Fylkesmannen har uttalt at særlig små kommuner skal tilgodeses, da utredningsarbeidet vil være en større belastning for små kommuner enn for store kommuner. Utredningsarbeidet utføres ellers innen de rammer administrasjonen har fått fastsatt gjennom ordinært budsjett. Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 11 / 14

12 Milepælsplan Tabellen under gir en oversikt over viktige milepæler for prosjektet: Dato Milepæl Kommentar 3. desember Utsendelse av prosjektmandat til kommunestyret 11. desember Vedtak av prosjektmandat i kommunestyret Rådmannen legger fram sak til kommunestyret. 17. desember Møte i styringsgruppe Oppsummering og evt. avklaringer etter vedtak i kommunestyret Medio desember primo mars Ultimo februar Gjennomføre utredning Gjennomføring av KS innbyggerundersøkelse Administrasjonen gjennomfører utredning basert på kap. 3 i arbeidshefte fra fylkesmannen, samt innspill fra politikere på viktige politikkområder. Oppslag i media i forkant av undersøkelsen. Medio februar Møte i styringsgruppe Status for utredningsarbeidet. Forberedelse av folkemøte/spørreundersøkelse Primo mars Informasjonsframstøt overfor innbyggere i forkant av folkemøte Bruke media. Koble det til resultater fra innbyggerundersøkelsen? 10. mars Gjennomføring av folkemøte Resultater fra utredningsarbeidet presenteres i folkemøtet. Utkast til samfunnsdel i kommuneplan presenteres samtidig mars Gjennomføring av spørreundersøkelse Målrettet om kommunereform ift. konkrete alternativer. 26. mars Møte i plan- og utviklingsutvalg Utvalget vedtar samfunnsdel i kommuneplan sendt på høring. Frist sak: 19. mars. 16. april Møte i styringsgruppe Styringsgruppa vedtar sin innstilling til kommunestyret 23. april Frist sak til kommunestyret Innsending av sak til kommunestyret 30. april Kommunestyremøte Vedtak av strategisk veivalg.* * Ved behov kan styringsgruppen velge å utsette vedtak til kommunestyremøtet 18. juni. Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 12 / 14

13 Kritiske suksessfaktorer Suksessfaktor Informasjon til innbyggere Involvering av innbyggere Involvering av ansatte God synergi med kommuneplanprosess Kommentar Bruke kommunens nettsider, sosiale medier og Avisa Grenseland / HA. Folkemøte Folkemøte Spørreundersøkelse Sosiale medier Ungdomsskolen / Myrland God dialog underveis, og drøftingsmøter ved viktige beslutningspunkter Vi samkjører utredningsarbeidet med utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel Viktige risikofaktorer Risiko Kommentar Vurdering Lav grad av involvering fra kommunens innbyggere Tidspress lite tid til å utarbeide en god utredning Bruke media aktivt. Bruke opinionsdannere aktivt. Administrasjonen prioriterer arbeidet med utredningsarbeidet. Utvide prosjektperioden. Lav risiko / høy konsekvens Middels risiko / høy konsekvens Avhengighet til andre prosjekter Prosjekt Beskrivelse av avhengighet Vurdering Kommuneplanprosess Samkjøring med kommuneplanens samfunnsdel Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 13 / 14

14 Åpne punkter Følgende punker er foreløpig ikke avklart: # Åpent punkt Kommentar Vedlegg/Referanser # Dokument Referanse 1. Veien mot en ny kommune Veileder for utredning og prosess 2. Kommunereformen : Arbeidshefte til støtte for kommunenes arbeid med første del av sitt utredningsoppdrag Filnavn: Prosjektmandat_kommunereform-utredning1_v-1_1_1.doc Side: 14 / 14